Reflexão Final do Módulo Software aplicado à atividade comercial

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1 Reflexão Final do Módulo Software aplicado à atividade comercial R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 1

2 Índice Remissivo Capa de apresentação... 1 Índice remissivo... 2 Dados biográficos... 3 Percurso académico... 4 Percurso profissional... 5 Perspetivas profissionais... 8 Referencial do módulo... 9 Crítica reflexiva Trabalho(s) de grupo ou individual Agradecimento R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 2

3 Dados biográficos Nome: Rui Jorge da Eira Pereira Data de nascimento: 24 de maio de 1973 Situação profissional: Procurando outras oportunidades à situação que atualmente me encontro (desempregado) Carreira contributiva: (18 anos) Desde 1994 até 2012 sem interrupção no mercado de trabalho R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 3

4 Percurso académico Iniciei o meu percurso académico no externato Pica-Pau, em 1979, e fiz a conclusão do 1º Ano. Os três anos seguintes foram feitos na escola pública, essa escola tem agora o nome de EB1 Professora Maria Costa. Em 1984 voltei para o colégio ICE (Instituto Ciências Educativas), onde conclui o 6º Ano. Decorria o ano de 1989 e foi-me proposto a conclusão do ensino básico em três anos com a componente profissional incluída, e que terminei com êxito em 1992 no IEFP na Póvoa de Santo Adrião. Em 2012, voltei novamente para a conclusão do ensino secundário, através do Cenfic (Centro de Formação Profissional da Industria da Construção Civil e Obras Públicas do Sul), pelo processo do RVCC (Reconhecimento, Validação e Certificado de Competências), tendo esta ação decorrido entre 28 de março de 2012 e 28 de agosto de R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 4

5 Percurso profissional O meu percurso profissional começa após a conclusão do 6º Ano. Durante quase 5 anos trabalhei numa empresa que fazia perfurações de solos para obtenção de água potável. Começar a trabalhar com 13 anos era na altura uma prática muito comum entre adolescentes não de uma forma muito legal. Claro, que nem tudo correu pelo melhor. Com essa idade e fazendo uma retrospetiva, é a idade da parvoíce, aquele que sabe tudo e tudo o que os mais velhos pais, diziam era mentira. Os meus pais tomaram a decisão correta, e foram à procura de uma solução para a minha irreverência também própria da idade. A obtenção completa do ensino básico (9º Ano), conferiu-me o Nível II de qualificação profissional na área de Metalomecânica enquanto Serralheiro Civil e tive como nota final de curso 17 valores. Fiquei com um misto de emoções, por um lado provei que o ensino público não era o mais adequado para mim, por outro também consegui identificar-me em contexto de trabalho que seria uma pessoa útil para a sociedade. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 5

6 Em 1992, inicia-se uma nova fase da minha vida profissional. Entro para uma empresa do ramo da construção civil na área de venda por grosso, onde fui fiel de armazém e motorista de ligeiros de mercadorias. Rapidamente acumulo outras competências e após ter a carta de condução de pesados e de semirreboques de mercadorias, começo a ter outras responsabilidades. Como exigente que sou, fui adquirindo aptidão para a área dos negócios e comecei a elaborar algumas tabelas de preços e a negociar com fornecedores e clientes. Nunca tive qualquer tipo de formação por parte da entidade patronal. Os autodidata têm essa vertente, aprende com o que vê, ouve e aplica à sua maneira o melhor que sabe. Desempenhei estas competências dentro da mesma empresa, até ao seu encerramento definitivo, a 31 de maio de O despedimento por extinção do posto de trabalho, não foi fácil de assimilar. Pensamos em muitas coisas, tais como: O que vai acontecer a partir de agora? O valor da indemnização? Como, irei planear a minha estrutura financeira, passando de um ordenado de fixo para um subsídio de desemprego com uma penalização de um terço. O que irei fazer depois de 20 anos 18 dos quais de forma legal, ligado a uma só empresa, em que a vi nascer, a criei e a vi morrer? Como transmitir essa informação à minha família, sobretudo aos mais pequenos com idades ainda dos porquês 16, 13, 7 e 3 anos respetivamente. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 6

