RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: IPVC Escolas (ESA, ESE) NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 DATA(S) DA AUDITORIA: DURAÇÃO: 1 dia ÂMBITO: Auditoria à ESA e ESE aos Processos ACA (Académicos), FOR (Formação), GMS (Gestão e Melhoria do Sistema), RHU (Recursos Humanos), AHS (Ambiente, Higiene e Segurança) e aos subprocessos GDO (Gestão Documental), GEE (Gestão de Espaços Educativos), BIB (Biblioteca) e CRC (Criação e Reestruturação de Cursos) REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE ERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 s Gerais X 4.2 s da Documentação X 5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 2,4,5,7,8,9,10,11,12,13,14,17,20 21,22,23,25,28,29,30,31,33,34,35,36,37 15,19, Comprometimento da Gestão X 5.2 Focalização no Cliente X 5.3 Política da Qualidade X 5.4 Planeamento X 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação X 5.6 Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos 6.2 Recursos Humanos X 6.3 Infraestrutura X 6.4 Ambiente de Trabalho X REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto X 7.2 Processos Relacionados com o Cliente X 7.3 Concepção e Desenvolvimento 7.4 Compras 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço X 1, 3,6,16,24, Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA X 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição X 8.3 Controlo do Produto Não Conforme X 8.4 Análise de Dados 8.5 Melhoria X Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO RUBRICA Jorge Garcia/Auditor Coordenador Ana Sofia Rodrigues/ Auditora Técnica GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 5

2 RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objectivo auditar vários processos e sub-processos em duas Escolas do IPVC: Escola Superior de Agrária e Escola Superior de Educação. A auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório. De forma geral, a equipa auditora considera que os processos auditados são eficientes e eficazes, encontrando-se devidamente implementados. A equipa auditora constatou o empenho e interesse evidenciada por todos os gestores do processo, no sentido da efectiva implementação e melhoria do processo. Com o propósito de contribuir para a melhoria constante do SGQ a equipa auditora sugere algumas Oportunidades de Melhoria: A indexação e compilação dos diferentes documentos existentes, apesar de ser feita de uma forma geral correcta e eficientemente nas escolas auditadas, não estão de acordo com os controlos de registos nos Mapas dos Processos. Sugere-se uma revisão do controlo de documentos em ambas as Escolas, pois existem alguns impressos em utilização obsoletos e outros não correctamente ou não totalmente preenchidos. Nas páginas seguintes descrevem-se as 32 não conformidades e 5 observações anotadas pela equipa auditora e solicita-se ao grupo coordenador do processo que assegure que são empreendidas as acções para corrigir as mesmas e eliminar as causas respectivas. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 5

3 NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / ERVAÇÃO 1 X X X X X ESA (FOR): Não estão disponíveis os sumários da U.C. de Gestão dos Recursos Naturais do Mestrado em Gestão Ambiental e Ordenamento do Território ESA (FOR): O Programa da Unidade Curricular de Biotecnologia Alimentar do 3º Ano da Licenciatura de Biotecnologia não está assinado. ESA (FOR): Não foi possível consultar o Programa da Unidade Curricular de Anatomia e Morfologia na licenciatura de Enfermagem Veterinária ESA (FOR): Utilização de versão obsoleta (Rev.:0) do impresso de Avaliação Contínua ESA (FOR): A indexação e compilação dos mapas de assiduidade não estão conforme o controlo de registos do Mapa de Processo 6 X X X X X X X ESA (FOR): Não foi evidenciado o horário de atendimento da docente Cátia Sá na plataforma de e-learning na unidade curricular de Anatomia e Morfologia. ESA (FOR): Apesar de haver diferentes versões de horários das licenciaturas apenas está arquivada a última versão de cada horário. ESA (FOR): Não foi utilizado o impresso do programa da unidade curricular na unidade curricular de Anatomia e Morfologia do 1ºano da licenciatura de Enfermagem Veterinária ESA (ACA): Não foi possível consultar o original do comprovativo de inscrição da aluna Carolina Calheiros nº1099, apenas uma fotocópia. ESA (ACA): Nos dossiers de Curso não foram evidenciados os documentos: Listagem dos docentes do curso e responsáveis por Unidades Curriculares ano 2010/2011, Deliberações do CTC relativamente ao curso. ESA: No regulamento de frequência e avaliação dos cursos do 1º ciclo não foi possível consultar a identificação da versão bem como do número de cópias disponíveis ESE (ACA): Na Ficha de aluno do aluno Samuel Dinis Silva nº3869 com o estatuto de trabalhador-estudante, falta o comprovativo da Segurança Social 13 X ESE (ACA): A indexação e compilação das Fichas de aluno não estão conforme o controlo de registos do Mapa de Processo 14 X ESE (ACA): A indexação e compilação das Pautas Finais das Unidades Curriculares não estão conforme o controlo de registos do Mapa de Processo GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 5

