Município do Cartaxo MANUAL DA QUALIDADE. Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág.1 /51

Transcrição

1 MANUAL DA QUALIDADE Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág.1 /51

2 ÍNDICE CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO PROMULGAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE OBJECTIVO E ÂMBITO DO MANUAL DA QUALIDADE OBJECTIVO ÂMBITO ORGANIZAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE ESTRUTURA E CONTEÚDO ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO REVISÃO E EDIÇÃO DISTRIBUIÇÃO DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS POLÍTICA DA QUALIDADE VISÃO MISSÃO VALORES... 7 CAPÍTULO II - APRESENTAÇÃO DA ENTIDADE MODELO ORGANIZACIONAL DO MUNICÍPIO DO CARTAXO ORGANOGRAMA GERAL DO MUNICÍPIO DO CARTAXO ORGANOGRAMA DA QUALIDADE DO MUNICÍPIO DO CARTAXO CAPÍTULO III ORGANIZAÇÃO DO SGQ PLANEAMENTO OBJECTIVOS DA ENTIDADE PLANEAMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS TABELA DE INTERACÇÃO DE PROCESSOS COMUNICAÇÃO INTERNA ESTRUTURA DOCUMENTAL DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS CAPÍTULO IV APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DO MUNICÍPIO DO CARTAXO APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE GESTÃO ANÁLISE AO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE SUPORTE AUDITORIAS INTERNAS AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO DO MUNÍCIPE FORMAÇÃO DONO DO PROCESSO: Coordenador DAF GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Assistente Administrativa Especialista ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS EQUIPAMENTO E VIATURAS MANUTENÇÃO PREVENTIVA/CORRECTIVA DONO DO PROCESSO: Coordenadora da Secção de Equipamento, Transporte e Máquinas GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável da Oficina Auto AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS DONO DO PROCESSO: Responsável pela DAF GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável do Aprovisionamento APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE REALIZAÇÃO INSTRUÇÃO E PAGAMENTO DE ACTOS DONO DO PROCESSO: Responsável pela DAF GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável pela Secção de Taxas, Licenças, Impostos e Prestação de Outros Serviços RECOLHA DE RESÍDUOS SÓLIDOS URBANOS GESTÃO DA LIMPEZA URBANA ADJUDICAÇÃO DE EMPREITADAS GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Coordenador da Divisão de Obras e Equipamentos Municipais DONO DO PROCESSO: Coordenador da Divisão de Obras e Equipamentos Municipais LICENCIAMENTO DE OBRAS DE EDIFICAÇÃO DONO DO PROCESSO: Coordenador de Departamento GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Adjunto do Coordenador de Departamento MUSEU RURAL E DO VINHO VENDA DE ARTIGOS NO MUSEU Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 2/51

3 CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO 1. PROMULGAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE O MANUAL DA QUALIDADE refere os meios adoptados no Município do Cartaxo para assegurar a qualidade adequada aos serviços prestados, constituindo o suporte material para os processos e procedimentos da entidade e de execução do conjunto de acções correspondentes ao Sistema de Gestão da Qualidade. Compete ao Coordenador do Sistema da Qualidade observar, a todos os níveis, o cumprimento das determinações que constam deste Manual. Estas determinações devem ser cumpridas por todos os colaboradores da entidade, devendo o Representante da Gestão de Topo, responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), estar a par do seu desempenho. Este Manual entra em vigor na data da sua promulgação. PROMULGAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE Cartaxo, 4 de Janeiro de 2011 Paulo Caldas (RGT) Manuel Silva (RGQ) Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 3/51

4 2. OBJECTIVO E ÂMBITO DO MANUAL DA QUALIDADE 2.1 OBJECTIVO O Manual da Qualidade é o documento de referência do Sistema de Gestão da Qualidade do Município do Cartaxo. Define objectiva e formalmente: Os Documentos Estratégicos; A estrutura organizacional do Município e as suas ligações inter funcionais; Os Processos que integram o Sistema de Gestão da Qualidade implementado, tendo como objectivo o cumprimento da Norma de referência adoptada. 2.2 ÂMBITO O Manual da Qualidade aplica-se à actividade desenvolvida pelo Município do Cartaxo. O Sistema de Gestão da Qualidade está em conformidade com os requisitos na norma NP EN ISO 9001:2008. A Prestação de Serviços no Município do Cartaxo realiza-se nas seguintes actividades: Instrução e Pagamento de Actos Recolha de Resíduos Sólidos Urbanos Gestão da Limpeza Urbana Adjudicação de Empreitadas Licenciamento de Obras de Edificação Visitas ao Museu Rural e do Vinho Venda de Artigos no Museu Rural e do Vinho Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 4/51

