ÍNDICE I.NOTA INTRODUTÓRIA 4 I.1.ENQUADRAMENTO 4 I.2.BREVE ANÁLISE CONJUNTURAL 5 I.3.ORIENTAÇÕES GERAIS E ESPECÍFICAS PROSSEGUIDAS PELA DRAP ALGARVE 6

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2 ÍNDICE I.NOTA INTRODUTÓRIA 4 I.1.ENQUADRAMENTO 4 I.2.BREVE ANÁLISE CONJUNTURAL 5 I.3.ORIENTAÇÕES GERAIS E ESPECÍFICAS PROSSEGUIDAS PELA DRAP ALGARVE 6 I.3.1. LEGISLAÇÃO DE ENQUADRAMENTO DA DRAP ALGARVE 7 I.3.2. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DA DRAP 9 I.3.3. OBJETIVOS OPERACIONAIS DA DRAP 10 II.AUTO - AVALIAÇÃO 12 II.1.ANÁLISE QUANTITATIVA E QUALITATIVA DOS RESULTADOS DA EXECUÇÃO A 31DEZ2013 E DESVIOS DA EXECUÇÃO RELATIVAMENTE AO PREVISTO NO QUAR APROVADO 12 II.2.MONITORIZAÇÃO E REFORMULAÇÃO DO QUAR 21 II.3.APRECIAÇÃO POR PARTE DOS UTILIZADORES 21 II.4.AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO 22 II.5.APRECIAÇÃO POR PARTE DOS DIRIGENTES INTERMÉDIOS E DEMAIS TRABALHADORES 24 II.6.CAUSAS DE INCUMPRIMENTO DE AÇÕES OU NÃO EXECUÇÃO DE PROJETOS 25 II.7.MEDIDAS A IMPLEMENTAR PARA UM REFORÇO POSITIVO DE DESEMPENHO 25 II.8.COMPARAÇÃO COM O DESEMPENHO DE SERVIÇOS IDÊNTICOS 35 II.9.AUDIÇÃO DE DIRIGENTES INTERMÉDIOS E DEMAIS TRABALHADORES 36 III.RECURSOS AFETOS 37 III.1.RECURSOS HUMANOS 37 III.2.RECURSOS FINANCEIROS 38 IV.SÍNTESE DA ATIVIDADE DESENVOLVIDA 39 IV.1. ATIVIDADES PREVISTAS NO PLANO DE ATIVIDADES E APURAMENTO DOS RESULTADOS POR UNIDADE ORGÂNICA 39 IV.1.1.DIREÇÃO E ERRAN (ESTRUTURA REGIONAL DA RAN) 39 IV.1.2.DIVISÃO DE COMUNICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO (D.C.D.) 41 IV.1.3.UNIDADE DE GESTÃO DAS DELEGAÇÕES (U.G.D.) 45 IV.1.4.NÚCLEO DE APOIO JURÍDICO, ASSESSORIA E AUDITORIA INTERNA (N.A.J.A.A.I.) 48 IV.1.5.DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO (D.S.A.) 51 IV.1.6.DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INVESTIMENTO (D.S.I.) 56 IV.1.7.DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE CONTROLO (D.S.C.) 59 IV.1.8.DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE DESENVOLVIMENTO AGRO-ALIMENTAR E RURAL (D.S.D.A.R.) 62 IV.2. ATIVIDADES NÃO PREVISTAS NO PLANO DE ATIVIDADES 66 V.ANÁLISE SINTÉTICA DO BALANÇO SOCIAL 67 RELATÓRIO DE ATIVIDADES /107

3 VI.PUBLICIDADE INSTITUCIONAL 74 VII.FORMAÇÃO PROFISSIONAL 75 VIII.AVALIAÇÃO FINAL 77 VIII.1.APRECIAÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS RESULTADOS ALCANÇADOS 77 VIII.2.BREVE ANÁLISE SOBRE A EXECUÇÃO GLOBAL DO PLANO DE ATIVIDADES E SEU REFLEXO NA ARTICULAÇÃO COM O PROGRAMA DO GOVERNO 77 VIII.3.MENÇÃO PROPOSTA 78 VIII.4.CONCLUSÕES PROSPETIVAS 78 IX.ANEXOS 79 ANEXO I. MAPA DE PESSOAL APROVADO PARA ANEXO II ORÇAMENTO (PLANEADO E EXECUTADO 2013) 81 ANEXO III. QUESTIONÁRIO APLICADO AOS UTENTES - RELATÓRIO 85 ANEXO IV. QUESTIONÁRIO APLICADO AOS TRABALHADORES RELATÓRIO 94 RELATÓRIO DE ATIVIDADES /107

4 I.NOTA INTRODUTÓRIA I.1.Enquadramento O Relatório Anual de Atividades, a par do Plano Anual de Atividades é um instrumento fundamental da gestão das organizações, cuja obrigatoriedade por parte de todos os serviços e organismos da administração pública está legalmente estabelecida no DL 183/96 de 27 de setembro. Este diploma estabelece que no Relatório de Atividades se relate o percurso efetuado, se apontem os desvios, se avaliem resultados e se estruture informação relevante para os próximos ciclos de gestão. A elaboração do Relatório de Atividades está associada à fase final do ciclo de gestão dos serviços e também integra o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública, SIADAP (Lei 66-B/2007) (Relatório Anual de Atividades com demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados integrando o balanço social e o relatório de auto avaliação), à semelhança de outros documentos previsionais e de prestação de contas que estão associados a outras fases do referido ciclo de gestão: Fixação dos objetivos para o ano seguinte, Aprovação do Orçamento e do Mapa de Pessoal, Elaboração e aprovação do Plano de Atividades, Reporte de monitorização dos resultados e eventual reformulação dos objetivos do serviço e unidades orgânicas. O referido sistema SIADAP baseia-se em (1) alinhamento da ação dos serviços, dos dirigentes e dos trabalhadores, (2) reforço do sentido de responsabilidade e orientação para os resultados, (3) participação de todos os trabalhadores e dirigentes na gestão e na avaliação dos serviços e (4) transparência utilizando critérios objetivos assentes em indicadores, publicitados. Os três subsistemas de avaliação de desempenho que integra (o dos Serviços, SIADAP 1, o dos Dirigentes Intermédios, SIADAP 2 e o dos Trabalhadores, SIADAP 3) articulamse pela coerência entre objetivos fixados no âmbito do sistema de planeamento, objetivos do ciclo de gestão do serviço, objetivos fixados na carta de missão dos dirigentes superiores e objetivos fixados aos demais trabalhadores. A avaliação de desempenho de cada serviço (SIADAP 1) assenta num quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) estabelecido anualmente, no qual o serviço evidencia a sua missão, os seus objetivos estratégicos e anuais e respetivos indicadores de medida, fontes de verificação e recursos disponíveis. Os objetivos anuais do serviço são fixados no ano anterior tendo em conta a missão, atribuições, objetivos estratégicos, compromissos da carta de missão, resultados da avaliação anterior e disponibilidade orçamental do serviço. A avaliação Relatório de Atividades /107

