Agremiação Politécnica da Universidade Federal de Goiás Amor pela Engenharia e Excelência nos Resultados

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2 Sumário 1 Funções Básicas Funções Matemáticas Valores independentes no parâmetro Intervalos no parâmetro Mais Funções matemáticas Funções Lógicas Operadores Lógicos A função SE Utilizando várias funções ao mesmo tempo Funções SE aninhadas 16 2 Classificação e Filtro Classificação Classificação Simples Classificação em Níveis Filtro Filtro Simples Filtro Avançado 25 3 Seção Estilos Formatar como Tabela e Estilo de Célula Formatação Condicional Realçar Regras das Células n primeiros e n últimos n% primeiros e n% últimos 34 4 Funções SE avançadas Relembrando a Função SE Funções SE aninhadas Funções SE com E e OU Funções CONT.SE, CONT.SES, SOMASE e MÉDIASE Função CONT.SE Função CONT.SES Função SOMASE 40

3 4.4.4 Função MÉDIASE Função SEERRO 41 6 Gráficos Semântica nos Gráficos 44 7 Macros 47 Bibliografia 50

4 1 Funções Básicas Agremiação Politécnica da Universidade Federal de Goiás 1.1 Funções Matemáticas No primeiro exemplo de utilização prática do Excel, será utilizado uma planilha com a relação de notas de uma quantidade de alunos em 4 notas diferentes. Nesta planilha, todos os números já estão configurados como números com uma casa decimal. Aqui podemos fazer como já foi mostrado, utilizando a forma de somar C4+D4+E4+F4 (relembrando: toda função no Excel deve começar com = ), a célula G4 para calcular a soma das notas. Feito isso, é possível dividir essa função pela quantidade de notas diferentes, neste caso sendo 4. Então a função da célula será (C4+D4+E4+F4)/4. Aplicando o que foi dito chegamos ao resultado esperado, 6,8.

5 Selecione a célula G4 e arraste o mouse para o canto inferior direito da célula, até que este se transforme em um sinal de mais. Após essa mudança do ícone do mouse, segure o botão esquerdo do mouse e arraste-o até a célula G8. Nessa transição de lugar, todas as células dentro do intervalo serão realçadas com uma borda, estas células estão prestes a sofrer uma alteração com base na função da célula G4. Ao soltar o botão do mouse na célula G8, todas as células entre o intervalo da inicial (G4) e a final (G8) agora possuem o mesmo tipo de função da célula G4, mas com uma diferença extremamente importante: ao arrastar para baixo (navegando entre diferentes linhas), o número de cada linha que estava na célula G4 aumentou a cada mudança de linha. Na prática, isso fez com que o Excel calculasse automaticamente todas as médias aritméticas dos diferentes alunos. Ao lado de cada média está escrito como cada função foi copiada para as células

6 abaixo. Perceba também que o número 4 ficou inalterado, apenas os números das linhas dos endereços das células dentro da função sofreram alteração. Essa funcionalidade do Excel se chama AutoPreenchimento. Por mais que essa função utilizada nos retorne o valor correto, ela é cansativa de ser criada em casos mais gerais. Imagine, por exemplo que exista uma planilha com a venda de cada carro por mês durante 10 anos, e, ao final é requerido uma média de carros por mês. Seria necessário preencher a célula com uma soma de 120 termos, inseridos manualmente. E mesmo assim, ao passar do tempo, outros meses poderão ser adicionados à planilha, fazendo com que a cada alteração seja necessária uma mudança em todas as linhas da planilha. Por sorte, o Excel possui a função MÉDIA, que calcula a média de termos automaticamente. Mas antes falaremos sobre a função SOMA. A função SOMA, como o próprio nome diz, nos retornará a soma dos valores colocados como parâmetro. Tais valores podem ser independentes entre si, ou um intervalo. Ambos os casos serão retratados aqui. No exemplo Média dos Alunos, acrescentamos uma coluna antes da última, para mostrar o funcionamento da função SOMA. Apague o conteúdo da função média, pois a faremos mais adiante de uma outra forma (é bom lembrar que para uma melhor semântica, as células devem estar configuradas como Número, como já mostrado em (...) ) Valores independentes no parâmetro Para fazer a somatória das notas dos alunos utilizando a função SOMA, colocamos o endereço de cada célula que queremos somar dentro da função, que deve estar localizada na célula em que queremos que o resultado seja mostrado. Para a utilização correta da função SOMA, colocamos os termos que queremos que sejam somados dentro dos parênteses da função, sendo que cada termos deve ser separado do outro por

7 um ponto e vírgula. Aproveite e utilize o AutoPreenchimento para completar a coluna Soma na tabela. Para preencher a célula H4 com a média de Antônio, podemos utilizar uma operação de divisão simples, G4/4 para obter tal média. Utilizando o AutoPreenchimento novamente, obtém-se as médias de todos os alunos. Observação: Dependendo de como as suas células estejam configuradas em relação às casas decimais (ver (...) ), o valor da média poderá ser diferente. O Excel, por padrão, arredonda números entre os intervalos 1-4 para baixo, e de 5-9 para cima. A tabela abaixo mostra um pouco dessas diferenças.

8 O método de calcular a soma colocando os termos separadamente é funcional, mas apresenta o mesmo problema que o método apenas com a operação de somar: e cansativo para um número muito grande de termos; e para qualquer alteração na quantidade, atualizações manuais deverão ocorrer. Para resolver este problema, podemos utilizar intervalos para facilitar a escrita da função e o processo de atualização no futuro Intervalos no parâmetro Utilizando a notação de intervalos, fica mais fácil selecionar os termos desejados. No caso da planilha Média dos Alunos, para somarmos todas as notas de Antônio, colocamos dentro da função soma o intervalo C4:F4 (lembrando da notação de intervalos, já comentada no capítulo 2). O resultado obtido é o mesmo, já que os mesmos elementos estão sendo utilizados. Uma funcionalidade do Excel muito útil para a visualização de argumentos aparece quando, ao selecionar uma célula com referência a algum termo, e clicar na Barra de Funções, deixando o cursor em cima de um argumento, tal argumento é realçado tanto na escrita da função na barra, quanto na planilha em si. Nessa funcionalidade, o parâmetro em que o cursor se encontra é realçado de uma cor específica, e tal cor aparece nas células da planilha que são referenciadas naquele parâmetro. Além disso, o parâmetro aparece em destaque também na caixa de informação que aparece mostrando sobre dados da função (mais informações sobre essa caixa em Apêndica X).

9 Vale dizer que diferentes parâmetros serão realçados com diferentes cores, como é mostrado na versão anterior desta planilha, onde foi usado valores independentes ao invés de um intervalo. Relembrando que o termo em que o cursor está posicionado será realçado em negrito na caixa de informação que aparece. Para o Excel, valores independentes podem ser intervalos também, então é mais correto dizer que o Excel realçará cada valor diferente com uma cor diferente. Tudo isso para facilitar o reconhecimento das informações utilizadas. Resolvido o incômodo das atualizações sempre necessárias ao se utilizar valores independentes, resta apenas o incômodo de sempre ser necessário contar quantos termos estão dentro do intervalo. É possível utilizar a barra de status a nosso favor para esta contagem, pois ela, ao selecionarmos um intervalo de células nos retorna, além de outras informações, a contagem de quantos termos foram selecionados.

