Plano Estratégico de Tecnologia de Informação - PETI

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1 Plano Estratégico de Tecnologia de Informação - PETI Hercio M. Ferraro Neto Pós-Graduando em Adm. De Sistemas de Informação Neste artigo iremos tratar de uma ferramenta da administração de sistemas de informação que auxilia o administrador a gerenciar os recursos computacionais da organização. Iremos definir e exemplificar um plano estratégico de tecnologia de informação buscando oferecer aspectos para sua adoção em empresas. A correta administração das informações de uma empresa é fundamental para seu sucesso pois com base nelas os executivos podem decidir o rumo da organização. O uso dos recursos da TI é de grande importância para manutenção da inteligência empresarial. Diante disso a necessidade de gerenciar a TI da melhor forma possível faz com que um Plano Estratégico de Tecnologia de Informação (PETI) seja um item obrigatório em um planejamento estratégico empresarial (PEE). A globalização torna o mercado amplo, tanto para aquisição de novos clientes e consumidores como para aumento do número de concorrentes. A empresa deve estar sempre atualizada com as mudanças de mercado, atenta a novas oportunidades e melhorando seus bens e serviços através das informações adquiridas. Para essa tarefa são necessários o aperfeiçoamento, o rápido compartilhamento e a disponibilidade das informações estratégicas da empresa. A necessidade de que as organizações sejam inteligentes, diante das mudanças constantes da sociedade da informação, faz com que elas também se modifiquem e requeiram planejamento de suas informações auxiliadas pelos recursos da T.I. (PARSONS, 1983; PASCOT, 1997; MARKUS; BENJAMIN, 1997 apud REZENDE, 2002). A tecnologia da informação pode ser de grande auxílio na tarefa de gerenciar o conhecimento empresarial através de seus recursos de hardware, software e telecomunicações. É necessário que a empresa planeje suas ações antecipadamente, Rezende (2003) afirma que o planejamento estratégico é fundamental para a sobrevivência das organizações que estão preocupadas com sua inteligência empresarial ou organizacional. A tecnologia de informação é essencial para as empresas, Audy e Brodbeck (2003) afirmam: atualmente não faz mais sentido discutir se a T.I é estratégica ou não, sendo a questão deslocada para como utilizar a T.I de forma alinhada à estratégia organizacional. É fundamental o

2 planejamento da TI antes de sua utilização para evitar que a organização corra riscos desnecessários, pois o uso crescente da TI, ao mesmo tempo em que potencializa a capacidade das organizações em obter, manter ou combater vantagens competitivas, também eleva os riscos de gestão inerentes a qualquer tipo de decisão e ação. (Mc GAUGHEY, SYNDER e CARR, 1994 apud REZENDE, 2003). O PETI é a forma como a organização irá tratar e gerir a tecnologia visando o futuro, adequando-se da melhor maneira possível para obter incremento na competitividade, ampliação dos seus negócios e maior performance de seus investimentos tecnológicos. É fundamental que as organizações utilize-se de um planejamento estratégico de tecnologia de informação alinhado com seu planejamento estratégico empresarial. Para Lederer e Sethi (apud AUDY, BRODBECK, 2003) o planejamento estratégico de sistemas de informação é o processo de identificação de um portfólio computadorizado de aplicações para dar suporte ao plano de negócios da organização e auxiliar na concretização dos objetivos organizacionais. Segundo Rezende (2002) o PETI é: um conjunto de ferramentas e técnicas que possibilitam a definição de estratégias de ação ao longo de um período de aproximadamente um a três anos. Durante seu processo é necessário que seus componentes sejam avaliados e redefinidos caso estejam fora do esperado. O Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação é um processo dinâmico e interativo para estruturar estratégica, tática e operacionalmente as informações e conhecimentos organizacionais, a T.I. (e seus recursos: hardware, software, sistemas de telecomunicações, gestão de dados e informação), os sistemas de informação e do conhecimento, o perfil das pessoas envolvidas e a infra-estrutura necessária para o entendimento de todas as decisões, ações e respectivos processos da organização (REZENDE, 2002). Isso demonstra a complexidade e a importância de um bom planejamento de um PETI. Segundo Boar (1993 apud REZENDE, 2003) no planejamento de sistemas de informação e da tecnologia de informação também se decide aonde a organização quer chegar e quais recursos da T.I. que serão necessários para suportar as decisões. Para Lederer, Mahaney (1996 apud REZENDE, 2003) o planejamento de sistemas de informação e da tecnologia da informação é o processo de identificar software, hardware e principalmente Bando de Dados para suportar a clara definição e documentação do planejamento estratégico de negócios da organização.

