UMA PESQUISA SOBRE A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO NAS ORGANIZAÇÕES

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1 UMA PESQUISA SOBRE A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO NAS ORGANIZAÇÕES Raniere José 1, Rômulo C. Andrade 2, Fernando Carvalho 3, Milena Kelly 4 RESUMO Este artigo relata um estudo voltado para a importância que a gestão por processos de negócio (Business Process Management - BPM) pode ter para uma organização. Através conceitos e estudo de questionários, a análise revela a problemática entorno de questões como, se BPM é conhecido, como é tratado e sua importância de forma geral para as empresas. Este documento revela o potencial que o BPM tem quando se é entendida a sua importância sobre tudo no meio organizacional. Constatação da necessidade de foco nos processos é o primeiro passo no contexto em que uma organização se encontra poder gerar mais valor e qualidade para tomar decisão, e consequentemente melhorar seus processos. Palavras-chave: Gestão. Processos. Qualidade. Organização. BPM. ABSTRACT This article reports a study on the importance of business process management (BPM) can have on an organization. Through concepts and study of questionnaires, the analysis reveals the problematic issues around as if BPM is known, how it is treated and its importance in general for companies. This document reveals the potential that BPM has when it is understood its importance on all organizational environment. Realization of the need to focus on processes is the first step in the context in which an organization is able to generate more value and quality to make decisions, and consequently improve their processes. Keywords: Management Processes. Quality. Organization. BPM. 1 Graduando em Gestão da Tecnologia da Informação e Bolsista no Programa de Iniciação Científica da Faculdade dos Guararapes. (Autor Correspondente) romulo.cesar@innovogroup.com.br 2 Mestre em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Pernambuco, Coordenador do Curso Superior Tecnológico em Redes de Computadores e Professor Adjunto da Faculdade dos Guararapes. 3 Doutor em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Pernambuco, Coordenador dos Cursos Superiores Tecnológico em Gestão da Tecnologia da Informação e Segurança da Informação, Professor Titular da Faculdade dos Guararapes, Professor Adjunto da Universidade de Pernambuco, Professor do IFPE. 4 Graduada em Administração de Empresas pela Faculdade dos Guararapes. 1

2 1 INTRODUÇÃO A gestão de processos de negócios (BPM) está ficando cada vez mais em evidencia e não é atoa, pois o foco nos processos vem gerando de fato resultados positivos para quem utiliza de forma correta os conceitos, e consequentemente as ferramentas que o BPM trás. É perceptível a necessidade das organizações de tentar se estruturarem para gerenciar os seus processos e automatizá-los (Andrade et al., 2013). Em contra partida, observando de forma geral a quantidade de empresas que não tem foco nos processos ou que não passa para organização como um todo, esta ideia ainda é grande, nem todas as organizações tem noção do potencial da gestão dos processos. Uma vez tendo essa noção, as empresas poderão tomar decisões de forma mais lúcida para poder analisar, melhorar, medir e controlar de forma holística e uniforme todos os seus processos. Dentro deste contexto ainda existem as empresas que adotam gestão por processos, mas não seguem seu conceito e filosofia (Oliveira et al., 2012). Este estudo visa avaliar a importância que a gestão por processos pode ter para organizações e tudo que as envolvem, visando ao final, obter um panorama das possíveis melhorias, algo que gere qualidade de forma geral. O desenvolvimento de uma organização tornou-se um processo cada vez mais complexo, não dependendo apenas da resolução de problemas técnicos, ou da utilização de modernas tecnologias, mas também altamente dependente dos processos de negócios, objetivando o alinhamento da organização com as necessidades reais de negócios (DE LA VARA, 2011). Dentro do contexto da adoção do BPM é de suma importância a analise minuciosa de como está todo o andamento organizacional com a implantação da metodologia, pois é preciso mapear o potencial de cada processo, visando o que cada um pode gerar ou não no ponto de vista da otimização constante. 2

3 As organizações apesar de terem evoluído bastante ao longo das décadas em se tratando da questão de gerar valor para seus colaboradores e clientes e atuar de forma bem mais ideológica, e ainda, com os produtos e serviços mostrando-se cada vez mais iguais. Ainda existem falhas nas organizações que são empecilhos para o grau de maturidade que poderia se alcançar, se houvesse uma maior atenção quanto à falta ou pouca atenção e relevância que muitas empresas dão para os processos que fazem parte de todo o ciclo que envolve o que elas produzem. Um estudo focado na importância que a gestão de processos pode ter para organizações se faz necessário para poder aumentar o entendimento, acervo e discursões relativos a esta questão. Sendo assim, este trabalho tem como tema analisar e mensurar a importância da gestão de processos de negocio no ambiente organizacional. O foco nos processos é uma questão que está muito em evidencia, e sua importância deverá ganhar cada vez mais espaço. O principal objetivo desta pesquisa foi analisar a importância do gerenciamento de processos de negócios para as organizações podendo com isso aumentar as discussões envoltas deste domínio que é tão importante. Ainda, buscou validar o conhecimento sobre Gerenciamento de Processo de Negócio na ótica das empresas; mostrar a visibilidade das organizações sobre BPM; validar a importância dos processos para as organizações. 2 REVISÃO DA LITERATURA 2.1 GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO O business process management carrega o conceito de foco nos processes e trás um conjunto fundamental de habilidades e processos que potencializa as pessoas a terem melhor comunicação, avaliação e 3

