SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO RELAÇÃO DOS PROJETOS ESTRATÉGICOS

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1 SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO RELAÇÃO DOS PROJETOS ESTRATÉGICOS 1. Ampliação do Fórum de Cachoeiro de Itapemirim 2. Acessibilidade d Portadores de Necessidades Especiais 3. Acesso Cidadão 4. Alinhamento Estratégico da Estrutura Organizacional 5. Administração 100% Digital 6. Banco de Boas Práticas 7. Programa de Aperfeiçoamento E Especialização De Servidores 8. Construção de Novas Sedes No Espírito Santo 9. Construção do Arquivo Judicial 10. Consulta Processual Via Quiosque Cef 11. Gag Grupo de Apoio A Gabinetes 12. Projeto Justiça 100% Digital 14. Justiça Federal, Muito Prazer 15. Licitações e Contratações Ágeis! 16. Modernização da Infraestrutura de Ti 17. Padronização do Mobiliário 18. Programação Visual 19. Projeto Qualificar 20. Informação ao Seu Alcance 21. Trabalho e Saúde 22. Nossa História

2 AMPLIAÇÃO DO FÓRUM DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM Adequar o prédio existente ao aumento da demanda, mantendo os padrões construtivos e seguindo o plano de ampliação previsto no projeto original. De acordo com o mapa estratégico da Segunda Região, este projeto está alinhado diretamente ao seguinte objetivo: Garantir a infraestrutura suficiente à execução das atividades administrativas e judiciais. Indiretamente, o projeto contribui ainda para o seguinte objetivo: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos. Público externo e interno da Seção Judiciária do Espírito Santo. Este projeto utiliza a premissa de expansibilidade adotada em todos os prédios construídos pela Justiça Federal do Espírito Santo, duplicando o número de varas federais no município de Cachoeiro de Itapemirim, pólo de concentração econômica na região Sul do estado. O aumento no número de varas propiciado pelo projeto contribuirá para a agilização dos trâmites judiciais naquele município e, consequentemente, em todo o Sul do estado.

3 ACESSIBILIDADE A PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS Oferecer infra-estrutura de instalações, equipamentos, programas, serviços e informações aos portadores de necessidades especiais (usuários e servidores), com ampla variedade de tecnologias assistivas e serviços no âmbito da SJES. Temas: Acesso ao Sistema de Justiça, Responsabilidade Social e Ambiental, Atuação Institucional, Gestão de Pessoas e Infraestrutura e Tecnologia. Objetivos: Facilitar o acesso à Justiça Federal da 2ª Região (4), Promover a cidadania (6), Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2ª Região (10), Fortalecer o clima organizacinal e o bem-estar dos magistrados e servidores (12), Garantir a infraestrutura suficiente à execução das atividades administrativas e judiciais (13). Público externo e interno portador de necessidades especiais. Reforçar a importância de se criar facilidades de acesso para portadores de necessidades especiais.

4 ACESSO CIDADÃO Reformular a internet e a intranet da SJES. Tema: Atuação Institucional. Objetivos: - Promover a cidadania (11); - Incentivar e promover a responsabilidade ambiental (12); - Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2 a. Região (19); - Facilitar o o acesso à Justiça Federal da 2ª Região; - Grau de satisfação da sociedade com a Justiça Federal da 2ª Região (01). Público interno e externo. Adequação da internet e da intranet da SJES às necessidades dos usuários internos e externos. Identificação do perfil de cada público. Utilização de linguagem adequada a cada público, de forma a alcançar os objetivos propostos. Aproximação com a sociedade, através da utilização de meios modernos de comunicação como o You Tube, o Twitter, Blogs, dentre outros.

