1 - APRESENTAÇÃO DO SIGQ

Transcrição

1 Tipo de Documento MANUAL DA QUALIDADE Título do Documento Manual do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade Número e Versão do Documento Fase Elaborado por MNQ/DIR V.7 Vigente Janaina Lopes Modesto Área Relacionada Corporativo Cópia Não-Controlada 1 - APRESENTAÇÃO DO SIGQ O Sistema Integrado da Gestão da Qualidade (SIGQ) compreende os sistemas da gestão da qualidade (NBR ISO 9001:2000), ambiental (NBR ISO 14001:2004), da segurança e saúde ocupacional (OHSAS 18001:1999), da Segurança do alimento (Codex Alimentarius e NBR ISO 22000:2005 e da responsabilidade social (SA 8000:2001), tendo como finalidades específicas: Apresentar a COCAMAR Cooperativa Agroindustrial e seu campo de atuação Apresentar a concepção, os elementos e o escopo de aplicação do SIGQ Estabelecer o escopo para as certificações de conformidade às normas NBR ISO 9001, NBR ISO 14001, OHSAS 18001, Codex Alimentarius, NBR ISO e SA 8000 Justificar exclusões aplicáveis e permissíveis, relativas à seção 7 da NBR ISO 9001 Demonstrar como o SIGQ atende ou supera os requisitos das normas NBR ISO 9001, NBR ISO 14001, OHSAS 18001, Codex Alimentarius, NBR ISO 22000, SA 8000 Apresentar a Política Integrada da COCAMAR Descrever os elementos e os procedimentos que perfazem o SIGQ e a inter-relação entre estes elementos e

2 procedimentos Descrever os processos que perfazem o SIGQ e suas interações Descrever a estrutura organizacional para o SIGQ. 2 - APRESENTAÇÃO DA COCAMAR COOPERATIVA AGROINDUSTRIAL Ao longo de sua existência a COCAMAR Cooperativa Agroindustrial aprimorou as atividades de recebimento, beneficiamento, industrialização e comercialização de soja, milho, canola, algodão, casulos do bicho-da-seda, canade-açúcar, café e trigo; incrementou o fornecimento de insumos agropecuários: fertilizantes, corretivos, defensivos agrícolas, sementes, produtos pecuários e peças e implementos agrícolas. O farelo de soja, tradicionalmente uma commodities de exportação, atualmente tem expressiva destinação ao mercado regional tornando a COCAMAR uma das grandes fornecedoras para as granjas de aves e suínos do noroeste do Paraná. A COCAMAR também investiu na participação em outras sociedades: TransCocamar (transporte rodoviário de cargas e locadora de veículos) e Indústria de Sucos Concentrados (industrialização e comercialização de laranja na forma de suco, incorporada à Cooperativa desde setembro de 2005). Destacou-se recentemente como uma das cinco marcas mais lembradas do Paraná por meio de pesquisas regionais. Os projetos desenvolvidos desde então, têm proporcionado capacitação tecnológica e desenvolvimento regional, respondendo aos desafios relacionados à inserção competitiva no mercado do agronegócio, por meio de investimentos para aumento de produtividade e diversificação do portifólio, associados ao direcionamento para produtos de maior valor agregado. A Cooperativa tem oferecido opções de viabilização econômica para pequenos produtores, fomentando e mantendo atividades que garantam geração de renda, tais como: café superadensado, laranja e outros. Entre os principais fatores responsáveis pelo bom desempenho da COCAMAR e superação das dificuldades destacam-se a confiança e a segurança que a cooperativa proporciona ao cooperado, cujas atitudes de reconhecimento e fidelidade têm fortalecido a imagem e a importância da cooperativa para o desenvolvimento regional. Os aspectos norteadores para a consolidação da Cooperativa são: Ampliação do nível de modernização de todos os setores da Cooperativa Organização do quadro social Profissionalização de seus dirigentes e colaboradores Desenvolvimento auto-sustentado Crescimento da comercialização de insumos agropecuários Expansão das vendas no varejo Otimização das estruturas. Investimentos na ampliação das estruturas industriais. Diversificação e flexibilização na produção industrial. Alianças estratégicas. Utilização de toda a capacidade de produção industrial. Considerando que um dos principais fatores no desempenho de uma organização é a qualidade de seus produtos e serviços, a COCAMAR vem desenvolvendo melhoria contínua por meio do seu Sistema Integrado de Gestão da Qualidade, fundamentando-se no desenvolvimento de recursos humanos e tecnológicos de modo a garantir a satisfação de seus clientes internos e externos, com nível de qualidade de produtos e serviços sempre crescente. Ao investir em qualidade, em modernidade e em conhecimento técnico, a COCAMAR mantém a motivação de suas equipes na construção de uma Cooperativa cada vez melhor e preparada para os sobressaltos e a imprevisibilidade do mercado. Declaração da Missão da COCAMAR A missão da COCAMAR, definida pela diretoria da organização, é: Prover de satisfação o cooperado, oferecendo serviços e produtos com qualidade e eficiência, preservando os parâmetros de rentabilidade. Ser reconhecida por clientes e fornecedores como organização comprometida com a Qualidade. Buscar a perpetuação da organização, a partir da otimização de sua estrutura operacional e industrial. Manter seus colaboradores aptos a cumprir suas funções com segurança, orgulho e motivação. Ser uma organização cidadã e promotora do desenvolvimento regional. Área de Ação

3 A COCAMAR Cooperativa Agroindustrial atua nos Estados do Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, São Paulo, Goiás, Mato Grosso de Sul, Mato Grosso e Minas Gerais. Suas atividades consistem em receber, beneficiar, padronizar, armazenar, industrializar e comercializar laranja, soja, canola, milho, algodão, café e trigo, bem como fornecer insumos, máquinas e implementos agrícolas aos produtores. Para a comercialização de produtos de varejo, a COCAMAR atua nos estados de Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul e São Paulo. Para a comercialização de fios de algodão e mistos, a COCAMAR atua nos estados de Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, São Paulo, Minas Gerais, Goiás, Mato Grosso do Sul e Rio de Janeiro. Para a comercialização de sucos concentrados, a COCAMAR atua no mercado interno e no mercado externo. 3 - MANUAL DO SIGQ O escopo do SIGQ aplica-se a: Refino e envase de óleos vegetais, envase de álcool, torrefação de café e comercialização de produtos de varejo. Produção e comercialização de Fios de Algodão e Mistos. Produção e comercialização de Sucos Concentrados e subprodutos (Óleo Essencial, d-limonene e Fase Oleosa). Recebimento e comercializaçao de Laranja, soja, canola, milho, algodão, café e trigo, bem como fornecimento de insumos, produtos pecuários, peças, máquinas e implementos agrícolas aos Cooperados Produção e comercialização de Produtos de Varejo Produção e comercialização de farelo de Soja e Óleo Degomado. O SIGQ na COCAMAR se relaciona com as seguintes normas e princípios: NBR ISO 9001: Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para Produtos de Varejo, Indústria de Fios de Algodão e Mistos e Indústria de Sucos Concentrados. CODEX ALIMENTARIUS - Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos (SGSA), Análise de Perigo e Pontos Críticos de Controle (APPCC/HACCP) para Farelo de Soja, Óleo Degomado e Produtos de Varejo. NBR ISO 22000:2006 Sistema de Gestão para Segurança de Alimentos para Indústria de Sucos Concentrados. O escopo abrange a recepção do grupo das laranjas doces, processamento por meios físicos, armazenamento, comercialização e entrega de suco de laranja concentrado congelado nos mercados brasileiro e internacional. NBR ISO 14001:2004 Sistema de Gestão Ambiental (SGA) para Indústria de Produtos de Varejo, Indústria de Commodities, Indústria de Fios de Algodão e Mistos, Indústria de Sucos Concentrados, Unidades Operacionais, Unidades de Beneficiamentos e Administração Central. OHSAS 18001:1999 Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO) para Indústria de Produtos de Varejo, Indústria de Commodities, Indústria de Fios de Algodão e Mistos, Indústria de Sucos Concentrados, Unidades Operacionais, Unidades de Beneficiamentos e Administração Central. SA 8000:2001 Sistema de Gestão Social (SGS) para Indústria de Produtos de Varejo, Indústria de Commodities, Indústria de Fios de Algodão e Mistos, Indústria de Sucos Concentrados, Unidades Operacionais, Unidades de Beneficiamentos e Administração Central. PQC - Processo para Qualidade COCAMAR para Unidades Operacionais. No Manual estão definidas as políticas integradas da COCAMAR e seus objetivos em consonância com o Planejamento Estratégico, a estrutura organizacional, os meios para a obtenção da qualidade e descreve ainda, as diretrizes para Sistema Integrado de Gestão da Qualidade em conformidade com os requisitos das normas relacionadas acima, atendendo às exigências dos padrões de Qualidade da COCAMAR Cooperativa Agroindustrial. A interação entre os processos do SIGQ consta nas documentações da COCAMAR e no disposto do elemento Determinação de Processos da Qualidade deste Manual. As justificativas para as exclusões estão descritas no elemento 4.1 deste manual.

