PROPOSTAS DE APRESENTAÇÃO, CONTROLE DE ACESSO E PUBLICAÇÃO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO E DOS PROCESSOS CORPORATIVOS DO MINISTÉRIO DA FAZENDA

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1 PROPOSTAS DE APRESENTAÇÃO, CONTROLE DE ACESSO E PUBLICAÇÃO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO E DOS PROCESSOS CORPORATIVOS DO MINISTÉRIO DA FAZENDA

2 IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO Informações do contrato: Nº999/2012-Ministério da Fazenda Objetivo: Operacionalizar o escritório de processo do Ministério da Fazenda Ministério da Fazenda Fiscal do Contrato: Viviane Bittencourt Moreira MEMORA Preposto: Luciano Passaglia Consultores: Claudio de Castro Haylla Balzani Leonardo Marques Roberta Miotto 2 de 28

3 IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO OBJETO Propor alternativas de apresentação, controle de acesso e publicação dos processos corporativos do Ministério da Fazenda. DOCUMENTO Proposta de controle de acesso e publicação de processos corporativos e VAC do Ministério da Fazenda 3 de 28

4 CONTROLE DE REVISÃO Data Versão Descrição Autor 01/05/ Criação do documento Claudio de Castro 05/05/ Alteração do documento para incluir novas informações para as propostas de controle de acesso. Leonardo Marques 24/01/ Inclusão da 4ª proposta de gerenciamento e controle de acesso da VAC e processos Leonardo Marques 27/01/ Revisão e adequações no documento Haylla Balzani 28/01/ Complemento de informações na 4ª proposta Leonardo Marques 29/01/ Revisão e adequações no documento Haylla Balzani 30/01/ Revisão e adequações no documento Viviane Moreira 05/02/ Revisão e adequações no documento Leonardo Marques 4 de 28

5 SUMÁRIO IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO... 2 IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO... 3 CONTROLE DE REVISÃO INTRODUÇÃO DEFINIÇÃO DAS PROPOSTAS Proposta 1 Base de dados única para o Ministério da Fazenda Proposta 2 Duas bases de dados para o Ministério da Fazenda Proposta 3 Uma base de dados para cada unidades/órgão do Ministério da Fazenda e uma base de dados única para a publicação Proposta 4 - Três bases de dados para o Ministério da Fazenda organizada por Macroprocessos (Produção, desenvolvimento e publicação) VERSIONAMENTO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO de 28

6 1. INTRODUÇÃO Uma das premissas ao gerenciamento de processos é a disponibilização aos envolvidos dos modelos de processos da organização. É papel do Escritório de Processos - EP atuar como repositório de processos e prover essa acessibilidade, assim este documento apresenta um conjunto de propostas como alternativas para viabilizar o controle de acesso e publicação dos macroprocessos, processos e Cadeia de Valor Agregado - VAC do Ministério da Fazenda. O intuito deste trabalho é que os processos sigilosos estejam disponíveis para pessoas restritas, mantendo a confiabilidade das informações e evitando transtornos às unidades/órgãos que os executam. É necessário que haja uma análise e eleição entre as propostas apresentadas, de forma a escolher a que melhor se ajustará às demandas do Ministério da Fazenda, bem como garantir que as unidades/órgãos sigam as definições para que não culmine em falta de padronização e problemas como a perda de informações fundamentais. Após a definição da proposta mais adequada é indicada a realização de um projeto piloto de implantação, com a identificação de gargalos e/ou problemas que não foram identificados durante a elaboração da proposta adotada. Ressalta-se que, o Escritório de Processos da Subsecretaria de Gestão Estratégica da Secretaria Executiva (EP/SGE/SE) é o responsável por consolidar e reportar ao Comitê Estratégico de Gestão do MF (CEG) as informações dos processos corporativos do Ministério, portanto é o responsável em manter a Cadeia de Valor Integrada do MF, a Cadeia de Valor dos órgãos e os processos corporativos do Ministério. Neste sentido, é de responsabilidade da equipe do EP/SGE/SE conduzir o trabalho proposto neste documento. 6 de 28

7 Ressalta-se, ainda, que, atualmente, o repositório dos processos corporativos do MF está estruturado na ferramenta de gestão de processos ARIS Business Architect. 7 de 28