5 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Adequar a estrutura organizacional da SJES às novas demandas decorrentes do planejamento estratégico, com foco nas áreas de comunicação, gestão documental, gestão ambiental e gestão de processos e de projetos. Agilizar os trâmites judiciais e administrativos; otimizar os processos de trabalho; garantir o alinhamento estratégico e a integração da JF da 2ª Região. Público interno. Diante das exigências observadas no planejamento estratégico e na implantação do Projeto SIGJUS é imperioso que a SJES adeque sua estrutura às demandas que surgirão.

6 ADMINISTRAÇÃO 100% DIGITAL Utilizar tecnologia de documentos eletrônicos em favor de procedimentos administrativos da SJES, substituindo formulários, processos e demais documentos em papel por seus equivalentes em meio digital, aproveitando a segurança, a celeridade do trâmite e a disponibilidade de informações que esta tecnologia proporciona. Sua implantação estará vinculada ao Projeto do CJF de Sistema de Gestão Documental Digital. Temas: Eficiência Operacional, Responsabilidade Social e Ambiental e Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2ª Região. Objetivos: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos (1), Otimizar a gestão dos custos operacionais (2), Otimizar os processos de trabalho (3), Incentivar e promover a responsabilidade ambiental (7), Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2ª Região (10). Áreas administrativas, magistrados, advogados e público em geral. Buscar a modernização, considerando aspectos como a celeridade, a economicidade, a otimização do espaço físico e, mais, a preservação ambiental.

7 BANCO DE BOAS PRÁTICAS Elaboração de manuais com a) descrição das boas práticas identificadas nos setores das áreas meio e fim; b) descrição detalhada dos procedimentos adotados diariamente em cada seção para realização das atividades diárias e c) padronização para execução das rotinas cartorárias no que se refere aos sistemas informatizados. Otimização dos processos de trabalho e agilização dos trâmites judiciais e administrativos, com vistas à eficiência operacional. Servidores e magistrados da Justiça Federal do Espírito Santo. Necessidade de disseminação das boas práticas identificadas, aproveitando-se idéias, e, de transferência de conhecimento das rotinas administrativas, com vistas à otimização dos trabalhos, na busca pela eficiência operacional.

8 PROGRAMA DE APERFEIÇOAMENTO E ESPECIALIZAÇÃO DE SERVIDORES Instituir um programa de aperfeiçoamento e especialização para o corpo funcional, de modo a permitir atualização nas competências requeridas pelos servidores para melhor desempenho de suas atividades dentro da instituição. Tema: Gestão de Pessoas. Objetivo: Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes dos magistrados e servidores, com foco em resultados (11). Todas as unidades administrativas e judiciais do TRF. Necessidade de otimizar recursos a serem aplicados no aperfeiçoamento e especialização dos servidores, buscando alcançar eficiência e efetividade no uso das competências do corpo funcional, com foco em resultados. O projeto envolve: Implementar programa de educação à distância para o desenvolvimento de recursos humanos no âmbito da Justiça Federal do Espírito Santo. Proceder ao levantamento das necessidades de capacitação e instituir um programa de desenvolvimento de recursos humanos de modo a permitir a atualização das competências requeridas pelos servidores para melhor desempenho de suas atividades dentro da instituição. Reformular o programa de desenvolvimento gerencial da Justiça Federal do Espírito Santo, com o fim de alcançar melhores resultados de produtividade e de clima organizacional.

