RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: Escola Superior de Saúde (ESS) do Instituto Politécnico de Viana do Castelo NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 (Considerar ainda guiões de avaliação da A3ES) DATA(S) DA AUDITORIA: 15 de dezembro de 2014 DURAÇÃO: 1/2 dia ÂMBITO: Auditoria aos Processos: Académicos (ACA); Formação (FOR), Recursos Técnicos Educativos: Subprocessos Biblioteca (BIB) e Gestão de Espaços Educativos (GEE); Gestão Estratégica: Subprocessos Cooperação Internacional (CIN) e Criação e Restruturação de Cursos (CRC) e PGE (PA/RA/ Plano Estratégico AC); Ambiente Higiene e Segurança (AHS) Expediente e Arquivo (EAR). Ao longo da Auditoria ser também verificado o cumprimento de requisitos dos Processos de Gestão e Melhoria do Sistema (GMS); Observatório (OBS) e Gestão Documental (GDO) REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais x 4.2 Requisitos da Documentação x 7 5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO X 5.1 Comprometimento da Gestão 5.2 Focalização no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planeamento 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6 Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestrutura X Ambiente de Trabalho X 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto x 7.2 Processos Relacionados com o Cliente x 7.3 Conceção e Desenvolvimento x 4 5,8 7.4 Compras x Produção e Fornecimento do Serviço x 6,10,11 2,3, Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades x 8.2 Monitorização e Medição x 1, Controlo do Produto Não Conforme X 8.4 Análise de Dados X 8.5 Melhoria x * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 5

2 EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO RUBRICA Auditor Coordenador: Rosa Venâncio (excepto BIB) Rita Pinheiro Sofia Amaral Maria José Costa Barros (Observador) RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objetivo avaliar os processos Académicos (ACA); Formação (FOR); Observatório (OBS); Recursos Técnicos Educativos: Subprocessos Biblioteca (BIB) e Gestão de Espaços Educativos laboratório (GEE); Gestão Estratégica: Subprocessos Cooperação Internacional (CIN) e Criação e Restruturação de Cursos (CRC) e PGE (PA/RA/Plano Estratégico AC); AHS. Ao longo da Auditoria será também verificado, nos diferentes processos, o cumprimento de requisitos dos Processos Gestão e Melhoria do Sistema (GMS) e Gestão Documental (GDO) na Escola Superior Saúde (ESS) do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC), e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência (NP EN ISO 9001:2008) e requisitos legais e regulamentares aplicáveis nomeadamente nos guiões de avaliação da A3ES. A Equipa Auditora (EA) conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano inicialmente proposto, focando, por amostragem, requisitos/objetivos requeridos pela norma de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação das atividades; avaliação de recursos humanos, materiais e infraestruturas e revisão de registos e documentação do processo. Procurou-se ainda verificar se as não conformidades e observações das auditorias internas referentes a estes Processo, foram adequadamente tratados ou se permanecem em aberto. Procurou-se, também, verificar se as não conformidades e observações das auditorias anteriores foram devidamente tratadas e se o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC) referente aos Processos/Subprocessos auditados nesta escola estava a ser cumprido. É de salientar o esforço dos gestores intervenientes para a eliminação/correção das NC e Obs. detetadas nas anteriores auditorias. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. E ressalva que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 5

3 Com o propósito de melhorar o SGGQ foram formuladas as seguintes OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Repensar o PGE (PA/RA/Plano Estratégico AC), considerando a obrigatoriedade de existência de um PA/RA da UO, sendo que este ultimo poderá, eventualmente, ser integrado com Balanço da Qualidade. Em cada UO, promover a análise conjunta dos processos FOR, CIN, ACA e BIB pelos responsáveis dos órgãos científicos e Pedagógicos e Gestores de Processo no sentido de uma melhor articulação entre os mesmos. Permitir que as referências Bibliográficas das PUC, sejam previamente verificadas pela Biblioteca Criação/implementação do Arquivo Digital (já desenvolvido e previsto no subprocesso expediente e arquivo) como repositório de documentação produzida nos diferentes órgãos, permitindo assim, de acordo com as regras estabelecidas, aceder a essa informação; Tratamento arquivista/ indexação da documentação referente aos cursos existentes no Moodle para agilizar o processo de pesquisa e de recuperação de Informação Criar um repositório de dados, Relatórios, deliberações do Conselho Pedagógico, da CTC da UO, processos de CRC para permitir o fácil acesso à informação Implementar o sistema de workflow nos restantes processos Alterar as permissões SIGES de forma a permitir acesso a pautas e contactos dos alunos do curso aos Coordenadores, facilitando assim a monotorização e acompanhamento das atividades do curso; Elaborar um checklist da documentação que deve constar no processo Individual do aluno Agilizar o processo de controlo da documentação disponível no Moodle dado a importância da monitorização sistemática dos indicadores por parte dos gestores de processo FOR e dos coordenadores de curso. Rever/repensar o ACA -13 Tratamento de pedidos de anulação de matrícula/ Inscrição ; sugere-se que seja produzido um relatório de Abandono escolar/ anulação de inscrição e dado conhecimento a todos os intervenientes a fim de serem tomadas medidas a nível das escolas, coordenações de cursos e eventualmente dos Conselhos Pedagógicos caso existem questões pedagógicas e/ou de abandono por insucesso escolar e SAS. Implementar/Agilizar o processos de creditação através da utilização da plataforma Sistema de Gestão de Processos de Equivalência ( ACA-06), já testada na ESTG. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 5

