COMEÇANDO COM UM UPGRADE PARA SAP ERP 6.0

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1 SAP ERP COMEÇANDO COM UM UPGRADE PARA SAP ERP 6.0 VALOR, POTENCIAL, MELHORES PRÁTICAS E RECOMENDAÇÕES DA SAP

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3 ÍNDICE 4 Por Que Atualizar Seu Software ERP? 5 Identificando a Proposta de Valor e Justificando o Upgrade 5 Processo de Descoberta 6 Elementos Básicos de Uma Justificativa de Upgrade 6 Razões para o Upgrade 7 Excelência Operacional 9 Estratégia de Negócio 10 Sustentabilidade 11 Custo Total de Propriedade 12 Planejando um Upgrade para SAP ERP Avaliando o Impacto do Upgrade em Sua Solução Existente 12 Pré-requisitos Técnicos e Limitações 13 Conversão Unicode 13 Programando um Upgrade 13 Determinando uma Estratégia de Upgrade 14 Passo 1: Upgrade Técnico 14 Passo 2: Melhorias Funcionais 14 Passo 3: Melhorias Estratégicas 14 Estimativa de Custo e Esforço 15 Gerenciamento de Projeto e Risco 15 Fatores de Sucesso 15 Padrões e Procedimentos 15 Duração e Seqüência do Projeto 16 Ferramentas de Gerenciamento de Upgrade e Assistência 16 SAP Solution Manager 16 SAP Upgrade Road Map 17 Assistência Externa 18 Executando um Upgrade para SAP ERP Ajustes de Infra-estrutura de TI 18 Redimensionamento do Servidor de Aplicação 18 Implantando Novos Componentes Front-End SAP 18 Fazer Ajustes à Rede para Manter o Desempenho do Sistema 18 Migrar ou Fazer Upgrade em seu Sistema Operacional ou Plataforma de Banco de Dados 19 Conversão para Unicode 19 Implantação Técnica 19 Benefícios da Tecnologia de Troca de Sistema 19 Minimizando o Tempo Ocioso 19 Ajustes de aplicação e modificação 20 Ajustes a Modificações em Software SAP 20 Ajustes em Desenvolvimentos Customizados 20 Customização de Upgrade para Processos de Negócio Existentes 20 Ajustes de Interfaces ou Aplicações Conectadas 20 Teste 21 Treinamento dos Usuários 22 A Solução de Amanhã Hoje 22 Principais Mensagens para Tomadores de Decisão de TI 22 Mensagens Essenciais para Gerentes de Projeto e Líderes Técnicos de Projeto 24 Informações Adicionais 24 Identificando a Proposta de Valor e Justificando o Upgrade 25 Planejando um Upgrade para SAP ERP Executando um Upgrade para SAP ERP Fontes Públicas de Informação

4 POR QUE ATUALIZAR SEU SOFTWARE ERP? À medida que o mundo dos negócios se modifica, a SAP desenvolve novas versões de seu software de planejamento de recursos corporativos (ERP) para se adequar às evoluções das necessidades de negócio de sua empresa e ajudá-lo a permanecer competitivo. A SAP tomou amplas medidas para simplificar o processo de upgrade para a última versão da aplicação SAP ERP - SAP ERP 6.0. Este upgrade de software ERP não deve ser visto como um mal necessário. Em vez disso, deve ser visto como uma oportunidade valiosa para maximizar o valor de seu investimento SAP. Para aproveitar esta oportunidade, só é necessário planejamento e gerenciamento apropriado. Como mostra um relatório Forrester, "A substituição ou upgrade das aplicações é uma questão importante para muitas empresas, sendo a quinta maior prioridade entre os tomadores de decisão de TI em 2006, com 18% considerando-a uma prioridade crítica." 1 Os upgrades precisam ser bem integrados dentro da estratégia e planejamento global de TI de uma empresa e é por isso que o gerenciamento de versão e upgrade para o SAP ERP se tornou um tópico de importância estratégica, tendo alta visibilidade junto à alta gerência. Considerando a volatilidade inerente da tecnologia de informação, um upgrade para SAP ERP 6.0 pode ser visto como uma atividade normal do negócio - um investimento necessário para manter um ambiente estável de TI. O upgrade também pode trazer benefícios significativos à sua empresa estendendo a funcionalidade e melhorando o desempenho de seu software ERP. Muito mais do que uma questão puramente técnica que possa ser deixada totalmente nas mãos dos departamentos de TI, um upgrade de software ERP é vital para as operações negociais diárias de sua empresa e pode trazer melhorias significativas na eficiência do negócio. Movida pela importância da questão do upgrade e o entendimento amplamente divergente de seu significado dentro da comunidade SAP, a SAP compilou o guia "iniciando". Voltado aos tomadores de decisão e líderes de projeto, o guia se destina a auxiliá-lo na avaliação do valor potencial de fazer um upgrade para SAP ERP 6.0. Ele também Plano Figura 1: Ciclo de Vida de Três Fases de um Upgrade resume as melhores práticas, recomendações da SAP e uma gama de ferramentas e serviços SAP que podem ajudá-lo no projeto de upgrade por todo o ciclo de vida desde a descoberta, passando por avaliação, até a implementação (ver Figura 1). O guia responde às seguintes perguntas: Como minha empresa pode avaliar e justificar um upgrade? Como minha empresa pode planejar um upgrade? Como minha empresa pode executar um upgrade? Na seção ao final deste documento (ver a seção "Informações Adicionais") lista fontes úteis que detalham aspectos específicos de um upgrade. Construção Descoberta de Upgrade Avaliação de Upgrade Implementação de Upgrade "Os upgrades de ERP são um processo essencial que ajuda as empresas a obter maior valor de seu software ERP e prolongar a vida útil deste importante recurso.... Uma parte crucial do processo de estratégia de upgrade é fazer com que um grupo crítico de empregados entenda que os upgrades são parte normal do ciclo de vida do produto." 2 1. Paul Hamerman, Applications Upgrades: When and Why, Forrester Research (Dezembro de 2006). 2. Jim Shepherd, Reduce the Pain of ERP Upgrades with Better Planning, AMR Research (Junho de 2007). 4 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

