Quadro de Avaliação e Responsabilização 2013

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1 MEMÓRIA DESCRITIVA I. NOTA INTRODUTÓRIA... 3 II. DIMENSÕES... 4 IV. INDICADORES dos Objetivos Operacionais por Dimensão... 6 EFICÁCIA... 6 OO1. Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER)... 6 Indicador 1: Taxa de Validação de Pedidos de Pagamento Cálculo do valor do Indicador: OO2: Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR)... 7 Indicador 2: Taxa de validação de Pedidos de Pagamento Cálculo do valor do indicador OO3. Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo... 8 Indicador 3: Taxa de execução de controlos de Pedido Único (PU) Cálculo do valor do indicador OO4. Agilizar a emissão de pareceres e licenças... 8 Indicador 4: Redução do limite do prazo legal para emissão de Pareceres e Licenças Cálculo do valor do Indicador EFICÊNCIA...12 OO5. Manter os custos de funcionamento...12 Indicador 5: Taxa de variação de custos de funcionamento Cálculo do valor do indicador OO6. Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento Receitas Gerais...13 Indicador 6: Taxa de execução orçamental 2013 na F.F /21

2 Obtenção do valor do indicador OO7. Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento presencial...14 Indicador 7: Taxa de Utentes satisfeitos Cálculo do valor do indicador QUALIDADE...15 OO8. Implementar as alterações de Imagem e Comunicação, e de Gestão Documental visando a interoperabilidade...15 Indicador 8: N.º mínimo de trabalhadores em cada Direção de Serviços com formação em contexto real de trabalho Cálculo do valor do indicador OO9. Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve...16 Indicador 9: Taxa de cobertura da Formação Profissional Cálculo do valor do indicador OO10. Assegurar o cumprimento dos planos de Comunicação e de Promoção de Agricultura Social...18 Indicador 10: Taxa de execução do Programa de Iniciativas do Plano de Comunicação Cálculo do valor do Indicador: Indicador 11: Taxa de execução do Programa de Iniciativas no âmbito da agricultura social Cálculo do valor do Indicador: Indicador 12: Taxa de Execução do Programa de Iniciativas no âmbito da Promoção dos Produtos Locais Cálculo do valor do Indicador: V. QUADRO RESUMO (Pesos por Dimensão, por Objetivo Operacional e por Indicador) /21

3 MEMÓRIA DESCRITIVA I. NOTA INTRODUTÓRIA O QUAR (Quadro de Avaliação e Responsabilização) é o instrumento de gestão que orienta e avalia o desempenho da DRAP Algarve na prossecução dos seus objectivos definidos para o ano de A definição das acções prioritárias da DRAPALG para 2013 e a consequente construção do seu do QUAR alicerçou-se na seguinte estratégia: Definição dos objetivos estratégicos; Estabelecimento dos objetivos operacionais e respetivos pesos na Dimensão (Eficácia, Eficiência e Qualidade); Estabelecimento dos indicadores dos objetivos operacionais, pesos no objetivo e metas em função dos respetivos valores críticos. Os Objetivos Estratégicos são os seguintes: OE1. Otimizar a gestão e aplicação dos fundos estruturais e/ou outras medidas de apoio aos setores agrícola e das pescas, maximizando a sua execução. OE2. Contribuir para a simplificação e atualização das políticas de licenciamento, urbanismo e ordenamento do território. OE3. Consolidar a imagem da DRAP Algarve junto dos seus clientes Assumiram-se como mais relevantes os seguintes Objetivos Operacionais (perfazendo um total de 68%): OO 10 (13,5 %) Assegurar o cumprimento dos Planos de Comunicação e de Promoção da Agricultura Social OO 3 (12%) Assegurar a execução do Plano anual de Controlo OO 7 (12%) Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento presencial 3/21

4 OO 6 (10,5 %) Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento 111 Receitas Gerais OO 1 (10%) Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) OO 2 (10%) Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) II. DIMENSÕES Os objetivos estruturam-se em três dimensões com pesos diferenciados, designadamente: Eficácia (40 %), Eficiência (30 %) e Qualidade (30 %). 4/21

