Fundamentos Básicos sobre a Celebração de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Cooperação

Transcrição

1 Fundamentos Básicos sobre a Celebração de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Cooperação Juiz de Fora, abril de 2009

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3 GESTÃO MÁXIMA CONSULTORIA Telefone: (32) Sítio: CEP: Juiz de Fora MG 2009, Gestão Máxima Consultoria

4 Fundamentos Básicos sobre Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Cooperação

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6 APRESENTAÇÃO Uma vez identificada a proposta do empreendimento, a primeira etapa será o planejamento, ou seja, a etapa correspondente à elaboração de um Projeto. Cada órgão, seja Estadual ou Federal, possui roteiro e orientações específicas para a apresentação de projetos que têm como objetivo a captação de recursos. Entretanto, há alguns itens que são comuns a todos e que deverão constar da apresentação dos projetos. O Autor 1 Abril/2009 Douglas Alves Souza Bacharel em Ciências Econômicas pela Universidade Federal de Juiz de Fora e Especialista em Gestão Estratégica Pública pela Fundação João Pinheiro. Atuou na implementação e execução do atual Sistema de Controle Interno da Prefeitura de Juiz de Fora. Enquanto Chefe do Departamento de Normas Técnicas do Sistema de Controle Interno, coordenou, regulamentou e normatizou metodologias e técnicas operacionais para aperfeiçoar a administração de muitos setores da Prefeitura Municipal de Juiz de Fora; regulamentou e ministrou cursos sobre a Retenção e o Recolhimento das Obrigações Previdenciárias; regulamentou e ministrou cursos sobre o pagamento de despesas por meio de adiantamento; com vistas a obter uma melhor gestão administrativa, regulamentou a classificação orçamentária das despesas, com base na unificação das contas nacionais determinada pela Lei de Responsabilidade Fiscal; normatizou e ministrou treinamentos sobre as despesas com publicidade na administração pública; regulamentou os procedimentos necessários à realização de uma Tomada de Contas Especial; regulamentou e ministrou treinamentos acerca da estimativa do impacto orçamentáriofinanceiro, na forma de que tratam os artigos 16 e 17 da Lei de Responsabilidade Fiscal; dentre outros. 1 Este documento pode ser reproduzido, em parte ou integralmente, desde que devidamente citada a fonte. 7

7 ROTEIRO PARA A APRESENTAÇÃO DE PROJETOS E CAPTAÇÃO DE RECURSOS Solicitação de apoio ao Projeto Ofício do proponente/convenente encaminhando toda a documentação necessária para o projeto de interesse. Considera-se proponente a pessoa jurídica de direito público ou privado que propõe à Administração a execução de programa, projeto, atividade ou evento, mediante a apresentação do respectivo Plano de Trabalho e/ou Projeto Básico. Apresentação de Projeto O projeto deverá ser apresentado em meio magnético e por escrito, em papel timbrado do solicitante. Observar os itens a seguir, procurando a maior clareza, exatidão e coerência entre as informações prestadas. Projeto Básico/Técnico 1 Identificação do Projeto - Título do projeto que se pretende executar. - Local onde será implantado. - Identificação do proponente. - Parcerias para execução do projeto, quando for o caso. 2 Contextualização e justificativa da proposta Caracterizar a situação/problema, o contexto na qual ela está inserida e apontar a possível solução ou parte dela, objeto da demanda. Ademais, é necessário explicitar as razões pela qual o proponente está apresentando o projeto, relacionando-o de maneira clara e exata com as áreas de atuação do órgão, ao qual se está pleiteando o recurso. 3 Público beneficiário Identificar os beneficiários do projeto: quem são, quantos são e de que forma se beneficiam. 8

8 4 Objetivos Descrever os objetivos que consistem nas mudanças mais amplas para os quais o Projeto pretende contribuir, devendo manter estreita relação com os objetivos dos Programas. 4.1 Objetivo geral Informar a finalidade da implementação do projeto, ou seja, coerentemente com os resultados esperados, o que se espera obter quando o projeto estiver concluído. 4.2 Objetivos específicos Detalhar o objetivo geral em partes que possibilitem melhor compreensão, bem como os resultados parciais que contribuam para a formação do todo. 5 Metas do Projeto As metas são detalhamentos dos objetivos específicos e devem ser mensuráveis/quantificáveis por algum indicador. As metas podem ser desdobradas em fases, atividades, etapas ou passos para que sejam alcançadas. Cada objetivo específico pode ter uma ou mais metas. Quanto melhor dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance. 6 Metodologia de execução Indicar os procedimentos e as atividades a serem desempenhadas de forma sistemática, para o cumprimento das metas e alcance dos objetivos do projeto, evidenciando, inclusive os procedimentos para a avaliação e a participação dos atores e parceiros envolvidos. 7 Resultados esperados Descrever, em poucas linhas, os resultados esperados pelo projeto, listando os produtos esperados até o término da vigência. 8 Cronograma de execução Especificar atividades e respectivos períodos de realização (mensalmente). 9 Valor do projeto Informar o custo total do projeto, incluindo despesas de capital (investimento) e despesas correntes (custeio). Além disso, deverá ser informado o valor solicitado e a contrapartida oferecida pelo proponente, quando for o caso. 9

