CONTEÚDO MÍNIMO DO RELATÓRIO DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO SOBRE A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE GESTÃO. Celso Galante

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1 CONTEÚDO MÍNIMO DO RELATÓRIO DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO SOBRE A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE GESTÃO Celso Galante

2 OBJETIVO Apresentar os itens de um modelo de Relatório de Controle Interno sobre a Prestação de contas de gestão, estabelecidos pelo art. 16 da IN TC- 0020/2015, Anexo VII, alterada pela IN TC- 24/2016.

3 COLEGIADO DE CONTADORES E CONTROLADORES INTERNOS DA REGIÃO DA AMOSC Grupo de Estudos do Colegiado de Contadores e Controladores Internos Alexei Anhalt Celso Galante Cledson Costa Nelci Bach Paulo Cezar Hubner Silvana Magioni Favero Sônia Damiao Bresolin

4 I FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Aborda-se neste capítulo informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da unidade jurisdicionada, destacando a estrutura de pessoal, procedimentos de controle adotados, forma/meio de comunicação e integração entre as unidades e seu monitoramento. O Sistema de Controle Interno da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Município x foi instituído pela Lei Complementar nº xxx, de xx de dezembro de xxxx em conformidade com o art. 31 da Constituição Federal de 1988 e Regulamentado pelo Decreto nº xxx/xxxx.

5 a) Estrutura do Sistema de Controle Interno A Organização Administrativa do Poder Executivo do Município X e seu respectivo Sistema de Controle Interno, instituído pela Controladoria Geral do Município está estruturado na Lei Complementar nº xxx, de xx de dezembro de xxxx e alterada pela Lei Complementar nº xxx/xxxx de xx de xxxx de xxxx conforme estrutura apresentada na Figura 1.

6 Figura 1 Organograma Exemplo de Organograma

7 Figura 2 Organograma da Controladoria Exemplo de Organograma da Controladoria Conforme demonstrado na Figura 2, atualmente o estrutura da Controladoria Geral do Município X é composta por 4 (quatro) funcionários, atendendo as exigências contidas nos art. 74 da Constituição Federal de 1988.

8 b) Estrutura de Pessoal A estrutura de pessoal da Controladoria que atua nas atribuições de controle estão relacionadas no Quadro 1. Quadro 1 Estrutura de Pessoal da Controladoria ESTRUTURA DA CONTROLADORIA DO MUNICÍPIO Servidor Cargo Vínculo Empregatício Data da Nomeação Além desses, a Prefeitura X conta com setor de Ouvidoria, o qual redireciona os pedidos de informação e as denúncias efetuadas aos setores responsáveis.

9 c) Procedimentos de Controle Dentre o rol de procedimentos de controles adotados pode-se destacar, conforme Quadro x: Quadro x Procedimentos de controle Data Espécie Finalidade 11/07/16 Prestação Contas Apreciação de PC das diárias concedidas Relacionar todas as demandas e procedimentos de controles realizados.

10 d) Comunicação e integração entre as Unidades Todas as unidades administrativas possuem rotinas de procedimentos e seguem uma lógica estruturada que otimizam os processos setoriais. Quadro x Comunicação entre as Unidades Data Espécie Finalidade Memorando Ofício Quanto aos procedimentos que transitam por mais de um setor, são utilizados instrumentos de protocolo físico e informatizado, dando ênfase a procedimentos em ordem cronológica.

11 II AUDITORIAS PLANEJADAS E REALIZADAS Neste capítulo aborda-se as competências do município de organizar e executar, por iniciativa própria ou por determinação do Tribunal de Contas do Estado, programação de auditoria contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial nas unidades administrativas sob seu controle, enviando ao Tribunal os respectivos relatórios quando solicitados.