5 III. OBJECTIVOS OPERACIONAIS OBJECTIVOS DESCRIÇÃO Eficácia (40%) Eficiência (30%) Qualidade (30%) O1 Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) (1 indicador) O2 Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) (1 indicador) O3 Assegurar a execução do Plano anual de Controlo (1 indicador) 04 Agilizar a emissão de Pareceres e Licenças (1 indicador) 05 Manter os custos de funcionamento (1 indicador) 06 Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento 111 Receitas Gerais (1 indicador) 07 Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento presencial (1 indicador) 08 Implementar as alterações de Imagem e Comunicação, e de Gestão Documental, visando a interoperabilidade (1 indicador) 09 Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve (1 indicador) 10 Assegurar o cumprimento dos Planos de Comunicação e de Promoção da Agricultura Social (3 indicadores) O PRODER é fundamental para a competitividade e sustentabilidade das zonas rurais. À administração compete a execução do Programa de forma eficaz maximizando-o. O PROMAR é fundamental para a competitividade e sustentabilidade do setor das pescas. À administração compete a execução do Programa de forma eficaz maximizando-o. A execução do plano de controlo de atribuição de prémios, subsídios e apoios decorrentes da PAC, permite cumprir o calendário anual de pagamentos, contribuindo para a sustentabilidade e competitividade do setor. A emissão de pareceres e licenças, de um modo célere e com qualidade, é uma das grandes preocupações da DRAP Algarve. A atual situação impõe a necessidade de encontrar formas de racionalizar os custos da atividade da DRAP Algarve. A DRAP Algarve pretende maximizar a sua execução orçamental, diminuindo os desvios nesta fonte de financiamento. A resposta a solicitações externas de uma forma célere e com qualidade, que satisfaça os utentes, é um dos objetivos da DRAP Algarve. A DRAP Algarve pretende implementar uma nova Imagem e aplicar na sua Gestão Documental a Macro Estrutura Funcional (MEF) prevista para a Administração Pública. A melhoria contínua da qualificação dos Recursos Humanos é essencial para assegurar a prestação de um serviço público de qualidade. A DRAP Algarve entende de maior importância as várias formas de comunicação com o seu público. Para tal elaborou três documentos que vão orientar a sua ação neste âmbito (Plano de Comunicação, e respetivo Programa de Iniciativas, e Programas de Promoção de Agricultura Social e de Promoção dos produtos locais). 5/21

6 IV. INDICADORES dos Objetivos Operacionais por Dimensão Cálculo do valor do Indicador Fontes de Informação EFICÁCIA (Peso 40%) OO1. Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) Peso: 25% Indicador 1: Taxa de Validação de Pedidos de Pagamento 85% 5% 100% Cálculo do valor do Indicador: (N.º de pedidos de pagamento validados/n.º de pedidos de pagamento submetidos) x 100 Para efeitos deste cálculo são considerados os pedidos de apoio submetidos, excluindo os pedidos de pagamento desistidos, anulados e documentalmente incompletos. Tendo em conta que a informação disponibilizada no idigital reporta valores acumulados, para cálculo do indicador serão considerados os dados retirados do sistema, referenciando a situação inicial, e a situação no final do ano. O valor do indicador será obtido, multiplicando por 100, o resultado do seguinte quociente: (N.º de pedidos de pagamento validados até final do ano - N.º de pedidos de pagamento validados no início do ano) (N.º de pedidos de pagamento submetidos até final do ano - N.º de pedidos de pagamento submetidos no início do ano) 6/21

