Aula 00. Administração Geral. ADMINISTRAÇÃO GERAL Planejamento Professor: Marcelo Camacho. Prof.

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1 Aula 00 ADMINISTRAÇÃO GERAL Planejamento Professor: Marcelo Camacho 1

2 Aula 00 Aula Demonstrativa Olá, pessoal! Estou aqui para estudar com vocês o conteúdo de ADMINISTRAÇÃO GERAL para o concurso de ANALISTA DO SENADO FEDERAL. Meu nome é Marcelo Camacho, sou Sociólogo e Tecnólogo em Recursos Humanos. Tenho 46 anos e atuo na área de Recursos Humanos há 20 anos. Atualmente exerço o cargo de Analista de Gestão em Saúde, perfil Gestão do Trabalho, na FIOCRUZ, aqui no Rio de Janeiro. Também já exerci o cargo de Analista de Ciência & Tecnologia, perfil Recursos Humanos, no Instituto Nacional do Câncer (INCA). O Senado já anunciou a intenção do concurso. Resta saber qual será a banca organizadora. Nos anos de 2008 e 2011 os concursos do Senado foram O organizados pela FGV, mas não será surpresa se a banca escolhida for a CESPE, que organizou o concurso de Já é hora de iniciar a preparação! Resolveremos preferencialmente questões FGV mas incluirei questões de outras bancas, inclusive a CESPE. Isto vai garantir que estejamos afiados com estes itens para a prova. As questões trabalhadas serão sempre as mais recentes. As questões da FGV costumam ser longas e exigem bastante atenção aos detalhes na resolução. Conseguir a aprovação em um concurso disputado, com bons salários, como este exige muita dedicação e atenção em detalhes. Adoto a seguinte dinâmica nos meus cursos: apresento alguns pontos teóricos e veremos como as bancas cobraram estes assuntos em provas recentes. Além de comentar a resposta adequada para cada questão, irei também tecer comentários sobre as respostas consideradas erradas. No final da aula eu apresento a lista de questões e o gabarito. Ah, Marcelo, mas tem uma parte teórica muito chata e ás vezes extensa!!!. 2

3 Camaradas, não tem jeito, para dar conta de algumas afirmações precisamos entender conceitos. E para isto, precisamos estudar!! Estamos aqui para isto! Pessoal, o diferencial do curso é justamente trazer as perspectivas de diferentes autores num único lugar focando as questões da FGV. Recomendo que após o estudo das aulas, refaçam as questões sem consultar os gabaritos. A repetição é a mãe da retenção. Então, animados? Sempre digo que é necessário estudo e persistência pra conseguir aprovação em concursos públicos! O conteúdo do curso e o cronograma das aulas será o seguinte: Aula Conteúdo Programático Data 00 Planejamento 14/10 01 fundamentos e evolução da administração; abordagem sistêmica; 17/10 02 Liderança e poder; motivação; poder; 24/10 03 planejamento e estratégia; controle organizacional 31/ estrutura e projeto organizacional; processo decisório; estruturas organizacionais e departamentalização ética e responsabilidade; funções e habilidades do administrador; empreendedorismo; mudança e inovação; mudança organizacional; administração de operações e da qualidade; controle de processos e gestão da qualidade; gestão da qualidade; reengenharia administração de projetos; planejamento e controle de projetos; projeto, desenvolvimento implantação e documentação de sistemas. comunicação; clima organizacional; estilos de administração; cultura e ambiente organizacional; recrutamento e seleção; treinamento e desenvolvimento 07/11 14/11 18/11 21/11 25/11 28/11 3

4 10 avaliação de desempenho; 02/ Organização e Métodos: Análise organizacional; instrumentos de pesquisa; layout; análise de processos; distribuição do trabalho; fluxogramas; formulários; manuais; ; organogramas; sistemas de informações gerenciais; Administração Pública: Constituição da República Títulos III, IV, VI e VII; princípios constitucionais relativos à administração pública; probidade administrativa; discricionariedade administrativa e atuações do Ministério Público e do Poder Judiciário orçamento público; política fiscal; contratos e convênios; plano de contas. Contabilidade Pública: conceito, objetivo e regime; campo de aplicação; legislação básica (Lei 4.320, de 17 de março de 1964 e Decreto , de 23 de dezembro de1986, legislação complementar e suas alterações, se houver); receita e despesa pública; receitas e despesas orçamentárias e extraorçamentárias: interferências passivas e mutações ativas; plano de contas da administração federal; sistemática dos eventos; Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI). 05/12 09/12 12/12 16/12 19/12 4

