Quadro de Avaliação e Responsabilização 2015

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1 I. NOTA INTRODUTÓRIA... 2 II Estrutura... 3 III. OBJETIVOS OPERACIONAIS E RESPETIVOS INDICADORES de medida... 4 Dimensão EFICÁCIA...4 OO1 Garantir a execução dos Programas Desenvolvimento Rural PRODER e PDR Indicador 1 Taxa de Análise de Pedidos de Apoio... 4 Indicador 2 Taxa de Validação de Pedidos de Pagamento... 5 OO2 Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR)... 6 Indicador 3 Taxa de Validação de Pedidos de Pagamento... 6 OO3 Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo... 7 Indicador 4 Taxa de execução do plano anual de controlo (Pedido Único - PU)... 7 Indicador 5 Taxa de antecipação do cumprimento do plano anual de controlo (Pedido Único - PU)... 8 Dimensão EFICIÊNCIA...9 OO4 Agilizar a emissão de pareceres e licenças... 9 Indicador 6 Taxa de resposta a pedidos de emissão de pareceres e licenças antes do limite do prazo legalmente estabelecido... 9 OO5 Otimizar os recursos financeiros Indicador 7 Taxa de execução orçamental na FF Indicador 8 Variação da execução do orçamento da receita relativamente ao ano anterior Dimensão QUALIDADE OO6 Garantir a satisfação dos utentes Indicador 9 Taxa de satisfação de utentes OO7 Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve assegurando uma distribuição proporcional entre géneros Indicador 10 Taxa de cobertura da Formação Profissional por género OO8 Assegurar o reporte ao GPP dos indicadores de desempenho comuns que permitem a comparação entre as DRAP Indicador 11 Número de reportes enviados ao GPP Indicador 12 Prazo de entrega do reporte após o fecho do trimestre (em dias) IV. Objetivos Operacionais mais relevantes /18

2 I. NOTA INTRODUTÓRIA O Quadro de Avaliação e Responsabilização () é o instrumento de gestão que orienta e avalia o desempenho da DRAP Algarve na prossecução dos seus objetivos definidos para este ano. A construção do e Plano de Atividades 2015 alicerçou-se nas Grandes Opções do Plano e nas cartas de Missão do Diretor Regional e do Diretor Regional Adjunto, na base dos quais foram estabelecidos os objetivos estratégicos e os objetivos operacionais da DRAP agrupados por Dimensão: Eficácia, Eficiência e Qualidade. A seguir, alinhados com os Objetivos Estratégicos e Objetivos Operacionais estabeleceram-se os Objetivos Anuais das várias unidades orgânicas e as Atividades a desenvolver para os atingir. Associado à descrição dos objetivos foram estabelecidos os respetivos indicadores de medida, metas e tolerâncias, em função do valor crítico identificado para cada indicador. Por outro lado, foram estabelecidos pesos (peso da Dimensões no, do Objetivo Operacional na respetiva Dimensão e do Indicador no respetivo Objetivo Operacional) com os quais serão ponderadas as taxas de execução verificadas no sentido da avaliação final do desempenho. A expressão qualitativa da avaliação final do desempenho também é condicionada pela taxa de execução dos objetivos mais relevantes. É condição necessária para a menção DESEMPENHO BOM que nenhum dos objetivos operacionais mais relevantes (aqueles que somando os pesos da sua contribuição para a avaliação final perfaçam uma percentagem superior a 50% (em número e em peso)) esteja não atingido. Nos pontos seguintes, especificam-se os elementos que estruturam o DRAP Algarve 2015, designadamente, Objetivos Estratégicos, Dimensões do desempenho, Objetivos Operacionais e Indicadores bem como os pesos acima referidos (peso do Indicador no Objetivo Operacional, peso do Objetivo Operacional na Dimensão, peso do Objetivo Operacional no e peso da Dimensão no ). 2/18