4 A responsabilidade pela elaboração, controle de distribuição e revisão deste Manual é da Assessoria de Integração da Qualidade e a aprovação é efetuada pela Alta Direção da COCAMAR. 4 - RESPONSABILIDADE DA ALTA DIREÇÃO A Diretoria da COCAMAR promove a implementação do SIGQ, certa da importante contribuição que proporciona aos seus Clientes, Cooperados, Fornecedores e Colaboradores, consolidando os pontos positivos da organização e aprimorando aqueles ainda em consolidação, de forma a aumentar a satisfação geral e estabelecer um processo de melhoria contínua da eficácia do sistema da gestão. Para isso, fomenta o estabelecimento de instrumentos de apoio a gestão, como: Softwares de gestão vinculados ao gerenciamento de documentos para qualidade. Comunicação à organização da importância de atender requisitos do cliente, regulamentares bem como requisitos legais aplicáveis. Garantia da disponibilidade de recursos para implementação do SIGQ. Igualmente, lidera os processos de elaboração da Política Integrada, dos objetivos e metas em consonância com o seu Planejamento Estratégico, bem como efetua a análise crítica do SIGQ, a intervalos planejados. A COCAMAR gerencia o SIGQ, baseado no Ciclo PDCA, conforme ilustração abaixo:

5

6 4.1 - PLANEJAMENTO DO SIGQ O planejamento do SIGQ lastreia-se na Política Integrada, no Planejamento Estratégico (PLE) da COCAMAR e no desdobramento de objetivos estratégicos por todos os departamentos, de modo a gerar e pactuar os respectivos planos de ação que estabelecem as responsabilidades de cada nível pertinente, por meio da definição dos indicadores de cada Departamento. Estes indicadores possuem metas e os recursos para seu atendimento são disponibilizados por orçamento anual aprovado. Por meio desta ferramenta, os diversos níveis da Cooperativa controlam suas metas e desvios. Registros são mantidos das ações executadas ou planejadas para o atendimento das metas. O Sistema integrado de Gestão da Qualidade está concebido de acordo com a matriz de planejamento do SIGQ. Po meio da atuação dos Comitês do SIGQ e das análises críticas pela Alta Direção, realiza-se o gerenciamento das forças internas e externas de mudanças, considerando-se como necessário: Novos elementos e/ou processos necessários para o desempenho eficaz do SIGQ. Mudanças na estrutura organizacional. Identificação e especificação de novos requisitos para processos, produtos e/ou serviços, com base nas demandas de mercado, de clientes e de outras partes interessadas relevantes, inclusive da legislação aplicável. Mudanças nas normas de referência (ISO 9001, HACCP (Codex Alimentarius e PDV), ISO 14001, OHSAS 18001, ISO e SA 8000). Desenvolvimento e implementação de tecnologia e de métodos e critérios diferenciados que sejam necessários para determinar o desempenho e/ou a conformidade de processos, produtos e/ou serviços, em função da introdução de novos métodos e critérios de avaliação. Surgimento de novas tecnologias operacionais e de melhores opções tecnológicas ambientais e da segurança e saúde ocupacional. De acordo com esse manual, a Matriz de Planejamento do SIGQ (DIR/G-0002), apresenta a correlação entre os elementos do SIGQ e os requisitos das normas NBR ISO 9001, HACCP (Codex Alimentarius e PDV), NBR ISO 14001, OHSAS 18001, ISO e SA 8000, a Autoridades e Responsabilidades, bem os principais documentos relacionados. Exclusões Baseado no item 1.2 da norma NBR ISO 9001:2000, requer-se a exclusão do requisito validação dos processos de produção e fornecimento do serviço, inclusive nas Indústrias de Sucos Concentrados, Produtos de Varejo e Indústria de Fios, devido ao fato de que as saídas resultantes dos processos de produção são todas verificadas por medição por meio dos métodos de análise laboratoriais e/ou inspeções visuais, considerando as características dos produtos. Escopo das Certificações Departamento/Unidade Norma Abrangência OCC Indústrias de Produtos de Varejo NBR ISO 9001:2000 Produção e Comercialização de TECPAR Produtos de Varejo Indústria de Fios NBR ISO 9001:2000 Produção e Comercialização de TECPAR Fios de Algodão e Mistos Indústria de Sucos Concentrados NBR ISO 22000:2005 Produção e Comercialização de SGS Sucos Concentrados Graneleiro/Recebimento de Grãos HACCP e PDV Produção e Comercialização de SGS Farelo e Óleo Degomado de Indústria de Commodities HACCP e PDV Soja Unidades de Beneficiamento PQC Recebimento de Grãos, Unidades Operacionais Comercialização de Insumos Agrícolas e Administrativo Interno/AIQ POLÍTICA INTEGRADA DO SIGQ A COCAMAR assegura que a Política definida a seguir é apropriada ao propósito e estratégia da organização, sendo avaliada a cada reunião de análise crítica do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade e é objeto obrigatório das auditorias internas do SIGQ e dos processos de conscientização.