5 de desempenho do serviço é efetuada através de auto avaliação, realizada anualmente em articulação com o ciclo de gestão e o relatório de auto avaliação é parte integrante do Relatório Anual de Atividades do serviço. A avaliação sustenta-se na apreciação dos resultados alcançados e desvios face ao previsto, atividade desenvolvida, capacidades (recursos), breve análise da envolvência externa e grau de satisfação dos utilizadores, e com base na referida avaliação são planeadas ações visando o reforço positivo do desempenho a implementar no ciclo de gestão seguinte. Nesta fase final do ciclo de gestão (avaliação, no inicio do ano seguinte) todos os dirigentes e demais trabalhadores da DRAP Algarve participam em reuniões da sua unidade orgânica para discutir a auto avaliação, do mesmo modo que participam em reuniões sobre instrumentos de gestão nas fases inicial (fixação de objetivos e elaboração do plano anual de atividades para o ano seguinte) e intermédia do ciclo (monitorização com eventual revisão, durante o ano). I.2.Breve análise conjuntural A crise económica e financeira que o país enfrenta, a execução de medidas de consolidação orçamental por um lado, e a necessidade de reformas estruturais na economia consubstanciadas no Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), em curso, e de medidas prioritárias em alguns setores, designadamente agricultura, florestas, mar e território (visando a otimização da execução dos apoios comunitários, dos recursos marinhos e da organização do território como alicerce sólido para o desenvolvimento) marcam a conjuntura na qual a DRAP se desempenhou em Ao longo do ano de 2013 verificou-se uma alteração orgânica do Ministério que integra as DRAP s. Em agosto de 2013, é criado o Ministério da Agricultura e do Mar (MAM) e extinto o Ministério da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (MAMAOT) (DL 119/2013 de 21 de agosto que altera o DL 86-A/2011 de 12 de julho que aprova a lei orgânica do XIX Governo Constitucional). A aprovação da estrutura orgânica do Ministério da Agricultura e do Mar foi publicada em 2014 (DL 18/2014 de 4 de fevereiro). Esta alteração orgânica do Governo não implicou, em 2013, alterações nas Direções Regionais de Agricultura e Pescas. As estruturas orgânica, nuclear e flexível da Direção Regional de Agricultura e Pescas do Algarve em vigor foram estabelecidas em 2012 no contexto do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC) cujas linhas gerais foram determinadas pelo Governo no âmbito do Compromisso Eficiência considerando que o primeiro e mais importante impulso do Relatório de Atividades /107

6 Plano deveria ser dado no processo de preparação das leis orgânicas dos organismos (vide DR 39/2012 de 11 de abril que aprova a lei orgânica das DRAP s, a Portaria 305/2012 de 4 de outubro que aprova a estrutura nuclear das DRAP s e o Despacho 13475/2012 que aprova a estrutura flexível da DRAP Algarve (publicado no DR 2ª série nº 200 de 16 de outubro, alterado e republicado no DR 2ª série nº 98 de 22 de maio de 2013). I.3.Orientações gerais e específicas prosseguidas pela DRAP Algarve As orientações prosseguidas pela DRAP em 2013 decorrem (1) da legislação que a define, (2) da estratégia do Ministério da Agricultura e do Mar em alinhamento direto com as Grandes Opções do Plano (designadamente a 2ª e a 5ª GOP) com os quais estão alinhados os objetivos estratégicos da DRAP e (3) das orientações estratégicas definidas nas Cartas de Missão dos Dirigentes Superiores da DRAP Algarve, a saber: a) Promover o aumento da produção nacional com vista a contribuir para a autosuficiência alimentar medida em termos globais, ou seja, em valor; b) Contribuir para melhorias ao nível da concentração da oferta e para o aumento do peso da produção nas cadeias de distribuição alimentar e outras; c) Contribuir para aumentar o rendimento dos agricultores, condição essencial para a atração de jovens para a agricultura e fator crucial para obter transformações rápidas e duráveis neste sector; d) Contribuir para a criação e dinamização de mercados de proximidade e para o aumento da disponibilidade de terras para o desenvolvimento de projetos do sector agrícola, incentivando o início de atividade de novos agricultores, nomeadamente dos mais jovens; e) Contribuir para o aumento e consolidação da competitividade, da valorização da inovação, do dinamismo empresarial e do conhecimento; f) Contribuir para tornar o mar um vetor essencial do desenvolvimento português, contribuindo para repensar o conceito estratégico de Portugal; g) Contribuir para a defesa do sector das pescas e para a promoção da aquicultura num enquadramento de sustentabilidade; h) Contribuir para o desenvolvimento de um território sustentável. i) Contribuir para a simplificação e atualização das políticas de licenciamento, urbanismo, ordenamento do território e mobilidade social. Relatório de Atividades /107