3 II Estrutura Os Objetivos Estratégicos são os seguintes: OE1. Otimizar a gestão e aplicação dos fundos estruturais e/ou outras medidas de apoio aos setores agrícola e das pescas, maximizando a sua execução. OE2. Consolidar a imagem da DRAP Algarve junto dos seus clientes OE3. Otimizar a gestão dos Recursos O desempenho estrutura-se em três dimensões que integram os diversos objetivos operacionais. Dimensões com pesos diferenciados, designadamente: Eficácia (40%), Eficiência (30%) e Qualidade (30%). Apresenta-se no ponto seguinte o enquadramento dos objetivos operacionais 2015 da DRAP Algarve na estrutura do, designadamente peso, valores de referência, bem como fórmulas de cálculo e fontes de verificação. 3/18

4 III. OBJETIVOS OPERACIONAIS E RESPETIVOS INDICADORES de medida Dimensão EFICÁCIA Peso da Dimensão no 40% OO1 Garantir a execução dos Programas Desenvolvimento Rural PRODER e PDR2020 Operacional na Dimensão Operacional no Peso do Indicador no Objetivo Operacional 35% 14% Objetivo Relevante 50 % Indicador 1 Taxa de Análise de Pedidos de Apoio Determinação do valor do indicador Meta 87,5% Tolerância 2,5% Fonte de Informação Em 2015 inicia-se a execução do PDR 2020 e para o qual se prevê, sejam rececionados pedidos de apoio. Para efeitos deste cálculo consideram-se: (i) pedidos de apoio analisados os pedidos de apoio enviados para decisão (ii) pedidos de apoio submetidos - os pedidos de apoio do PRODER transitados para 2015 e os pedidos de apoio do PDR2020 submetidos durante o ano (iii) excluem-se deste cômputo os pedidos de Apoio desistidos Fórmula de Cálculo: N.º de pedidos de Apoio analisados/( N.º de pedidos de Apoio transitados+n.º de pedidos de Apoio submetidos) x % O valor crítico ou de excelência, corresponde à análise da totalidade dos pedidos de apoio. Sistema de Informação da Autoridade de Gestão - Incentivos 4/18

5 Dimensão EFICÁCIA Peso da Dimensão no 40% OO1 Garantir a execução dos Programas Desenvolvimento Rural (PRODER) e PDR 2020 Operacional na Dimensão 35% Operacional no 14% Objetivo Relevante Peso do Indicador no Objetivo Operacional 50 % Indicador 2 Taxa de Validação de Pedidos de Pagamento Determinação do valor do indicador Meta 92,5% Tolerância 2,5% Em 2015 conclui-se a execução do PRODER e inicia-se a execução do PDR 2020 e no âmbito dos quais se prevê, sejam rececionados pedidos de pagamento. Para efeitos deste cálculo consideram-se: i. pedidos de pagamento validados os pedidos de pagamento liquidados/cabimentados. ii. pedidos de pagamento submetidos, os pedidos de pagamento do PRODER e do PDR2020 iii. excluem-se deste cômputo, os pedidos de pagamento desistidos, anulados ou documentalmente incompletos. Fórmula de Cálculo: (N.º de pedidos de pagamento validados/n.º de pedidos de pagamento submetidos) x 100 Fonte de Informação 100 % O valor crítico ou de excelência, corresponde à validação da totalidade dos pedidos de pagamento. Sistema de Informação IFAP (idigital) e base de dados regional - Incentivos 5/18

6 Dimensão EFICÁCIA Peso da Dimensão no 40% OO2 Garantir a execução do Programa Operacional Pesca (PROMAR) Operacional na Dimensão Operacional no Peso do Indicador no Objetivo Operacional 30% 12% 100 % Indicador 3 Taxa de Validação de Pedidos de Pagamento Determinação do valor do indicador Meta 95,0 % Tolerância 2,5 % Fórmula de Cálculo: (N.º de pedidos de pagamento validados/n.º de pedidos de pagamento submetidos) x 100 Para efeitos deste cálculo consideram-se: i. Pedidos de pagamento validados os pedidos de pagamento liquidados/cabimentados ii. Pedidos de pagamento submetidos os pedidos de pagamento entregues em suporte de papel e completos iii. Excluem-se todos os pedidos de pagamento que impliquem reanálise do pedido de apoio, os pedidos de pagamento desistidos, anulados e documentalmente incompletos, bem como aqueles cuja análise esteja dependente de decisões da Autoridade de Gestão. Fonte de Informação 100% O valor crítico ou de excelência, corresponde à validação da totalidade dos pedidos de pagamento. Sistema de Informação IFAP (idigital) e base de dados regional - Incentivos 6/18

