RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: IPVC Escolas ESCE e ESA NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 DATA(S) DA AUDITORIA: 23 de Novembro 2012 DURAÇÃO: 1 dia ÂMBITO: Académicos (ACA), Cooperação Internacional (CIN), Criação e Restruturação de Cursos (CRC), Formação (FOR), Gestão de Espaços Educativos (GEE), Biblioteca (BIB), Observatório (OBS) Gestão e Melhoria do Sistema (GMS) e Gestão Documental (GDO) REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais X 4.2 Requisitos da Documentação X 1,8,16,18,26,29,30,31,32,35, RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 Comprometimento da Gestão X 5.2 Focalização no Cliente X 5.3 Política da Qualidade X 5.4 Planeamento X 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6 Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos X 6.2 Recursos Humanos X 6.3 Infraestrutura X 6.4 Ambiente de Trabalho 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto X 11,19, Processos Relacionados com o Cliente X 14,15,22,23, Concepção e Desenvolvimento X 9,12, Compras X 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço X 13,20, Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição X 2,5,6,10,17,28, Controlo do Produto Não Conforme X Análise de Dados X 8.5 Melhoria X 3 * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 6

2 EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO RUBRICA Auditor Coordenador: Clementina Sousa A. Técnicos: Carla Ramos Jorge Dantas Sofia Amaral Especialista Convidada: Fernanda Oliveira Estudante: Sara Cristino RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objetivo avaliar dos processos ACA, CIN, CRC, FOR, GEE, BIB, GMS, OBS, GDO, nas unidades orgânicas ESCE e ESA do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência. O plano de auditoria, previamente enviado às Instituições foi cumprido na íntegra, havendo a registar a alteração das reuniões da equipa auditora que apenas teve lugar a da ESA. A Equipa Auditora (EA) agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida em todas a unidades orgânicas/serviços, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. Ressalva-se que a auditoria foi realizada de acordo com a metodologia de amostragem de processos, atividades, tarefas, documentos, entrevistas à Direção das respetivas escolas, bem com, aos alunos e colaboradores, (em anexo a este relatório), cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às não conformidades, observações e oportunidades de melhoria registadas neste relatório. A auditoria recaiu, essencialmente na correspondência entre as atividades, documentos e registos definidos no Mapa de Processo/Subprocesso e as práticas existentes nas Escolas. Procurou-se, ainda, verificar se as não conformidades e observações das auditorias anteriores foram adequadamente tratadas ou continuam em aberto e apurar o cumprimento do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC) referente aos Processos/Subprocessos auditados nestas escolas. È de salientar o esforço dos gestores intervenientes no sentido da eliminação/correção das NC/Obs detetadas nas anteriores auditorias. Apesar dos gestores dos processos e subprocessos terem recebido a informação, atempadamente, nem todos compareceram à reunião de abertura, tendo justificado a sua ausência. OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Melhorar a divulgação do SGGQ, pois nas entrevistas aos estudantes, estes ainda parecem demonstrar pouco conhecimento; Repensar/alterar a(s) estratégia(s) de divulgação dos resultados dos inquéritos de satisfação, junto dos estudantes, dado estes, ainda parecem demostrar desconhecimento; Repensar/inovar a(s) as estratégia(s) de motivação/apoio aos estudantes para o preenchimento da inquérito à Avaliação da Qualidade do Ensino; GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 6

3 Melhorar a informação no portal do IPVC, quanto aos procedimentos do processo de matrícula, a efetuar pelo estudante nos SAC, (ex: depois da pré-inscrição on-line, no momento da impressão do documento, lembrar/reforçar a necessidade de apresentar os documentos nos SAC); Reforçar junto dos serviços, a necessidade de cumprir os procedimentos estipulados pelo SGGQ; Sempre que possível, simplificar os processos, de modo a otimizar a sua utilização; Melhorar a plataforma Moodle. Das entrevistas aos docentes, estes requerem do aplicativo uma resposta mais rápida aquando da sua utilização; Alguns dos ciclos de estudos não têm os Planos de Estudos, atualmente lecionados, publicados em Diário da República. Sugere-se a publicação dos Planos de Estudos em falta; Fortalecer a construção online dos dossiers de curso e dos processos dos estudantes, de modo a que toda a informação se concentre numa pasta digital; Sugere-se que a organização deve avaliar a necessidade de rever o ponto 3.4 do procedimento Planeamento (FOR-01) do processo FOR - Criação de Programa de Unidade Curricular de forma a possibilitar a evidência que a versão aprovada é a arquivada no dossier de curso e a divulgada na plataforma de ensino à distância (validação pelo responsável da UC através da assinatura e data); Sugere-se a uniformização em todas as UO, da forma como são disponibilizados os sumários no Moodle; Sugere-se a inserção do boletim Bibliográfico Mensal das Bibliotecas das UOs, no portal do IPVC; Sugere-se a intensificação, por parte das Direções das Escolas, da necessidade de realização de verificações aleatórias dos processos, de modo a cumprir o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC). Com o intuito de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, os Grupos Coordenadores dos processos auditados devem proceder à análise e implementação de ações corretivas para as não conformidades (NC) e Observações (Obs) identificadas neste relatório e não somente à sua correção. Nas páginas seguintes descrevem-se as constatações anotadas ao longo da Auditoria, num total de 36 registos: na forma de Não Conformidade (34) e de Observação (2). NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS * Requisito 1 X 4.2 Descrição (GDO) Foram constatadas falhas relativamente ao controlo documental do sistema. Ex: 1. O modelo de mapa de processo, não cumpre com o que está descrito no Procedimento de Gestão documental GDO-01 Edição 8 de A paginação não é efetuada com número da página/total paginas à (direita). 2. Os mapas de indicadores dos processos ACA, FOR e GEE não estão de acordo com o documento em vigor na secretaria eletrónica GDO-01/02 Revisão 1 de (falta a identificação das ações a desenvolver); 3. A revisão do documento GEE-01/02, disponibilizado em formato Excel (rev2 de ) não é a mesma que a revisão do documento disponibilizado em formato GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 6