10 Existe uma função que retorna a contagem de células preenchidas, mas tal função será abordada mais à frente (ver xx.yy). No caso da planilha Média dos Alunos, é melhor utilizar a função MÉDIA, pois ela já retorna a divisão da contagem de células pelo número de células no intervalo de uma só vez. Sendo assim, pode-se eliminar a coluna Soma clicando com o botão direito do mouse, selecionando Excluir..., selecionando Coluna Inteira e clicando em Ok ou apertando a tecla Enter. Utilizando o AutoPreenchimento obtém-se a média de todos os alunos de forma automática Mais Funções matemáticas O Excel possui uma vasta gama de Funções, em sua versão 2016 ele possui uma vasta gama de Funções já prontas. Tais Funções são divididas em categorias (como mostrado na interface da Biblioteca de Funções do Excel). No apêndice da apostila será mostrado o funcionamento básico de mais algumas Funções do Excel. Será disponibilizado também um link para acesso de algumas planilhas básicas já preparadas para o uso de determinadas Funções. Algumas funções mais complexas não serão mostradas, entretanto será disponibilizado uma lista de todas as funções não abordadas.

11 1.2 Funções Lógicas No dia-a-dia, dependendo de certa situação ou certa comparação entre termos, existem resultados lógicos absolutos (Verdadeiro ou Falso) que são resposta a essas situações. 5>3, Este carro é azul? dentre outros exemplos. Falando um pouco sobre lógica, as frases que podem ser entendidas, ou respondidas com um valor verdadeiro ou falso são chamadas de Proposições. Nesta apostila proposições com operadores relacionais matemáticos (maior que, menor que, e outros do mesmo tipo) serão abordados com frequência. Estes operadores sempre retornarão um valor lógico Verdadeiro ou Falso. Estes valores lógicos são extremamente importantes para Funções que serão mostradas mais adiante, como, por exemplo, a função PROCV (ver ), ou para formatações condicionais (ver ) Operadores Lógicos Para relacionar diferentes valores lógicos, existem operadores específicos para isso, chamados de Operadores Lógicos. O Excel possui uma função específica para cada valor lógico e, além disso, possui também Funções específicas para cada operador lógico. Tais Funções são: VERDADEIRO, que não recebe parâmetros retorna o valor verdadeiro; FALSO, que também não recebe parâmetros retorna o valor falso. E, que pode receber até 255 valores lógicos ou expressões, e retornará verdadeiro apenas se todos os valores passados como parâmetros forem verdadeiros; OU, que pode receber até 255 valores lógicos ou expressões, e retornará falso apenas se todos os valores passados como parâmetros forem falsos; XOR, que pode receber até 254 valores lógicos ou expressões. Esta função julga os valores em pares, da esquerda para a direita, sempre aplicando uma lógica XOR, que retorna verdadeiro apenas se a comparação binária for entre valores lógicos diferentes; NÃO, que recebe apenas um valor em sua referência, e que retorna o oposto deste valor.

12 1.2.2 A função SE Além das Funções lógicas básicas, existem também aquelas que são consideradas Condicionais. Um bom exemplo é a função SE. A função SE faz uso da lógica retornando uma determinada expressão ou valor se um teste lógico for dito como Verdadeiro, e outro se for dito como Falso. Ela é útil para mostrar status de uma determinada situação. Na planilha Média dos Alunos, é acrescentado uma nova coluna após Média, a Status. A lógica da coluna status é: Se a média do aluno for maior ou igual a 6, o aluno está Aprovado. Se não, o aluno está Reprovado. Para facilitar o entendimento, clique em Funções, na faixa de opções, selecione o tipo Lógica e clique em SE. Após a seleção da função, será mostrado na tela uma janela com informações importantes sobre a função selecionada. No Excel 2016, todas as Funções já configuradas possuem uma janela deste tipo. O entendimento de funções desconhecidas pode ser suficiente apenas lendo as explicações destas janelas, mas se mesmo assim for insuficiente, também é possível acessar uma página do site de suporte da Microsoft (pelo link no canto inferior esquerdo) que possui uma explicação mais detalhada de tal função.

13 Tal janela possibilita um melhor entendimento da função uma vez que é mostrado: Um resumo sobre o funcionamento da função; Os argumentos que a função precisa para funcionar; Uma interpretação em tempo real da função (per exemplo, se for digitado 5>3, do lado esquerdo da caixa de texto já é mostrado o valor lógico da expressão; Legenda sobre cada argumento; Um link de redirecionamento para o site da Microsoft, onde é mostrado mais informações e exemplos sobre o uso da função. O teste lógico do caso atual é: MÉDIA>=6. Se verdadeiro, retorna Aprovado. Se falso, retorna Reprovado. O valor da média de Antônio se encontra na célula G4, então o teste lógico deverá ser G4>=6. Colocando tais valores nas caixas de texto, a função é configurada de forma correta e de acordo com o caso retratado. É possível, além de digitar o endereço da célula G4, simplesmente selecioná-la com o mouse. Para isso ser possível talvez seja necessário arrastar a janela aberta para um outro local se a célula estiver abaixo da janela. Essa funcionalidade de seleção do mouse é útil se for necessário utilizar uma matriz como argumento, ou um dado em outra planilha (planilhas 3D serão retratadas mais à frente). Apertando a tecla Enter ou clicando em Ok, a célula é configurada de acordo com a função escrita. Os valores da caixa de texto são substituídos de acordo com os respectivos argumentos dentro da função e o valor do resultado já representado na janela que foi aberta é retornado como o valor mostrado na célula. Utilizando o AutoPreenchimento já é possível saber o status de todos os alunos.

14 O Excel trabalha com atualizações automáticas dentro de suas planilhas (apenas em casos específicos, como Tabelas Dinâmicas, ver (...), isso não ocorre). Se a nota N3 de Larissa for alterada para 8,7, sua média é recalculada para 6,2 e seu Status passa a ser Aprovado. O problema de atualizações manuais mostrado no capítulo parece distante, já que a planilha do Excel está configurada para fazer alterações automáticas Utilizando várias funções ao mesmo tempo No mundo acadêmico, a aprovação final nem sempre é dependente apenas da média, mas sim de outros fatores, por exemplo: frequência. Na maioria dos casos, a frequência necessária para a aprovação deve ser maior ou igual a 75%. Para esta informação ser retratada na planilha, é criada uma coluna Frequência entre as colunas Média e Status. Isso é feito selecionando a célula H3, dando um clique com o botão direito do mouse, selecionando Inserir... e, em seguida, coluna inteira. A formatação de bordas é comprometida, mas com poucos cliques isto é resolvido.

