RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: ESA NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO DATA(S) DA AUDITORIA: 20 de Novembro 2013 DURAÇÃO: 1 manhã ÂMBITO: Auditoria aos Processos Académicos (ACA); Formação (FOR); Observatório (OBS); Biblioteca (BIB); Gestão de Espaços Educativos (GEE); Cooperação Internacional (CIN); Criação e Restruturação de Cursos (CRC); Planeamento e Gestão Estratégica (PGE); Ambiente, Higiene e Segurança (AHS); Processos Gestão e Melhoria do Sistema (GMS); Gestão Documental (GDO) e Expediente e Arquivo (EAR); Recursos Humanos (RHU). REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais X 4.2 Requisitos da Documentação x 1,13,14,15,21 5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO X 5.1 Comprometimento da Gestão 5.2 Focalização no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planeamento Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6 Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos X 6.2 Recursos Humanos X Infraestrutura x 8,9,10, Ambiente de Trabalho x 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto X 7.2 Processos Relacionados com o Cliente X 18,19, Concepção e Desenvolvimento X 7.4 Compras 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço x 16, Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição x 4, 6, Controlo do Produto Não Conforme X 8.4 Análise de Dados X 8.5 Melhoria x 2,3,5 * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 8

2 EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO João Nunes / Auditor coordenador Alberta Araújo / Auditora técnica Jorge Garcia/ Auditor Técnico Luís Graça/ Auditor Técnico Teresa Gonçalves/ Auditora Técnica RUBRICA RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objectivo avaliar os processos de ACA, FOR, OBS, BIB, GEE, CIN, CRC, PGE, AHS, GMS, GDO e EAR, e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência, na UO Escola Superior Agrária ESA, do Instituto Politécnico de Viana do Castelo. O plano de auditoria, previamente enviado a todas as partes envolvidas, foi cumprido na íntegra. No entanto, não foi possível auditar de forma aprofundada todos os processos, devido ao número de processos a auditar, ao tempo disponibilizado e ao número de auditores. No caso do processo de AHS não foi possível ir a todos os locais, nomeadamente à zona de alimentação e à zona de alojamento, não tendo sido possível confirmar se as não-conformidades detectadas na auditoria anterior foram devidamente tratadas. O dia selecionado para a realização da auditoria revelou não ser o mais adequado, uma vez que decorriam as Jornadas de Engenharia Agronómica na ESA e, por esse facto, nem todos os gestores de processo puderam acompanhar a auditoria. De acordo com orientações da GI, a auditoria aos processos ACA, FOR e CRC centrou-se na licenciatura em Biotecnologia, enquanto que a auditoria aos processos GEE e AHS incidiu nos laboratórios da UO. A auditoria foi realizada de acordo com a metodologia de amostragem de processos, atividades, tarefas, documentos, entrevistas à Direção, bem como a alunos e colaboradores, e verificação sistemática dos registos associados às atividades de cada processo e informação disponibilizada na Secretaria Virtual, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às não-conformidades, observações e oportunidades de melhoria registadas neste relatório. Durante a auditoria procurou-se verificar se as não-conformidades e observações identificadas em auditorias anteriores foram devidamente tratadas e se o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas (PGRCIC) referente aos processos/subprocessos auditados nesta UO estava a ser cumprido. Constatou-se que existem algumas não-conformidade que ainda se mantêm. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a auditoria. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 8

