Noções de Administração

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1 AULA Demonstrativa Noções de Administração Planejamento Estratégico Professor Marcelo Camacho Professor Marcelo Camacho 1

2 Olá, pessoal! Estou aqui para estudar com vocês o conteúdo de NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO (ITENS 1 E 2) para o concurso de AGENTE DA POLICIA FEDERAL. Meu nome é Marcelo Camacho, sou Sociólogo e Tecnólogo em Recursos Humanos. Tenho 47 anos e atuo na área de Recursos Humanos há 18 anos. Atualmente exerço o cargo de Analista de Gestão em Saúde, perfil Gestão do Trabalho, na FIOCRUZ, aqui no Rio de Janeiro. Também já exerci o cargo de Analista de Ciência & Tecnologia, perfil Recursos Humanos, no Instituto Nacional do Câncer (INCA). O edital ainda não foi publicado, mas o Ministro da Segurança Pública já anunciou que ira fazer um concurso com 500 vagas para Agente da PF. Portanto é hora de sair na frente e começar a preparação! Provavelmente a banca será a CESPE. Irei basear o curso no conteúdo programático do último concurso. Existem muitas questões da CESPE com o conteúdo programático para este concurso. Este curso terá, além das aulas em PDF, pequenas vídeo-aulas com resolução de questões adicionais. Cada vídeo terá a resolução de dez questões recentes da CESPE (diferentes das questões do PDF). Desta forma você poderá reforçar o seu entendimento sobre o assunto tratado naquela aula. As aulas que contarão com estas vídeo-alas estão sinalizadas com o símbolo abaixo no cronograma da aula. Gosto muito de resolver questões da CESPE! Já fui aprovado em dois concursos organizados pela CESPE e em um deles fui o primeiro colocado! Conseguir a aprovação em um concurso disputado exige muita dedicação e atenção em detalhes. Professor Marcelo Camacho 2

3 Adoto a seguinte dinâmica nos meus cursos: apresento alguns pontos teóricos e veremos como as bancas cobraram estes assuntos em provas recentes. Além de comentar a resposta adequada para cada questão, irei também tecer comentários sobre as respostas consideradas erradas. No final da aula eu apresento a lista de questões e o gabarito. Recomendo que após o estudo das aulas, refaçam as questões sem consultar os gabaritos. A repetição é a mãe da retenção. Então, animados? Sempre digo que é necessário estudo e persistência pra conseguir aprovação em concursos públicos! Abaixo eu deixo a programação das aulas. a data prevista é o prazo máximo para a disponibilização das aulas, mas eu tentarei publicar antes. De qualquer forma sugiro que usem o calendário abaixo como base para a programação de estudos! Aula Conteúdo Programático Data 00 Funções da administração: planejamento 05/03/ Noções de administração. 1.1 Abordagens clássica, burocrática e sistêmica da administração. 1.2 Evolução da administração pública no Brasil após Reformas administrativas A nova gestão pública 1.3 Princípios e sistemas de administração federal. 2 Processo administrativo. 2.1 Funções da administração: planejamento, organização, direção e controle. 13/03/ /03/ /03/ Estrutura organizacional. 23/03/ Cultura organizacional. 27/03/ Professor Marcelo Camacho 3

4 Sumário 1. Processo de Planejamento : Estratégico, Tático e Operacional Missão Visão Valores organizacionais Objetivos Organizacionais Estratégia Organizacional Lista de Questões Gabarito Professor Marcelo Camacho 4

5 1. Processo de Planejamento : Estratégico, Tático e Operacional A seguir estudaremos os tipos de planejamento (estratégico, tático e operacional). Existem três tipos de planejamento: a) Estratégico; b) Tático; c) Operacional A diferença entre eles se refere ao nível hierárquico em que são elaborados, a abrangência em relação às unidades e o período para o qual se referem, como está demonstrado na tabela abaixo: Estratégico Tático Operacional Prazo Longo Médio Curto Amplitude Toda a organização Determinado Setor Determinada Atividade Nível Hierárquico Alta Cúpula Gerências Setoriais Operacional Riscos Maiores Intermediários Menores Planejamento Estratégico é o mecanismo pelo qual a organização interage com o ambiente. É esta estratégia que irá guiar o comportamento da organização frente aos desafios da dinâmica mutável. A estratégia é condicionada pela missão organizacional, pela visão do futuro e pelos objetivos da organização. Vejamos o que significam cada um deles. Para Peter Drucker Professor Marcelo Camacho 5

