RELATÓRIO DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO SOBRE A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE GESTÃO (Art. 16 da IN 20/2015 TCE/SC) ANEXO VII

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1 BRASÃO DO MUNICÍPIO ESTADO DE SANTA CATARINA PREFEITURA MUNICIPAL DE IN-20 CONTROLADORIA GERAL RELATÓRIO DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO SOBRE A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE GESTÃO (Art. 16 da IN 20/2015 TCE/SC) ANEXO VII Município de IN-20, em 31 de dezembro de

2 I FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Aborda-se neste capítulo informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da unidade jurisdicionada, destacando a estrutura de pessoal, procedimentos de controle adotados, forma/meio de comunicação e integração entre as unidades e seu monitoramento. O Sistema de Controle Interno da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Município de AMOSC foi instituído pela Lei Complementar nº xxx, de xx de dezembro de xxxx em conformidade com o art. 31 da Constituição Federal de 1988 e Regulamentado pelo Decreto nº xxxx/xxxx. a) Estrutura do Sistema de Controle Interno A Organização Administrativa do Poder Executivo do Município de IN-20 e seu respectivo Sistema de Controle Interno, Instituído de Controladoria Geral do Município, está estruturado na Lei Complementar nº xxx, de xx de dezembro de xxxx e alterada pela Lei Complementar nº xxx/xxxx de xx de xxxxxx de xxxx conforme estrutura apresentada na Figura 1. Figura 1 Organograma da Prefeitura Municipal de IN-20 GABINETE DO PREFEITO PROCURADORIA GERAL DO MUNICÍPIO CONTADORIA GERAL DO MUNICÍPIO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL COORDENADORIA DE DEFESA DO CONSUMIDOR - PROCON CHEFIA DE GABINETE OFICIO DE GABINETE ASSESSORIA EXECUTIVA SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL COORDENADORIA DE DEFESA CIVIL 135 Fonte: Controladoria Geral Adjunta De acordo com a Figura 1, a Prefeitura Municipal possui... 2

3 Figura 2 Organograma da Controladoria Fonte: Controladoria Geral Adjunta Conforme demonstrado na Figura 2, atualmente o estrutura da Controladoria Geral do Município X é composta por 4 (quatro) funcionários, atendendo as exigências contidas nos art. 74 da Constituição Federal de 1988, conforme Quadro 1. b) Estrutura de Pessoal A estrutura de pessoal da Controladoria atuando nas atribuições de controle estão relacionadas a seguir no Quadro 1. Quadro 1 Estrutura de Pessoal da Controladoria ESTRUTURA DA CONTROLADORIA DO MUNICÍPIO Servidor Cargo Vínculo Empregatício Data da Nomeação Fonte: Controladoria Geral Adjunta Além desses, a Prefeitura X conta com setor de Ouvidoria, o qual redireciona os pedidos de informação e as denúncias efetuadas aos setores responsáveis. c) Procedimentos de Controle Dentre o rol de procedimentos de controles adotados pode-se destacar, conforme Quadro x: Quadro x Procedimentos de controle Data Espécie Finalidade 11/07/16 Prestação Contas Apreciação de PC das diárias concedidas Fonte: Controladoria Geral Adjunta Relacionar todas as demandas e procedimentos de controles realizados. d) Comunicação e integração entre as Unidades Todas as unidades administrativas possuem rotinas de procedimentos e seguem uma lógica estruturada que otimizam os processos setoriais. 3