7 Sistema de Informação IFAP (idigital) e base de dados regional - Incentivos. O valor crítico ou de excelência, corresponde à validação da totalidade dos pedidos de pagamento. OO2: Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) Peso: 25% Indicador 2: Taxa de validação de Pedidos de Pagamento 85% 5% 100% Cálculo do valor do indicador (N.º de pedidos de pagamento validados/n.º de pedidos de pagamento submetidos) x 100 Para efeitos deste cálculo são considerados os pedidos de pagamento entregues em suporte de papel e completos, excluindo todos os que impliquem reanálise do pedido de apoio. Não são considerados os pedidos de pagamento desistidos, anulados e documentalmente incompletos, bem como aqueles cuja análise esteja dependente de decisões da Autoridade de Gestão para ser feita ou concluída. Sistema de Informação IFAP (idigital) e base de dados regional - Incentivos. 7/21

8 O valor crítico ou de excelência, corresponde à validação da totalidade dos pedidos de pagamento. OO3. Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo Peso 30% Indicador 3: Taxa de execução de controlos de Pedido Único (PU) 92,5 % 2,5 % 100% Cálculo do valor do indicador (N.º de controlos executados/n.º de controlos atribuídos) x 100 Os controlos atribuídos são os disponibilizados, no sistema, pelo IFAP até 15 de outubro de 2013 e referem-se aos controlos do Pedido Único (PU). Base de dados IFAP (idigital) e base de dados regional - Controlo. O valor crítico ou de excelência, corresponde à execução da totalidade dos controlos atribuídos. OO4. Agilizar a emissão de pareceres e licenças Peso 20% Indicador 4: Redução do limite do prazo legal para emissão de Pareceres e Licenças 5 % 1 % 7% 8/21

9 Cálculo do valor do Indicador O valor deste indicador é obtido calculando a média aritmética das taxas médias de redução do número máximo de dias legalmente estabelecido (contados a partir do dia seguinte à data de receção do requerimento) para emissão das várias tipologias de licenças ou pareceres, descriminados na tabela abaixo. Os dados relativos às várias ocorrências são obtidos no GESCOR e registadas numa folha de cálculo MS EXCEL pelo serviço emissor do parecer ou licença (uma folha para cada tipologia de parecer ou licença), na qual, sobre cada pedido é preenchida uma linha com os seguintes dados: identificação do pedido e respetivas datas de receção e da emissão de parecer ou licença respetivamente e sempre que se aplique, a(s) data(s) de pedido(s) de elementos em falta e da(s) entrada(s) da(s) resposta(s) do requerente) e automaticamente preenche uma outra célula com a taxa de redução do prazo (percentagem do desvio entre o estabelecido e o executado (excluindo o tempo que medeia entre pedido de elementos e receção destes quando tal aconteça) relativamente ao estabelecido). Em resumo, os dados são recolhidos no GESCOR, registados em EXCEL e processados em três níveis de apuramento: determinação da taxa de redução para cada ocorrência (1º), cálculo da média das taxas de redução por tipologia (2º) e obtenção da média das taxas de todas as tipologias (3º) sendo este resultado o valor do indicador. Os cálculos podem ser apresentados através das seguintes fórmulas: 1. Taxa de redução do prazo legal de cada ocorrência (de cada tipologia de Parecer e Licença): ( ( (Nº máximo de dias) - (Data de saída - Data de entrada) ) / (Nº máximo de dias) ) * Média da taxa de redução do prazo legal das várias ocorrências (de cada tipologia de Parecer e Licença): (Somatório das taxas de redução do prazo legal das ocorrências registadas) / nº de ocorrências registadas 3. Média das taxas de redução do prazo legal das várias ocorrências de todas as tipologias (Parecer e Licença): 9/21

10 (Somatório das taxas de redução do prazo legal na tipologia ) / nº de tipologias de pareceres e licenças 10/21