7 Dimensão EFICÁCIA Peso da Dimensão no 40% OO3 Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo Operacional na Dimensão Eficácia Operacional no Peso do Indicador no Objetivo Operacional 35% 14% Objetivo Relevante 50 % Indicador 4 Taxa de execução do plano anual de controlo (Pedido Único - PU) Determinação do valor do indicador Meta 92,5 Tolerância 2,5% Fórmula de Cálculo: (N.º de controlos executados/n.º de controlos atribuídos) x 100 Os controlos atribuídos são os disponibilizados, no sistema, pelo IFAP ao longo do ano até 15 de outubro de 2015 e referem-se aos controlos do Pedido Único (PU) para serem executados até 31 de dezembro. A DRAP Algarve inicia a execução dos controlos após a entrada em produção do sistema. Fonte de Informação 100% O valor crítico ou de excelência corresponde à validação da totalidade dos controlos atribuídos. Base de dados IFAP (idigital) e base de dados regional - Controlo. 7/18

8 Dimensão EFICÁCIA Peso da Dimensão no 40% OO3 Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo Operacional na Dimensão Eficácia Operacional no Peso do Indicador no Objetivo Operacional 35% 14% Objetivo Relevante 50 % Indicador 5 Taxa de antecipação do cumprimento do plano anual de controlo (Pedido Único - PU) Determinação do valor do indicador Meta 92,5 Tolerância 2,5% Fórmula de Cálculo: (N.º de controlos executados antes do prazo limite estabelecido /N.º de controlos atribuídos) x 100 Os controlos atribuídos são os disponibilizados, no sistema, pelo IFAP ao longo do ano, regra geral até meados de outubro de 2015 e referem-se aos controlos das várias medidas do Pedido Único (PU). Para cada medida está legalmente estabelecida uma data limite para a realização/validação dos controlos. Fonte de Informação 100% O valor crítico ou de excelência, corresponde à validação da totalidade dos controlos atribuídos antes do limite do prazo estabelecido para a respetiva medida. Base de dados IFAP (idigital) e base de dados regional - Controlo. 8/18

9 Dimensão EFICIÊNCIA Peso da Dimensão no 30% OO4 Agilizar a emissão de pareceres e licenças Operacional na Dimensão Operacional no 50% 14% Objetivo Relevante Indicador 6 Taxa de resposta a pedidos de emissão de pareceres e licenças antes do limite do prazo legalmente estabelecido Peso do Indicador no Objetivo Operacional 100 % Determinação do valor do indicador O valor deste indicador é obtido com base nos prazos de resposta aos pedidos para emissão das várias tipologias de licenças ou pareceres, discriminados na tabela que se apresenta a seguir:. N/O Código Descrição 1 NREAP_PEC 2 EDISOL 3 EIASIOL 4 FRAPR Novo Regime de Exercício da Atividade Pecuária, Regime de Registo ou Declaração Prévia (estabelecimentos Classe 2) Edificação em solos rurais, infra-estruturas e apoios agrícolas Estudos de impacte ambiental e proposta de definição de âmbito Fracionamento de Prédios Rústicos 5 RAN Delimitação da RAN 6 AUT_FITOFARM Autorização de exercício para aplicação, distribuição e venda de produtos fitofarmacêuticos Prazo máximo estabelecido 20 dias úteis 30 dias úteis 40 dias úteis 30 dias úteis 30dias úteis 20 dias úteis Os dados relativos aos vários pedidos são obtidos no Sistema de Gestão Documental e registados numa folha de cálculo pelo serviço emissor do 9/18