5 IDENTIFICANDO A PROPOSTA DE VALOR E JUSTIFICANDO O UPGRADE O SAP ERP 6.0 fornece aos clientes SAP um tesouro de oportunidades para melhorar seus negócios. Com base na experiência de cliente durante o aperfeiçoamento desta nova versão, a SAP concluiu que os seguintes cenários de negócio são os mais valorizados na comunidade SAP: Auto-atendimento do empregado Auto-atendimento do gerente Administração de recursos humanos (RH) Gerenciamento de projeto Processamento de pedidos Recrutamento eletrônico Gerenciamento de risco de tesouraria Novo razão geral Gerenciamento de viagens e despesas Gerenciamento de imóveis Além disso, o novo software estabelece uma fundação tecnológica estável que abrange requisitos legais e de conformidade, ao mesmo tempo em que proporciona a flexibilidade para inovar. Com o SAP ERP 6.0, você pode atender às suas necessidades específicas de negócio e implementar novas funções no seu próprio ritmo. A combinação de um upgrade com outras iniciativas de TI - por exemplo, substituir sistemas legados, consolidar o ambiente do sistema ou reduzir o nível de modificação e customização de software - também pode ajudá-lo a reduzir o custo "A mais nova versão do SAP ERP nos proporciona uma base firme para excelência em nossas funções essenciais e dá suporte à nossa estratégia geral de crescimento." David Franco, Diretor do IS Management Group Canal+ SA total de propriedade (TCO Total Cost of Ownership). Ao justificar um upgrade para SAP ERP 6.0, você precisa pesar os benefícios e riscos em potencial do software no contexto das circunstâncias específicas de sua empresa. Cada cliente SAP enfrenta uma situação única em termos de abrangência e maturidade de seu software SAP. Cada um está usando soluções SAP de formas bem diferentes. E cada um tem diferentes necessidades, metas e prioridades, já que trabalha para obter melhorias na excelência operacional ou se equipar para futuras inovações de negócio. Uma boa justificativa normalmente não depende de um único fator decisivo ou de um "recurso arrasador", mas de uma combinação de fatores inter-relacionados que podem beneficiar a uma ampla gama de áreas do negócio. Em razão da complexidade de uma justificativa de upgrade, vale a pena avaliar o potencial de valor do SAP ERP 6.0 usando um claro procedimento e metodologia. No entanto, uma pesquisa realizada pela SAP em 2006 junto aos clientes indica que somente cerca de 9% dos clientes SAP reservam um tempo para fazer isso. Quick Upgrade Analysis Service Projetado para iniciá-lo na avaliação de upgrade, este serviço SAP fornece um orçamento de economia de alto nível, bem como uma avaliação do ROI (retorno sobre o investimento) do projeto, uma avaliação da complexidade do upgrade (dando informações específicas sobre o nível de modificações em sua solução), uma estimativa de esforço para cada fase do projeto de upgrade, e uma amostra de plano de projeto. Processo de Descoberta O seguinte método de seis passos é considerado a melhor prática entre os clientes SAP: 1. Reunir informações preliminares - O departamento de TI reúne informações sobre o produto em sites da SAP e participa em eventos da SAP para ter um conhecimento básico sobre novos produtos SAP. 2. Envolver as partes interessadas O departamento de TI e representantes das várias unidades de negócio cooperam para avaliar a proposta de valor de um upgrade e criar consenso. Como uma justificativa de upgrade é específica em cada situação do cliente a SAP desenvolveu uma ferramenta de visualização de solução para o SAP ERP que possibilita a empresas de TI incluir as respectivas unidades de negócio nessas discussões. Visualizador de Soluções para SAP ERP Esta ferramenta permite identificar novos recursos e funções e seus benefícios de negócio em uma determinada versão do SAP ERP e pacotes de melhorias. Ela proporciona aos especialistas de processo de negócio uma oportunidade para mapear os atuais requisitos de negócio com as mais novas funções disponíveis no SAP ERP. Para mais informações, ver Upgrade Tools SAP ERP Solution Browser. (Observação: Todas as listas que começam com levam à extranet SAP Service Marketplace. Este site requer cadastramento.) Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0 5

6 3. Determinar o valor de negócio das novas funções As unidades de negócio reúnem informações aprofundadas sobre os recursos e funções específicas de SAP ERP que podem lhes ser úteis. 4. Organizar workshops delta Os departamentos de TI organizam workshops delta com especialistas em software SAP, vindos da própria SAP ou de uma empresa parceira. Esses workshops delta direcionados permitem aos especialistas em processos de negócio avaliar o valor em potencial das novas funções SAP ERP em mais detalhe e também os ajudam a entender as possíveis implicações destas funções nas operações de negócio. 5. Fazer "test drive" de novas funções O departamento de TI prepara um sistema de demonstração ou "área de segurança" para testar as novas funções. 6. Concluir uma justificativa As unidades de negócio e o departamento de TI discutem os méritos, custos e riscos de um upgrade e produzem uma justificativa para o upgrade. Esta abordagem bottom-up ajuda a quantificar em termos concretos os ganhos em potencial de um upgrade para SAP ERP 6.0. Elementos Básicos de Uma Justificativa de Upgrade Para uma justificativa de upgrade eficiente e precisa, você deve assegurar que: Avaliou os processos de negócio essenciais com base no ambiente atual de software de SAP Os projetos complementares e concorrentes que possam afetar os processos de negócio essenciais e sistema de software SAP conectados são transparentes. Você identificou os principais geradores de valor no modelo de negócio da empresa e as principais oportunidades de melhorias nas atuais operações de negócio. Você está familiarizado com as funções do SAP ERP 6.0, incluindo os pacotes de melhorias do software. Você identificou e mapeou os requisitos de negócio para as funções do novo software SAP ERP (Observação: Isso estabelece quais benefícios tangíveis podem ser obtidos de um upgrade e possibilita a criação de um caso de negócio.) Razões para o Upgrade Cada empresa tem razões diferentes para pensar na possibilidade de um upgrade. Para um processo bem orientado de justificativa, você e outros tomadores de decisão em sua empresa devem criar um resumo detalhado dos benefícios que vocês esperam ou gostariam de obter de um upgrade. Alguns dos motivos mais comuns para pensar em fazer um upgrade são: Demanda dos usuários de negócio por uma nova funcionalidade para melhorar a excelência operacional, possibilitar a inovação e dar suporte a novos modelos de negócio Desejo de aumentar a eficiência do processo e assim reduzir o TCO, particularmente em termos do custo dotal de operações - por exemplo, retornando as modificações do software SAP e desenvolvimentos customizados às funções padrão SAP. Requisitos de TI, tais como atualizações planejadas de infra-estrutura e projetos de consolidação que possam ser combinados de forma benéfica com um upgrade para SAP ERP 6.0. Cronograma de lançamento ou políticas de suporte do fornecedor 6 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

7 A Figura 2 mostra os resultados de uma pesquisa SAP na qual os clientes foram questionados sobre quais melhorias esperavam de um upgrade para SAP ERP 6.0. A figura mostra o nível de interesse (mostrado como um percentual dos entrevistados) em benefícios específicos. Sob outra perspectiva, adiar os upgrades pode expor sua empresa a risco, tal como falha em atender aos requisitos legais e de conformidade; obsolescência tecnológica; ou incompatibilidade com suas versões atuais de hardware, sistemas operacionais e bancos de dados. Esses riscos podem ser apenas parcialmente cobertos pelo pagamento de taxas de manutenção estendia aos fornecedores de software. Minimizá-los é um fator importante, embora muitas vezes pouco valorizado, ao justificar um upgrade de software ERP. Ignorar os riscos é inaceitável a longo prazo. Então, ao considerar a possibilidade de um upgrade, a pergunta que você precisa fazer não é apenas "Devo fazer ou não?", mas sim "Devo fazer agora ou mais tarde?" Nas seguintes seções, os benefícios de um upgrade para SAP ERP 6.0 são analisados em detalhe sob quatro perspectivas: excelência operacional, estratégia de negócio, sustentabilidade e custo total de propriedade. A Excelência Operacional SAP ERP 6.0 fornece mais de 300 melhorias funcionais que podem melhorar a eficiência do processo. Além disso, ela integra as funções da maioria das soluções SAP do setor, de forma que essas soluções não mais precisam ser instaladas e preparadas separadamente. O novo software também 0% 5% 10% 22% 20% simplifica as tarefas diárias de negócio através de conceitos mais atraentes e integrados de interface de usuário que aumentam a produtividade e a satisfação do usuário - por exemplo, possibilitando o uso do software Duet para integrar aplicações Microsoft. Como cada cliente usa um ambiente de software SAP diferente, os principais geradores de valor e benefícios tangíveis do novo software ERP precisam ser identificados e mapeados de forma individual em relação às necessidades do negócio. Você pode usar o resumo de melhorias mostrado na tabela da página seguinte para identificar a relevância dos recursos e funções específicas para sua empresa e para conduzir uma discussão interna entre as unidades de negócio. 32% 32% 30% Retornar as modificações e desenvolvimentos customizados do softare SAP às funções padrão Processar melhorias com a ajuda das novas funções nos módulos de software SAP existentes Usar novas funções e processos específicos do setor Processar melhorias com a ajuda de novas tecnologias Usar processos de componente cruzado habilitados pela aplicação SAP ERP Usar novos produtos SAP que exigem SAP ERP como backbone Obter mais flexibilidade mudando para arquitetura empresarial orientada a serviço 35% 40% 51% Figura 2: Quais Benefícios de Negócio os Clientes SAP Esperam de um Upgrade? 50% 59% 60% O uso da seguinte lista para ajudar a mapear os requisitos específicos de negócio e geradores de valor em relação aos recursos e funções do SAP ERP 6.0 devem ajudar a revelar os benefícios concretos que contribuem de forma significativa para uma justificativa de upgrade. Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0 7

