Aula 02. Administração. dos Sistemas de Informação

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1 Administração de Sistemas de Informação Aula 02 Componentes Básicos B dos Sistemas de Informação Os componentes básicos de um computador podem ser divididos em três categorias: hardware, software e peopleware. Hardware [hardware = hard (duro) + ware (mercadoria)] Todos os equipamentos, máquinas, instalações e materiais em geral ( coisas concretas ), tais como: computador propriamente dito (teclado, mouse, gabinete, placa-mãe, processadores, placas em geral, unidades de armazenamento, etc.), móveis, instalações e equipamentos de rede (cabos, hubs, switches, roteadores, etc.), instalações e equipamentos elétricos (cabos, transformadores, reguladores de tensão, no breaks, filtros de linha, etc.), etc. Componentes Básicos B dos Sistemas de Informação Software [software = soft (mole) + ware (mercadoria)] O termo software foi criado para, em contraposição ao hardware do computador, significar o conjunto de instruções que fazem o computador funcionar. Em um sentido mais amplo, além dos programas de computador (sistemas operacionais, aplicativos, utilitários, etc.), usamos o termo como uma coisa abstrata que significa, além do conjunto de instruções (programas em formato de máquina), todo o conhecimento necessário para que o sistema de informação funcione corretamente: programas em formato fonte, manuais de instruções (conteúdo), documentação em geral (conteúdo dos documentos), dados, fluxo de dados, etc. 1

2 Componentes Básicos B dos Sistemas de Informação Peopleware Todas as pessoas envolvidas com o sistema: usuários (os que digitam dados de entrada, os que recebem informação, etc.), pessoas que desenvolvem e mantêm os sistemas (analistas de sistemas, programadores, técnicos de manutenção dos equipamentos, etc.), operadores dos computadores, etc. Outros Componentes dos Sistemas de Informação Além desses componentes há outras entidades, tais como clientes, governo, fornecedores, organizações não governamentais (ONG s), etc. Alguns componentes da própria instituição, como sua estrutura organizacional, suas diretrizes e políticas, seus planos estratégicos, suas normas, sua missão, seus objetivos em geral, seus valores e princípios, etc. podem ser considerados como componentes do sistema de informação Como se pode notar, um sistema de informação é algo com certo nível de complexidade, nem sempre perceptível pelo leigo. Outros Componentes dos Sistemas de Informação É interessante, também, diferenciar-se "sistema de informação" de "computação pessoal". Nesta, há envolvimento de apenas uma pessoa, que alimenta o computador com dados, controla o processamento e utiliza os resultados. Nos sistemas de informação normalmente são muitas e diferentes pessoas para executar essas tarefas. 2

3 Sistema Administrativo, de Informação e de Processamento Uma outra maneira de se ver os sistemas de informação é como parte do sistema administrativo de uma organização. Uma organização é um sistema complexo e que deve ser administrada de uma certa forma. Surgem, em decorrência, os organogramas, os objetivos da organização, as diretrizes, os procedimentos, as normas em geral, o processo decisório, etc. Para que a organização possa ser controlada e para que possa haver planejamento e tomada de decisão, há necessidade de informações. Esse conjunto todo é denominado sistema administrativo (alguns o chamam de Modelo Administrativo) e corresponde ao subsistema gerencial mais o subsistema de informação. Sistema Administrativo, de Informação e de Processamento As informações são obtidas a partir de dados básicos que surgem na organização no seu dia a dia (vendas, entrada de mercadorias nos almoxarifados, abertura e encerramento de ordens de produção, faltas e horas extras de empregados, etc.), assim como a partir de dados (ou informações) em arquivos (cadastros, arquivos de movimento, bancos de dados e arquivos em geral), provenientes da Internet e de outros sistemas de informação, etc. Os dados de eventos que ocorrem no dia a dia da organização (que chamaremos genericamente de "transações") são registrados em algum lugar (papel, cartão magnético, disco magnético, etc.), caminham por um fluxo, sofrem transformações (processamento) através de processos, provocam modificações em arquivos através de inclusão, exclusão ou alteração de registros e são eles mesmos arquivados (arquivos de transações ou de movimento) para possível utilização posterior. Sistema Administrativo, de Informação e de Processamento Ao conjunto de equipamentos, pessoas, programas de computador, meios de comunicação, procedimentos, normas, manuais, instalações, materiais, processos, etc. necessários para se obter informações, desde o surgimento dos dados até o instante em que as informações se tornam disponíveis para quem delas necessita, chamamos de sistema de informação. Em um sistema de informação baseado em computador, praticamente todas as operações de transformação dos dados (processamento) são feitas em um ou mais computadores. Pode-se, então, conceber um subsistema do sistema de informação a partir do instante em que os dados se tornam disponíveis para processamento pelo computador em unidades de entrada, tais como leitor de código de barras, teclado, etc. (atividade de coleta ou de entrada de dados), até o instante em que a informação (produto do processamento) se torna disponível em unidades de saída do computador, tais como impressora, terminais de vídeo, disco magnético, etc. (atividade de saída). 3

