RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: IPVC Escolas ESE e ESS e Serviços Centrais NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 DATA(S) DA AUDITORIA: DURAÇÃO: 1dia ÂMBITO: Formação (FOR );Académicos (ACA); Criação e Reestruturação de Cursos (CRC); Cooperação Internacional (CIN); Biblioteca (BIB); Gestão de Espaços Educativos (GEE);Observatório(OBS);Gestão e Melhoria do Sistema(GMS);Gestão Documental(GDO) REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais X 4.2 Requisitos da Documentação X 2; 3; 5; 7; 11; RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 Comprometimento da Gestão X 5.2 Focalização no Cliente X 5.3 Política da Qualidade X 5.4 Planeamento X 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação X Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS X 6.1 Provisão de Recursos X 6.2 Recursos Humanos X Infraestrutura X Ambiente de Trabalho 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO X 7.1 Planeamento da Realização do Produto X Processos Relacionados com o Cliente X 7.3 Concepção e Desenvolvimento X Compras X 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço X 12; 15; 16; 20; Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição X 1; 4; Controlo do Produto Não Conforme X Análise de Dados X 8.5 Melhoria X 8 * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO RUBRICA Rosa M.M.Venâncio ( Auditora Coordenadora) Ana Paula vale ( Auditora Técnica) GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 7

2 Carla Rocha ( Auditora Técnica) Susana Mendes ( Auditora Técnica) Tiago Pinho ( Auditor em formação ) RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objetivo avaliar os processos Formação (FOR) e Académicos (ACA), os subprocessos Criação e Reestruturação de Cursos (CRC) e Cooperação Internacional (CIN), Observatório (OBS), os subprocessos Biblioteca (BIB) e Gestão de Espaços Educativos (GEE), processo Gestão e Melhoria do Sistema (GMS) e subprocesso Gestão Documental (GDO) nas Escolas do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) - Escola Superior de Educação (ESE), e Escola Superior de Saúde (ESS), e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência (NP EN ISO 9001:2008), requisitos legais e regulamentares aplicáveis assim como requisitos definidos pela instituição. A Equipa Auditora (EA) conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano inicialmente proposto, focando requisitos/objetivos requeridos pela norma de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação das atividades; avaliação de recursos humanos, materiais e infraestruturas e revisão de registos e documentação do processo. Procurou-se ainda verificar se as não conformidades e observações das auditorias internas referentes a estes Processos nas diversas escolas/serviços, foram adequadamente tratados. É de salientar o esforço dos gestores intervenientes para a eliminação/correção das NC e Obs. detetadas nas anteriores auditorias. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. E ressalva que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório. Com o propósito de melhorar o SGGQ foram formuladas as seguintes OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Desenvolver novas estratégias para a divulgação do SGGQ, pois nas entrevistas aos alunos estes demonstraram desconhecimento (ver Anexo); Repensar /alterar a(s) estratégia(s) de divulgação dos inquéritos de satisfação do IPVC (por exemplo uma das medidas para sensibilizar os alunos para responder aos inquéritos poderá ser responsabilizar os coordenadores de curso para que os seus alunos respondam ao inquérito.) ; Assegurar o anonimato de todos os inquéritos de satisfação; Reforçar a colaboração entre o Gestor da Qualidade e os gestores dos Processos, em cada Unidade; Reforçar a formação dos colaboradores, inclusive os gestores do processo e subprocessos relacionados; Prestar atenção à contínua comunicação dentro do sistema da qualidade, nomeadamente entre GT e colaboradores e entre GIP e GP; Promover uma nova ação de formação do SGGQ-AC e AP; Implementar reuniões conjuntas entre os colaboradores dos serviços académicos e os gestores dos Processos ACA, FOR e subprocesso CIN; Promover/convidar os responsáveis pelos órgãos científico e pedagógicos das escolas do IPVC para análise conjunta dos procedimentos/documentos associados aos processos FOR e ACA, permitindo assim uma melhor adequação à nova organização/estrutura; GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 7

