INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO SUDESTE DE MINAS GERAIS CÂMPUS SÃO JOÃO DEL-REI

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1 PROGRAMA DE AUDITORIA Coordenação Geral de Registro Acadêmico 1. CRONOGRAMA Período da Auditoria 16/03/2015 a 30/04/2015 Horas a serem trabalhadas 2. OBJETO: Avaliar riscos e identificar se os controles estão adequados. 3. OBJETIVO GERAL: Funcionamento do sistema de controle de gestão de maneira eficaz e eficiente que depende da informação para a execução das atividades de ensino, mitigando riscos de desconhecimento do real cenário e fortalecendo a importância de arquivo de informação do cidadão estudante. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Acompanhar a rotina do setor durante um ou dois dias de serviço; verificar os procedimentos adotados referente ao recebimento dos diários de classe, emissão de certificados, recebimento de matrículas, prématrículas, cancelamento e demais pedidos ligados ao setor; e verificar a boa e correta guarda da A análise no registro acadêmico permitirá dizer se os procedimentos executados estão sendo realizados da melhor maneira, com boas práticas, eficiência e eficácia e se o atendimento ao público está sendo prestado de forma adequada. 5. AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS: Alinhamento entre objetivo, risco e controle. A avaliação dos controles internos consistirá na análise dos procedimentos previstos em regulamentos internos e legislações, com os que estão sendo executados, sugerindo, quando necessário, melhorias. 1

2 6. PROCEDIMENTOS E/OU TÉCNICAS DE AUDITORIA: Nesse trabalho serão aplicados os seguintes procedimentos de auditoria: 1) Exame dos registros 2) Análise documental 7. LEGISLAÇÃO APLICADA: Lei de Diretrizes e Bases da Educação de 1996; Regimento Geral do IF Sudeste MG; Regimento Interno da Pró-reitoria de Ensino; Regulamento Acadêmico dos Cursos de Educação Profissional Técnica de Nível Médio; Regulamento Acadêmico de Graduação; Regulamento de Emissão, Registro e Expedição de Certificados e Diplomas do IF Sudeste MG. 8. METODOLOGIA APLICADA: Como se pode verificar na matriz de planejamento, o trabalho de auditoria tem como propósito verificar se os procedimentos realizados nas atividades do registro acadêmico atendem aos regulamentos e legislações correlatas. Os trabalhos de auditoria serão realizados por amostragem aleatória simples: Serão analisadas 40% das matrículas no ano civil; Serão analisadas 1 disciplina por professor, tendo como critério os cursos técnicos e superiores para o ano calendário de ROTEIRO SEQUENCIAL PARA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS: Os trabalhos de auditoria obedecerão à seguinte ordem cronológica: 1) Analisar a legislação aplicável e os regulamentos internos; 2) Solicitar na Coordenação Geral de Registro Acadêmico os devidos documentos para análise; 3) Selecionar a amostra; 4) Analisar a documentação disponibilizada pela Coordenação Geral de Registro Acadêmico; 5) Elaborar nota de auditoria e encaminhá-la a Coordenação Geral de Registro Acadêmico, quando for o caso; 2

3 6) Analisar eventual manifestação feita pela Coordenação Geral de Registro Acadêmico após encaminhamento das constatações da auditoria; 7) Elaborar o relatório de auditoria; 8) Acompanhamento das implementações das recomendações da auditoria; 3

4 PAPEL DE TRABALHO Nº 001 MATRIZ DE PLANEJAMENTO SETOR AUDITADO: Coordenação Geral de Registro Acadêmico. OBJETIVO: Avaliar riscos e identificar se os controles estão adequados, bem como identificar os pontos fortes e fracos de controle, sugerindo, quando necessário, medidas que venham a fortalecê-lo. QUESTÕES DE AUDITORIA INFORMAÇÕES REQUERIDAS FONTES DE INFORMAÇÃO TÉCNICAS DE AUDITORIA DETALHAMENTO DOS PROCEDIMENTOS POSSÍVEIS ACHADOS O cadastro no SISTEC está adequado e atualizado? Consulta aos dados do SISTEC. documentos, cruzamento de dados com o controle Solicitar relatório gerado pelo SISTEC, resultados dos editais de processo seletivo e planilhas de controle interno da CGRA. Dificuldades de utilização do SISTEC. Cadastro desatualizado. O processo seletivo ocorreu conforme exigido em edital? Controle interno dos documentos: edital, inscrições efetivadas, classificação final e chamadas. interno. Quem se classificou foi escrito? Quem se matriculou foi classificado e chamado? Quem se matriculou poderia ter feito? A matrícula foi registrada corretamente no SISTEC? Confronto de aluno no diário de classe. Há matrículas canceladas e trancadas Preenchimento incorreto dos documentos dos cursos. Ausência documental. Ausência de justificativa. Incompatibilidade de dados. Desatualização.

5 no período em análise? As mesmas Há controle efetivo e atualizado da situação dos alunos? Como é Entrevista com o pessoal do registro acadêmico. Controle interno dos documentos dos discentes. Arquivamento correto da possuem o motivo? Procedimentos para: Renovação de matrículas; Rematrículas; Aproveitamento de estudos; evasão; jubilação; trancamento de matrícula; desistência; conclusão, etc. Procedimentos incorretos e inadequados. Arquivamento incorreto. divulgada as informações solicitadas pelos Entrevista. documento. Análise documental. Verificar protocolo de recebimento de requerimentos; Entrega de Existe protocolo de entrega? discentes? Há registro em ata lavrada em livro da solenidade de colação de grau? Disponibilidade de Atas e livros de registro da solenidade de colação de grau. Análise documental. Verificar a existência de ata lavrada em livro próprio de registro da solenidade de colação de grau. Registro de ata em colação de grau de gabinete assinada pelos formandos. Inexistência de ata. Arquivamento de documentos? Disponibilidade, orientação e acompanhamento dos Arquivo. Acompanhame nto e análise dos procedimentos adotados. Métodos de arquivo por temporalidade e destinação de Execução incorreta do arquivo.