4 administração dos principais processos de negócio. Os processos de negócio ditam como uma empresa opera e mostra sua relevância no meio em que atua (OLIVEIRA, S, 2013). O BPM possibilita, por exemplo, que um analista de negócios integre os sistemas de tecnologia da informação (TI) com metas estratégicas de uma organização da forma mais viável. Para um rápido entendimento de processos pode-se afirmar que, um processo é um conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais metas e também [...] são compostos por varias tarefas ou atividades interrelacionadas que solucionam uma questão especifica (ANTONUCCI et al., 2009, p. 23). Para Pyon, Woo e Park (2011), a gestão de processos tem as seguintes premissas básicas: atividades de mapeamento e documentação dos processos, foco nos clientes, atividades de medição para avaliar o desempenho dos processos, otimização continua dos processos, utilização de melhores práticas para melhoria do posicionamento competitivo e abordagem para a mudança de cultura da organização. Para Antonucci e colaboradores (2009, p. 23), processo de negocio é um trabalho ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes. Oferecendo um conjunto de ferramentas para criar modelos automatizados de processos da forma que mais se ajuste realidade da empresa. A gestão de processos de negocio potencializa a utilização dos serviços disponibilizados via Service-Oriented Architecture (SOA), visando uma melhor integração. Segundo Korhonen (2007), o BPM é um paradigma chave da computação empresarial para incrementar agilidade nas organizações. 3 METODOLOGIA De forma geral a metodologia de pesquisa utilizada para realização deste artigo foi basicamente composta por duas etapas exploratórias. A primeira 4

5 etapa é referente à realização de uma revisão da literatura do assunto de pesquisa para identificar, analisar e selecionar os trabalhados disponíveis relacionados ao questionamento sobre BPM e as organizações. A segunda etapa se baseou no instrumento de estudo exploratório. A figura 1 apresenta a metodologia da pesquisa utilizada nesse trabalho. Figura 1 Metodologia da pesquisa utilizada nesse trabalho. 3.1 AVALIAÇÃO DA IMPORTÂNCIA DE BPM NAS ORGANIZAÇÕES Esta parte do estudo tem o objetivo avaliar a importância do conhecimento dos funcionários das empresas sobre BPM, as contribuições 5

6 desse modelo de gestão e o conhecimento dos entrevistados referente à gestão por processos. 3.2 ETAPAS DA AVALIAÇÃO Esta pesquisa foi realizada através de um questionário com questões fechadas, foi considerado um público-alvo diverso, onde entrevistados de diversas áreas deram suas contribuições. O questionário foi dividido em duas partes. A primeira parte da avaliação foi sobre o perfil de conhecimento sobre processo dos entrevistados: Você conhece gerenciamento de processo de negócio (BPM - business process management)? Sua organização conhece gerenciamento de processo de negócio (BPM - business process management)? A segunda parte da avaliação foi composta por três perguntas relacionadas com os benefícios da utilização e a visibilidade de BPM nas organizações: Questão 1: Você já ouviu falar de organizações que têm foco em seus processos para aumentar a qualidade? Questão 2: Para você seria útil que sua organização tivesse foco em analisar como os processos são realizados? Questão 3: Os processos de negócio da sua empresa, são gerenciados de alguma forma? Cada pergunta foi formulada com a finalidade de validar alguns objetivos gerais, relacionados com o trabalho. O quadro 1 descreve o relacionamento entre o objetivo que se desejava validar, a pergunta realizada na pesquisa de campo e as questões relacionadas. 6

7 Quadro 1 Relacionamento entre os objetivos da pesquisa com a pesquisa de campo. Pesquisa Questão Validar o conhecimento sobre Gerenciamento de Processo de Negócio na ótica das empresas 1 e 2 Mostrar a visibilidade das organizações sobre BPM 3 Validar a importância dos processos para as organizações. 4 e 5 O questionário foi disponibilizado na web através da ferramenta Google docs e foi divulgado através de listas de discussão aos interessados pelo tema, além de ferramentas de redes sociais. Durante dias, do mês de novembro, do ano de 2013, pessoas responderam o questionário. 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO Dentre os participantes, pode-se afirmar que 63% dos entrevistados conhecem ou ouviram falar sobre BPM e 38% nunca ouviram falar. Isso mostra que ainda existem pessoas que não conhece o uso de processos em organizações. A figura 2 apresenta os resultados obtidos. Figura 2 Conhecimento sobre BPM. Fonte: Autoria Própria. 7