3 OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Promover a divulgação dos resultados dos inquéritos de satisfação junto dos estudantes e colaboradores e encontrar estratégias para aumentar a adesão ao preenchimento destes inquéritos. A Direção, CP e CCs deverão analisar os resultados dos inquéritos de satisfação e implementar ações de melhoria e evidenciar o registo e controlo deste processo. Apesar do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas ter sido enviado à Direção e a gestores de processo, não existem evidências de que todos os funcionários tenham conhecimento. Reforçar a importância da monitorização sistemática dos indicadores por parte dos gestores de processo. No âmbito do processo AHS é de destacar pela positiva o programa Nós pela Natureza de Gestão Ambiental juntamente com a Câmara Municipal de Ponte de Lima na gestão de resíduos, águas e energia que alertam para uma série de medidas amigas do ambiente, tais como: sinalética nas instalações sanitárias para poupança de água nas torneiras, autoclismos a funcionar com diferentes descargas, assim como poupança de energia. Relativamente à eficiência energética continua a não ser possível implementar medidas mais eficazes, uma vez que as alterações dependem diretamente do arquiteto que tem direitos de autor sobre a gestão e alterações em todo o edifício. Necessidade de colocar a sinalética de segurança em todo o edifício, sobretudo a sinalização de emergência nos tectos que é inexistente e a colocação de painéis panorâmicos para indicação dos extintores. Mais uma vez a justificação são os direitos que o arquiteto tem sobre o edifício. Em virtude da implementação do sistema workflow nas FO não foi possível ver o estado de tratamento das FO. É necessário que todos os intervenientes do processo tenham acesso à informação. Será necessário definir um procedimento a aplicar quando os Académicos recepcionam um impresso incorretamente preenchido. Promover a divulgação junto dos alunos sobre o processo de creditação logo no início do ano letivo, pois são frequentes os pedidos fora do prazo, alegando desconhecimento do processo. Sugere-se a criação de um dossiê por curso, em formato digital ou em papel, que concentre toda a documentação relacionada com a criação e/ou restruturação do curso, nomeadamente a sua publicação em Diário da República, o respectivo impresso do SGGQ, o extrato das atas do CTC, relatórios e pareceres, entre outros. Sugere-se que cada CC tenha acesso à DSD do curso que coordena, assim como à listagem dos docentes responsáveis pelas UCs afectas ao curso. Sugere-se que cada CC tenha acesso à listagem de todos os docentes que leccionam as UCs afectas ao curso, assim como à percentagem de colaboração de cada docente, e à sua qualificação. No sentido de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, a ESA deve proceder à implementação e análise das Oportunidades de Melhoria identificadas neste relatório e não somente à correção das NC. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 8

4 Nas páginas seguintes descrevem-se as constatações anotadas ao longo da Auditoria da forma de 22 Não Conformidades e 1 OBservação. NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Gestão e Melhoria do sistema (GMS) Nº NC* OBS* Requisito 1 X Descrição GMS: 1. Na SV o procedimento GMS-01 relativo às Ações Corretivas e Preventivas encontra-se na lista de documentos com revisão 6 de quando este documento tem revisão 7 de O impresso GMS-01/01 relativo à Ficha de Ocorrência encontra-se na lista de documentos com a versão 8 de quando este documento tem versão 9 de O impresso GMS-02/06 relativo à Avaliação da Satisfação dos Utilizadores da Biblioteca encontra-se na lista de documentos com a versão 1 de quando este documento tem versão 2 de O procedimento GMS-03 relativo às Auditorias Internas encontra-se na lista de documentos com a versão 5 de quando este documento tem versão 6 de GDO: 5. O anexo I - impresso relativo ao Modelo de Mapa de Processo encontra-se na lista de documentos com a versão 1 de e na SV o impresso que se encontra disponível é versão 0 de O anexo