7 I.3.1. Legislação de enquadramento da DRAP Algarve A DRAP Algarve tem por missão participar na formulação e execução das políticas nas áreas da agricultura, do desenvolvimento rural e das pescas e, em articulação com os organismos e serviços centrais competentes e de acordo com as normas e orientações por estes definidas, contribuir para a execução das políticas nas áreas de segurança alimentar, da proteção animal, da sanidade animal e vegetal, da conservação da natureza e das florestas, no quadro de eficiência da gestão local de recursos. As suas atribuições são as seguintes: a) Executar, na região, as medidas de política agrícola, de desenvolvimento rural, e das pescas; b) Realizar o levantamento das características e das necessidades dos subsectores agrícola, agroindustrial e das pescas e dos territórios rurais, no quadro do sistema estatístico nacional; c) Executar, de acordo com as normas funcionais definidas pelos serviços e organismos centrais, as ações necessárias à receção, análise, aprovação, acompanhamento e validação dos projetos de investimento apoiados por fundos públicos, bem como promover a tramitação relativa à receção, análise e validação conducente ao pagamento dos respetivos apoios; d) Incentivar ações e projetos de intervenção no espaço rural e de programas ou planos integrados de desenvolvimento rural e apoiar os agricultores e as suas associações, bem como as populações rurais no âmbito das atribuições que prosseguem; e) Coordenar a execução de ações conjuntas enquadradas nos planos oficiais de controlo no âmbito da segurança alimentar, da proteção animal e da sanidade animal e vegetal, de acordo com as orientações funcionais emitidas pelos organismos e serviços centrais competentes em razão da matéria; f) Executar as ações enquadradas nos planos oficiais de controlo relativos aos regimes de apoio no âmbito da política agrícola comum, de acordo com as orientações funcionais emitidas pelos organismos e serviços centrais competentes em razão da matéria; Relatório de Atividades /107

8 g) Coordenar o processo de licenciamento no âmbito do regime económico da atividade pecuária, de acordo com as orientações funcionais emitidas pelos serviços e organismos centrais competentes em razão da matéria; h) Coordenar o processo de licenciamento das indústrias alimentares no âmbito do regime do exercício da atividade industrial, de acordo com as orientações funcionais emitidas pela autoridade responsável pela gestão do sistema de segurança alimentar; i) Colaborar na execução a nível regional, de acordo com as orientações funcionais emitidas pelos serviços e organismos centrais competentes em razão da matéria, da gestão das áreas classificadas, bem como da conservação da natureza e da gestão sustentável de espécies, habitats naturais da flora e da fauna selvagem e de geosítios; j) Colaborar na execução de ações enquadradas nas políticas de ordenamento florestal, do regime florestal, das fileiras florestais, políticas cinegéticas, aquícolas das águas interiores e as relativas a outros produtos ou recursos da floresta, bem como acompanhar os programas ou planos de gestão e proteção da floresta, de acordo com as orientações funcionais emitidas pelos serviços e organismos centrais competentes em razão da matéria. De acordo com o estabelecido no DR 39/2012 de 11 de abril e a Portaria 305/2012, de 4 de outubro a DRAP estabeleceu a sua estrutura orgânica (criação das unidades orgânicas no âmbito da estrutura flexível do organismo (Divisões) e respetivas competências) publicada no Despacho 13475/2012, Diário da República, 2.ª série, n.º 200, de 16 de outubro de 2012 e alterado e republicado no Diário da República, 2.ª série, n.º98, de 22 de maio de 2013) com a seguinte composição: Direção, da qual dependem diretamente as quatro direções de serviços, três divisões e um núcleo, quatro direções de serviço e nove divisões na dependência direta das quatro direções de serviços. A seguir a representação gráfica da estrutura orgânica da DRAP Algarve: Relatório de Atividades /107

9 DIREÇÃO ERRAN DIVISÃO DE COMUNICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO NÚCLEO DE APOIO JURÍDICO, ASSESSORIA E AUDITORIA INTERNA DELEGAÇÃO DE SOTAVENTO DELEGAÇÃO DE SOTAVENTO DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INVESTIMENTO DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE CONTROLO DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE DESENVOLVIMENTO AGROALIMENTAR E RURAL Seção de Património, Aprovisionamento e Logística NÚCLEO DE APOIO INFORMÁTICO DIVISÃO DE INCENTIVOS DIVISÃO DE CONTROLO DIVISÃO DE PROMOÇÃO DO INVESTIMENTO E APOIO À AGRICULTURA SOCIAL DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS DIVISÃO DE GESTÃO FINANCEIRA DIVISÃO DE LICENCIAMENTO DIVISÃO DE AGRICULTURA, ESTUDOS E PROGRAMAÇÃO Seção de Processamentos e Assiduidade DIVISÃO DE SANIDADE DIVISÃO DE PESCAS E AQUICULTURA I.3.2. Objetivos estratégicos da DRAP Alinhados com as Grandes Opções do Plano e com os objetivos superiormente determinados em sede das Cartas de Missão dos Dirigentes Superiores da DRAP Algarve 1, os objetivos estratégicos da DRAP nortearam o desempenho em 2013 no sentido de: 1 a) Assegurar a plena execução dos instrumentos de apoio aos sectores agrícola e das pescas; b) Garantir a execução dos Planos Anuais de Controlo; c) Intensificar a cooperação com os agentes do sector e do meio rural e consolidar a confiança do sector na DRAP; d) Garantir a eficiência e qualidade dos serviços prestados Aperfeiçoamento dos instrumentos organizacionais e sistemas Relatório de Atividades /107

10 otimizar a gestão e aplicação dos fundos estruturais e/ou outras medidas de apoio aos setores agrícola e das pescas maximizando a sua execução contribuir para a simplificação e atualização das políticas de licenciamento, urbanismo e ordenamento do território. consolidar a imagem da DRAP Algarve junto dos seus clientes. I.3.3. Objetivos operacionais da DRAP Prosseguindo as orientações atrás apresentadas a Direção Regional de Agricultura e Pescas do Algarve, estabeleceu para 2013, 10 objetivos operacionais, sendo 4 da dimensão Eficácia; 3 da dimensão Eficiência e igual número da dimensão Qualidade. Na tabela seguinte descrevem-se os referidos objetivos operacionais, bem como a sua relação com os objetivos estratégicos traçados: de informação existentes e a articulação com os serviços do MAMAOT; e) Otimizar a gestão dos recursos e controlar os custos de funcionamento. Relatório de Atividades /107

11 Objetivos Estratégicos (OE) Objetivos Operacionais (OO) OE 1 Otimizar a gestão e aplicação dos fundos estruturais e/ou outras medidas de apoio aos setores agrícola e das pescas, maximizando a sua execução OE 2 Contribuir para a simplificação e atualização das políticas de licenciamento, urbanismo e ordenamento do território OE 3 Consolidar a Imagem da DRAP Algarve junto dos seus clientes EFICÁCIA OO1 Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) X OO2 Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) X OO3 Assegurar a execução do plano anual de Controlo X OO4 Assegurar a emissão de Pareceres e Licenças X EFICIÊNCIA OO5 Manter os custos de funcionamento X OO6 Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento 111 Receitas X Gerais OO7 Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento presencial X X QUALIDADE OO8 Implementar as alterações de Imagem e Comunicação, e de Gestão Documental visando a X X interoperabilidade OO9 Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve X X O10 Assegurar o cumprimento dos Planos de Comunicação e de Promoção da Agricultura Social X X Relatório de Atividades /107