9 CONSTRUÇÃO DE NOVAS SEDES NO ESPÍRITO SANTO Construir instalações adequadas às necessidades específicas da Justiça Federal no Espírito Santo, observando os princípios de: otimização dos deslocamentos de pessoas, bens e processos; acessibilidade; redução de interrupções no trabalho; segurança; conforto; baixo custo de manutenção; racionalização do consumo; expansibilidade e respeito ao meio ambiente. O escopo do projeto inclui as novas sedes de Vitória, Colatina e Linhares. De acordo com o mapa estratégico da Segunda Região, este projeto está alinhado diretamente aos seguintes objetivos: Incentivar e promover a responsabilidade ambiental e Garantir a infraestrutura suficiente à execução das atividades administrativas e judiciais. Indiretamente, o projeto contribui ainda para os seguintes objetivos: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos, Otimizar a gestão de custos operacionais, Facilitar o acesso à Justiça Federal da 2ª Região e Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da 2ª Região Público externo e interno da Seção Judiciária do Espírito Santo. A construção de novas sedes, além de permitir o planejamento de infraestrutura física adequada às necessidades da Justiça Federal, cria a oportunidade da adoção de sistemas mais eficientes do ponto de vista ambiental, tais como instalações elétricas, de ar-condicionado, hidrosanitárias, etc. O planejamento adequado das novas sedes, propicia maior proximidade entre setores afins, contribuindo para a agilização dos trâmites e a redução nos custos operacionais. A localização adequada dos novos prédios contribui para a facilidade de acesso à Justiça e o projeto de prédios compatíveis com o usos institucionais agrega valor significativo à imagem da instituição.

10 CONSTRUÇÃO DO ARQUIVO JUDICIAL Criar condições adequadas ao armazenamento e centralização do acervo, com local para atendimento ao público, eliminando a necessidade de locação de imóveis para esse fim. De acordo com o mapa estratégico da Segunda Região, este projeto está alinhado diretamente ao seguinte objetivo: Garantir a infraestrutura suficiente à execução das atividades administrativas e judiciais. Indiretamente, o projeto contribui ainda para o seguinte objetivo: Otimizar a Gestão de Custos Operacionais. Público externo e interno da Seção Judiciária do Espírito Santo. O arquivo judicial ocupa atualmente diversos imóveis locados ou cedidos no município de Vitória. O significativo crescimento recente do número de processos arquivados inviabilizou a utilização do espaço originalmente projetado para esse fim na nova sede de Vitória. Diversas tentativas foram realizadas no sentido de identificar um imóvel adequado para locação na Grande Vitória o que se mostrou extremamente difícil e economicamente inviável. O novo prédio atenderá todos requisitos necessários ao uso pretendido com o aproveitamento de parte de um terreno existente, reduzindo significativamente os custos operacionais a longo prazo.

11 CONSULTA PROCESSUAL VIA QUIOSQUE CEF Adicionar ao conjunto de serviços oferecidos pela CEF aos cidadãos em geral, via caixas eletrônicos, o serviço de consulta processual, de maneira semelhante ao que já ocorre nos quiosques dentro do TRF. Tema: Acesso ao Sistema de Justiça Objetivo:Facilitar o acesso à Justiça Federal da 2 a. Região (4). Público externo e interno. Necessidade de ampliar o número de pontos de acesso ao serviço de consulta processual, de modo a facilitar o acesso à Justiça.

12 GAG GRUPO DE APOIO A GABINETES Auxiliar os Magistrados no processamento dos feitos, mediante mutirão, dando prioridade aos Gabinetes com maior acervo de processos, distribuídos até 31/12/2005, com a elaboração de relatórios e minutas de pareceres processuais. Temas: Acesso ao Sistema de Justiça, Eficiência Operacional Objetivos: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos (1), Otimizar os processos de trabalho (3), Promover a efetividade no cumprimento das decisões (5). Gabinetes dos juízes da SJES, especificamente os que detém maior acervo processual até 31/12/2005. Permitir uma maior agilidade no julgamento dos processos da SJES, especialmente os insertos na Meta 2 do CNJ, através de um Grupo de Apoio, que trabalhará em regime de colaboração com os gabinetes, principalmente com aqueles que possuírem maiores quantitativos de processos.