4 Quadro x Comunicação entre as Unidades Data Espécie Finalidade Memorando Ofício Fonte: Controladoria Geral Adjunta Quanto aos procedimentos que transitam por mais de um setor, são utilizados instrumentos de protocolo físico e informatizado, dando ênfase a procedimentos em ordem cronológica. II AUDITORIAS PLANEJADAS E REALIZADAS Neste capítulo aborda-se as competências do município de organizar e executar, por iniciativa própria ou por determinação do Tribunal de Contas do Estado, programação de auditoria contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial nas unidades administrativas sob seu controle, enviando ao Tribunal os respectivos relatórios quando solicitados. 1. Planejamento de Auditoria Em cumprimento ao disposto na IN 020/2015 do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina instituído pelo (Ato xxx/xxxx) o Cronograma de atividades de Auditorias Ordinárias a serem executadas na Prefeitura Municipal X no exercício de xxxx conforme Quadro x: Quadro x Cronograma de auditorias N. 1 Título / Objeto Convênios/R epasse de recursos. Avaliação do Risco inerente ao Objeto Auditado. Origem da Demanda Própria Fonte: Controladoria Geral do Município Objetivos da Auditoria / Produtos esperados Verificar a Legalidade dos atos... Escopo do Trabalho (Período auditado, universo e amostra, critérios de amostragem etc.) Período auditado janeiro a dezembro universo de 100%. Cronograma de execução Janeiro a dezembro Local de Realizaçã o dos Trabalhos Gerência de Convênios HH Alocado No Cronograma de auditoria estão estabelecidos os procedimentos que serão observados em cada uma das Secretarias relacionadas aos objetos de sua atividade Auditorias realizadas Em cumprimento ao disposto na IN 020/2015 do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina relaciona-se a seguir as auditorias realizadas no exercício, conforme Quadro x. Quadro x Auditorias realizadas DATA OBJETO OBJETIVO ENCAMINHAMENTO De 01/01/xx à 31/xx/xx Prestação de Contas de Convênios: Fonte: Setor de Auditoria Interna Conferência para emissão do parecer do Controle Interno Ao Controlador, Contador Geral do Município e Ordenador de Despesas do período. 4

5 Desta forma relacionam-se as auditorias realizadas no período com os encaminhamentos efetuados em cada objeto. Deve-se mencionar se estão de acordo com as auditorias planejadas ou incluir um quadro para melhor demonstrar. Relacionar as medidas de correção. III ANÁLISE DA GESTÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA Aborda-se neste capítulo a análise da gestão da unidade jurisdicionada no exercício quanto aos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, principalmente no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados. 1. Irregularidades verificadas Caso tenha ocorrido irregularidades ou danos/prejuízos ao erário público é necessário relacionar os fatos, valores e responsáveis, bem como as medidas implementadas para ressarcimento. Quadro x Irregularidades que resultaram em danos ou prejuízo Relatório Ato apontado e Valor do Medidas Medidas de falha mantida débito adotadas adotadas Auditoria (após os sujeito à pelo pelo Gestor nº esclarecimentos do gestor) glosa Controle interno Identificação do gestor e período do mandato Fonte: Auditoria Interna Contextualizar sobre as ocorrências ou mencionar que não houve a ocorrência de irregularidades no período analisado. 2. Tomada de Contas Especial É o Instrumento em que a Administração Pública utiliza para ressarcirse de eventuais prejuízos que lhe forem causados, com rito próprio e somente instaurados depois de esgotadas as medidas administrativas para reparação do dano. Quadro x Tomadas de Contas instauradas Tomada de Objeto Ato de Gestor/Servidor Contas Especial instauração e data identificado Medidas adotadas pela Administração Medidas adotadas pelo Gestor Resultados (Ex.: comunicação ao TCESC, MP...) Fonte: Controladoria Descrever sobre o resultado das tomadas de contas instauradas ou mencionar que não houve instauração de Tomadas de Contas no Período. 5

6 3. Avaliação de transferências mediante Convênios Refere-se aos acordos celebrados entre os órgãos públicos e outras instituições, públicas ou privadas, para a realização de um objetivo comum, mediante formação de parceria, conforme Quadro X. Quadro x Relação dos convênios Convênio Entidade Finalidade que recebeu os recursos Fonte: Contabilidade Data Transferência dos valores Valores Data da Prestação de contas Situação da Prestação de contas Relatar sobre o resultado e as situações dos convênios em que a entidade pública repassou recursos. (Incluir as contribuições e subvenções sociais e econômicas). 4. Regularidade dos processos Licitatórios Tem-se como propósito demonstrar os principais itens das licitações ocorridas no período para avaliação do seu resultado, conforme Quadro X. Quadro x Relação de processos licitatórios Ordem Modalidade Motivo Objeto Valor Contratado Nome/razão social 01 Convite Xxxxxxx CPF/CNPJ Fonte: Setor de licitações Descrever sobre as modalidades mais utilizadas, quais foram auditados, se estão de acordo com a legislação e se atenderam aos trâmites legais. 5. Gestão de Recursos Humanos A Gestão de Recursos Humanos tem por finalidade selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa, desta forma relaciona-se a situação da entidade, conforme Quadro x. Quadro x Quadro de pessoal Descrição Quantidade % Efetivos Comissionados ACT s Terceirizados (art. 18 LRF) TOTAL Fonte: Setor de Recursos Humanos Quanto ao pessoal efetivo, mencionar se há ociosidade, falta de servidores, segregações de funções, desvios de funções, organização, controle de ponto, etc. Em relação ao pessoal comissionado, se exercem funções de chefia, direção ou assessoria, desvio de funções, cumprimento de horários, etc. 6