8 2. DEFINIÇÃO DAS PROPOSTAS Serão apresentadas quatro propostas para apresentação, controle e publicação das informações de acordo com as possibilidades de gerenciamento do banco de dados da ferramenta ARIS. Algumas peculiaridades são comuns a todas as propostas apresentadas, sendo elas: a) Definição de acesso à Cadeia de Valor Integrada do MF: todas as unidades/órgãos do Ministério da Fazenda terão acesso de leitura, mas caberá a Subsecretaria de Gestão Estratégica SGE coordenar as alterações e adequações; b) Análise e aprovação de mudanças nos macroprocessos corporativos do MF: caberá ao Comitê Gestor de Cadeia de Valor Corporativa do MF a análise e aprovação de quaisquer mudanças nos macroprocessos corporativos que afetam a relação dos órgãos que participam de determinada Cadeia de Valor Corporativa do MF, conforme estabelece o Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da Fazenda em seu capítulo 3 Interlocutores Papéis e Responsabilidades; c) Definição de níveis na cadeia de valor: para cada nível da cadeia de valor haverá uma pasta com a definição de um líder ou gestor para cada processo transversal (processos corporativo do MF). Essa divisão e definição são relevantes para a definição do controle de acesso nas propostas apresentadas; d) Sigilo na publicação: serão observadas as indicações de sigilo apontadas pelas unidades/órgãos em todas as publicações de processos a fim de garantir o sigilo das informações; e) Versionamento da base: toda base de dados deverá ser criada com versionamento; f) Definição de grupos de usuários 1 : cada unidade/órgão possuirá um ou mais grupos de usuários, onde são definidos quais privilégios serão concedidos a 1 Grupo de usuários: conjunto de usuários que compartilham do mesmo nível de acesso às informações e possuem o mesmo privilégio de acesso à base. 8 de 28

9 cada grupo. Cada grupo terá acesso somente às pastas e processos dos quais possuem privilégios de acesso; e g) Definição de usuários: cada usuário será criado e vinculado a um grupo e herdará as definições do grupo de usuário inserido Proposta 1 Base de dados única para o Ministério da Fazenda organizada por órgãos Esta proposta tem como embasamento a estrutura já existente dentro do Escritório de Processos da SGE/SE EP, que preconiza a organização da base em pastas divididas de acordo com as unidades/órgãos do Ministério. A SGE possui total controle da base de dados com a coordenação baseada na criação de pastas para cada unidade/órgão do Ministério da Fazenda, sendo que o controle de acesso a essas pastas serão definidos através dos grupos de usuários e filtros que a SGE define para cada unidade/órgão demandante dos serviços do Escritório de Processos. Abaixo a representação gráfica da proposta. Divisão por área/órgãos do Ministério da Fazenda Representação de divisão dentro da base Figura 1: Proposta 1 Base Única. 9 de 28

10 Pontos Fortes a) Utilização de base única, facilitando o controle e gerenciamento da SGE, inclusive com a identificação visual das unidades/órgãos onde há iniciativas de processos; b) Todos os usuários teriam os seus privilégios definidos pelo EP da SGE/SE, facilitando o controle dos acessos e alterações na base; c) O merge (Fusão) de informações é realizado pelo EP da SGE/SE, mitigando os riscos de perda de informações; d) O backup da base de dados é realizado pelo EP da SGE/SE, garantindo a unicidade e fidelidade da guarda das informações. Pontos Fracos a) Sobrecarga no trabalho de gerenciamento da base com o aumento das demandas e volume de informações produzidas; b) Criação de barreiras à independência de atuação da unidade/órgão, pois terão acesso limitado dentro da base de dados; c) A manutenção dos grupos de usuários, com grande volume, pode prejudicar a execução das atividades operacionais do EP; d) A publicação dos processos coorporativos é de responsabilidade do EP do Ministério da Fazenda, porém, com a utilização de base única não haverá a possibilidade de definição do processo a ser publicado pela unidade/órgão, pois, a publicação é feita a partir da base de dados e a publicação da base implicaria na publicação de todos os processos constantes no banco de dados, impedindo assim a garantia ao sigilo Proposta 2 Duas bases de dados para o Ministério da Fazenda organizadas por órgãos 10 de 28

11 Esta proposta preconiza a criação de duas bases de dados, sendo uma para a modelagem da Cadeia de Valor e Processos e outra base para a publicação. Assim como na primeira proposta, é baseada na estrutura existente dentro do EP, com a particularidade de tratar os processos em dois momentos distintos: modelagem e publicação. Com esta proposta a SGE continua com total controle da base de dados, que está pautado na criação de pastas para cada unidade/órgão do Ministério da Fazenda com o controle de acesso realizado através da criação dos grupos de usuários e filtros para cada unidade/órgão demandante de apoio do Escritório de Processo da SGE. Esta proposta é uma evolução da proposta anterior em função da necessidade de maior independência para a realização da publicação a ser realizada pelo EP, de tal forma que, essa independência não prejudique a perda de dados. Assim, caso ocorra algum problema em uma das bases, a outra não seria prejudicada. 11 de 28