9 10 Planilha de custos Para elaborar a planilha de custos será necessário ter bem claras a definição das metas e suas fases, conforme descrito anteriormente. Ressalta-se também a importância das unidades de medida das metas e fases e indicação cronológica e sequencial da execução das mesmas. Conhecer os custos unitários de cada item indicado é indispensável para que se efetue uma correta e justa avaliação da consistência dos dados fornecidos. Algumas observações importantes: - quando se tratar de equipamentos e material permanente deve-se indicar as características técnicas, quantidades e custos unitários e custos totais; - quando se tratar de material de consumo deverá ser listada sua composição, como por exemplo: x resmas de papel; Y tonners; z e d ; w apostilas, etc. Cada item deverá ser quantificado; - passagens devem ser tratadas em item separado com indicação de quantidade e custo unitário; - diárias também são tratadas separadamente, com indicação do valor unitário e de sua quantidade. - no item Serviços de Terceiros Pessoa Física, incluem-se despesas como instrutores e consultores autônomos, e prestadores de pequenos serviços, devendo estimar o custo hora, unitário e seu valor total; - no item Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica, estão incluídos serviços prestados por empresas, descrevendo quais os serviços pretendidos com indicação das unidades de medidas, custo unitário e custo total de cada item. Termo de Referência O Termo de Referência e o documento expositivo, esquemático, marcado pela objetividade e estruturado a partir dos elementos essenciais do projeto. Ao elaborar um termo de referência é fundamental que se busque explicitar as idéias contidas no projeto, tais como: O que fazer? Por que fazer? Como fazer? Onde fazer? E com quanto fazer? A Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, determina que, para se firmar convênios, o documento contenha ( 1º do art. 116): I identificação do objeto a ser executado; II metas a serem atingidas; III etapas ou fases de execução; 10

10 IV plano de aplicação dos recursos financeiros; V cronograma de desembolso; VI previsão de início e fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas. Se o ajuste compreender obra ou serviço de engenharia, comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador. Em conformidade com o texto legal, mas acrescentando elementos desejáveis para aumentar o poder de convencimento do projeto, sugere-se que o termo de referência seja estruturado da seguinte forma: Título Introdução Justificativa Objetivo geral Objetivos específicos Público-alvo/ beneficiados Deve permitir ao leitor prever o assunto que será tratado. Deve mostrar, sinteticamente, o que o documento contém sua finalidade, motivação e importância. Deve responder à seguinte pergunta: Por que executar o projeto?. Ao apresentar as rasões que irão compor a resposta, deve-se proceder a contextualização e a caracterização do projeto. Deve traduzir a finalidade do projeto, ou seja, o que se pretende obter com sua realização. Sua descrição há que ser precisa e realista. Devem expressar situações concretas e palpáveis, viáveis, hierarquizadas, mensuráveis, cronologicamente definidas. Deve ser restrito a um grupo específico que será diretamente beneficiado com o projeto. Pode ser a última parte a ser escrita, expondo o histórico e os principais elementos do documento. Além de responder à pergunta básica da justificativa (por que?), deve-se explicitar o problema e esclarecer qual será o impacto do projeto sobre o problema, usando dados quantitativos. No objetivo geral já se deve determinar a meta a ser atingida, incluindo aspecto quantitativo e prazo para consecução do produto. Devem estar necessariamente vinculados ao objetivo geral. Referem-se às etapas intermediárias do projeto. Pode ser definido o público-alvo por um critério etário (ex: adolescentes), por um critério geográfico (ex: moradores de tal bairro), por uma carência específica (ex: subnutridos), por outra característica específica ou pela conjugação desses fatores. 11