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8 Perspetivas profissionais Estando na situação de inatividade profissional, tinha diversas opções, ou continuava inativo, ou geria um negócio ou então procurava a minha valorização profissional de uma área com a qual me identificasse. Uma das áreas com a qual me identifico é a área Comercial. A área Comercial abrange o Técnico Comercial, tinha inicialmente optado por um outro curso que era o de Técnico de Vendas. Isto foi no CITEFORME, só que o curso nunca chegou a iniciar-se com a desculpa de que não havia formandos em quantidade suficiente para se poder avançar. Também me inscrevi no CECOA, e quando fui selecionado para seguir essa formação já tinha o agendamento para fazer o curso no IEFP. Optei pelo IEFP, por ser uma referência nacional e também por ser mais completo que os outros dois centros de formação. No entanto, irei agarrar esta oportunidade, esperando que num futuro próximo, possa proporcionar alguma estabilidade financeira e psicológica para mim e criando também alicerces fundamentais para a minha família. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 8

9 Referencial do módulo OBJETIVOS Executar tarefas com o software tipo da atividade comercial. CONTEÚDOS Software tipo da atividade comercial R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 9

10 Crítica reflexiva Foi um módulo de 50 horas em que tive imensa dificuldade em identificar-me. A utilidade e os objetivos deste módulo não é colocada em causa, mas as condições em que foi desenvolvido é que posso e devo de criticar. Não ter um computador atribuído a cada formando para a validação deste módulo foi a primeira situação. Quando foi possível arranjar sala informática com computadores para todos, constatamos que os Softwares Primavera só estavam instalados em dois computadores. Para remediarmos a situação, criaram-se dois grupos para explorar o Software Administrador e o Software de Gestão Primavera. Na empresa onde trabalhei, por ser uma empresa de parcos recursos, nunca foi virada para a inovação e consolidação no mercado onde estava inserida. A faturação, o registo de clientes, as tabelas de preços e/ou outro tipo de registos importantes para a empresa eram todos manuscritos. Como tal, trazia outras expetativas para este módulo, que saíram goradas. O grupo de trabalho foi constituído pelo Adolfo Monteiro, Maria João, Susana e por mim. O formador propôs que criássemos um manual de Software de Administrador e de Gestão Comercial. Começamos por registar uma empresa. O nome da empresa é AMU. Depois criamos e registamos os produtos, os fornecedores e os clientes. Os documentos que se podem emitir com este tipo de Software, são notas de encomenda a fornecedores, guias de remessa, faturas, notas de débito e ou crédito, listas de fornecedores e/ou de clientes. Fiquei com alguns conhecimentos das potencialidades deste Software, e a mais-valia que representa para as empresas. Num futuro profissional, estarei apto a utilizar esta ferramenta de trabalho. Validei o módulo sem dificuldade perante os objetivos propostos. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 10