12 II.AUTO - AVALIAÇÃO II.1.Análise quantitativa e qualitativa dos resultados da execução a 31dez2013 e desvios da execução relativamente ao previsto no QUAR aprovado Como referido anteriormente no ponto I.1. Enquadramento, a avaliação de desempenho da DRAP Algarve em 2013 assenta no QUAR aprovado e em cujos resultados de execução (objetivos e recursos financeiros e humanos) associados à informação relativa à satisfação dos utilizadores se baseia a auto avaliação, sobre a qual foram ouvidos todos os dirigentes e demais trabalhadores. O QUAR da DRAP Algarve 2013, após o pedido de reformulação devidamente homologado pela Sr.ª Ministra da Agricultura e do Mar, a , integra 10 objetivos operacionais e 12 indicadores cujos pesos se indicam no quadro seguinte: Objetivo Operacional Indicador Indicador no objetivo Objetivo no Parâmetro Pesos Parâmetro no QUAR Indicador no QUAR Objetivo no QUAR OO1 Ind1 100% 25% 10% 10% OO2 Ind2 100% 25% 10% 10% 40% OO3 Ind3 100% 30% 12% 12% OO4 Ind4 100% 20% 8% 8% OO5 Ind5 100% 25% 7,5% 7,5% OO6 Ind6 100% 35% 30% 10,5% 10,5% OO7 Ind7 100% 40% 12% 12% OO8 Ind8 100% 30% 9% 9% OO9 Ind9 100% 25% 7,5% 7,5% Ind10 40% 30% 5,40% OO10 Ind11 40% 45% 5,40% 13,5% Ind12 20% 2,70% TOTAL 100% 100% Apresentam-se no fim deste ponto, os resultados da execução do QUAR DRAP Algarve 2013: valores da execução e respetivas taxas de realização de indicadores, objetivos operacionais, Dimensões e QUAR (apresentação numérica e em gráfico), execução dos recursos financeiros e dos recursos humanos (UERH) e respetivos desvios face ao planeado bem como a listagem das fontes de verificação por indicador. Relatório de Atividades /107

13 Em síntese, as taxas de realização global, por dimensão, por objetivo e por indicador foram as seguintes: Dimensão Objetivo Operacional Indicador Taxas de realização ponderada Indicador Objetivo operacional Dimensão Eficácia Eficiência Qualidade OO1 Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) (R) OO2 Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) (R) OO3 Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo (R) OO4 Agilizar a emissão de Pareceres e Licenças Ind1 11,65% 11,65% Ind2 11,53% 11,53% Ind3 15,00% 15,00% Ind4 8,44% 8,44% OO5 Manter os custos de funcionamento Ind5 63,34% 63,34% OO6 Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento 111 Receitas Gerais (R) Ind6 13,07% 13,07% OO7 Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento Ind7 14,81% 14,81% presencial (R) OO8Implementar as alterações de Imagem e Comunicação, e de Gestão Ind8 10,35% 10,35% Documental visando a interoperabilidade OO9 Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve Ind9 18,01% 18,01% OO10 Assegurar o cumprimento dos Ind10 5,40% Planos de Comunicação e de Promoção Ind11 6,75% 15,53% da Agricultura Social (R) Ind12 3,38% 46,6% 91,2% 43,9% TOTAL 181,7% 181,7% 181,7% Legenda: (R) Objetivo operacional relevante no QUAR_DRAP Algarve 2013 Os objetivos mais relevantes em 2013, isto é, aqueles que, somando os pesos por ordem decrescente de contribuição para a avaliação final, perfazem uma percentagem superior a 50%, resultante do apuramento de, pelo menos, metade dos objetivos, independentemente da sua natureza (eficácia, eficiência e qualidade) são OOp 1, OOp 2, OOp 3, OOp 6, OOp 7 e OOp 10. Têm um peso total de 68% e o somatório das suas taxas de realização perfaz 81,59 %. A taxa de execução global do QUAR_DRAP Algarve 2013 foi de 181,7 %. Com exceção das taxas de execução de dois objetivos operacionais (OOp 5 e OOp9, ambos da Dimensão Eficiência), todos os demais se situaram entre os 100 % e os 125 %. Os desvios na execução dos dois objetivos operacionais referidos, cuja justificação é apresentada adiante, neste Relatório de Atividades /107

14 ponto, geraram os desvios que se verificaram nas taxas de realização global do QUAR e da Dimensão Eficiência. A atingiu, assim, todos os seus objetivos operacionais, superando os na totalidade. O desvio verificado no objetivo operacional Manter os custos de funcionamento medido pela taxa de variação de custos de funcionamento (OO5, Ind5) decorre da necessidade de ajustar o nível de compromissos assumidos ao teto dos fundos disponíveis, mensalmente fixados, tendo sido imprescindível promover medidas internas de forte contenção orçamental, destacando-se, entre outras: diminuição de despesas com vigilância e segurança (passando este serviço a ser exclusivamente desempenhado por recursos humanos internos); diminuição de despesas com encargos de limpeza; diminuição do número de contratos de locação de equipamentos de cópia e impressão em vigor. Acresce a entrada em vigor do Despacho n.º 47/2013 do Ministro de Estado e das Finanças que determinou a proibição da assunção de novos compromissos sem autorização prévia do mesmo. Assim, e pese embora fosse objetivo deste organismo, em 2013, proceder à diminuição de gastos no agrupamento 02 das fontes de financiamento 111 (Receitas Gerais não afetas à execução de projetos co - financiados) e 123 (Receitas próprias do ano com possibilidade de transição), os fatos anteriormente enumerados e insuscetíveis de controlar por parte desta DRAP, originaram o valor do desvio deste objetivo. No que respeita ao objetivo operacional de Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve, medido pela Taxa de cobertura da formação profissional (OO9, Ind9), verifica-se também um desvio relativamente ao valor inicialmente previsto. O critério de cumprimento deste objetivo era duplo: por um lado, uma taxa e por outro a obrigatoriedade de abranger os trabalhadores, nominalmente identificados, que não tinham participado em nenhuma ação de formação profissional nos anos 2011 e 2012, (conforme determinado na Resolução de Conselho de Ministros n.º 89/2010 de 17 de novembro). Nesse sentido foram criadas, internamente, oportunidades de formação, nas quais participaram os supra referidos trabalhadores, bem como todos os outros que também manifestaram interesse, fato do qual resultou o acréscimo da taxa prevista. Relatório de Atividades /107