12 Base 1: Modelagem Base 2: Publicação Pontos Fortes Figura 2: Proposta 2 Duas bases - Modelagem e Publicação a) Garantia ao sigilo das informações publicadas, pois somente seriam publicados os processos devidamente selecionados e armazenados na base PUBLICAÇÃO ; b) Facilidade de controle das demandas com a identificação visual das unidades/órgãos onde há iniciativas de processos; c) Todos os usuários teriam os seus privilégios definidos pelo EP da SGE/SE, facilitando o controle dos acessos e alterações na base; d) O merge (Fusão) de informações é realizado pelo EP da SGE/SE, mitigando os riscos de perda de informações; e) O backup da base dados é realizado pelo EP da SGE/SE, garantindo a unicidade e fidelidade da guarda das informações. Pontos Fracos a) Sobrecarga no trabalho de gerenciamento da base com o aumento das demandas e volume de informações produzidas; b) Criação de barreiras à independência de atuação da unidade/órgão, pois terão acesso limitado dentro da base de dados; 12 de 28

13 c) A manutenção dos grupos de usuários, com grande volume, pode prejudicar a execução das atividades operacionais do EP da SGE/SE; d) A existência de duas bases para o gerenciamento também poderá causar uma maior demanda de trabalho operacional no EP da SGE/SE Proposta 3 Uma base de dados para cada unidade/órgão do Ministério da Fazenda e uma base de dados única para a publicação organizadas por Macroprocessos Esta proposta visa propiciar maior independência às unidades/órgãos do Ministério da Fazenda, cada unidade/órgão terá sua base de dados com estrutura de pastas definidas pelo Escritório de Processos da SGE/SE e a Cadeia de Valor do Ministério da Fazenda será replicada em todas as bases de dados pelo EP/SGE/SE. Os processos não serão separados por unidade/órgãos, mas por macroprocessos. O acesso na publicação será para as unidades/órgãos prédeterminados e que possuírem o perfil adequado para visualização de acordo com o sigilo do processo modelado. Para a publicação o EP definirá uma periodicidade, onde as unidades/órgãos deverão disponibilizar os processos em pasta designada PUBLICAÇÃO da base de dados 01-Base Principal SGE através da funcionalidade merge da ferramenta. O EP, por sua vez, realizará a publicação dos processos na periodicidade definida. Para melhor exemplificar a proposta temos como exemplo a estrutura de bases de dados: 01 - Base Principal SGE 02 - Base RFB 03 - Base PGFN 04 - Base STN 05 - Base CARF 13 de 28

14 Definição das bases de dados Figura 3: Proposta 3 Uma base para cada unidade/órgão Base de dados SGE (01 Base Principal SGE) Essa base de dados deverá conter toda a Cadeia de Valor do Ministério da Fazenda e os processos que serão publicados conforme definido pelas unidades/órgãos. Nessa base será criada uma pasta chamada PUBLICAÇÃO para que as unidades/órgãos possam realizar o merge dos processos que devem ser publicados pelo Escritório de Processos, dentro deste grupo existirá uma pasta para cada macroprocesso que será publicado pela SGE. 14 de 28

15 Figura 4: Proposta 3 Base Principal SGE. Definição de acesso das unidades/órgãos à pasta Publicação Ao definir os grupos de usuários à pasta, devemos observar quais macroprocessos as unidades/órgãos poderão ter acesso conforme exemplo abaixo. RFB - Tem acesso aos macroprocessos A e B, Tributário; STN - Tem acesso aos macroprocessos A e C; PGFN - Tributário e D; CARF - Tributário e E. 15 de 28

16 Figura 5: Proposta 3 - Exemplo dos Macroprocessos do Ministério da Fazenda Ao definir os grupos de usuários a permissão dará acesso de visualização de todo o conteúdo da pasta do macroprocesso, qualquer restrição será feita através do filtro e grupo de usuários. Cada usuário criado tem total acesso às pastas dos macroprocessos utilizados por ele. Grupos criados para acessar a pasta publicação: Grupo RFB Grupo STN Grupo CARF Grupo PGFN Usuários criados para acessar a pasta publicação: Usuário RFB Usuário STN Usuário CARF Usuário PGFN 16 de 28