7 Declaração da Política Integrada do SIGQ da COCAMAR Estamos comprometidos com a obtenção de resultados e a satisfação de nossos Clientes e Cooperados 1 por meio da melhoria contínua 2 de nossos processos, assegurando: A qualidade e segurança alimentar de nossos produtos 3. A prevenção da poluição e de perdas 4 pelo gerenciamento dos aspectos ambientais e riscos socioeconômicos relevantes de nossas atividades agroindustriais 5. O atendimento à legislação aplicável, aos acordos assumidos e requisitos da SA O aperfeiçoamento do nosso sistema integrado da qualidade, por meio das atualizações regulares do Planejamento Estratégico 7. Esta Política atende às seguintes Premissas: (1) Satisfação de Clientes (NBR ISO 9001:2000). (2) Melhoria contínua (NBR ISO 9001:2000, NBR ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999 e SA 8000:2001). (3) Segurança do Alimento (NBR ISO 9001:2000, NBR ISO 22000:2005). (4) Compromisso com a prevenção da poluição (NBR ISO 14001:2004). (5) Documento Mandatário INMETRO para a ISO ABNT/CG/. (6) Atendimento a requisitos legais e outros (NBR ISO 9001:2000, NBR ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999 e SA 8000:2001). (7) Estrutura para estabelecimento de Objetivos e Metas (NBR ISO 9001:2000, NBR ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999). Para a sua implementação, esta política é divulgada por um ou mais dos seguintes meios: Carta do Presidente Reuniões Internas para atividades de conscientização junto aos líderes e colaboradores, de forma a assegurar sua compreensão e correta aplicação Jornal de serviço, informativos e cartazes Impressão do texto nos materiais de treinamento e em eventos internos Comunicados internos Quadros ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE A estrutura organizacional na COCAMAR está representada pelos organogramas a seguir: a) Organograma Geral: ORG/DIR-0001 b) Indústria de Fios: ORG/SCI-0003 c) Indústrias de Varejo: ORG/SCI-0004 d) Indústria de Sucos Concentrados: ORG/SCI-0011 Responsabilidade e Autoridade As responsabilidades e autoridades dos colaboradores e suas inter-relações na COCAMAR, estão descritas nos documentos do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade e podem ser evidenciados nas descrições dos cargos e nos organogramas. As autoridades relacionadas estão definidas na Matriz de Planejamento do SIGQ disposto no elemento 4.1 neste Manual. Com relação ao SIGQ, o Gerente de Integração da Qualidade é responsável por:

8 Planejar e gerir as ações inerentes ao SIGQ na cooperativa. Integrar os sistemas atuais de modo que assegure a sua efetiva implementação e melhoria. Planejar e coordenar auditorias internas do SIGQ. Planejar as reuniões de análise crítica do SIGQ pela alta direção. Garantir o controle e verificação de ocorrências, ações corretivas, preventivas e de melhorias nos sistemas e programas da qualidade. Analisar e introduzir ações de melhoria nos processos identificados, por intermédio de equipes multifuncionais de melhorias. Definir a implantação e implementação de novas práticas de gestão para o SIGQ. Servir de consultoria interna para a gestão integrada da qualidade. Em cada planta fabril constitui-se um Comitê da Qualidade que é composto por Representante da Direção, Gerente Industrial e Responsáveis pelos processos, Coordenador do SIGQ e, quando aplicável, representes de áreas de apoio, com a finalidade de servir de fórum de discussão e decisão para a qualidade e é responsável por: Assegurar que os procedimentos relativos ao SIGQ sejam cumpridos dentro dos padrões estabelecidos Sugerir ajustes e melhorias no SIGQ Analisar criticamente os resultados de auditorias, indicadores de processos, ocorrências e outros assuntos definidos em pauta Da mesma forma é designado um Colaborador para a função de Coordenador do SIGQ que é responsável por: Orientar e Auxiliar as atividades do Representante da Alta Direção, no que diz respeito ao SIGQ Elaborar ou Verificar os documentos do SIGQ requeridos, com a participação dos envolvidos, acionando o suporte técnico de consultoria, quando necessário. Coordenar a implementação e manutenção do SIGQ em toda a organização, por meio do acompanhamento das atividades, verificação de não-conformidades e captando as necessidades de clientes, partes interessadas e dos colaboradores Elaborar relatórios de desempenho do SIGQ Representante da Direção A Alta Direção indica o Gerente de Integração da Qualidade para a função de Representante da Direção, que independente de outras funções, tem a autoridade e responsabilidade para: Assegurar que os processos necessários para o SIGQ sejam instituídos, implementados e mantidos Relatar à Alta Direção o desempenho do SIGQ e qualquer necessidade de melhoria Prover o suporte necessário para a realização das reuniões de análise crítica do SIGQ Assegurar a promoção da conscientização interna sobre os princípios que regem o SIGQ, bem como os requisitos do cliente e seus impactos. A Alta Direção indica a uma Equipe Multidisciplinar de Segurança de Alimentos (Comitê do SGSA) para cada escopo, por meio de comunicado interno, bem como o Coordenador da Equipe de Segurança de Alimentos (Coordenador do Comitê SGSA) com as seguintes responsabilidades: Administrar a equipe de segurança de alimentos e organizar os seus trabalhos; Assegurar treinamentos relevantes e educação dos membros da equipe de segurança de alimentos;

9 Assegurar que o SGSA está estabelecido, implementado, mantido e atualizado e; Relatar à Alta Direção a eficácia e adequação do SGSA ANÁLISE CRÍTICA PELA ALTA DIREÇÃO A Alta Direção da COCAMAR promove uma reunião gerencial mensal para analisar criticamente os resultados da Cooperativa, inclusive a eficácia do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade (SIGQ). Essas reuniões são organizadas pela Assessoria de Integração da Qualidade, conduzida pelo Diretor Secretário ou alguém designado por ele. Devem participar destas reuniões de análise crítica: Superintendentes Gerentes Masters e Convidados Além dos resultados financeiros e Planejamento Estratégico, no decorrer do período devem ser analisados também: Política Integrada da Qualidade Objetivos e metas. Resultados de auditorias internas e externas. Realimentação de clientes e de partes interessadas. Desempenho de processos e conformidade de produtos, bem como a análise dos resultados de atividades de verificação do SGSA. Desempenho ambiental. Desempenho de segurança e saúde ocupacional. Desempenho social no local interno do trabalho. Situação de ações corretivas e preventivas. Mudanças planejadas que possam afetar o SIGQ. Fatores de mudanças diversas (promulgação de legislação, emergências, contratadas e fornecedores, competências, fatos que possam afetar a segurança de alimentos entre outros). Recomendações para melhorias. Acompanhamento das ações oriundas de análises critica anteriores. Situações emergenciais, acidentes e recolhimentos relacionados à segurança de alimentos. Necessidade de recursos. Os registros de saída dessas reuniões em forma de ata inclui,quando aplicável, decisões relativas à: Melhoria da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade e de seus processos Melhoria dos produtos em relação os requisitos do cliente Garantia da segurança de alimentos Revisões da política integrada, objetivos relacionados e Necessidade de recursos FOCO NO CLIENTE A COCAMAR, visando à plena satisfação do cliente, adota as seguintes providências: Confirma as necessidades e expectativas do cliente quanto aos serviços contratados. Verifica os requisitos regulamentares vinculados ao produto do cliente e serviços requeridos pertinentes. Define a melhor estratégia e relação custo-benefício, com o acordo do cliente e para o seu atendimento. Disponibiliza a estrutura própria, parcerias, representantes e escritórios estrategicamente localizados de forma a prover maior agilidade no atendimento ao cliente, propiciando o aumento da sua satisfação. Monitora a satisfação dos clientes, por meio de pesquisa realizada pela Assessoria de Integração da Qualidade. No caso de Clientes de Sucos Concentrados essa pesquisa é por intermédio do Departamento Comercial, conforme descrito no elemento 7. deste manual.

