Importação de Arquivos XML no Recebimento Manual do Usuário Para o sistema Totvs 11/12 e EMS 2.06 Versão: 004 Data: 24/07/2015

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1 Importação de Arquivos XML no Recebimento Manual do Usuário Para o sistema Totvs 11/12 e EMS 2.06 Versão: 004 Data: 24/07/2015 Rua: Vice Prefeito Luiz Carlos Garcia, 217 Sala 04 CEP: Santo Antônio Joinville-SC Telefone: (47) comercial@otimasis.com

2 Conteúdo Capítulo 1: Instalação...4 Capítulo 2: Parametrização...5 Parâmetros XML (OTM0101)... 5 Aba: NFe... 5 Aba: CTe... 8 Aba: Parâmetros... 9 Aba: Campos Capítulo 3: Importando Arquivos XML Importação XML (OTM0102) Capítulo 4: Processando Arquivos XML Recebidos Processar XML (OTM0103)... Botão Filtrar arquivos exibidos... Botão Importar arquivos XML recebidos Botão Eliminar XMLs já processados... Botão Abrir programa Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001)... Botão Atualizar documentos no Recebimento... Botão Modificar... Botão Processar... Pesquisa em Campos Informados... Item XML x Item ERP... Múltiplas Naturezas de Operação... Processando o XML Capítulo 5: Despesa Acessória Procedimento para vincular arquivo XML como despesa acessória Capítulo 6: Itens Agregados Envio de itens agregados em arquivos XML separados Envio de itens agregados no mesmo arquivo XML Capítulo 7: Item Composto Parametrização Processando documentos com itens compostos Capítulo 8: Notas Fiscais de Retorno e Devolução Configurando Natureza de Operação de Retorno Página 2 de 55

3 Configurando Natureza de Operação de Devolução Configurando Natureza de Operação de Devolução Consignação Capítulo 9: Importação de Conhecimento de Frete Eletrônico (CTe) Importação de CTe de Entrada (Rateio) Importação de CT-e de Saída Capítulo 10: Controle de Portaria Liberar Arquivo XML (OTM0104)... Botão Filtrar arquivos exibidos... Botão Atualizar arquivos XML exibidos... Processamento de arquivo XML com liberação forçada Apêndice A: Cadastro dos Programas no Menu do ERP Apêndice B: Registro dos Produtos Ótima Apêndice C: Programas de Configuração Função fntabelaproc Função fngetcampo Função fnsetcampo Página 3 de 55

4 Capítulo 1: Instalação Instalar o Sistema de Importação de Arquivos XML no Recebimento da Ótima é extremamente simples, bastando seguir os passos abaixo: Baixar a u ltima versa o do pacote em: Copiar os programas do pacote para um diretório da rede; Incluir esse diretório nos PROPATHs das sessões do ERP que serão utilizadas; Importar o arquivo ImpXMLRec.df em um banco específico para os sistemas da Ótima (nome lógico mgotm) ou em seu banco de tabelas específicas1 e parametrizar as sessões do EMS para que conectem esse banco; Renomear2 todos os programas da pasta otmprg, alterando a extensão de.otm para.p; Compilar3 todo o conteu do do direto rio; Cadastrar os programas no menu do EMS (mais informações no Apêndice A desse manual); Caso não se queira efetuar toda a parametrização do sistema manualmente, deverá ser importado o arquivo ImpXMLRec.d, que já contém uma parametrização básica inicial, para a tabela otm-paramxml4; Na primeira execução de qualquer programa do sistema, deverá ser informado o número de registro recebido juntamente com a aquisição do sistema (mais informações no Apêndice B desse manual); Efetuar a instalação do sistema de leitura de s e importação de arquivos XML recebidos (OPCIONAL)5; 1 Caso seja usado o banco de tabelas específicas, deverá ser criado um ALIAS com o nome mgotm apontando para o respectivo banco Esse procedimento deve ser feito somente na primeira instalação do sistema. Os programas nessa pasta são de código aberto, e vem com a extensão alterada para não sobrepor as alterações realizadas pela empresa em futuras atualizações 3 Para a correta compilac a o dos programas, e necessa rio que tambe m estejam no PROPATH os programas e includes do pacote de desenvolvimento DDK Como o sistema é multi-empresa, essa importação efetuará a carga de parâmetros para a empresa 999. Após completada a importação é necessário executar o programa ImpXMLRec.p, que se encontra na pasta utilitarios do pacote. Esse programa irá alterar todos os registros recém importados para a empresa corrente do usuário logado no sistema. 5 A Otima disponibiliza dentro da pasta utilitarios o instalador do programa Mail Attachment Downloader, que tem licença de uso gratuíta e realiza essa tarefa. A empresa pode optar por outro programa se desejar. 2 Página 4 de 55