5 Sumário 1. Planejamento Lista de Questões Gabarito

6 1. Planejamento A primeira função da Administração é Planejar, que é a especificação dos objetivos a serem atingidos, definição da estratégia e de ações que permitam alcançá-los, e no desenvolvimento de planos que integrem e coordenem as atividades da organização. Lembram-se da pergunta do gato para a Alice, do conto infantil Alice no País das Maravilhas? Pra onde você quer ir?. Alice não sabia, por isto pouco importava para onde fosse. Eis a importância de planejar. O planejamento deve maximizar os resultados da organização. Existem três tipos de planejamento: a) Estratégico; b) Tático; c) Operacional A diferença entre eles se refere ao nível hierárquico em que são elaborados, a abrangência em relação às unidades e o período para o qual se referem, como está demonstrado na tabela abaixo: Estratégico Tático Operacional Prazo Longo Médio Curto Amplitude Toda a organização Determinado Setor Determinada Atividade Nível Hierárquico Alta Cúpula Gerências Setoriais Operacional Riscos Maiores Intermediários Menores 6

7 Planejamento Estratégico é o mecanismo pelo qual a organização interage com o ambiente. É esta estratégia que irá guiar o comportamento da organização frente aos desafios da dinâmica mutável. A estratégia é condicionada pela missão organizacional, pela visão do futuro e pelos objetivos da organização. Vejamos o que significam cada um deles. Para Peter Drucker planejamento estratégico é o processo contínuo de sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvem riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões e, através de uma retroalimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas O Planejamento Estratégico é um processo que estabelece objetivos a longo prazo para a organização. Aponta os caminhos a serem seguidos na interação com o ambiente. O planejamento estratégico é responsabilidade da alta cúpula da organização. O Planejamento Tático é a setorização, desdobramento do planejamento estratégico. Envolve apenas o setor específico para o qual se elabora o plano. Ele trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. Ele é desenvolvido em níveis organizacionais intermediários, como as gerências de recursos humanos, de marketing, financeira, etc., tendo como principal função a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados. O horizonte de tempo é de médio prazo neste tipo de planejamento. Segundo Chiavenato, os planos táticos referem-se a 7

8 cada departamento ou unidade da organização e seu foco é no médio prazo, isto é, no exercício anual. O Planejamento Operacional é o desdobramento do planejamento tático. Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, dos planos de ação para implantação daquilo que foi estabelecido nos planos táticos. É neste nível que são estabelecidos os objetivos e estratégias operacionais, que definem as ações específicas que permitem realizar os objetivos dos níveis anteriores. São planos desenvolvidos nos níveis mais baixos da organização para delinear as etapas de ação para realização das metas operacionais e para sustentar os planos táticos. O planejamento operacional é a ferramenta do gerente de departamento para as operações diárias e semanais. Seu horizonte de tempo é o curto prazo. ITEM 1. (FGV/2014/PROCEMPA/ TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Os três tipos de planejamento (estratégico, tático e operacional) têm diferentes amplitudes. De um modo geral, os planejamentos podem ser descritos como segue: I. é macro-orientado, abrange a totalidade da empresa. II. aborda cada unidade da empresa separadamente. III. é micro-orientado, abrange apenas as tarefas da operação. Os itens I, II e III referem-se, respectivamente, aos planejamentos a) estratégico, tático e operacional. b) tático, operacional e estratégico. c) operacional, tático e estratégico. 8

9 d) estratégico, operacional e tático. e) tático, estratégico e operacional. Vamos analisar as afirmativas: I- É o planejamento estratégico que abrange toda a organização e é macro-orientado, ou seja, visa o alcance de longo prazo. II- É o planejamento tático que aborda cada unidade, cada departamento separadamente. III- É o planejamento operacional que e micro-orientado, ou seja, visa o curto prazo, as tarefas cotidianas. Portanto, o gabarito é a alternativa A. Missão É a razão pela qual a organização existe, sua finalidade. Para definir a missão de uma organização é necessário responder a três perguntas: Quem somos nós (a organização)? O que fazemos? Porque fazemos o que fazemos? A missão envolve descrever os objetivos da organização e geralmente está associada ao cumprimento de demandas da sociedade. É o propósito orientador das pessoas que trabalham em uma organização. Ela traduz a filosofia da organização, seus valores fundamentais. Segundo Djalma de Oliveira,a definição da missão da empresa é o ponto inicial para as macroestratégias e macropolíticas a serem estabelecidas, bem como 9