4 Sistema Administrativo, de Informação e de Processamento Mesmo em um sistema baseado em computador existem também atividades de processamento efetuadas por pessoas, ainda que em pouca intensidade. Vamos então considerá-las igualmente no subsistema do sistema de informação (o de processamento por computador, cujo esquema se encontra no próximo slide, mais o de processamento manual) constituindo no que se chama de sistema de processamento. Sob este aspecto, podemos ver um sistema de informação como sendo composto de três componentes principais: o sistema de processamento os dados (e informações) o sistema de comunicação Sistema Administrativo, de Informação e de Processamento Transações e Arquivos Transação Denominamos transação qualquer evento que ocorra numa organização e que merece ser registrado. As transações são as geradoras de dados nas organizações. Os dados podem ser divididos em duas categorias principais: os dados que descrevem as entidades (pessoas, coisas e lugares) e os dados que descrevem os eventos que ocorrem com estas entidades. Os dados que descrevem os eventos são guardados em arquivos de transações (ou arquivos de movimento), enquanto que os dados que descrevem as entidades são guardados em arquivos cadastrais (ou cadastros). 4

5 Transações e Arquivos Arquivo Um arquivo pode ser conceituado, neste ponto, como um conjunto de registros inter-relacionados, enquanto que um registro pode ser considerado como um conjunto de campos inter-relacionados e o campo como um lugar onde pode ser colocado um conjunto de caracteres, que chamamos de dado. Para generalizar, denominamos banco de dados a um conjunto de arquivos inter-relacionados. Os cadastros são criados e mantidos através de transações de inclusão, de exclusão e de alteração dos registros de dados dos cadastros. Essas transações podem ser específicas, ou seja, existem exclusivamente para a finalidade de criar e manter um cadastro ou não específicas, ou seja, são transações de uma atividade da operação normal de uma organização (compras, vendas, transferências, pagamentos, recebimentos, etc.). Exemplo: uma transação de depósito bancário pode alterar o saldo do cadastro de contas correntes se o campo de saldo estiver no arquivo de cadastro. Transações e Arquivos Os arquivos de transações se caracterizam por armazenar dados geralmente referentes a um período de tempo. Por exemplo, as transações de ocorrências de ponto para se processar uma folha de pagamento contém os dados referentes ao mês de processamento. Os arquivos cadastrais se caracterizam por armazenar dados com um instante de referência. Por exemplo, um cadastro de pessoal com a última atualização feita até o último dia do mês ou então um arquivo de controle de estoques com o saldo até o fim do dia anterior. Atualmente é comum a organização dos arquivos de transações e cadastrais em forma de tabelas, segundo o modelo de representação de dados entidade-relacionamento. Os arquivos passam, então, a ser chamados, genericamente, de entidades, obedecendo a regras rígidas de representação de dados, principalmente a normalização. Processos e Fluxos de Dados Voltamos, agora, ao conceito inicial de "processamento de dados", que é a transformação efetuada na matéria-prima "dados para se obter algum produto. Isto caracteriza um processo. Os dados, quando submetidos a algum processo, vêm de algum lugar, são transformados e os produtos vão para algum lugar, estabelecendo um fluxo de dados. Subprodutos do produto final (semi-acabados), assim como produtos finais são armazenados em algum lugar (depósitos de dados). Exemplos: as transações citadas anteriormente são um tipo de processo (são a matéria prima da atividade de processamento de dados); a elaboração de uma classificação ABC, a partir de um arquivo de transações de saída de materiais dos almoxarifados, é um outro tipo de processo. Note-se a grande semelhança com o processo industrial. 5

