SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO QUAR

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1 SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO QUAR A - OBJETIVO ESTRATÉGICO DA UA: Aprofundar uma cultura de qualidade B - OBJETIVOS OPERACIONAIS DA UA: a) Prosseguir o desenvolvimento e alargamento do âmbito do Sistema de Garantia de Qualidade; b) Apropriação, pela comunidade académica, da cultura de qualidade; c) Desenvolvimento do sistema de indicadores de desempenho. SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA I- VISÃO : Os Serviços de Gestão Académica pretendem ser uns Serviços de referência ao nível nacional suscetíveis de prestar serviços qualificados, fazendo uso de processos internos modernos, assentes no uso intensivo das tecnologias de informação e da comunicação, racionalizando procedimentos, criando condições de trabalho adequadas ao reforço das competências dos seus profissionais, tudo em vista à obtenção de uma maior qualidade dos serviços prestados tal como percecionada pelos seus utentes, e da realização profissional dos seus colaboradores. 1

2 II - MISSÃO: 2.1. ÁREA DOS REGISTOS ACADÉMICOS Compete à Área de Registos Académicos a gestão académica e administrativa dos processos que afetem a vida do aluno, desde a fase da sua inscrição e matrícula até à finalização dos estudos; 2.2. ÁREA DE MOBILIDADE E INTEGRAÇÃO PROFISSIONAL Compete à Área de Mobilidade e Integração Profissional fazer a gestão/instrução dos processos que lhe sejam superiormente cometidos, e prestar uma informação/orientação e assessoria de qualidade relativamente às questões relacionadas com a mobilidade e inserção profissional; III RECURSOS 3.1. RECURSOS FINANCEIROS Orçamento de funcionamento a determinar; 3.2. RECURSOS HUMANOS EFETIVOS Dirigentes Área de Registos Académicos Área de Mobilidade e Integração Profissional Total

3 3.3. RECURSOS MATERIAIS Secretárias 29 cadeiras/secretárias 37 cadeiras/diversas 13 cadeiras/at.público 32 computadores 44 impressoras 19 estantes/módulos 46 (não incluindo o arquivo geral) armários pequenos 26 armários grandes 15 fotocopiadoras 2 fax 1 scanners VALORES - ORIENTAÇÃO PARA O UTENTE esforçamo-nos por conhecer e satisfazer as necessidades dos nossos utentes; - TRANSPARÊNCIA procuramos, no respeito pela lei e pelos direitos e interesses legalmente protegidos, dar a conhecer os termos e resultados do nosso trabalho; - HUMILDADE somos um serviço que aprende permanentemente, introduzindo as alterações necessárias à melhoria da qualidade dos serviços prestados; - PROFISSIONALISMO o pessoal dos SGA procura dotar-se das qualificações necessárias para o exercício das suas tarefas e procura realizálas com eficiência, eficácia, qualidade, no sentido de promover uma forte empatia com os seus utentes; - COMPROMISSO COM A QUALIDADE a nossa gestão visa a melhoria contínua dos serviços prestados, e tem como fim último a excelência do seu desempenho. IV - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS AUMENTAR OS PADRÕES DE QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS; 3

4 4.2. REFORÇAR A DISPONIBILIZAÇÃO DE FUNCIONALIDADES E DE INFORMAÇÃO COM RECURSO ÀS NOVAS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO; 4.3. RECONFIGURAR OS MECANISMOS DE INTERFACE COM O EXTERIOR, REPENSANDO AS SOLUÇÕES TÉCNICAS E ORGANIZATIVAS EXISTENTES; CONTRIBUIR PARA A INTERNACIONALIZAÇÃO DA UA ATRAVÉS DO AUMENTO DO NÚMERO DE ESTUDANTES ESTRANGEIROS, E PARA A MELHORIA DAS TAXAS DE EMPREGABILIDADE ATRAVÉS DO REFORÇO DAS LIGAÇÕES AO TECIDO EMPRESARIAL DA REGIÃO. V - OBJETIVOS OPERACIONAIS: Objetivo 1 Reforçar as garantias de qualidade da informação existente nos registos dos Serviços Ponderação:20% Indicador procedimentos e regras existentes relativas ao processo de registo de dados no sistema informático (SIGACAD); Caraterização da situação à data regras dispersas e nalguns casos não sistematizadas. Enquadramento face aos objetivos operacionais da UA ponto 4.1 supra. objetivo cumprido se for elaborado um manual de procedimentos com as regras aplicáveis até ; objetivo superado se o manual for elaborado até ao início do ano letivo 2013/2014 e validado superiormente pelos órgãos materialmente competentes. Tarefas a cumprir: compilar num manual as regras atualmente existentes e dispersas por vários documentos. Objetivo 2 Aumentar as garantias do Sistema de Controlo Interno; Ponderação 20% Indicador número de verificações efetuadas à regularidade dos processos; Caraterização da situação à data i - sem termo comparativo disponível; Enquadramento face aos objetivos operacionais da UA: ponto 4.1. supra. 4