10 parecer ou licença (uma folha para cada tipologia de parecer ou licença), na qual, sobre cada pedido é preenchida uma linha com os seguintes dados: identificação do pedido e respetivas datas de receção e da emissão de parecer ou licença respetivamente e sempre que se aplique, a(s) data(s) de pedido(s) de elementos em falta e da(s) entrada(s) da(s) resposta(s) do requerente). A sequência do processamento é a seguinte: Para cada tipologia de parecer ou licença, cumprem-se os seguintes procedimentos de cálculo para: 1º determinação do número de dias em que cada pedido foi respondido (exclui o tempo que medeia entre pedido de elementos por parte da DRAP e a receção destes quando tal aconteça) (prazo de resposta); 2º determinação do número de dias entre o prazo efetivo relativamente ao estabelecido para cada pedido (desvio); 3º determinação do número de pedidos em que o desvio entre o limite do prazo estabelecido e o efetivo para a tipologia é positivo (respondido antes do prazo) 4º obtenção da percentagem de pedidos com desvio positivo relativamente ao número total de pedidos apresentados nessa tipologia. 5º obtenção da média das taxas de resposta antes do limite do prazo de todas as tipologias. Meta 85% Tolerância 5% Fonte de Informação 100% O valor crítico ou de excelência é 100%, isto é quando a totalidade dos pedidos são respondidos antes do final do prazo estabelecido. Sistema de Gestão Documental (GESCOR). 10/18

11 Dimensão EFICIÊNCIA Peso da Dimensão no 30% OO5 Otimizar os recursos financeiros Operacional na Dimensão Operacional no 50% 15% Objetivo Relevante Indicador 7 Taxa de execução orçamental na FF 111 Peso do Indicador no Objetivo Operacional Determinação do valor do indicador 50 % Meta 95 % Tolerância 2,5% Fórmula de Cálculo: Taxa de execução orçamental na F.F. 111= [(Total de pagamentos na FF 111 / Valor das dotações corrigidas líquidas de cativos)] x 100 Para efeitos de monitorização, o valor do indicador, em data anterior a 31 de dezembro, é determinado considerando o valor do total de pagamentos na FF 111 à data da monitorização e o valor das dotações corrigidas líquidas de cativos à mesma data. Fonte de Informação 100% O valor crítico ou de excelência, corresponde à Execução orçamental de 100%. GeRFiP Sistema de Gestão de Recursos Financeiros Partilhados 11/18

12 Dimensão EFICIÊNCIA Peso da Dimensão no 30% OO5 Otimizar os recursos financeiros Operacional na Dimensão Operacional no 50% 15% Objetivo Relevante Indicador 8 Variação da execução do orçamento da receita relativamente ao ano anterior Peso do Indicador no Objetivo Operacional Determinação do valor do indicador 50 % Meta 0% Tolerância 1% Observação Fonte de Informação Fórmula de Cálculo: [(RC2015/RO2015)-(RC2014/RO2014)]/(RC2014/RO2014)*100 sendo que: RC=Receita Cobrada (em período homólogo do ano corrente e do ano anterior) RO=Receita Orçamentada e donde resulta a taxa de melhoria da execução da receita orçamentada no ano, relativamente à data homóloga do ciclo anterior. 2% O valor crítico ou de excelência, corresponde a uma taxa de melhoria da execução da receita orçamentada no ano, relativamente à do ciclo anterior de 2% Este indicador mede a variação na execução do orçamento de receita relativamente ao ciclo anterior que se pretende que se mantenha. À medida que se vai melhorando o desempenho neste âmbito, o valor do indicador tende a ser mais reduzido, tanto mais quanto maior a eficiência conseguida no ciclo anterior. Esta é a razão pela qual se estabeleceu para o mesmo indicador uma meta de 60% para 2014 (relativamente a 2013) e de 0,00 % para 2015 (relativamente a 2014). GeRFiP Sistema de Gestão de Recursos Financeiros Partilhados 12/18