5 3. ORGANIZAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE 3.1 ESTRUTURA E CONTEÚDO Este Manual está dividido em Capítulos, Secções e Subsecções, devidamente numeradas sequencialmente. Um Capítulo reúne um conjunto de assuntos afins, sob o mesmo título. Divide-se em Secções e Subsecções, sempre que necessário. 3.2 ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO O Manual da Qualidade é: Elaborado pelo Responsável da Gestão da Qualidade (RGQ) Aprovado pelo Representante da Gestão de Topo (RGT). 3.3 REVISÃO E EDIÇÃO Este Manual será revisto anualmente. No entanto, caso se verifique essa necessidade, podem ser feitas revisões em qualquer altura. Essas revisões são controladas no impresso QUAL.006 Controlo de Documentos. Nos manuais controlados, sempre que exista uma revisão, as páginas alteradas são substituídas pelo RGQ. Haverá uma nova edição sempre que se julgar necessário. Caso seja necessário acrescentar uma página ao Manual da Qualidade deverá acrescentar-se uma letra ao número da página imediatamente anterior. Exemplo: ao acrescentar 2 páginas a seguir à página 9/13, são numeradas 9A/13 e 9B/13. Se for necessário eliminar 1 página ao Manual da Qualidade, mantém-se o cabeçalho e o rodapé, passando o conteúdo a estar em branco com um risco na diagonal. Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 5/51

6 3.4 DISTRIBUIÇÃO Este manual é distribuído aos membros do executivo e donos dos processos cuja actividade importa directamente à Gestão da Qualidade e às entidades externas que se entenda distinguir para dar conhecimento do Sistema de Gestão da Qualidade implementado. 4. DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS 4.1 POLÍTICA DA QUALIDADE O Município do Cartaxo por forma a atingir os seus objectivos definiu as seguintes linhas de acção: Desenvolver serviços cada vez mais adequados às crescentes necessidades dos munícipes, visando a sua satisfação; Gerir o Município em termos de eficiência e eficácia na aplicação dos recursos humanos, materiais e financeiros; Proporcionar aos nossos colaboradores o seu desenvolvimento constante, através da formação adequada às necessidades e do reconhecimento dos seus esforços; Garantir o respeito pelos princípios da ética e responsabilidade social e ambiental; Colaborar com outras entidades públicas e privadas no desenvolvimento regional sustentável e na inter municipalidade; Implementar e manter um Sistema de Gestão da Qualidade, de acordo com a NP EN ISO 9001:2008 e a Legislação em vigor, que ajude a melhorar continuamente a nossa actividade, permitindo que o concelho do Cartaxo esteja entre os 20 municípios portugueses com melhor qualidade de vida até Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 6/51

7 4.2 VISÃO O Município pretende ser reconhecido, nacional e internacionalmente, como a capital do vinho, identificado como uma referência na promoção e desenvolvimento dos seus vinhos, uma satisfação da identidade natural de todos os seus habitantes com o mundo rural, garante da competitividade e solidariedade no seio da região do Ribatejo. Pretende ocupar a centralidade devida no seio da CIMLT e das regiões, fazendo de cada Munícipe um Munícipe satisfeito, investindo na modernização administrativa e reorganização dos serviços por forma a tornar o Município do Cartaxo uma referência nacional. 4.3 MISSÃO A Missão do Município do Cartaxo é promover a melhoria da qualidade de vida de todos os Munícipes, através da satisfação das suas necessidades. Em particular, destaca-se o investimento em áreas empresariais, equipamentos sociais e educativos, desportivos, culturais e de lazer que permitem a ocupação de tempos livres dos mais jovens e dos menos jovens, de forma saudável e equilibrada. 4.4 VALORES Trabalho; Objectivos; Firmeza; Humildade; Determinação; Qualidade. Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 7/51

8 CAPÍTULO II - APRESENTAÇÃO DA ENTIDADE Somos uma equipa de profissionais motivada para exceder as expectativas dos nossos munícipes, baseada numa cultura de desenvolvimento que premeia a competência e o profissionalismo, sendo sustentada nos valores da lealdade, transparência, vontade e criatividade, onde construímos um conceito de sermos os Primeiros em Qualidade, na prestação de serviços. A melhoria da prestação de serviços das Organizações passa por um adequado nível de competências técnicas, sociais, e emocionais das suas pessoas. Este desígnio conseguido por via da Gestão pela Qualidade, permite obter o melhor das mesmas, reconhecer a sua contribuição, e assegurar que as suas competências são maximizadas, para assim obter uma ligação única entre o desenvolvimento do Indivíduo e da Organização, o que vai proporcionar de uma forma efectiva um alinhamento entre as necessidades desta e as práticas de aprendizagem e desenvolvimento dos seus colaboradores. A Formação, dos nossos colaboradores, é outra área à qual é dada grande relevância. Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 8/51