8 Dentre os participantes, pode-se afirmar que 59% das empresas desconhecem o uso de BPM como modelo de gestão e 41% das organizações já conhecem, levando a um forte indicio que muito ainda tem que ser feito para popularizar o BPM. A figura 3 apresenta os resultados obtidos. Figura 3 Conhecimento sobre BPM pelas empresas. Dentre os participantes, pode-se afirmar que, 79% dos entrevistados já ouviram falar ou já viram o uso de BPM como modelo de gestão em alguma empresa e 12% dos entrevistados não sabem ou não ouviram falar de organizações que tem foco em BPM, Apesar de a grande maioria saber de empresas que tem BPM, o número de pessoas que apenas sabem do uso da gestão de processos e principalmente as que desconhecem ainda é relevante. A figura 4 apresenta os resultados obtidos. Figura 4 - Conhecimento sobre empresas que tem foco em BPM. Dentre os participantes, pode-se afirmar que 88% dos entrevistados acham benéfico o uso de BPM como modelo de gestão e 13% acham que não 8

9 seria proveitoso. Ainda que exista um pequeno numero de pessoas que não acha relevante, talvez por falta de conhecimento acerca de BPM, a grande maioria sente a necessidade da adoção do modelo de gestão. A figura 5 apresenta os resultados obtidos. Figura 5 Utilidade da adoção de BPM nas empresas. Dentre os participantes, pode-se afirmar que 70% dos entrevistados sabem de algum tipo gerenciamento de processos em suas respectivas organizações e 30% não tem conhecimento de que suas respectivas organizações têm algum tipo de gerenciamento de processos. Esse contexto mostra que ainda deve-se investir bastante para que a gestão de processos esteja cada vez mais em evidência e consequentemente gerar mais qualidade para as corporações. A figura 6 apresenta os resultados obtidos. Figura 6 Conhecimento sobre gerenciamento de processos na própria empresa. 9

10 5 CONCLUSÃO Este trabalho teve como objetivo avaliar a importância de BPM nas organizações, bem como a visibilidade que os profissionais têm sobre esse modelo de gestão, considerando que existem poucos estudos empíricos publicados neste domínio. A principal contribuição é um estudo que foi uma pesquisa realizada em Pernambuco, onde foi visto o nível de conhecimento das pessoas e empresas adotaram a prática de BPM. O estudo revelou que, em geral, a iniciativa ainda é imatura mesmo que esteja crescendo, com resultados e benefícios limitados, embora valiosos para a continuidade das iniciativas. Revelou particularidades de iniciativas de BPM, onde uma grande quantidade de entrevistados não conheciam BPM, ou, se conheciam, não viam as práticas de processo sendo empregadas nas suas empresas, levando a acreditar que ainda existe um caminho longo a ser seguido para a popularização do BPM. Estas particularidades fornecem uma indicação de que a aplicação dos conceitos de BPM nas organizações merece uma agenda de pesquisa específica para explorar e obter conhecimento deste campo de forma mais aprofundada. Com isso, em longo prazo, objetiva-se contribuir para uma maior eficácia da visibilidade e resultados obtidos por empresas que utilizam BPM. REFERÊNCIAS ANTONUCCI, Y. L. et al. Guide to the business process management common body of knowledge. Chicago: ABPM (Association of Business Process Management Professionals) CreateSpace Independent Publishing Platform, KORHONEN, J. J. On the lookout for organizational effectiveness: requisite control structure in BPM governance. 1st International Workshop on BPM Governance WoGo, Disponível em: < tiveness_requisite_control_structure_in_bpm_governance> Acesso em: 10 dez

11 DE LA VARA, J. L. Business process-based requirements specification and object-oriented conceptual modeling of information systems. Tese (PhD) Universidad Politécnica de Valencia, OLIVEIRA, S. Modelagem de processos de negócio (BPM) e seus impactos positivos nas organizações. Disponível em: < >Acesso em: dez OLIVEIRA, M., AGOSTINHO, C., ANDRADE, R. e SANTOS, S. Um Framework para Governança de BPM Baseado na Abordagem GQM aplicado no PMO, PYON, WOO E PARK (2011) Implantação do escritório de processos: um estudo de caso. Disponível em:< Acesso em: dez