15 Talvez seja necessário aumentar a largura da coluna da Frequência. Para isso, arraste o cursor do mouse até a divisão das colunas de Frequência e Status até que o cursor mude para um ícone de uma cruz com duas setas na horizontal e, em seguida, um duplo clique nessa linha de divisão fará com que a largura da coluna seja ajustada de acordo com o elemento mais largo daquela coluna. A frequência aqui será retratada em porcentagem, então é necessário configurar todas as células desta coluna como porcentagem. Para isso, as células devem estar selecionadas e deve ser executado um clique com o mouse no ícone % na área de Números na Faixa de Opções. Agora todos os valores nesta coluna serão interpretados pelo Excel como porcentagens. Após a inserção da frequência de cada aluno, os dados da coluna Status podem ser apagados, agora que são obsoletos. Para completar a barra de Status, ainda será necessário utilizar a função SE, entretanto com uma alteração no seu teste lógico. Antes apenas a média era motivo suficiente para a aprovação, agora a frequência é necessária também. Levando este exemplo um pouco mais para a lógica, o resultado Aprovado será mostrado apenas se os testes lógicos Média>=6,0 e Frequência>=75% retornarem Verdadeiro. A função lógica que descreve esse comportamento é a E, que é uma representação do comportamento do operador lógico E. Então, dentro da função SE, a função E é escrita da seguinte forma: E(Média>=6; Frequência>=75%). Relembrando que como são dois testes lógicos diferentes, eles possuem uma divisão com um ; dentro do parâmetro da fórmula. Exemplificando um pouco, Antônio conseguiu mais que o mínimo de média para a aprovação, entretanto sua frequência foi abaixo do necessário para a aprovação, por isso foi Reprovado.

16 Mesmo com o teste lógico mudando, o retorno continua sendo o mesmo: para Verdadeiro, retorne Aprovado ; para Falso, retorne Reprovado. Aplicando a nova lógica para todos os alunos, obtém-se o novo status de cada aluno Funções SE aninhadas No capítulo foi mostrado que é possível colocar funções dentro de funções para ser possível a criação de casos envolvendo condições mais complexas. No nosso exemplo, o professor pode decidir que o aluno que possuir média maior ou igual a 5 tenha o direito de fazer uma prova de recuperação. Atualmente isso não é possível de ser feito com a função SE sozinha, entretanto é possível se for colocado uma função SE dentro de outra função SE. Esses tipos de funções são chamadas de funções aninhadas. A lógica do Status agora passa a ser: Se Média < 5, o aluno está Reprovado. Se Média >= 5 e Média < 6, o aluno está de Recuperação. Se Média > 6, o aluno está Aprovado. Em qualquer caso, se frequência < 75%, o aluno está Reprovado. A escrita da fórmula do Antônio dependendo da Média e da Frequência fica: =SE(H4>=75%;SE(G4>6;"Aprovado";SE(G4>5;"Recuperação";"Reprovado"));"Reprovado") É importante ressaltar que esta não é a única forma de escrever a fórmula. Na lógica, os operadores podem ser diferentes, a ordem dos termos pode ser diferente, entretanto a lógica deve ser sempre orientada a levar os resultados esperados de acordo com o intervalo de valores. A escrita da fórmula também será válida se ela for: =SE(H4>=75%;SE(G4<5;"Reprovado";SE(G4>6;"Aprovado";"Recuperação"));"Reprovado")

17 Os operadores e os termos foram trocados, mas o resultado permanece o mesmo. Utilizando o AutoPreenchimento, obtém-se todos os status dos alunos, dependendo tanto da média, quanto da fórmula. Observação: No status de Vitória, pode aparentar que o Excel tenha errado no resultado da função, pois mesmo com uma frequência acima de 75%, e uma média igual a 5, ela foi reprovada. O problema aqui é a quantidade de casas decimais que está configurada na planilha. Mudando todas as células para a configuração de duas casas decimais, percebe-se que a média de Vitória é 4,98 e não 5,0. Este erro foi inserido nesta apostila para mostrar que algumas vezes o resultado de certas escolhas de formatação pode resultar em resultados errados em determinadas funções. Devido a isso, todos os números com casas decimais agora serão mostrados com duas casas decimais, justamente para aumentar o grau de confiabilidade dos dados e evitar esse tipo de erro. Em seu estado atual, não é possível verificar o estado Recuperação na tabela, pois todas as notas com frequência superior a 75% estão fora do intervalo configurado (maior ou igual a 5 E menor

18 que 6). Para que seja possível a visualização de tal resposta, a N3 de Vitória será mudada de 2,50 para 5,0. Isso fará com que a média de Vitória seja atualizada para 5,60 e seu status para Recuperação. Com a tabela configurada de tal forma que em toda inserção ou substituição de termos faz com que seja disparado uma atualização nos valores das células que possuem alguma referência com a célula alterada, a inserção ou exclusão de notas acaba se tornando mais fácil, pois nenhuma atualização manual é necessária por parte do usuário, o Excel fica encarregado de fazer todo o trabalho.

19 2 Classificação e Filtro Em tabelas com uma concentração muito elevada de dados pode ocorrer certos problemas: As informações não estão com uma ordem de legibilidade satisfatória; As informações de interesse estão embaralhadas com informações desnecessárias; Para cada situação dessas, existe um recurso no Excel diferente. São eles: a Classificação e o Filtro. Para cada um deles, serão mostradas funcionalidades básicas e funcionalidades avançadas. Classificação permite ordenar os dados de uma tabela de acordo com ordens crescentes e decrescentes, seja de número, letras datas ou horas. Ideal para uma melhor legibilidade de acordo com a ordem selecionada. É possível criar diferentes níveis de classificação, obedecendo uma hierarquia lógica completamente configurável. Já o filtro elimina toda e qualquer informação não selecionada da tabela. Os dados não são excluídos, mas sim escondidos da visualização. É possível criar diferentes tipos de filtros independentes, como se estivessem ligados por um operador lógico E. E, além disso, é possível salvar tais tabelas com informações seletas em outras planilhas ou arquivos, fazendo com que a seleção de dados não altere o documento principal e nem os dados originais. Para explorar as configurações do filtro e da classificação, será utilizada a seguinte tabela:

20 2.1 - Classificação A maioria das formas de se mostrar dados possuem uma classificação. Desde listas de chamadas da sala de aula (que utilizam classificação alfabética em ordem A-Z), até a compra de produtos no MercadoLivre (onde é possível escolher entre tipos específicos de classificação, como: Mais Avaliados, Mais Populares, Mais Recentes, etc.) Classificação Simples Com uma funcionalidade tão importante e útil para os usuários, o Excel não poderia deixar de ter um modo onde é possível classificar os dados de uma tabela. Para aplicar uma classificação simples na tabela Ingresso de Alunos na UFG basta selecionar a coluna que a classificação será aplicada e escolher entre os dois tipos de classificação existentes: A-Z (crescente) e Z-A (decrescente). Na imagem a seguir, a tabela sofreu uma classificação A-Z na coluna Nome. Todos os nomes agora estão sendo mostrados em ordem alfabética, e seus respectivos dados foram mudados também. Não é apenas a coluna que sofre uma alteração, mas sim toda a tabela. A classificação também funciona com números e datas Classificação em Níveis O Excel permite também criar classificações em cima de classificações. Por exemplo: Classificar a tabela de acordo com o Curso e, em seguida, pela data mais recente é uma classificação em nível, pois obedece uma hierarquia. 1. Curso em ordem alfabética; 2. Data em ordem crescente.