9 1. MODELO ORGANIZACIONAL DO MUNICÍPIO DO CARTAXO O Modelo Organizacional do Município do Cartaxo revê-se na figura abaixo indicada, onde as necessidades das partes interessadas são atingidas através de uma Organização, em que os pilares base assentam numa Missão, Política, Visão e Valores, estruturada e gerida por processos em conformidade com os princípios da Gestão da Qualidade. Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 9/51

10 2. ORGANOGRAMA GERAL DO MUNICÍPIO DO CARTAXO Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 10/51

11 3. ORGANOGRAMA DA QUALIDADE DO MUNICÍPIO DO CARTAXO Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 11/51

12 CAPÍTULO III ORGANIZAÇÃO DO SGQ 1. PLANEAMENTO 1.1 OBJECTIVOS DA ENTIDADE Anualmente, e no decorrer do último trimestre do ano, o Grupo da Qualidade do Município do Cartaxo, numa das reuniões de análise ao Sistema de Gestão da Qualidade, estabelece novos objectivos para o ano seguinte tendo em vista a melhoria do desempenho da organização. Os objectivos definidos são desdobrados para os vários níveis da organização através dos indicadores dos processos. 1.2 PLANEAMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE O Sistema de Gestão da Qualidade implementado no Município do Cartaxo segue o Modelo de Gestão por Processos. MELHORIA CONTÍNUA DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Responsabilidade da Gestão de Topo Munícipes Gestão de recursos Medição análise e melhoria Munícipes Satisfação Requisitos Realização do produto Produto Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 12/51

13 2. IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS Os processos identificados no Município do Cartaxo foram divididos em três famílias: Processos de Gestão - Relacionam-se com a estratégia da entidade. Garantem a introdução das funções de gestão, nomeadamente ao nível do planeamento de gestão administrativa e investimentos. Contribuem para a determinação da Política da Qualidade e Objectivos. Permitem orientar e garantir a coerência dos processos-chave e suporte. PRO.026 Análise ao Sistema de Gestão da Qualidade Processos de Realização - Representam a actividade principal da entidade. São de importância decisiva para a cadeia de criação de valor da entidade e contribuem directamente para a realização do produto, desde a detecção da necessidade do munícipe até à sua satisfação. Estes processos agrupam o conjunto de actividades desenvolvidas ao longo do ciclo de vida do produto. PRO.023 Instrução e Pagamento de Actos PRO.015 Recolha de Resíduos Sólidos Urbanos PRO.016 Gestão da Limpeza Urbana PRO.011 Adjudicação de Empreitadas PRO.005 Licenciamento de Obras de Edificação PRO.027 Museu Rural e do Vinho PRO.028 Venda de Artigos no Museu Processos de Suporte - São importantes para a capacidade das funções da estrutura da entidade. Não contribuem directamente para a cadeia de criação de valor na entidade, porém protegem e asseguram o decurso correcto dos processos centrais, isto é, contribuem indirectamente para a cadeia de criação de valor. PRO.001 Auditorias Internas PRO.008 Formação PRO.004 Acções Correctivas e Preventivas PRO.021 Avaliação da Satisfação do Munícipe PRO.024 Equipamento e Viaturas Manutenção Preventiva/Correctiva Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 13/51

14 3. TABELA DE INTERACÇÃO DE PROCESSOS INTERACÇÃO DE PROCESSOS Requisitos ISO 9001: 2008 PRO.001 PRO.004 PRO.005 PRO.008 PRO.011 PRO.015 PRO.016 PRO.021 PRO.023 PRO.024 PRO.027 PRO.028 PRO.026 PRO.001 Auditorias Internas (Qualidade); S S E/S PRO.004 Acções Correctivas e Preventivas (Qualidade); e E E E/S PRO.005 Licenciamento de Obras de Edificação (DPAU); 7.5 E S E/S PRO.008 Formação (Recursos Humanos); E E E/S PRO.011 Adjudicação de Empreitadas (DOEM); 7.3 e 7.5 E S E/S PRO.015 Recolha de Resíduos Sólidos Urbanos (DASU); 7.5 E S E/S PRO.016 Gestão da Limpeza Urbana (DASU); 7.5 E S E/S PRO.021 Avaliação da Satisfação do Munícipe (GIC) S E E E E E E/S PRO.023 Instrução e Pagamento de Actos (Taxas e Licenças); 7.5 E S E/S PRO.024 Equipamento e Viaturas Manutenção Preventiva/Correctiva (D 6.3 E E/S PRO.027 Museu Rural e do Vinho (Museu) E E/S PRO.028 Venda de Artigos no Museu (Museu) E E/S PRO.026 Análise ao Sistema de Gestão da Qualidade (QUALIDADE) 5.6 E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág.1 /51