8 Desafios de Negócio SAP ERP 6.0: Melhorias Recursos e Funções Produtividade de usuário Relatório e desempenho Conformidade de relatórios Atração e recrutamento Serviços compartilhados de RH Aquisição Gerenciamento de vendas e pedidos Gerenciamento de viagens e despesas Gerenciamento de imóveis corporativos Gerenciamento de conformidade ambiental, saúde e segurança Novas interfaces de aplicação Acesso atualizado com base na função Maior uso de formulários interativos Adobe Melhores ferramentas de planejamento e previsão Maior capacidade de contabilizar investimentos Melhoria no módulo de custeio de produto Alocações e balanço automático usando múltiplas dimensões Relatório automático de teste de segregação de tarefas Melhoria na contabilidade e cobrança de contratos Maior suporte para recrutadores Melhores recursos de aprendizado on-line e suporte a gerenciamento de conhecimento Funções melhoradas de gerenciamento de desempenho e estabelecimento de objetivos Maior capacidade de operar um centro de serviços compartilhados de RH Funções melhoradas de auto-atendimento de compra Aquisição com serviços melhorados Gerenciamento otimizado de fatura Aquisição com serviços melhorados Maior suporte para vendas via Internet Melhor colocação de preços e configuração Processo melhorado de lançamento de despesas resultando em geração mais rápida de relatório de despesas Melhor planejamento de viagens e reservas Suporte pré-fornecido para gerenciamento corporativo adequado de imóveis e aluguéis Maior capacidade para importar regras e normas de fornecedores terceirizados Suporte para documentação de saúde ambiental Maior habilidade para monitorar produtos e materiais Perigosos Auto-serviço do empregado Auto-atendimento do gerente Centro de interação do empregado Planejamento expresso Consolidação de negócio Estimativa de custo de elaboração de produto Novo razão geral contábeis e financeiros Gerenciamento de controles internos Contabilidade de contratos Gerenciamento da cadeia financeira de fornecimento Recrutamento de talentos Aprendizado eletrônico Gerenciamento de desempenho de força tarefa Gerenciamento de sucessão Administração de RH Gerenciamento de tempo Aquisição eletrônica Auto-atendimento de projeto Gerenciamento de pedido e cotação Vendas pelo ebay Configurador de preços para Internet Alimentação automatizada de cartões de crédito Cálculo integrado de milhagem Viagens e despesas móveis Integração com agência de viagens Gerenciamento de imóveis Saúde ocupacional Gerenciamento de descarte Higiene industrial Gerenciamento de produtos perigosos 8 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

9 Estratégia de Negócio Em uma economia cada vez mais global, a flexibilidade se torna um fator de sucesso cada vez mais importante para o negócio. As empresas buscam reduzir os ciclos de inovação de produtos, responder de forma mais rápida às condições dinâmicas do mercado e ajustar de forma contínua seu modelo de negócios para permanecer à frente da concorrência. No entanto, muitas aplicações de negócios estão embutidas em ambientes complexos de software que fornecem flexibilidade limitada e pouco suporte para transformação global do negócio. A SAP está constantemente desenvolvendo medidas para facilitar o gerenciamento de SAP ERP, para ajudar os clientes a implementar futuras melhorias de negócio com pouca interrupção e esforço e facilitar futuras inovações do negócio. Simplificação SOA Empresarial Funcionalidade Setores Pacote de Melhoria 1 Acesso com base na função Fabricação adaptável Serviços compartilhados de RH Revenda Pacote de Melhoria 2 Do pedido ao pagamento Do pedido ao pagamento Recrutamento Setores de serviços Pacote de Melhoria 3 Da aquisição ao pagamento Da aquisição ao pagamento Fechamento rápido Setores de comércio Pacote de Melhoria 4* Da atração ao desempenho Serviços financeiros compartilhados Gerenciamento de talentos Setores discretos Pacote de Melhoria 5* Da contabilidade ao relatório Serviços corporativos adicionais Tesouraria Setores de processo "A SAP simplesmente entende nossa necessidade de uma plataforma de TI flexível para atender nossas necessidades de mercado, que mudam rapidamente, e nosso modelo de negócios." Klaus Strumberger, CIO, MLP AG Pacotes de Melhorias Depois de fazer upgrade para SAP ERP 6.0 você pode melhorar a funcionalidade de sua aplicação sem fazer um novo upgrade graças a uma nova tecnologia de implantação - a pacote de melhorias SAP para SAP ERP. Os pacotes de melhorias simplificam a forma com que você gerencia e implanta novas funções de software para SAP ERP. Eles permitem aproveitar as mais recentes inovações de software ao mesmo tempo em que minimizam interrupções nas operações em andamento. *Pacotes de melhoria planejados: sujeitos a mudança Figura 3: Mapa Mostrando os Pacotes de Melhorias para o SAP ERP 6.0 Você pode implementar inovações selecionadas de software da SAP e depois ativar funções e melhorias selecionadas por demanda para atender a seus requisitos de negócio. O método exclusivo de fornecimento e implantação para software corporativo, facilitado pela flexibilidade da arquitetura empresarial orientada a serviço (SOA empresarial) permite acessar as novas funções de ERP mantendo suas funções essenciais. Como conseqüência, você pode isolar o impacto das atualizações de software e rapidamente colocar novas funções on-line através de ciclos de testes mais curtos sem perturbar os processos essenciais de negócio A Figura 3 mostra um mapa de pacotes de melhorias para SAP ERP 6.0, delineando as áreas mais importantes de inovação. Arquitetura Empresarial Orientada a Serviço O SAP ERP 6.0 usa SOA empresarial, que ajuda a reduzir os ciclos de vida de inovação de aplicações e implementar inovações estratégicas de negócio de forma rápida e com mínimo esforço pela reutilização de componentes em nível macro. A SOA Empresarial confere simplicidade e transparência a seu software ERP, permitindo adaptá-lo para atender às necessidades de negócio de sua empresa. Um serviço empresarial é tipicamente uma série de serviços da Web combinados com a lógica do negócio, o qual pode ser acessado e usado repetidamente para dar suporte a um determinado processo de negócio. A agregação de serviços da Web em serviços empresariais em nível de negócio fornece uma base mais significativa para a tarefa de automatizar cenários de negócio em nível de empresa. Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0 9