21 Para aplicar a classificação exatamente como ordenado pela hierarquia, é necessário selecionar uma célula da tabela e clicar no ícone Classificar, na seção Classificar e Filtrar, na faixa de opções. Será aberta a janela Classificar. A lógica de classificação do primeiro nível da hierarquia deve ser colocada na primeira linha, e assim por diante. Fazendo o preenchimento dos dados na janela como explicados na hierarquia, obtém-se uma janela preenchida desta forma. níveis. Agora a tabela foi toda reestruturada para seguir exatamente a lógica dita na classificação de Mesmo a inserção de algum outro aluno na tabela não fará diferença para a hierarquia, pois após toda atualização a tabela é atualizada para que o modo como os elementos estão sendo mostrados na tabela não mude e a lógica permaneça sempre implacável.

22 Para acrescentar mais níveis de classificação, basta selecionar Adicionar Nível na janela Classificar. E para excluir algum nível, simplesmente é necessário selecionar este nível e clicar em Excluir Nível na janela Classificar. 2.2 Filtro Consultas em planilhas muito grandes pode ser algo trabalhoso, principalmente se for necessária a busca de termos específicos. O filtro é uma funcionalidade do Excel que permite a escolha do tipo de elemento que será mostrado em uma tabela. A própria tabela pode sofrer alteração ou o resultado pode ser salvo em uma outra tabela. Suponha que seja necessária uma tabela auxiliar apenas com alunos de Engenharia. Uma das opções seria a cópia e cola de informações manualmente para cada linha. Isso é muito trabalhoso em planilhas maiores. Por exemplo, se essa planilha fosse a de Candidatos que manifestaram interesse na lista de espera da UFG no SISU 2017 e fosse necessário a busca de todas as pessoas com a inicial J, daria muito trabalho. O Excel possui um recurso útil para estes tipos de seleção de informação: o filtro

23 2.2.1 Filtro Simples Para se utilizar o filtro, é necessário que esteja selecionando qualquer célula da tabela Ingresso de Alunos na UFG. Após isso, clique na aba Dados da Faixa de Opções, e, na seção Classificar e Filtrar, clique no ícone de Filtro. Após a seleção do ícone, aparecem pequenos quadrados com triângulos apontados para baixo no topo de cada coluna. Estes são os botões de configuração de filtros. Para se criar uma tabela apenas com alunos que cursam Engenharia, é necessário clicar em um desses botões e deixar selecionado apenas Engenharia no menu que foi aberto. A planilha original foi substituída por uma apenas com os dados selecionados. Na lateral esquerda, o Excel mostra quais os números das linhas da tabela original aqueles dados se encontram, e mostra também qual é o filtro que está ativo no momento, com uma mudança de ícone dentro dos quadrados de seleção de filtro no início de cada coluna.

24 É possível também fazer filtros com intervalos de números. Por exemplo, se for necessário apenas as matrículas entre 6000 e 8000, isso é possível selecionando o filtro de matrícula, levando o cursor do mouse para Filtros de Números e selecionando a opção Está entre....

25 Essa seleção faz com que seja aberta uma janela com o título Personalizar AutoFiltro, com duas caixas de texto já configuradas como é maior que ou igual a e é menor que ou igual a, além de possuir a opção de qual operador lógico utilizar. É possível fazer outras seleções também, como: é diferente de, é igual a, começa com, termina com, contém e não contém. Lembrando que as combinações possíveis podem ser comparadas utilizando tanto o operador lógico E, quanto o operador lógico OU, basta apenas selecionar o desejado com os botões de rádio. Após a escolha das configurações, será mostrado uma tabela filtrada. A planilha retorna ao original desmarcando o ícone Filtro, na aba Dados Filtro Avançado Para seleções um pouco mais complexas como selecionar os estudantes de Engenharia E os estudantes de Química da Regional Catalão, a forma como que o filtro é utilizado em sua forma simples não consegue fazer o retorno dos dados corretos.

26 Selecionando Engenharia E Química, em Curso, e Catalão em Regional, o Excel procurará os alunos de Catalão que fazem Engenharia ou Química. Isso é um dado errado, pois também é requerido alunos de Engenharia de outras regionais além de Catalão. Para resolver esse problema de não-separação dos tipos de filtro, é necessário a utilização do recurso Filtro Avançado, com ele é possível criar filtros paralelos. Dividindo o filtro geral em filtros simples obtém-se: Alunos de Química de Catalão. Alunos de Química de Catalão; Alunos de Engenharia. Para fazer essa configuração avançada de filtro é necessário criar uma tabela de critérios com os mesmos títulos das colunas da tabela em que será realizado o filtro e com os valores dos quais são compostas as restrições. Como não há restrição alguma para Engenharia, é deixado em branco a célula ao lado dela. Antes de abrir a configuração do filtro, é bom dar nomes para essas duas tabelas. O nome que o Excel reconhece pra cada uma não é aquele que está em cima, mas por ora simplesmente as células inicial e final do intervalo bidimensional que forma a matriz. Para dar um nome para a matriz, é necessário selecionála por completo (um retângulo da célula inicial até a final da matriz. Uma forma rápida de fazer isso é selecionando a primeira célula da matriz, segurando as teclas Ctrl e Shift e apertando em sequência a seta para baixo e a seta para a direita. Essa técnica não funciona com satisfação caso as colunas não possuam comprimentos iguais) e digitar algum nome na Caixa de Nome, ao lado da Barra de Fórmulas. Neste caso, o nome escolhido é critérios.

27 Para a inicialização de um filtro avançado, o procedimento é o mesmo do filtro simples, só é necessário que o ícone clicado ao final seja o Avançado, e não o ícone Filtro. Será aberto uma janela para a configuração do filtro avançado. O Excel reconhece automaticamente a tabela em que a célula selecionada se encontra (por isso é importante que uma célula esteja selecionada) como um argumento. Se a matriz estiver sido configurada com um nome, como mostrado anteriormente, o nome dela aparecerá dentro da caixa de texto. O título da planilha de nada importa para o filtro (ele sempre estará presente nessa apostila devido a uma escolha didática), então não é selecionado também. Como a matriz inteira é um único argumento, suas bordas sofrem uma alteração visual já mostrada anteriormente. Entretanto, o nome da tabela aqui faz uma diferença muito grande, pois assim não é necessário colocar sempre na notação de intervalos, o que acaba resultando em um visual mais organizado e de fácil entendimento de valores. Aqui, a tabela Ingresso de Alunos na UFG foi nomeada como alunos, e ícone Filtro Avançado foi clicado logo em seguida. Na caixa de texto Intervalo de Critérios, é colocado como argumento a matriz da tabela de critérios criada com as configurações dos filtros. Estes intervalos podem ser substituídos pelos nomes configurados em cada tabela. Clicando em Ok com as configurações já feitas, o retorno é uma tabela com apenas alunos de Engenharia E alunos de Química de Catalão.