6 planejamento estratégico é o processo contínuo de sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvem riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões e, através de uma retroalimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas O Planejamento Estratégico é um processo que estabelece objetivos a longo prazo para a organização. Aponta os caminhos a serem seguidos na interação com o ambiente. O planejamento estratégico é responsabilidade da alta cúpula da organização. O planejamento estratégico é um processo organizacional compreensivo de adaptação através da aprovação, tomada de decisão e avaliação. Procura responder a questões básicas como: por que a organização existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo é um plano que serve para guiar a ação organizacional por um prazo de três a cinco anos. O planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais: O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. Está voltado para as relações entre a organização e seu ambiente de tarefa; portanto, sujeito à incerteza a respeito dos eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. Reflete uma orientação externa que focaliza as respostas adequadas às forças e pressões que estão situadas do lado de fora da organização. O planejamento estratégico é orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo é o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a Professor Marcelo Camacho 6

7 consideração dos problemas atuais é dada apenas em função dos obstáculos e barreiras que eles possam provocar para um desejado lugar no futuro. É mais voltado para os problemas do futuro do que para os problemas de hoje. O planejamento estratégico é compreensivo. Ele envolve a organização como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos para obter efeitos de sinergia de todas as capacidades e potencialidades da organização. A resposta estratégica da organização envolve um comportamento global, compreensivo e sistêmico. O planejamento estratégico é um processo de construção de consenso. Dada a diversidade dos interesses e necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento oferece um meio de atender a todos eles na direção futura que melhor convenha a todos. O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional. Como está orientado para a adaptação da organização ao contexto ambiental, o planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a se ajustar a um ambiente complexo, competitivo e mutável. O planejamento estratégico se assenta sobre três parâmetros: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. Começa com a construção do consenso sobre o futuro que se deseja: é a visão que descreve o mundo em um estado ideal. A partir daí, examinam-se as condições externas do ambiente e as condições internas da organização. O Planejamento Tático é a setorização, desdobramento do planejamento estratégico. Envolve apenas o setor específico para o qual se elabora o plano. Ele trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. Professor Marcelo Camacho 7

8 Ele é desenvolvido em níveis organizacionais intermediários, como as gerências de recursos humanos, de marketing, financeira, etc., tendo como principal função a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados. O horizonte de tempo é de médio prazo neste tipo de planejamento. Segundo Chiavenato, os planos táticos referem-se a cada departamento ou unidade da organização e seu foco é no médio prazo, isto é, no exercício anual. O Planejamento Operacional é o desdobramento do planejamento tático. Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, dos planos de ação para implantação daquilo que foi estabelecido nos planos táticos. É neste nível que são estabelecidos os objetivos e estratégias operacionais, que definem as ações específicas que permitem realizar os objetivos dos níveis anteriores. São planos desenvolvidos nos níveis mais baixos da organização para delinear as etapas de ação para realização das metas operacionais e para sustentar os planos táticos. O planejamento operacional é a ferramenta do gerente de departamento para as operações diárias e semanais. Seu horizonte de tempo é o curto prazo. ITEM 1. (CESPE/FUB/2009/ADMINISTRADOR) O planejamento tático é focalizado no curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente; o planejamento operacional se estende pelo médio prazo e abrange determinada unidade organizacional. A afirmativa está ERRADA! Vimos na exposição acima que o planejamento tático está focado no médio prazo e o operacional no curto prazo. A banca Professor Marcelo Camacho 8

9 inverteu as características de cada tipo de planejamento para confundir o candidato incauto. ITEM 2. (CESPE/FUB/2009/ADMINISTRADOR) O planejamento nas organizações é feito em nível institucional e em níveis gerenciais inferiores, com cada gerente construindo o planejamento para a sua unidade. A afirmativa está CERTA! A banca usou outro vocabulário para complicar um pouquinho a questão. O planejamento à nível institucional é o planejamento estratégico e o planejamento a nível gerencial é o planejamento tático. ITEM 3. (CESPE/SEBRAE_AC/2007/CONSULTOR) Complementando o planejamento estratégico, o nível tático de planejamento busca atingir metas específicas em áreas funcionais da empresa, sempre alinhadas aos objetivos máximos definidos para a organização como um todo. A afirmativa está CERTA! Perfeito, o planejamento tático é um desdobramento do planejamento estratégico para as áreas funcionais da organização, no nível gerencial. ITEM 4. (CESPE/ABIN/2010/OFICIAL DE INTELIGÊNCIA/ADMINISTRAÇÃO) Planejamento refere-se diretamente a competência interpessoal e gestão de pessoas. Professor Marcelo Camacho 9