15 4. COMUNICAÇÃO INTERNA No Município do Cartaxo a comunicação estabelece-se de diversas formas tendo em vista a divulgação eficaz e eficiente da Política, Objectivos, Requisitos e realização da qualidade. A comunicação inclui: Reuniões Questionários Placard de Cortiça Notas Internas Informações 5. ESTRUTURA DOCUMENTAL DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Documentos Estratégicos Manual da Qualidade Processos Procedimentos da Qualidade Manual de Funções Impressos Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 00 Pág. 15/51

16 6. PROCESSOS E PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS PRC.001 Controlo de Documentos PRC.002 Controlo de Registos PRC.006 Controlo de Produto Não Conforme Economato e Armazém PRC Controlo de Produto Não Conforme Oficinas PRC.008 Aquisição de Bens e Serviços PRC.009 Avaliação de Fornecedores PRO.001 Auditorias Internas PRO.004 Acções Correctivas e Preventivas PRC.005 Controlo dos Dispositivos de Monitorização e Medição Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 16/51

17 CAPÍTULO IV APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DO MUNICÍPIO DO CARTAXO 1. APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE GESTÃO 1.1 ANÁLISE AO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE DONO DO PROCESSO: Representante da Gestão de Topo (RGT) GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável do Gabinete de Estudos, Planeamento, Controlo e Coordenação de Meios (RGQ) 1 Objectivo Avaliar a eficácia e eficiência do Sistema de Gestão da Qualidade. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se a todas as áreas do Município do Cartaxo. 3 - Indicadores Indicador Designação Métrica N.º de Indicadores atingidos no Indicadores Ano (N) Atingidos N.º Total de Indicadores Local GEPCCOM Resp. RGQ Periodicidade de Análise Anualmente Comparação de Indicadores atingidos em 2 anos seguidos N.º de Indicadores atingidos no Ano (N-1) N.º de Indicadores atingidos no Ano (N) GEPCCOM RGQ Anualmente Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 17/51

18 4 - Entradas / Saídas Entradas Resultados de auditorias Retorno da informação do munícipe Desempenho dos processos Estado das acções preventivas e correctivas Seguimento de acções resultantes de anteriores revisões pela gestão Alterações que possam afectar o SGQ Política da Qualidade e Objectivos Recomendações para Melhoria Retorno da informação dos colaboradores Saídas Melhoria da eficácia do SGQ e dos seus processos Melhoria dos serviços relacionados com requisitos dos munícipes Necessidade de recursos 5 - Modo de Proceder 5.1- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 18/51

19 2. APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE SUPORTE 2.1 AUDITORIAS INTERNAS DONO DO PROCESSO: Responsável do Gabinete de Estudos, Planeamento, Controlo e Coordenação de Meios GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável do Gabinete de Estudos, Planeamento, Controlo e Coordenação de Meios 1 Objectivo Definir linhas de orientação e responsabilidades para planear e conduzir as auditorias internas. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se a todos os serviços do Município do Cartaxo. 3 - Indicadores Indicador Designação Métrica Eficácia das Auditorias Internas da Qualidade N.º Não Conformidades da Auditoria Externa / N.º Não Conformidades da Auditoria Interna Local GEPCCOM Resp. Responsável GEPCCOM Periodicidade de Análise Sempre que ocorram auditorias 4 - Entradas / Saídas Entradas Programa Anual de Auditorias Saídas Relatório de Auditoria Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 19/51

20 5 - Modo de Proceder 5.2- Fluxograma 1-Nomeação da equipa auditora Programa Anual de Auditorias 2-Estudo da documentação 3- Elaboração do plano da auditoria Plano da Auditoria 4- Divulgação do plano da auditoria 5-Realização da auditoria Lista de Verificações da Auditoria Ficha de Tratamento de Não Conformidades 6-Elaboração do relatório da auditoria Relatório da Auditoria Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 20/51

21 2.3 AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO DO MUNÍCIPE DONO DO PROCESSO: Chefe de Gabinete de Apoio Pessoal ao Presidente GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Coordenador do Gabinete de Imagem e Comunicação (GIC) 1 Objectivo Determinar de forma abrangente a satisfação do Munícipe do Cartaxo em relação aos serviços disponibilizados pelo Município, de forma a obter dados concretos que permitam melhorar continuamente a prestação dos serviços em causa. 2 - Campo de Aplicação 3 - Indicadores Aplica-se a todas as áreas do Município do Cartaxo. Indicador Designação Métrica Soma da Grau de pontuação dos Satisfação do Inquéritos / N.º Munícipe Inquéritos Local GIC Resp. Coordenador GIC Periodicidade de Análise Anual 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade avaliar a Satisfação do Munícipe Saídas Satisfação do Munícipe Monitorizada 5 - Modo de Proceder 5.3- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 00 Pág. 21/51