28 Observação: O que a marcação Registros exclusivos faz? Ela evita que haja cópia de conteúdo. Se uma linha estiver duplicada o Excel a reconhece e, se a caixa estiver marcada, não passará um dado duplicado para a tabela formada com os filtros. É possível criar uma nova tabela a partir do filtro avançado. Basta selecionar o destino da célula inicial. É importante ressaltar que tal destino pode ser local (na mesma planilha), ou externo (em uma planilha diferente do mesmo arquivo. As configurações de classificação e filtro são mais precisas se a semântica dos dados da tabela for maior, por isso é importante que as células estejam configuradas corretamente de acordo com o tipo de dado que ela carregará. Existem vários tipos de dados disponíveis no Excel, só é escolher o melhor para determinada situação. 3 Seção Estilos Questões estéticas não serão abordadas de forma profunda nessa apostila, entretanto sua base não será deixada de lado. O intuito deste capítulo é comentar sobre o funcionamento destes recursos do Excel de uma forma mais geral, apenas explicando o propósito e o funcionamento. 3.1 Formatar como Tabela e Estilo de Célula Nesta seção da aba Página Inicial estão sendo mostrados algumas configurações de estilos.

29 Formatar como tabela muda o visual gerar de formatação da tabela de acordo com estilos pré-formatados. Estes estilos também se aplicam a tabelas dinâmicas (ver ()). O Excel também possibilita criar um estilo próprio de formatação. Estilo de Célula possui a mesma funcionalidade de Formatar como Tabela, entretanto aplicado a uma célula individual. Enquanto que Formatar como Tabela é útil para editar a aparência geral da tabela, o Estilos de Célula se foca mais em células de destaque, especiais, como o nome de cada coluna, por exemplo. 3.2 Formatação Condicional Além dessas formatações mais estáticas, é possível fazer formatações mais dinâmicas, fazendo com que a cor de uma célula ou de um grupo de células dependa do resultado lógico de uma expressão envolvendo uma ou mais células. A formatação condicional adiciona uma melhor visibilidade a dados específicos e a alterações no resultado de condições. Clicando no ícone Formatação Condicional na seção Estilos, é aberta uma aba de configurações a partir do link clicado. Tal aba é dividida em configurações específicas de formatação Realçar Regras das Células Utilizando como exemplo a já utilizada tabela Média dos Alunos, a formatação condicional será utilizada para mudar a cor do preenchimento e a cor do texto: De Vermelho para os alunos Reprovados De Amarelo para os alunos em Recuperação De Verde para os alunos Aprovados Como a formatação condicional será realizada apenas nas células da coluna Status da tabela, é necessário selecionar alguma opção dentro da categoria Realçar Regras das Células. Dentro desta categoria existem diversos tipos de comparações, mas a que mais satisfaz a condição

30 dada é a opção É Igual a..., pois será comparado valores exatos ( Reprovado, Recuperação e Aprovado ). Uma vez selecionada a opção desejada, será aberta uma janela para que o valor comparado seja inserido. A caixa de texto à esquerda é o espaço reservado à comparação. Se o conteúdo da célula é igual ao que está escrito na caixa de texto, a formatação na caixa de seleção é feita, se não, nada ocorre. A formatação condicional proposta é em três fases, todas elas fazendo referência às mesmas células. Então são necessárias três configurações de formatação diferentes. Tais configurações são: Se igual a Aprovado, então Preenchimento Verde E Texto Verde Se igual a Recuperação, então Preenchimento Amarelo E Texto Amarelo Se igual a Reprovado, então Preenchimento Vermelho E Texto Vermelho Curiosidade: Ao apenas escrever o valor que será posto em comparação, o Excel já procura tal valor na tabela e, se o achar, aplica a formatação selecionada. É uma funcionalidade útil para selecionar qual estilo será aplicado, pois possibilita mudança de formatação sem precisar de uma atualização geral.

31 Para aplicar a formatação em três fases, é necessário fazer três configurações diferentes, pois são três comparações paralelas (ou seja, não é algo em níveis, como classificação). Tais configurações são: O resultado obtido será a junção de todos esses estilos. Se outro aluno for adicionado, para que a linha deste novo aluno receba as configurações já feitas na tabela, é necessário utilizar a linha mais perto da nova para importar as configurações. É possível fazer isso utilizando o autopreenchimento para colocar a configuração da coluna Média e a coluna Status no novo aluno. Exemplificando: para cadastrar Vinícius, uma linha é criada para ele e os dados (todas as notas e a porcentagem de frequência) são inseridos.

32 Agora, para as colunas de média e status (que são calculadas pelo Excel, portanto não são dados de entrada), é necessário selecionar uma célula de outra coluna e utilizar o AutoPreenchimento para que as configurações sejam importadas, resultado em... (Foi escolhido inserir Vinícius no meio da tabela apenas para que não seja necessária uma nova configuração de bordas no final dela, mas o resultado lógico obtido é o mesmo) n primeiros e n últimos Na formatação condicional, é possível também fazer uma formatação baseada na ordem doas linhas em relação aos dados de alguma coluna. Como exemplo para esta parte do capítulo será feito uma formatação para que os dois alunos com maior média tenham os nomes e as médias com preenchimento e cor verdes e os dois alunos com a menor média tenham os nomes e as médias com preenchimento e cor vermelhos. O primeiro passo é ordenar de forma decrescente a tabela, de forma que a maior média seja a primeira da tabela e a pior média a última. Após essa pequena alteração já é possível começar a nova formatação condicional da tabela. Mas antes a formatação anterior será excluída, não por necessidade (afinal, serão células diferentes das anteriores que sofrerão tal formatação, mas sim apenas por uma questão de escolha). Para isso,

33 uma célula da tabela deve estar selecionada e a opção Gerenciar Regras, presente na aba aberta em Formatação Condicional, ser clicada. Será aberta uma janela chamada Gerenciador de Regras de Formatação Condicional, nela aparecem relatórios específicos de cada formatação ativa. Para excluir alguma regra, selecione-a e clique em Excluir Regra. É necessário fazer este procedimento com as regras separadas, pois o Excel não permite a exclusão de múltiplas regras simultaneamente. Com as regras excluídas, o próximo passo é configurar a nova regra, clicando em Nova Regra. Será aberta uma janela com todas as funcionalidades possíveis de se usar em formatações condicionais. A opção ideal para o exemplo proposto é a Formatar apenas os primeiros ou os últimos valores. Ao selecionar tal opção a janela mudará para as devidas configurações daquela opção automaticamente. Na janela, agora com certas opções mudadas, é possível escolher entre formatar os primeiros e os últimos n elementos. Não é possível selecionar uma opção Primeiros e últimos elementos na caixa de seleção, então será necessário criar duas regras: uma para as duas primeiras maiores notas e

34 uma para as duas últimas notas. Para as duas primeiras notas, é selecionado um verde claro de preenchimento e verde escuro para a cor das letras E para notas, é selecionado um vermelho claro de preenchimento e vermelho escuro para a cor das letras. A formatação em si é configurada clicando em formatar. Ao final, antes de finalizar a formatação, é necessário selecionar o intervalo em que tal configuração é aplicada. O intervalo é a coluna Média inteira. Clicando em Ok, a formatação é aplicada nas duas células de cima e de baixo.