10 Estes são alguns dos benefícios em potencial que você obtém usando o SOA empresarial: Capacidade de projetar um processo de negócio de forma flexível, tal como um processo do pedido até o pagamento. Potencial para implementar centros de serviço compartilhado Visão mais confiável do negócio (por exemplo, através de gerenciamento de desempenho corporativo). Melhor integração do SAP ERP com aplicações adicionais de parceiros da SAP. Embora o SOA empresarial não seja atualmente considerado um principal motivador para fazer o upgrade para SAP ERP 6.0, seus benefícios e estratégia de longo prazo devem ser considerados como parte da justificativa para um upgrade de software SAP. Sustentabilidade As aplicações de negócios tais como SAP ERP integram operações com processos financeiros e de RH. Elas devem abordar mudanças regulares nos requisitos legais (tais como ajustes tributários) bem como padrões de conformidade mais recentes desenvolvidos para atender às necessidades de uma economia global. Esses novos padrões incluem os emitidos pela Administração de Alimentos e Drogas dos Estados Unidos e os publicados na Lei Sarbanes-Oxley e Acordo da Basiléia II. Contemplando Novos Requisitos Legais e de Conformidade A SAP fornece atualizações para mudanças legais como parte do acordo de manutenção principal ou estendido para SAP ERP (como faz para o software SAP R/3 substituído por SAP ERP). No entanto, com as versões anteriores do SAP R/3, a tecnologia desatualizada do software subjacente pode atrapalhar a implementação de soluções eficazes para atender os padrões atuais de conformidade. O atendimento de padrões de conformidade envolve um bocado de trabalho manual, retrabalho e custos de auditoria. Um estudo da SAP mostra que o gasto total em conformidade aumentou de $10,5 bilhões em 2004 para $27 bilhões em 2006, com mais de 40% do esforço atribuível ao efetivo de empregados. Com suas soluções integradas para governança, risco e conformidade, o SAP ERP 6.0 permite uma estrutura unificada em nível de empresa que correlaciona e alinha todas as atividades. Mediante investigação, muitas empresas descobrem que o SAP ERP oferece benefícios consideráveis nesta área - benefícios que devem ser incluídos na definição do caso de negócio de um upgrade. Garantindo a Estabilidade do Negócio e do Sistema de TI Conduzir um negócio produtivo em um ambiente de software SAP é um importante compromisso de TI. Qualquer distúrbio ou instabilidade no ambiente pode afetar o desempenho de toda a empresa. Ademais, o software ERP deve se manter em conformidade com a tecnologia de base de sua empresa, incluindo o sistema operacional, versão do banco de dados e hardware. Os sistemas operacionais e versões de bancos de dados normalmente têm prazos de manutenção menores do que as versões de software SAP e exigem upgrades mais freqüentes do que as aplicações SAP. Assim, as versões mais antigas do SAP R/3 podem não ser compatíveis com versões mais recentes de sistemas operacionais e bancos de dados e podem não conseguir utilizar as funcionalidades e desempenho melhorados das novas versões. Fazendo upgrade para SAP ERP 6.0, você pode se manter atualizado com a tecnologia de base e garantir a continuidade do negócio e a estabilidade do sistema. Fornecendo Suporte e Manutenção de Sistema de Forma Contínua Com sua estratégia de manutenção (manutenção padrão de cinco anos, manutenção estendida por um ano mediante taxa adicional de +2% e por mais dois anos a +4%) a SAP introduziu um conceito que permite aos clientes planejar e usar uma versão de software SAP por até oito anos um compromisso que é único no setor de aplicações negociais. Como parte deste conceito, os clientes recebem suporte contínuo, ajustes rápidos e pacotes normais de suporte. Isso demonstra a força do compromisso da SAP em fazer do SAP ERP 6.0 uma solução de longo prazo que proporcione estabilidade aos clientes e maximize o valor de seu investimento para além de O SAP R/3 4.6C entrou no período de manutenção estendida em 1º de janeiro de 2007 e os clientes SAP que pagaram a taxa adicional terão suporte contínuo até 31 de dezembro de No entanto, na estratégia de produto SAP ERP, espera-se que o SAP ERP 6.0 seja a versão para a qual migrar pelo menos até 2012, fornecendo manutenção principal até março de 2013 e manutenção estendida até Assim, o benefício de pagar as taxas de manutenção estendida para versões anteriores do SAP ERP talvez esperar pela próxima versão principal é limitado. Além disso, alocar o pessoal interno ou contratar consultores para dar manutenção a versões desatualizadas sai muito caro. É importante considerar essas reduções de custo em potencial bem como os benefícios operacionais do SAP ERP 6.0 no seu cálculo de caso de negócio. 10 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

11 Custo Total de Propriedade Estudos de mercado do mostram que até 80% dos orçamentos de TI são gastos como custo de operações. Uma das principais contribuições ao alto custo de operações é um ambiente de software desnecessariamente complexo. Um upgrade para SAP ERP 6.0, quando combinado com outras iniciativas de TI, pode reduzir o TCO, principalmente em termos de custos operacionais. Reduzindo o Nível de Modificação e Customização Como a arquitetura e a tecnologia do software SAP é bastante flexível, alguns clientes SAP investem pesado em modificações de código SAP e desenvolvimentos customizados. Enquanto isso é possível ajustar seu sistema de software de forma contínua para atender a novos requisitos de negócio, o gerenciamento de ciclo de vida e manutenção de sistemas de software SAP se torna cada vez mais caro e difícil. "No andamento do upgrade, conseguimos substituir cerca de 50% de todas as modificações individuais de nossa versão anterior com funções padrão oferecidas pelo mysap ERP [agora SAP ERP]. Para nós, isso indica com clareza que a SAP está melhorando sua forma de pensar em alinhamento com as necessidades de outras empresas e no mapeamento dos requisitos de processos industriais em suas soluções." Manfred Schmid, Diretor de Informações, Carl Zeiss Optronics GmbH As estimativas internas da SAP indicam que até 60% dos desenvolvimentos customizados não estão sequer sendo usados. De acordo com uma pesquisa de clientes realizada pela SAP em 2006, mais de 40% dos clientes aproveitam a oportunidade de um upgrade para limpar seus sistemas de software eliminando modificações não utilizadas e desenvolvimentos customizados. A economia obtida pela redução dessas modificações pode dar uma contribuição considerável para o caso de negócio do upgrade. Consolidando o Ambiente de Software A consolidação do seu ambiente de software pode proporcionar uma boa oportunidade para fazer o upgrade para o SAP ERP 6.0, já que ambos os projetos requerem uma análise detalhada do ambiente e podem ser implementados simultaneamente para minimizar a interrupção. Conforme sua estratégia de TI, você pode rodar sistemas de software SAP centralizados ou descentralizados. Enquanto algumas multinacionais rodam o SAP ERP no modo de cliente único, outras permitem que suas unidades descentralizadas de TU e negócios rodem sistemas de software individuais. Com a crescente pressão para reduzir os gastos com TI, existe uma tendência na comunidade SAP de consolidar os ambientes de software SAP e substituir sistemas legados para enxugar o hardware e a infra-estrutura de servidor e reduzir os custos indiretos. Projetos de consolidação são normalmente planejados durante anos, com o objetivo de obter um ambiente consolidado em uma meta unificada, normalmente a versão mais recente do SAP ERP. Um ambiente de software SAP mais consolidado aumenta a eficiência e flexibilidade do negócio e reduz a complexidade e despesas de futuros projetos de implementação. Consolidar seu ambiente de software também facilita consideravelmente os upgrades futuros. Reduzindo o Custo das Operações Consolidar o software de SAP reduz o número de sistemas de software SAP e servidores, bem como o número de modificações e desenvolvimentos customizados. Isso, por sua vez, reduz o esforço necessário para tarefas de administração de sistema em andamento (tais como realização de back-up ou aplicação de novos pacotes de suporte). E o uso de pacotes de melhorias para implantar funcionalidades melhoradas reduz a necessidade de futuros upgrades e também pode reduzir o custo de operações. Além dessa economia, existem oportunidades adicionais para aumentar a eficiência das operações de TI usando as ferramentas sincronizadas e a infra-estrutura disponível no SAP ERP 6.0. Por exemplo, usando os robustos e automatizados recursos e funções de administração ou usando funções de análise tais como análise de causa raiz, é possível reduzir tarefas manuais de manutenção de sistema. E a solução de gerenciamento de aplicação SAP Solution Manager oferece centros de trabalho relacionados a monitoração, prestação de serviço e administração de sistema que melhoram ainda mais a eficiência.... com o upgrade para SAP ERP, os custos de manutenção de TI se reduziriam em 22% nos próximos três anos, levando a um rápido retorno do investimento." Fabio Fricano, CIO, Tosinvest Information Technologies Começando com um Upgrade para SAP ERP