10 fornece a direção em que a empresa vai implementar-se e determina os limites dentro dos quais será escolhida as postura estratégica relevante. Já Maximiano nos informa que: Visão Estudar a missão da organização é uma das tarefas mais importantes no desenvolvimento de um plano estratégico. O entendimento da missão possibilita compreender o papel que a organização desempenha para seus clientes e stakeholders relevantes." É a visão que a organização tem a respeito de si mesma e do seu futuro. Ela define a ideia de futuro da organização, para onde esta se imagina caminhando. É aquilo que a organização pretende ser no futuro. A Visão é um norteador estratégico. A partir de sua concepção são elaborados planos para se atingir aquilo que foi idealizado na visão. A visão deve ser desafiadora. Ela deve conduzir à mudança do status quo. Deve ser capaz de conduzir a organização de um patamar para outro mais elevado. Deve contagiar as pessoas que trabalham na organização e motivá-las para o atingimento dos objetivos planejados. A missão oferece as bases para a formulação da visão. Em conjunto, a missão e a visão proporcionam os elementos para formulação dos objetivos e da estratégia organizacional. Valores organizacionais Representam as crenças básicas na organização, aquilo em que a maioria acredita como posturas que devem ser cultivadas na empresa. Os valores servem como uma orientação e inspiração ao desenvolvimento do trabalho no dia-a-dia da empresa. Alguns exemplos genéricos de valores: Excelência; 10

11 Inovação; Participação; Parceria; Serviço ao Cliente; Igualdade; Transparência; Criatividade. ITEM 2. (FGV- BADESC/2010. ANALISTA ADMINISTRATIVO) Com relação ao planejamento estratégico, analise as afirmativas a seguir. I. A visão organizacional diz respeito à natureza da organização, sua razão de existir. II. Missão organizacional é um ponto futuro para o qual a organização deseja que as pessoas envolvidas dirijam seus esforços. III. Os valores constituem um conjunto de crenças básicas detidas pelos indivíduos em uma organização. Assinale: (A) se somente a afirmativa I estiver correta. (B) se somente a afirmativa II estiver correta. (C) se somente a afirmativa III estiver correta. (D) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas. (E) se todas as afirmativas estiverem corretas. O Gabarito é a letra C A afirmativa I está errada. Conforme vimos a Visão define a idéia de futuro da organização, para onde esta se imagina caminhando A Afirmativa II também está errada. Esta é a definição de visão. Perceberam que trocaram os conceitos das afirmativas I e II? A afirmativa III está correta. É exatamente a definição que vimos para valores. 11

12 ITEM 3. (FGV/SEFAZ-RJ/2010/ FISCAL DE RENDAS) Com relação a uma organização, analise a afirmativa a seguir. "Ser reconhecida como líder pela qualidade e inovação". Em planejamento estratégico, essa afirmativa corresponde: a) à missão corporativa. b) à visão corporativa. c) ao objetivo estratégico. d) ao objetivo tático. e) ao objetivo operacional. Pessoal, a expressão ser reconhecida revela uma intenção futura. Esta é uma característica da construção da visão organizacional ou visão corporativa. Portanto, o gabarito é a alternativa B. Objetivos Organizacionais Um objetivo é um resultado que se pretende alcançar dentro de um determinado período de tempo. A visão oferece as bases para a formulação dos objetivos organizacionais. Segundo Chiavenato, os objetivos devem atender a seis critérios: 1. Ser focalizado em um resultado a atingir e não em uma tarefa; 12

13 2. Ser consistentes, precisam estar ligados coerentemente com os outros objetivos e as demais metas da organização; 3. Ser específicos, ou sejam, bem definidos; 4. Ser mensuráveis, devem ser quantitativos e objetivos; 5. Ser relacionados com um determinado período de tempo; 6. Ser alcançáveis, precisam ser desafiadores, mas não impossíveis. Os objetivos podem ser classificados em três tipos: 1. Objetivos rotineiros: são os que cuidam do cotidiano da empresa e determinam o padrão de desempenho; 2. Objetivos inovadores: são os que incorporam inovação à organização; 3. Objetivos de aperfeiçoamento: são os que servem para alavancar os atuais resultados da organização. Todos os objetivos devem também interagir horizontalmente a fim de garantir com que as decisões tomadas nas diferentes unidades ou departamentos estejam alinhadas com os objetivos gerais ou estratégicos. Neste sentido, os objetivos operacionais devem estar alinhados entre si para atenderem aos objetivos táticos, por exemplo. 13