35 Observação: é importante ressaltar que este tipo de formatação não afeta os valores de baixo e de cima estaticamente, mas sim os menores e maiores valores n% primeiros e n% últimos No capítulo anterior foram abordadas formas absolutas (um número arbitrário e fixo) de se mostrar os elementos de uma coluna. Agora será mostrado uma forma de se fazer o mesmo utilizando como referência a quantidade de termos de cada coluna da tabela. Pode-se configurar uma certa porcentagem de elementos verticais da tabela para serem afetados com uma formatação condicional. Por exemplo, se a tabela possui 10 elementos e a porcentagem está configurada em 40%, então quatro elementos serão afetados pela formatação. Da mesma forma que no capítulo anterior, pode-se escolher se a formatação afetará os primeiros ou os últimos elementos selecionados no intervalo. Para este exercício, a tabela foi atualizada para que as informações de 10 alunos estejam inseridas nela. Será formatado um preenchimento dourado com a fonte prateada para os 40% dos alunos com maior frequência, entretanto a classificação da tabela deve permanecer a mesma. Para essa configuração o processo é praticamente o mesmo que das outras formatações, o que muda é a configuração selecionada no final. Formatação Condicional Regras de Primeiros/Últimos Primeiros 10%. Na janela que será aberta, será colocado 40 na caixa numérica de texto (que será reconhecido como porcentagem pelo Excel) e, nesse caso, será feita um formato personalizado. Ao selecionar formato personalizado será aberta uma nova janela para a formatação de células. Para este exemplo será selecionado um preenchimento dourado com uma fonte prateada. Clicando em Ok após as configurações de cores na aba Fonte e Borda, o filtro é aplicado.

36 O filtro foi aplicado de acordo com os maiores valores, e não os primeiros. O Excel, para os casos de Formatação Condicional aplicados em Regra de Primeiros/Últimos, sempre utilizará os maiores e os menores valores.

37 4 Funções SE avançadas No Excel 2016, existem variações mais complexas da função SE. Este capítulo retrata algumas delas com respectivos exemplos. 4.1 Relembrando a Função SE Antes de serem abordadas funções SE mais complexas, é bom ser revisado o funcionamento de uma função SE normal (recomendase a leitura do capítulo novamente). Dada a tabela ao lado, que mostra a quantidade de cadeiras e de alunos em determinadas aulas, se o número de cadeiras for menor que o número de alunos é mostrada a mensagem Cadeiras Faltando, se não será mostrada a mensagem Situação Controlada. A forma com que a função SE deve ser escrita é: =SE(qte_de_cadeiras < qte_de_alunos; Cadeiras Faltando ; Situação Controlada ); Após ser aplicada tal lógica em todas as células da coluna Status, a tabela Cadeiras e Alunos ficará da seguinte maneira: Um outro exemplo do funcionamento da função SE, mostrando duas funcionalidades dela é mostrado na próxima tabela. Nesta, a lógica aplicada é: SE o sanduíche for do tipo ESPECIAL, acrescentar 2,50 reais (célula configurada como Contável na conta. SE NÃO, não acrescentar nada (será colocado 0 dentro da fórmula).

38 Observação1: O fato de a condição ( ESPECIAL ) estar escrita completamente em caixa alta não fará diferença na interpretação, pois a função SE não faz diferença em como cada letra individualmente é colocada, mas sim no que é escrito, então ESPECIAL é o mesmo que Especial e especial para esta função. Observação2: A última célula na coluna Tipo, está escrito Especial, com espaço no início, e isso faz toda a diferença, pois mesmo que a função SE não diferencie individualmente caixas (como mostrado na observação anterior), ela faz diferença em tudo que é inserido dentro da célula. Um espaço em branco tem a mesma importância e é tratado da mesma forma que uma letra qualquer. Ao implementar a fórmula na coluna Acréscimo, o resultado obtido é: Houve um comportamento esperado, pois como dito na Observação2, X-Ratão possui o tipo igual a Especial, e não Especial. A função SE interpreta o conteúdo da célula como sendo diferente do conteúdo da fórmula e a parte SE NÃO da função é retornada. Essa falha pode ser concertada de duas formas: Apagando o espaço em branco; Utilizando uma função chamada ARRUMAR. A função ARRUMAR remove espaços de uma cadeia de caracteres de texto, exceto espaços únicos entre palavras. Implementando ela na fórmula para que a falha dos espaçamentos seja concertada, obtém-se o resultado correto na tabela. 4.2 Funções SE aninhadas Como já falado no capítulo 3.2.4, as funções SE podem receber outras funções em seus argumentos, e nada impede de que essas funções sejam outras funções SE. Funções SE aninhadas são úteis caso seja necessário informar vários resultados diferentes para situações específicas sem precisar fazer comparações manuais, pois aumentam o número de resultados possíveis. Na tabela a seguir são mostrados nome e a idade de algumas pessoas. Com base na idade, será mostrado a situação da pessoa perante a lei em relação ao voto. Se maior ou igual a 18 anos = Obrigatório;

39 Se maior ou igual a 16 anos e menor que 18 anos = Optativo; Se menor que 16 anos = Não Vota; A partir dessas informações é possível criar tal lógica utilizando duas funções SE aninhadas. No Excel 2016 é possível utilizar até sete funções SE aninhadas, o que faz com que seja possível serem feitos até 13 casos diferentes de resposta (já que a quantidade de casos possíveis é o dobro da quantidade de funções SE utilizadas menos uma unidade). 4.3 Funções SE com E e OU Como já mostrado no capítulo 3.2.3, outras funções lógicas podem entrar como argumento no campo de valor lógico da função SE. Nesta parte do capítulo, uma nova tabela Média dos Alunos foi feita para que o funcionamento da função SE com outras funções (E e OU) seja mostrado. A tabela agora possui: duas colunas inéditas ( Tudo acima da Média? e Pelo menos uma acima da Média? ); e uma célula na parte de cima que será configurada para ser a nota da média. As lógicas das colunas serão escritas na forma: =SE(E(N1>=media; N2>=media; N3>=media; N4>=media); Sim ; Não ) para a coluna Tudo acima e =SE(OU(N1>=media; N2>=media; N3>=media; N4>=media); Sim ; Não ) para a coluna Pelo menos.