10 Muito fácil esta pessoal! É evidente que está ERRADA! O planejamento referese a especificação dos objetivos a serem atingidos, definição da estratégia e de ações que permitam alcançá-los, e no desenvolvimento de planos que integrem e coordenem as atividades da organização. ITEM 5. (CESPE/ 2012/ TRE-RJ /ANALISTA JUDICIÁRIO/ ÁREA ADMINISTRATIVA) O planejamento de recursos humanos, por ser uma área funcional da organização, é definido como atividade precípua do planejamento tático. Exatamente, pessoal! O planejamento departamental é desdobramento do planejamento estratégico e é denominado planejamento tático. Portanto, a afirmativa está CERTA! 2. Missão É a razão pela qual a organização existe, sua finalidade. Para definir a missão de uma organização é necessário responder a três perguntas: Quem somos nós (a organização)? O que fazemos? Porque fazemos o que fazemos? A missão envolve descrever os objetivos da organização e geralmente está associada ao cumprimento de demandas da sociedade. É o propósito orientador das pessoas que trabalham em uma organização. Ela traduz a filosofia da organização, seus valores fundamentais. Professor Marcelo Camacho 10

11 3. Visão É a visão que a organização tem a respeito de si mesma e do seu futuro. Ela define a ideia de futuro da organização, para onde esta se imagina caminhando. É aquilo que a organização pretende ser no futuro. A Visão é um norteador estratégico. A partir de sua concepção são elaborados planos para se atingir aquilo que foi idealizado na visão. A visão deve ser desafiadora. Ela deve conduzir à mudança do status quo. Deve ser capaz de conduzir a organização de um patamar para outro mais elevado. Deve contagiar as pessoas que trabalham na organização e motivá-las para o atingimento dos objetivos planejados. A missão oferece as bases para a formulação da visão. Em conjunto, a missão e a visão proporcionam os elementos para formulação dos objetivos e da estratégia organizacional. 4. Valores organizacionais Representam as crenças básicas na organização, aquilo em que a maioria acredita como posturas que devem ser cultivadas na empresa. Os valores servem como uma orientação e inspiração ao desenvolvimento do trabalho no dia-a-dia da empresa. Alguns exemplos genéricos de valores: Excelência; Inovação; Participação; Parceria; Serviço ao Cliente; Igualdade; Transparência; Criatividade. 5. Objetivos Organizacionais Um objetivo é um resultado que se pretende alcançar dentro de um determinado período de tempo. A visão oferece as bases para a formulação dos objetivos organizacionais. Segundo Chiavenato, os objetivos devem atender a seis critérios: 1. Ser focalizado em um resultado a atingir e não em uma tarefa; 2. Ser consistentes, precisam estar ligados coerentemente com os outros objetivos e as demais metas da organização; Professor Marcelo Camacho 11

12 3. Ser específicos, ou sejam, bem definidos; 4. Ser mensuráveis, devem ser quantitativos e objetivos; 5. Ser relacionados com um determinado período de tempo; 6. Ser alcançáveis, precisam ser desafiadores, mas não impossíveis. Os objetivos podem ser classificados em três tipos: 1. Objetivos rotineiros: são os que cuidam do cotidiano da empresa e determinam o padrão de desempenho; 2. Objetivos inovadores: são os que incorporam inovação à organização; 3. Objetivos de aperfeiçoamento: são os que servem para alavancar os atuais resultados da organização. ITEM 6. (CESPE/CNJ/2013/ANALISTA ADMINISTRATIVO) Os resultados que a empresa deseja alcançar são definidos pelos objetivos estratégicos propostos em seu planejamento estratégico. Perfeito minha gente! Os objetivos estratégicos espelham os resultados desejados no planejamento estratégico. Portanto, a afirmativa está CERTA! Professor Marcelo Camacho 12