12 PLANEJANDO UM UPGRADE PARA SAP ERP 6.0 Após a fase de descoberta e avaliação inicial, que produz uma definição de alto nível do negócio e requisitos de TI bem como caso de negócio, entra-se em uma fase mais detalhada de avaliação e planejamento. Em uma pesquisa realizada pela SAP em 2007, 67% dos entrevistados disseram que os fatores de gerenciamento de projeto são os principais desafios que enfrentam durante a fase de planejamento de upgrade e 57% disseram que as estimativas de custo e esforço são os principais desafios. A definição de uma estratégia de upgrade e desenvolvimento de um cronograma também são desafios significativos durante o planejamento e avaliação, em especial em grandes empresas. Esta seção resume os desafios, melhores práticas e recomendações da SAP para esses e outros importantes fatores de planejamento. Upgrade Information Center Um ponto único de acesso para informações relacionadas a upgrade por todo o ciclo de vida do processo em geral ou específico para uma solução está disponível em Este site contém informações para vários públicos-alvo (com foco técnico e negocial) em inglês, alemão e japonês e é atualizado regularmente. Informações específicas sobre a aplicação SAP ERP podem ser encontradas em Avaliando o Impacto do Upgrade em Sua Solução Existente Mesmo na fase de planejamento, você deve realizar uma avaliação inicial de risco e impacto para obter uma imagem correta dos geradores de custo do(s) projeto(s). O risco, a dificuldade e a duração do upgrade para SAP ERP 6.0 variam bastante, dependo da versão de origem e do ambiente de sistema. Por exemplo, fazer upgrade a partir de SAP R/3 4.6C ou superior é consideravelmente mais fácil e envolve menor risco porque envolve apenas limitadas mudanças de código no componente central de seu software ERP atual que é o núcleo do novo software SAP ERP. Para versões inferiores a SAP R/3 4.6C, os upgrades para o SAP ERP 6.0 envolvem um risco maior e podem exigir mais ajustes de aplicação, teste e treinamento de usuário. O nível de risco e a necessidade de ajustes de aplicação e treinamento de usuário também aumentam com a complexidade do ambiente de sistema de software e seus níveis de customização e modificação. Uma boa rotina de TI (arquivamento, documentação e manutenção periódica do sistema) também podem aumentar significativamente a eficiência de um upgrade. E o uso de soluções de SAP no setor com base em SAP R/3 pode aumentar o esforço envolvido no projeto. Recomendação SAP: Para obter uma avaliação detalhada e confiável do risco e da complexidade de um projeto de upgrade, você deve realizar uma análise de impacto de pelo menos um sistema de software típico como referência e como base para uma avaliação técnica inicial de risco. Com o portfólio de serviços SAP Safeguarding for Upgrade, a SAP oferece uma abordagem holística para redução de riscos técnicos em upgrades de software SAP, já que se focaliza particularmente na avaliação inicial de risco técnico e a adapta a sua situação específica (ver safeguardingupgrade). De acordo com uma pesquisa realizada pela SAP em 2006, cerca de 35% dos clientes SAP alegam ter estabelecido um procedimento local para avaliar os fatores de risco e o impacto de um upgrade na solução existente. Tal procedimento é essencial para calcular os recursos necessários e preparar sua empresa para lidar com os desafios. Pré-requisitos Técnicos e Limitações Para fazer o upgrade para SAP ERP 6.0 você pode precisar: Mudar o seu hardware, sistema operacional ou plataforma de banco de dados Efetuar uma conversão para Unicode (se um cliente utilizar tecnologia de exibição múltipla e processamento múltiplo [MDMP] ou páginas de códigos misturados para exibir idiomas com diferentes grupos de caracteres) 12 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

13 Ao fazer upgrade para SAP ERP 6.0, você pode encontrar as seguintes limitações: Disponibilidade limitada de versões de países ou produtos de terceiros ferramentas de arquivamento, por exemplo Uso restrito to SAP Internet Transaction Server (SAP ITS) (Observação: o SAP ITS foi integrado no SAP NetWeaver, proporcionando menor funcionalidade. O produto SAP ITS autônomo anteriormente existente não é mais suportado pela SAP. Os clientes que vinham usando os recursos avançados do SAP ITS com seu software SAP R/3 e quiserem continuar a usá-los precisam realizar uma migração para a versão mais recente do componente SAP NetWeaver Portal antigo componente SAP Enterprise Portal onde esses recursos agora se encontram. Os clientes que quiserem continuar usando os recursos básicos do SAP ITS precisam realizar uma migração para o software ITS que agora é parte do SAP NetWeaver.) Problemas de compatibilidade com outras aplicações SAP ou produtos de terceiros (por exemplo, não compatíveis com Unicode) Você pode encontrar amplas informações sobre as limitações técnicas do software SAP ERP na Nota SAP e informações sobre o SAP ITS na Nota SAP (As Notas SAP estão disponíveis no SAP Service Marketplace em É necessário cadastramento.) Conversão para Unicode Os Clientes de Conversão para Unicode que quiserem fazer upgrade para SAP ERP 6.0 e estiverem rodando software SAP R/3 com tecnologia MDMP ou páginas de código misturado devem combinar seu upgrade com uma conversão para Unicode. As tecnologias SAP anteriores se tornaram obsoletas por diversas razões por exemplo, elas não possibilitam uma comunicação apropriada com aplicações com base em Java. (Ver Nota SAP ) A conversão para Unicode somente é necessária para quem usa MDMP ou páginas de código misturado. No entanto, algumas empresas podem querer realizar uma conversão para Unicode para ter suporte futuro para idiomas com páginas de diferentes códigos por exemplo, para usuários em países asiáticos ou da Europa Oriental. Mais detalhes sobre os procedimentos para realizar uma conversão Unicode com um upgrade para a mais nova versão de software SAP ERP são fornecidos nas respectivas Notas SAP listadas ao final deste documento (ver "Informações Adicionais"). E você pode encontrar informações gerais sobre Unicode e SAP ERP 6.0 em Programando um Upgrade Há muitos fatores a considerar no desenvolvimento de um cronograma detalhado para atender suas necessidades específicas um cronograma com os prazos e ordem ideais dos projetos individuais de upgrade. Uma transição para SAP ERP 6.0 raramente é um único projeto. É geralmente um programa que abrange vários sistemas produtivos de software SAP por diversos anos ou mesmo meses. Mas independente da extensão do upgrade, a duração do upgrade é crítica considerando o esforço e tempo ocioso de sistema que envolve. Assim, um upgrade para SAP ERP 6.0 precisa ser coordenado com seu grupo de planejamento de TI. Os seguintes fatores influenciam a programação de um upgrade: Complexidade do ambiente atual de TI e o número de sistemas de software SAP R/3 ou SAP ERP em que será feito upgrade. Cronograma e sobreposição com outros projetos de TI tais como lançamento global de produtos, projetos de inovação em andamento ou projetos de consolidação. Estratégia de upgrade e escopo do projeto Recomendação SAP: Para identificar dependências com outros projetos de TI, você deve realizar um inventário de todos os projetos em produção e garantir que os cronogramas são compatíveis. Em geral, você deve programar um upgrade para um período de baixa atividade de negócio e procurar janelas favoráveis para a fase de sistema ocioso. Determinando uma Estratégia de Upgrade A execução bem sucedida de um upgrade para SAP ERP 6.0 requer uma estratégia bem definida incluindo uma abordagem e um escopo de projeto com base nas circunstâncias e objetivos de sua empresa. A estratégia tem um grande efeito não apenas na duração e esforço do projeto mas também no ROI imediato do upgrade. A estratégia de upgrade normalmente consiste de diversos estágios que progressivamente expande a funcionalidade, aumenta o valor do negócio e prepara a empresa para a transição para o SOA empresarial ao mesmo tempo em que minimiza o risco. Este processo tipicamente dura de três a cinco anos e consiste de três fases distintas: upgrade técnico, melhorias funcionais e melhorias estratégicas. Começando com um Upgrade para SAP ERP