4 Tornar o processo de conversão de notas dos estudantes em mobilidade mais expedito e estabelecer procedimento de validação das classificações Promover a divulgação dos resultados dos inquéritos de satisfação junto dos estudantes e dos colaboradores e encontrar estratégias com os diversos responsáveis (órgãos/estruturas pedagógicas e Associações de Estudantes) para aumentar a adesão ao preenchimento destes inquéritos. Reforçar a necessidade de elaboração de atas das reuniões efetuadas aos vários níveis (Direção, gestores de qualidade e de processos da UO; comissões de curso; estudantes; colaboradores). Utilizar o software dos horários do IPVC- atualmente não é utilizado por esta Escola. Distinguir nos sumários editados no Moodle a tipologia das aulas, se são T, TP, PL ou OT. Com o intuito de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, os Grupos Coordenadores dos processos auditados devem proceder à análise e implementação de ações corretivas para as não conformidades (NC) e Observações (Obs) identificadas neste relatório e não, somente, à sua correção pontual. Nas páginas seguintes descrevem-se as constatações anotadas ao longo da Auditoria, num total de registos: 13 na forma de Não Conformidade (6) e de Observação (7). NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS* Requisito Descrição 1 X 2 X 3 X 4 X (GMS) Não abriram todas as fichas de ocorrência de todas as NC e das OBS apontadas no relatório de 10 de julho de Não foram abertas fichas de ocorrência para as anomalias detetadas no simulacro (EAR) Constatou-se que o pedido de equivalências da aluna Cláudia Rego Pereira, só estava referenciado no Registo do expediente do pedido inicial de 22.10:2014 com indicação do seu encaminhamento para a CTC. Só foi possível acompanhar o processo, e verificar o cumprimento dos prazos estabelecidos no regulamento de creditação do IPVC, através da informação arquivada, nos serviços Académicos, no PI da aluna. (FOR) Na Unidade Curricular de Anatomia e Fisiologia, da Lic. de Enfermagem, no sumário dos dias 5 e 6 de Março de 2013, das turmas A e B, no qual deveria constar frequência, segundo o calendário da avaliação contínua, está indicado Preparação de frequência (FOR) O aluno Diogo Parente Costa (Nº ), segundo o mapa de assiduidade, encontra-se reprovado por faltas. Mas na pauta está reprovado, como tendo sido avaliado (não entregou o trabalho prático que valia 20%) (na disciplina de Anatomia e Fisiologia). Constatou-se que o aluno era repetente mas não foi possível verificar a assiduidade do ano letivo anterior. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 5

5 5 X 6 X (ACA/FOR) Não conferiram equivalência à UC Informática na ótica do utilizador com a UC de origem Informática e com os mesmos ECTS. (No documento de justificação indicava que o conteúdo não era o mesmo). (ACA) Constatou.se que a IT ACA-06 Reconhecimento de Graus/equivalências/creditações não está a ser aplicado 7 x (ACA) No ponto 5. Documentos e registos associados da IT ACA-06 é referenciado o Dec-Lei 230/2009 Atribuição do grau de Doutor a artistas que não é aplicável nas Instituições Politécnicas 8 X (CIN) O LA da aluna Laura Castelo (Italiana) não está assinado pelo Coordenador ERASMUS da ESS. Mais, o documento Changes to LA estava incompleto, não sendo possível evidenciar a página onde consta a assinatura do Coordenador ERASMUS da ESS. 9 X 8.2 (CRC) Não foram apresentadas evidências de recolha de indicadores neste Processo. 10 X (BIB) Não foi evidenciada a existência de boletim mensal do mês de novembro na página da biblioteca segunda IT X (BIB) Não foi evidenciada recolha de indicadores trimestrais segunda impresso GMS/04. As recolhas são efetuadas numa folha Excel que não pertence ao SGQ. 12 X (AHS) os planos de evacuação só existem em Português, (Inglês para Alunos/docentes internacionais, incluindo de programas mobilidade como os Erasmus+) 13 X 6.3 (GEI), com impacto em AHS-Os extintores de incêndio estavam todos eles com o prazo de validade expirado * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES): Auditora Coordenadora: Rosa Venâncio (excepto BIB). Auditores Técnicos: Rita Pinheiro e Sofia Amaral e Observadora : Maria José Costa Barros. TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 5