22 2.4 FORMAÇÃO DONO DO PROCESSO: Coordenador DAF GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Assistente Administrativa Especialista 1 Objectivo Identificar as necessidades e proporcionar a formação adequada a todos os colaboradores do Município do Cartaxo, definindo acções concretas, responsabilidades, planos de formação sistemática e assegurando que a formação seja bem administrada e concluída de modo organizado, proporcionando aos colaboradores as competências necessárias para o desenvolvimento eficaz e eficiente de todas as actividades de que são responsáveis. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se a todas as Divisões e Áreas do Município do Cartaxo. 3 Indicadores Indicador Designação Métrica Grau de conhecimento adquirido Grau de eficácia Nível de formação por grupo profissional ( Grau de Conhecimentos Final / Grau de Conhecimentos Inicial) Média da Pontuação Final obtida na Eficácia da Formação Nº horas de formação por grupo profissional/ nº horas de formação total Local RH RH RH Resp. Assistente Administrativa Especialista Assistente Administrativa Especialista Assistente Administrativa Especialista Periodicidade de Análise Para cada Formação Para cada Formação Anualmente 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade de formação Provisão de recursos Pedido de autoformação Saídas Plano anual de formação Sumário da formação Lista de presenças Avaliação do grau de conhecimentos Avaliação da eficácia da formação Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 22/51

23 5 - Modo de Proceder 5.4- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 23/51

24 2.5 ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: RGQ (Responsável pela Gestão da Qualidade) DONO DO PROCESSO: RGQ (Responsável pela Gestão da Qualidade) 1 Objectivo Implementar acções apropriadas para eliminar a causa de não conformidades ou potenciais não conformidades com o fim de evitar repetições. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se a todos os Serviços do Município do Cartaxo. 3 - Indicadores Indicador Designação Métrica Eficácia de Acções Correctivas Eficácia de Acções Preventivas Nº de acções correctivas implementadas eficazes/ Nº acções correctivas Nº de acções preventivas implementadas eficazes/ Nº acções preventivas Local Resp. Periodicidade de Análise GEPCCOM RGQ Semestral GEPCCOM RGQ Semestral 4 - Entradas / Saídas Entradas Não Conformidade Potencial Não Conformidade Saídas Acção Correctiva Eficaz Acção Preventiva Eficaz Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 24/51

25 5 - Modo de Proceder 5.5- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 25/51

26 2.6 EQUIPAMENTO E VIATURAS MANUTENÇÃO PREVENTIVA/CORRECTIVA DONO DO PROCESSO: Coordenadora da Secção de Equipamento, Transporte e Máquinas GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável da Oficina Auto 1 Objectivo Monitorizar as actividades de Manutenção Preventiva e Correctiva efectuada ao equipamento e viaturas. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se a todas as viaturas e equipamentos municipais, incluindo Bombeiros. 3 - Indicadores Designação Tempo de Execução Indicador Métrica Tempo real para realizar a tarefa (horas) / Tempo estimado para realizar a tarefa (horas) Local DOEM Parque Resp. Coordenador DOEM Parque Periodicidade de Análise Semestral 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade de manutenção preventiva Avaria do equipamento / viatura Saídas Manutenção Preventiva Efectuada Equipamento / viatura reparado Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 26/51

27 5 - Modo de Proceder 5.6- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 27/51

28 2.7 AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS DONO DO PROCESSO: Responsável pela DAF GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável do Aprovisionamento 1 Objectivo Sistematizar o modo de proceder na aquisição de bens e serviços no Município do Cartaxo. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se a todos os serviços do Município do Cartaxo. 3 Indicadores Indicador Designação Métrica N.º de % fornecedores Fornecedores com A/n.º Bons fornecedores total % Fornecedores Razoáveis Reclamações Internas N.º de fornecedores com B/n.º fornecedores total N.º Reclamações Internas Local Aprovisionamento Aprovisionamento Aprovisionamento Resp. Responsável do Aprovisionamento Responsável do Aprovisionamento Responsável do Aprovisionamento Periodicidade de Análise Anual Anual Anual 4 Entradas / Saídas Entradas Necessidade de satisfação de um pedido interno Pedido satisfeito. Saídas Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 28/51

29 5 - Modo de Proceder Fluxograma Ajuste Directo no Regime Simplificado Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 29/51

