PADRONIZAÇÃO E SISTEMATIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ENGENHARIA DA TRANSPETRO. Case Transpetro

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1 PADRONIZAÇÃO E SISTEMATIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ENGENHARIA DA TRANSPETRO Case Transpetro Gestor: CID Versão 1 maio/2016

2 A TRANSPETRO A Criação da Empresa e a Documentação de Engenharia (1998)

3 Criação da Transpetro 1998 A Petrobras Transporte S.A. Transpetro é subsidiária integral da Petrobras, foi criada em 12 de junho de Maior empresa de transporte em logística de combustível do Brasil Opera mais de 14 mil quilômetros de oleodutos e gasodutos, 49 Terminais e 557 Tanques de armazenamento de derivados Possui uma frota de 54 navios Petroleiros Originária do antigo Departamento de Transporte da Petrobras (DETRAN)

4 Criação da Transpetro 1998 Documentação de Engenharia Recebimento de todo passivo documental do antigo (DETRAN) Documentação distribuída em 13 Arquivos Técnicos nas Regionais; Sistemas e atividades de gestão dos documentos, sem padronização Documentos eletrônicos arquivados em HD s, CD s e drive de rede Não conformidade com as Norma de Documentação da Petrobras na Emissão, codificação e revisão de documentos. Dificuldade de localizar documentos

5 GEDTRANS Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ( )

6 GEDTRANS Sistema de Gerenciamento de Documentos ( ) IMPLANTAÇÃO DO GEDTRANS Identificação e mapeamento do acervo físico e eletrônico da documentação disponíveis nas áreas operacionais Seleção, descarte, digitalização e cadastro da documentação pela Equipe dos Arquivos Técnicos nas Regionais.

7 GEDTRANS Sistema de Gerenciamento de Documentos ( ) OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM O GEDTRANS Maior padronização na Gestão de Documentos Maior agilidade no acesso aos documentos para a tomada de decisão Redução dos custos operacionais e dos projetos de engenharia

8 GEDTRANS Sistema de Gerenciamento de Documentos ( ) BENEFÍCIOS CONQUISTADOS Codificação de Codificação Documentos de Documentos (N-1710) (N-1710) Emissão de documentos Emissão de (N-381) documentos (N-381) Revisão de Documentos Revisão de (N-2064) Documentos (N-2064) Elaboração de desenhos Elaboração Normas de desenhos ABNT Normas ABNT Primeiros passos de implantação de um processo de padronização da Gestão dos Documentos Técnicos de Engenharia Elaboração do primeiro procedimento para controle da Emissão e Revisão de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro

9 GESTÃO DE DOCUMENTOS NECESSIDADE DE MELHORIA NOS PROCESSOS 2007/20..

10 GESTÃO DE DOCUMENTOS (2007/20..)) NECESSIDADE DE MELHORIA NOS PROCESSOS Arquivos Técnicos de Sede descentralizados (DTO e DTM) Pouca integração entre os diversos Arquivos técnicos Ausência de Órgão Central da Área de Documentação na Empresa Admissão por concurso de profissionais Bibliotecários.

11 CENTRO DE INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Criação do CID (2008/10)

12 CRIAÇÃO DO CID 2008 MISSÃO Atuar com ações de informação e documentação técnica de engenharia da Transpetro e como interface na organização e disseminação do conhecimento em logística de transporte multimodal e armazenamento potencial do Sistema Petrobras

13 PRINCIPAIS AÇOES CRIAÇÃO DO CID 2008/16 Centralização dos Serviços e Sistema de Gestão dos Documentos Técnicos de Engenharia (DTM, DTO) Centralização dos Serviços de Biblioteca e integração dos acervos Início da atuação em Gestão de Documentos Administrativos Elaboração de padrões para Gestão de documentos Técnicos de Engenharia, Gestão de documentos Administrativos, para Gestão dos Serviços de Biblioteca. Integração com Arquivos Técnicos das Regionais

14 PRINCIPAIS AÇÕES CRIAÇÃO DO CID 2008/16 Digitalização e cadastro da documentação dos Navios no GEDTRANS Atualização tecnológica do GEDTRANS (implementação de melhorias, desenvolvimento de interface web de pesquisa, treinamento para todos os funcionários, etc...) Integração à Subcomissão da NORTEC de Normas de Documentação Técnica de Engenharia Criação do Programa de Competência em Informação Criação do Sistema Integrado de documentos Técnicos de engenharia - SGDTE

15 COMPETÊNCIA EM INFORMAÇÃO Criação do Programa (2010)

16 Competência em Informação 2010 OBJETIVOS Desenvolver as habilidades dos funcionários para: acessar, avaliar e usar as fontes de informação ( Base de Dados e GEDTRANS) seguir os procedimentos, processos e diretrizes de Gestão de Documentos de Engenharia da Companhia

17

18 Competência Informacional

19 Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO 2014/2016.