4 PDF (revisão 4 de ). 4. No manual da qualidade Edição 10 de , verifica-se a referência a documentação que já foi eliminada do sistema, nomeadamente a referência ao Regulamento do centro Desp. do IPVC, Regulamento do centro Desp do IPVC campo de jogos e Regulamento do centro desportivo e cultural do IPVC. 5. O documento (GEE-01/02) em formato PDF tem a revisão 4 de 2012/02/22 e em formato Excel tem a revisão 2 de 2012/02/22. 2 X X X X X X X X X X X X 7.5 (GMS) Não é realizada a análise do incumprimento dos prazos de implementação dos planos de melhorias definidos para os processos. (GMS) A Organização não assegura ações corretivas eficazes para eliminar as causas das Não conformidades a fim de evitar repetições, nomeadamente no que diz respeito ao PAC nº1 e PAC nº 4 da Auditoria Externa, realizada pela SGS a 27 e 28 de Dezembro de (GMS) A Organização deve avaliar a necessidade de revisão do Manual de Qualidade de modo a assegurar que não conste a referência a documentos obsoletos/inválidos do SGGQ. (GMS) No Programa de Auditorias do ano de 2012 (GMS -03/01, revisão 0 de 18/02/2008), não está prevista a realização de uma auditoria ao processo GEE, conforme descrito da atividade 3.1 do procedimento Auditorias Internas (GMS -03, edição /01/05). (FOR) O modelo de Mapa de Indicadores de processo (GDO-01/02, revisão 1 de 26/06/2008) não indica o ano a que se refere. (ACA) o prazo previsto para a implementação do Suplemento ao Diploma não está a ser cumprido, facto que vem sendo assinalado em relatórios de auditorias anteriores (Ação 5/ 11/11/2009 do Plano de Melhorias (GMS -01/02, revisão 0 de ) do ano 2012 de Ainda se faz referência ao Conselho Cientifico das Escolas como responsável. (ACA) O documento que serve de comprovativo de matrícula para o estudante, quando validado pelos SACs, tem as notas informativas, constantes no final da página, incompletas. (FOR) não foi possível consultar a distribuição do serviço docente (DSD), uma vez que era necessário um login e uma palavra pass para aceder. (GDO) O Mapa de Indicadores de processo (GDO-01/02, revisão 1 de 26/06/2008) não foi atualizado para o ano corrente. ESCE (FOR) Não existe evidência do calendário de Avaliação Contínua da UC Comportamento da Compra. ESCE (FOR) Na licenciatura Gestão da Distribuição Logística, ano letivo 2012/2013, a UC Cálculo Financeiro (1º ano, 2º semestre com 6 ECTS) permuta com a UC Economia (1º semestre do 1º ano 5.5 ECTS). No entanto, o Plano de Estudos disponível no portal do IPVC não contempla esta alteração, nem se encontrou evidência da aprovação da mesma. ESCE (ACA) Em entrevista à funcionária dos SACs, verificou-se que o estudante Nuno Soares nº 736 de pós-graduação detetou que o nº do BI estava errado, no seu certificado de conclusão de curso. Esta situação foi imediatamente corrigida pelos SACs. No entanto, não foi evidenciado o certificado anterior e o registo da Não conformidade, segundo o que está GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 6

