Fazer hoje melhor do que ontem. Manual da Qualidade. Versão 13 de

Transcrição

1 Fazer hoje mehor do que ontem Manua da Quaidade

2 Índice Parte 1 - Estrutura da organização Breve enquadramento histórico Organograma Parte 2 - Personaidade da organização Modeo de enquadramento da poítica da quaidade Missão Visão Cutura organizaciona (crenças e vaores) Princípios da quaidade Poítica da quaidade Objectivos da quaidade Parte 3 - Estrutura do sistema de gestão da quaidade Campo de apicação Justificação de ecusões Matriz de ocaização da documentação requerida pea norma ISO 9001:2 Diagrama descritivo da interacção entre os processos (modeo ISO) Diagrama descritivo da interacção entre os processos (modeo ISO + PDC

3 Fazer hoje mehor do que ontem Manua da Quaidade Parte 1 - Estrutura da Organização

4 Breve enquadramento histórico A NEVESCO é uma das mais antigas empresas de contabiidade do país e, seguramente, a mais antiga do conceho de Cascais. Foi fundada a 1 de Juho de 1964 por dois cunhados, ambos contabiistas, que arriscando tudo, deiaram os seus empregos numa seguradora e numa empresa de obras púbicas e se ançaram numa aventura empresaria inovadora para a época. Até à década de 60, as contabiidades empresariais eram normamente asseguradas peos guarda-ivros, função comum nos quadros de empresas de média a grande dimensão, os quais, nas suas horas vagas acabavam por prestar, particuar e informamente, os mesmo serviços às empresas de pequena dimensão. Mas com o surgimento das primeiras normas contabiísticas, até as empresas de pequena dimensão começaram a sentir necessidade de se reestruturarem administrativamente e de passar a contar com uma coaboração técnica mais contínua e forma nesta área. Conscientes dessa necessidade, os fundadores da Nevesco começaram a apresentar a vários empresários a ideia de que, independentemente da sua dimensão, poderiam dispôr dos serviços de um gabinete especiaizado que hes assegurasse o controo da sua contabiidade a tempo integra e hes prestasse assistência fisca. Ao ongo de mais de 40 anos de actividade a Nevesco foi-se modernizando, numa adaptação contínua às novas reaidades contabiísticas e fiscais, sempre com o enfoque na tota satisfação dos seus cientes, razão pea qua se orguha de continuar a manter em carteira aguns dos seus primeiros cientes. Actuamente já sem os seus fundadores no activo, a continuidade da sua fiosofia é assegurada peos seus sucessores, profissionais já com formação superior e detentores de competências técnicas capazes de garantir ao mercado a oferta de um eque de serviços mais abrangente e mais adequado aos desafios da actuaidade.

5 Organograma

6 Fazer hoje mehor do que ontem Manua da Quaidade Parte 2 - Personaidade da Organização

7 Modeo de enquadramento da poítica da quaidade Cutura Organizaciona (Crenças e Vaores) Princípios de Gestão da Quaidade Missão Poítica da Quaidade Objectivos da Quaidade Visão A Poitica da Quaidade da Nevesco traduz as orientações estratégicas utiizadas para aproimar a sua Missão (razão de eistência) da sua Visão (idea). Estas orientações encontram-se devidamente enquadradas pea cutura da organização (conjunto das suas crenças e vaores) e peos oito princípios de gestão da quaidade (ISO 9000:2000), servindo eas próprias de enquadramento aos objectivos da quaidade que a organização estabeece e revê periodicamente, de forma a concretizar eficaz e eficientemente o cumprimento da sua missão ao ongo da contínua caminhada no sentido da sua visão.

8 Missão Assumimos como nossa missão: Fornecer apoio técnico na área de contabiidade, fiscaidade e gestão administrativa e fisca de recursos humanos a organizações coectivas privadas e a profissionais iberais, de forma a promover o cumprimento dos princípios contabiisticos, do POC - Pano Oficia de Contabiidade e da egisação fisca e abora a que estão obrigadas (os), da maneira que mehor se adequar às suas necessidades e maior vaor acrescentado trouer aos seus objectivos institucionais individuais.