30 Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 30/51

31 Ajuste Directo no Regime Geral Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 31/51

32 A Sim 17. Convite a mais de uma entidade? Não Sim 18. Sessão de Negociação? Não 26. Análise da Proposta Convite a melhorar a proposta Versão final da proposta Versão final das propostas Relatório Preliminar 19. Sessão de Negociação 23. Análise das Propostas Relatório Preliminar 27. Adjudicação Projecto de decisão final Relatório Final 20. Audiência Prévia 24. Audiência Prévia Relatório Final 28. Publicação na Internet, no Portal do Governo, dedicado aos contratos públicos Requisição Externa Notificação para apresentação do docs. de habilitação 21. Adjudicação. Elaboração Req. Externa e Registo Compromisso 22. Publicação na Internet, no Portal do Governo, dedicado aos contratos públicos. 25. Adjudicação. Requisição Externa Notificação para apresentação do docs. de habilitação 29. Chegada ao Armazém Municipal ou à Secção de Aprovisionamento do bem adquirido/ou concretização do Serviço B Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 32/51

33 Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 33/51

34 3. APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE REALIZAÇÃO 3.1 INSTRUÇÃO E PAGAMENTO DE ACTOS DONO DO PROCESSO: Responsável pela DAF GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Responsável pela Secção de Taxas, Licenças, Impostos e Prestação de Outros Serviços 1 Objectivo Sistematizar o modo de proceder na Instrução, emissão de Guia e Pagamento de Actos no Município do Cartaxo, a saber: Publicidade; Ocupação da Via Pública; Licenciamento de Máquinas de Diversão; Licenciamento de Espectáculos de natureza desportiva e divertimentos ao ar livre; Licenciamento do Exercício da Actividade de Fogueiras, Queimas e Queimadas; Certidões Comprovativas sobre a localização dos prédios; Licenciamento Higio-Sanitário; Licenças de Condução de Ciclomotores, motociclos e Veículos Agrícolas. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se aos serviços indicados no campo objectivos, na Secção de Taxas, Licenças, Impostos e prestação de Outros Serviços e Tesouraria do Município do Cartaxo. 3 Indicadores Indicador Designação Métrica Tempo de Resposta ao Pedido de Serviço Reclamações Licenças Emitidas Prazo conseguido / Prazo máximo legal N.º Reclamações N.º de Licenças Local Secção de Taxas, Licenças, Impostos e Prestação de Outros Serviços Secção de Taxas, Licenças, Impostos e Prestação de Outros Serviços Secção de Taxas, Licenças, Impostos e Prestação de Outros Serviços Resp. Responsável pela Secção Responsável pela Secção Responsável pela Secção Periodicidade de Análise Semestral Semestral Anual Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 34/51

35 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade de efectuar um Licenciamento Necessidade de emissão de certidão Saídas Licenciamento/Indeferimento da pretensão Pagamento de taxa Certidão Pagamento de taxa 5 - Modo de Proceder 5.7- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 35/51

36 3.2 RECOLHA DE RESÍDUOS SÓLIDOS URBANOS DONO DO PROCESSO: Coordenador de Divisão GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Chefe de Serviço 1 Objectivo Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 36/51

37 Desenvolver as actividades necessárias ao planeamento, recolha e encaminhamento de resíduos sólidos urbanos. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se à Divisão de Ambiente e Serviços Urbanos do Município do Cartaxo. 3 Indicadores Indicador Designação Métrica Local Resp. Periodicidade de Análise Reclamações Nº de reclamações DASU Chefe de Serviço Trimestralmente Avarias Ecopontos Pedidos de Contentores e Baldes Cobertura da recolha N.º avarias/ máquina N.º Ecopontos / Hab.* Km 2 N.º pedidos Contentores / população residente População residente servida pela recolha / n.º total de habitantes DASU DASU DASU DASU Chefe de Serviço Coordenador de Divisão Coordenador de Divisão Coordenador de Divisão Trimestralmente Trimestralmente Trimestralmente Trimestralmente 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade de recolha de resíduos sólidos urbanos Saídas Resíduos sólidos urbanos encaminhados 5 - Modo de Proceder 5.8- Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 37/51

38 3.3 GESTÃO DA LIMPEZA URBANA DONO DO PROCESSO: Coordenador da Divisão GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Chefe de Serviços 1 Objectivo Assegurar a limpeza dos espaços públicos da cidade do Cartaxo. 2 - Campo de Aplicação 3 - Indicadores Aplica-se à Divisão de Ambiente e Serviços Urbanos do Município do Cartaxo. Indicador Designação Métrica Local Resp. Periodicidade de Análise Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 38/51

39 Reclamações Ruas Varridas Nº de reclamações N.º de ruas varridas manualmente / ano DASU DASU Chefe de Serviço Chefe de Serviço Trimestralmente Trimestralmente 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade de proceder a limpeza urbana Saídas Limpeza urbana efectuada 5 - Modo de Proceder 5.9- Fluxograma 3.4 ADJUDICAÇÃO DE EMPREITADAS Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 39/51