10 A COCAMAR estabelece comunicação com o cliente para garantir que desvios do foco são adequadamente analisados e tratados, conforme a Matriz de Planejamento do SIGQ. Para a COCAMAR, deve-se considerar o cliente como o destinatário dos produtos da organização. Pode ser uma pessoa física ou jurídica. É quem adquire (comprador) e/ou quem utiliza o produto, usuário ou consumidor. (Critérios de Excelência PNQ). Organização ou pessoa que recebe um produto. (NBR ISO 9000: ) - É também o Cooperado que por contrato de cooperativismo, fornece o seu produto para revenda ou beneficiamento e venda. Para a comercialização de varejo, os clientes são: atacadista, supermercadista, consumidor ou usuário final e varejista. Para a comercialização de fios de algodão e mistos, os clientes são: malharias e tecelagens que produzem tecidos planos e circulares, sendo sua aplicação final para tecidos de moda, industriais, cirúrgicos, cama, mesa, banho, decoração e artigos para confecção em geral. Para a comercialização de Sucos Concentrados, os clientes são indústrias processadoras de bebidas, sendo a aplicação final bebidas prontas dos mais diversos tipos. A comercialização de subprodutos da Indústria de Sucos Concentrados (Óleo Essencial, d-limonene e Essência de Laranja - Fase Oleosa) tem como clientes indústrias processadoras de aromas, alimentos, bebidas, perfumes, produtos de limpeza, entre outros. Desta forma, a COCAMAR assegura que sejam desenvolvidas ações para a melhoria continua, com o propósito de aumentar a satisfação do cliente REQUISITOS LEGAIS E OUTROS Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional e Responsabilidade Social Os critérios para identificação, análise de aplicabilidade, comunicação aos implicados e verificação periódica da situação de atendimento aos requisitos legais e outros requisitos pertinentes, seja de cunho ambiental, qualidade, social, segurança e saúde ocupacional ou de outros temas associados aos requisitos de desempenho da SA 8000, são descritos em procedimento documentado. Na COCAMAR este processo tem como foco todas as atividades, serviços e produtos, associados ao escopo de aplicação do SIGQ. A Assessoria de Integração da Qualidade mantém o monitoramento dos resultados destas análises e verificações por meio do sistema informatizado SIMPLES, coordenando ações integradas com o SESMT e com o RH, bem como com os gestores de áreas e processos. Para as análises na área ambiental a Avaliação da Legislação Ambiental é de responsabilidade da Assessoria de Integração da Qualidade, que se reúne periodicamente com os Coordenadores dos Departamentos. No caso das análises da segurança e saúde ocupacional, a análise é realizada pelo SESMT. As questões relacionadas com a SA 8000 são da alçada do RH e do Jurídico. Qualidade Faz parte dos processos de vendas e análise crítica de contrato, a identificação e a inclusão de eventuais exigências legais e de outras exigências mandatárias e estatutárias relacionadas aos Produtos de Varejo, Fios, Sucos Concentrados, Insumos Agrícola, recebimento de grãos e com a comercialização destes produtos COMUNICAÇÃO E CONSULTA COM PARTES INTERESSADAS Comunicação Interna e Externa Os canais de comunicação existentes na COCAMAR têm o objetivo de informar as ações, resultados obtidos (no âmbito social, segurança ocupacional, ambiental e qualidade), avaliados nas análises críticas dos Comitês do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade e Alta Direção, buscando dessa forma a eficácia do SIGQ. Toda solicitação, reclamação, sugestão, denúncia (inclusive de violação de direito do trabalhador e trabalho infantil) e informação pertinentes às questões ambientais, sociais, ocupacionais, de qualidade, segurança de alimentos entre outros, são recebidas e direcionadas pelo COC e são tratadas conforme procedimento na Matriz do Planejamento SIGQ. Cada Departamento utiliza o canal de comunicação existente, que for mais eficaz ou adequado para atender suas particularidades, que pode ser:

11 Comunicados (por meio de ) Revista Cidadão Cooperativo Gerenciador de Documentos - DocNix Carta do Presidente Quadros de aviso (cartaz e mural) Jornal de Serviço e Reuniões internas e dos Comitês do SIGQ. A COCAMAR estabeleceu critérios para eleição de representantes do SIGQ, que têm por finalidade de serem ouvidores junto à força de trabalho sobre eventuais preocupações, desacordos, reclamações e reivindicações sobre os elementos do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade bem como a representar os Colaboradores junto à gestão da COCAMAR, conforme ATO na Matriz de Planejamento do SIGQ. 5 - GESTÃO DE RECURSOS DO SIGQ A COCAMAR determina e prove recursos necessários para a implementação e manutenção do SIGQ para melhorar continuamente sua eficácia. Para atender continuamente os requisitos do cliente, visando a sua satisfação, a COCAMAR assegura a provisão de recursos financeiros para os processos identificados no Sistema Integrado de Gestão da Qualidade por meio do Plano Orçamentário Anual e diretrizes para investimento, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Para assegurar a provisão de competências necessárias aos envolvidos no SIGQ, a Direção da COCAMAR estabeleceu a sistemática apropriada para que estas sejam identificadas e providas por meio de treinamentos, tanto operacionais quanto referentes à documentação. Esses treinamentos são devidamente registrados e avaliados quanto a sua eficácia. Os novos colaboradores, no momento de sua admissão, passam por um treinamento de ambientação à organização e posteriormente às atividades que vai desenvolver. Algumas situações poderão demandar análise da necessidade de desenvolver de novas competências, as quais poderão ser adquiridas a partir de ações de treinamentos: Novos planos estratégicos e operacionais. Preparação para sucessão de cargos. Alterações em equipamentos e softwares operacionais. Aprimoramento de processos. A Direção assegura ainda que os colaboradores envolvidos são conscientes quanto à importância de suas atividades, e de como elas contribuem para os objetivos do SIGQ. As gerências, juntamente com as chefias aproveitam as reuniões de rotina e reforçam em conjunto com as equipes de trabalho a importância da qualidade. A COCAMAR estabelece sistemática para ações de censcientização referente aos princípios das normas ISO 9001, 14001, OSHAS 18001, ISO e SA 8000 e segurança alimentar visando sua replicação entre colaboradores efetivos, temporários, terceiros, conforme ATO na Matriz de Planejamento do SIGQ. A Direção considera a análise das competências, tanto atuais quanto esperadas, em comparação às competências já existentes na organização como uma atribuição da rotina diária dos gestores, especialmente antes e depois de uma ação de treinamento, dando os subsídios necessários para medição da eficácia da ação aplicada. Por conceito, a Direção considera: Educação: eventos da formação escolar convencional, em todos os seus diferentes níveis, como fundamental, médio, pós-médio profissionalizante, superior e pós-graduação. Além de eventos que promovam a habilitação em idiomas estrangeiros, bem como palestras e reuniões. Capacitação: evidência da habilitação do colaborador nas competências exigidas para o desempenho de suas atribuições. Treinamento: ação que atualiza, desenvolve e/ou aprimora competências essenciais para execução das atividades. Experiência: conhecimento obtido por meio de aprendizado sistemático e/ou prático, por meio de ocupações