II relativo à Lista Siglas de Processos encontra-se na lista de documentos com a versão 7 de quando este documento tem versão 9 de ACA: 7. A instrução de trabalho ACA-10 tem data de edição e na lista de documentos consta a data AHS: 8. A instrução de trabalho AHS-02 relativa ao Plano Segurança Interno encontra-se na lista de documentos com a versão 3 de e na SV tem versão 2 de A instrução de Trabalho AHS-3 relativo à Segurança e vigilância das instalações encontra-se na lista de documentos com a versão 3 de e na SV tem versão 2 de O impresso AHS-03/01 relativo às Comunicações à portaria encontra-se na lista de documentos com a versão 0 de e na SV tem versão 1 de A instrução de Trabalho AHS-4 relativo à Limpeza e Higienização das instalações e Equipamentos encontra-se na lista de documentos com a versão 3 de e na SV tem versão 2 de GEE Laboratório 2: GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 8

5 2 X X O impresso GEE-03/03 relativo à Requisição de consumíveis e/ou Equipamento encontrase na lista de documentos com a versão 3 de e na SV não se encontra disponível. 13. O impresso GEE-04/02 relativo à Quebra ou Danos de material encontra-se na lista de documentos com a versão 3 de e na SV não se encontra disponível. 14. O impresso GEE-05/03 relativo ao Modelo de Protocolo Laboratorial encontra-se na lista de documentos com a versão 1 de e na SV não se encontra disponível. 15. Os protocolos das aulas práticas sem data de identificação, pelo que, não é possível averiguar a versão do documento. Referência à data de 05/03 apenas. Não utilizam também o impresso GEE-05/03 de Modelo de Protocolo Laboratorial.Evidências: existe o impresso de protocolos das aulas práticas com revisão 0/ , mas como não tem a data não é possível averiguar se a documentação está correta. Deve incluir-se a data do cumprimento para controlar os registos. Laboratório 2-ESA 16. Existe o Manual de Boas Práticas do Laboratório, Edição 4 de mas na cópia disponibilizada não imprimiu o rodapé com a respectiva identificação. OBS: 17. O impresso OBS-01/01 relativo ao Plano de Atividades encontra-se na lista de documentos com a versão 0 de e na SV o impresso disponível tem versão 0 de O impresso OBS-02/02 relativo ao Inquérito a antigos alunos não tem data nem versão no documento disponível na SV, pelo que não é possível controlar. GMS: 1.Os planos de melhoria (GMS-01/02) do Processo GDO relativamente à ação 2/ têm como prazo de implementação dezembro de 2013, no entanto neste momento o sistema de workflow só está implementado nas FO, sistema informático e contratações, não cumprindo com a ação de tornar mais eficiente a gestão documental e reduzir a documentação em papel. 2. Na FO analisada o sistema workflow está a funcionar mas na UO avaliada só existe a cópia da ocorrência, não sendo possível averiguar o estado da FO em virtude de apenas terem acesso os gestores do processo correspondente. GMS (ESA): No mapa de indicadores, a atividade 2 e 3 relativa à taxa de respostas ao questionário de avaliação da qualidade de ensino, não mostra evidências do cumprimento das metas. É necessário tomar medidas para cumprir e monitorizar as metas estabelecidas e agilizar o processo de forma a que resultados sejam divulgados e avaliados. É necessário tomar medidas para cumprir as metas estabelecidas. Os resultados dos inquéritos de satisfação não foram considerados em planos de acções especificas para a ESA (nem em actas nem no Balanço 2012), com identificação de responsáveis e prazos para implementação. (A meta de 50% atribuída ao nº de questionários validados/número total de alunos*100 não está a ser cumprida no S1 e S2 relativos ao ano 2012/2013. Em S1 a percentagem atingida foi 29,3% e em S2 foi 16,96%.; Os dados relativos a S1 de 2012/2013 estão registados numa ata do CP de 01/07/2013 mas ainda não foram divulgados à comunidade escolar. Foi transmitido pelo presidente do CP que em junho 2013 foi discutido em reunião os resultados dos inquéritos de avaliação da satisfação da qualidade de ensino. No mapa de indicadores, a atividade 3 relativa à taxa de respostas ao questionário a colaboradores, não mostra evidências do cumprimento das metas no mapa de indicadores. A meta de 50% atribuída ao nº de questionários validados/número total de colaboradores*100 não está a ser cumprida. A GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 8