40 Antes de ser colocada a fórmula nas células um passo optativo é sugerido: especificar um nome para a célula média, pois é uma célula fixa importante para o funcionamento da função. Para isso ser feito basta selecionar a célula e inserir um nome na caixa de nome. Neste caso, o nome será media. Com essas configurações feitas, agora a coluna Tudo acima é preenchida. Analogamente, a coluna Pelo menos uma também é preenchida, só com a mudança da função E para a função OU, os argumentos continuam sendo os mesmos. Segundo o Excel, as funções E e Ou podem receber até 255 condições a serem tratadas, ou seja, poderiam existir 255 notas diferentes que essas condições sozinhas fariam todo o cálculo lógico. 4.4 Funções CONT.SE, CONT.SES, SOMASE e MÉDIASE Mesmo que seja possível combinar certas funções no Excel, algumas funções já existentes são funções combinadas. A função SE é uma das (se não a) função que mais possui funções derivadas dela. Para mostrar tais funções, será utilizada a tabela ao lado. As funções derivadas da função SE que serão abordadas neste capítulo são: Função CONT.SE A função CONT.SE retorna a quantidade de células não vazias que correspondem a uma determinada condição.

41 Por exemplo, para calcular a quantidade de alunos que são do período vespertino, basta colocar o Intervalo em que a comparação será buscada, seguido dos Critérios de busca. A fórmula então ficará: =CONT.SE(intervalo; critério) Criando uma tabela auxiliar e colocando a função CONT.SE dentro da célula, o resultado será Função CONT.SES A função CONT.SES funciona como a função CONT.SE encadeada com uma função SE. Ela possui praticamente o mesmo funcionamento da função CONT.SE, entretanto pode receber mais que apenas um intervalo e um critério. O Excel permite até 127 pares intervalo/critério simultâneos para esta função No exemplo, agora será calculado a quantidade de alunos que cursam no turno matutino e que estão no mínimo no acima do quinto período. Como são requeridos dois critérios ao mesmo tempo, a fórmula ficará da seguinte forma: =CONT.SE(intervalo1; critério1; intervalo2; critério2) A comparação do número do período é colocada diretamente na célula que se encontra o critério. O Excel reconhece que é um operador e o interpreta da forma correta Função SOMASE A função SOMASE recebe os mesmos argumentos (Intervalo e Critérios) da função CONT.SE, mas vai além: enquanto a função CONT.SE retorna a quantidade de células em um determinado intervalo que obedecem um critério, a função SOMASE retorna o somatório dos números nessas células. Ou seja, em um intervalo, se uma célula obedece um critério E o conteúdo dessa célula for um número, ele é somado com outros números no intervalo que obedecem ao mesmo critério. A forma com que a função SOMASE é escrita é: =SOMASE(intervalo; critérios; intervalo_soma) Para exemplificar, será calculado a somatória de faltas do período Noturno inteiro. Para isso, será colocado: O intervalo de células que será comparado com o critério indicado; O critério (com o operador ou não); O intervalo das células que serão somadas.

42 Então, para o caso descrito ser feito, será colocado em intervalo o intervalo da coluna Turno, seguido do critério Noturno e, por fim o intervalo da coluna Faltas, onde estão as células que serão somadas. No final será retornado 20 faltas totais no período noturno Função MÉDIASE Pensando matematicamente, a média de um conjunto de números é o somatório desses números dividido pela quantidade de termos do conjunto. Se a função SOMASE retorna o somatório de números, e a função CONT.SE retorna a quantidade de elementos (quando possuem o mesmo intervalo e o mesmo critério como atributos), é correto dizer que a função MÉDIASE é a razão entre as funções SOMASE e CONT.SE. Voltando ao exemplo anterior, se for adicionado à pequena tabela células com uma função CONT.SE, uma recebendo a divisão de SOMASE e CONT.SE e outra com a função MÉDIASE, os valores destas duas últimas células serão iguais. Nesta parte do capítulo foram mostradas algumas funções mais avançadas que utilizam a função SE no meio de sua lógica. É importante lembrar que tais funções apresentadas não são as únicas no Excel deste tipo. Aqui foi falado também da diferença entra a função CONT.SE e CONT.SES, que a primeira possui apenas um par intervalo/critério para verificação, enquanto a outra possui vários (127, para ser exato). As funções SOMASE e MÉDIASE também possuem correspondentes deste tipo. São elas: SOMASES e MÉDIASES. Deve-se prestar atenção para não acrescentar apenas um S no final do nome de cada função, pois a ordem dos argumentos dentro das funções com S no final é invertida em relação às funções sem os S : o intervalo que será somado (ou calculado a média) é o primeiro argumento, e não o último. 4.5 Função SEERRO Utilizando funções do Excel também é possível tratar erros de forma automaticamente. Utilizando o exemplo anterior (mas utilizando MÉDIASES ao invés de MÉDIASE), uma má escolha de argumentos resultará em um erro. Os argumentos serão utilizados para responder a seguinte pergunta:

43 Qual é a média de faltas por aluno dos alunos do Vespertino do 2º período? Como este exercício possui mais de um critério de avaliação, a função utilizada é a MÉDIASES, e não MÉDIASE (a diferença foi comentada no final do capítulo anterior). Aplicando tal lógica dentro da função MÉDIASES ocorre um erro na célula. O erro mostrado é #DIV/0!, significando que houve uma divisão por zero dentro da função. Mas por que? Como não há sequer um aluno do Vespertino do 2º período, a contagem de alunos retorna zero. Uma forma de tratar esse erro é utilizando a função SEERRO. Essa função retorna uma mensagem na tela caso ocorra um erro. SEERRO recebe dois argumentos, que são: Valor: Qualquer valor, expressão ou referência. Valor_se_erro: Qualquer valor, expressão ou referência. Pode parecer meio redundante, mas não é. A expressão em Valor é testada internamente (sem o usuário ver). Se tal expressão não for um erro, o seu valor é retornado. Mas se tal expressão retornar um erro, a expressão em Valor_se_erro é retornada. Neste exemplo, SEERRO será configurada para mostrar a mensagem ERROR quando ocorrer algum erro. Então o formato da expressão será: =SEERRO(Valor; ERROR ) Aplicando tal forma na fórmula da célula, o resultado obtido é: Essa função serve para todos os tipos de erro que o Excel retorna. Como agora é possível saber o que será retornado quando houver erro, é possível também melhorar a qualidade visual deste erro aplicando, por exemplo, uma formatação condicional (ver capítulo 5.2) vermelha caso o valor da célula seja igual a ERROR. Aplicando tal formatação, a célula agora ficará com o seguinte estilo. Neste capítulo foi abordado um pouco de funções que possuem o funcionamento condicional dentro de sua configuração. Foi visto que existem funções de contagem, somatório e média de 1 até

44 127 pares de intervalo/comparação. E foi visto também como se pode tratar um erro no Excel, retornando uma mensagem ou expressão conhecida e podendo aplicar uma formatação condicional em cima de tal célula. É um recurso útil para se verificar erros de formação de respostas no Excel, mas não é útil para outros tipos de erros, como formato de dado inválido ou semântica errada.