9 Visão Temos como visão: Constituir-nos como uma organização de referência Na nossa área de actividade, através de uma contribuição activa para a promoção, junto do mercado empresaria, de uma imagem dos profissionais de contabiidade mais condizente com o seu verdadeiro potencia de parceiros capazes de acrescentar vaor aos processos e objectivos institucionais de cada ciente e não apenas como um parceiro a cujos serviços estão obrigados por ei a recorrer; No mercado empresaria, através de uma conduta pedagógica, sensibiizando para a importância do cumprimento das obrigações fiscais como contributo para a recuperação e estabiidade da economia do país; Na sociedade, através de uma conduta ética e de efectiva responsabiidade socia e ambienta.

10 Cutura organizaciona (crenças e vaores) Vaores Auto-estima Brio profissiona Espírito de Equipa Humidade Empatia Responsabiidade Honestidade Transparência Objectividade Simpicidade Feibiidade Soidariedade Beneficência Optimismo Crenças Acreditamos na nossa capacidade individua Acreditamos na nossa força acrescida enquanto equipa Acreditamos na formação contínua como garantia de competência e como meio de reaização pessoa Acreditamos que os nossos cientes têm muito para nos ensinar Acreditamos que os nossos fornecedores são parceiros fundamentais para o nosso sucesso Acreditamos na Fiosofia KISS Keep It Short and Simpe Acreditamos num estado de direito e na mais vaia dos princípios contabiísticos, do POC - Pano Oficia de Contabiidade e da egisação fisca e abora, para a organização económica e socia do país Acreditamos na importãncia de uma interacção beneficente com a sociedade e no desenvovimento sustentáve como garantia do futuro que desejamos egar às gerações vindouras Acreditamos na Fiosofia KAIZEN e na máima que adoptámos com base nea: Fazer hoje mehor do que ontem

11 Princípios da quaidade Adoptámos os oito princípios de gestão da quaidade indicados na norma ISO 9000:2000: Focaização no ciente Liderança Envovimento das pessoas Abordagem por processos Abordagem da gestão como um sistema Mehoria contínua Abordagem à tomada de decisões baseada em factos Reações mutuamente benéficas com fornecedores

12 Poítica da quaidade Assumimos como orientações estratégicas para a nossa conduta: (data de revisão ) 1. Acrescentar vaor às organizações dos nossos cientes, identificando e satisfazendo as suas necessidades e epectativas, sejam eas epressas ou não; 2. Contribuir para um espírito corporativo forte e saudáve, praticando uma chefia aberta, baseada em princípios de iderança e práticas de reforço positvo - ensinar e confiar em vez de penaizar - e fomentando atitudes de inter-ajuda e inter-motivação no seio das equipas; 3. Contribuir para o desenvovimento profissiona e auto-confiança dos coaboradores, promovendo a actuaização contínua das suas competências técnicas; 4. Cumprir os requisitos da norma ISO 9001:2000 e mehorar continuamente a eficácia do nosso sistema de gestão da quaidade e dos nossos serviços, através de práticas de auto-monitorização e auto-avaiação; 5. Incentivar a participação activa de coaboradores e cientes no nosso processo de mehoria contínua 6. Contribuir para a recuperação da economia e estabiidade poítico-socia do país cumprindo e fomentando nos cientes o cumprimento dos princípios contabiísticos, do POC - Pano Oficia de Contabiidade, da egisação fisca, abora e demais códigos reguamentares apicáveis; 7. Contribuir para o bem comum através de práticas de cidadania activa e soidariedade socia; 8. Contribuir para o equiíbrio do meio ambiente através de poíticas de recicagem; 9. Estabeecer e rever periódicamente objectivos mensuráveis e eequíveis que permitam a concretização destas orientações.