7 Relativo às contratações temporárias, verificar a excepcionalidade, o cumprimento dos prazos, o exercício da função, a documentação, etc. Quadro x Quadro de pessoal / demais casos Descrição Admissões Exonerações Cessão Concessão de Aposentadorias Concessão de Pensões Fonte: Setor de Recursos Humanos Quantidade Relatar sobre a situação do quadro de pessoal, concursos, etc. Verificar os cálculos, legalidade, conveniência e oportunidade. Quanto as Cessões e Requisições de Pessoal, analisar a conveniência e oportunidade que dispunha o Gestor considerando a necessidade do serviço, a documentação, os valores, a formalização, o registro e a adequada contabilização das despesas. Em relação a análise dos processos de Concessão de Aposentadorias e Pensões, verificar a adequação quanto a legalidade. A despesa de pessoal do período busca demonstrar a observância aos limites da despesa total com pessoal previstos na Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), apresentado no Quadro x. Quadro x Despesa com pessoal do Poder Executivo (jan./16 à dez/16) Despesas Executadas DESPESA COM PESSOAL (Últimos 12 meses) Liquidadas Inscritas em Restos (b) a Pagar Não Processados (a) Despesa Bruta com Pessoal (I) Sugere-se inserir o Anexo 1 da LRF Demonstrativo de despesa de pessoal do Poder Executivo e posteriormente contextualizar os resultados. Em seguida incluir o Anexo relacionado ao Poder Legislativo e descrever os resultados na análise. Para demonstrar o valor aplicado, incluir o Demonstrativo Consolidado e relatar os resultados em forma de análise. 6. Avaliação do cumprimento das determinações e recomendações do Tribunal de Contas do Estado Esse tópico trata da avaliação do cumprimento das determinações e recomendações expedidas pelo Tribunal de Conta do Estado no exercício no que tange a providências adotadas em cada recomendação do TCE e eventuais justificativas do gestor para o não cumprimento. Quadro x Recomendações do Tribunal de Contas do Estado Processo Apontamento pelo Providências Gestor Análise do TCE Controle Interno 7

8 Contextualizar as recomendações e as medidas adotadas para cumprimento das correções. Em caso de não ter recomendações, mencionar que não houve determinações e/ou recomendações expedidas pelo Tribunal de Conta do Estado no exercício. 7. Relatório da Execução das decisões do Tribunal de Contas com imputação de débito aos gestores municipais Relatório da execução das decisões do Tribunal de Contas que tenham imputado débito aos gestores municipais sob seu controle, indicando: nº do Acórdão ou título executivo e data; nome do responsável; valor; situação do processo de cobrança, data da inscrição em dívida ativa, ajuizamento e conclusão do processo. Quadro x Execuções das decisões do Tribunal de Contas do Estado EXECUÇÃO DAS DECISÕES DE TCE CONTRA GESTORES Nº do Acórdão Data Nome do Valor Situação Data da Ajuizamento ou título responsável do inscrição conclusão executivo processo de cobrança em dívida ativa processo Fonte: Procuradoria Jurídica Mencionar a situação que se encontra cada processo e em caso de não existir, mencionar que não houve nenhuma execução, por parte do Tribunal de Contas, que tenham imputando débito aos gestores municipais no período analisado. Incluir a observação do Controle interno no quadro ou na descrição. e do 8. Avaliação da execução dos projetos e programas financiados com recursos externos O objetivo deste item é a avaliação da execução dos projetos e programas financiados com recursos externos, quanto aos aspectos da legalidade, regularidade, economicidade, eficiência e eficácia, com esclarecimentos, sobre os motivos que impediram ou inviabilizaram a plena conclusão da etapa ou da totalidade de cada projeto ou programa, indicando as providências adotadas. Quadro x Situação da execução de Projetos e Programas com recursos externos Convênio/Acordo Valor % de Motivação Providências Observações Financiamento Financiado Conclusão adotadas do Controle Interno Mencionar os recursos alcançados e descrever a situação de cada um. 8