13 Dimensão QUALIDADE Peso da Dimensão Qualidade no 30% OO6 Garantir a satisfação dos utentes Operacional na Dimensão 25% Operacional no 7,5% Indicador 9 Taxa de satisfação de utentes Peso do Indicador no Objetivo Operacional 100 % Determinação do valor do indicador Meta 85 % Tolerância 5% Fonte de Informação Observação Fórmula de Cálculo: (N.º de respondentes com grau de satisfação >= a 4 (numa escala de 1 a 5)/N.º de respondentes ao questionário )x100 O valor deste indicador é obtido através da aplicação de um questionário à satisfação dos utentes no início de 2016 e relativamente ao desempenho de 2015, nos vários locais de atendimento: DS.A Expediente Patacão (DSA); Sala Parcelário Patacão (DSC); Sala Parcelário Tavira (DSC); Sala Parcelário Portimão (DSC); Atendimento Patacão (DSI); Núcleo das Pescas Olhão (DSI); DSDAR em Patacão, DSDAR Vinhas (Portimão) e DSDAR Laboratório (Tavira); Atendimento Patacão (DSot) Atendimento Tavira (DSot); Atendimento Portimão (DBarl). Os questionários são entregues em papel aos utentes e deles recebidos logo após o atendimento nos respetivos locais de atendimento. Neste processo seguem-se procedimentos previamente estabelecidos, designadamente: 1.os questionários (para serem respondidos) depois de autenticados através de rubrica por um responsável são enviados em número determinado para os vários locais de atendimento pelo Gabinete da Direção em anexo a uma mensagem interna registada no Sistema de Gestão Documental; 2. os questionários respondidos e os não respondidos são devolvidos ao Gabinete da Direção no dia útil seguinte ao final do período de aplicação previamente estabelecido que confirma a receção através de mensagem interna registada no Sistema de Gestão Documental; 3. Os dados do questionário são registados em folha de cálculo onde são apurados os resultados, designadamente o número de utentes que se manifestaram satisfeitos (cuja média das pontuações atribuídas superior ou igual a 4) relativamente ao número total de respondentes. 100% O valor crítico ou de excelência é a satisfação de todos os utentes (percentagem de utentes cuja média das pontuações atribuídas aos vários itens é igual ou superior a 4) O indicador foi alterado neste ciclo de gestão, passando o grau de referência da satisfação dos utentes para igual ou superior a 4 numa escala de 1 a 5 (em que 1 é insatisfeito e 5 muito satisfeito). No ciclo de gestão anterior (2014) o grau de referência da satisfação dos utentes, no âmbito deste indicador, era igual ou superior a 3 (na mesma escala). Sistema de Gestão Documental e Questionários preenchidos. 13/18

14 Dimensão QUALIDADE Peso da Dimensão Qualidade no 30% OO7 Promover a Qualificação dos Recursos Humanos da DRAP Algarve assegurando uma distribuição proporcional entre géneros Operacional na Dimensão Operacional no 25% 15% Objetivo Relevante Indicador 10 Taxa de cobertura da Formação Profissional por género Peso do Indicador no Objetivo Operacional Determinação do valor do indicador 100 % Meta 35 % Tolerância 5% Fonte de Informação Fórmula de Cálculo: (N.º total de trabalhadores que frequentam ações de formação no ano/n.º total de trabalhadores) x 100 O valor do indicador é obtido através da aplicação da fórmula acima referida e da verificação do critério de proporcionalidade de género. O valor do critério de proporcionalidade de género é 1 quando a taxa de formação das trabalhadoras (Nº trabalhadoras que obtiveram formação/nº total de trabalhadores que obtiveram formação) é igual à taxa de feminilidade dos recursos humanos (Nº trabalhadoras/nº total de trabalhadores) e 0 quando estas duas taxas diferem. O valor obtido através da aplicação da fórmula indicada, anula-se quando o critério da proporcionalidade de género não é cumprido, i.e. o valor do indicador passa a 0. Por outro lado, o valor calculado através da fórmula mantém-se inalterado quando se verifica o cumprimento da proporcionalidade de género. Os números de trabalhadores (total, mulheres e homens valores globais e dos que frequentaram pelo menos 1 ação de formação profissional em 2015) referem-se ao momento em que se mede. Os comprovativos de participação em ação de formação são registados no Sistema de Gestão Documental pelo próprio trabalhador como certificados de formação. A utilização do critério género visa salvaguardar os princípios da igualdade de género e da não discriminação entre homens e mulheres na organização e dar cumprimento à RCM n.º 161/2008, de 22 de Outubro. 50% O valor crítico ou de excelência corresponde à situação em que 50 % dos trabalhadores tenham frequentado pelo menos uma ação de formação profissional ao longo do ano e cuja distribuição por género seja idêntica à distribuição por género de todos os trabalhadores. Sistema de Gestão Documental. 14/18