12 1. Planejamento de Auditoria Em cumprimento ao disposto na IN 020/2015 do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina instituído pelo (Ato xxx/xxxx) o Cronograma de atividades de Auditorias Ordinárias a serem executadas na Prefeitura Municipal X no exercício de xxxx conforme Quadro x: Quadro x Cronograma de Auditorias 1 N. Título / Objeto Convênios/Re passe de recursos. Avaliação do Risco inerente ao Objeto Auditado. Origem da Demanda Própria Objetivos da Auditoria / Produtos esperados Verificar a Legalidade dos atos... Escopo do Trabalho (período auditado, universo e amostra, critérios de amostragem etc.) Período auditado janeiro a dezembro universo de 100%. Cronograma de execução Janeiro a dezembro Local de Realizaçã o dos Trabalhos Gerência de Convênios HH Alocado No Cronograma de auditoria estão estabelecidos os procedimentos observados em cada uma das Secretarias que posteriormente devem ser relatados. 120

13 2. Auditorias realizadas Em cumprimento ao disposto na IN 020/2015 do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina relaciona-se a seguir as auditorias realizadas no exercício, conforme Quadro x. Quadro x Auditorias realizadas DATA OBJETO OBJETIVO ENCAMINHAMENTO De 01/01/xx à 31/xx/xx Prestação de Contas de Convênios: Conferência para emissão do parecer do Controle Interno Ao Controlador, Contador Geral do Município e Ordenador de Despesas do período. Relacionam-se as auditorias realizadas no período com os encaminhamentos efetuados em cada objeto. Mencionar se estão de acordo com as auditorias planejadas ou incluir um quadro para melhor demonstrar. Relacionar as medidas de correção...

14 III ANÁLISE DA GESTÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA Aborda-se neste capítulo a análise da gestão da unidade jurisdicionada no exercício quanto aos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, principalmente no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados.

15 1. Irregularidades verificadas Caso tenha ocorrido irregularidades ou danos/prejuízos ao erário público é necessário relacionar os fatos, valores e responsáveis, bem como as medidas implementadas para ressarcimento. Quadro x Irregularidades que resultaram em danos ou prejuízos Relatório de Auditoria nº Ato apontado e falha mantida (após os esclarecimentos do gestor) Valor débito sujeito glosa do à Medidas adotadas pelo Controle interno Medidas adotadas pelo Gestor Identificação do gestor e período do mandato Contextualizar sobre as ocorrências ou mencionar que não houve a ocorrência de irregularidades no período analisado.

16 2. Tomada de Contas Especiais É o Instrumento em que a Administração Pública utiliza para ressarcir-se de eventuais prejuízos que lhe forem causados, com rito próprio e somente instaurados depois de esgotadas as medidas administrativas para reparação do dano. Quadro x Tomadas de contas instauradas Tomada de Contas Especial Objeto Ato de instauração e data Gestor/Servidor identificado Medidas adotadas pela Administração Medidas adotadas pelo Gestor Resultados (Ex.: comunicação ao TCESC, MP...) Descrever sobre o resultado das tomadas de contas instauradas ou mencionar que não houve instauração de Tomadas de Contas no Período.

17 3. Avaliação de transferências mediante convênios Refere-se aos acordos celebrados entre os órgãos públicos e outras instituições, públicas ou privadas, para a realização de um objetivo comum, mediante formação de parceria, conforme Quadro X. Quadro x Relação dos convênios Convênio Entidade que recebeu os recursos Finalidade Data Transferência dos valores Valores Data da Prestação de contas Situação da Prestação de contas Relatar sobre o resultado e as situações dos convênios em que a entidade pública repassou recursos. (Incluir as contribuições e subvenções sociais e econômicas).

18 4. Regularidade dos processos licitatórios Tem-se como propósito demonstrar os principais itens das licitações ocorridas no período para avaliação do seu resultado, conforme Quadro X. Quadro x Relação de processos licitatórios Ordem Modalidade Motivo Objeto Valor Contratado Nome/razão social CPF/CNPJ 01 Convite Xxxxxxx Descrever sobre as modalidades mais utilizadas, quais foram auditados, se estão de acordo com a legislação e se atenderam aos trâmites legais.