15 Os desvios verificados na execução dos recursos humanos (UERHE Unidade Equivalente de Recursos Humanos Executados) face ao planeado (UERHP) justificam-se com alteração de situações jurídico funcionais (a este propósito veja-se também o ponto III.1 Recursos Humanos e o capítulo V. Análise Sintética do Balanço Social em 8. Entradas e saídas da organização) bem como com ausências, devidamente justificadas nos termos da lei. Em 2013 executaram-se menos ,92 do que o planeado. Este fato explica-se pela diminuição da atribuição de fundos à DRAP, não prevista inicialmente, pelas seguintes razões: as receitas de origem comunitária e de ajuda pública associada foram manifestamente inferiores ao inicialmente previsto. Consequentemente houve necessidade de ajustar os compromissos aos fundos disponíveis repercutindo-se na execução, em baixa, do orçamento de receita, nas Fontes de Financiamento 252 (FEADER); 270 (Fundo Europeu das Pescas); 159 (Receitas Gerais afetas à execução de projetos co financiados) e 119 (Transferências de receitas gerais entre organismos); as cativações adicionais decorrentes da Lei do Orçamento de Estado 2013 e do Orçamento de Estado Retificativo 2013, conjugadas com o fato de não ter sido autorizado o pedido de descativação formalizado. Por outro lado, verifica-se um desvio na execução das despesas com pessoal (execução de mais ,66 relativamente ao inicialmente planeado). Este desvio deve-se à necessidade de acomodar o pagamento do subsídio de natal não previsto inicialmente em sede de elaboração do projeto de orçamento e a sua consequente inscrição após decisão do Tribunal Constitucional. Neste seguimento, e através da gestão flexível do Ministério, foi concedido um reforço de verbas à tendo o valor final executado, em despesas com pessoal, sido superior ao inicialmente planeado. Relatório de Atividades /107

16 ANO: 2013 Ministério da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território Designação do Serviço DIREÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO ALGARVE MISSÃO: Promover a segurança alimentar, a proteção animal e a conservação da natureza e florestas, no quadro da eficiência da gestão local dos recursos. Objectivos Estratégicos OE 1. Otimizar a gestão e aplicação dos fundos estruturais e/ou outras medidas de apoio aos setores agrícola e das pescas maximizando a sua execução. OE 2. Contribuir para a simplificação e atualização das políticas de licenciamento, urbanismo e ordenamento do território. OE 3. Consolidar a Imagem da DRAP Algarve junto dos seus clientes. Objectivos Operacionais Eficácia 40,0 OO1: Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) Peso: 25,0 1 INDICADORES Taxa de validação de Pedidos de Pagamento META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 93,5% 85% 5% 100% 100% Dez-13 94,87% 116% Superou OO2 Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) Peso: 25,0 2 INDICADORES Taxa de validação de Pedidos de Pagamento META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 92,5% 85% 5% 100% 100% Dez-13 94,20% 115% Superou OO3 Assegurar a execução do plano anual de controlo Peso: 30,0 3 INDICADORES Taxa de cumprimento do Plano Anual de Controlo - Pedido Único META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 99,7% 100% 92,50% 2,50% 100% 100% Dez % 125% Superou OO4 Agilizar a emissão de Pareceres e Licenças Peso: 20,0 INDICADORES META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 4 Taxa de resposta a pedidos de emissão de pareceres e licenças antes do limite do prazo legalmente estabelecido N.A. N.A. 80,00% 2,50% 100% 100% Dez-13 84,37% 105% Superou Eficiência 30,0 OO5 Manter os custos de funcionamento Peso: 25,0 5 INDICADORES Taxa de variação de custos de funcionamento - 18,40% - 11,21% META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO -1,00% 0,20% -1,50% 100% Dez-13-15,89% 845% Superou Relatório de Atividades /107

17 OO6 Maximizar a execução orçamental da DRAP Algarve na Fonte de Financiamento Receitas Gerais Peso: 35,0 6 INDICADORES Taxa de execução orçamental 2013 na F.F. 111 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO N.A. N.A. 95,00% 2,50% 100% 100% Dez-13 99,89% 124% Superou OO7 Garantir, com qualidade, a resposta a solicitações externas no atendimento presencial Peso: 40,0 INDICADORES META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Grau de satisfação dos 7 N.A. N.A. 85,00% 5% 100% 100% Dez-13 99,03% 123% Superou utentes Qualidade 30,0 OO8Implementar as alterações de Imagem e Comunicação, e de Gestão Documental visando a interoperabilidade 8 INDICADORES N.º mínimo de trabalhadores em cada Direção de Serviços com formação em contexto real de trabalho META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO Peso: 30,0 CLASSIFICAÇÃO N.A. N.A % Dez-13 3,20 115% Superou OO9 Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve Peso: 25,0 9 INDICADORES Taxa de cobertura da Formação Profissional META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 32,10% 65,46% 32% 5% 41% 100% Dez-13 82,47% 240% Superou OO10 Assegurar o cumprimento dos Planos de Comunicação e de Promoção da Agricultura Social Peso: 45, INDICADORES Taxa de execução do Programa de Iniciativas Taxa de execução do Programa de Iniciativas na área da agricultura social Taxa de execução do Programa de Iniciativas no âmbito da promoção dos produtos locais OBJECTIVOS MAIS RELEVANTES OO10; OO3; OO7; OO6; OO1 e OO2. NOTA EXPLICATIVA META 2013 Tolerância Valor crítico PESO Mês RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 98,4% 75,61% 80% 5% 100% 40% Dez-13 81,08% 100% Atingiu N.A. N.A. 90% 5% 100% 40% Dez % 125% Superou N.A. N.A. 90% 5% 100% 20% Dez % 125% Superou JUSTIFICAÇÃO DE DESVIOS Relatório de Atividades /107