20 Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro Governança da Informação GOVERNANÇA EM INFORMAÇÃO - CONCEITO Conjunto de políticas, diretrizes e práticas utilizadas para garantir o uso da informação com confidencialidade, segurança e ética. Fonte: MIKE2(Method for an Integrated Knowledge Environment, 2014) Governança em Gestão documental Ou Governança Arquivística(JARDIM, J.M.)

21 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO OBJETIVOS Estabelecer a sistematização, diretrizes,procedimentos e responsabilidadesdos processos e atividades de gestão documental, visando a criação de um modelopara Gestão da Documentação Técnica de Engenharia da Transpetro

22 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO 2014 IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA EM GESTÃO DE DOCUMENTOS DA TRANSPETRO PG-0TP Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na TRANSPETRO Obtenção de patrocínio corporativo Empowerment do Órgão Gestor de Documentos da Companhia PG-0TP Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro SGDTE Criação de uma Política de Gestão Documental Corporativa; Definição de padrões para acesso, emissão, revisão, guarda, transferência de documentos, etc. Determina a criação da CPAD

23 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO 2014/... Elaboração de procedimentos corporativos de Gestão de Documentos PG-3TP Termos e Definições para Gestão de Documentos Técnicos de Engenharia PG-0TP Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro PG-0TP Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia - SGDTE PE-0TP Elaboração, Emissão e Revisão de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP Acesso e Controle à Documentação Técnica de Engenharia PE-0TP Arquivamento de Documentos Técnicos de Engenharia e Estrutura Física dos Arquivos Técnicos PE-0TP Avaliação, Tratamento e Descarte de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP Cadastramento de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP Transferência de Documentação Técnica de Engenharia e "Data-Book" de Obras PE-3TP Solicitação de Cadastramento o Gedtrans - Carga Em Lote PE-3TP Cadastro de Projetos no SIGEM-Transpetro PE-3TP Cadastro de Lista de Documentos Previstos no SIGEM-Transpetro PE-3TP Realizar carga de documentos no SIGEM-Transpetro

24 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO 2014/... AÇÕES EM ANDAMENTO Formalização do CID como responsável pela Gestão dos Documentos Administrativos de toda Transpetro Formalização da estrutura de Sistema de Arquivos na Transpetro, sendo o CID o Gestor; Definição da estratégia e diretrizes do Sistema de Arquivos(CID-Regionais) Melhoria nos processos e otimização de recursos humanos e físicos Centralização das Atividades de recebimento e cadastro de documentos na Sede; Realização Análise de Conformidade dos documentos durante a produção e na entrega de Databook (em conformidade com as Normas da Petrobras); Participação no Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos PPGARQ- Mestrado Profissional em Gestão de Documentos e Arquivos MPGA Integração ao Grupo de Estudos de Gestão de Documentos Arquivísticos(ABNT CB-14);

25 Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos: CE-14: Programa de Trabalho para 2016/17 Análise das normas internacionais (ISO) e apresentação de proposta de adoção das mesmas como normas ABNT NBR ISO Normas que serão enviadas para consulta pública até o final de 2016 Gestão de Documentos ISO :2001 Information and documentation Records management Part 1: General ISO :2001 Information and documentation Records management Part 2: Guidelines Sistemas de Gestão de Documentos ISO 30300:2011 Information and documentation Management systems for records Fundamentals and vocabulary ISO 30301:2011 Information and documentation Management systems for records Requirements ISO 30302: 2015 Management systems for records Guidelines for implementation

26 Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos: CE-14: Related International Standards and Technical Reports Implementation of records processes Programa de Trabalho para 2017/8 ISO Metadata for records Part 1 - Principles Part 2 Conceptual and Implementation Issues Part 3 Self assessment method ISO/TR Work process analyses for records ISO/TR Implementation guidelines for digitization of records

27 Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro Governança da Informação OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS Instituir na Companhia de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) Criar plano de classificação para definir a destinação e descarte dos documentos. Capacitar a equipe dos Arquivos e funcionários nos processos e sistemas de Gestão Documental; Integrar os Sistemas de Gestão da Informação da Companhia para realizar a integração da Gestão de Documentos

28 OBRIGADO CENTRO DE INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Wallace Mouta Neto Gerente Setorial Contato: (21) Marilda Martins Coelho Bibliotecária Consultora Mestranda do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos PPGARQ (UNIRIO) Contato: (21)

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