RELATÒRIO DE AUDITORIA DE CERTIFICAÇÂO METODOLOGIA DE PREENCHIMENTO

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1 1 Objectivo Definir as regras de preenchimento do Relatório de Auditorias de Certificação. 2 Âmbito Esta instrução de trabalho descreve as regras de preenchimento do Relatório de Auditorias de Certificação. 3 Documentos associados 4. Descrição - MG 55 Relatório de Auditoria de Certificação. Pontos retirados do Relatório de Auditoria de Certificação Página inicial IDENTIFICAÇÃO Designação do Cliente: Âmbito da Certificação: Referencial(ais) Normativo(s): Tipo de Auditoria: Data(s) de Auditoria: EQUIPA AUDITORA Nome Competência na EA Tempo de Participação Auditor(a) Coordenador(a) Auditor(es) Técnico(s) Idioma: Designação mencionada na Intranet Formulário Principal O que está na Intranet (não alterar, mesmo que o âmbito acordado com o cliente durante a auditoria tenha uma redacção diferente) 1. Disposições gerais O relatório constitui o registo de realização da auditoria relatando as principais constatações referentes ao Sistema de Gestão, produto ou serviço auditado. A Equipa Auditora elaborou o presente relatório no final da auditoria de forma a que o Cliente fique com a informação necessária que lhe permite imediatamente identificar quais as acções que deve promover para adequação do seu Sistema de Gestão, produto ou serviço. A EIC fica com o original do relatório e o Cliente fica com cópia. No caso do relatório ter sido elaborado em formato electrónico, o mesmo pode ser disponibilizado ao Cliente em formato pdf. Do relatório fazem parte integrante todos os pontos listados no respectivo índice. Para fins relacionados com a acreditação, a(s) Entidade(s) Acreditadora(s) da EIC poderão ter acesso ao presente relatório. Pág 1 de 8

2 2. Objectivos da Auditoria Avaliar a conformidade e eficácia do(s) sistema(s) com os critérios da auditoria; Avaliar a eficácia do sistema de forma a garantir o cumprimento dos requisitos regulamentares, estatutários, legais e contratuais aplicáveis às actividades das Organizações.(identificação, controlo e verificação da conformidade); Avaliar a eficácia do sistema de forma a garantir o cumprimento continuo com os objectivos definidos e um julgamento da capacidade da organização para providenciar de forma sistemática um produto e/ou um serviço de acordo com os requisitos aplicáveis; Identificar potenciais áreas de melhoria no sistema da organização. 3. Âmbito da Certificação (O âmbito da Certificação é o que consta na folha de rosto do presente relatório. Este deve ser confirmado no início da auditoria. Caso se tenha verificado a necessidade de proceder a alterações deve registar-se neste espaço do relatório.) A Só escrever neste espaço o âmbito se for diferente do que está na Intranet, não mudar o âmbito que está na página inicial, que deve manter-se igual ao da Intranet. Se o âmbito se mantiver, escrever neste campo: Mantém-se (neste caso, não voltar a escrever o âmbito). B Se o âmbito pretendido pelo Cliente na Auditoria incluir domínios diferentes, a EIC deverá ser contactada (uma vez que pode estar em causa a competência da EA, o dimensionamento da Auditoria, etc.). 4. Identificação de exclusões ao âmbito da certificação / Nº de Planos de HACCP (Indicar todas as exclusões propostas pelo Cliente e as que são aceites pela EA. No caso de não aceitação pela EA, referir se os requisitos em causa se encontram ou não implementados.) A Só devem ser registadas como aceites neste campo as cláusulas da ISO 9001que se encontram excluídas na sua totalidade. B Se não forem aceites como excluídas uma ou mais cláusulas indicadas pelo cliente, a EA deverá mencionar esse facto no resumo (ponto 10) do relatório e no parecer (pode estar em causa o dimensionamento das próximas auditorias). C Não devem ser escritas frases não conclusivas. 5. Hora de início e conclusão da auditoria 6. Locais auditados no decorrer da auditoria (Devem ser identificados, com a designação e endereço, todos os locais auditados pela EA, nomeadamente obras, armazéns ou Referencial escritórios) NP EN ISO 9001 NP EN ISO / EMAS II (*) OHSAS / NP 4397 (*) NP EN ISO / Codex Alimentarius (*) NP 4427 Franchising Marcação CE Outro Identificação do Local Morada Código Postal - Localidade Indicar os locais visitados com as respectivas moradas. (O plano da auditoria deve ter sido feito vendo na Intranet quais os locais e o tempo de auditoria afectos a cada um desses locais Ver ID). Pág 2 de 8