18 AVALIAÇÃO FINAL Eficácia Eficiência Qualidade 46,6% 91,2% 43,9% Recursos Humanos DESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO PLANEADOS REALIZADOS DESVIO Dirigentes - Direcção Superior Dirigentes - Direcção intermédia e chefes de equipa ,16 35,84 Técnico Superior - (inclui especialistas de informática) ,83 110,17 Coordenador Técnico - (inclui chefes de secção) Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática) ,1 54,9 Assistente operacional ,63 23,37 Total ,72 224,28 Recursos Financeiros DESIGNAÇÃO PLANEADOS EXECUTADOS DESVIO Orçamento de funcionamento , , ,92 Despesas c/pessoal , , ,66 Aquisições de Bens e Serviços , , ,42 Outras despesas correntes , , ,16 PIDDAC 0,00 Outros valores 0,00 Indicadores _ Fonte de Verificação TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) , , ,92 Ind 1: Sistema de Informação IFAP (I Digital) e base de dados Regional - Incentivos Ind 2: Sistema de Informação IFAP (I Digital) e base de dados Regional - Incentivos. Ind 3: Base de dados IFAP (I Digital) e base de dados Regional - Controlo. Ind 4: Sistema de Gestão Documental. Ind 5: Conta de Gerência. Ind 6: GeRFiP Sistema de Gestão de Recursos Financeiros Partilhados. Ind 7: Sistema de Gestão Documental e Questionários preenchidos. Ind 8: Documentação da ação de formação autenticada pelo Dirigente Máximo do Serviço (inclui programa, data, horário, conteúdo programático, objetivos, identificação do formando e do formador) Ind 9: Sistema de Gestão Documental. Ind 10: Suporte documental comprovativo do envio do Plano de Comunicação ao Gabinete do Sr. Secretário de Estado da Agricultura. Relatório de execução do programa validado pelo Dirigente Máximo do Serviço com comprovativos da realização das ações (folhetos de divulgação, lista de presenças, fotos do evento). Ind 11: Programa de iniciativas no âmbito da Agricultura Social e Relatório de execução validados pelo Dirigente Máximo do Serviço. Ind 12: Programa de inicitaivas no âmbito da Promoção dos Produtos Locais e relatório de execução validados pelo Dirigente Máximo do Serviço. Relatório de Atividades /107

19 Relatório de Atividades /107

20 QUALIDADE Relatório de Atividades /107

21 II.2.Monitorização e reformulação do QUAR O QUAR 2013 proposto pela e aprovado pela Sr.ª Ministra da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território, em 22 de maio de 2013, foi sendo monitorizado pelas várias Unidades Orgânicas, à semelhança do que foi feito em anos anteriores e conforme estabelecido na respetiva memória descritiva. Foi realizada uma avaliação intercalar em junho de 2013 (que incluiu o 1.º e 2.º trimestres do ano) e uma segunda avaliação intercalar em setembro de 2013, na sequência da qual se verificou a necessidade de reformulação. A solicitou, assim, em outubro de 2013, ao Gabinete de Planeamento e Políticas do Ministério, a reformulação do seu Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR). O pedido de reformulação submetido não consubstanciou uma alteração significativa ao QUAR anteriormente aprovado pela Tutela. O QUAR que se exibe no ponto II Auto Avaliação deste relatório representa o documento após reformulação, devidamente homologada pela Sr.ª Ministra da Agricultura e do Mar a 20 de novembro de II.3.Apreciação por parte dos utilizadores No sentido de aferir o grau de satisfação dos seus utentes sobre o desempenho da Direção Regional de Agricultura e Pescas do Algarve em 2013 tendo em vista o aperfeiçoamento dos serviços prestados, por um lado e cumprir o determinado na alínea a) do n.º 2 do artigo 15.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, por outro, procedemos, no início de 2014, à aplicação de um questionário aos utentes. Este instrumento foi construído com base na metodologia CAF Common_Assessment_Framework (Estrutura Comum de Avaliação), modelo europeu comum de Gestão da Qualidade para o setor público. O questionário foi aplicado na semana de 27 a 31 de janeiro 2014, em 13 locais de atendimento da Direção Regional e responderam 189 utentes. A média das pontuações atribuídas por todos os respondentes a todos os itens foi 4,24 (numa escala de 1 a 5, sendo 1 Muito insatisfeito, 2 Insatisfeito, 3 Pouco satisfeito, 4 Satisfeito e 5 Muito satisfeito. Mais de 90% dos respondentes ficaram satisfeitos com o desempenho da Relatório de Atividades /107

22 DRAP Algarve em 2013 nos quatros critérios avaliados, designadamente: Imagem global do organismo, Envolvimento e participação, Acessibilidade e Produtos e Serviços. Os resultados relativos ao critério Envolvimento e participação, nomeadamente aos mecanismos de comunicação no atendimento presencial para apresentar sugestões e reclamações, sendo positivos, são ligeiramente mais baixos que os relativos aos outros critérios, o que motivou a DRAP Algarve a estruturar uma iniciativa no sentido de reforçar a comunicação/participação dos utentes com a DRAP Algarve em todos os balcões de atendimento presencial (vide Plano de Ação de Melhoria, neste relatório, no ponto II.7. Medidas a implementar para um reforço positivo de desempenho). II.4.Avaliação do sistema de controlo interno O SIADAP 1 e designadamente a avaliação baseia-se em grande quantidade de informação que também ela se encontra sistemicamente estruturada (sistema de informação). A DRAP Algarve tem vindo a desenvolver o seu próprio Sistema de Informação adequando-o por um lado às exigências de resultados a obter (informação que suporta a auto avaliação) e por outro às capacidades da organização (infraestrutura tecnológica e recursos humanos). Em 2013, verificou-se também uma maior integração do sistema de informação do SIADAP 1 da DRAP Algarve com outros sistemas utilizados pela DRAP, nomeadamente com o Sistema de Gestão Documental, GeRFiP (Sistema de Gestão de Recursos Financeiros Partilhados) e idigital (sistema de informação do IFAP). Os valores dos indicadores de desempenho são obtidos através de processamento de informação fornecida pelos dirigentes das respetivas Unidades Orgânicas de acordo com a descrição previamente estabelecida. No final do ciclo de gestão, relativamente a todos os indicadores, é verificada a conformidade dos valores com as fontes de verificação, seguindo a pista de controlo previamente estabelecida. No sentido de avaliar o sistema de controlo interno na DRAP Algarve apresentamos na tabela seguinte, de forma sintética, a lista de questões e respetivas respostas no que respeita ao (1) Ambiente de controlo, (2) Estrutura organizacional, (3) Atividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço e (4) Fiabilidade dos sistemas de informação. Relatório de Atividades /107