5 descrito no procedimento ACA-09, edição de 18/03/ X X X X X X X X X X ESCE (ACA) Na proposta de creditação do estudante José Carlos Pires nº11534, à UC Organização de Empresas e Gestão de Distribuição Logística, não está identificado o nome do estudante nem tem data. Não há evidência da comunicação da deliberação ao estudante. ESCE (ACA) Na candidatura em 2012 ao concurso para Titulares das provas especialmente adequadas, destinadas a avaliar a capacidade para a frequência do Ensino Superior dos maiores de 23 anos, do estudante Rui Miguel Dinis Birra, não foi possível constatar a nomeação do júri do concurso, bem como as respetivas atas de reunião(ões), a entrevista não está datada, avaliada e assinada pelo júri, e os resultados das provas de ingresso (teste escrito, entrevista) não constam do processo individual. ESCE (ACA) Os resultados das provas dos candidatos a Titulares das provas especialmente adequadas, destinadas a avaliar a capacidade para a frequência do Ensino Superior dos maiores de 23 anos, para o curso de Gestão da Distribuição e Logística, publicada no portal do IPVC, não tem evidência da data e não está homologada pelo CTC, conforme o Regimento do Conselho Técnico-científico do IPVC. ESCE e ESA (FOR/CIN/ACA) Ainda não foram iniciados os controlos previstos no PGRCIC, situação já referenciada em relatório de auditoria interna anterior (20/05/2012) e no relatório de balanço da qualidade da ESA em ESA (FOR) Programas das UCs: Alguns não se encontram assinados pelo responsável da unidade curricular. ESA (FOR) Na UC Fisiologia Animal e Vegetal da Licenciatura Engenharia Agronómica, constatou-se dissonância no tipo e nº de horas entre o Plano de Estudos publicado em DL (2/11/2007) que está arquivado no dossier de curso, o Plano de Estudos existente no portal do IPVC e o programa da UC existente no Moodle. ESA (FOR) Constatou-se que a referência bibliográfica Cid S. P. (2001). O exterior dos bovinos das raças autóctones, recomendada na UC Anatomia e Morfologia da Licenciatura em Enfermagem Veterinária, não faz parte da documentação disponível na Biblioteca. ESA (ACA) Foi constado que a informação relativa aos dossiers de curso está dispersa por várias pastas, em vários formatos (online e papel), dificultado o seu controlo. ESA (ACA) No processo de pedido de creditação de competências de Cátia Andreia Lourenço Nogueira, verificou-se que os prazos, conforme Regulamento de Creditação de Competências do IPVC, foram ultrapassados. O pedido deu entrada nos serviços académicos a 30/10/2011. Foi dada a creditação à UC Estágio e Projeto, por experiência profissional, em janeiro de 2012 e à UC Microbiologia em outubro de 2012 e dado conhecimento à estudante a 21 de novembro de ESA (ACA) No processo de pedido de creditação de competências de Cátia Andreia Lourenço Nogueira, 010, não foi demonstrada a emissão de pauta de Equivalências, conforme o descrito no procedimento ACA-06, edição 4 de 18/03/2. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 6

6 24 X X X X X ESA (ACA) Foi constatado no processo do mestrado de Zootecnia, a falta de edital de abertura do mesmo e da listagem final dos estudantes admitidos. ESCE (CRC) Verificou-se que ao ser criado o curso Negócios Internacionais, por proposta do Presidente do IPVC e do CTC o nome alteraria para Ciências Empresariais. Apesar de se verificar os editais da alteração, no registo CRC/01 - Registo de Alterações à Proposta Inicial (que impliquem comunicação à A3ES ou à DGES ou publicação em DR), não se verifica tal procedimento. ESCE (CRC) Não foram visualizadas os extratos das atas do CTC, relativas à CRC, que deveriam estar, e não estavam, arquivados nos SAC. ESCE (CRC) Constatou-se que no curso Organização e Gestão Empresarial, validado pela A3ES, a bibliografia recomendada e mencionada no programa curricular para as disciplinas Direito Empresarial I e Microeconomia é diferente da que está nas UCs presentes à A3ES. Ex: Constituição da Republica (2011), Introdução ao Estudo do Direito / A. G. M. Silva (2010) e Microeconomia / C. E. Fergurson (1992). ESCE (GMS) Não foi aberta a FO decorrente da Auditoria Interna de 20 de Maio de 2012 (ocorrência n.º 22). 29 X ESCE (GMS) A FO n.º 20 não se encontrava no arquivo. Nem o original nem uma cópia. 30 X X X X X X X ESCE (GMS) Não foi encontrado na plataforma do sgq.ipvc.pt o relatório de Auditoria Interna do Sub-processo BIB de 08/03/2012. ESCE (GMS) As FO originais não estão a ser arquivadas pelo GQ da ESCE mas sim pelos GP, não estando conforme o procedimento GMS-01 atividade n.º 4. ESCE (BIB) O Boletim Bibliográfico não se encontra na página da Biblioteca, conforme BIB , apesar da existência de de 13/11/2012 a solicitar a colocação. ESA (BIB) Verificou-se que a biblioteca da ESA não faz a correlação entre a bibliografia recomendada e a mencionada nos conteúdos programáticos das unidades curriculares e a documentação disponível nas bibliotecas. ESA (BIB) Verificou-se que a biblioteca continua a não fazer o registo sistemático dos serviços a fim de encontrar indicadores que traduzam a real utilização da biblioteca. Ex: leitura presencial. ESA (GEE) O Horário do Laboratório afixado não corresponde ao arquivado (4ª feira, UC- HSS_P EA). ESA (GEE) Constatou-se que o Regulamento do Laboratório, não corresponde à versão que se encontra na plataforma (desatualizado). * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) A. Coordenador: Clementina Sousa A. Técnicos: Carla Ramos, Jorge Dantas e Sofia Amaral Especialista convidada: Fernanda Oliveira Estudante convidada: Sara Cristino TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 6 de 6

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