3 O PETI é um conjunto de ferramentas computadorizadas que auxiliam a organização na estruturação e concretização de seus objetivos, abrangendo todos os aspectos organizacionais, dentro de um período pré-determinado. É importante ressaltar que o PETI deve estar alinhado com o planejamento estratégico da empresa pois as constantes mudanças da sociedade da informação e à necessidade de que as organizações sejam inteligentes, faz com que as mesmas também se modifiquem e requeiram planejamento de suas informações, de seus conhecimentos e de sua tecnologia de informação (PARSONS, 1983; TAPSCOTT, 1997; MARKUS; BENJAMIN, 1997; CASTELLS, 1999; SANTOS et al., 2001 apud REZENDE, 2003). Podemos dizer que o PETI auxilia a organização a gerenciar e aplicar da melhor forma os recursos computacionais disponíveis, visando melhorias na forma de tratar, disseminar e armazenar as informações necessárias ao negócio da instituição, e dar suporte ao planejamento estratégico empresarial em busca de seus objetivos. Para obtenção do sucesso é fundamental que PEE e PETI estejam interligados entre si, e que ambos sejam reavaliados com o decorrer do tempo. As metodologias para o PETI são importantes, pois auxiliam nas decisões e definições estratégicas, além de colaborarem para a integração entre PETI e PEE. Para Rezende (2003) A relevância do planejamento dos sistemas de informação, dos sistemas de conhecimento e da informática ou tecnologia da informação é reiterada pela escolha de uma metodologia para sua implementação adequada, dinâmica e inteligente. As metodologias podem contribuir no grande desafio da T.I.: gestionar a infra-estrutura de tecnologias; gestionar o orçamento financeiro; buscar novas arquiteturas necessárias a transformação organizacional nos processos de negócios e de tomadas de decisões organizacionais. (LUCAS, 1986; CHILD, 1987; MARKUS; BENJAMIN, BENAMATI; LEDERER, 2001 apud REZENDE, 2002). A tecnologia da informação, por meio de metodologias de planejamento de informação, conhecimentos e informática, pode apoiar as organizações nas atividades mercadológicas competitivas, planejando, gerindo e flexibilizando sua infra-estrutura, para permitir gerar informações necessárias de forma oportuna para uso estratégico. (PRAGER, 1996, apud REZENDE, 2003). As primeiras metodologias foram criadas no fim da década de 60, destacam-se dentre elas as precursoras: BSP (Business Systems Planning) da IBM que explora o planejamento de sistemas de informação e as relações deles com os negócios, de

4 maneira que os sistemas de informação possam dar suporte às necessidades organizacionais. SSP (Strategic Systems Planning) define um modelo funcional de negócios pela análise funcional das áreas da organização, que geram a arquitetura dos dados combinada com a necessidade de informações da organização. IE (Information Engineering) estabelece técnicas para a construção de modelos organizacionais, modelos de dados e modelos de processos. CSF (Critical Success Factors) procura identificar as necessidades de sistemas de informação da alta administração da organização, em que principais fatores críticos de sucesso são descritos para a gestão, numa abordagem top-down. Ela deve ser utilizada em conjunto com uma metodologia de PETI pois ela não é uma metodologia propriamente dita. Modelo eclético de Sullivan estabelece uma matriz entre infusão e difusão dos fatores organizacionais, sistêmicos e tecnológicos da organização. Abordagem por estágios de crescimento da organização apresenta uma metodologia com um critério de administração da evolução dos sistemas de informação na organização. (PARSONS, 1983, NOLAN, 1993, ROCKART e MORTON, 1984, SULLIVAN JR., 1985, LEDERER e SETHI, 1988, MARTIN, 1991, GOLDSMITH, 1991, TORRES, 1989, apud REZENDE, 2003) Para Rezende e Abreu (2003) as metodologias são ferramentas que possibilitam a definição de estratégias de ação ao longo de um período de aproximadamente um a três anos. Alguns de seus objetivos são: Estabelecer ferramentas de controle de qualidade, produtividade, prazos e custos; Elaborar plano de desenvolvimento (ou aquisição), implantação, implementação de Sistemas de Informação; Padronizar e simplificar a Tecnologia da Informação. Segundo Rezende e Abreu (2003) uma metodologia constitui-se de uma abordagem organizada para atingir um objetivo, é um roteiro, que visa a qualidade e produtividade. Ainda para os autores metodologia não é somente uma técnica, pois ela permite o uso de uma ou várias técnicas para o desenvolvimento de projetos, sistemas ou softwares.