13 6 Estratégia Organizacional Uma estratégia refere-se ao comportamento da organização frente ao ambiente que a circunda. A estratégia procura aproveitar as oportunidades potenciais do ambiente e neutralizar as ameaças que rondam a organização. É o caminho escolhido pela organização para enfrentar as turbulências do ambiente externo. A estratégia envolve os seguintes aspectos: 1. É definida pelo nível institucional da organização, com ampla participação; 2. É projetada a longo prazo; 3. Envolve a organização como um todo; 4. É um mecanismo de aprendizagem organizacional. São os seguintes os elementos constituintes do processo de planejamento estratégico: 1. Missão; 2. Visão; 3. Diagnóstico estratégico externo: é a análise do ambiente externo e o mapeamento das ameaças e oportunidades que circundam a organização; 4. Diagnóstico estratégico interno: é análise das forças e fraquezas da organização para competir no ambiente em que atua; 5. Fatores-chave de sucesso: modelo proposto por Ansoff na década de 1980 e que consiste em evidenciar as questões críticas para a organização, em resultado da análise dos diagnósticos interno e externo realizados através do modelo de Harvard de análise de SWOT (Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades). 6. Definição dos objetivos: Há autores que inserem os objetivos no processo de formulação da estratégia, como os seguidores do modelo de Harvard, e há outros que trabalham a definição dos objetivos como parte separada Professor Marcelo Camacho 13

14 da formulação da estratégia, como os seguidores do modelo de Ansoff. De qualquer forma estes devem ser perseguidos pela organização. 7. Análise dos públicos de interesse (stakeholders): a estratégia deve atender aos interesses e necessidades dos diversos grupos que influenciam ou são influenciados pela organização. O stakeholder é uma pessoa, grupos de pessoas ou organizações. São consumidores, empregados, funcionários, usuários, dirigentes, governos, instituições financeiras, opinião pública, acionistas. 8. Formalização do plano: um plano estratégico é um plano para a ação. Não basta a intenção é necessário implementação. 9. Auditoria de desempenho e resultados: trata-se de rever o que foi implementado, seus resultados, e decidir pelos novos rumos do processo. Djalma de Oliveira apresenta em seu livro Planejamento estratégico quatro etapas do Planejamento Estratégico: a) Diagnóstico estratégico: abrange a definição da visão, a análise externa, análise interna e análise dos concorrentes; b) Definição da missão: esta nós já vimos: é a definição da razão de ser da empresa e as conseqüências de tal definição; Professor Marcelo Camacho 14

15 c) Definição dos instrumentos prescritivos e quantitativos: instrumentos prescritivos são aqueles que irão dizer como a organização deve atuar para alcançar os objetivos definidos. Instrumentos quantitativos são aqueles ligados ao planejamento orçamentário; d) Controle e avaliação: são verificações, etapas em que se avalia se o que está sendo feito corresponde ao que foi planejado. Já segundo Maximiano, o planejamento estratégico compreende quatro etapas principais: A) Análise da situação estratégica presente. Esta etapa busca compreender a situação atual da empresa, e as decisões que foram tomadas e levaram a tal posição. Deve considerar o referencial estratégico, os produtos e mercados atuais ou potenciais da organização, as vantagens competitivas (elementos capazes de diferenciar a organização de outras no mercado), o desempenho atual e o uso de recursos. B) Análise do ambiente. Na classificação do Maximiano, esta etapa abrange apenas o ambiente externo. C) Análise interna. É a análise do ambiente interno. D) Elaboração do plano estratégico. As etapas B e C correspondem ao que acabamos de estudar quanto aos ambientes interno e externo. Uma questão que costuma ser muito cobrada em provas de concursos diz respeito à análise de ambiente, que corresponde à avaliação de variáveis do ambiente interno (pontos fortes e pontos fracos) e variáveis do ambiente externo (oportunidades e ameaças) relevantes para a organização. As variáveis do ambiente interno normalmente são controláveis, enquanto as variáveis do ambiente externo estão fora da governabilidade da organização. Professor Marcelo Camacho 15

16 ITEM 7.(CESPE/ABIN/2010/OFICIAL DE INTELIGÊNCIA/ADMINISTRAÇÃO) A primeira tarefa do planejador é definir um plano, parte mais importante do processo de planejamento. Em seguida, ele deve coletar e processar dados relevantes para a implementação desse plano, a partir de novas informações e decisões. Negativo, minha gente! O plano é conseqüência da sistemática análise de situações internas e externas que auxiliam o planejamento das ações, que são materializadas no plano. A coleta de informações é feita anteriormente para subsidiar o planejamento. Assim, a afirmativa está ERRADA! ITEM 8. (CESPE /2013 /MJ/ ADMINISTRADOR) O diagnóstico estratégico, considerado a primeira fase de um planejamento estratégico, baseia-se em uma análise interna da organização a fim de evidenciar suas deficiências e qualidades. Nada disso, minha gente! O diagnóstico estratégico é composto pela análise interna e da análise externa. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 9. (CESPE / 2013/ INPI / ANALISTA DE PLANEJAMENTO ARQUIVOLOGIA) A missão é parte integrante da análise da situação estratégica, por meio da qual se estabelece o propósito ou a razão de ser da organização. Professor Marcelo Camacho 16