12 laborais, estágio e ou programas internos de sucessão. Os processos de Recrutamento e Seleção, Gestão por Competências e Treinamento estão procedimentados, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ INFRA-ESTRUTURA E AMBIENTE DE TRABALHO Infra-estrutura A COCAMAR provê e mantém a infra-estrutura necessária para a produção e fornecimento de seus serviços, incluindo: Edifícios e espaços de trabalho Instalações diversas. Hardware e software (DocNix, DocAction, DocAudit, Calibração, LS-Maestro, SIMPLES) Equipamentos Meios de transportes Meios de comunicação. Os diversos recursos operacionais tais como edifícios, espaço e instalações, equipamentos de processo, instrumentos, programas de computador e materiais, são providos de acordo com disposições das gerências pertinentes. Visando assegurar a manutenção de sua infra-estrutura relativa aos equipamentos do processo produtivo, a COCAMAR implementa o Sistema Informatizado LS-Maestro para o planejamento, execução e controle das manutenções corretivas, preventivas e preditivas. Ambiente de Trabalho O ambiente de trabalho exerce uma influência positiva no desempenho das pessoas e a COCAMAR determina e gerencia as condições para a satisfação, motivação e reconhecimento de sua equipe, criando meios que assegurem um ambiente adequado para alcançar a conformidade com os requisitos dos seus produtos e serviços. Na industrialização de Alimentos, a COCAMAR assegura as Boas Práticas de Fabricação, em consonância com o Sistema de Segurança Alimentar baseado no Codex Alimentarius e PDV para o Varejo e Commodities e ISO 2000:2005 para a Indústria de Sucos Concentrados Na industrialização de sucos concentrados, a COCAMAR assegura as condições necessárias para que o ambiente de trabalho seja controlado, prevenindo a introdução de perigos à segurança do alimento, por meio dos programas de prérequisitos: - Boas práticas de fabricação - Treinamento de pessoal Para tanto, conta com os seguintes programas: Higiene e limpeza de suas instalações. Restaurante industrial. CIPA atuante e departamento médico com auxiliar de enfermagem disponível, em horário comercial. Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional PCMSO. Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PPRA. Programas motivacionais e de Desenvolvimento Humano. Programas de Sensos da Qualidade 6 - REALIZAÇÃO DO PRODUTO Com base na disponibilidade de matéria prima, capacidade instalada da fábrica e projeção comercial, é executado o planejamento da realização do produto, anualmente conforme Planos Orçamentários nas Indústrias. Com base nos requisitos legais dos produtos e os requisitos estabelecidos pelos clientes e pela organização, descritos nas Especificações Técnicas de Produto (ETP) é realizado o controle diário conforme metodologia analítica por meio dos Métodos de Análise de Laboratório (MAL), desta forma, é assegurado o atendimento dos requisitos dos produtos, bem como os objetivos da qualidade.

13 As aquisições dos diversos insumos estão definidas, tanto para fornecedores quanto para controle de qualidade, por meio de Especificação Técnica de Insumos (ETI). A COCAMAR capacita seu quadro de colaboradores de forma a atender aos requisitos do produto por meio dos Procedimentos de Capacitação e Desenvolvimento Humano, relacionados no item Recursos do SIGQ deste manual. Em função de variações da demanda por produto, é efetuado um acompanhamento da produção em relação às vendas, o que gera adeqüações diárias da realização de cada produto, conforme o Acompanhamento da Produção da Fábrica de Óleos. A realização do produto é adeqüada de forma a permitir a obtenção dos seus requisitos e dos objetivos da qualidade determinados, seguindo os processos fluxogramados, conforme elemento REQUISITOS E COMUNICAÇÃO COM O CLIENTE Determinação dos requisitos relacionados ao produto A COCAMAR assegura que: Os requisitos estatutários e regulamentares são mantidos e atendidos antes de sua comercialização Os requisitos adicionais estão determinados no produto Os requisitos não declarados pelo cliente são monitorados por meio de Métodos de Análises de Laboratório Os requisitos especificados pelo cliente são determinados por meio de Confirmação de Negócio (CN) para produtos com a marca COCAMAR e por contrato para produtos com marca de terceiros Os requisitos pós-entrega são monitorados por meio do conhecimento de frete, do acompanhamento da Logística, Gerentes de Áreas, Representantes e Centro de Orientação COCAMAR (COC). Na Indústria de Fios de Algodão e Mistos, a classificação, padronização e aquisição de algodão em pluma e fibras sintéticas estão definidas em procedimentos, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. Comunicação com o Cliente A COCAMAR determina e toma as providencias eficazes para se comunicar com os clientes assegurando que:as informações sobre o produto são efetuadas por meio das Fichas Técnicas de Produto, rótulos e embalagens. O tratamento de consultas, contratos e pedidos são efetuados. A realimentação do cliente é garantida mediante visitas dos Representantes, Vendedores, Gerentes Comerciais e de área bem como do Centro de Orientação COCAMAR. As atividades para Atendimento ao Cliente e Cooperados estão descritas em Procedimento, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ ANÁLISE CRÍTICA DO CONTRATO A COCAMAR analisa criticamente os requisitos relacionados ao produto a ser fornecido ao cliente antes da confirmação do negócio e mantém os registros desta análise, assegurando assim que: Os requisitos do produto estão definidos em conformidade com a Ficha Técnica de Produto (FTP), exceto para Indústria de Fios que utiliza laudos técnicos específicos. As demais etapas para a realização da venda são definidas em Procedimentos específicos, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. Tem a capacidade para atender os requisitos definidos e que divergências são manifestadas e resolvidas a qualquer momento do processo, quando aplicável

14 A produção é atendida por meio do Planejamento da Realização do Produto e Controle de Processo e Manutenção. A distribuição logística, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ A distribuição logística na Indústria de Fios é assegurada conforme as Instruções de Trabalho disponibilizadas na área CONTROLE DE SUPRIMENTOS A COCAMAR controla as ações de aquisição e contratação para assegurar que os serviços adquiridos, que afetem a qualidade dos serviços prestados, os impactos ambientais, riscos socioeconômicos e estejam em conformidade com os requisitos especificados, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. A avaliação, seleção e reavaliação dos fornecedores são feitas com base na capacidade destes em fornecer produtos de acordo com os requisitos, usando critérios definidos para seleção, avaliação e reavaliação periódica de fornecedores, assim como os registros pertinentes. Os fornecedores são submetidos a avaliações para qualificação conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. A COCAMAR assegura os registros de avaliação de Fornecedores Qualificados por intermédio de Sistema Informatizado. Informação de aquisição A COCAMAR assegura a adequação dos requisitos de aquisição especificados antes da sua comunicação ao fornecedor, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. Verificação do produto adquirido A verificação do produto adquirido é realizada no recebimento deste, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ CONTROLE DE PROCESSO E MANUTENÇÃO A COCAMAR realiza a produção e fornecimento de serviço referente aos produtos destinados à comercialização, sob condições controladas, sendo que: Atende as especificações técnicas dos produtos manufaturados de acordo com a legislação em vigor e as da própria empresa definido nas Especificações Técnicas do Produto (ETP's) Capacita seus colaboradores por meio de treinamentos específicos, conforme descrição no requisito Recursos do SIGQ deste manual Utiliza equipamentos adequados especificados em projeto e mantém os equipamentos em condições operacionais adequadas, por meio das manutenções realizadas pela equipe técnica. Implementa o gerenciamento da realização da manutenção por intermédio do Software LS-Maestro Monitora a produção em todas as etapas do processo produtivo, utilizando meios eletrônicos de automação, planilhas de controle e ensaios analíticos realizados periodicamente pela área de controle/garantia de qualidade. Efetua controle diário da produção, no qual demonstra os dados de produção, consumo e rendimentos obtidos. Realiza e acompanha as atividades de distribuição Disponibiliza as instruções de trabalho e Procedimentos necessários para cada setor da produção Os fluxogramas para a realização do produto estão relacionados abaixo para cada linha de produção: a) Refino e Envase de Óleos Vegetais: Conforme anexo FOL/G b) Envase de Álcool: Conforme anexo VAR/G c) Torrefação de Café: Conforme anexo VAR/G-0002.