6 Classificação pelo modo de processamento Sistemas de processamento em lotes com entrada não on-line (Batch processing systems) As transações são registradas em papel (ou qualquer outro meio de registro não utilizável por computador) e depois digitadas em um meio de registro de dados utilizável por computador, por exemplo, disquete, winchester ou fita magnética, formando lotes de transações. Os lotes são processados posteriormente, em geral periodicamente, por exemplo, uma vez por dia, uma vez por semana, etc. Sistemas de processamento em lotes com entrada on-line (On-line batch systems) As transações são registradas on-line, formando lotes de transações. Os lotes são processados, posteriormente, em geral periodicamente, por exemplo, uma vez por dia, uma vez por semana, etc. Classificação pelo modo de processamento Sistemas de processamento on-line transacionais não em temporeal (On-line transactional processing systems) As transações são processadas individualmente (não há formação de lotes), porém independentemente do período em que ocorrem. Por exemplo, em um almoxarifado a transação de retirada de uma mercadoria pode ser efetuada apenas com a entrega da requisição ao almoxarife, porém este a processa mais tarde, sem necessidade de formação de lotes. Sistemas de processamento on-line transacionais em tempo-real (Real-time on-line transactional processing systems) As transações são processadas individualmente (não há formação de lotes), durante o período em que ocorrem. Por exemplo, em um supermercado a transação de venda de uma mercadoria é efetuada e o processamento é concomitante, ou seja, não há transação se não há processamento. Classificação pelos níveis gerenciais O sistema gerencial da empresa pode ser visto como um conjunto de níveis de administração. Para cada um dos níveis de administração existe um sistema de informação que se casa melhor com o nível de decisão dos gerentes. Isso não é absoluto, porém em geral há uma correspondência entre os níveis gerenciais e os tipos de sistemas de informação adequados a esses níveis. O slide a seguir mostra os vários níveis gerenciais e os correspondentes tipos de sistemas de informação. 6

7 Classificação pelos níveis gerenciais Sistemas de processamento de transações (TPS - Transactions Processing Systems) Seu objetivo é processar transações, atualizando os bancos de dados do sistema e gerando relatórios correspondentes às transações efetuadas. Satisfaz as necessidades do nível de operação da organização (onde são efetuadas as transações rotineiras tais como vendas, compras, transferências, lançamentos contábeis, cadastramento de novos clientes, etc.). Sistemas de trabalho com o conhecimento (Knowledge work systems KWS) Seu objetivo é o de auxiliar empregados que geram algum tipo de novo conhecimento para a organização, tais como sistemas de trabalho colaborativos, simulações, etc. Classificação pelos níveis gerenciais Sistemas de automação de escritório (Office automation systems OAS) Seu objetivo é o de aumentar a produtividade automatizando tarefas típicas de um escritório: elaboração de relatórios usando um editor de textos, elaboração de quadros demonstrativos usando uma planilha, apresentação de uma palestra usando um programa de apresentações, uso de correio eletrônico ao invés de memorandos tradicionais, etc. Sistemas de informações gerenciais (Management information systems MIS) Seu objetivo é o de prover informações para o nível intermediário de gerência de uma organização, habitualmente por meio de resumos de transações e relatórios de exceção, para as funções de planejamento, controle e tomada de decisão. O controle em geral prevalece sobre o planejamento. As informações de saída do sistema são em geral estruturadas (relatórios pré-definidos). 7