3 7. Resposta ao Relatório da Auditoria A auditoria realizada destinou-se a verificar o grau de implementação do Sistema de Gestão e/ou o grau de conformidade do sistema, produto ou serviço com os requisitos da norma de referência aplicável. A presente auditoria foi realizada por amostragem pelo que podem existir outras não conformidades para além das constatadas no presente relatório. O Cliente compromete-se a apresentar à EIC a resposta ao relatório tendo em vista corrigir as situações descritas como Não Conformidade. A resposta deve ser elaborada tendo em consideração: análise das causas que deram origem à Não Conformidade, acção correctiva, prazo de implementação, responsável e as respectivas evidências de implementação. Na resposta deve ser sempre referido o número da constatação identificada no presente relatório. A documentação enviada juntamente com a resposta deve ser explícita relativamente à constatação a que se refere. A resposta pode ser enviada para a EIC por (geral@eic.pt), fax ou via postal. Caso não sejam registadas não conformidades na auditoria, a EIC dá sequência imediata ao processo. Nas Auditorias Prévias, a EIC não exige qualquer resposta às Não Conformidades. 8. Prazos As evidências de implementação devem ser enviadas à EIC, de acordo com os tempos máximos indicados no quadro seguinte. Prazo máximo de implementação das acções correctivas e fecho das Não Conformidades (*) Concessão Renovação / Acompanhamento / Seguimento / Extraordinária Não Conformidade Maior 6 meses 1 mês Não Conformidade Menor 6 meses 3 meses O prazo inicia-se após a data de entrega do presente relatório. Poderão ser considerados prazos excepcionais, desde que devidamente justificados. (*) Os prazos indicados não se aplicam às auditorias de Concessão de 1.ª fase; neste caso, a resposta deve incluir o plano de acções correctivas, com análise de causas, prazo de implementação e responsável (preferencialmente acompanhado de evidências), devendo ser claro o compromisso por parte do cliente de ter as acções correctivas implementadas na data de realização da auditoria de Concessão de 2.ª fase; o tempo de intervalo entre a auditoria de Concessão de 1.ª fase e a de 2.ª fase não poderá exceder os 6 meses. 9. Decisão Após Auditoria A decisão de conceder a certificação em auditorias de concessão não é tomada enquanto todas as não conformidades não tiverem sido corrigidas e a respectiva acção verificada pela EIC (análise documental ou outra forma de verificação adequada). Para fundamentar a decisão da EIC podem ser solicitadas evidências adicionais. Pág 3 de 8

4 No caso de não se reunirem as condições para tomada de decisão por parte da EIC, até sete meses após a data da presente auditoria, esta situação poderá originar a realização de uma nova auditoria para reavaliação do Sistema, produto ou serviço. 9. Verificação da Eficácia de Acções Correctivas Decorrentes de Auditoria Anterior (Analisar a eficácia das acções correctivas decorrentes da auditoria anterior. Escrever Não aplicável quando for esse o caso A - Mencionar quais as NC que foram eficazmente corrigidas. B - Mencionar quais as NC que não foram eficazmente corrigidas; registá-las de novo como NC no campo 12 e mencionar neste campo o n.º respectivo actual. 10. Resumo da Auditoria O Relatório deve conter não só o detalhe da não-conformidade, mas também da conformidade, os quais pode estar resumidos, mas não limitados a declarações genéricas de acordo com a seguinte metodologia: 1. Enquadramento geral da organização (histórico, alterações; dados significativos...). Neste campo deve ser feita uma introdução ao relatório através de uma súmula do histórico e propósitos da organização, assim como das alterações mais recentes, dados significativos relativos ao período em apreço, etc...) EXEMPLO A KSLYX, Lda é uma organização enquadrada na indústria da construção civil cujo SGI (qualidade, ambiente e segurança) se encontra certificado desde No corrente ano expandiu o negócio para os PALOP s tendo criado em C. Verde e Moçambique sucursais para a área das Instalações Especiais. 2. Comentários sobre o Plano da Auditoria (Envio, execução, cumprimento e/ou alterações com justificação das mesmas). EXEMPLO O Plano da auditoria atempadamente enviado à organização, foi discutido na reunião de abertura e cumprido no seu conteúdo, com algumas alterações decorrentes de indisponibilidades pontuais por parte da organização. Embora estivesse previsto auditar a filial de Famalicão optou-se por auditar V. Nova de Gaia porque neste momento não se encontram a decorrer trabalhos sob responsabilidade da filial de Famalicão. 3. Comentário sobre a participação da Organização na Auditoria (envolvimento; reuniões efectuadas...). Neste campo para além da avaliação global do comprometimento e participação da organização, deve referir-se também as reuniões efectuadas durante a auditoria. EXEMPLO A auditoria decorreu de forma cordial, sendo de realçar a colaboração e envolvimento de todos os colaboradores contactados, o que contribuiu para o atingir dos objectivos da auditoria. Foram realizadas as reuniões planeadas, nomeadamente a reunião de abertura que contou com a presença da gestão da empresa, e onde foram referidos o âmbito, objectivo, referencial e metodologia da auditoria; duas reuniões resumo ao final do 1º e 2º dias de auditoria onde se avaliou o resultado da auditoria do dia considerado e no final a reunião de encerramento, onde se repetiram os objectivos, âmbito, referencial e metodologia da auditoria, lidas e explicadas as Pág 4 de 8