15 Dimensão QUALIDADE Peso da Dimensão Qualidade no 30% OO8 Assegurar o reporte ao GPP dos indicadores de desempenho comuns que permitem a comparação entre as DRAP Operacional na Dimensão Operacional no 50% 15% Objetivo Relevante Indicador 11 Número de reportes enviados ao GPP Peso do Indicador no Objetivo Operacional Determinação do valor do indicador Meta 1 Tolerância 0 50 % Número de reportes enviados ao GPP - obrigatoriamente os relativos às situações a 30 de junho ou a 30 de Setembro e complementarmente o relativo à situação a 31 de Março. Fonte de Informação 3 O valor crítico ou de excelência corresponde a três reportes anuais designadamente relativos à situação após o término dos trimestres do ano: a 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro. Sistema de Gestão Documental 15/18

16 Dimensão QUALIDADE Peso da Dimensão Qualidade no 30% OO8 Assegurar o reporte ao GPP dos indicadores de desempenho comuns que permitem a comparação entre as DRAP Operacional na Dimensão Operacional no 50% 15% Objetivo Relevante Indicador 12 Prazo de entrega do reporte após o fecho do trimestre (em dias) Peso do Indicador no Objetivo Operacional Determinação do valor do indicador Meta Tolerância Fonte de Informação 50 % Número de dias que medeia entre o fecho de cada trimestre do ano, considerando como obrigatórios os reportes relativos às situações a 30 de junho e a 30 de setembro e facultativamente os relativos às situações a 31 de Março e 31 de Dezembro (neste último caso, valores provisórios antes da Auto Avaliação que integra o relatório de atividades) O valor crítico ou de excelência corresponde ao envio dos reportes até 5 dias após o fecho do respetivo trimestre. Sistema de Gestão Documental 16/18

17 IV. Objetivos Operacionais mais relevantes Na tabela seguinte apresentam-se as distribuições dos Pesos das Dimensões (no ), dos Objetivos Operacionais (na Dimensão e no ) e dos Indicadores (no Objetivo Operacional e no ) e assinalam-se os objetivos operacionais mais relevantes. peso dos parâmetros/dimensões na avaliação final 2015 peso dos objetivos no respetivo parâmetro/dimensão peso de cada indicador no respetivo objetivo operacional peso de cada objetivo operacional na avaliação final peso de cada indicador na avaliação final Eficácia 40,00% OO1 35,00% 14,00% Ind1 50,00% 7,00% Ind2 50,00% 7,00% OO2 30,00% 12,00% Ind3 100,00% 12,00% OO3 35,00% 14,00% Ind4 50,00% 7,00% Ind5 50,00% 7,00% Eficiência 30,00% OO4 50,00% 15,00% Ind6 100,00% 15,00% OO5 50,00% 15,00% Ind7 50,00% 7,50% Ind8 50,00% 7,50% Qualidade 30,00% OO6 25,00% 7,50% Ind9 100,00% 7,50% OO7 25,00% 7,50% Ind10 100,00% 7,50% OO8 50,00% 15,00% Ind11 50,00% 7,50% Ind12 50,00% 7,50% TOTAL 100,00% 100,00% 100,00% Objetivos mais relevantes Soma dos pesos (%) 73,00% Numero 5 17/18

18 Como se pode observar na tabela acima, são cinco os objetivos operacionais mais relevantes, os quais perfazem um total de 73%, que se listam a seguir: OO 4 (15 %) Agilizar a emissão de pareceres e licenças OO 5 (15%) Otimizar os recursos financeiros OO 8 (15%) Assegurar o reporte ao GPP dos indicadores de desempenho comuns que permitem a comparação entre as DRAP OO 1 (14 %) Garantir a execução do Programa de Desenvolvimento Rural (PRODER) e PDR 2020 OO 3 (14%) Assegurar a execução do Plano Anual de Controlo 18/18