19 5. Gestão de Recursos Humanos A Gestão de Recursos Humanos tem por finalidade selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa, desta forma relaciona-se a situação da entidade, conforme Quadro x. Quadro x Quadro de Pessoal Descrição Quantidade % Efetivos Comissionados ACT s Terceirizados (art. 18 LRF) TOTAL Quanto ao pessoal efetivo, mencionar se há ociosidade, falta de servidores, segregações de funções, desvios de funções, organização, controle de ponto, etc. Em relação ao pessoal comissionado, se exercem funções de chefia, direção ou assessoria, desvio de funções, cumprimento de horários, etc.

20 5.1 Gestão de Recursos Humanos / demais casos Quanto às contratações temporárias, verificar a excepcionalidade, cumprimento dos prazos, o exercício da função, a documentação, etc. Quadro x Quadro de Pessoal / demais casos Descrição Admissões Exonerações Cessão Concessão de Aposentadorias Concessão de Pensões Quantidade - Relatar sobre a situação do quadro de pessoal, concursos, etc. - Verificar os cálculos, legalidade, conveniência e oportunidade. - Quanto as Cessões e Requisições de Pessoal, analisar a conveniência e oportunidade que dispunha o Gestor considerando a necessidade do serviço, a documentação, os valores, a formalização, o registro e a adequada contabilização das despesas. - Em relação a análise dos processos de Concessão de Aposentadorias e Pensões, verificar a adequação quanto a legalidade.

21 5.2 Gestão de Recursos Humanos / Limites da LRF A despesa de pessoal do período busca demonstrar a observância aos limites da despesa total com pessoal previstos na Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), apresentado no Quadro x. Quadro x Despesa com Pessoal do Poder Executivo (Jan/16 à dez/16) DESPESA COM PESSOAL Despesa Bruta com Pessoal (I) Liquidadas (b) Despesas Executadas (Últimos 12 meses) Inscritas em Restos a Pagar Não Processados (a) Sugere-se inserir o Anexo 1 da LRF Demonstrativo de despesa de pessoal do Poder Executivo e posteriormente contextualizar os resultados. Em seguida incluir o Anexo relacionado ao Poder Legislativo e descrever os resultados na análise. Para demonstrar o valor aplicado, incluir o Demonstrativo Consolidado e relatar os resultados em forma de análise.

22 6 Avaliação do cumprimento das determinações e recomendações do TCE/SC Esse tópico trata da avaliação no que tange a providências adotadas em cada recomendação do TCE e eventuais justificativas do gestor para o não cumprimento. Quadro x Recomendações do Tribunal de Contas do Estado Processo Apontamento pelo TCE Providências do Gestor Análise do Controle Interno Contextualizar as recomendações e as medidas adotadas para cumprimento das correções. Em caso de não ter recomendações, mencionar que não houve determinações e/ou recomendações expedidas pelo Tribunal de Conta do Estado no exercício.

23 7 Relatório da execução das decisões do TCE com imputação de débito aos gestores municipais Deve ser mencionado o nº do Acórdão ou título executivo e data; nome do responsável; valor; situação do processo de cobrança, data da inscrição em dívida ativa, ajuizamento e conclusão do processo. Quadro x Execução das decisões do Tribunal de Contas do Estado Nº do Acórdão ou título executivo EXECUÇÃO DAS DECISÕES DE TCE CONTRA GESTORES Data Nome do Valor Situação do Data da responsável processo de inscrição cobrança em dívida ativa Ajuizamento conclusão processo e do Mencionar a situação que se encontra cada processo e em caso de não existir, mencionar que não houve nenhuma execução, por parte do TCE, que tenham imputando débito aos gestores municipais no período analisado. Incluir a observação do Controle interno no quadro ou na descrição.

24 8 Avaliação da execução dos projetos e programas financiados com recursos externos Relatar quanto aos aspectos da legalidade, regularidade, economicidade, eficiência e eficácia, bem como os motivos que impediram ou inviabilizaram a plena conclusão da etapa ou da totalidade de cada projeto ou programa, indicando as providências adotadas. Quadro x Situação da execução de Projetos e Programas com recursos externos Convênio/Acordo Financiamento Valor Financiado % de Conclusão Motivação Providências adotadas Observações do Controle Interno Mencionar os recursos alcançados e descrever a situação de cada um.