6 meta obtida em 2012 foi 24% e de 2013 ainda não existem resultados. No mapa de indicadores a atividade relativa à avaliação da Satisfação do Questionário de Avaliação de Satisfação dos Colaboradores tem como meta 3,5 tendo sido atingido 2,4.) 4 X GMS (ESA) Continua a não haver evidências dos controlos previstos no PGRCIC em vários processos realizados na ESA. 5 X GMS (ESA) A ESA deve assegurar o controlo das FO, desde a sua abertura até à avaliação das medidas de correção implementadas. Evidências: Não é possível monitorizar a FO de com VER.9/ pois não está no portal on.ipvc.pt 6 X OBS (ESA): Não existem resultados dos inquéritos de empregabilidade na ESA. (ver plano de melhorias ESA) 7 X 6.3 AHS (ESA): Não foi evidenciada a correta gestão do Plano de Segurança Interno-PSI. Não existem evidências da realização de simulacro em 2012 apesar de ter sido transmitido que foi realizado em dezembro de X X 6.3 AHS (ESA): Falta de sinalização de emergência em todo o edifício. A metodologia de controlo dos meios de combate a incêndio é totalmente desadequada. Os Carreteis (RIA) não estão ligados à rede de águas e todos eles se encontram fora de prazo de manutenção desde final AHS (ESA): Falta a implementação de um sistema de controlo de entradas e saídas. Não existe qualquer controlo em todas as entradas e saídas do edifício. Foi-nos transmitido que o segurança chega apenas por volta das 18h. 10 X 6.3 AHS (ESA): A indicação da saída para o exterior no átrio que dá acesso ao laboratório está errada. A porta encontra-se fechada e trancada. 11 X 8.2 GEE: Laboratório 2 Não existem registos do Impresso GEE-05/02 relativo ao Questionário de Satisfação dos Utilizadores do Laboratório para o ano Só tem o registo de 2012 de um estagiário. 12 X X GEE: Laboratório 2 Não existe inventário do equipamento disponível no laboratório pois o sistema informático está centralizado no IPVC. Sugere-se uma cópia atualizada em cada UO. FOR (ESA): O PUC de Química da Licenciatura em Biotecnologia tem campos por preencher (não tem o número de ECTS, o número de horas é semanal e não o total de horas da disciplina, não tem resumo em português e não se encontra assinada pelo docente). O PUC de Biologia Celular e Molecular está registado num impresso obsoleto. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 6 de 8

7 FOR (ESA): A UC de Projeto Individual da Licenciatura em Biotecnologia não tem PUC, nem corpo docente associado, nem um docente responsável pela UC. 15 X X X X 7.2 FOR (ESA): Uma vez que os horários não são impressos, não há qualquer evidência de que os horários que se encontram publicados digitalmente sejam os oficiais e os mais recentes. Não existe qualquer parecer do CP. FOR (ESA): A não-conformidade identificada em 14 de julho de 2013, em que o plano de estudos do Curso de Licenciatura em Biotecnologia publicado em DR não coincide com o plano que está publicado no portal do IPVC, mantém-se. A título de exemplo: a UC de Matemática no plano de estudos tem 16h T, 32h TP e 32h PL e no portal constam 32h T, 32h TP e 32h PL. ACA (ESA): A apreciação de pedidos de creditação excede o prazo definido (Ex. aluna Carla Glória Castilho, Enfermagem Veterinária, pedido de creditação a 26 de fevereiro de 2013; resposta a 11 de junho de 2013). ACA (ESA): Os alunos que ingressam nos regimes especiais através de CET têm creditações de formação que foram aprovadas. Porém verificou-se que ainda não foram lançadas no processo individual dos alunos. Não há evidências de que os alunos tenham sido informados destas creditações. 