13 Objectivos da quaidade São nossos objectivos para 2006/2007: (data de revisão ) GERAIS Actuaizar e mehorar a base de dados de cientes Estabiizar o número mínimo de cientes efectivos em 150 através d estudos de marketing que identifiquem e ocaizem o ciente avo que a Nevesco pretende para, posteriormente, investir em acções específicas para esse fim. Passar a efectuar reuniões periódicas de brainstorming com todos os coaboradores para resoução de probemas e mehoria contínua. Proceder a uma ateração de fundo no software de gestão interna do gabinete cuja anáise foi por nós desenvovida, para que possa continuar a ser uma ferramenta de trabaho fiáve, credive e competa. Esta reestruturação passa, não só pea reorganização da informação, mas também pea adição de novos campos e monitorização em tempo rea de determinadas tarefas e acções. Incentivar os coaboradores à prática de uma cidadania activa e ao vountariado de acção socia, disponibiizando-hes informação de como o podem fazer. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Criar uma foma de passar a ao ciente, por carta, a informação (com uma antecedência d 15 dias) do termo do contrato de trabaho a prazo dos funcionários nesta situação, indicando quantas renovações já foram feitas. Actuaizar e manter actuaizada a base de dados dos funcionários dos cientes, incuindo a situação da categoria com a respectiva progressão. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE Passar a disponibiizar ao ciente, através do nosso site e mediante uma password, a entrada nas principais peças contabiísticas da sua empresa (baancetes, etratos, etc.) para consuta e impressão. Criação de um arquivo interno com os processos fiscais de cada ciente devidamente organizados por anos. Substituir todos os ivros de Actas manuscritos por novos ivros de preenchimento por computador. DEPARTAMENTO DE QUALIDADE 1. Criar mecanismos que faciitem e automatizem a identificação e registo dos Registos de Anáise e Mehoria.

14 Matriz de ocaização da documentação requerida pea norma ISO 9001:2000 Forma Locaiza o no Sistema de Gest o da Quaidade da Nevesco Documenta o em Manua da Quaidade Documenta o em Procedimento Documenta o em Registo C usuas da Norma ISO 9001:2000 Descri o do Conte do Documentado Campo de apica o do sistema, justifica o de ecus es, descri o da interac o entre os seus processos e refernc ia a procedimentos documentados estabeecidos Defini o dos controos necess rios para aprovar, rever, actuaizar e reaprovar documentos, identificar atera es e o seu estado actua de revis o, assegurar que as vers es reevantes dos documentos se mant m eg veis e prontamente identific veis e est o dispon veis nos ocais de utiiza o, identi ficar os documentos de origem eterna e controar a sua distribui o, identificar documentos obsoetos e prevenir a sua utiiza o Defini o dos controos necess rios para a identifica o, armazenagem, protec o, recupera o, tempo de reten o e eimina o dos registos Revis es pea gest o Evid ncias de escoaridade, forma o, saber fazer e eperin cia do pessoa 7.1 Evid ncias de que os processos de reaiza o v o de encontro aos requisitos Resutados da revis o dos requisitos reacionados com o produto e das ac es que resutem da revis o Entradas reativas aos requisitos do produto, para a concep o e desenvovimento N o Ap ic ve Resutados das revis es da concep o e desenvovimento e de quaisquer ac es necess rias N o Ap ic ve Resutados da verifica o da concep o e desenvovimento e de quaisquer ac es necess rias N o Ap ic ve Resutados da vaida o da concep o e desenvovimento e de quaisquer ac es necess rias N o Ap ic ve Resutados das revis es de atera es na concep o e desenvovimento e de quaisquer ac es necess rias N o Ap ic ve Resutados de avaia es aos fornecedores e de quaisquer ac es necess rias resutantes das avaia es Evid ncias de vaida o de quaisquer processos de produ o e de fornecimento do servi o em que a sa da resutante n o possa ser verificada por subsequente monitoriza o ou medi o N o Ap ic ve Evid ncias da identifica o n ica do produto Evid ncias de comunica o ao ciente das perdas, danos ou quaquer inutiiza o da sua propriedade enquanto ao cuidado da organiza o 7.6 Resutados de caibra o e verifica o de dispositivos de monitoriza o e medi o N o Ap ic ve Defini o de responsabiidades e requisitos para panear e conduzir auditorias internas e para reportar resutados e manter registos das mesmas Evid ncias de reaiza o de auditorias internas Evid ncia de conformidade com os critˇrio s de aceita o do produto e identifica o do respons ve pea sua ibera o aqu ando da sua monitoriza o e medi o 8.3 Defini o de controos e correspondentes responsabiidades e autoridades para o tratamento do produto n o conforme Evid ncias da natureza das n o conformidades e de quais quer ac es subsequentes que sejam empreendidas, incuindo permiss es obtidas Defini o de requisitos para rever e determinar causas das n o conformidades incuindo recama es do ciente, avaiar a necessidade, determinar e impementar as ac es de correc o e correctivas necess rias, registar resutados e rever as ac es empreendidas Resutados das ac es correctivas empreendidas Defini o de requisitos para determinar n o conformidades potenciais e suas causas, avaiar a necessidade, determinar e impementar as ac es preventivas necess rias, registar os resutados e rever as ac es empreendidas Resutados das ac es preventivas empreendidas Manua da Quaidade Procedimento de Gest o de Recursos Documentais Procedimento de Gest o de Auditorias Internas Procedimento de An ise e Mehoria Sum rios de Revis es pea Gest o Curricuum Vitae dos Coaboradores Pano-Registo Anua de Forma o Programa Anua de Auditorias Reat rios de Auditoria Interna Arquivo F sico: Pastas dos Cientes Arquivo F sico: Sum rios de Reuni es com Cientes Arquivo F sico: Correspond ncia com cientes Arquivo F sico: Documentos Eternos Arquivo Digita: Correspond ncia com Cientes Arquivo Digita: Documentos Eternos Arquivo Digita: Documentos de Produ o do Servi o Tabea de Estado de Quaifica o de Fornecedores Registos de An ise e Mehoria Reat rios de Avaia o da Satisfa o dos Cientes