17 Figura 6 Proposta 3 Exemplo - Grupos e usuários Base de dados das unidades/órgãos (RFB, CARF, PGFN...) Esta base representa a produção das informações de cada unidade/órgão. A estruturação das pastas dentro da base de dados de cada unidade/órgão deve seguir a definição do documento Padrão de Organização e Nomenclatura da Estrutura de Grupos da Base de Dados e a definição do controle de acesso será responsabilidade da própria unidade/órgão. Pontos Fortes a) Independência das unidades/órgãos para modelar seus processos; b) Unidades/órgãos podem realizar manutenção dos grupos de usuários, filtro e templates definidos em suas bases; c) A base de dados estaria em total controle de cada unidade/órgão, criando a possibilidade de apropriação do conteúdo e desenvolvendo habilidades dos envolvidos no trato com a ferramenta; 17 de 28

18 d) As unidades/órgãos controlam o acesso aos processos, garantindo o sigilo às informações; e) As unidades/órgãos não terão acesso aos processos na base de dados 01 Base principal SGE, esse acesso será através da ferramenta Business Publisher, assegurando um banco de dados íntegro, coeso e padrão; f) A SGE não terá a responsabilidade de monitoramento dos processos nas bases de dados das unidades/órgãos; g) A SGE não terá a responsabilidade de realizar a manutenção dos privilégios dentro dos grupos de usuários nas bases de dados das unidades/órgãos; h) A publicação dos processos sigilosos é de responsabilidade das unidades/órgãos. A responsabilidade do EP é de apoio para a realização da atividade de publicação; i) O backup é mantido pela própria unidade/órgão da base de dados; j) Um único backup será mantido pelo EP, que será o da Base SGE. Pontos Fracos a) O merge (fusão) dos processos que serão publicados será de responsabilidade das unidades/órgãos, o que pode ocasionar a perda de dados durante o procedimento; b) Sobrecarga no trabalho de monitoramento dos processos na pasta publicação na base de dados 01 Base Principal SGE ; c) Perda indevida dos símbolos nas bases de dados das unidades/órgãos em função da execução da funcionalidade REORGANIZAR ; d) Responsabilidade de realizar merge da cadeia de valor agregado da base principal, 01 Base principal SGE, para todas as bases de dados das unidades/órgãos podendo gerar inconsistência nas informações devido o grande volume de dados. 18 de 28

19 e) Necessidade de capacitação para efetuar as funções do arquiteto, (criação de usuário, permissões, merge, filtro, template, etc). f) Neste cenário cada órgão deverá ter uma licença do Aris Architect para desempenhar a função de administrador da ferramenta, ou seja, criação de usuários, permissões de acesso, merge, etc.. 19 de 28

20 2.4. Proposta 4 - Três bases de dados para o Ministério da Fazenda organizada por Macroprocessos (Produção, desenvolvimento e publicação) Após a análise das 3 primeiras propostas apresentadas, levando em consideração o cenário atual da gestão de processos no contexto dos órgãos do MF e a escassez de recursos no Escritório de Processos da SGE/SE, uma alternativa mais adequada seria o controle total da base de dados do Aris do EP/SGE/SE, com o gerenciamento da base realizado em função da gestão por processos. Esta proposta visa o gerenciamento mais eficiente onde o controle geral está baseado na criação de pastas para cada Macroprocesso do Ministério da Fazenda. É um avanço das propostas anteriores, portanto, leva em consideração alguns pontos positivos e viáveis para execução das alternativas já apresentadas no item 2 deste documento. Para a eficácia desta proposta serão criadas três bases de dados: Desenvolvimento: base destinada à elaboração e desenvolvimento de toda a estrutura que será criada para atender a demanda da VAC Integrada do MF, além da armazenagem das informações que estão em desenvolvimento pelas unidades/órgãos. Produção: armazenará as informações já homologadas durante a fase de desenvolvimento. Representa a base de dados com tudo o que foi produzido e homologado, armazenado de forma completa e padronizada, não sendo possível, portanto, efetuar quaisquer alterações, qualquer alteração que se julgue necessária será efetuada sempre na base de desenvolvimento. Publicação: base destinada à armazenagem dos processos disponíveis para publicação, após triagem e liberação pelas unidades/órgãos. 20 de 28

21 Figura 7: Proposta 4 3 Bases organizadas por macroprocessos Conforme pode ser observado na figura, a estrutura de pastas representaria a hierarquia de processos do Ministério da Fazenda, representando a unidade/órgão por processo e não departamentos, fomentando a cultura da gestão de processos. A estrutura exposta na figura 7 será a mesma em todas as bases. O Escritório de Processos da SGE/SE será responsável pela arquitetura e gerenciamento das três bases. Por se tratar de uma proposta, vislumbrada como uma das mais adaptadas à demanda e realidade do Ministério da Fazenda, principalmente em virtude do 21 de 28