40 GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Coordenador da Divisão de Obras e Equipamentos Municipais DONO DO PROCESSO: Coordenador da Divisão de Obras e Equipamentos Municipais 1 Objectivo Sistematizar o modo de proceder na adjudicação de empreitadas pelo Município do Cartaxo. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se à Divisão de Obras e Equipamentos Municipais do Município do Cartaxo. 3 Indicadores Indicador Designação Métrica Prazo de duração Prazo do processo de conseguido / adjudicação de prazo máximo empreitadas legal Local Sector de Apoio Técnico Resp. Coordenador DOEM Periodicidade de Análise Semestral Trabalhos a mais na execução financeira de empreitadas N.º de empreitadas sem trabalhos a mais / N.º de empreitadas efectuadas Sector de Apoio Técnico Coordenador DOEM Semestral Prazos de execução das empreitadas N.º de empreitadas cumpridas dentro do prazo contratual / N.º de empreitadas efectuadas Sector de Apoio Técnico Coordenador DOEM Semestral Erros e ou omissões no procedimento administrativo de processos de empreitadas N.º de erros e ou omissões / n.º de processos administrados Sector de Apoio Administrativo Coordenador DOEM Semestral Organização, tratamento, movimento de processos e expediente N.º de processos com arquivo informático / N.º de processos tratados Sector de Apoio Administrativo Coordenador DOEM Semestral Organização e actualização de ficheiros e arquivos N.º de ficheiros e arquivos constantemente actualizados / N.º de ficheiros e arquivos tratado Sector de Apoio Administrativo Coordenador DOEM Semestral 4 - Entradas / Saídas Entradas Necessidade de Adjudicação de Empreitada 5 - Modo de Proceder Fluxograma Obra realizada Saídas Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 40/51

41 Programa Concurso 1 Elaboração do Caderno de Encargos. e Programa do Concurso Caderno de Encargos 2. Escolha do procedimento Proposta de Procedimento ( Informação). 3. Aprovação do lançamento do Concurso? Não 4.. Arquivo do Projecto A Calendarização de Execução dos Processos das Obras em Curso Sim 5.. Publicação do Anúncio / Envio de Convite Anúncio de Concurso 13 Adjudicação 14. Prestação da Caução Ofício 6. Recepção de Propostas na plataforma 15. Comunicação aos Candidatos Preteridos Relatório Final ofício 7. Apresentação das Propostas na Plataforma Reclamação 16. Elaboração do Contrato Contrato 8. Avaliação das Propostas 17. Consignação de Trabalhos Auto de Consignação 9 Relatório Preliminar na Plataforma. 18 Acompanhamento Execução da Obra Auto de Recepção Provisória Parcial 10 Audiência Prévia na Plataforma. 19. Recepção Provisória da Obra Auto de Recepção Provisória Total 11 Relatório Final. 20. Inquérito Administrativo Inquérito Administrativo. 12. Proposta de Adjudicação 21 Liquidação da Empreitada Conta da Empreitada A 22 Recepção Definitiva da Obra Auto de Recepção Definitiva Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 41/51

42 3.5 LICENCIAMENTO DE OBRAS DE EDIFICAÇÃO DONO DO PROCESSO: Coordenador de Departamento GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Adjunto do Coordenador de Departamento 1 Objectivo Sistematizar o conjunto de actividades conducentes ao licenciamento de obras de edificação. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se ao Departamento de Planeamento e Administração Urbanística do Município do Cartaxo. 3 - Indicadores Indicador Designação Métrica Prazo Tempo decorrido conseguido até apreciação / Prazo liminar legal Tempo decorrido até à informação sobre projecto de arquitectura Tempo decorrido até emissão do Alvará de Utilização Prazo conseguido / Prazo legal Prazo conseguido / Prazo legal Local Sector de Loteamentos e Obras Particulares Sector de Loteamentos e Obras Particulares Sector de Loteamentos e Obras Particulares Resp. Coordenador do Departamento Coordenador do Departamento Coordenador do Departamento Periodicidade de Análise Mensalmente Mensalmente Mensalmente 4 - Entradas / Saídas Entradas Pedido do Munícipe Requerimento Requerimento de Alvará de Licença de Obras de Edificação Requerimento de Autorização de Utilização Saídas Notificação ao Munícipe Alvará de Licença de Obras de Edificação Alvará de Utilização Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 42/51