8 Classificação pelos níveis gerenciais Sistemas de suporte à decisão (Decision support systems DSS) Seu objetivo é o de prover informações e também ferramentas sofisticadas de análise de dados (análise estatística, simulações, modelagem, gráficos, etc.) para o nível intermediário de gerência da organização, para que possam tomar decisões. A programação do sistema é elaborada pelo próprio profissional que usa a informação (não há necessidade de programadores profissionais). O usuário controla a entrada, a saída e o processo (computação pessoal). O processamento é em geral interativo. Classificação pelos níveis gerenciais Sistemas de suporte a executivos (Executive support systems ESS) (Às vezes designado Sistema de informação para executivos) Seu objetivo é o de prover informações e também ferramentas sofisticadas de análise de dados (análise estatística, simulações, modelagem, gráficos, etc.) para o nível mais alto de gerência da organização, para que possam tomar decisões. A programação do sistema é elaborada pelo próprio profissional que usa a informação (não há necessidade de programadores profissionais). O usuário controla a entrada, a saída e o processo (computação pessoal). O processamento é em geral interativo. Os dados de entrada são agregados. É voltado para a definição de objetivos e metas da organização como um todo. Há uma orientação para o exterior da organização. Tem muito em comum com os sistemas de suporte à decisão e podem com eles ser confundidos. Classificação pela área funcional CAD/CAM/CAE/PDM (Computer Aided Design / Manufacturing / Engineering / Product Data Management) São sistemas para o desenvolvimento de projetos (Design) tais como edifícios, barragens, automóveis, aviões, máquinas, refinarias, etc. e para a automação de fabricação (Manufacturing) tais como mandriladoras, tornos, retificadoras, etc. Chat, Instant Messaging, Vídeo Conferência São sistemas para troca de mensagens através de computadores. CIM (Computer Integrated Manufacturing) São sistemas que servem para o planejamento e controle de todo o processo de fabricação, inclusive a automação industrial. 8

9 Classificação pela área funcional CRM (Customer Relationship Management) São sistemas que gerenciam todas as relações com clientes. ECR (Efficient Consumer response) ECR é uma estratégia industrial em que fornecedores e distribuidores trabalham conjuntamente de modo a tornar mais eficiente a atividade de fazer chegar o produto ao consumidor como um todo e não isoladamente. Os sistemas ECR são os que dão suporte a essa atividade. Confundem-se com os sistemas SCM. EDI (Electronic Data Interchange) São sistemas de envio e recebimento de informações entre empresas através de meios eletrônicos. Classificação pela área funcional EFT (Electronic Funds Transfer) São sistemas para transferência eletrônica de fundos. ERP (Enterprise Resource Planning) São sistemas integrados, envolvendo todas as funções gerenciais, controlando todos os processos e dando suporte ao planejamento empresarial. MRP/MRP II (Manufacturing Resources Planning) São sistemas para gerenciamento da produção industrial. O MRP está restrito às atividades envolvendo somente os recursos da produção em uma empresa de manufatura, ao passo que o MRP II já integra recursos financeiros, humanos, de mercado (clientes), etc. Classificação pela área funcional SCM (Supply Chain Management) São sistemas destinados ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, controlando desde os fornecedores até a entrega aos clientes. Intranets São sistemas de redes privativas, usando a tecnologia da Internet. Extranets São sistemas semelhantes às intranets, porém envolvendo clientes e fornecedores. Groupware São sistemas para grupos de trabalho, controlando todo o fluxo de informações entre eles. Exemplo típico: Lotus Notes. 9