11 Indicador 4 - Redução do limite do prazo legal para emissão de Pareceres e Licenças. N/O Código Descrição Diploma legal Limite do prazo legal estabelecido (nº de dias) Autorização para alteração de frota:. mudança de proprietário; CPA DL 442/91 30 dias úteis 1 ALT_FROT_PESC_ mudança de motor; CPA DL 442/91 30 dias úteis. transferência para outra capitania; CPA DL 442/91 30 dias úteis. mudança de atividade; CPA DL 442/91 30 dias úteis (N.º de dias 2 LIC_ANMAR_ entre a data do Dec. Reg. mail da DGRM Licença para apanha de 7/2000 art. sobre criação da animais marinhos 76 e 77 linha de licenças (renovação) Desp para o ano 14694/2003 seguinte e a data de 30/Nov 3 LIC_EMBPESCA_ REAP_PEC EDISOL EIASIOL Licença para embarcações de pesca local (renovação) Regime de Exercício da Atividade Pecuária, Regime de Registo ou Declaração Prévia (estabelecimentos Classe 2) Edificação em solos rurais, infra-estruturas e apoios agrícolas, emissão de parecer Estudos de impacte ambiental e proposta de definição de âmbito Dec. Reg. 7/2000 art. 76 e 77 Desp 14694/2003 DL214/2008 Art. 29º DL 555/1999 Lei 60/2007 DL 26/2010 DL 232/2007 DL197/2005 DL 46/2009 (N.º de dias entre a data do mail da DGRM sobre criação da linha de licenças para o ano seguinte e a data de 30/Nov 20 dias úteis 20 dias úteis 40 dias úteis 11/21

12 7 FRAPR RAN PROAPI_CAND PROAPI_PP AUT_FITOFARM Fracionamento de Prédios Rústicos Pareceres sobre delimitação da RAN Programa Apícola Nacional, receção e avaliação de candidaturas. Programa Apícola Nacional, receção e avaliação de pedidos de pagamento Autorização de exercício para aplicação, distribuição e venda de produtos fitofarmacêuticos DL103/1990 DL 59/1991 DL 73/2009 DL 555/1999 Lei 60/2007 DL 26/2010 PAN Desp Normativo xx/2013 (em preparação) PAN Desp Norm 27/2010 DL 173/ dias úteis 20 dias úteis No PAN 2011/2013: 67 dias de calendário + 35 dias de calendário 5 dias úteis DSC + 15 dias úteis DSIC 60 dias úteis Sistema de Gestão Documental GESCOR. O valor crítico ou de excelência, corresponde a uma redução de 7% do prazo legal para a emissão de pareceres EFICÊNCIA 30% OO5. Manter os custos de funcionamento Peso 25% Indicador 5: Taxa de variação de custos de funcionamento 0 % 0,10 % - 0,25% 12/21

13 Considerando a atual conjuntura financeira da Administração Pública, colocar uma meta de redução de custos mais ambiciosa, poria em causa o funcionamento do próprio organismo. Assim, a meta considerada foi a da manutenção dos custos de funcionamento quando comparados com os do ano anterior, na FF e no agrupamento indicados. No entanto, caso o organismo consiga reduzir, ainda que em valores moderados (0,25%) o valor executado no ano anterior, considera-se o valor apresentado como o valor de excelência em termos de objetivo. Cálculo do valor do indicador Taxa de redução dos custos de funcionamento * =[(Execução orçamental 2013 Execução orçamental 2012/ Execução orçamental 2012)] x 100 * Agrupamento 02 das FF 111 e 123 Conta de Gerência. Considerando a situação atual atrás referida o valor de excelência é -0,25 %. OO6. Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento Receitas Gerais Peso 35% Indicador 6: Taxa de execução orçamental 2013 na F.F % 2,5% 100% Obtenção do valor do indicador Taxa de execução orçamental 2013 na F.F. 111= [(Total de pagamentos na FF 111 a / Valor das dotações corrigidas líquidas de cativos)] x 100 GeRFiP Sistema de Gestão de Recursos Financeiros Partilhados. 13/21