13 PROJETO 45 LXXVIII A TODOS, NO ÂMBITO JUDICIAL E ADMINISTRATIVO, SÃO ASSEGURADOS A RAZOÁVEL DURAÇÃO DO PROCESSO E OS MEIOS QUE GARANTAM A CELERIDADE DE SUA TRAMITAÇÃO. (EC 45 CR/88) Promover a organização das Secretarias e Gabinetes de modo a favorecer a identificação e o processamento das ações ajuizadas há mais de quatro anos, possibilitando uma tramitação prioritária e efetiva dessas ações e um mapeamento dos feitos de modo a garantir uma duração razoável para esses processos. De acordo com o mapa estratégico do TRF da Segunda Região, este projeto está alinhado aos seguintes objetivos: agilizar os trâmites judiciais e administrativos; e otimizar os processos de trabalho. Todos os órgãos processantes da Seção Judiciária do Espírito Santo. As justificativas do projeto, de acordo com os objetivos a serem alcançados, são mostradas a seguir: - Agilizar a tramitação das ações ajuizadas há mais tempo, através de uma identificação diferenciada de escaninhos e processos, favorecendo a rápida localização e separação das ações mais antigas. - Favorecer uma tramitação mais rápida, pois a partir do momento que os escaninhos e ações são visivelmente identificados, os servidores e magistrados têm como priorizar o manuseio e processamento dessas ações monitorando, inclusive, mensalmente através de mapas estatísticos obtidos através do sistema SIAPRO - APOLO.

14 JUSTIÇA 100% DIGITAL Utilizar tecnologia de documentos eletrônicos em favor do processamento de causas da Seção Judiciária do Espírito Santo, substituindo os processos em papel por documentos similares em meio digital, aproveitando a segurança, a velocidade de trâmite e a disponibilidade de informações que esta tecnologia traz consigo. Este projeto contempla a definição de processos de trabalho das áreas processantes, que efetivamente terão impacto sobre o tempo de trâmite processual final. Temas: Eficiência Operacional, Acesso ao Sistema de Justiça e Responsabilidade Social e Ambiental Objetivos: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos (1), Otimizar os processos de trabalho (3) e Incentivar e promover a responsabilidade ambiental (7). Todos os órgãos processantes da 2ª. Região, magistrados, advogados e público em geral. As justificativas do projeto, de acordo com os objetivos a serem alcançados, são mostradas a seguir: Agilizar os trâmites judiciais. O envio e recebimento de documentos eletrônicos é instantâneo, dependendo somente do processo de trabalho utilizado; Facilitar acesso à justiça. Os processos ficam disponíveis na íntegra, de forma transparente, facilitando a visualização (excetuando-se os casos de sigilo). O recebimento de petições também é facilitado, independente da localidade geográfica; Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2ª. Região. A disponibilidade dos processos de forma transparente fortalece a imagem da justiça. A troca de informações pode ser facilitada por ferramentas eletrônicas.

15 JUSTIÇA FEDERAL, MUITO PRAZER Aproximar a Justiça Federal do Espírito Santo da sociedade capixaba. Tema: Atuação Institucional. Objetivos: - Promover a cidadania (11 e 12); - Fortalecer as relações da Justiça Federal da 2ª Região com outros órgãos e instituições (18); - Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal de 1º Grau SJES (20). Público externo, especialmente estudantes de escolas públicas e privadas, idosos e comunidade carente. Elaborar roteiro de visitas de magistrados e servidores a diversos setores da sociedade para esclarecer o que faz a Justiça Federal. Nessas visitas, serão debatidos temas como a necessidade da Justiça no Brasil e o que é a Justiça Federal. Programar visita de estudantes e grupos de terceira idade à Justiça Federal capixaba, com o objetivo de que eles conheçam as atividades aqui desenvolvidas. (novo prédio sede) Contratação de empresa para gravação de um pequeno filme sobre a tramitação de um processo. (novo prédio sede) Desenvolver vídeos e apostilas sobre as atividades da Justiça Federal voltadas para núcleos populacionais específicos (estudantes do ensino fundamental, ensino médio, ensino superior, terceira idade, trabalhadores rurais, pretensos mutuários do sistema financeiro da habitação, trabalhadores beneficiários do FGTS, servidores públicos federais, e outros) Ações Projeto com periodicidade trimestral. As ações devem ser implementadas a partir da mudança para o novo prédio sede da Justiça Federal capixaba, em Vitória/ES.