5 objetivo cumprido se forem verificados de três em três meses um mínimo de 5 processos de pelo menos dois pivôs. objetivo superado se forem verificados no mesmo período de tempo um mínimo de 6 processos de pelo menos 3 pivôs, com relatório contendo as desconformidades e ações de melhoria possíveis. Tarefas a cumprir: (i) elaboração de folha Excel com os campos a verificar; (ii) proceder à verificação dos processos por escolha aleatória a cada três meses; (iii) elaboração do relatório. Objetivo 3 - Aumentar o número de procedimentos normalizados ao nível do Gabinete de 3º ciclo Ponderação: 20% Indicador número de procedimentos normalizados ao nível do Gabinete de 3º ciclo; Caraterização da situação à data ou do objetivo em si: a disponibilizada na página Web dos SGA 3º ciclo Enquadramento face aos objetivos operacionais da UA: ponto 4.2. supra. objetivo cumprido se forem elaborados e disponibilizados dois novos procedimentos. objetivo superado se for elaborada uma informação até ao final de 2013 com todas as situações que foram detetadas pelos Serviços, cuja tramitação não respeitou qualquer um dos procedimentos normalizados. Tarefas a cumprir: (i) reunir com o Gabinete de 3º ciclo (ii) fixar um prazo limite para elaboração e revisão dos procedimentos; (iii) elaborar os procedimentos; (iv) validar os documentos elaborados. : Objetivo 4 Reforçar as disponibilidades de informação relacionadas com a mobilidade, contribuindo para a internacionalização e para o aumento do número de estudantes estrangeiros Ponderação: 15% Indicador quantidade de informação disponibilizada para o efeito; Caraterização da situação à data: informação diversa constante da página dos serviços de forma não absolutamente sistematizada. Enquadramento face aos objetivos operacionais da UA: pontos 4.2 e 4.4. supra. objetivo cumprido se forem elaborados o International Student Guide (em inglês e português), o Guia do Coordenador de Mobilidade e o Guia do Utilizador do portal Porta respetivamente até 30 de novembro, início do ano letivo e 15 de dezembro. objetivo superado se os documentos citados forem elaborados, respetivamente, até ao início do ano letivo no primeiro e terceiro caso, e até 15 de julho no segundo caso. 5

6 Tarefas a cumprir: ((i) reunir com a AMIP (ii) fixar um prazo limite para elaboração e revisão dos documentos; (iii) elaborar os documentos; (iv) validar os documentos elaborados. Objetivo 5 Promover o alargamento da tipologia das certidões disponibilizadas através da plataforma Certidão Permanente Online Ponderação: 15% Indicador número de certidões disponibilizadas para o efeito; Caraterização da situação à data: a constante da plataforma disponível em certidão.ua.pt Enquadramento face aos objectivos operacionais da UA: pontos 4.2 e 4.3. supra. objetivo cumprido se forem disponibilizadas mais três certidões em língua portuguesa e inglesa. objetivo superado se forem disponibilizadas mais do que três certidões nas mesmas condições. Tarefas a cumprir: ((i) definir as certidões a disponibilizar em face da sua pertinência (ii) fixar um prazo limite para elaboração dos documentos; (iii) elaborar e validar os documentos; (iv) remeter os documentos aos STIC para disponibilização na plataforma. Objetivo 6 Elaborar um documento com as sugestões de melhoria a levar a cabo no módulo de gestão de provas referente ao 3º ciclo Ponderação: 10% Indicador número de certidões disponibilizadas para o efeito; Caraterização da situação à data: inexistência de módulo de provas próprio aplicável ao 3º ciclo Enquadramento face aos objetivos operacionais da UA: ponto 4.2. supra. objetivo cumprido se o documento for elaborado e aprovado até ao fim do ano objetivo superado se o documento for elaborado e aprovado até ao início do ano letivo Tarefas a cumprir: ((i) reunir com o Núcleo de 3º ciclo para definir a tipologia do módulo a propôr (ii) elaborar a proposta; (iii) submeter a proposta à consideração superior; (iv) remeter a proposta aos STIC para implementação. 6