14 Estratégia Organizacional Uma estratégia refere-se ao comportamento da organização frente ao ambiente que a circunda. A estratégia procura aproveitar as oportunidades potenciais do ambiente e neutralizar as ameaças que rondam a organização. É o caminho escolhido pela organização para enfrentar as turbulências do ambiente externo. A estratégia envolve os seguintes aspectos: 1. É definida pelo nível institucional da organização, com ampla participação; 2. É projetada a longo prazo; 3. Envolve a organização como um todo; 4. É um mecanismo de aprendizagem organizacional. Um outro conceito importante para fins de concurso é o de Gestão Estratégica. Este é um conceito mais amplo do que o de Planejamento estratégico. A gestão estratégica é a arte ou ciência de desenvolver iniciativas no sentido de criar o sucesso de um negócio. Objetivos da gestão estratégica podem incluir aumento dos lucros, desenvolver as competências essenciais, para a criação de vantagem competitiva e muitas outras metas. A gestão 14

15 estratégica é geralmente realizada ao mais alto nível pelos gestores da empresa. O planejamento estratégico é uma tentativa de formalizar a gestão estratégica. Um plano é desenvolvido para assegurar a estratégia da empresa e todas as opções estratégicas devem, então, se encaixar nesse plano. São os seguintes os elementos constituintes do processo de planejamento estratégico: 1. Missão; 2. Visão; 3. Diagnóstico estratégico externo: é a análise do ambiente externo e o mapeamento das ameaças e oportunidades que circundam a organização; 4. Diagnóstico estratégico interno: é análise das forças e fraquezas da organização para competir no ambiente em que atua; 5. Fatores-chave de sucesso: modelo proposto por Ansoff na década de 1980 e que consiste em evidenciar as questões críticas para a organização, em resultado da análise dos diagnósticos interno e externo realizados através do modelo de Harvard de análise de SWOT (Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades). 6. Definição dos objetivos: Há autores que inserem os objetivos no processo de formulação da estratégia, como os seguidores do modelo de Harvard, 15

16 e há outros que trabalham a definição dos objetivos como parte separada da formulação da estratégia, como os seguidores do modelo de Ansoff. De qualquer forma estes devem ser perseguidos pela organização. 7. Análise dos públicos de interesse (stakeholders): a estratégia deve atender aos interesses e necessidades dos diversos grupos que influenciam ou são influenciados pela organização. O stakeholder é uma pessoa, grupos de pessoas ou organizações. São consumidores, empregados, funcionários, usuários, dirigentes, governos, instituições financeiras, opinião pública, acionistas. 8. Formalização do plano: um plano estratégico é um plano para a ação. Não basta a intenção é necessário implementação. 9. Auditoria de desempenho e resultados: trata-se de rever o que foi implementado, seus resultados, e decidir pelos novos rumos do processo. Djalma de Oliveira apresenta em seu livro Planejamento estratégico quatro etapas do Planejamento Estratégico: 16

17 a) Diagnóstico estratégico: abrange a definição da visão, a análise externa, análise interna e análise dos concorrentes; b) Definição da missão: esta nós já vimos: é a definição da razão de ser da empresa e as conseqüências de tal definição; c) Definição dos instrumentos prescritivos e quantitativos: instrumentos prescritivos são aqueles que irão dizer como a organização deve atuar para alcançar os objetivos definidos. Instrumentos quantitativos são aqueles ligados ao planejamento orçamentário; d) Controle e avaliação: são verificações, etapas em que se avalia se o que está sendo feito corresponde ao que foi planejado. Já segundo Maximiano, o planejamento estratégico compreende quatro etapas principais: A) Análise da situação estratégica presente. Esta etapa busca compreender a situação atual da empresa, e as decisões que foram tomadas e levaram a tal posição. Deve considerar o referencial estratégico, os produtos e mercados atuais ou potenciais da organização, as vantagens competitivas (elementos capazes de diferenciar a organização de outras no mercado), o desempenho atual e o uso de recursos. B) Análise do ambiente. Na classificação do Maximiano, esta etapa abrange apenas o ambiente externo. C) Análise interna. É a análise do ambiente interno. D) Elaboração do plano estratégico. As etapas B e C correspondem ao que acabamos de estudar quanto aos ambientes interno e externo. Uma questão 17

18 que costuma ser muito cobrada em provas de concursos diz respeito à análise de ambiente, que corresponde à avaliação de variáveis do ambiente interno (pontos fortes e pontos fracos) e variáveis do ambiente externo (oportunidades e ameaças) relevantes para a organização. As variáveis do ambiente interno normalmente são controláveis, enquanto as variáveis do ambiente externo estão fora da governabilidade da organização. Segundo Rezende, o planejamento estratégico envolve a fase de execução de análises organizacionais que procuram identificar a real situação organizacional destacando problemas e desafios da Organização. ITEM 4. (FGV- SEFAZ RJ/2009. FISCAL DE RENDAS) Um plano é a tradução formal de um planejamento organizacional. Ele pode variar em termos de abrangência e respectivo nível organizacional. Assinale a alternativa que apresente uma característica de nível operacional de um plano. (A) Objetivos gerais. (B) Forte orientação externa. (C) Foco em unidades ou departamento de uma organização. (D) Foco em tarefas rotineiras. (E) Definição das principais ações a serem empreendidas em cada unidade organizacional O gabarito é a letra D. Vejamos as alternativas. A letra A está errada. Os objetivos gerais estão relacionados à visão de futuro, e por isso diz respeito ao nível estratégico. 18