14 Execução orçamental de 100%. OO7. Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento presencial Peso 40% Indicador 7: Taxa de Utentes satisfeitos 85 % 5% 100% Cálculo do valor do indicador (N.º de utentes atendidos com grau de satisfação >= a 3 (numa escala de 1 a 5)/N.º de utentes atendidos)x100 O valor deste indicador é obtido através da aplicação de um questionário à satisfação dos utentes em período a determinar pela Direção, em vários locais de atendimento: Expediente Patacão; Parcelário Patacão; Sala Parcelário Tavira; Sala Parcelário Portimão; Atendimento Faro; DSI Patacão; Núcleo de Olhão (Pescas); DSDAR (Direção de Serviços e Centro de Experimentação) e Laboratório Patacão, DSDAR Tavira (Laboratório e Centro Experimentação) e DSDAR Portimão (Vinhas); Atendimento Tavira; Atendimento Portimão;. Os questionários são entregues em papel aos utentes e deles recebidos logo após o atendimento nos respetivos locais de atendimento. Neste processo seguem-se procedimentos previamente estabelecidos, designadamente: os questionários (para serem respondidos) depois de autenticados através de rubrica por um responsável são enviados em número determinado para os vários locais de atendimento pelo Gabinete da Direção em anexo a uma mensagem interna registada em GESCOR; 14/21

15 os questionários respondidos e os não respondidos são devolvidos, pelos serviços de atendimento, ao Gabinete da Direção no dia útil seguinte ao final de cada período de aplicação previamente estabelecido que confirma a receção através de mensagem interna registada em GESCOR e autentica a receção de cada um através de uma outra rubrica; os dados do questionário são registados em folha MS EXCEL onde são apurados os resultados, designadamente o número de utentes que se manifestaram satisfeitos (cuja média das pontuações atribuídas superior ou igual a 3). GESCOR Sistema de Gestão Documental e Questionários preenchidos. O valor crítico ou de excelência é a satisfação de todos os utentes. QUALIDADE 30% OO8. Implementar as alterações de Imagem e Comunicação, e de Gestão Documental visando a interoperabilidade Peso 30% Indicador 8: N.º mínimo de trabalhadores em cada Direção de Serviços com formação em contexto real de trabalho Cálculo do valor do indicador (N.º de trabalhadores de cada Direção de Serviços com formação em contexto real de trabalho/n.º total de trabalhadores de cada Direção de Serviços)x100 15/21

16 Documentação da ação de formação em contexto real de trabalho autenticada pelo Diretor Regional que inclui o programa estabelecido (datas e horário, conteúdo programático, objetivos, formando(s) e formador, etc) e a folha do sumário validada pelo formando(s) e formador. O valor crítico ou de excelência corresponde a 4 trabalhadores por Direção de Serviços e DCD e UGD em dependência direta do Diretor Regional OO9. Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve Peso 25% Indicador 9: Taxa de cobertura da Formação Profissional 32 % 5 % 41% Cálculo do valor do indicador (N.º total de trabalhadores que frequentam ações de formação em 2013/N.º total de trabalhadores a 1 de Janeiro de 2013) x 100 No âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 89/2010 de 17 de Novembro, a DRAP tem de facilitar a frequência de pelo menos uma ação de formação a 52 trabalhadores, nominalmente identificados, que não tiveram ações de formação em 2011 e O número total de trabalhadores a era /21

17 Numa população de 194 trabalhadores, a meta é 32% dos trabalhadores frequentarem ações de formação profissional (62 trabalhadores) incluindo obrigatoriamente os que não tiveram formação em 2011 e A tolerância é 5% (10 trabalhadores), donde resulta que o intervalo de cumprimento é 27% (52 trabalhadores) - 37% (72 trabalhadores). Não cumpre se não se formarem todos os trabalhadores que não tiveram formação em 2011 e 2012 (os 52 indentificados nominalmente e que representam 27% da população. Supera se se formarem mais do que 72 trabalhadores (o que representa 37% da população) incluindo obrigatoriamente os 52 trabalhadores que não tiveram formação em 2011 e Os certificados ou declarações de participação em ação de formação em 2013 são registados em GESCOR como documentos internos ou externos conforme a situação (ações internas, ações externas ou propostas pelo próprio trabalhador auto formação). GESCOR Sistema de Gestão Documental. O valor crítico é 41% (80 trabalhadores incluindo obrigatoriamente os 52 trabalhadores que não tiveram formação em 2011 e 2012). 17/21