14 Passo 1: Upgrade Técnico Esta fase inicial envolve um upgrade puramente tecnológico cujo objetivo principal é a implementação da nova versão de software como a base para todas as melhorias subseqüentes. O impacto desta fase no seu negócio e nos processos de negócio é muito limitado: Funções de negócio anteriormente utilizadas são mantidas. Modificações e desenvolvimentos customizados são reduzidos (o que reduz o custo de operações e a complexidade do sistema). Pode ser realizada conversão Unicode. O upgrade técnico simplesmente cria a base para as melhorias funcionais e estratégicas. Passo 2: Melhorias Funcionais Voltada aos benefícios do negócio, esta fase se concentra em aumentar o valor do negócio implementando as funções mais valiosas do novo software e criando a base para futuras inovações de negócio e melhor automação de processos. Durante esta fase, as modificações em software SAP E desenvolvimentos customizados são substituídos por (novas) funções padrão de software SAP. A excelência operacional é melhorada pela escolha e implementação de funções que oferecem o maior benefício para o negócio com o menor esforço. Embora esta fase possa ser combinada em um único projeto com o upgrade técnico, as estatísticas mostram que mais de 80% dos clientes SAP tratam esta segunda fase como um projeto à parte, a ser realizado após ter sido concluído um upgrade técnico e ter sido obtida estabilidade geral. Banco de Dados de Experiência de Upgrade SAP Os clientes SAP que planejam um projeto de upgrade freqüentemente solicitam dados de benchmarking ou estatística de projeto colhidos de upgrades concluídos por outros clientes. A SAP armazena esses dados em um banco de dados que inclui informações sobre: Duração do projeto Tempo ocioso do negócio Razões para o Upgrade Satisfação com o upgrade Se você quiser compartilhar suas experiências de upgrade com outros clientes ou saber mais sobre as experiências de outros clientes, vá em Passo 3: Melhorias Estratégicas A fase três envolve a implementação de processos de negócio novos e otimizados e cenários que exploram ao máximo as novas funções SAP ERP e possibilitam o SOA empresarial. Pode incluir a implementação de outros sistemas de software e depende bastante das necessidades de negócio de sua empresa. O SOA empresarial permite reduzir os ciclos de vida de inovação de aplicação e implementar melhorias estratégicas de negócio no seu próprio ritmo. Estimativa de Custo e Esforço Grandes empresas que rodam múltiplos projetos de upgrade normalmente começam com estimativa de custo e esforço de alto nível para um programa de upgrade em toda a empresa. Esta estimativa se baseia em resultados de um upgrade de referência - normalmente efetuado em uma cópia de um típico sistema de software SAP ERP produtivo. Os clientes SAP também podem incluir experiências de projetos de upgrade anteriores e dados de benchmark de analistas ou da SAP para detalhar os custos de upgrade nas principais categorias de custo. Após a estimativa de alto nível, os fatores de custo e esforço devem ser considerados em detalhe. Presumindo que o escopo do projeto seja apenas um upgrade técnico, estes são alguns dos indicadores e exemplos usados na estimativa de custo: Custos da equipe interna de TI e negócios Aspectos do projeto geral e gerenciamento de mudança (envolvem cerca de 10% do esforço total do projeto) Prazo para os ajustes de aplicação do projeto geral (por exemplo, uma hora para cada ajuste simples das modificações em software SAP ou desenvolvimentos customizados) Esforço de teste (envolve até 40% do esforço total do projeto, dependendo do grau de ajustes de aplicação e da maturidade dos procedimentos de teste existentes) Esforço de treinamento, se for o caso depende do número de usuários envolvidos, o conceito de treinamento utilizado (sala de aula versus treinamento eletrônico) e a extensão das melhorias funcionais (Observação: Para a maioria dos upgrades técnicos envolvendo SAP R/3 4.6C ou superior como versão inicial, o treinamento não é necessário.) 14 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

15 Custos de assistência externa Custos adicionais de hardware, se for o caso (Observação: Para ajustes do servidor da CPU, disco rígido ou memória você deve calcular um aumento de tamanho de cerca de 10% para cada versão superior. Cerca de 40% dos upgrades conhecidos para SAP ERP 6.0 não exigem qualquer ajuste de hardware ou tamanho.) Os custos de licença adicional para terceiro ou software SAP, se for o caso (e se os custos ainda não estão cobertos por contratos para SAP ERP ou a família SAP Business Suite ou aplicações de negócios). A estimativa de custo de alto nível normalmente resulta em uma presunção básica de custo por usuário de negócio envolvido. Relatórios de analistas, tais como AMR e estudos Forrester, oferecem faixas de números como orientação. Recomendação SAP: Para uma estimativa detalhada de custo e esforço, o resultado de um upgrade de teste e uma análise aprofundada de sistema quanto ao nível de complexidade são as melhores práticas recomendadas. Quick Upgrade Evaluation Service Este serviço SAP permite avaliar seu projeto de upgrade pela combinação de análise remota e um workshop de dois dias no local que inclui uma estimativa de custo, estimativa do esforço necessário e plano de marcos para executar seu projeto de upgrade. O serviço resulta em um "documento de decisão" que pode servir de base para uma proposta SAP de preço fixo para uma execução de upgrade técnico. As condições individuais de cada sistema em que se fará upgrade, fatores específicos de risco e limitações técnicas podem ser geradores de custo em potencial. Assim, você deve estabelecer os pressupostos para os geradores de custo significativos e aplicá-los às condições específicas de sua solução existente. Gerenciamento de Projeto e Risco Assim que a estimativa detalhada do custo e esforço específica para o projeto estiver concluída e aprovada, você precisa determinar uma estrutura de governança e depois alocar os recursos necessários. Ao final desta fase de preparação, você pode organizar uma reunião de início de projeto durante a qual a equipe pode acordar sobre outros padrões, procedimentos e marcos. Em fases subseqüentes do projeto, um gerente de projeto deve realizar rastreamento da evolução, monitoração do orçamento gerenciamento de capacitação e recursos, gerenciamento eficiente de incrementação e gerenciamento de comunicação e mudança, bem como coordenar a equipe de aplicação e equipe técnica. Fatores de Sucesso Estes fatores são críticos para o gerenciamento bem sucedido de um upgrade para SAP ERP 6.0: Estrutura de governança apropriada e comprometimento da alta gerência, que garantem o envolvimento de todas as unidades de TI e negócio, procedimentos rápidos de incrementação e solução de problemas, alinhamento com outras iniciativas de TI e assim por diante. Capacidade suficiente Equipe de projeto com os conhecimentos adequados Aderência aos padrões e diretrizes do projeto Escopo de projeto definido com clareza e procedimentos confiáveis de gerenciamento de mudança, em especial para tratar do período de congelamento do código (Observação: Congelamento do código é o ponto em um projeto de upgrade a partir do qual o código fonte não pode ser modificado até que o sistema entre em produção.) Padrões e Procedimentos Para garantir a eficiência e transparência das tarefas críticas e o andamento geral do projeto, são necessários os seguintes padrões e procedimentos abrangentes: Padrões para documentação de projeto, solução de problemas, rastreamento da evolução e procedimentos para incrementação Abordagem e escopo do projeto (por exemplo, somente upgrade técnico) Papéis e responsabilidades dos recursos internos e externos envolvidos Preparação do ambiente de projeto e procedimentos de congelamento do código Diretrizes e procedimentos para a estratégia de teste e treinamento O SAP Solution Manager e o conteúdo do SAP Upgrade Road Map podem ajudá-lo a definir padrões e procedimentos e assegurar que sejam cumpridos. Duração e Seqüência do Projeto Como mostrado no banco de dados de experiência de upgrade SAP, o tempo médio de duração de um upgrade técnico para SAP ERP 6.0 é de cerca de três a cinco meses. A Figura 4 mostra as recomendações da SAP para dividir o esforço de upgrade em diferentes fases em um projeto de upgrade de quatro meses. Começando com um Upgrade para SAP ERP

16 Semana do calendário 1 Preparação de projeto 2 Projeto 3 Realização 4 Preparação final para troca 5 Entrada em operação e suporte Abril Maio Junho Julho Agosto semanas semanas Congelamento de código semanas semanas Guia de Utilização: Como Usar o SAP Solution Manager em Projetos de Upgrade Este documento (disponível em map) ajuda a decidir como a solução de gerenciamento de aplicação SAP Solution Manager pode ser benéfica durante um upgrade de software SAP. O guia detalha todas as funções que suportam upgrades. Figura 4: Planejamento de Marcos em um Projeto de Upgrade Técnico Recomendação SAP: Existem diversas estratégias para determinar a seqüência das atividades envolvidas em um upgrade para SAP ERP 6.0.Para garantir a melhor manutenção possível (tais como correções e mudanças de código) para seu ambiente de software SAP em produção, a SAP recomenda o seguinte método: Como parte de seu planejamento inicial, prepare um sistema de referência (uma cópia representativa de um sistema de software produtivo) para obter informações sobre estimativas mais detalhadas de planejamento, custo e esforço e análise de impacto. Para cada sistema de software produtivo, realize outro upgrade de teste construindo um "sistema de projeto" a partir de uma cópia do sistema de software. Trabalhar com um sistema de projeto permite fazer um "test drive" da maioria das tarefas do projeto, tais como ajustes de aplicação e teste de unidade, antes de fazer upgrade no ambiente real de projeto (incluindo sistemas de desenvolvimento e garantia de qualidade). Essa abordagem de risco minimizado também reduz o período de congelamento de código. Ferramentas de Gerenciamento de Upgrade e Assistência Para manter seu upgrade no caminho certo, utilize o SAP Solution Manager, SAP Upgrade Road Map e quando necessário assistência especializada externa. SAP Solution Manager Você pode usar esta solução de gerenciamento de aplicação para: Gerenciar a documentação de projeto de forma eficiente Documentar processos de negócio envolvidos no upgrade Alavancar as funções de teste integrado e treinamento de usuário SAP Upgrade Road Map O conteúdo do SAP Upgrade Road Map é fornecido com o SAP Solution Manager. Ele fornece uma metodologia padrão incluindo melhores práticas para todos os aspectos de gerenciamento de projeto, aspectos técnicos e de negócio de um projeto de upgrade técnico. Com seus checklists, templates e descrições de como fazer, o mapa visa a fornecer diretrizes ao gerente de projeto e à equipe de aplicação e equipe técnica para ajudá-los a agilizar e otimizar as atividades primárias do projeto. "Graças ao ótimo suporte da SAP e SAP Consulting, conseguimos migrar todo o nosso negócio do SAP R/3 4.6C para mysap ERP 2005 [atual SAP ERP 6.0] em 120 dias com zero tempo ocioso imprevisto. O upgrade forma a base para implementarmos novas funcionalidades que irão melhorar nossos processos de negócio e operações." Torsten Kästel,Diretor de TI, Technische Werke Ludwigshafen AG 16 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

