Administração. Controle Organizacional. Professor Rafael Ravazolo.

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1 Administração Controle Organizacional Professor Rafael Ravazolo

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3 Administração Aula XX CONTROLE O controle é a última etapa do Processo Administrativo. Deve-se controlar para que o planejamento, a organização e a direção sejam bem sucedidos. Controlar significa garantir que aquilo que foi planejado seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. A essência do controle é verificar se aquilo que foi planejado está funcionando da maneira certa e no tempo certo. Para isso, são fornecidas as informações e a retroação, de forma a manter as operações dentro do curso correto de ação. A comparação do desempenho real com o que foi planejado não busca apenas localizar as variações, erros ou desvios, mas também localizar dificuldades e pontos passíveis de melhoria ao longo do processo. Dessa forma, o controle permite a chamada "melhoria contínua" para que as operações futuras possam alcançar melhores resultados. Um sistema de controle eficaz deve possuir as seguintes características: Orientação estratégica para resultados - apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades adequadas (aquelas essenciais, que fazem a real diferença para a organização); Compreensão - apresentar dados em termos compreensíveis para apoiar o processo de tomada de decisões; Orientação rápida para as exceções (instantaneidade) - indicar os desvios rapidamente, mostrando onde as variações ocorrem e o que deve ser feito para corrigi-las adequadamente. Além de ser realizado no tempo certo, deve ter um custo aceitável; Flexibilidade - proporcionar um julgamento individual e que possa ser modificado para adaptar-se a novas circunstâncias e situações; Autocontrole - proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação das pessoas; Natureza positiva - enfatizar desenvolvimento, mudança e melhoria, alavancando a iniciativa das pessoas e minimizando as punições; Clareza e objetividade - ser imparcial e acurado, com o um propósito fundamental de melhoria do desempenho. Abrangência do controle O controle é algo universal: todas as atividades humanas fazem uso de algum tipo controle, consciente ou inconscientemente. 3

4 Nas organizações, o controle abrange todos os níveis organizacionais: Nível organizacional Tipo de Controle Conteúdo Extensão do tempo Amplitude Institucional Estratégico Genérico, sintético e abrangente. Longo Prazo Macro-orientado. Aborda a empresa como uma totalidade desempenho global. Intermediário Tático Menos genérico e mais detalhado que o estratégico. Médio prazo Aborda cada unidade (departamento) separadamente. Operacional Operacional Detalhado, específico e analítico. Curto prazo Micro-orientado. Aborda cada tarefa ou operação. O Controle estratégico avalia o desempenho global da organização na realização de sua missão e acompanha os fatores externos que a influenciam, produzindo, assim, informações de análise interna e externa. Exemplos: balanço patrimonial, relatórios financeiros, controle dos lucros e perdas, análise do retorno do investimento. O Controle administrativo (tático) focaliza as áreas funcionais (produção, marketing, finanças, recursos humanos, etc.), produzindo informações especializadas e possibilitando a tomada de decisão em cada uma delas. Exemplos: contabilidade de custos e controle orçamentário de cada área. O Controle operacional focaliza as atividades e tarefas, verificando, dentre outras coisas, o consumo de recursos, os prazos e os resultados produzidos. Exemplos: cronogramas, diagramas, planos de ação, controle de estoque. 4

5 Administração Controle Organizacional Prof. Rafael Ravazolo Momentos de controle Pré-controle (preliminar): Orientado para o futuro. Acontece antes da execução e procura verificar se tudo está pronto para o início de determinado processo. O maior objetivo é evitar que ocorram disfunções, desvios de rota e demais problemas. É um controle preventivo que se conecta diretamente à atividade de planejamento, uma vez que não espera a implementação da ação para comparar seus resultados com as metas e sim toma medidas antecipadas. Ex: verificação do estoque inicial. Controle real (concomitante, simultâneo): ocorre durante o processo, apontando desvios imediatamente. Preocupação com o que está em andamento. Ex: controle estatístico do processo. Pós-controle (por feedback): ocorre após o término do processo e verifica os resultados. Também é chamado de Feedback porque é o retorno sobre algo que já aconteceu, portanto, sua preocupação é com o passado. Ex: balanço financeiro. O Processo de Controle O controle é um processo cíclico/repetitivo composto de quatro fases: 1. estabelecimento de objetivos ou padrões; 2. avaliação/mensuração do desempenho; 3. comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; 4. ação corretiva. O controle deve ser visto como um processo sistêmico, no qual cada etapa influencia e é influenciada pelas demais. 5

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