9 9. Avaliação da observância dos limites para inscrever as despesas em Restos a Pagar x. Destacam-se os empenhos inscritos em restos a pagar conforme Quadro Quadro x Restos a Pagar Empenhos Valor Fonte de Inscritos Recursos Valores em Caixa e Bancos Insuficiência Quanto aos restos a pagar, sugere-se destacar os empenhos inscritos em restos a pagar por fonte de recursos sem disponibilidade de caixa correspondente no recurso. 10. Avaliação da observância dos limites e das condições para realizar a despesa total com pessoal, previstos na Lei de Responsabilidade Fiscal Os valores descritos correspondem a aplicação anual em despesas total com pessoal, conforme Quadro x. Quadro x Despesa anual com pessoal Itens/período Receita % RCL % Despesa com Pessoal A inclusão de tais itens é para evidenciar possível impacto no crescimento da despesa pela redução da receita, o que só o percentual de folha não demonstra É possível avaliar a tendência dos percentuais de aplicação em despesas com pessoal e as variáveis que possam impactar negativamente para o aumento do percentual. 11. Avaliação do cumprimento das normas da Lei de Responsabilidade Fiscal sobre a destinação dos recursos obtidos com a alienação de ativos. Neste item devem ser verificados os valores arrecadados com a alienação de ativos, bem como os valores investidos na aquisição de novos bens para a entidade. Mencionar as verificações das auditorias sobre a regularidade ou não da aplicação dos recursos com a alienação dos ativos. 9

10 12. Indicação do montante inscrito em restos a pagar e do saldo, na conta Depósitos de valores referente a contribuição previdenciária devidas a Instituto ou Fundo Próprio de Previdência. Apresentam-se os valores inscritos em restos a pagar, relativos ao RRPS, conforme Quadro x. Quadro x Restos a Pagar Valores devidos ao RPPS RESTOS A PAGAR Restos a Pagar Processados Restos a Pagar Não Processados Processados Restos a Pagar Processados Restos a Pagar Não Processados Restos a Pagar Não Processados a Liquidar Restos a Pagar Não Processados em Liquidação VALORES RESTITUÍVEIS Total de dívida Financeira ao RPPS PASSIVOS NÃO EMPENHADOS AO RPPS Total de Dívida da Entidade ao RPPS Valores Informar a situação dos repasses em atraso ao Regime Próprio de Previdência. 13. Avaliação dos procedimentos adotados quando de renegociação de dívidas com o Instituto ou Fundo Próprio de Previdência, se houver, com indicação do valor do débito, dos créditos utilizados para a atualização da dívida, do número de parcelas a serem amortizadas ou de outras condições de pagamentos pactuadas No quadro a seguir demonstram-se os contratos de renegociação com os valores originais e atualizados, bem como as parcelas e os critérios. Quadro x Renegociação de dívidas com o RPPS Contrato de Valor original Valor Renegociação Número atualizado dívida da Nº de parcelas Critérios atualização Deve-se fazer a análise e relato de acordo com os itens encontrados em cada entidade. Caso não tenha RPPS ou renegociação mencionar no relatório. de 10

11 14. Avaliação acerca da conformidade dos registros contábeis gerados pelos sistemas operacionais utilizados pelas entidades com os dados do e- Sfinge, principalmente com relação aos saldos anteriores O envio da remessa de dados e informações exigidos pelo Tribunal por meio informatizado (e-sfinge) é coordenado pelo Controlador Geral do Município e o mesmo informa os responsáveis quando há notificações de alerta gerados pelo sistema informatizado. Os registros contábeis gerados pelos sistemas operacionais foram verificados e encontram-se em conformidade com os dados do e-sfinge, inclusive quanto aos saldos anteriores. IV OUTRAS ANÁLISES DECORRENTES DO DISPOSTO NOS ARTIGOS 20 A 23 DA IN 20 DO TCE/SC (QUANTO AO APOIO DO CONTROLE INTERNO AO CONTROLE EXTERNO (ART. 20 À 23 DA IN 20/2015)). Neste tópico sugere-se fazer uma contextualização ou análise dos itens estabelecidos nos artigos 20 à 23 desta Instrução Normativa. - Descrever sobre a estrutura do Sistema de Controle Interno existente e seu funcionamento quanto a finalidade de apoio ao Tribunal de Contas (art. 20); - Relatar sobre a atuação do órgão ou Unidade de Controle Interno, bem como a situação dos relatórios, pareceres, documentos e informações, conforme a IN 20 (art. 21); - Mencionar como é efetuado o apoio ao controle externo, mencionando como contribui para o aprimoramento da gestão pública (art. 22); - O art. 22 ainda indica que seja descrito o acompanhamento, supervisão e avaliação dos seguintes itens: a) o cumprimento das metas previstas no plano plurianual e a execução dos programas de governo, em conformidade com a lei de diretrizes orçamentárias e os orçamentos do Estado ou do Município, conforme o caso; b) os resultados quanto à eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração pública, e da aplicação de recursos públicos concedidos a entidades de direito privado; c) o cumprimento dos limites e das condições para realização de operações de crédito e inscrição em restos a pagar; d) a adoção de providências para recondução dos montantes das dívidas consolidada e mobiliária aos limites de que trata a Lei Complementar nº 101/2000; e) o cumprimento dos limites da despesa com pessoal e a adoção de medidas para o seu retorno aos limites estabelecidos nos artigos 22 e 23 da Lei Complementar nº 101/2000; 11