18 OO10. Assegurar o cumprimento dos planos de Comunicação e de Promoção de Agricultura Social Peso 45% Indicador 10: Taxa de execução do Programa de Iniciativas do Plano de Comunicação A experiência de anos anteriores comprova que, pese embora o planeamento deste tipo de iniciativas, muitas vezes não é possível realizar a totalidade das mesmas, por motivos alheios à vontade da Direção Regional. 80 % 5 % 100% Cálculo do valor do Indicador: (N.º de Iniciativas executadas/ N.º de Iniciativas programadas) x 100 O plano de comunicação, enviado ao gabinete do Exm.º Sr. Secretário de Estado da Agricultura, em , integra um programa de iniciativas para 2013 que se desenvolvem em 3 eixos, a saber: Eixo 1 Divulgação e Informação com 38 ações previstas; Eixo 2 Promoção e Valorização com 13 ações previstas; Eixo 3 Produção de conteúdos informativos com 23 ações previstas. Perfaz, assim, um total de 74 ações. Mensagem de correio eletrónico de que remete o Plano de Comunicação ao Exm.º Sr. Secretário de Estado da Agricultura Relatório de execução do Programa validado pelo Senhor Diretor Regional com os comprovativos da realização das ações (p.e. folheto de divulgação, lista de presenças, fotos do evento). 18/21

19 O valor crítico ou de excelência, corresponde a realização da totalidade da totalidade das iniciativas programadas neste âmbito. Indicador 11: Taxa de execução do Programa de Iniciativas no âmbito da agricultura social 90 % 5 % 100% Cálculo do valor do Indicador: (N.º de Iniciativas na área da agricultura social executadas/ N.º de Iniciativas programadas) x 100 Para 2013, a DRAP Algarve programou um conjunto de iniciativas no sentido de promover a Agricultura Social nos planos Institucional e Privado, designadamente promoção à instalação de hortas sociais e outras iniciativas de pequena agricultura e apoio técnico ao seu funcionamento. Concretamente, programou 16 ações junto de entidades locais. Programa de iniciativas no âmbito da agricultura social e Relatório de execução deste Programa ambos validados pelo Senhor Diretor Regional O valor crítico ou de excelência, corresponde à execução da totalidade das iniciativas programadas neste âmbito. 19/21

20 Indicador 12: Taxa de Execução do Programa de Iniciativas no âmbito da Promoção dos Produtos Locais 90 % 5 % 100% Cálculo do valor do Indicador: (N.º de Iniciativas no âmbito da promoção dos produtos locais executadas/ N.º de Iniciativas programadas) x 100 Para 2013, a DRAP Algarve programou um conjunto de iniciativas no sentido de promover os produtos locais da terra e do mar, designadamente recolha de receitas tradicionais destes produtos. Para tal, programou a recolha de 20 receitas tradicionais. Programa de iniciativas no âmbito da promoção dos produtos locais e Relatório de execução deste Programa ambos validados pelo Senhor Diretor Regional O valor crítico ou de excelência, corresponde à execução da totalidade das iniciativas programadas neste âmbito. 20/21

21 V. QUADRO RESUMO (Pesos por Dimensão, por Objetivo Operacional e por Indicador) DIMENSÃO OBJETIVO OPERACIONAL INDICADOR Peso da Dimensão no QUAR Peso do Objetivo Operacional na Dimensão Peso do Indicador no Objetivo Operacional Peso do Indicador no QUAR Peso do Objetivo Operacional no QUAR (%) (%) (%) (%) (%) Eficácia 40 OO1 * * Indicador OO2 * * Indicador OO3 * * Indicador OO Indicador Eficiência 30 OO5 25 7,5 Indicador ,5 OO6 * 35 10,5 * Indicador ,5 OO7 * * Indicador Qualidade 30 OO Indicador OO9 25 7,5 Indicador ,5 OO10 * 45 13,5 * Indicador ,4 Indicador ,4 Indicador ,7 TOTAL 100 X X * Objetivo Relevante: 1, 2, 3, 6, 7 e 10 21/21