PROCEDIMENTO OPERATIVO Carimbagem, registo, magnetização e atribuição de cotas

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1 Página 1 de 5 I ÂMBITO Aplicável à identificaçã e lcalizaçã de mngrafias, bras de referência e materiais dispnibilizads na bibliteca da ESEP. II OBJETIVOS Identificar as bras, mngrafias e materiais adquirids e ferecids. Assegurar cntrl de regist e cntrl anti-rub. Organizar s dcuments de md a facilitar seu acess. Harmnizar s prcesss de rganizaçã da bibliteca. III INFORMAÇÕES GERAIS A - DEFINIÇÕES Númer de regist trata-se de um númer atribuíd a uma mngrafia u a material nã-livr durante prcess de regist, u seja, durante prcess de inventariaçã das mngrafias u material nã-livr após a aquisiçã (cmpra u ferta). Para cada mngrafia é dad um númer únic. Material nã-livr td material que nã seja livr u revista (CD-ROM/DVDs/CD-áudi). Flha de rst página de uma mngrafia nde se encntram s dads essenciais de uma bra, cm nme d autr, títul, subtítul, lcal de publicaçã, editra, data de publicaçã, ediçã, além de utras infrmações. É a fnte que frnece s dads necessáris à identificaçã da bra. Flha de sumári flha nde cnsta um resum u índice d cnteúd da revista. Magnetizaçã cnsiste na clcaçã de uma fita magnética nas mngrafias e revistas, que permitirá detetar através d sistema anti-rub, cas nã sejam desmagnetizads. ISBD Descriçã Bibligráfica Internacinal Nrmalizada (Internatinal Standart Bibligraphic Descriptin). Cta é element que permite lcalizar dcument nas estantes. É cmpsta pr uma ntaçã (CDU) e alguns elements identificativs d dcument, varia de instituiçã para instituiçã. CDU Classificaçã Decimal Universal que representa assunt através de uma ntaçã numérica. B - ORIENTAÇÕES QUANTO À EXECUÇÃO Tdas as mngrafias e revistas devem ser carimbadas e magnetizadas. O carimb de regist (ESEP Bibliteca; Nº de Inventári/an) deve-se clcar na flha de rst das mngrafias, e carimb de psse (ESEP Bibliteca) na última flha da mngrafia em lcal que nã afete qualquer parte d text u imagem. Nas revistas clca-se carimb de psse na flha d sumári. Cada dcument (mngrafia e material nã livr) deverá ter seu númer de inventári sequencial. A numeraçã das revistas é dada pel títul da revista/an/númer. O material nã livr nã é carimbad nem magnetizad, apenas é clcad númer de inventári na catalgaçã. Sã usadas cres distintas de etiquetas de cnfrme s dcuments que pertençam a grup livre u interdit a empréstim. As etiquetas de cr verde pertencem a grup de dcuments que pdem ser emprestads.

2 Página 2 de 5 As etiquetas de cr vermelha pertencem a grup de dcuments interdits a empréstim, send de cnsulta lcal, nmeadamente as revistas, bras de referência e determinadas mngrafias. As etiquetas devem ser cladas nas lmbadas das mngrafias a mesm nível, independentemente d frmat. Devend ter uma margem de cerca de 2 cm entre a parte inferir da lmbada das mngrafias e a etiqueta. Ns dcuments encadernads cm arglas, a etiqueta deve ser clcada na capa, na parte inferir esquerda, cm a mesma rientaçã d pnt anterir. Ns cass de dcuments excecinais, cm mngrafias antigas, nã é clcad cta na lmbada, mas, escrita manualmente a lápis na flha de rst da mngrafia n cant superir esquerd. Nas caixas ds CDs u DVDs, a cta deve ser clada n cant inferir esquerd. A atribuiçã de segue seguinte critéri: N cas de mngrafias deve-se atribuir a ntaçã (CDU) crrespndente a assunt, seguida das três primeiras letras d apelid d autr e das três primeiras letras significativas d títul: Ntaçã-CDU Autr Títul MAD ENF (Enfermagem) (Madureira) (A Enfermagem) MAD ENF Sempre que nã haja autr atribuíd, atribuir a CDU seguida das três primeiras letras d títul: N cas de existir mais d que um exemplar d dcument, dever-se-á identificar na cta númer d respetiv exemplar: Nº INVENTÁRIO* VOL. Nº EXEMPLARES 7452 V V1-2 N cas de bras de referência atribuir a ntaçã CDU, depis designativ d dicinári (DG Dicinári Geral; DT Dicinári Temátic; EG Enciclpédia Geral; ET Enciclpédia Temática), idima d dcument (P/I Prtuguês/Inglês; F/P Francês/Prtuguês; P/P Prtuguês ), data de ediçã, exemplar. Cm esta pçã s dicináris ficam rdenads pr designativ e pr an:

3 Página 3 de 5 CDU Designativ Data de Ediçã Nº de Exemplares / Vl. 030 DG P/P ET PSI 2003 V1 030 DG P/P Para material nã livr atribuir a cta pel designativ d tip de material, seguid de uma numeraçã sequencial de regist n aplicativ DcBase, exempl: CD-áudi: CD-1; CD-2; CD-3 CD-ROM : CDR-1; CDR-2; CDR-3 DVD: DVD-1; DVD-2 Teses em frmat digital: CD-T-1; CD-T-2 IV RECURSOS PG.10 Gestã dcumental. Carimb de psse. Carimb de regist (inventári). Fitas magnéticas (DS-B2-N) da 3M. CDU Tabela de Autridade. Etiquetas de cres vermelhas e verdes. Película prtetra de. Aplicativ DcBase Gestã ediçã de bases. V AÇÕES Mngrafias Açã 1. Abrir a mngrafia na flha de rst. 2. Clcar carimb de regist (inventári). 3. Clcar númer de inventári (nº sequencial) e an de regist de acrd cm últim dad n aplicativ em us. 4. Clcar carimb de psse na última flha da mngrafia. 5. Abrir a mngrafia, mais a mens a mei e tirar a película prtetra mais pequena da fita magnética, clar mais encstad à esquerda e pressinar cm a flha e retirar a película prtetra mair, fechar a mngrafia e pressinar junt à lmbada. 6. Catalgar de acrd cm a IT.04 Catalgaçã. Material nã livr 1. Atribuir um númer de inventári n mment de catalgaçã n aplicativ DcBase. Respnsabilidade

4 Página 4 de 5 Açã 2. Catalgar de acrd cm a IT.04 Catalgaçã. Revistas 1. Abrir a revista na flha d sumári. 2. Clcar carimb de psse. 3. Clcar fita magnética cnfrme md de prceder para a mngrafia. 4. Registar de acrd cm a IT.06 Regist de revistas n kardex. Atribuiçã de 1. Analisar s dcuments quant a assunt para atribuiçã de cta. 2. Aplicar s seguintes critéris de atribuiçã de Mngrafias: Atribuir a ntaçã (CDU) crrespndente a assunt cnfrme rientações quant à execuçã (B); Fazer a entrada pr títul, sempre que nã haja autr atribuíd; Cnferir se há iguais: N cas de existir a pssibilidade ds dcuments terem iguais, dever-se-á utilizar númer de inventári; N cas ds dcuments serem cmpsts pr váris vlumes, deverse-á indicar respetiv vlume na cta; N cas de existir mais d que um exemplar d dcument, dever-se-á identificar na cta númer d respetiv exemplar; A clcar númer de inventári (na cta) numa bra cm váris vlumes u exemplares, fica númer de inventári d primeir vlume em tdas as Obras de referência: Atribuir a ntaçã CDU, cnfrme rientações quant à execuçã (B) Material nã livr: Atribuir a cta pel designativ d tip de material; Imprimir e clar etiquetas e películas. Respnsabilidade

5 Página 5 de 5 VI FLUXOGRAMA Carimbagem, regist e magnetizaçã Carimbagem Nº de inventári Magnetizaçã Catalgaçã VII DOCUMENTOS ASSOCIADOS IT.04 Catalgaçã. IT.06 Regist de revistas n kardex.