17 O mapa (ver Figura 5) é estruturado em cinco fases e dá acesso a outras ferramentas, tais como o visualizador de solução a caixa de ferramentas de upgrade específico da aplicação (ASU) da SAP. Para uso offline o SAP Upgrade Road Map também está disponível em formado HTML. Você pode baixá-lo de Assistência Externa Se os seus recursos internos forem limitados ou se a sua equipe não dispuser dos conhecimentos necessários para um upgrade para SAP ERP 6.0, existe treinamento ou serviços especializados disponíveis para ajudá-lo a evitar surpresas e garantir que seu projeto permaneça no prazo e dentro do orçamento. As pesquisas da SAP indicam que a maioria dos clientes SAP ERP depende de algum tipo de assistência externa para garantir o melhor resultado para seus projetos de upgrade. A Figura 6 mostra a proporção de clientes que usa assistência externa nas diversas áreas de um upgrade. A SAP dá suporte a seus clientes com serviços especializados sob medida Também fornece conceitos de envolvimento holístico, como o portfólio de serviços SAP Safeguarding para Upgrade ou serviços de treinamento de upgrade. Com os serviços de treinamento, um orientador SAP com experiência em todos os aspectos de gerenciamento e tecnologia de projetos auxilia em seu upgrade. Plano Figura 5: Conteúdo do SAP Upgrade Road Map 2% 0% Construção Descoberta de Upgrade Avaliação de Upgrade Implementação de Upgrade Preparação do Projeto Documentar solução atual e preparar projeto 9% 9% 10% Projeto Especificar escopo de implementação e necessidades de ajustes de solução 23% 20% Mapa do Upgrade Realização Implementar e ajustar solução 30% Preparação Final para Troca Realizar testes de integração e sistema e planejar troca Troca e Suporte de Produção Executar upgrade e suporte de sistema de produção Sim para executar o upgrade técnico Sim para auxiliar na fase de planejamento Sim para cuidar de todos os aspectos do projeto Sim para suprir deficiências de conhecimento especializado em desafios específicos Sim para suprir a falta de recursos Não suprido apenas com recursos internos Figura 6: Respostas dos Clientes à Pergunta: "Você Usa Assistência Externa para um Upgrade?" 36% 40% 50% 59% 60% Começando com um Upgrade para SAP ERP

18 EXECUTANDO UM UPGRADE PARA SAP ERP 6.0 A tecnologia aperfeiçoada que a SAP vem usando desde o upgrade para SAP R/3 Enterprise facilita consideravelmente o upgrade. De acordo com resultados recentes do banco de dados de experiência com upgrade SAP, os atuais procedimentos de upgrade para a execução técnica atendem ou superam as expectativas dos clientes em 86% dos upgrades para SAP ERP 6.0. No entanto, você e sua empresa precisam estar preparados para os desafios em cada fase do projeto para garantir que o upgrade ocorra sem contratempos. Uma pesquisa realizada pela SAP em 2007 revela quais áreas são consideradas como os principais desafios durante a fase de implementação de upgrade e que percentual de participantes da pesquisa consideraram essas áreas particularmente desafiadoras: Ajuste de infra-estrutura de TI (44%) Implantação técnica e minimização de tempo ocioso (66%) Ajustes de aplicação e modificação (35%) Testes eficientes (68%) Treinamento de usuários (44%) Esta seção fornece os detalhes, melhores práticas e recomendações da SAP para cada uma dessas áreas. Ajuste de Infra-estrutura de TI O banco de dados de experiência com upgrade SAP mostra que 40% dos clientes SAP não precisam ajustar sua configuração de hardware para fazer um upgrade para SAP ERP 6.0.No entanto, na maioria dos casos eles acham necessário fazer ajustes em sua infraestrutura de TI. Esses ajustes podem incluir o redimensionamento do servidor de aplicação, implantação de novos componentes front-end, ajustes de rede para manter o desempenho do sistema, upgrade ou migração de seu sistema operacional e plataforma de banco de dados e conversão para Unicode. Redimensionamento do Servidor de Aplicação Como regra, com cada nova versão do SAP ERP, as demandas de hardware para o servidor de aplicação crescem em cerca de 10%. O upgrade para SAP ERP 6.0 a partir da versão SAP R/3 4.6C aumenta as demandas da memória do servidor de aplicação em 55% e da CPU do servidor de aplicação em 22%. Para cada nova versão do SAP ERP, a SAP fornece mais detalhes sobre os requisitos de dimensionamento delta nas respectivas Notas SAP listadas na seção "Informações Adicionais" ao final deste documento. A SAP fornece uma ferramenta gratuita de "dimensionamento rápido" para ajudá-lo a obter uma avaliação inicial de tamanho. Implantando Novos Componentes Front-End SAP A SAP recomenda que você use e implante a versão mais recente da interface gráfica de usuário (GUI), que é retrocompatível com as aplicações SAP anteriores. Para rodar a GUI mais recente, você pode precisar atualizar o hardware ou o sistema operacional dos PCs de usuários. Mais dicas e truques para uma implantação econômica do front-end SAP se encontram no documento de estratégia de implantação de front-end SAP (ver "Informações Adicionais"). Fazer Ajustes à Rede para Manter o Desempenho do Sistema Para evitar gargalos de desempenho após um upgrade para SAP ERP 6.0 e garantir que o seu sistema irá desempenhar tão bem quanto antes ou melhor, a SAP oferece um documento (Dimensionamento de Rede SAP) que resume as principais recomendações para uma configuração otimizada de rede. Está disponível em Migrar ou Fazer Upgrade em seu Sistema Operacional ou Plataforma de Banco de Dados Isso é um pré-requisito em potencial para realizar um upgrade técnico. Além disso, alguns clientes vêem o projeto de upgrade como uma oportunidade para mudar seu fornecedor de sistema operacional ou banco de dados para reduzir seu custo de operações. 18 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