5 O modelo de PETI proposto por King em 1978, que serve de base para os atuais, consta três fases ou etapas: Análises ou diagnóstico, a análise da situação atual; Processos ou planejamento, definição das entradas e saídas informacionais, recursos e outros itens; Procedimentos ou execução, implantação das definições e controle do cumprimento das metas por medidas de performance. Nessas fases são elaborados roteiros de planejamento de atividades, de desempenho, de definição de papéis dos participantes, de reuniões de trabalho e de revisões de ações (REZENDE, AUDY; BRODBECK). Outra metodologia é a proposta por Torres (1994), onde as questões elementares a serem consideradas são: filosofia de informações, carteira de aplicações e plano de desenvolvimento e capacitação da T.I. (REZENDE, 2002) Complementando os estudos, Prenkumar e King (1991 apud AUDY e BRODBECK, 2003) consideraram o PETI como um processo e como fator determinante para seus sucesso identificaram a existência de planos integrados pelos seguintes componentes: Missão, papel que a informação e a T.I. exercem no contexto organizacional; Objetivos de SI, avaliação dos objetivos implementados e extração dos objetivos futuros e definição dos objetivos futuros; Políticas de SI, regras gerais para orientar o desenvolvimento dos SIs; Estratégias de SI, direção geral para o desenvolvimento dos sistemas e para a composição da infra-estrutura de suporte tecnológico; Programas de desenvolvimento, atividades e regras que servem de guia para a implementação dos SIs e da tecnologia disponibilizada. Os modelos para elaboração de PETI não devem ser estáticos, mas sim dinâmicos, flexíveis, adaptáveis e inteligentes, devem permitir que todos os envolvidos tenham condições de avaliar os produtos gerados nas subfases, registrando sua parcela de participação, para que o projeto seja de qualidade e contribua para o alinhamento do PETI ao PEE (REZENDE, 2002). King e Teo (1997 apud REZENDE, 2002) colocam que um dos elementos chaves do PETI é a integração e o alinhamento com o PEE e as estratégias da organização. Rezende e Abreu (2002) colocam que para atingir os objetivos propostos, com maior grau de efetividade, o trabalho é dividido em fases que podem ser elaboradas concomitantemente por equipe multidisciplinar ou multifuncional,

6 visando facilitar a administração de tempos, recursos, qualidade, produtividade e efetividade. As etapas podem ser adequadas para cada organização e projeto, e as fases devem ser individualmente apresentadas, divididas em subfases e avaliadas e aprovadas pelos envolvidos Os mesmos autores afirmam que principal objetivo do planejamento é o de organização geral das informações e dos conhecimentos. As metodologias de PESI ou de PETI dão um norte para as empresas investirem tempo, dinheiro e recursos humanos em tecnologia de informação. A integração e o alinhamento com o planejamento estratégico empresarial contribuem para que os investimentos sejam acertados e orientados aos objetivos da organização. Para exemplificar um modelo de metodologia de planejamento estratégico de tecnologia de informação usaremos o de Rezende (2003) que é o mais atual ao qual se tem acesso na língua portuguesa. Vemos a seguir a estrutura de um projeto de PETI segundo a metodologia desenvolvida por Rezende (2003). O projeto pode ser dividido em três grandes partes: capa, apresentação do projeto e da organização e desenvolvimento. A metodologia de desenvolvimento é composta de 9 partes, com suas respectivas fases e subfases, como vemos a seguir e na figura. Capa; Apresentação do projeto e da organização; Desenvolvimento; Partes: Planejar o projeto; Revisar o planejamento estratégico; Planejar informações e conhecimentos; Avaliar e planejar tecnologia da informação e de conhecimentos; Avaliar e planejar tecnologia da informação; Avaliar e planejar recursos humanos; Priorizar e custear o projeto; Executar o projeto; Gerir o projeto; Como pode-se ver na figura, cada fase se subdivide em subfases que podem ser elaboradas concomitantemente e de forma integrada e complementar uma

7 da outra. As fases podem ser apresentadas de forma seqüencial e didática nas chamadas partes como na figura. O nível de detalhamento de cada fase e subfase, a adequação, complementação ou retirada deve ser determinado pela equipe de trabalho. Escolher o modelo de PETI mais adequado à organização é papel do administrador de T.I juntamente com o administrador da empresa, que devem estudar, analisar e avaliar qual é a melhor forma da organização gerenciar suas informações através dos recursos computacionais disponíveis. O bom uso de uma metodologia depende muito do apoio da alta gerência e da constante manutenção e avaliação de seus processos e fases. Visão geral da metodologia do PETI alinhado ao PE. Fonte: (REZENDE, 2003, p. 101) Podemos perceber que o uso de um PETI bem elaborado e alinhado com o planejamento estratégico empresarial é extremamente necessário para que uma empresa sobreviva no mercado. Com o uso dos recursos da TI, gerenciados por uma metodologia de PETI, a organização poderá ter benefícios como agilidade e disponibilidade nas informações vitais e assim obter vantagens competitivas.

8 Referências: AUDY, Jorge Luis Nicolas; BRODBECK, Ângela Freitas, Sistemas de Informações, Planejamento e Alinhamento Estratégico Nas Organizações, São Paulo: STS, REZENDE, Denis Alcides. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática, São Paulo: Atlas, REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informação Integrada à Inteligência Empresarial. São Paulo: Atlas, REZENDE, Denis Alcides; Abreu, Aline França. Tecnologia da Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2003.