5 10. Resumo da Auditoria não conformidades detectadas. 4. Nível de confiança no processo de Auditorias Internas e na Revisão pela Gestão. (análise global e registos mais significativos). Neste campo deve ser feita referência global aos dois requisitos, assim como identificação dos aspectos mais significativos da implementação de ambos no período em apreço O processo de auditorias internas planeado e implementado, foi julgado adequado aos propósitos do SIG. Foram realizadas 2 auditorias internas globais (Março e Outubro de 2011) por auditores com as competências requeridas, auditorias essas suportadas em relatórios contendo as constatações julgadas pertinentes e que a organização tratou de acordo com as metodologias documentadas no sistema de gestão. Foi realizada, conforme planeamento do SIG, a revisão pela gestão em Janeiro de 2012, cuja acta evidenciou a análise e tratamento de todas as entradas e saídas requeridas pelas normas de referência, com realce para a análise da adequabilidade dos recursos humanos e respectivas competências, da infraestrutura disponível, da avaliação da satisfação cliente e demais partes interessadas relevantes, dos progressos ao nível da eficácia da formação assim como dos demais elementos do sistema de gestão. Nesta reunião foram também analisados os indicadores do SIG e estabelecidos os objectivos, metas, programas e indicadores dos processos para o corrente ano. A melhoria contínua foi evidenciada através de um conjunto de programas de gestão estabelecidos naquela data cujo acompanhamento trimestral foi também verificado pela EA. 5. Informação sobre a conformidade e eficácia do(s) sistema(s) com os critérios da auditoria. (análise global e registos mais significativos). Neste campo deve ser feita referência global aos dois aspectos, assim como referência específica às evidências mais significativas para consubstanciar a análise. O sistema de gestão avaliado na totalidade dos requisitos aplicáveis demonstrou um grau de implementação consistente com o respectivo tempo de implementação Através da análise dos registos gerados pelo SIG ex: Revisão pela gestão de Dezembro de 2011;Plano de Melhoria de Jan 2012; Programas de gestão do SIG de jan 2012, e do respectivo acompanhamento mensal e trimestral foi possível concluir que o sistema atinge os objectivos, indicadores e metas a que se propõe, tendo a organização implementado medidas correctivas sempre que existiram desvios significativos nos mesmos. 6. Avaliação da eficácia do sistema de forma a garantir o cumprimento continuo com os objectivos definidos e um julgamento da capacidade da organização para providenciar de forma sistemática um produto e/ou um serviço conformes Neste campo deve ser feita referência aos elementos mais significativos do SIG, nomeadamente: Políticas; Objectivos; Recursos; Aspectos e Impactes; Perigos e Riscos; Monitorização e Medição; Documentação; Processos; Comunicação; etc. Da política do SIG, incluída no Manual do Sistema foram estabelecidos os respectivos objectivos metas e decorrentes programas. O sistema de gestão está documentalmente estruturado em Manual SIG, Processos, Procedimentos, Planos do SIG, Instruções, Impressos, Registos e demais documentos associados, com os respectivos mecanismos de controlo estabelecidos e implementados. A organização identificou os seguintes processos: Gestão do SIG, Gestão de Clientes, Planeamento, Aprovisionamento, Produção, Facturação e Cobrança, Gestão de Recursos e Medição e Melhoria, com os respectivos mecanismos de monitorização identificados e Pág 5 de 8

