Práticas Administrativas. Parte II PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS

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1 21 Parte II PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS

2 23 Lição 1 Conhecendo as Práticas Administrativas Após concluir o estudo desta lição, esperamos que você possa: Identi car as competências necessárias para as práticas administrativas nas diversas áreas dos Correios. Associar os principais manuais às suas respectivas nalidades. Veja os temas que você irá estudar nesta lição: Tema 1 Competências para as práticas administrativas Tema 2 Os Manuais mais utilizados e suas nalidades

3 25 CONVERSA INICIAL As atividades administrativas estão presentes em todas as áreas dos Correios. Elas dão suporte aos processos, seja para padronizar rotinas, autorizar viagens, divulgar eventos, pesquisar temas, ou mesmo, orientar para o zelo, em relação às pessoas e também aos bens dos Correios. Para o desempenho das atividades administrativas no cotidiano é importante que você desenvolva suas habilidades de pesquisar, de elaborar documentos, de observar normas técnicas e de cumprir padrões estabelecidos. Mas, como você poderá desenvolver suas habilidades para as práticas administrativas do cotidiano? A busca de informações con áveis, a tramitação de documentos e o zelo pelos bens da Empresa envolvem várias ações comuns. Veja, a seguir, essas práticas comuns e conheça também os principais manuais utilizados e que norteiam as rotinas administrativas no cotidiano.

4 26 Práticas Administrativas TEMA 1 COMPETÊNCIAS PARA AS PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS Ao responder documentos ou solicitar informações, o conhecimento agiliza os processos, evita erros, facilita a comunicação e permite um bom relacionamento com seus colegas de trabalho e clientes. Por favor, onde posso registrar minha reclamação por entrega de encomenda fora do prazo previsto? Cliente Satisfeito Cliente Indignado Você pode ligar para Para a realização das atividades administrativas, algumas ferramentas de trabalho são indispensáveis, como: computador; e rede corporativa (intranet, internet).

5 27 Veja no quadro a seguir, exemplos de competências requeridas para o desempenho das atividades administrativas: Atividade Conhecimento Competência desejada Pesquisa aos Manuais Manuais dos Correios Pesquisar sobre as regras de emissão de documentos. Elaboração de Comunicação Interna CI Comunicação nos Correios Elaborar documentos (relatórios, CI s etc.) dentro das normas técnicas e do padrão de linguagem (ortogra a e gramática). Guarda de bens Controle de Bens Patrimoniais dos Correios Zelo de todo empregado pelo bem patrimonial dos Correios. Em sua opinião, para desempenhar atividades administrativas é necessário que o empregado tenha conhecimento de informática básica? É importante ter conhecimento técnico na elaboração e redação de documentos? E navegar na internet, receber e responder s? É preciso? Hoje em dia essas habilidades são indispensáveis para o bom desempenho do empregado nas atividades administrativas. O conhecimento da informática permitirá que você utilize melhor os programas e agilize seu trabalho. A redação de expedientes ( s, Comunicações Internas etc.) precisa ser clara e objetiva. A intranet/internet propicia acesso às informações com maior rapidez.

6 28 Práticas Administrativas E onde buscar essas informações? Os Manuais são a principal fonte de informações nos Correios! Você acessa os procedimentos das áreas, as orientações dos processos internos e aprende a execução das rotinas de forma padronizada e correta. Consultar os Manuais frequentemente e, sempre que necessário, é um dos requisitos básicos para o desenvolvimento de sua competência. Dessa forma você: mantém-se atualizado; age corretamente dentro das normas dos Correios; e cumpre seus direitos e obrigações. A seguir, você estudará sobre os Manuais mais utilizados nas atividades administrativas. TEMA 2 OS MANUAIS MAIS UTILIZADOS E SUAS FINALIDADES Nos Correios, 27 Manuais encontram-se disponibilizados para você e todos os empregados. São eles:

7 29 MANAFI Adm. de Recursos, Operações e Controle Financeiro MANAUD Auditoria MANCAT Comercialização e Atendimento MANCOM Comunicação MANCOT Contabilidade MANCIN Controle Interno MANDIS Distribuição e Coleta MANEDU Educação MANENC Tratamento e Encaminhamento MANENG Engenharia MANFAC Faturamento e Cobrança MANFIL Filatelia MANFIM Formulários e Impressos MANIGE Informações Gerenciais e Estatísticas MANINT Correio Internacional MANINF Informática MANLIC Licitação e Contratação MANORC Orçamento e Custos MANORG Organização MANPAT Patrimônio MANPES Pessoal MANPLA Planejamento MANQUA Qualidade MANSAE Segurança e Administração de Edifícios MANSUP Suprimento MANTRA Transportes MANTIC Manual de Tecnologia da Informação e Comunicação Você pode acessar os Manuais dos Correios no link: gateway.dll?f=templat es&fn=default.htm ou clicando no ícone ECT NORMAS, na página principal da intranet: Veja, a seguir, os três Manuais mais utilizados nas atividades comuns a todas as áreas dos Correios, sua nalidade e exemplo de aplicação no cotidiano.

8 30 Práticas Administrativas Manual Manual de Pessoal MANPES Finalidade Tem por nalidade estabelecer as normas gerais e os procedimentos a serem utilizados na administração do pessoal da Empresa, o que engloba todas as atividades relativas a recursos humanos, treinamento e desenvolvimento, e relações do trabalho. Ref. MANPES 1/1 1 O foco é a administração do pessoal da empresa. Resgata os direitos e deveres dos empregados dos Correios. O MANPES observa as orientações contidas na Consolidação das Leis Trabalhistas CLT. Veja o exemplo: 14/2 1 do MANPES Condições para Concessão das Férias A concessão das férias é regulamentada por meio da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) Capítulo IV, artigos de 129 a 153. Este módulo tem por objetivo fixar os procedimentos para a concessão das férias aos empregados, dirigentes e cedidos, bem como as vantagens correspondentes, concedidas por determinação legal ou por Acordo Coletivo de Trabalho, ou por deliberação da Empresa.