16 LICITAÇÕES E CONTRATAÇÕES ÁGEIS! O projeto visa agilizar e otimizar os procedimentos referentes a licitação e contratação de bens e serviços, em especial padronização de fluxos de tramitação de processos com prazos pré-determinados em formulários, envolvendo desde a fase interna de licitação até a gestão contratual, de forma a evitar re-trabalho, situação de acúmulo de licitações num mesmo período (geralmente novembro e dezembro), e que as áreas preparem e analisem as licitações e contratos em prazos exíguos. O projeto também visa desenvolver conhecimentos e habilidades às pessoas envolvidas nos processos de licitações e contratações da SJES. Temas: Eficiência Operacional; Atuação Institucional; Gestão de Pessoas; Orçamento Objetivos: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos; Otimizar a gestão dos custos operacionais; Otimizar os processos de trabalho; Fortalecer as relações da Justiça Federal da 2ª região com outros órgãos e instituições; Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes dos magistrados e servidores, com foco em resultados; Assegurar recursos orçamentários e priorizar sua execução estratégica. Áreas especificadoras, Núcleo de Contratações, Núcleo de Orçamento e Finanças, Núcleo de Controle Interno, Coordenadoria Jurídica, Gestores de Contrato. Assegurar a eficácia e qualidade contínua na execução das licitações e contratações, as quais impactam diretamente nos resultados operacionais, orçamentários e financeiros da gestão administrativa da SJES.

17 MODERNIZAÇÃO DA INFRAESTRUTURA DE TI Ampliar a infra-estrutura de TI da Seção Judiciária do Espírito Santo, de modo a atender a demanda por novos serviços que venham a surgir, bem como melhorar a qualidade na prestação dos serviços e soluções já existentes. Temas: Eficiência Operacional, Acesso ao Sistema de Justiça e Responsabilidade Social e Ambiental Objetivos: Agilizar os trâmites judiciais e administrativos (1), Otimizar os processos de trabalho (3) e Incentivar e promover a responsabilidade ambiental (7). Todos os órgãos processantes da 2ª. Região, magistrados, advogados e público em geral. As justificativas do projeto, de acordo com os objetivos a serem alcançados, são mostradas a seguir: Disponibilizar acesso seguro e contínuo aos recursos de TI disponibilizados, sobretudo à Justiça 100% Digital Agilizar os trâmites judiciais. O envio e recebimento de documentos eletrônicos é instantâneo, dependendo somente do processo de trabalho utilizado; Facilitar acesso à justiça. Os processos ficam disponíveis na íntegra, de forma transparente, facilitando a visualização (excetuando-se os casos de sigilo). O recebimento de petições também é facilitado, independente da localidade geográfica; Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2ª. Região. A disponibilidade dos processos de forma transparente fortalece a imagem da justiça. A troca de informações pode ser facilitada por ferramentas eletrônicas.

18 PADRONIZAÇÃO DO MOBILIÁRIO Criar e publicar padrões de mobiliário que atendam às necessidades específicas da Justiça Federal no que diz respeito a ergonomia, manutenção, custo e durabilidade. De acordo com o mapa estratégico da Segunda Região, este projeto está alinhado diretamente aos seguintes objetivos: garantir a infraestrutura suficiente à execução das atividades administrativas e judiciais e otimizar a gestão de custos operacionais. Público interno da Seção Judiciária do Espírito Santo. O projeto visa a dar maior conforto aos servidores, a prevenir doenças ocupacionais e a criar uma estética padronizada para os diversos setores.