15 d) Produção de Sucos, Néctares e BBS: Conforme anexo FSU/G e) Produção de Maionese: Conforme anexo FMA/G f) Produção de Catchup: Conforme anexo FMA/G g) Produção de Mostarda: Conforme anexo FMA/G h) Produção de Fios de Algodão e Mistos: Conforme anexo IDF/G i) Produção de Sucos Concentrados e Subprodutos Conforme anexo ISC/G PROJETO E DESENVOLVIMENTO DE PROCESSOS E PRODUTOS A COCAMAR planeja e controla todos os projetos e desenvolvimentos de produto, determinando os seus estágios, análise crítica, verificação e validação que sejam apropriadas para cada fase do projeto e desenvolvimento e as responsabilidades e autoridades para projeto e desenvolvimento. A COCAMAR gerencia as interfaces entre os diferentes grupos envolvidos no projeto e desenvolvimento e assegura que as saídas do planejamento são atualizadas. Estas ações estão descritas em Procedimentos, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ PROPRIEDADE DO CLIENTE E PRESERVAÇÃO DO PRODUTO Propriedade de cliente A COCAMAR assegura o controle da matéria-prima, materiais e do produto dos clientes para os quais presta serviço de industrialização, monitorando as etapas do processo produtivo de modo a proteger e salvaguardar a propriedade deste, conforme descrito no contrato de prestação de serviços. Preservação do produto A COCAMAR assegura a integridade dos produtos manufaturados mediante equipamentos adequados de produção e de movimentação interna, áreas cobertas para armazenamento, monitoramento integrado de pragas, verificação dos insumos e embalagens adquiridas e informação nas embalagens e reembalagens dos cuidados para preservação dos produtos IDENTIFICAÇÃO E RASTREABILIDADE A COCAMAR adota procedimentos que tornam possível rastrear os seus produtos, permitindo desta forma atender possíveis questionamentos, visando bom atendimento aos clientes. Nas Indústrias de Varejo, os produtos são identificados por meio do número de lote codificado na embalagem e na nota fiscal emitida no ato da expedição, conforme na Matriz de Planejamento do SIGQ. Na Indústria de Fios de Algodão e Mistos, o produto é identificado por meio de Etiquetas dos Cones e Caixas, que contém informações referentes ao título Ne (inglês / espessura), Partida, Composição, e Aplicação (Malharia / Tecelagem). As Etiquetas das Caixas contém, além das informações citadas, o Número da Pilha e Número da Caixa, possibilitando identificar a data de Produção do Fio, conforme Procedimento, na Matriz de Planejamento do SIGQ. Na Indústria de Sucos Concentrados, os produtos são identificados por meio do número de "batch" (lote) sequencial, identificado com etiquetas na embalagem, conforme Procedimento de Identificação e Rastreabilidade de Sucos Concentrados e Subprodutos, na Matriz de Planejamento do SIGQ.

16 Durante o processo produtivo o Planejamento e Controle de Produção emite uma planilha de produção na qual se encontram diferenciados os produtos em processos de acordo com as cores, sendo eles: latas, fitas, canudos, canilhas, tubetes e cones CONTROLE DE EQUIPAMENTOS DE MEDIÇÃO E MONITORAMENTO Os equipamentos utilizados para medição e monitoramento que influenciam na Qualidade dos produtos e serviços da COCAMAR são controlados, avaliados, calibrados e verificados com o objetivo de garantir a confiabilidade metrológica, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. O controle destes equipamentos é feito por meio de documentos e registros específicos, gerenciados pelo software DocNix, responsável pelo gerenciamento de todos os documentos da COCAMAR. A avaliação técnica dos equipamentos quanto à adeqüabilidade ao processo, a avaliação dos resultados de calibração e a análise dos resultados anteriores, é de responsabilidade do gerente da unidade, podendo esta ser delegada a um colaborador devidamente capacitado. Os Equipamentos de Medição e Monitoramento são identificados e cadastrados para garantir a rastreabilidade e confiabilidade das medições e monitoramentos realizados. A COCAMAR possui critérios definidos para avaliações dos equipamentos e definição de sua adequabilidade garantindo que estes são capazes de atender a tolerância requerida pelo processo. Os equipamentos são mantidos calibrados de forma planejada e todos os certificados de calibrações são avaliados por pessoal técnico antes que estes sejam colocados em uso, avaliação esta que tem por objetivo a verificação da incerteza de medição em relação aos limites de incerteza requerida, pré-definidas pela COCAMAR, legislação aplicável ou pelos clientes. Realizada a calibração, se um equipamento apresentar incerteza de medição acima dos limites ou erros de medição, o efeito desta Não-Conformidade é avaliado e determinado. Os serviços de calibrações são realizados por terceiros e são controlados junto a empresas pertencentes à RBC - Rede Brasileira de Calibração ou junto a empresas qualificadas e avaliadas pela COCAMAR conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. Os equipamentos de medição e monitoramento são armazenados, manuseados e transportados de forma adequada, garantindo que sua integridade seja mantida CONTROLE OPERACIONAL AMBIENTAL Para aquelas atividades e operações associadas a aspectos e impactos ambientais significativos, identificados de acordo com a Determinação de Aspectos e Impactos Ambientais (DAIA conforme Matriz de Planejamento do SIGQ), são abertas ocorrências no sistema DocAction com o objetivo de mitigar, controlar e prevenir os impactos ambientais classificados como aceitável, com situação de controle igual ou superior a 2, moderado, substancial ou inaceitável. Para prevenção são descritos procedimentos, boas práticas e condutas seguras para aqueles responsáveis pelas operações. Na proteção, são identificados os equipamentos de proteção necessários à correta execução da atividade, visando prevenir a ocorrência de acidentes ambientais. Em função da natureza e da escala de seus aspectos e impactos ambientais, a COCAMAR mantém e atualiza, entre outros, procedimentos para: consumo de recursos naturais não renováveis (energia elétrica, água, combustíveis e lubrificantes fósseis), Planos de Gerenciamento de Resíduos, inclusive de Resíduos Sólidos Perigosos e de Saúde e gestão de licenças, outorgas e outras autorizações ambientais, coleta seletiva e esgotos domésticos CONTROLE OPERACIONAL DE SAÚDE OCUPACIONAL A COCAMAR executa o controle operacional de Segurança e Saúde Ocupacional de acordo com a Análise de Perigo e Controle de Riscos (APCR conforme Matriz de Planejamento do SIGQ) e são abertas ocorrências no sistema DocAction com o objetivo de mitigar, controlar e prevenir os riscos ocupacionais classificados como significantes (moderado, substancial ou inaceitável) ou qualquer significante com severidade igual 3. A prevenção refere-se aos cuidados, passos, critérios ou especificações a serem observados, necessários para execução de tarefas de forma segura. A proteção se refere aos EPI e EPC indicados para reduzir ou evitar o contato com o perigo. Para tanto, o SESMT prescreve e capacita os colaboradores, próprios e de terceiros, num conjunto