19 A letra B também está errada. Este item também está relacionado com o nível estratégico. É o nível estratégico que se relaciona com o ambiente externo e alimenta o planejamento da organização. A letra C está errada. O foco em unidades ou departamentos é característica do nível Tático. A letra E está errada. A definição de planos ou ações em unidades organizacionais é característica do nível Tático. Fácil, não é! Quem estudou, como você e eu, matava esta questão de primeira! ITEM 5. (FGV/2014/DPE-RJ/TECNICO ESPECIALIZADO-ADMINISTRAÇÃO) Sabendo-se que o núcleo da identidade organizacional se apoia em pilares, é correto afirmar que o pilar mais vulnerável às transformac ões do ambiente é aquele relativo (A) aos valores. (B) aos padrões de comportamento. (C) às crenc as. (D) à visão. (E) à missão. Pessoal, o pilar mais frágil de uma identidade organizacional são os padrões de comportamento que podem se alterar com uma velocidade grande com pouco controle da organização. As alterações do ambiente, como as transofmrações tecnológicas, podem alterar rapidamente o comportamento das pessoas. Os 19

20 demais pilares listados nas demais alterantivas gozam de maior perenidade, pois estão sob maior controle da organização! Portanto, o gabarito é a alternativa B. Bem, pessoal, fico por aqui espero encontrá-los na aula 1. Até lá! 2. Lista de Questões ITEM 1. (FGV/2014/PROCEMPA/ TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Os três tipos de planejamento (estratégico, tático e operacional) têm diferentes amplitudes. De um modo geral, os planejamentos podem ser descritos como segue: I. é macro-orientado, abrange a totalidade da empresa. II. aborda cada unidade da empresa separadamente. 20

21 III. é micro-orientado, abrange apenas as tarefas da operação. Os itens I, II e III referem-se, respectivamente, aos planejamentos a) estratégico, tático e operacional. b) tático, operacional e estratégico. c) operacional, tático e estratégico. d) estratégico, operacional e tático. e) tático, estratégico e operacional. ITEM 2. (FGV- BADESC/2010. ANALISTA ADMINISTRATIVO) Com relação ao planejamento estratégico, analise as afirmativas a seguir. I. A visão organizacional diz respeito à natureza da organização, sua razão de existir. II. Missão organizacional é um ponto futuro para o qual a organização deseja que as pessoas envolvidas dirijam seus esforços. III. Os valores constituem um conjunto de crenças básicas detidas pelos indivíduos em uma organização. Assinale: (A) se somente a afirmativa I estiver correta. (B) se somente a afirmativa II estiver correta. (C) se somente a afirmativa III estiver correta. (D) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas. (E) se todas as afirmativas estiverem corretas. ITEM 3. (FGV/SEFAZ-RJ/2010/ FISCAL DE RENDAS) Com relação a uma organização, analise a afirmativa a seguir. "Ser reconhecida como líder pela qualidade e inovação". Em planejamento estratégico, essa afirmativa corresponde: a) à missão corporativa. 21

22 b) à visão corporativa. c) ao objetivo estratégico. d) ao objetivo tático. e) ao objetivo operacional. ITEM 4. (FGV- SEFAZ RJ/2009. FISCAL DE RENDAS) Um plano é a tradução formal de um planejamento organizacional. Ele pode variar em termos de abrangência e respectivo nível organizacional. Assinale a alternativa que apresente uma característica de nível operacional de um plano. (A) Objetivos gerais. (B) Forte orientação externa. (C) Foco em unidades ou departamento de uma organização. (D) Foco em tarefas rotineiras. (E) Definição das principais ações a serem empreendidas em cada unidade organizacional ITEM 5. (FGV/2014/DPE-RJ/TECNICO ESPECIALIZADO-ADMINISTRAÇÃO) Sabendo-se que o núcleo da identidade organizacional se apoia em pilares, é correto afirmar que o pilar mais vulnerável às transformac ões do ambiente é aquele relativo (A) aos valores. (B) aos padrões de comportamento. (C) às crenc as. (D) à visão. (E) à missão. 3. Gabarito A C B D B 22

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