5 Capítulo 2: Parametrização Após a instalação do sistema, é necessário efetuar a parametrização inicial para o correto funcionamento do mesmo. Para o Sistema de Importação de Arquivos XML no Recebimento toda a parametrização pode ser feita de forma simples em um único programa. OBS: Por se tratar de um sistema multi-empresa, é necessário efetuar a parametrização descrita nesse capítulo para cada empresa ativa no ERP. Parâmetros XML (OTM0101) O programa subdivide-se em quatro abas, onde é possível parametrizar todas as opções disponibilizadas pelo sistema: Aba: NFe Nesta aba serão definidas as informações (TAGs) para arquivos XML do tipo Nfe (Nota Fiscal), que devem ser importadas na leitura dos arquivos recebidos dos fornecedores para posterior utilização. OBS: Caso não estiver sendo mostrada nenhuma TAG na tela abaixo, deverá ser executada a funcionalidade descrita no botão Carregar mais abaixo. Figura 2.1 Aba Nfe do programa de parâmetros Página 5 de 55

6 TAGs marcadas indicam que as mesmas serão lidas e utilizadas pelo sistema. TAGs desmarcadas serão ignoradas. OBS: Para identificar que informação é enviada em determinada TAG do arquivo XML, deverá ser consultada a documentação oficial disponibilizada pela Receita Federal em Botão Carregar: Esse botão fará a carga de todas as TAGs presentes em um arquivo XML, a fim de que possam ser parametrizadas. Clicando no botão será aberta a tela mostrada na Figura 2.2 abaixo, solicitando que se informe um arquivo XML: Figura 2.2 Programa de carga de TAGs do arquivo XML Clicando em OK será apresentada a mensagem de confirmação abaixo: Figura 2.3 Mensagem de confirmação para evitar execução indevida Clicando em Sim, serão carregadas todas as TAGs do arquivo XML informado para a tela de parâmetros. OBS: Caso já existam TAGs perdidas. A execução dessa atualização de novas TAGs é alguma TAG ainda inexistente parametrizadas, ao utilizar essa opção todas as informações anteriores serão funcionalidade só é recomendada no momento de implantação do sistema. A feita automaticamente pelo sistema ao importar um arquivo XML que apresente na parametrização. Página 6 de 55

7 Botão Configurar Clicando nesse botão será aberta a tela apresentada na Figura 2.4 abaixo, onde é possível efetuar a configuração de destino da informação da TAG selecionada, ou seja, em que tabela e campo do ERP a informação recebida no arquivo XML será armazenada: Figura 2.4 Configuração da utilização da informação da TAG do arquivo XML No exemplo acima, estamos configurando a TAG serie, que contém a informação da série da nota fiscal sendo recebida. É necessário dizer ao sistema onde essa informação deve ser armazenada nas tabelas do ERP. O sistema disponibiliza duas opções de tabela de destino Documento (docum-est) e Item (item-doc-est). Após selecionar a tabela, serão carregados os campos existentes na mesma, a fim de que o campo destino possa também ser selecionado. Ao lado do campo é mostrado o label de dicionário de dados do mesmo, a fim de facilitar a identificação. No nosso exemplo foi selecionada a tabela Documento e o campo serie-docto (Série) que é onde a informação de série da nota-fiscal é armazenada no ERP. OBS: Caso tenha alguma dúvida sobre algum campo ou tabela do ERP, ligue para (47) solicitando auxílio a um de nossos consultores. Nos casos onde é preciso processar a informação da TAG do arquivo XML antes de atribuir algum valor ao campo da tabela, ou onde seja necessária alguma regra adicional ou conversão, poderá ser utilizada a opção Utilizar Programa de Configuração. Ao selecionar essa opção deverá ser informado um programa de configuração conforme demonstrado na Figura 2.5 a seguir. OBS: Para mais informações sobre a criação e manutenção de programas de configuração consulte o Apêndice C desse manual. Página 7 de 55