10 CONSIDERAÇÕES SOBRE TERMINOLOGIA DE SISTEMAS Os sistemas de informação de uma empresa atendem a várias finalidades: processamento de transações (vendas, compras, produção, custos, contabilidade, orçamentos, manutenção, patrimônio, controle de estoques, folha de pagamento, contas a pagar, contas a receber, caixa, etc.) obtenção de informações para o planejamento e o controle operacional (controle das vendas mensais, avaliação dos fornecedores no semestre, estatísticas de horas extras mensais, cálculos de custos, relatórios dos materiais de maior valor de consumo, relatórios dos principais clientes, etc.) obtenção de informações para decisões que, em longo prazo, afetam a empresa (estudos para instalação de uma nova filial, estudos para mudança da linha de produtos, estudos de fusões e incorporações, etc.) CONSIDERAÇÕES SOBRE TERMINOLOGIA DE SISTEMAS Um sistema de informação é algo formal, com dados de entrada bem definidos, um processamento também bem definido (mesmo que as atividades de processamento sejam uma função dos dados de entrada, ou seja, dependendo do dado que entrar haverá um determinado tipo de processamento) e saídas igualmente bem definidas. A informação que sai do sistema tem que poder ser certificada, ou seja, todo o processo de obtenção da informação deve ser passível de verificação (por exemplo em uma auditoria) e os dados que deram origem à informação tem que ser dados certificados (por meio de algum documento ou de algum equipamento confiável). Um outro termo que é muito usado é o de sistema especialista: um sistema de informação que reúne os conhecimentos de um especialista em uma área qualquer. Por exemplo, um sistema especialista da área médica contém informações típicas acerca de medicina, podendo ajudar médicos a efetuar diagnósticos de doenças e sugerir tratamentos adequados. CONSIDERAÇÕES SOBRE TERMINOLOGIA DE SISTEMAS Um sistema de apoio à decisão tem dados de entrada e processamentos que variam de acordo com as próprias decisões que vão sendo tomadas pelas pessoas que recebem as informações de saída, fugindo um pouco das características abordadas anteriormente. Todavia, os sistemas de apoio à decisão são considerados, também, sistemas de informação, quando o termo mais adequado talvez fosse o de software de apoio à decisão (um software que ajuda seu usuário a tomar decisões). O sistema de apoio à decisão permite que seu usuário manipule informações as mais diversas (índices, tabelas de dados, gráficos, taxas, etc.) para chegar a alguma decisão. Um exemplo típico desse tipo de software é a planilha eletrônica. Existem, no mercado de informática, softwares específicos para apoio à decisão. 10

11 CONSIDERAÇÕES SOBRE TERMINOLOGIA DE SISTEMAS Os aplicativos são os softwares que permitem a obtenção de trabalho útil realizado pelo computador, são, dessa forma, extremamente variados: na área de sistemas de informação há os bem específicos, como um software de controle de contas a pagar; os que efetuam várias funções, como um software de administração financeira (contas a pagar, contas a receber, custos, contabilidade, controle orçamentário, etc.); e os softwares mais integrados, do tipo ERP, que abrangem praticamente a empresa como um todo (bem mais complexos). Há também os aplicativos típicos de escritório (Office), como o Microsoft Office (Word, Excel, Access, etc.), que servem para atividades comuns de uma área administrativa (elaboração de cartas, relatórios, gráficos, quadros com cálculos diversos, fichários, etc.). Existem aplicativos de uso de técnicos (desenho, cálculos de engenharia, editoração, etc.) e outros mais. CONSIDERAÇÕES SOBRE TERMINOLOGIA DE SISTEMAS Resumindo: não se deve confundir, então um aplicativo com sistema de informação. Um sistema de informação baseado em computador necessariamente vai ter, como um de seus componentes, software aplicativo, porém vai ter também procedimentos manuais, fluxo de dados e informações fora do computador, vai necessitar de pessoas, equipamentos, instalações, etc. Já um aplicativo pode não ser um aplicativo de um sistema de informação. Por exemplo: o Word é um aplicativo de uso genérico, pois os dados de entrada não são bem definidos, os procedimentos do programa também não (pois dependem do que o operador deseja no momento) e as saídas também não. Entretanto, é usual considerar os aplicativos de escritório (Word, Excel e similares) como um tipo de sistema de informação, conflitando com a definição de sistema de informação dada a cima. Término da Aula 02 Contato: prof.rossoni@uol.com.br 11