3 Reforçar a prática de elaboração de atas das reuniões efetuadas com responsáveis/alunos/colaboradores; Análise da documentação referenciada no subprocesso GEE, com os GP AHS e GEI nomeadamente, o regulamento de instalações desportivas; Criar um procedimento para alterar a tipologia do utilizador, do perfil de aluno para ex-aluno (constatou-se que os alunos diplomados continuam a ter acesso à base de dados dos Serviços Académicos.); A divulgação do portal dos Serviços Académicos (netpa), onde os alunos e docentes podem aceder a serviços, poderá ser mais eficaz pois os entrevistados demonstraram desconhecimento das suas potencialidades; Criar manual de utilização do portal dos Serviços Académicos, para docentes e alunos; Alterar as permissões de forma a permitir acesso a pautas e contactos dos alunos do curso aos Coordenadores, facilitando assim a monotorização e acompanhamento das atividades do curso; Implementação de um conjunto mais alargado de estratégias que incentivem a utilização do endereço institucional; Ter em atenção o fato de os indicadores destes processos terem de ser considerados adequados às exigências da agência de acreditação; Criação/ implementação do Arquivo Digital (já previsto no subprocesso expediente e arquivo) como repositório de documentação produzida nos diferentes órgãos, permitindo assim, de acordo com as regras estabelecidas, aceder a essa informação; No processo dos maiores de 23 anos, estabelecer regras no que diz respeito ao arquivo das provas de conhecimentos efectuadas; as provas dos alunos que são admitidos deverão ser anexadas ao processo individual de cada aluno; A elaboração de um mapa/lista geral de horários de atendimento dos docentes por Curso, onde o aluno tem assim compilado todos os horários de atendimento dos docentes do seu curso, em alternativa ao cenário habitual de consulta desta informação de forma individual e no Moodle; Definição de calendário de disponibilização e lançamento de notas. Clarificar o procedimento de lançamento de notas, nomeadamente, no procedimento de lançamento de notas, relativamente à indicação da situação lançada na pauta sugere-se que seja substituído por a validar pelos serviços académicos, no sentido de o docente não seja induzido que o processo já está terminado; Sugere-se a uniformização da forma como são disponibilizados os sumários na plataforma Moodle por unidade orgânica; Assegurar que a DSD, seja aprovada até ao final de julho de maneira a que sua disponibilização aos serviços académicos permita a associação das Unidades curriculares aos docentes antes do início das aulas. No sentido de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, o IPVC deve proceder à implementação e análise das ações corretivas para as não conformidades (NC) e observações (OBS) identificadas neste relatório e não somente à correção das mesmas. Segue-se nas páginas seguintes, as constatações anotadas ao longo da Auditoria, num total de 22 registos: 16 Não conformidades e 6 Observações. No final apresentam-se, em anexo, registos de entrevistas a estudantes e colaboradores das Unidades Auditadas. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 7

4 NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº* NC OBS Requisito Descrição 1 X 8.2 (CRC) Não foram apresentadas evidências de recolha de indicadores neste Processo. 2 X X X 8.2 (CRC) Não existe neste Processo evidências de reuniões desde 5 de dezembro de (ACA) Não existe neste Processo evidências de reuniões desde 22 de dezembro de (CRC) O pedido, por amostragem, da criação de um curso não foi disponibilizado, não havendo a possibilidade de observar nenhum processo completo. Foi solicitado o dossier do mestrado em Tecnologia da Informação e Comunicação em Educação e nem nos serviços centrais nem na própria escola ESE existe um dossier completo. (FOR/ACA/CRC/CIN) Não foram mostradas evidências dos controlos previstos no PGRCIC em nenhum dos processos. 5 X (OBS) Na matriz de processo não estão identificados correctamente os impressos a utilizar (p.ex. inquéritos). - A lista de Documentos está errada, falta actividade e só tem de ter detentores. - Na lista de documentos, o código OBS-01/01, do documento Plano de Actividades, não corresponde ao que consta no SGQ (OBS/01) e na lista de documentos consta (CIN) No mapa de indicadores e no plano de melhorias ainda consta o ano , onde já deveria indicar o novo ano lectivo que já iniciou, Na lista de documentos, no cabeçalho, a data não corresponde uma vez que não está especificado o dia da Edição. No rodapé, a paginação não corresponde uma vez que deve ser o número de página/total de páginas e no mapa de processo o número de páginas não corresponde uma vez que aparece Pág. 1/7 e nas duas últimas páginas aparece Pág. 1/2 e Pág. 2/2. O plano de melhorias não está actualizado, pois não representa o estado efetivo de algumas atividades já concluídas (encontram-se indicadas como estando em curso). CIN - Na lista de documentos, nos impressos CIN-06/01, CIN-06/02 e CIN-06/03 a data de revisão é de quando deveria ser O impresso CIN 02/08 (Transcript of records) não existe no link nem na lista de documentos mas existe na lista de impressos no SGGQ. (GEE) Na matriz do mapa de processo, no cabeçalho, a data não corresponde ao procedimento de gestão documental (GDO-01) uma vez que não está especificado o dia da Edição. Aquando da impressão, a matriz encontra-se desformatada, bem como a lista de documentos onde as datas aparecem em cardinal, assim como no plano de melhorias não aparecem as legendas. (FOR) No mapa de indicadores não consta o ano a que se referem os indicadores. (FOR) No Curso de Educação Básica o Plano da UC de Técnicas de Animação Artística e Cultural está obsoleto - FOR 01/07 Rev 1/ (GMS) O plano de melhorias não está actualizado, pois não representa o estado efectivo de algumas actividades já concluídas (encontram-se indicadas como estando em curso). GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 7