23 Ano de referência: 2013 DRAP ALGARVE SISTEMA DE CONTROLO INTERNO (1/2) Resposta Questões S N ND 1.Ambiente de Controlo 1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo? 2 X 1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão? X 1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função? X 1.4 Estão claramente definidas valores éticos e de integridade que regem o serviço? X 1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade da tarefa? X 1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contatos regulares entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? X 1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? 3 X 2.Estrutura Organizacional 2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente? X 2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3? 100 % 2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação? 82,47 % 3.Atividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço 3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X 3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada? X 3.3 É elaborado anualmente plano de compras? X 3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores? 4 X 3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidos e formalizados? X 3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? X 3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias? X 3.8 Existe um plano de risco de corrupção e infrações conexas? X 3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado? 5 X 2 O sistema de controlo é constituído por um conjunto de documentos e registos indicados pela Unidade Orgânica responsável pelo indicador e pela execução dos recursos. Estes documentos e/ou registos constituem as fontes de verificação especificadas no QUAR e respetiva Memória Descritiva, onde consta também o processo de cálculo do valor do indicador e que em conjunto constitui a pista de controlo, seguida em sede de auditoria interna. 3 O organismo foi, em 2013, objeto de ações de auditoria, enquanto organismo intermédio executante de funções delegadas. As auditorias foram realizadas pelas entidades delegantes. 4 A rotação prevista e executada no organismo teve como base principal, critérios de necessidade face à exiguidade dos recursos. 5 A sua monitorização foi a possível pelos motivos invocados na nota anterior. Relatório de Atividades /107

24 4 Fiabilidade dos sistemas de informação SISTEMA DE CONTROLO INTERNO (2/2) Ano de referência: 2013 DRAP ALGARVE Resposta Questões S N ND 4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas da contabilidade, gestão documental e tesouraria? 4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? 6 X 4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs do sistema? 4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? X 4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? 4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)? 7 X 4.7 A segurança na troca da informação e software está garantida? X Nota: As respostas foram dadas tendo por referência o ano em avaliação (2013) Legenda: S= Sim; N=Não; ND=Não existe informação disponível que permita responder à questão de forma inequívoca. X X X II.5.Apreciação por parte dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores Considerando a importância dos recursos humanos na organização, foi aplicado um questionário a todos os dirigentes intermédios e demais trabalhadores visando aferir os seus níveis de motivação (nomeadamente para Aprender novos métodos de trabalho, para Desenvolver trabalho em equipa, para Participar em ações de formação, para Participar em projetos de mudança na organização e para Sugerir melhorias) e níveis de satisfação com a organização (designadamente com: Imagem global, Gestão e sistemas de gestão, Condições de trabalho, Desenvolvimento da carreira, Estilo de liderança dos gestores de topo e de nível intermédio e Condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços). Este questionário foi aplicado aos dirigentes e trabalhadores de cada unidade orgânica no final da respetiva reunião relativa à auto-avaliação 2013, entre 7 e 17 de fevereiro de Responderam a este questionário 92,8 % dos trabalhadores e dirigentes intermédios (168 dos 181 existentes) e os restantes não responderam por motivo de ausência. 6 Ao nível da contabilidade e tesouraria, com a utilização do GeRFiP, há possibilidade de cruzamento de informação. 7 Apenas em relação aos servidores. Relatório de Atividades /107

25 O questionário baseou-se na metodologia CAF Common_Assessment_Framework (Estrutura Comum de Avaliação), modelo europeu comum de Gestão da Qualidade para o setor público. Os respondentes pontuaram a sua satisfação/motivação nos vários itens com pontos numa escala de 1 a 5, sendo 1 Muito insatisfeito, 2 Insatisfeito, 3 Pouco satisfeito, 4 Satisfeito e 5 Muito satisfeito. A média das pontuações atribuídas por todos os respondentes a todos os itens foi 3,28 (vide relatório da aplicação deste questionário no ANEXO IV). II.6.Causas de incumprimento de ações ou não execução de projetos Não se verificaram, em 2013, incumprimento de ações ou não execução de projetos planeados dignos de realce. II.7.Medidas a implementar para um reforço positivo de desempenho No sentido da melhoria do seu desempenho e com base na auto-avaliação da DRAP Algarve em 2013 foram preconizadas quatro ações de melhoria para executar em 2014, que a seguir se apresentam 8. 8 As ações de melhoria incluem a identificação nominal dos responsáveis por cada atividade, o que neste relatório não consta pelo seu caráter público. Relatório de Atividades /107

26 AÇÃO DE MELHORIA Reforço da comunicação/participação dos utentes através de apresentação de sugestões 1. Situação atual Não obstante o nível de satisfação dos utentes com a DRAP Algarve e os serviços que presta, face às suas necessidades e expetativas ser elevado (média global de 4,24 numa escala de 1 a 5 em que 1 é muito insatisfeito e 5 muito satisfeito) as pontuações atribuídas ao critério de avaliação Envolvimento e Participação apontam para a necessidade de melhorar os mecanismos de apresentação de sugestões por parte dos utentes nos locais de atendimento presencial, designadamente com o estabelecimento de outros canais de comunicação. 2.Melhoria a implementar 2.1. Descrição da ação de melhoria Trata-se de uma Boa Prática que consiste na disponibilização de caixas de sugestões nos balcões de atendimento presencial da DRAP Algarve para permitir aos utentes apresentarem a situação que lhes gerou insatisfação, as suas expetativas e necessidades bem como sugestões de melhoria que gostariam de ver implementadas Objetivo da ação Proporcionar aos utentes as condições para comunicarem de forma anónima e confidencial com a DRAP Algarve e desta forma participarem no processo de melhoria do seu desempenho Responsáveis pela ação 1. Chefe de Divisão da DCD, com a responsabilidade de coordenação da execução da ação 2. Diretor de Serviços de Administração, com a responsabilidade de aquisição dos equipamentos e materiais 3. Chefe de Divisão de Comunicação e Documentação, com a responsabilidade de edição, produção dos impressos de sugestões e distribuição dos impressos pelos balcões de atendimento 4. Responsáveis pelos atendimentos nos balcões de atendimento presencial designadamente: Chefe de Divisão das Delegações, Diretor de Serviços de Investimento, Chefe de Divisão do Controlo e Diretor de Serviços da DSDAR com a responsabilidade de assegurarem o funcionamento contínuo do mecanismo nos balcões de atendimento dos quais são responsáveis, concretamente manter permanentemente acessíveis aos Relatório de Atividades /107

