Processo Organizacional

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1 Processo Organizacional

2 3 Níveis Organizacionais Níveis de Planejamento

3 Planejamento Estratégico - Conceitos Missão (razão de ser) x Visão (de futuro) x Valores (crenças) Análise SWOT: Análise Interna (Controlável) Análise Externa (Não Controlável) Áreas funcionais (Marketing, Pesquisa, RH, etc.), funcionários, desempenho, processos, produtos, serviços, finanças, competências, sistemas, tecnologia, inovação, etc. Ambiente geral + ambiente de tarefa = sociedade, governo, economia, mercado, concorrentes, clientes, fornecedores, tecnologia, etc. S W strengths (forc as - potencialidades) weaknesses (fraquezas - fragilidades) O opportunities (oportunidades) T threats (ameac as) 3 3

4 Balanced Scorecard Ferramenta de gestão estratégica cujo objetivo é traduzir a estratégia em termos operacionais, permitindo que a organização alinhe suas ações, acompanhe seu desempenho e alcance seus macro-objetivos no longo prazo. Dicas para resolver questões: O que é Balanced Scorecard? Placar balanceado de desempenho. o 4 Perspectivas (dimensões): Financeira, Clientes/Mercado, Processos Internos, Aprendizado/Inovação e Crescimento Pra que ele serve? Nome do livro: A Estratégia em Ação. o Componentes (elementos): Mapa estratégico, Objetivos, Indicadores, Metas e Iniciativas (planos de ação). 4 4

5 Estrutura Organizacional Estrutura Formal x Informal Estrutura Burocratizada (Mecanicista) x Adhocrática (Orgânica, Flexível) Tipos básicos de organização: Linear, Funcional, Linha-staff. Princípios: Divisão do Trabalho; Especialização; Cadeia de Comando (Hierarquia); Amplitude de Controle; Centralização x Descentralização. Departamentalizar é agrupar as atividades e correspondentes recursos (humanos, materiais e tecnológicos) em unidades, de acordo com um critério específico de homogeneidade. Tipos/critérios básicos: Funcional; Produtos ou Serviços; Geográfica/Territorial; Clientes; Processos; Projetos; Matricial.

6 Gestão de Pessoas Gestão de Pessoas é o conjunto de políticas e práticas necessárias para cuidar do capital humano da organização, capital este que contribui com seus conhecimentos, habilidades e capacidades para o alcance dos objetivos institucionais. Pessoas como Recursos vs. Pessoas como parceiros GP Centralizada vs. GP Descentralizada GP é uma responsabilidade de Linha (do gestor do funcionário) e uma função de Staff (da área de GP). Gestão Estratégica de Pessoas: foco nos resultados e nos cidadãos.

7 Diagnóstico de Gestão de Pessoas 7

8 Entrada Gestão de Processos Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Processamento Saída Insumos Inputs Atividades Agregar Valor Troughput* Produtos Serviços Outputs Feedback Visão horizontalizada e integrada da organização. Tipos: Principais (primários, finalísticos), de Apoio (suporte, meio) e Gerenciais. Hierarquia: Macroprocessos > Processos > Sub (?) > Atividades > Tarefas Reengenharia (radical) x Melhoria contínua (incremental) Maturidade e ciclo de vida: Modelo Simula Emula Encena Inteira 8

9 Gestão de Projetos Projeto: esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Singularidade, Temporariedade, Incerteza, Elaboração Progressiva, Recursos limitados, Interdisciplinaridade, Escopo (Abrangência); Conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos e qualidade. 5 Grupos de Processos (não são fases) 10 áreas do conhecimento: Qualidade, Partes Interessadas, Comunicações, Tempo, Recursos Humanos, Escopo, Aquisições, Riscos, Custos, Integração.