43 5 - Modo de Proceder Fluxograma C. Destaque Parcela Licenciamento Ficha de Elementos Estatísticos Renovação da Licença Folha de Movimento do Processo 1. Pedido do Munícipe Ficha de Instrução Termo de Responsabilidade - Projecto 2. Registo da Entrada SPO Informação Oficio 3 Pedido Devidamente Instruído? Não 4 Deficiências Supríveis? Sim 5 Completa o Pedido? Oficio Não Sim 6 Rejeição Liminar Não Sim 7. Consulta(s) Externa(s)? Sim 8 Consulta a Entidade(s) Informação Oficio Não Projecto de Arquitectura - Apreciação 9 Informação sobre Projecto de Arquitectura 13 Indeferimento Desfavorável Projecto de Arquitectura - Apreciação Oficio 10 Favorável? Sim 14 Aprovação de Arquitectura Não 11 Audiência do Interessado Audiência do Interessado Favorável 12. Análise da Resposta Dispensa Ap. P. Instalação Gás Disp. Ap. P. Inst. Telefónicas e de Telecom. Aprov. de licença Parcial e Emissão do Resp. Alvará 15 Apresentação Projectos Especialidades Aprovação dos Projectos de Especialidade Termo Responsabilidade - Projecto Prorrogação do Prazo Ap. P. Esp. 16 Consultas Externas / Internas Nota Interna Ofício A (Continuação) Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 43/51

44 Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 44/51

45 3.6 MUSEU RURAL E DO VINHO DONO DO PROCESSO: Coordenador do Museu GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Assessor do Coordenador 1 Objectivo Os visitantes obtenham conhecimentos, fiquem sensibilizados e satisfeitos com a caracterização das vivências rurais e vinícolas que o museu lhes põe à disposição. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se ao Museu Rural e do Vinho do Concelho do Cartaxo, Espaço Rural, Núcleo da Vinha e do Vinho. 3 - Indicadores Indicador Designação Métrica Local Resp. Periodicidade de Análise Afluência Anual de Público N.º de Visitantes Ano Museu Coordenador Mensal Afluência Anual de Público Estrangeiro N.º de Visitantes Estrangeiros Ano Museu Coordenador Mensal 4 - Entradas / Saídas Entradas Visitantes com vontade e expectativa em aprofundar e/ou reviver os conhecimentos relativos à vida rural e vinícola. Peças por expor Saídas Visitantes com um maior grau de conhecimentos e conforto relativamente à vida rural e vinícola. Peças de interesse expostas Satisfação do Cliente Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 45/51

46 Sim Município do Cartaxo 5 - Modo de Proceder Fluxograma Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 46/51

47 1 8. Realização da Visita 9. Termino da Visita Registo de Visitas Guiadas a Estrangeiros 10. Pedido de Preenchiment o do ISC Registo de Visitantes Registo de Visitas Guiadas em Grupos 11. Registos das Visitas Registo de Visitas Registo de Entradas Pagas e Gratuitas Registo de Visitantes Nacionais Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 47/51

48 3.7 VENDA DE ARTIGOS NO MUSEU DONO DO PROCESSO: Coordenador do Museu GESTOR OPERACIONAL DO PROCESSO: Assessor do Coordenador 1 Objectivo Os visitantes / clientes da Loja levarem uma recordação ou comprarem um bom vinho do Cartaxo por forma, a que seja divulgada a Capital do Vinho. 2 - Campo de Aplicação Aplica-se à Loja do Museu Rural e do Vinho do Concelho do Cartaxo. 3 - Indicadores Indicador Designação Métrica Venda de Vinhos Venda de Artesanato e Diversos Oferta de Vinhos Oferta de Artesanato Valor de Venda de Vinhos Ano Valor de Venda de Artesanato e Diversos Ano Valor de Ofertas de Vinhos Ano Valor de Ofertas de Artesanato Ano Local Loja do Museu Loja do Museu Loja do Museu Loja do Museu Resp. Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador Periodicidade de Análise Mensal Mensal Mensal Mensal 4 - Entradas / Saídas Entradas Artigos por vender Visitantes / clientes com vontade de adquirir bons vinhos ou artigos regionais do Concelho do Cartaxo Saídas Artigos vendidos Satisfação do visitante / cliente Divulgação da Capital do Vinho Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 48/51

49 5 - Modo de Proceder Fluxograma Não Não Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 49/51

50 1 Fim Não 9. Reposição de Stocks? 10. Pedido para reposição de stocks às Compras Pedido Fim Não 11. Reposição de Stocks aceite? 12. Recepção e Verificação do Material 2 Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 50/51

51 2 13. Produto conforme? Não 14. Identificação do produto como não conforme SI Registo de Stocks Vinho SI R. S. Artesanato e Diversos Etiquetas com preço Sim 18. Registo do produto em stock 19. Colocação do preço nos artigos em exposição 15. Reclamação ao fornecedor 16. Substituição do produto 20. Colocação de artigos em stock 17. Comunicação da ocorrência às Compras Fim Manual da Qualidade Edição 02 Revisão 02 Pág. 51/51