15 Fazer hoje mehor do que ontem Manua da Quaidade Parte 3 - Estrutura do Sistema de Gestão da Quaidade

16 Campo de apicação O sistema de gestão da quaidade da Nevesco, desenvovido e impementado de acordo com os requisitos apicáveis da norma ISO 9001:2000, apica-se a todos os processos identificados como necessários a uma prestação eficaz e eficiente de Serviços de Apoio Técnico nas áreas de Contabiidade, Fiscaidade e Gestão Administrativa e Fisca de Recursos Humanos dirigidos a organizações e profissionais iberais, com ou sem contabiidade organizada.

17 Justificação de ecusões Ecuem-se do sistema de gestão da quaidade da Nevesco, peas razões abaio indicadas, os requisitos das seguintes cáusuas da norma ISO 9001:2000: 7.3 Concepção e Desenvovimento: Em virtude de os serviços prestados pea organização utiizarem por imperativo reguamentar naciona, concepção de outrém, a saber, dos princípios contabiísticos, do POC - Pano Oficia de Contabiidade, da egisação fisca e abora e demais códigos reguamentares apicáveis Vaidação dos processos de produção e de fornecimento do serviço: Em virtude de não terem sido identificados quaisquer processos de produção e de fornecimento do serviço cujo output não seja passíve de verificação por subsequente monitorização ou medição. 7.6 Controo dos dispositivos de monitorização e medição: Em virtude de não terem sido identificados quaisquer dispositivos passíveis de monitorizar nem medir o tipo de serviços prestados pea organização.

18 Diagrama descritivo da interacção entre os processos Legenda Requisitos Legais, de Cientes e de outras partes interessadas Informação Input (Requisitos) Gestão Estratégica Informação Input (Performance) Input (Requisitos, Poíticas e Estratégias) Gestão de Recursos Input (Req. Po. Estr.) Input (Performance) Gestão da Quaidade Input (Performance) Input (Req. Po. Estr.) Input (Necessidades) Input (Recursos Técnicos e Humanos) Informação Processos Contabiidade Organizada Fiscaidade Recursos Humanos Serviços Eternos Actividades de Apoio Output (Serviço) Satisfação de Requisitos Legais, de Cientes e de outras partes interessadas