19 X 7.2 ACA: Não estão a ser emitidos os suplementos ao diploma, contrariamente ao que se encontra como já definido e implementado, no Plano de Melhorias do processo. 20 X 7.2 ACA/CIN: os Learning Agreements não se encontram arquivados no processo do aluno. 21 X 4.2 CRC (ESA): Não existe o extracto da ata do CTC relativa à última reestruturação do curso de Licenciatura de Biotecnologia. 22 X 6.2 RHU: Não há evidências de que o plano de Formação de 2013 tenha sido implementado. 23 X 5.4 PGE: Não existe um plano bianual da AC cujo coordenador é docente da ESA (AC das Ciências da Vida e da Terra). AC Área Científica CC Coordenador de Curso CET Curso de Especialização Tecnológica CP Conselho Pedagógico CTC Conselho Técnico-Científico DR Diário da República * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 7 de 8

8 DSD Distribuição de Serviço Docente EA Equipa Auditora ECTS European Credit Transfer and Accumulation System ESA Escola Superior Agrária FO Ficha de Ocorrência GI Gestor Institucional GP Gestor de Processo IPVC Instituto Politécnico de Viana do Castelo NC Não Conformidade OBS Observação PGRCIC - Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas PUC Programa da Unidade Curricular RUC Relatório da Unidade Curricular RHU Recursos Humanos SGGQ Sistema de Gestão e Garantia da Qualidade S1 Semestre 1 S2 Semestre 2 SV Secretaria Virtual UC Unidade Curricular UO Unidade Orgânica AUDITOR(ES): Auditor Coordenador: João Nunes; A. Técnicos: Alberta Araújo; Luís Graça, Jorge Garcia, Teresa Gonçalves. TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 8 de 8

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10 Escola ou SC / entrevistados Questões 1.1. Conhece o SGGQ do IPVC? 1.2. Sabe que o IPVC é uma instituição certificada (SGGQ certificado pela ISO e pelos referenciais A3ES? 1.3. Está a par do processo de avaliação/acreditação dos cursos pela A3ES? 2.1 Conhece o Inquérito de Avaliação de Satisfação da Qualidade de Ensino? 2.2. Fontes de divulgação do inquérito? São adequadas? 2.3. Tem conhecimento das taxas de respostas na sua escola/curso? 2.4. Que sugere para a aumentar? (partindo do princípio que não é elevada) 3.1. Já reclamou e/ou identificou alguma NC nos processos ACA, CIN, CRC e/ou FOR? 3.2. Teve seguimento dessa informação? a reclamação foi respondida atempadamente? 4.1. Utiliza o Moodle? 4.2. A informação/ documentação é disponibilizada atempadamente? 4.3. O que melhoraria? 5.1. Consulta a sua área pessoal dos Serviços Académicos? E o Institucional? Se não porquê (para ambas) 6.1. Conhece o procedimento associado ao Suplemento ao Diploma? 7..O que melhoraria na Escola/serviços de apoio aos processos? Processo ACA Escola ESA (riscar o que não interessa): Aluno 1 (CET de Mec. E Técnicas Agrárias); Aluno 2 (3º ano Engenharia Agronómica) 1.1 Aluno 1 - Não conhece o SGQ; Aluna 2 - Conhece Não docente (conforme aplicável) 1.1 Conhece o SGQ do IPVC Sabe que o IPVC é uma instituição certificada 1.2 Aluna 2 - sim 1.3 Não conhece 1.3 Aluna 2 - Sim Aluno 1 - frequenta a ESA desde setembro. Não conhece. Aluna 2 Conhece e participou enquanto aluna. Não conhece as taxas de participação, mas sabe que há problemas na taxa de participação. Considera que para aumentar a participação funciona o passa-palavra entre alunos. Sugere a utilização do Facebook Conhece Considera as formas de divulgação adequadas Nunca respondeu ao inquérito e não tem conhecimento das taxas de resposta. 2.4 Não faz sugestões para melhoria Não 3.1 Nunca fez reclamação. Aluno 1 sim; tem toda a informação de que necessita. Aluno 2 sim; funciona bem. Para melhorar sugere um aumento de capacidade para os ficheiros Aluno 1 não Aluna 2 - sim Utiliza a plataforma on line directamente relacionadas com a função que exerce. 4.2 Encontra com facilidade o que procura 4.3 Não faz sugestões 5.1 Utiliza o institucional. Devido às funções que exerce. Aluna 2 Desconhece Desconhece Aluno 1 nada a referir Aluna 2 diminuir o tempo de atendimento nos serviços em algumas épocas do ano Considera estar bem como está