PROCEDIMENTO OPERACIONAL

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1 POP-5 1/5 1 INTRODUÇÃO Participaram da elaboração ste padrão: D Avila/INDG, Camone,... 2 OBJETIVO Orientar a realização da reunião resultados, visando realizar a avaliação dos resultados obtidos (Itens Controle), tratamento svios e andamento dos planos ação, seguindo a metodologia do PDCA. 3 CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todos os envolvidos com o PTO do CONFEA. Notas: Este procedimento contempla somente a parte da reunião para análise resultados dos PTO, tão logo se fina o procedimento para projetos Estratégicos ou Internos, po ser incluído. 4 DEFINIÇÕES Para efeito do presente padrão, aplicam-se as seguintes finições: Plano Ação: É o estabelecimento formal ações, meios e caminhos para chegarmos a meta. Cada plano ve ter as ações (o que), um responsável (quem), um prazo início e término das ações (quando), e suas etapas (como). Desvios/anomalias: Para fins acompanhamento das metas, dos planos ação e itens controle, consiramos svios/anomalias a não execução das ações no prazo, a falta evidências que a ação foi efetivamente realizada, ao não atingimento das metas nos itens controle ou mudanças foco na execução das ações.

2 POP-5 2/5 Itens Controle: Indicador numérico que visa monitorar periodicamente os resultados alcançados. Meta: É um resultado final específico para ser atingido num dado prazo. É constituída 3 partes: objetivo (sejo gerencial) + valor + prazo. Medida: São os meios ou métodos específicos para se atingir a meta. Diretriz: Consiste uma meta e das medidas prioritárias e suficientes para se atingir esta meta. 5 SÍMBOLOS E ABREVIATURAS PA: Plano Ação. IC: Item Controle PAT: Plano Anual Trabalho

3 POP-5 3/5 6 PRINCIPAIS PASSOS Antes da Reunião: 6.1 Reservar todos os recursos necessários, entre eles: sala reuniões, projetor multimídia e microcomputador; 6.2 Enviar/ reforçar convite para os participantes; 6.3 Preparar e/ou revisar se todo o material a ser apresentado está atualizado, caso não esteja procer a atualização; Durante a Reunião: 6.4 Estabelecer, reforçar com o grupo as regras funcionamento da reunião, tais como: Celulares sligados, no vibra call ou ixado com um auxiliar para anotar recados; Atendimento celulares fora da sala; As equipes vem ser orientadas para interromper, somente em casos excepcionais, se possível passando recado por escrito, por meio da equipe apoio da reunião; Ausências totais ou parciais vem ser comunicadas a coornação da reunião e/ou equipe apoio; Conversas paralelas vem ser evitadas; O participante não ve ficar saindo e entrando da sala após sua apresentação. 6.5 Seguir a roteiro proposto abaixo, que ve ser reforçado pelo coornador no início dos trabalhos: a) Apresentação do roteiro da reunião, informando horário início e término, seqüência das apresentações; b) Abertura;

4 POP-5 4/5 Nota: c) Apresentação: Tabela IC s As regras funcionamento da reunião, pauta e roteiro cada apresentação porá, se necessário, estar por escrito e entregue a cada participante quando da sua chegada. 6.6 Realizar a abertura dos trabalhos, que verá ser feita pelo coornador da reunião; 6.7 Realizar a apresentação dos gestores na seqüência pré-finida, segundo a pauta. Cada gestor chamado verá obrigatoriamente seguir o roteiro abaixo e se manter no tempo/horário préestabelecido: Roteiro apresentação por gestor: Apresentar a Tabela Gerenciamento Resultados (semáforo), comentando os resultados obtidos, em especial os Itens Controle em vermelho. Apresentar cada Item Controle vermelho - meta não atingida ou com svio no Plano Ação, o seguinte: - Gráfico - Relatório 3 Gerações Apresentar Fatos Relevantes (máximo 1 a 2 slis pré-elaborados) Notas: O material ve estar atualizado na árvore no prazo conforme o combinado, não serão aceitos arquivos em pen drive entregues instantes antes da reunião ou na última hora; O próprio gestor ou alguém apoio que ele leve consigo, fará a operação do micro/árvore hiperbólica; O tempo por apresentação e horários serão rigorosamente observados, pondo ser inferior ou ultrapassar, quando intervenções realizadas pelo Presinte ou superior hierárquico; Gráficos e Relatório Tratamento Anomalias (3 Gerações) somente vem ser apresentados quando houver svio meta (Item Controle), Plano Ação ou quando solicitado; Comentários e/ou recomendações do Presinte vem ser anotadas pelo próprio gestor ou por alguém apoio que o esteja acompanhando.

5 POP-5 5/5 O Relatório Tratamento Anomalias (3 Gerações) ve manter o histórico das análise realizadas e as cisões tomadas quando do atraso dos planos ação ou itens controle com metas não atingidas. Após, realizada a análise e tratamento svios em Itens Controle (rotina e melhorias), metas melhoria dos planos ação, as proposições verão ser inclusas e talhadas no plano ação complementar do PAT. Devemos lembrar que o Relatório 3 Gerações é o instrumento/método análise causas e tomada cisão, todo o planejamento ve estar concentrado em um único plano; A árvore hiperbólica ve obrigatoriamente estar atualizada. 6.8 Realizar o encerramento da reunião com a Palavra do Coornador, principais níveis hierárquicos presentes, comentando os resultados e fazendo suas recomendações; 6.9 Solicitar aos mais que queiram se manifestar, que o façam, focado em resultados e maneira objetiva. 7 RECURSOS NECESSÁRIOS PAT atualizado Microcomputador com acesso a árvore hiperbólica 8 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS Atuar caso a caso, através da Coornação da reunião. 9 CUIDADOS ESPECIAIS Manter a pauta da reunião conforme o previsto e seguir este procedimento, atuando no ato ou posteriormente na correção svios.