45 6 Gráficos Agremiação Politécnica da Universidade Federal de Goiás Utilizando a tabela mostrada abaixo, será mostrado alguns exemplos de gráficos no Excel. O Excel cria um gráfico a partir de uma tabela. Quanto mais semântica a tabela é, mais fácil é para se manipular informações será utilizada a tabela do Média dos Alunos (com as formatações condicionais retiradas) para se construir o gráfico. Na aba Inserir existe a seção Gráficos, onde se encontram parte das ferramentas de trabalhar com gráficos que o Excel possui. Para se criar um gráfico, é necessário apenas que uma célula da tabela esteja selecionada. Célula selecionada, agora a opção escolhida para o início dessa construção é o Gráficos Recomendados. Clicando sobre tal opção é aberta uma janela com alguns tipos de gráficos que o Excel recomenda de se usar para aquele gráfico específico. A escolha do tipo de gráfico é um tanto subjetiva.

46 Nesta janela são mostrados alguns exemplos de gráficos possivelmente ideais para uma boa interpretação da tabela. Na parte superior é mostrado o tipo do gráfico (Coluna Agrupada), no meio está o gráfico gerado automaticamente (quase sempre o Excel erra ao agrupar algumas informações. Aqui está sendo mostrado a somatória de N4 dividida em três colunas, uma para cada tipo de status. Para esse gráfico, seria melhor mostrar a média da Média de cada tipo, ou a média de Frequência ), e é mostrado também uma pequena legenda falando mais a respeito do tipo de gráfico que está sendo utilizado (uma breve explicação de qual tipo de situação aquele tipo de gráfico será mais compatível). 6.1 Semântica nos Gráficos Para o primeiro exemplo, será usado o gráfico Contagem de Nome por Status (ou seja, o somatório de pessoas de determinado grupo em relação ao status de aprovação). Clicando em Ok depois de se escolher qual o gráfico que será usado, será aberto uma outra planilha com o gráfico criado. A aba lateral aberta, Campos do Gráfico é uma funcionalidade extremamente importante para o gerenciamento das informações do gráfico. Com ela cada semântica presente no gráfico pode ser alterada de forma simples. Por exemplo, Status está sendo configurado em Linha (ou Eixos, como escrito aqui), mudando ele para colunas (ou legendas) o gráfico é atualizado de acordo com a semântica e a tabela presente atrás do gráfico muda também. Também é possível inserir mais informações no gráfico selecionando a informação desejada da tabela que originou o gráfico. Comparando as duas tabelas, todos os tipos de gráficos foram passados de categorias de linhas para categorias de colunas. Além disso, no gráfico em si é mostrado uma diferença visual: cada coluna agora possui uma cor (pois as colunas são partes paralelas de informações que possuem os mesmos tipos de características (mostrados nas linhas). Semanticamente, status é ideal para ficar em Eixos.

47 Agora, se fosse pedido além da quantidade de pessoas de cada grupo de Status a média de Média de cada grupo, basta selecionar Média nas caixas de seleção, em Campos do Gráfico. Não foi mostrado a média de média, mas sim o somatório das médias. Analisando o Campos do Gráfico fica fácil de se descobrir o porquê: o campo da Média, em Valores, está configurado como somatório. Para mudar para média apenas é necessário clicar no campo, selecionar Configurações do Campo de Valor... e selecionar Média, na lista de seleção. Clicando em Ok o gráfico será mudado automaticamente. A semântica nos gráficos se resume ao comentado neste capítulo. Os dados gerados a partir da tabela são abertos em outra planilha, contendo um gráfico formado automaticamente e uma tabela com os dados que aquele gráfico interpreta ao mesmo tempo. Além disso existe a ferramenta Campos do Gráfico, que além de possibilitar a inserção de outros componentes (presentes na tabela original, mas não presentes no gráfico nem na tabela dinâmica), possibilita trabalhar com cada tipo de valor da tabela original e muda-los livremente no gráfico.

48 A formatação de gráficos é uma parte muito subjetiva, por isso será mais tratada do Workshop. Entretanto, qualquer configuração de formatação pode ser feita na aba Formatar, basta selecionar cada elemento. Na aba design, podem ser feitas algumas alterações gerais no desenho de cada gráfico. Layout e estilos de cores são todos feitos nessa parte do Excel. Por último, é possível voltar para a janela Gráficos e selecionar um outro gráfico, se o escolhido não for satisfatório. Na aba Dados, seção Tipo existe um único item: Alterar Tipo de Gráfico. Clicando no ícone é aberta a janela mostrando todos os gráficos que o Excel possui. Não existe O Melhor Gráfico de todos, mas sim o melhor gráfico para o tipo de informação que se quer representar.

49 7 Macros Agremiação Politécnica da Universidade Federal de Goiás Uma macro é uma série de comandos geralmente usados para automatizar determinadas tarefas repetitivas por meio de funções. Macros são gravadas em um módulo do Visual Basic. No Excel 2016 existe um programa que facilita a gravação e edição de macros para iniciantes, chamado Editor do Visual Basic. Utilizando tal editor não é necessário aprender a linguagem do Visual Basic para fazer alterações nas macros. Antes de gravar uma macro, é necessário exibir a guia Desenvolvedor na faixa de opções do Excel. Para isso é necessário realizar o seguinte procedimento: 1. Na guia Arquivo, clique em Opções ; 2. Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel ; 3. Clique na categoria Personalizar a Faixa de Opções ; 4. Em Personalizar a Faixa de Opções, selecione a opção Guias Principais ; 5. Clique sobre a caixa de seleção da opção Desenvolvedor para marca-la; Agora a guia Desenvolvedor está na faixa de opções.

50 Para criar uma Macro, selecione a guia Desenvolvedor e clique em Segurança de Macro para ser exibida a janela Central de Confiabilidade. Nas Configurações de Macro, selecione o botão de rádio 'Habilitar Todas as Macros. Em seguida, clique em Ok. Agora, ainda na guia Desenvolvedor, clique em Gravar Macro. Será aberta a janela de Gravar Macros. Insira o nome desejado para a macro em Nome da Macro. Para atribuir alguma tecla de atalho à macro, digite a letra em Tecla de atalho (funcionará quando clicada junto com a tecla <Ctrl>. Em Armazenar macro em, selecione a pasta onde será armazenada a macro. E na caixa de texto Descrição', insira uma breve explicação sobre a funcionalidade da macro. Clique em Ok para iniciar a gravação. Execute os passos que deseja gravar e, para finalizar, clique em Parar Gravação na seção Código da guia Desenvolvedor. Observação: Para gravar uma macro a primeira letra deve ser, obrigatoriamente, uma letra. Já para os demais caracteres não há restrições. Para se editar uma macro, clique em Macros e selecione a macro que deseja editar. Será aberto o programa Microsoft Visual Basic for Applications. Nele, edite o código da macro com desejar.

51 Salve a macro clicando no botão Salvar (ou com Ctrl+B). No menu Arquivo, selecione Fechar e Voltar para Microsoft Excel (ou Alt+Q). Para executar uma macro, basta selecionar Executar