5 6 X 7 X 8 X (ACA) O mapa de processo aparece completamente desformatado aquando da impressão. Será necessário ajustar em conformidade com o modelo GDO-01/02. Na lista de documentos as datas referentes à Edição/Revisão devem ter o formato ano.mês.dia (ex.: ). O plano de melhorias não está actualizado, pois não representa o estado efectivo de algumas actividades já concluídas (encontram-se indicadas como estando em curso). (ACA) Na auditoria Externa de Acompanhamento de Dezembro 2010, foi assinalado um PAC relativo à inexistência do Suplemento ao Diploma de Curso. Na F.O. n.º 33/2010 com o registo de que foi aberta, foram identificadas 3 ações corretivas em que as duas primeiras relativas a Divulgação da implementação do SD no IPVC e Formação de monitores para uso do Software possuem como prazo de implementação 31 Março. No entanto, estas acções não foram efectivamente implementada. (ACA) As instruções de trabalho ACA-04 e ACA-07 estão desatualizadas no Mapa de Processo e deveria ser respetivamente a edição 5 de e a edição 3 de Este fato repete-se com o ACA-11. Também no ACA-10 as datas desta instrução de trabalho que constam na lista de documentos (edição 1, ) e no próprio documento (edição 1, ) não coincidem. O ACA-04/02 impresso referenciado na atividade 8 do Mapa de processo, deveria ser a edição 3 de O ACA-04/05 e ACA-06/01 não estão na Secretaria virtual e tal como o ACA-04/05 o qual consta no relatório da auditoria (25 de maio de PAC. 3). (FOR) As ações 1, 4 e 5 do Plano de Melhorias não foram implementados nos prazos definidos apesar de existirem evidências de ações nesse sentido. Também não existem evidências da implementação das ações 9, 10 e X 5.5 (FOR) Não é claro o procedimento de entrega da Distribuição de Serviço Docente (p. ex.: os SAC não tem acesso à plataforma; a informação foi cedida pela Direcção da ESE e/ou pelo Chefe de Divisão Académicos). 10 X 8.2 ESE/ESS (GEE) Não foram evidenciadas a monotorização dos indicadores do processo. 11 x 12 X ESE (FOR) O arquivo de documentos gerados pela actividade lectiva (testes/exames e outro material gerado em processo de avaliação) é mantido nos gabinetes dos docentes no período de 5 anos ou então numa arrecadação que serve de depósito. Findo este prazo são eliminados sem qualquer base legal. Esta metodologia de arquivo não garante os requisitos de controlo de registos ESE (ACA) os processos individuais dos alunos não estão organizados. ESE (FOR) Curso de Educação Básica: Plano da UC de Técnicas de Animação Artística e Cultural O plano da UC não se encontra completamente preenchido: o campo do resumo em inglês não está preenchido; não há preenchimento dos ECTS nem das horas de OT; não há alocação do tempo previsto para lecionar cada um dos pontos do programa da UC. Não há horário de atendimento na plataforma Moodle Não está disponível o calendário de avaliação contínua desta UC. Na Bibliografia disponibilizada aos alunos a obra Artes de Godinho e Brito não se encontra na biblioteca. No sistema de avaliação o somatório das componentes individuais totaliza 110%. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 7