11 Trabalho(s) de grupo ou individual R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 11

12 Introdução Nas organizações empresariais actuais os sistemas de informação para gestão (ERP s), são uma ferramenta nuclear nos processos de negócio e, consequentemente, um instrumento de trabalho essencial ao seu bom funcionamento, diminuindo custos administrativos e pessoal afecto a tarefas burocráticas. Para o desenvolvimento de um plano de acção que vise o saberfazer, a aposta assim em ideias simples, conceitos práticos e pequenos truques. Criação de famílias e artigos A pré-concepção de códigos é pois essencial, visto que, a sua alteração a posteriori implica mais trabalho, além de mexer com eventuais registos de histórico existente. Outro ponto a pesar para uma correcta codificação é o facto de esta em si ser uma fonte de informação para alguns colaboradores da empresa no seu dia-a-dia (comerciais, os responsáveis pela logística, responsáveis pelos stock e outros). Na atribuição de códigos podem ser usados caracteres do tipo letras e/ou números. O número de caracteres utilizados depende das necessidades da empresa, bem como outros factores passíveis importantes, por exemplo, a família a que o artigo pertence, fornecedor, entre outros. É conveniente deixar um número de caracteres suficiente para, no futuro permitir acréscimos à lista de referências. O objectivo último da empresa é crescer. No software a criação de famílias e sub famílias assume um carácter simples. Mais uma vez lembramos que o desenho da codificação a usar deverá ser um trabalho prévio (que envolve alguma discussão e dúvidas). Porquê? Primeiro, porque, servirá para estruturar a base de dados dos artigos. Em segundo lugar, porque, é muito mais trabalhoso proceder a alterações no futuro. Em terceiro, e último, pode não ser possível alterar. Como abrir uma empresa no software PRIMAVERA R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 12

13 R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 13

14 R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 14

15 Como criar um artigo Acção Explicar o preenchimento das diferentes tabelas; Construir as diversas fichas de trabalho. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 15

16 R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 16

17 Criar clientes / Fornecedores Criação de Clientes e Fornecedores A codificação dos clientes pode ser qualquer uma que se adapte ao bom funcionamento do modelo de negócio a empresas. Exemplo: Número de contribuinte A descrição deverá corresponder à designação comercial do cliente. Atenção ao tamanho do nome. A informação constante desta ficha é de uso regular e aplicada em vários documentos e mapas. Embora não seja essencial o preenchimento de todos os campos, recomendamos que complete a informação tanto quanto possível. Facilitará o trabalho diário. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 17

18 R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 18

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20 Relações Comerciais: JANELA DE COMPRAS JANELA DE VENDAS RELAÇÕES COM FORNECEDORES RELAÇÕES COM CLIENTES Circuito Comercial: Orçamento Encomenda Guia Transporte / Factura Recibo Como fazer uma factura Gerar uma factura em quatro passos: Introduzir o código de cliente no campo; Introduzir o código do artigo no campo; Introduzir as quantidades a processar no campo; Imprimir o documento. É fundamental que dados como moradas, condições comerciais, formas de pagamento, número de contribuinte e outros, estejam preenchidos na ficha de cliente. Também na R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 20

21 ficha do artigo deverá estar indicado o preço, a taxa de IVA e o armazém de referência. Mesmo que a empresa actue na área de serviços, a cada artigo criado é necessário atribuir um armazém. Ao utilizador é também dada a possibilidade de escrever texto livre na factura. Para tal deverá clicar uma vez com cursor do rato numa linha da coluna descrição. O texto deverá ser obviamente curto. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 21

22 R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 22

23 Como criar uma Guia de remessa R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 23

24 Encomenda a fornecedor R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 24

25 Entradas em stocks Os documentos de stock são documentos de movimentação interna, não Produzem relações comerciais com terceiros. Servem, por exemplo, para introduzir o stock inicial no sistema quando a empresa começa a facturar com a aplicação informática, ou para registar movimentos de transferência entre armazéns/lojas. O seu preenchimento é muito simples. 1 Escolher o documento a tratar; 2. Identificar o artigo na coluna; 3. Digitar as quantidades a introduzir; 4. Valorizar o artigo e; 5. Gravar. Trabalho realizado por: Susana Veladas R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 25

26 Maria João Rocha Adolfo Monteiro Rui Pereira Agradecimento Um agradecimento ao formador Paulo Machado, pela forma como tentou dinamizar e unir o grupo em torno desta UFCD, propondo a realização de um trabalho de grupo, obtendo deste modo uma maior realidade e conhecimento. R u i J o r g e d a E i r a P e r e i r a N º 1 6 Página 26

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