22 desenho da cadeia de valor integrada, fez-se necessário a sua apresentação mais particularizada, conforme exposto nos tópicos que seguem Acessibilidade e Segurança Serão definidos os grupos de usuários por unidades/órgão para cada macroprocesso da Cadeia de Valor Integrada do Ministério da Fazenda. Exemplo: Macroprocesso Formulação e Preparação da Decisão. Figura8: Proposta 4 Macroprocesso Formulação e Preparação da Decisão. Na figura acima, MF, SE, SPE, SAIN, SEAE e RFB têm acesso ao processo Propor diretrizes para subsidiar a formulação de políticas econômicas, dessa forma, será dada a permissão para acesso ao processo somente aos devidos grupos pertencentes a estes órgãos. Ao definir os grupos de usuários com os seus direitos de acesso, a permissão será para visualização de todo conteúdo da pasta do macroprocesso, qualquer restrição será feita através do filtro e grupo de usuários. Cada usuário criado tem total acesso às pastas dos macroprocessos utilizados por ele. 22 de 28

23 Layout O layout a ser utilizado para elaboração da VAC Integrada do MF obedecerá aos padrões da ferramenta ARIS, ou seja, para representar as Cadeias de Valores, Macroprocessos, Processos e Subprocessos até o nível de Workflow serão utilizados os objetos existentes na ferramenta, porém, será feito uma adaptação quanto as propriedades dos mesmos, do tipo cor e tamanho, dessa forma não ficará diferente da estrutura proposta pela empresa Elo Group. Qualquer alteração nos objetos, bem como, inclusão de novos objetos deverá ser definida pelo Escritório de Processos da SGE/SE. Figura9: Proposta 4 Layout da VAC integrada do MF. 23 de 28

24 Navegabilidade A navegabilidade poderá ocorrer de duas formas: a) Através do Explorador (estrutura de pastas); e b) Modelador (modelos ou diagramas). Em ambas, a VAC será categorizada entre Atividades Finalísticas ou Processos Finalísticos e Atividades de Suporte ou Processos de Suporte. Para exemplicar, foi utilizada a categoria Finalísticos, conforme as figuras 10 e 11 a seguir. Acesso através do Explorador Toda a VAC Integrada é representada por pastas, assim, o usuário poderá ir direto ao foco sem a necessidade de navegação e exposição dos modelos. Acesso através do Modelador Figura10: Proposta 4 Navegação pelo explorador do Aris.. Todo o diagrama da Cadeia de Valor Integrada - VAC do Ministério da Fazenda será representado em um único modelo, composto pelas VACs específicas com os respectivos valores gerados, os macroprocessos e os processos com os seus participantes (órgãos do MF) no primeiro nível, dessa forma facilita à macro visão do órgão e a busca por processos, como mostra a figura de 28

25 Figura11: Proposta 4 VAC integrada exposta em um único modelo Para visualização dos subprocessos é necessário descer ao 2º nível da VAC integrada, que representa as atividades que cada Órgão desenvolve dentro do processo. Figura de 28

26 Figura12: Proposta 4 2º nível Órgãos responsáveis pela execução do processo Acompanhar e analisar a evolução dos indicadores econômicos. Para visualização do workflow ou das atividades que cada órgão executa dentro do processo acima é necessário descer ao 3º nível da VAC integrada, nesse caso haverá uma associação com as cadeias de valor dos Órgãos do MF Publicação (Publisher) A publicação ocorrerá pelo administrador da ferramenta através da opção Exportações do Publisher. Figura13: Proposta 4 Publicação da base. A base referente à publicação será alimentada somente com os processos definidos para tal finalidade, respeitando os critérios de apresentação, formatação e sigilo. 26 de 28

27 Deverá ser definida com o Líder ou Gestor do Processo Corporativo do MF com qual periodicidade a base terá seus processos publicados, bem como o tipo de acesso para cada processo, em caso de processos que poderão ser públicos, estes serão publicados sem restrições de acesso e caso exijam sigilo, publicados com acesso restritos aos grupos previamente definidos. 27 de 28

28 3. VERSIONAMENTO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO Com o início da modelagem da cadeia de valor agregado o Ministério da Fazenda é importante que seja mantido o histórico de cada versão entregue, como registro das adequações e base histórica de evolução. A ferramenta ARIS possui a funcionalidade de versionamento, onde é possível manter o registro das alterações em um banco de dados confiável e com fácil acessibilidade. Caberá à equipe do Escritório de Processos da SGE/SE a função de manter ativa e em execução a funcionalidade do versionamento, controlando os arquivos gerados e a armazenagem e gerenciamento das informações sempre que forem apontadas melhorias, alterações e/ou adequações na cadeia de valor do Ministério da Fazenda. 28 de 28