19 Conversão para Unicode Se você está realizando conversão para Unicode juntamente com a fase de colocação em produção do projeto de upgrade, você precisa levar em consideração requisitos adicionais de dimensionamento como os descritos nas Notas SAP dedicadas (ver "Informações Adicionais"). As notas também explicam os motivos para uma conversão para Unicode. Implantação Técnica Com o upgrade para o software SAP R/3 Enterprise em 2003, a SAP melhorou de forma significativa seus procedimentos de upgrade introduzindo a tecnologia de troca de sistema. Hoje essa tecnologia é usada de forma consistente para todas as aplicações SAP com base na linguagem de programação ABAP. Também é usada em aplicações com base em Java. Benefícios da Tecnologia de Troca de Sistema Com esta tecnologia você pode "trocar" uma versão do SAP ERP (por exemplo, uma versão mais antiga de SAP R/3) para uma versão alvo (por exemplo, SAP ERP 6.0) em uma única etapa. Em contraste com as tecnologias de migração, as tecnologias de troca (aplicáveis para versões de origem a partir de SAP R/3 3.1I em diante) ajustam o novo software SAP, o banco de dados subjacente e a estrutura de dados relacionada em um procedimento "no local" sem mover dados para fora do banco de dados. Comparada com as tecnologias anteriores de upgrade (usadas para fazer upgrade para o software SAP ERP 4.6C, por exemplo), a tecnologia de troca de sistema move as principais atividades da fase de tempo ocioso para a fase de tempo ativo. Isso reduz a média de "tempo técnico ocioso" de um upgrade para SAP ERP 6.0 (que dura uma média de oito horas) em mais de 50% em comparação a upgrades anteriores das versões do SAP R/3 para SAP R/3 4.6C. Como o componente central do SAP ERP permanece estável, o upgrade técnico é também muito mais previsível e fácil do que upgrades para versões anteriores do SAP R/3. Minimizando o Tempo Ocioso O tempo ocioso total é dividido entre tempo ocioso técnico e tempo ocioso de negócio. O tempo ocioso técnico é o tempo durante o qual o sistema de software não pode ser usado de forma produtiva. Não inclui o tempo para back-up de dados, teste e assim por diante. O tempo ocioso de negócio e o tempo (planejado ou não) em que o sistema de software ou solução não está disponível para os usuários. Inclui o tempo ocioso técnico mais o tempo necessário para o back-up de dados e testes finais. Você pode reduzir o tempo ocioso técnico da seguinte forma: Escolhendo a estratégia de "tempo ocioso minimizado" em vez de "recurso minimizado (Para detalhes, ver as informações no guia principal de upgrade, listado na tabela intitulada "Realizando a Implantação Técnica", que pode ser encontrada na seção "Informações Adicionais" ao final deste documento.) Preparando uma limpeza pré-upgrade nas tabelas de bancos de dados envolvidas na conversão de dados durante o tempo ocioso Usando conversão incremental de tabelas durante o tempo ativo para tabelas com estrutura alterada no SAP ERP 6.0. Fazendo upgrade depois que a infra-estrutura de hardware já foi reconfigurada, melhorada ou redimensionada (caso esteja realizando qualquer dessas tarefas), o que aumenta a velocidade das atividades relacionadas a banco de dados em particular Assegure-se de usar sempre a correção mais recente da ferramenta de upgrade O tamanho do banco de dados não tem impacto direto na duração do tempo ocioso técnico. O total do tempo ocioso do negócio pode ser influenciado por fatores adicionais tais como: Estratégia de backup Dependendo da quantidade de tempo disponível, uma estratégia de back-up on-line em vez de off-line pode reduzir ainda mais o tempo ocioso total, enquanto tecnologias como back-up de espelho dividido pode reduzir o tempo ocioso de back-up a zero. Atividades pós-upgrade O tempo necessário para preparar o sistema para disponibilização para os usuários pode ser aumentado dependendo dos idiomas instalados, os outros transportes que você quer que se incluam no sistema e a duração do teste de aceitação do usuário. A caixa de ferramentas ASU pode ajudá-lo com todas as atividades pós-upgrade. Cada sistema de software SAP é bastante individual em termos de configuração e dados de aplicação. Assim, uma previsão correta da duração total do upgrade e do tempo ocioso só é possível após analisar os resultados de um upgrade de teste com uma configuração de hardware e volume de dados representativos. Ajustes de aplicação e modificação Usando um sistema de projeto (um sistema de "test drive"), você pode prontamente identificar todas as modificações relevantes e ajustes necessários em software SAP. Como resultado, você pode minimizar o tempo necessário para fazer os ajustes efetivos no sistema de desenvolvimento. Começando com um Upgrade para SAP ERP

20 Os ajustes de aplicação para um upgrade técnico envolvem quatro áreas principais: ajustes de modificações em software SAP, ajustes de desenvolvimentos customizados, customização de upgrade (delta) para processos de negócio existentes e funções padrão de software SAP e ajustes de interfaces ou aplicações SAP conectadas e produtos de terceiros. Ajustes a Modificações em Software SAP O processo de upgrade substitui objetos SAP modificados por objetos SAP padrão. As modificações que ainda são necessárias após o upgrade têm que ser ajustadas. Você pode prontamente identificar e tratar todas as modificações relevantes em software SAP bem como mudanças relacionadas em bancos de dados e estruturas de dados usando as ferramentas que a SAP fornece para ajuste de modificação. Ajustes em Desenvolvimentos Customizados Em contraste com objetos SAP modificados, os desenvolvimentos customizados de software não são diretamente afetados pelo processo de upgrade técnico. No entanto, como esses desenvolvimentos customizados estão embutidos em outros objetos SAP e com freqüência fazem referência a objetos padrão que podem ter mudado durante o upgrade, eles também exigem atividades de ajuste. As notas de versão SAP são a principal fonte de informação para identificar se e quanto de código customizado precisa ser modificado para continuar em conformidade com as funções padrão fornecidas no SAP ERP 6.0. Esses ajustes podem ser feitos usando as ferramentas de desenvolvimento padrão SAP. Além disso, a SAP oferece um pacote de otimização de desenvolvimento customizado para ajudá-lo a lidar com desenvolvimentos customizados de forma eficaz durante um upgrade e por todo o ciclo de vida da solução. Recomendação SAP: Se as modificações em software SAP e os desenvolvimentos customizados não estão mais em uso, você deve eliminá-los como parte das atividades de ajuste de aplicação no sistema de desenvolvimento para reduzir futuros custos de manutenção. As estatísticas da SAP mostram que muitos desenvolvimentos customizados e relatórios não são usados em nenhum caso. A SAP usa ferramentas padronizadas (como parte do serviço rápido de avaliação de upgrade, por exemplo) para analisar condições específicas do sistema. Isso ajuda a avaliar o impacto do upgrade e fornece uma base confiável para uma estimativa de custo e esforço. Customização de Upgrade para Processos de Negócio Existentes Na maioria dos casos, não há necessidade de mudar as configurações de customização para os processos de negócio existentes após um upgrade. No entanto, em algumas áreas, podem ser necessários ajustes específicos de customização para garantir que os processos de negócio existentes e as funções padrão SAP estão rodando corretamente. Neste caso, os ajustes necessários de customização podem ser destacados no guia de implementação para customização de upgrade (delta) (ver a seção "Informações Adicionais"). Com o upgrade, algumas transações se tornam obsoletas, substituídas por novas funcionalidades. As informações sobre requisitos adicionais de ajuste de aplicação são coletadas e fornecidas aos clientes SAP através da caixa de ferramentas ASU. Ajustes de Interfaces ou Aplicações Conectadas Como alguns processos de negócio rodam em vários sistemas ou usam produtos de terceiros, é importante garantir que todas as interfaces estejam documentadas corretamente antes do upgrade de forma que possam ser verificadas de forma eficaz durante o projeto de upgrade. Com seu componente central estável, o SAP ERP 6.0 reduz significativamente a necessidade de ajustes de aplicação, em especial para clientes fazendo upgrade a partir de SAP R/3 4.6C ou superior. Consulte os respectivos guias de upgrade no SAP Service Marketplace para detalhes (ver a seção "Informações Adicionais"). Este recurso on-line também contém informações sobre como implementar soluções SAP do setor. No futuro, espera-se que os pacotes de melhorias minimizem a necessidade de ajustes de aplicação, já que as novas funções podem ser ativadas seletivamente com impacto bastante limitado na aplicação em uso. Teste Um teste completo é crítico para minimizar o risco de interrupção do negócio em qualquer projeto, mesmo em projetos puramente de upgrade técnico. Conforme uma pesquisa realizada pela SAP em 2007, 68% dos clientes SAP alegam que o teste é um principal gerador de custos e um desafio nos projetos de upgrade. A necessidade do teste e o esforço envolvido são determinados pelo nível de ajustes de aplicação e escopo funcional do projeto. 20 Começando com um Upgrade para SAP ERP 6.0

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