11 Resultados esperados Metodologia Entidades envolvidas Orçamento do projeto São os impactos gerados com a implantação do projeto. Deve descrever a maneira como as atividades serão implementadas, incluindo os principais procedimentos, as técnicas e os instrumentos a serem empregados. São as entidades participantes no desenvolvimento, implementação e/ou financiamento do projeto, especificando as funções de cada uma. Deve-se indicar todos os recursos envolvidos na execução do projeto, imprescindíveis à sua realização. Deve-se, ainda, indicar com clareza o valor solicitado e a contrapartida oferecida, ambos discriminados por custeio e investimento. Vão além do objetivo do projeto. Este reflete um produto a ser alcançado enquanto o resultado esperado representa o impacto sobre a realidade, a finalidade do projeto. É recomendável que se destaquem outros aspectos metodológicos importantes, como a forma de atração e integração dos públicos beneficiários; os locais de abordagem desses grupos ou de execução das atividades; a natureza e as principais funções dos agentes multiplicadores; os mecanismos de participação comunitária no projeto; os elementos que garantem a sustentabilidade do projeto após o fim do financiamento e outros. As principais entidades envolvidas classificam-se como: proponente, concedente, executor, interveniente e parceiro. Como contrapartida, poderão ser computados os valores estimados das instalações, materiais e equipamentos da organização, cedidos ou utilizados na implementação do projeto, assim como o valor das horas de trabalho da equipe técnica, desde que esses itens não estejam incluídos no investimento solicitado ao programa. 12

12 Início e término do projeto Comunicação do projeto Ficha técnica Deve-se apresentar uma estimativa do tempo para execução do projeto, incluindo um cronograma de execução. Deve apresentar as formas e meios pelos quais será feita a divulgação dos nomes dos parceiros, bem como as formas de apresentar o projeto aos próprios parceiros, líderes e formadores de opinião, autoridades governamentais, público interno e sociedade em geral. Ao final do Termo de Referência deve ser elaborada uma Ficha Técnica na qual deverá conter os nomes dos órgãos envolvidos, bem como seus titulares e equipe técnica. Essas parte do projeto podem ser apresentadas como parte da metodologia proposta. Convênios Para firmar convênios, o recurso deve ser previamente empenhado pelo órgão federal ou estadual. No entanto, a efetiva liberação desse recurso ainda não está garantida. Esta liberação envolve as fases de liquidação, em que o Estado verifica o direito adquirido pelo credor, certificando-se do cumprimento de todas as obrigações constantes no empenho e de pagamento, quando efetivamente os recursos financeiros são entregues ao credor (Município). A adequada gestão do projeto deve contemplar o acompanhamento dos requisitos necessários para a liberação dos recursos no tempo certo. Licitação A licitação deve ser feita obedecendo, além de outros normativos pertinentes, a Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos. Gerenciamento do Projeto Projeto pode ser considerado um esforço temporário, levado a efeito para criar um produto, serviço ou resultado únicos. Gerenciar um projeto é planejá-lo, acompanhar sua execução comparando-a com o planejado e corrigindo os desvios sempre que necessário. O planejamento do projeto é executado, em grande parte, durante a própria fase de 13

13 captação de recursos. Documentos como o tempo de referência e o plano de trabalho indicam os elementos fundamentais de como será implementado o projeto, por quem, quando, etc. Resta executar esse projeto no prazo e nas condições conveniadas, controlar essa execução e, nos termos da lei, corrigir o planejamento inicial de acordo com as indicações do controle. Controle da execução O acompanhamento do andamento das atividades deve ser feito rotineiramente, com uma agenda pré-definida. Associado a isso, deve-se atribuir a responsabilidade de cada parte do projeto a um servidor, do qual serão cobrados os produtos e prazos estabelecidos. É necessário que todos esses servidores se comprometam, durante a etapa de planejamento, a cumprir suas atribuições nos prazos acertados. Prestação de contas A prestação de contas dos municípios é feita perante o financiador, seus órgãos de controle interno e os Tribunais de Contas. O adequado controle da execução do projeto e a correta implementação dos demais passos podem tornar essa etapa um mero encaminhamento de documentação já produzida. Por isso, é importante que todo o processo seja bem documentado e organizado. Importante ressaltar que a gestão do projeto é absolutamente imprescindível para alcançar as finalidades do poder público, como a realização da obra ou a prestação do serviço. A captação do recurso é mero instrumento, meio para atingir essa finalidade. Assim, o termo de referência somente deve ser proposto e o convênio firmado se a prefeitura tiver segurança de suas condições de executar as atividades e atingir as metas conveniadas. Órgãos Estaduais Contatos Secretaria de Estado da Cultura (SEC) Telefone: (31) Secretaria de Estado de Saúde (SES) Telefone: (31) Secretaria de Estado de Educação (SEE) Telefone: (31) Secretaria de Estado de Turismo (SETUR) Telefone: (31)

14 Bibliografia CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 LEI COMPLEMENTAR Nº 101, DE 4 DE MAIO DE 2000 (Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências) LEI Nº 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 (Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal) LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 (Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências) DECRETO Nº , DE 20 DE OUTUBRO DE 2003, DO ESTADO DE MINAS GERAIS (Dispõe sobre a celebração e prestação de contas de convênios de natureza financeira que tenham por objeto a execução de projetos ou a realização de eventos) 15