12 f) o cumprimento das normas relativas à destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, previstas na Lei Complementar nº 101/2000; g) a instituição, previsão e efetiva arrecadação dos tributos de competência do ente da federação, em consonância com o artigo 11 da Lei Complementar nº 101/2000; III - supervisionar e avaliar o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como os direitos e haveres do Estado ou Município; IV- avaliar a consistência dos dados contidos no Relatório de Gestão Fiscal, conforme estabelece o artigo 54 da Lei Complementar nº 101/2000; V - fiscalizar o cumprimento do limite de gastos totais do Poder Legislativo Municipal; VI - emitir relatório sobre a execução dos orçamentos que deve ser encaminhado com a prestação de contas anual de governo, em atendimento ao disposto no artigo 47, parágrafo único, e no artigo 51 da Lei Complementar n 202/2000; VII - promover a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial dos órgãos e entidades da administração pública quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade; VIII - verificar o cumprimento dos requisitos estabelecidos na Lei Complementar nº 101/2000 para a concessão de renúncia de receitas; IX - organizar e executar, por iniciativa própria ou por determinação do Tribunal de Contas do Estado, programação de auditoria contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial nas unidades administrativas sob seu controle, enviando ao Tribunal os respectivos relatórios quando solicitado; X - dar ciência ao titular da unidade, indicando as providências a serem adotadas para a sua correção, a ocorrência de atos e fatos ilegais ou ilegítimos praticados por agentes públicos na utilização de recursos públicos, inclusive para que instaure tomada de contas especial sempre que tomar conhecimento de qualquer irregularidade causadora de dano ao erário; XI - realizar exame e avaliação da prestação de contas anual da unidade jurisdicionada e dos responsáveis sob seu controle, emitindo relatório e parecer, conforme disposto no artigo 16; XII - emitir parecer sobre a legalidade de ato de admissão de pessoal ou de concessão de aposentadoria, reforma e pensão; XIII - manifestar-se acerca da análise procedida pelos setores competentes sobre a prestação de contas de recursos concedidos e sobre a tomada de 12

13 contas especial, indicando o cumprimento das normas legais e regulamentares, eventuais ilegalidade ou ilegitimidades constatadas, concordando ou não com a conclusão da análise feita pela unidade competente, emitindo relatório, certificado de auditoria e parecer; XIV - representar ao Tribunal de Contas quando a autoridade administrativa não adotar as providências para correção de irregularidade ou instauração de tomada de contas especial; XV - prestar informações individualizadas sobre as ações realizadas no âmbito da unidade sob seu controle, em cumprimento às decisões do Tribunal de Contas que tenham recomendado ou determinado a adoção de providências administrativas ou a instauração de tomada de contas especial e respectivos resultados; XVI - coordenar e promover a remessa de dados e informações das unidades sob seu controle exigidos pelo Tribunal em meio informatizado; XVII - receber notificação de alerta emitida por meio dos sistemas informatizados do Tribunal de Contas e dar ciência formal às autoridades competentes; XVIII - acompanhar a atualização do rol de responsáveis da unidade jurisdicionada sob seu controle, de acordo com os arts. 12 e 13; XIX - verificar a correta composição da prestação de contas anual; XX - supervisionar a divulgação da prestação de contas de gestão na internet, na forma e prazos estabelecidos por esta Instrução Normativa. - Mencionar se são enviados ao TCE relatórios com registros de irregularidades, ilegalidades ou desvios de recursos públicos, bem como as medidas cabíveis tomadas para sua regularização (art. 23). 13