27 interessados as caixas de sugestões e os impressos para preencher e mensalmente entregarem na DCD, os conteúdos das caixas de sugestões conforme normativo estabelecido e divulgado pelo coordenador da ação. 5. Chefe de Divisão da DCD, responsável pelo processamento e análise das sugestões e pela entrega no GDR (GT SIADAP 1) dos resultados, na primeira quinzena de cada mês Calendário da ação Apresenta-se a seguir o cronograma da execução da ação especificando as cinco principais atividades visando a implementação durante a ano de 2014: 1 Coordenação da execução da ação 2 Produção das caixas de sugestões" 3 Edição dos impressos de sugestões 3 Produção de impressos Distribuição dos impressos pelos balcões de 3 atendimento 4 Arranque e funcionamento Processamento e análise de sugestões e 5 entrega de resultados no GDR 2.5. Meios humanos envolvidos na ação abril maio junho julho ago set out nov dez Além dos responsáveis já indicados, Chefe da Seção de Património, Logística e Aprovisionamento, 1 Assistente Técnico (da D.S.A.) e todos os trabalhadores afetos à DCD e aos serviços com atendimento presencial Meios financeiros envolvidos na ação Prevê-se a necessidade de 500 euros para aquisição das caixas de sugestões e outros materiais necessários. 3. Medida da Realização e do Resultado 2.7. Indicadores Indicadores de realização: Ind1: Número de caixas de sugestões em balcões de atendimento presencial Ind 2: Data de arranque de funcionamento do sistema (inicio de receção de sugestões) Indicador de resultado: Média aritmética das pontuações atribuídas pelos utentes ao subcritério Existência de canais de comunicação para apresentação de sugestões e reclamações Relatório de Atividades /107

28 2.8. Metas a atingir com a ação Meta do indicador de realização: Ind 1: 4 Ind 2: 31 de agosto Meta do indicador de resultado: Igual ou superior à média global das pontuações atribuídas por todos os utentes a todos os itens Relatório de Atividades /107

29 AÇÃO DE MELHORIA Reforço da capacitação técnica no âmbito do Controlo PROMAR 1. Situação atual Dadas as semelhanças processuais, ao nível da Fiscalidade e Contabilidade, o Controlo das ações PROMAR, desde o seu inicio em 2012 tem vindo a ser executado com os controladores certificados para o Controlo PRODER com base nas suas competências anteriormente adquiridas. Atualmente verifica-se que o nº de controladores com competência específica para estes controlos é insuficiente e dentro da Divisão de Controlo pretende-se capacitar outros Técnicos Superiores, também controladores de outras áreas, já afetos à Divisão, através de formação interna. Esta ação constitui, igualmente, uma oportunidade criada pela organização para desenvolver novas competências aos seus trabalhadores. 2. Melhoria a implementar a. Descrição da ação de melhoria Trata-se de uma iniciativa de transferência de conhecimentos técnicos específicos no âmbito da Fiscalidade e da Contabilidade através de tutoria / acompanhamento em contexto real de trabalho com vista à melhoria do desempenho de Técnicos Superiores na função de controlo de PROMAR. b. Objetivo da ação Aumentar o nº de Técnicos Superiores com competências específicas na área de Fiscalidade e da Contabilidade, com vista ao cumprimento dos prazos de execução das Amostras de Controlo de PROMAR. c. Responsáveis pela ação Chefe de Divisão (nominalmente identificada), coordenação d. Calendário de execução da ação De janeiro a dezembro de e. Meios humanos envolvidos na ação Técnicos superiores afetos à Divisão de Controlo: na qualidade de tutores: (técnicos nominalmente identificados) na qualidade de tutorados:( técnicos nominalmente identificados) 3. Medida da Realização da ação Relatório de Atividades /107

30 a. Indicador Percentagem de relatórios de Controlo PROMAR efetuados por cada tutorado relativamente aos controlos PROMAR distribuídos à equipa que integra (formada por um tutor e um tutorado). b. Meta a atingir com a realização da ação 35% com tolerância de 5% (intervalo de cumprimento: 30% a 40 %) e valor de excelência 50% Relatório de Atividades /107

31 AÇÃO DE MELHORIA Melhoria da comunicação e da articulação funcional entre unidades orgânicas no 1. Situação atual âmbito do apoio ao investimento No âmbito do apoio ao investimento, as Delegações desempenham determinadas funções de atendimento presencial a utentes designadamente: Emissão e verificação de contratos de atribuição de apoios; Alteração de contas bancárias no IB associadas a projetos de investimento; Esclarecimentos ou encaminhamento de questões; Realização de verificações físicas dos investimentos no local. A realização desta ação de melhoria surge na sequência da necessidade sentida e manifestada pelos trabalhadores afetos às Delegações. 2. Melhoria a implementar 2.9. Descrição da ação de melhoria Trata-se de uma boa prática que permite melhorar a comunicação e a articulação funcional entre os serviços (back office Direção de Serviços de Investimento e os utentes (front-office nos balcões de atendimento presencial das delegações) através da realização de reuniões (periódicas (semestral) e pontuais sempre que se justifique) dirigidas aos trabalhadores das delegações que asseguram o atendimento presencial e a verificação física dos investimentos no local Objetivo da ação Após a constatação / identificação de problemas /estrangulamentos existentes, no âmbito da auto avaliação 2013, pretende-se com a presente ação melhorar a articulação funcional entre os intervenientes com efeitos na melhoria do desempenho Responsáveis pela ação Chefe de Divisão de Investimento (coordenação) Calendário de execução da ação Abril a Dezembro de Meios humanos envolvidos na ação Trabalhadores afetos à Direção de Serviços de Investimento: Chefe de Divisão de Incentivos (Coordenação), 1 técnico superior (área agrícola), 1 técnico superior (área florestal), 1 técnico superior (área pagamentos) Meios financeiros e materiais necessários para a ação Relatório de Atividades /107