10 Gestão de Projetos ciclo de vida

11 Áreas de conhecimento 4. Gerenciamento da integrac ão do projeto 5. Gerenciamento do escopo do projeto 6. Gerenciamento do tempo do projeto 7. Gerenciamento dos custos do projeto 8. Gerenciamento da qualidade do projeto 9. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto 10. Gerenciamento dos recursos de comunicac ões do projeto 11. Gerenciamento dos riscos do projeto 12. Gerenciamento das aquisic ões do projeto 13. Gerenciamento das partes interessadas no projeto Grupo de processos de iniciac ão 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto 13.1 Identificar as partes interessadas Grupo de processos de planejamento 4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto 5.1 Planejar o gerenciamento do escopo 5.2 Coletar os requisitos 5.3 Definir o escopo 5.4 Criar a estrutura analítica do projeto (EAP) 6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma 6.2 Definir as atividades 6.3 Sequenciar as atividades 6.4 Estimar os recursos das atividades 6.5 Estimar as durações das atividades 6.6 Desenvolver o cronograma 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos 7.2 Estimar os custos 7.3 Determinar o orçamento 8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade 9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações 11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos 11.2 Identificar os riscos 11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos 11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos 11.5 Planejar as respostas aos riscos 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Grupo de processos de execuc ão 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto 8.2 Realizar a garantia da qualidade 9.2 Mobilizar a equipe do projeto 9.3 Desenvolver a equipe do projeto 9.4 Gerenciar a equipe do projeto 10.2 Gerenciar as comunicações 12.2 Conduzir as aquisições 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Grupo de processos de monitoramento e controle 4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças 5.5 Validar o escopo 5.6 Controlar o escopo 6.7 Controlar o cronograma 7.4 Controlar os custos 8.3 Controlar a qualidade 10.3 Controlar as comunicações 11.6 Controlar os riscos 12.3 Controlar as aquisições 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Grupo de processos de encerramento 4.6 Encerrar o projeto ou fase 12.4 Encerrar as aquisições

12 Gestão pela Qualidade Total (GQT ou TQM) É o processo de envolver todos os membros da organização para assegurar cada atividade relacionada com a produção de bens e serviços dentro do compromisso de melhorar continuamente e atender completamente às necessidades do cliente. Pontos básicos: foco no cliente; trabalho em equipe permeando toda a organização; decisões baseadas em fatos e dados; solução de problemas e diminuição de erros (não aceitação de erros).

13 GQT - Princípios e mandamentos Chiavenato: 1. Qualidade é construída e não apenas inspecionada. 2. A melhoria da qualidade economiza dinheiro. 3. A qualidade repousa no princípio da melhoria contínua (kaizen) por meio de melhorias incrementais nos produtos e processos. ISO Foco no cliente 2. Liderança 3. Envolvimento das pessoas 4. Abordagem de Processo 5. Abordagem sistêmica para a gestão 6. Melhoria contínua 7. Abordagem factual para a tomada de decisão 8. Benefícios mútuos na relação com fornecedores

14 Ferramentas O que é? Para que utilizar? Folha de verificac ão Diagrama de Pareto Diagrama de causa e efeito Diagrama de dispersão Histograma Gráfico de controle Fluxograma Plano de Ac ão Brainstorming Planilha para a coleta de dados. Diagrama de barra que ordena as ocorrências do maior para o menor. Estrutura que expressa, de modo simples, a série de causas de um efeito (problema). Gráfico cartesiano que representa a relação entre duas variáveis. Diagrama de barra que representa a distribuição de uma amostra ou população de itens. Gráfico com limite de controle que permite o monitoramento dos processos. Fluxos permitem a visão global (sistêmica) de um processo (conjunto de atividades). 5W2H: What, Who, Where, When, Why, How, How much? Tempestade de ideias. Geralmente grupal, mas pode ser individual. Facilitar a coleta de dados pertinentes a um problema. Priorizar os poucos, porém vitais, itens (problemas). Ampliar a quantidade de causas potenciais a serem analisadas. Verificar a correlação entre duas variáveis. Verificar o comportamento de um processo em relação à especificação. Verificar se o processo está sob controle. Estabelecer os limites e conhecer o fluxo das atividades. Mapear processos, elaborar planos de ação, estabelecer procedimentos. Gerar um grande número de ideias em curto período de tempo.