6 13 x 14 x 15 X Curso de Educação Básica: Didática das expressões Não está disponível o calendário de avaliação contínua no Moodle. No plano da UC não há alocação do tempo previsto para lecionar cada um dos pontos do programa. Curso de Mestrado em educação Pré-escolar: UC de Didática do Conhecimento do Mundo O plano da UC está incompleto: não está preenchido o resumo em inglês e não há alocação do tempo previsto para lecionar cada um dos pontos do programa. ESE (ACA) Não foi evidenciada a aprovação da lista seriação de candidatos deste mestrado pela CTC/ESE; Não foi evidenciada a aprovação a aprovação do júri de seriação de candidatos deste mestrado pela CTC/ESE. ESE (ACA) No processo Maiores de 23 da aluna Isabel Maria Alfaia Barros Guimarães, o calendário das entrevistas não está assinado. O boletim de candidatura Pós-licenciatura, Pós-graduação e Mestrado da aluna Maria Manuela Pereira Alves era o ACA-03/04 Rev.2/ e deveria ser o ACA-03/04 Rev.4/ ESE (FOR/ACA) O programa da unidade curricular, do Docente Francisco Manuel de Almeida Trabulo do 1ºano da licenciatura de Educação Básica, arquivado nos Serviços Académicos, não está assinado. ESE (ACA) Os docentes ainda não pode aceder a informação no portal dos Serviços Académicos (netpa) porque ainda não foi feita a associação das UC aos docentes onde os alunos e docentes. 16 x 17 x ESE (BIB) Não há evidências da verificação da existência da bibliografia recomendada nos conteúdos programáticos, de cada unidade curricular. ESE (ACA) não foi possível verificar se todas as pautas estavam lançadas. ESE (GEE) Não foram evidenciadas os registos dos pedidos dos espaços desportivos. Na descrição da matriz de processo, apenas se reportam ao Centro de Estágios e Piscinas, cujas instalações são utilizadas pela Licenciatura de Desporto e Lazer em Melgaço. O controlo na ESE é feito pelo segurança. 18 X 6.2 ESE (GEE) A GP necessita de formação, demonstrou não estar familiarizada com a documentação do SGGQ. 19 x 20 x ESS (FOR) Actividade do curso de Enfermagem: Seminário A dor da pessoa com doenças reumáticas: que perspetivas, experiências e realidade? Não existe evidência da aprovação desta atividade desenvolvida no âmbito do curso de Enfermagem. Fomos informados de que esta atividade integra os conteúdos de unidades curriculares do curso contudo não há qualquer alocação destes conteúdos à atividade. Avaliar a pertinência da alocação nos conteúdos dos programas abrangidos pelas atividades. ESS (FOR) Os horários apresentam data de elaboração de 20 de Junho de 2012 com a justificação da necessidade de programação dos estágios (documento apresentado a solicitar a apreciação dos horários pelo C. Pedagógico), contudo a distribuição de serviço docente só foi aprovada por volta do dia 20 de Setembro de Mesmo que os horários sejam elaborados, provisoriamente, por necessidade de organização interna, a data a constar nos horários não pode ser anterior à aprovação da DSD. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 6 de 7

7 21 X 7.5 ESS (ACA) No processo de Reconhecimento de diploma estrangeiro da candidata Sara Muñoz, o parecer do júri de reconhecimento do diploma endereçado ao CTC não está assinado; O pedido de reconhecimento de diploma estrangeiro foi efetuado a 27/12/2011 e ainda não está terminado; 22 X 6.3 ESS (GEE) a identificação/designação dos espaços educativos não coincidem com os pedidos (por exemplo o mesmo laboratório pode ser identificado de maneira diferente pelos docentes) * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 7 de 7

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