8 Figura 2.5 Exemplo de TAG que utiliza um programa de configuração Aba: CTe Nesta aba serão definidas as informações (TAGs) para arquivos XML do tipo Cte (Conhecimento de Frete), que devem ser importadas na leitura dos arquivos recebidos dos fornecedores para posterior utilização. Figura 2.6 Aba Cte do programa de parâmetros Os botões desta aba tem as mesmas funcionalidades descritas anteriormente para a aba NFe. Página 8 de 55

9 Aba: Parâmetros Nesta aba serão configuradas as informações que afetarão o funcionamento de todo o sistema. Figura 2.7 Aba Parâmetros do programa de parâmetros Essa aba é subdividida em três sessões. Na primeira sessão podem ser informados programas de configuração (descritos no Apêndice C desse manual) que afetarão diretamente a geração das informações nas tabelas do ERP. Antes Documento O programa aqui informado será executado no início da criação da tabela temporária (portanto antes do preenchimento de qualquer informação) do Documento (docum-est), durante a execução do programa Processar XML (OTM0103). Antes Item Documento O programa informado será executado no início da criação da tabela temporária (portanto antes do preenchimento de qualquer informação) de Item do Documento (item-doc-est), durante a execução do programa Processar XML (OTM0103). Depois Documento O programa informado será executado antes da efetivação da tabela temporária (portanto após o preenchimento de todas as informações) do Documento (docum-est), durante a execução do programa Processar XML (OTM0103). Página 9 de 55

10 Depois Item Documento O programa informado será executado antes da efetivação da tabela temporária (portanto após o preenchimento de todas as informações) do Item do Documento (item-doc-est), durante a execução do programa Processar XML (OTM0103). Validações Nesse campo poderá ser informado um programa responsável por efetuar a validação dos dados preenchidos anteriormente pelo sistema e pelos programas de configuração. Esse programa será executado no final do programa Processar XML (OTM0103), antes de efetivar a criação das tabelas no ERP. O programa de validação deverá receber parâmetros conforme detalhado abaixo: /********************************************************************* ** Programa: otmprg/otmprg999.p ** Funcao..: VALIDAÇÕES -> Validação das Temp-Tables tt-docum-est e tt-item-doc-est ** Autor...: Ótima ** Data...: Abril/2012 ** Versao..: Versao Inicial. *********************************************************************/ {inbo/boin090.i tt-docum-est} {inbo/boin176.i tt-item-doc-est} /* TT-DOCUM-EST /* TT-ITEM-DOC-EST */ */ DEF INPUT PARAM TABLE FOR tt-docum-est. DEF INPUT PARAM TABLE FOR tt-item-doc-est. RETURN "OK". Figura 2.8 Estrutura básica de um programa de validação Podem ser usados quaisquer comandos da linguagem PROGRESS, além das includes e APIs do ERP dentro do programa de validação. Caso o retorno do programa (comando RETURN) for NOK, o sistema não irá efetivar as informações do arquivo XML no ERP, sendo necessário ao usuário reprocessar o mesmo. Na sessão Diretórios XML são solicitados três diretórios para efetuar a manipulação dos arquivos XML. Abaixo uma breve descrição de cada um deles e onde os mesmos afetam o sistema: Recebidos Indica o diretório onde estão armazenados os arquivos XML recebidos dos fornecedores. O programa de Importação (OTM0102) irá buscar os arquivos XML desse diretório. OBS: No caso de utilização de programa que automatize o recebimento de s, é importante que seja utilizado esse mesmo diretório como local onde os arquivos XML recebidos serão salvos automaticamente. Página 10 de 55