6 10. Resumo da Auditoria implementados. (Nos casos em que o plano da auditoria seja elaborado por unidades organizacionais ou funcionais, convém que sejam também aqui identificadas) As práticas e evidências avaliadas permitem definir como adequada a metodologia implementada para garantir o providenciar de produtos e serviços de acordo com os requisitos aplicáveis e um adequado controlo, monitorização e gestão dos aspectos ambientais e dos perigos e riscos identificados 7. Locais a auditar / Critérios de amostragem Aquando da preparação da auditoria, o Auditor Coordenador deverá consultar na plataforma (Intranet) o agendamento da auditoria em questão. No campo Locais de Auditoria estão selecionados os sites a visitar (em caso de multi-site). No entanto caso não seja possível a visita/auditoria ao(s) site (s) programados, no resumo da auditoria, o Auditor Coordenador, deverá sempre justificar essa alteração. Para além disso não deverá ser auditado nenhum site, que não conste quer no pedido de certificação, certificado ou manutenção de dados. A não ser que exista informação no processo que o cliente solicitou alguma extensão. Em caso de locais temporários, ex. Obras, deve clarificar os critérios/ representatividade da amostragem realizada. 8. Avaliação da eficácia do sistema a garantir o cumprimento dos requisitos regulamentares, estatutários, legais aplicáveis às actividades das Organizações. (identificação, controlo e verificação da conformidade). Neste campo deve ser feita referência à identificação, controlo e verificação da conformidade com os requisitos regulamentares, estatutários e legais aplicáveis A organização formalizou no Manual do SIG a metodologia de identificação e acompanhamento dos requisitos legais aplicáveis aos produtos e serviços, responsabilidade social, ambiente, SST e Segurança Alimentar. Verificada a implementação através dos registos constantes na plataforma electrónica DuraLex revista a 30 Abril A verificação da conformidade foi formalizada na auditoria de Outubro de 2011, tendo-se detectado um incumprimento ao nível da consulta aos trabalhadores sobre SST, que através da metodologia de acções correctivas e preventivas foi satisfatoriamente concluída a 15 de Dezembro de 2011 (relatório NC Nº27/2011). 9. Análise de Reclamações, Não conformidades, Incidentes, Acções Correctivas e Preventivas. Comunicações: Neste campo deve ser feita uma avaliação da metodologia e práticas implementadas ao nível das reclamações, e da Comunicação interna e externa. A organização documentou no Procedimento XPTO a metodologia de tratamento do produto não conforme, reclamações e NC s, AC s e AP s. As autoridades e responsabilidades associadas à comunicação interna e externa estão formalizadas no Manual SIG. Da avaliação do dossier (12/2011) relativo à recolha do produto Creme de maça foi possível concluir que a organização cumpriu a totalidade dos requisitos legais aplicáveis (DEC Lei SedLex ). Da resposta à reclamação ambiental da parte interessada Junta de Freguesia foi possível constatar o envio da cópia actualizada do relatório das medições do ruído ambiental datado de 12/Fev/2012 comprovando o cumprimento dos requisitos legais aplicáveis. De acordo com o Programa de gestão 16/2012 foi possível verificar o início de uma análise multidisciplinar com Pág 6 de 8

7 10. Resumo da Auditoria base na metodologia 6 SIGMA para tentar reduzir os níveis de ruído 10. Pontos Fortes do Sistema: 11. Oportunidades de Melhoria: Pág 7 de 8

8 11. Descrição de Não Conformidades Identificar o Requisito da norma Número Tipo(M / m ) NP EN ISO 9001 NP EN ISO / EMAS II OHSAS NP 4397 NP EN ISO 22000:2005/Codex Alimentarius NP 4427:2004 Franchising Marcação CE Outro Descrição Na resposta ao relatório respeitar sempre o número da constatação Não juntar duas ou mais não conformidades (situações diferentes), mesmos que afectas ao mesmo ponto da norma [o Auditado tem tendência a responder apenas a parte do texto, além de dificultar a supervisão técnica da EIC e criar situações de fecho de não conformidade complicadas; registar, portanto, um número de não conformidades (NC) correspondente ao número de situações que se consideram como não conformidade]. Pág 8 de 8