17 abrangente de procedimentos, que incluem, entre outros, controles para: trabalho em altura, trabalho com fogo, trabalho com eletricidade, escavações, trabalho com movimentação e armazenamento de cargas e materiais, trabalho levantamento de cargas, (retirar gamagrafia, hidrojateamento,) trabalho em espaço confinado, segurança para visitantes, trabalhos com produtos químicos, direção segura de veículos, bloqueio e energia nula, controle do tabagismo, sinalização de segurança, isolamento de áreas, ergonomia de postos de trabalho, diálogos diários e semanais do SIGQ, execução de pinturas, gerenciamento de EPI, gerenciamento e mudanças envolvendo projetos, integração de novos colaboradores, (retirar manuseio e armazenamento de combustíveis e inflamáveis,) manuseio e destinação de lixo infectante, operação de máquinas agrícolas pesadas, trabalho em câmara fria, trabalho a céu aberto, trabalho com ferramentas perigosas, (retirar recebimento a granel de produtos químicos, fontes radioativas) segurança para empresas contratadas, trabalho em ambiente com ruído relevante, trabalho em ambiente com concentração de pós, trabalho em ambiente com umidade excessiva CONTROLE OPERACIONAL SOCIAL As questões inerentes à SA 8000 (trabalho infantil e juvenil, trabalho forçado, associação sindical e negociação coletiva, discriminação, práticas disciplinares, expediente e horas extras e remuneração) são de responsabilidade imediata da área de RH com o apoio da área jurídica e os meios e critérios estabelecidos visam o pleno atendimento da legislação aplicável, recomendações e da OIT, bem como da própria SA A saúde e segurança encontram-se incorporadas no SIGQ de forma mais ampla, por meio da implantação da OHSAS PREPARAÇÃO E ATENDIMENTO A EMERGÊNCIA Ambiental Existem planos de emergência para gestão ambiental, de modo a coordenar ações de mitigação em casos de acidentes de proporções significativas. Este plano deve ser periodicamente testado mediante simulações e aprimorado em função de dados significativos destas simulações e de eventuais emergências ocorridas. Situações de acidentes e situações de emergência potenciais, são tratadas de acordo com procedimentos estabelecidos, exceto incêndios florestais que são tratados internamente na área de recursos naturais. Todos estes esquemas partem da análise de aspectos e impactos ambientais, especialmente no tocante aos aspectos de risco (situações de impactos potenciais significativas). Segurança e Saúde Ocupacional Os atuais planos de emergência, tendo como base as planilhas resultantes da determinação de risco, têm descrito os recursos e ações necessárias para o atendimento à emergência de segurança e saúde ocupacional (para lidar com incidentes, acidentes e outras situações que requeiram mobilização planejada). Como no sistema de gerenciamento ambiental, tais processos são periodicamente testados e seus resultados analisados pelo SESMT. Para estes aspectos do plano de emergência, deve-se considerar sua aplicação na área industrial e na de recursos naturais. Segurança de Alimentos Situações de emergência que possam afetar a segurança de alimentos na Indústria de Sucos Concentrados, bem como a resposta a estas situações estão previstas em procedimento específico conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. O Plano de atendimento a estas emergências é periodicamente testado e registros dos resultados são mantidos. 7. MONITORAMENTO DA SATISFAÇÃO DOS CLIENTES E COOPERADOS A COCAMAR possui o Centro de Orientação ao Consumidor (COC), contando com profissionais que realizam o atendimento aos consumidores, clientes e cooperados de todos os seus produtos industrializados. Desta forma, havendo manifestações desfavoráveis por parte de clientes, são adotadas as ações necessárias. O COC realiza pesquisas de satisfação de clientes de Produtos de Varejo. A pesquisa para clientes de Sucos Concentrados é realizada pelo Departamento Comercial de Frutas in Natura.

18 7.1- AUDITORIAS INTEGRADAS DA QUALIDADE A COCAMAR realiza periodicamente e conforme a necessidade, auditorias internas da qualidade que consistem no acompanhamento, correção e prevenção de possíveis falhas no SIGQ. As auditorias internas da qualidade são planejadas, realizadas e documentadas de acordo com os requisitos deste manual, das normas NBR ISO 9001:2000; NBR ISO 14001:2004; OHSAS 18001: 1999; SA 8000:1999, Codex Alimentarius e ISO 22000:2005 e dos procedimentos aplicáveis ao SIGQ e são executadas por pessoal independente daquele que tem responsabilidade direta pela área que está sendo auditada, conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. Estas auditorias são programadas com base na importância e na situação atual das atividades e a periodicidade leva em consideração as Determinações de Aspectos e Impactos Ambientais (DAIA), Análise de Perigo e Controle de Risco (APCR), o atendimento aos Diplomas Legais, Lista de Verificação das auditorias de Qualidade, as Não Conformidades detectadas em auditoria e itens de Responsabilidade Social, conforme procedimento na Matriz de Planejamento do SIGQ. Os resultados das auditorias internas da qualidade são levados ao conhecimento dos responsáveis pela área auditada, visando tomada de providências cabíveis, e suas conclusões são submetidas às reuniões dos Comitês e análise crítica pela Alta Direção. Para os devidos registros das auditorias internas, a COCAMAR utiliza o Sistema Informatizado DocAudit MONITORAMENTO DE OBJETIVOS E METAS Os objetivos do SIGQ, em consonância com a política Integrada e Planejamento Estratégico, encontram-se desdobrados em indicadores e metas, conforme Matriz de Objetivos do SIGQ, com avaliação periódica nas reuniões dos Comitês, na avaliação de desempenho industrial e na análise crítica pela Alta Direção de forma a assegurar o seu cumprimento. Análise de dados A COCAMAR determina, coleta e analisa os dados de processo, operações e registros da qualidade para demonstrar a adequação e eficácia do SIGQ. Os dados são analisados para prover informações sobre satisfação dos clientes, conformidades aos requisitos do cliente, características e tendência dos processos e produtos (incluindo oportunidades para ações preventivas) e fornecedores. As análises de dados podem acontecer por meio das reuniões gerenciais e internas dos Colaboradores, reuniões dos Comitês e também nas reuniões de análise crítica pela Alta Direção. Inclui dados de monitoramento e medição, indicadores, realimentação dos clientes, auditorias internas, ocorrências de não-conformidades e outras fontes pertinentes com propósito de identificar ações corretivas, preventivas e de possíveis melhorias MONITORAMENTO DE PROCESSOS E PRODUTOS Monitoramento de processos A COCAMAR mede e monitora os processos do Sistema de Gestão da Qualidade por meio de boletins de produção ou relatórios aplicáveis, assegurando assim a capacidade de demostrar a eficiência desses processos. Quando os resultados planejados não são alcançados, a COCAMAR toma as ações adequadas para assegurar a conformidade do produto conforme Matriz de Planejamento do SIGQ. Os resultados obtidos e os indicadores da qualidade pertinentes, são analisados por meio de análise dos responsáveis e equipe, Comitês e/ou auditorias internas da qualidade e também na ocasião da reunião de análise crítica pela Alta Direção. Monitoramento de produto A medição e o monitoramento do produto são realizados durante o processo de produção e em estágios apropriados, definidos nos documentos aplicáveis do Controle de Qualidade, visando atender os requisitos especificados ao produto e mantendo registros deste monitoramento.