25 9 Avaliação da observância dos limites para inscrever as despesas em Restos a Pagar Destacam-se os empenhos inscritos em restos a pagar conforme Quadro x. Quadro x Restos a pagar Empenhos Inscritos Valor Fonte de Recursos Valores em Caixa e Bancos Insuficiência Quanto aos restos a pagar, sugere-se destacar os empenhos inscritos em restos a pagar por fonte de recursos sem disponibilidade de caixa correspondente no recurso.

26 10 Avaliação da observância dos limites e condições para realizar a despesa total com pessoal, previstos na LRF Os valores descritos correspondem a aplicação anual em despesas total com pessoal, conforme Quadro x. Quadro x Despesa anual com pessoal Receita Itens/período % RCL % Despesa com Pessoal A inclusão de tais itens é para evidenciar possível impacto no crescimento da despesa pela redução da receita, o que só o percentual de folha não demonstra. É possível avaliar a tendência dos percentuais de aplicação em despesas com pessoal e as variáveis que possam impactar negativamente para o aumento do percentual.

27 11 Avaliação do cumprimento das normas da Lei de Responsabilidade Fiscal sobre a destinação dos recursos obtidos com a alienação de ativos. Neste item devem ser verificados os valores arrecadados com a alienação de ativos, bem como os valores investidos na aquisição de novos bens para a entidade. Mencionar as verificações das auditorias sobre a regularidade ou não da aplicação dos recursos com a alienação dos ativos.

28 12 Indicação do montante inscrito em restos a pagar e do saldo, na conta Depósitos de valores referente a contribuição previdenciária devidas a Instituto ou Fundo Próprio Previdência. Quadro x Restos a pagar Valores devidos ao RPPS RESTOS A PAGAR Restos a Pagar Processados Restos a Pagar Não Processados Processados Restos a Pagar Processados Restos a Pagar Não Processados Restos a Pagar Não Processados a Liquidar Restos a Pagar Não Processados em Liquidação VALORES RESTITUÍVEIS Total de dívida Financeira ao RPPS PASSIVOS NÃO EMPENHADOS AO RPPS Total de Dívida da Entidade ao RPPS Valores Informar a situação dos repasses em atraso ao Regime Próprio de Previdência.

29 13 Avaliação dos procedimentos adotados quando de renegociação de dívidas com o Instituto ou Fundo Próprio de Previdência. No quadro x demonstram-se os contratos de renegociação com os valores originais e atualizados, bem como as parcelas e os critérios. Quadro x Renegociação de dívidas com o RPPS Contrato Renegociação Número de Valor original Valor atualizado da dívida Nº de parcelas Critérios atualização de Deve-se fazer a análise e relato de acordo com os itens encontrados em cada entidade e caso não tenha RPPS ou renegociação mencionar no relatório.

30 14 Avaliação acerca da conformidade dos registros contábeis gerados pelos sistemas operacionais utilizados pelas entidades com os dados do e-sfinge, principalmente com relação aos saldos anteriores O envio da remessa de dados e informações exigidos pelo Tribunal por meio informatizado (e-sfinge) é coordenado pelo Controlador Geral do Município e o mesmo informa os responsáveis quando há notificações de alerta gerados pelo sistema informatizado. Os registros contábeis gerados pelos sistemas operacionais foram verificados e encontram-se em conformidade com os dados do e- Sfinge, inclusive quanto aos saldos anteriores.

31 IV OUTRAS ANÁLISES DECORRENTES DO DISPOSTO NOS ART. 20 A 23 DA IN 20 DO TCE/SC (QUANTO AO APOIO DO CONTROLE INTERNO AO CONTROLE EXTERNO (ART. 20 A 23 DA IN 20/2015)). Neste tópico sugere-se fazer uma contextualização ou análise dos itens estabelecidos nos artigos 20 à 23 desta Instrução Normativa. - Descrever sobre a estrutura do Sistema de Controle Interno existente e seu funcionamento quanto a finalidade de apoio ao Tribunal de Contas (art. 20); - Observar as solicitações do art. 20 à 23 da Instrução Normativa 20/2015 do TCE/SC.

32 MODELO DE RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO SOBRE A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE GESTÃO

33 Obrigado pela atenção! Celso Galante