9 31 Manual Manual de Comunicação MANCOM Finalidade Tem por nalidade estabelecer as normas gerais para elaboração e utilização de normas, Decisões do Conselho de Administração, Decisões da Diretoria, Portarias, instrumentos de correspondência e de divulgação, e de nir os uxos de informações e os procedimentos para arquivamento, micro lmagem e eliminação de normas e documentos revogados. Ref. MANCOM 1/1 1 Observa as orientações da ABNT e o Manual de Redação da Presidência da República. O foco são as normas dos Correios para a comunicação formal: da emissão à de nição dos uxos das informações. Veja o exemplo: 6/5 5 do MANCOM Elaboração do Relatório/Informativo Por tratarem-se de documentos formais, os relatórios devem ser claros, completos e rigorosamente éis à realidade. Para sua elaboração devem ser seguidas as orientações deste capítulo, que se basearam nas prescrições da Norma ABNT NBR 10719, referentes à sua formatação. Este módulo tem por objetivo apresentar as normas dos Correios para a comunicação formal.

10 32 Práticas Administrativas Manual Manual de Patrimônio MANPAT Finalidade Tem por finalidade estabelecer normas e procedimentos para ser observados na gestão de bens móveis, imóveis, de marcas, patentes e outros direitos que compõem o patrimônio da ECT. Ref. MANPAT 1/1-1 Todos os empregados devem zelar pelo patrimônio público (cuidado com os equipamentos, prédios, veículos etc.), bem como o uso correto do nome dos Correios. Veja o exemplo: 5/2 1 MANPAT Controle e Movimentação de Bens Móveis O controle físico e patrimonial dos bens deve seguir os procedimentos estabelecidos neste Manual. O conhecimento destes Manuais são de interesse de todas as áreas. Na Lição 02 você estudará os Manuais dos Correios e sua estrutura, de forma mais detalhada.

11 33 Nesta lição você aprendeu que: Para o desempenho das atividades administrativas no cotidiano é importante que você desenvolva sua habilidade de pesquisar, de elaborar documentos, de observar normas técnicas e de cumprir padrões estabelecidos. Ao responder documentos ou solicitar informações, o conhecimento agiliza os processos, evita erros, facilita a comunicação e permite um bom relacionamento com seus colegas de trabalho e clientes. O conhecimento da informática e o acesso à internet/intranet permitem acesso mais ágil às informações. A redação de expedientes ( s, Comunicações Internas etc.) precisa ser clara e objetiva. Consultar os Manuais possibilitará a você manter-se atualizado nas rotinas administrativas, no cumprimento das normas e no conhecimento dos seus direitos e obrigações. Os 3 Manuais mais utilizados no apoio às práticas administrativas são: o MANPES, o MANCOM e o MANPAT.

12 34 Práticas Administrativas EXERCÍCIO Instruções: 1. Este exercício tem o objetivo de consolidar a sua aprendizagem. 2. Após a conclusão, veri que as Respostas e Comentários das Atividades de Autoavaliação da Aprendizagem, disponíveis no nal deste livro didático. 3. Se necessário, retorne aos conteúdos para reforçar a sua aprendizagem. 4. Este exercício não valerá nota. Questão nº 1 Selecione a(s) alternativa(s) que apresenta(m) competências necessárias para as práticas administrativas comuns. A. ( ) Ao realizar suas atividades, o empregado busca embasamento nas normas da empresa e procura manter-se atualizado com as informações corretas, visando o êxito em suas tarefas. B. ( ) O empregado tem grande zelo por seu ambiente de trabalho e pelos bens dos Correios e procura agir com segurança e responsabilidade, conforme as orientações da empresa. C. ( ) O empregado tem habilidade com computadores e equipamentos de informática, no conserto e manutenção dos equipamentos e na instalação de softwares. D. ( ) O empregado utiliza o computador com habilidade: pesquisa na internet, com agilidade, os assuntos pertinentes ao seu trabalho e redige documentos com rapidez e e ciência.

13 35 Questão nº 2 Associe os Manuais utilizados no apoio das atividades administrativas à sua respectiva nalidade. I - Manual de Comunicação II - Manual de Pessoal III - Manual de Patrimônio ( ) Estabelece procedimentos na gestão de bens móveis, imóveis, e de direitos que compõem o patrimônio da ECT. ( ) Estabelece as normas gerais para elaboração e utilização de normas, instrumentos de correspondência e de divulgação. ( ) Estabelece as normas gerais e os procedimentos a serem utilizados na administração do pessoal da Empresa. Selecione a alternativa que apresenta a correta associação, de cima para baixo. A. ( ) III, II e I. B. ( ) III, I e II. C. ( ) I, III e II. D. ( ) II, I e III.

14 36 Práticas Administrativas Parabéns! Você concluiu o estudo da lição 1! Faça, agora, uma autoavaliação da sua aprendizagem. Relembre os objetivos de aprendizagem apresentados no início desta lição: Identificar as competências necessárias para as práticas administrativas nas diversas áreas dos Correios. Associar os principais manuais às suas respectivas nalidades. Veri que agora: Se você então atingiu os objetivos de aprendizagem desta lição, prossiga ao estudo da Lição 2, onde você estudará sobre os Documentos Básicos dos Correios. não atingiu os objetivos de aprendizagem desta lição, retorne aos conteúdos necessários para reforçar a sua aprendizagem.