19 Quando necessário, a paralisação do processo é determinada até que a não-conformidade seja sanada. No produto acabado são realizados ensaios e/ou inspeções finais pelo controle de qualidade, para posterior liberação e expedição por autoridade pertinente, com base nos requisitos especificados e nos procedimentos aplicáveis. Essa liberação não acontece até que os ensaios e/ou inspeções previstas sejam finalizadas. A COCAMAR mantém as instruções específicas bem como define as inspeções e ensaios onde sejam necessários, por meio dos Métodos de Análises de Laboratório. Quando aplicável, a COCAMAR utiliza laboratório de terceiros para realização de ensaios e/ou inspeções de produtos. Os registros dos resultados das inspeções e/ou ensaios são efetuados e mantidos adequadamente de forma a fornecer as devidas evidências MONITORAMENTO AMBIENTAL As variáveis de processos operacionais, bem como das atividades, serviços e produtos derivados destes processos, que estejam associadas a aspectos ambientais significativos, são medidas e monitoradas, visando o cumprimento da legislação aplicável, bem como do controle e das melhorias ambientais não compulsórias. Dentre outros são monitorados os seguintes aspectos ambientais: qualidade do efluente de Estação de Tratamento, poluentes de emissões atmosféricas de fontes estacionárias, fumaça preta de descargas de frotas movidas a diesel, quantidades de resíduos e ruído para a comunidade. Algumas análises dos parâmetros dos monitoramentos ambientais são conduzidas por terceiros, mediante contratos específicos. Os resultados dos monitoramentos são enviados para as áreas responsáveis pela geração dos impactos monitorados. Acompanham esses resultados, as análises de cumprimento da legislação pertinente no software SIMPLES. Caso algum parâmetro esteja fora dos padrões legais ou outros compromissos assumidos, os responsáveis pela geração dos impactos responderão pela mitigação e controle destes, com o apoio de outras áreas, por meio de ações corretivas formais registradas do Docaction. Os resultados dos monitoramentos ambientais que são condicionantes de licenças ambientais, ou solicitações das fiscalizações pelas entidades ambientais, são remetidos aos órgãos competentes MONITORAMENTO DE SEGURANÇA OCUPACIONAL As variáveis do processo operacional, qualitativas e quantitativas, bem como as das atividades, serviços e produtos derivados desses processos, que estejam associados com riscos significativos, são medidas e monitoradas, com o objetivo de orientar ações corretivas para atendimento à legislação pertinente e para a melhoria no ambiente de trabalho. Os resultados são tabelados e avaliados, observando-se rigorosamente todas as normas técnicas e legais pertinentes. Caso algum parâmetro esteja fora dos padrões legais ou de compromissos assumidos, os responsáveis pela área responderão pela mitigação e controle destes, com apoio de outras áreas, por meio de ações corretivas formais no sistema DocAction. A COCAMAR monitora a Saúde e a Segurança dos seus empregados, mediante programas mandatários como o PCMSO, PPRA, PGR, Programa de Conservação Auditiva (PCA), Programa de Proteção Respiratória, entre outros. O desempenho da Gestão Ocupacional é acompanhado por intermédio do Monitoramento de Indicadores conforme a Matriz de Objetivos do SIGQ, que define os indicadores de desempenho reativos e pró-ativos que devem ser sistematicamente monitorados. Como medidas pró-ativas de Segurança Ocupacional a COCAMAR adota, entre outras: O Programa de Ergonomia. Os 5 Minutos de Conversação do SIGQ. A Permissão de Trabalho para Contratadas. A permissão de Trabalho em Geral. O Gerenciamento da Mudança (Obras e Projetos de Engenharia). O Tratamento de incidentes. As Auditorias Técnicas de Segurança.

20 A Vistoria e Liberação de Transporte Rural MONITORAMENTO SOCIAL A medição e o monitoramento relativos aos elementos da SA 8000, dá-se por meio da incorporação desses elementos no processo sistemático de auditorias internas do SIGQ CONTROLE DE PRODUTO NÃO-CONFORME A COCAMAR controla os produtos e/ou serviços considerados não-conformes, criando mecanismos que impeçam que estes prossigam em seu processamento ou entrega. Produtos e/ou serviços, bem como insumos adquiridos não-conformes, são devidamente identificados, conforme previsto no Procedimento na Matriz de Planejamento do SIGQ PLANEJAMENTO DE VERIFICAÇÃO DO SGSA A verificação do SGSA ocorre em intervalos planejados conforme Plano de Verificação do SGSA constante na Matriz de Planejamento do SIGQ, na qual estão definidas as finalidades, métodos, freqüência e responsabilidades das atividades de verificação. Registros das atividades de verificação são mantidos e os resultados obtidos são comunicados à equipe de Segurança de Alimentos. 8 - MELHORIA CONTÍNUA A COCAMAR desenvolve atividades para aumentar a capacidade de atender requisitos, sejam eles formulados a partir da sua alta direção como a Política e os Objetivos da Qualidade e seus desdobramentos nas áreas aplicáveis da organização, bem como aqueles formulados pelos clientes, mercado, legislação ou regulamentação da necessidade de se manter adequado aos procedimentos aplicáveis a seus processos ou produtos. No processo de auditorias internas, a COCAMAR possui uma equipe capacitada a identificar e propor melhorias em função das ações corretivas e preventivas tomadas sobre as causas das não-conformidades reais ou potenciais visando a melhoria contínua. Para a análise de melhoria de seus processos, a alta direção analisa criticamente o SIGQ conforme o item Análise Crítica pela Alta Direção deste manual AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA As Não-conformidades são devidamente registradas e tomadas as ações necessárias para definição das causas e prevenção de novas ocorrências em suas responsabilidades, conforme Procedimento na Matriz de Planejamento do SIGQ. Não-conformidades consideradas comuns nos processos, têm seu tratamento conforme orientações relativas ao processo específico, indicando as disposições e seus registros necessários. Tais orientações podem ser descritas em procedimentos ou instruções quando necessário. Na COCAMAR, quando um problema é identificado, é tratado como uma ocorrência para que, em uma etapa posterior, no processo, seja categorizado como uma não-conformidade. Para estes registros, a COCAMAR utiliza o Sistema Informatizado DocAction. A situação das não-conformidades é também analisada na ocasião das reuniões dos Comitês da Qualidade. Ação corretiva e preventiva A COCAMAR possui sistemática de tratamento de ações corretivas, preventivas e melhorias necessárias, que visam eliminar causas de não-conformidades reais ou potenciais, abrangendo tanto os produtos e seus sistemas, bem como introduzir melhorias em seus processos e produtos. O tratamento de acidentes da segurança e saúde ocupacional se dá de forma análoga, embora, à luz dos diplomas