15 Risco é o efeito da incerteza nos objetivos. Princípios Estrutura Processo Pric

16 Administrac ão de Materiais Suprir a organização dos materiais necessários ao seu desempenho, no momento certo, com a qualidade requerida, praticando preços econômicos, recebendo e armazenando os bens de modo apropriado, distribuindo-os aos setores demandantes, evitando estoques desnecessários e mantendo rotinas de controle efetivas. Atributos: redução de custos; autonomia da gestão e responsabilização; e promoção da transparência e do controle social. 16

17 Funções da Administração de Materiais Viana (2006) Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado; planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição. 17

18 Administração de Materiais Estruturação no Setor Público: Decreto nº 1.094/1994: Sistema de Serviços Gerais (SISG). Órgão Central: Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação o Formulação de diretrizes, orientação, planejamento e coordenação, supervisão e controle Art. 7º: SIASG - Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais o Ferramenta de apoio informatizado voltada eminentemente a processos de aquisições e contratações públicas, capitaneadas pelas Unidades Administrativas de Serviços Gerais (Uasg) de órgãos e entidades da administração pública federal. o Compulsório para órgãos integrantes do SISG (Executivo) o Permitido para órgãos não SISG (Legislativo e Judiciário) 18

19 Classificação de materiais etapas 1. Catalogac ão arrolar todos os itens em um catálogo, permitindo consulta e dando uma ideia geral da coleção; 2. Simplificac ão redução da grande diversidade de itens empregados para as mesmas finalidades. 3. Identificac ão (especificac ão) torná-lo único. 4. Normalizac ão criar normas, prescrições de uso - definição da forma como o material deve ser utilizado. 5. Padronizac ão estabelecer padrões para análise de materiais, a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia; 6. Codificac ão conjuntos de números/letras inteligentes pelos quais facilmente identificamos e conhecemos o material. 19

20 CLASSIFICAÇÃO OBJETIVO VANTAGEM Valor Tipos de consumo Comuns Priorizar de materiais Classificação de maior valor total Demonstra os materiais de grande (ABC) (consumo, demanda) investimento no estoque Facilita a organização da programação e o Decidir se o material deve ser comprado, Fazer ou comprar planejamento de compras. Pode reduzir fabricado internamente ou recondicionado. custos. Por demanda Periculosidade Perecibilidade Importância operacional (XYZ) Permanente X Consumo Quanto à aplicac ão Dificuldade de aquisic ão Mercado fornecedor Definir quais materiais devem ser estocados (materiais de estoque X não de estoque). Dar maior atenção e cuidado no manuseio ao material que é perigoso. Dar maior atenção ao material que é perecível. Mostrar a imprescindibilidade (criticidade) dos materiais para funcionamento da empresa. Mostrar a diferença de materiais em termos de permanência (duração) Manter em estoque somente aquilo que é necessário. Identifica os materiais perigosos e incompatíveis com outros, facilitando armazenagem e movimentação adequados. Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenagem e movimentação adequados. Demonstra os materiais vitais empresa. Mais importante: Z Definir formas de controle diferenciadas Produtivos, matérias primas, produtos em fabricação, produtos acabados, materiais de manutenção, materiais improdutivos, materiais de consumo geral. Verificar se os materiais são de fácil ou de Agiliza a reposição de estoques e evita a difícil aquisição. falta de materiais. Saber a origem dos materiais (nacional ou Auxilia a elaboração dos programas 20 de importado). compra e importação.

21 Compras Requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto será recebido sem atrasos, no momento esperado). Requer, ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa. ENAP: 3 Atributos : preço econômico, qualidade, celeridade 3 funções: o Manutenção do cadastro de fornecedores; o Processamento das compras (Seção de Compras); o Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seção de Liquidação) 21

22 Centralização x Descentralização + compras compartilhadas 22

23 Cadastro de Fornecedores 23