17 Perfeito, pessoal! Lembremos que a missão integra o planejamento estratégico e representa a razão de ser da organização! Portanto, a afirmativa está CERTA! ITEM 10. (CESPE / 2013 /ANP / ANALISTA ADMINISTRATIVO) A visão de futuro desenvolvida no planejamento estratégico deve ser composta por um enunciado genérico, que seja aplicável a qualquer organização. Nada disso, minha gente! A visão deve ser específica para a organização. Representa uma posição futura a ser alcançada pela organização. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 11. (CESPE/SEBRAE_AC/2007/CONSULTOR) O plano estratégico de uma organização deve contemplar pelo menos três elementos básicos: missão, objetivos e estratégias. A afirmativa está CERTA! Vimos acima que outros elementos além destes fazem parte do planejamento estratégico, mas estes sem dúvida devem estar presentes. Esta é uma boa questão para sabermos como a banca pensa os elementos essenciais do planejamento estratégico. Professor Marcelo Camacho 17

18 Bem, pessoal, fechamos por aqui esta aula demonstrativa! Na aula 3 continuarei a abordar este tema trazendo mais questões! Espero revê-los na aula 1! Até lá! Professor Marcelo Camacho 18

19 7. Lista de Questões ITEM 1. (CESPE/FUB/2009/ADMINISTRADOR) O planejamento tático é focalizado no curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente; o planejamento operacional se estende pelo médio prazo e abrange determinada unidade organizacional. ITEM 2. (CESPE/FUB/2009/ADMINISTRADOR) O planejamento nas organizações é feito em nível institucional e em níveis gerenciais inferiores, com cada gerente construindo o planejamento para a sua unidade. ITEM 3. (CESPE/SEBRAE_AC/2007/CONSULTOR) Complementando o planejamento estratégico, o nível tático de planejamento busca atingir metas específicas em áreas funcionais da empresa, sempre alinhadas aos objetivos máximos definidos para a organização como um todo. ITEM 4. (CESPE/ABIN/2010/OFICIAL DE INTELIGÊNCIA/ADMINISTRAÇÃO) Planejamento refere-se diretamente a competência interpessoal e gestão de pessoas. ITEM 5. (CESPE/ 2012/ TRE-RJ /ANALISTA JUDICIÁRIO/ ÁREA ADMINISTRATIVA) O planejamento de recursos humanos, por ser uma área funcional da organização, é definido como atividade precípua do planejamento tático. ITEM 6. (CESPE/CNJ/2013/ANALISTA ADMINISTRATIVO) Os resultados que a empresa deseja alcançar são definidos pelos objetivos estratégicos propostos em seu planejamento estratégico. ITEM 7.(CESPE/ABIN/2010/OFICIAL DE INTELIGÊNCIA/ADMINISTRAÇÃO) A primeira tarefa do planejador é definir um plano, parte mais importante do processo de planejamento. Em seguida, ele deve coletar e processar dados relevantes para a implementação desse plano, a partir de novas informações e decisões. Professor Marcelo Camacho 19

20 ITEM 8 (CESPE /2013 /MJ/ ADMINISTRADOR) O diagnóstico estratégico, considerado a primeira fase de um planejamento estratégico, baseiase em uma análise interna da organização a fim de evidenciar suas deficiências e qualidades. ITEM 9. (CESPE / 2013/ INPI / ANALISTA DE PLANEJAMENTO ARQUIVOLOGIA) A missão é parte integrante da análise da situação estratégica, por meio da qual se estabelece o propósito ou a razão de ser da organização. ITEM 10. (CESPE / 2013 /ANP / ANALISTA ADMINISTRATIVO) A visão de futuro desenvolvida no planejamento estratégico deve ser composta por um enunciado genérico, que seja aplicável a qualquer organização. ITEM 11. (CESPE/SEBRAE_AC/2007/CONSULTOR) O plano estratégico de uma organização deve contemplar pelo menos três elementos básicos: missão, objetivos e estratégias.. Professor Marcelo Camacho 20

21 8. Gabarito ERRADO CERTO CERTO ERRADO CERTO CERTO ERRADO ERRADO CERTO ERRADO 11 CERTO Professor Marcelo Camacho 21