19 PROGRAMAÇÃO VISUAL Reformulação e implantação de um projeto de identidade visual nos prédios que compõem a SJES. Tema: Atuação Institucional. Objetivos: - Promover a cidadania, - Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2 a. Região. Público interno e externo. Garantir, através de um sistema de sinalização, a circulação rápida e precisa do público interno e externo da Seção Judiciária do Espírito Santo, em especial os portadores de necessidades especiais. Solidificar a imagem da Seção Judiciária do Espírito Santo, através da identidade visual corporativa com a padronização da aplicação da marca.

20 PROJETO QUALIFICAR Consiste na aquisição de obras digitais, notadamente cursos em DVD, para integrarem o acervo da Biblioteca Oswaldo Horta Aguirre, possibilitando o acesso de servidores a material didático, preparado pelos maiores especialistas brasileiros em Direito Administrativo, Gestão, Contabilidade, etc. Objetivos: Agilizar os Trâmites judiciais e administrativos (1); Otimizar a gestão dos custos operacionais (2); Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes dos magistrados e servidores, com foco em resultados (11). Público interno da Seção Judiciária do Espírito Santo. Suprir as restrições impostas pela escassez de recursos para a qualificação e atualização dos servidores lotados nas áreas administrativas através da oferta de cursos, em mídia digital, que versem sobre temas inerentes à atividade administrativa, tais como: Licitações e Contratos Administrativos, Gestão de Contratos, Interface entre o Poder Público e a Iniciativa Privada, Controle Interno e Externo da Administração, Contabilidade, etc.

21 INFORMAÇÃO AO SEU ALCANCE Reformulação e implantação de um sistema de divulgação totalmente digital. Tema: Atuação Institucional. Objetivos: - Promover a cidadania, - Incentivar e promover a responsabilidade ambiental; - Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2 a Região. Público interno e externo. Promover o rápido acesso de todos os públicos da SJES às informações hoje disponíveis nos meios de comunicação impressos ainda adotados pela Seção de Comunicação Social ( Jornal Mural e cartazes). A divulgação de notícias, eventos, ações sociais, avisos, etc., ganha mais canais, passando a ser feita por monitores/tvs disponíveis em pontos estratégicos, como elevadores e corredores do novo prédio sede, além de serviço de som ou rádio digital, para notas mais urgentes. Com essa iniciativa, haverá, dentre outros, redução de papel impresso e uso de materiais como toner e componentes para impressora.

22 TRABALHO E SAÚDE Proporcionar aos servidores condições de trabalho destinadas à manutenção da saúde física e mental através de atividades físicas e lúdicas, tais como ginástica laboral, canto coral, campanha de vacinação, semana de saúde etc. Tema: Gestão de Pessoas Objetivo: Fortalecer o clima organizacional e o bem estar dos magistrados e servidores. Servidores e magistrados da Justiça Federal do Espírito Santo. Os problemas de saúde estão entre as principais causas de absenteísmo. Busca-se, assim, intervir nessa causa com o fim de reduzir os índices de absenteísmo nesta Seção Judiciária do Espírito Santo.

23 NOSSA HISTÓRIA Resgatar a história da instituição, desde a implantação no Espírito Santo Objetivos: - Promover a cidadania (11); - Fortalecer a imagem e aperfeiçoar a comunicação da Justiça Federal da 2 a. Região (19); - Facilitar o o acesso à Justiça Federal da 2ª Região; - Grau de satisfação da sociedade com a Justiça Federal da 2ª Região (01). Público interno e externo. Promover concursos junto a estudantes e sociedade em geral sobre a Justiça Federal, sua importância e história em terras capixabas. Preservar a memória da instituição mediante entrevista realizada com personagens que auxiliaram em sua construção, como juízes e servidores públicos federais, advogados, procuradores, dentre outros. Contratar serviços especializados de conservação preventiva de documentos, compreendendo a higienização dos processos arquivados na SEARD, do período de 1966 a 1989, visando a sua preservação, juntamente com a identificação do acervo histórico e sua separação para guarda permanente.

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