4 15 X X X X X X X X ESE (ACA): Demasiado tempo para pesquisa pauta Época Especial Teoria do Treino 2º Ano da Licenciatura de Desporto e Lazer cerca de 20 minutos ESE (ACA): O procedimento reconhecimento de equivalências feito na ESE não está de acordo com o procedimento ACA-06. ESE (FOR): Utilização de impresso obsoleto no Relatório da U.C. de Estrutura e Organização de Instituições Desportivas ESE (FOR): Não há evidências que os programas das novas unidades curriculares foram aprovados em Comissão Técnico-Científica ESE (FOR): O Calendário Escolar afixado na Escola não está homologado pelo Presidente do IPVC. ESE (FOR): Não há registo de assiduidade de todas as aulas da unidade curricular de Teoria do Treino 2º Ano da Licenciatura de Desporto e Lazer ESE (FOR): Os Programas das U.C. de Teoria do Treino e de Actividade Física Adaptada não estão assinados ESE (FOR):O Programa da U.C. de Saúde, Nutrição e Actividade Física não está assinado e foi utilizado um impresso obsoleto 23 X ESE (FOR): A indexação e compilação dos Programas da Licenciatura de Desporto e Lazer não estão conforme o controlo de registos do Mapa de Processo 24 X 7.5 ESE (FOR): horário de UC Promoção do envelhecimento activo não está disponível nem no Moodle nem no Portal da Escola (contraria IT FOR-03) 25 X X X X ESE (FOR): Uso de Impresso não codificado no programa da UC Desenvolvimento adulto, transições de vida e envelhecimento, do Mestrado em Gerontologia Social ESE (FOR): Dossier de curso de Mestrado em Gerontologia Social não está nos Serviços Académicos ESE (FOR): No curso de Educação Básica, a UC Didáctica das expressões, a docente Adalgisa Pontes não aparece no Calendário de Avaliação Continua, mas aparece um docente que não está referenciado no programa da UC ESE (FOR): No Regulamento de Avaliação, Frequência e Precedências dos Cursos de 1º ciclo de Estudos não foi possível consultar a identificação da versão bem como do número de cópias disponíveis GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 5

5 29 X ESE (RHU): O Impresso de Acolhimento e Formação no Posto de Trabalho do colaborador Rui Manuel Aguiar não está preenchido correctamente. 30 X ESE (RHU): Não foi evidenciado o preenchimento do impresso de Acolhimento e Formação no Posto de Trabalho do colaborador Teodoro Freitas 31 X ESE (RHU): Data do pedido de autorização para curso de Atendimento e Protocolo posterior à sua realização (curso decorreu dia 02/06/2010, autorização deu entrada dia 23/06/2010) 32 X 6.4. ESE (AHS): Quadro eléctrico no piso 0 aberto sem qualquer funcionário junto do mesmo. 33 X ESE (BIB): Utilização de impresso obsoleto de receitas (BIB-07/02). 34 X ESE (BIB): Utilização de impresso obsoleto para Livros de Consulta Permanente (BIB-06/07). 35 X ESE (GEE): Utilização do impresso obsoleto de Manual de Boas Práticas (GEE-Anexo-7) 36 X ESE (GEE): Não foi utilizado o impresso do Modelo de Protocolo Laboratorial (GEE-05/03) para o Protocolo Laboratorial A digestão do Àcido em Ciências Físico-Naturais II 37 X ESE (GEE): Não existe evidência das fichas dos reagentes Sudão e Éter sulfúrico Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 5