11 Processados Indica o diretório onde serão armazenados automaticamente os arquivos XML processados pelo programa de Importação (OTM0102). Os arquivos são armazenados em sub-pastas dentro desse diretório, conforme o ano e mês que foram importados. Com Erro Indica o diretório onde serão armazenados os arquivos XML que apresentaram alguma inconsistência durante a importação. Ou seja, neste diretório sempre estarão os XMLs que não foram importados para o sistema pois continham algum tipo de erro detectado durante o processo de importação pelo programa OTM0102. Um exemplo de erro comum ocorrido durante a importação é o fornecedor que enviou o XML ainda não estar cadastrado no sistema, ou o arquivo enviado estar corrompido. Nesses casos é necessário corrigir os problemas, mover o arquivo XML novamente para o diretório Recebidos e executar novamente o programa de Importação (OTM0102). Na terceira sessão temos os campos abaixo: Item CTe Indica o item genérico que será utilizado ao processar arquivos XML do tipo CTe. Para mais informações sobre a utilização desse campo consulte o Capítulo 9 desse manual. Controle Portaria Indica que o sistema efetuará o controle de portaria para o processamento dos arquivos XML recebidos. Para mais informações sobre a utilização desse campo consulte o Capítulo 10 desse manual. Aba: Campos Nessa aba serão configurados os campos cujo conteúdo deverá ser informado pelo usuário antes da efetivação dos registros no ERP. Normalmente são informações que não estão presentes no arquivo XML (como por exemplo a natureza de operação), ou que precisam ser conferidas e informadas manualmente. Figura 2.9 Aba Campos do programa de parâmetros Página 11 de 55

12 Ao clicar no botão Incluir ou Modificar será aberta a tela mostrada na Figura Figura 2.10 Programa de inclusão de campo solicitado ao usuário Nesse programa deve ser selecionada a Tabela e Campo do ERP, aos quais se deseja que o usuário informe o conteúdo. Essa informação será solicitada antes de processar o XML (programa OTM0103 mais informações no Capítulo 4 desse manual). Também deverá se informar o Tipo de Documento em que a informação será solicitada (NFe ou CTe). OBS: Caso se necessite que determinado campo seja solicitado tanto para NFe quanto para CTe, deverá ser incluído o mesmo campo duas vezes, uma para o tipo CTe e outra para o tipo NFe. Ainda é permitido alterar a descrição que será mostrada em tela para o campo a ser solicitado, conforme a nomenclatura particular utilizada pela empresa. Por padrão essa descrição é sugerida como o label do campo no dicionário de dados do ERP. O Programa Pesquisa, caso informado, permitirá efertuar a utilização de zoom para o campo na tela de Informações Adiconais (OTM0103C). Deve ser informado um programa de pesquisa do ERP válido (juntamento com o diretório, como mostrado na Figura 2.10). Já o Programa Tratamento indica o programa de configuração (mais informações no Apêndice C desse manual) que realizará algum tratamento sobre o valor informado em tela, antes de processar o arquivo. Normalmente é utilizado para tratar campos do tipo Livre, que não existem no dicionário de dados do ERP mas que podem ser informados em tela pelo usuário. Figura 2.11 Exemplo de utilização de campo Livre e Programa de Tratamento Página 12 de 55

13 Para efetivar a alteração nos parâmetros, basta clicar no botão OK na parte inferior da tela. Será mostrada a mensagem da Figura 2.12 se a atualização dos parâmetros for realizada com sucesso. Figura 2.12 Parâmetros atualizados com sucesso Página 13 de 55

14 Capítulo 3: Importando Arquivos XML Após efetuada a parametrização já é possível iniciar a importação dos arquivos XML recebidos. Essa importação é realizada através da execução de um único programa que centraliza e automatiza todo o processo. Importação XML (OTM0102) O programa de importação foi desenvolvido utilizando o template de relatório do ERP. Isso permite que sua execução possa ser programada de forma Batch ou via RPW, automatizando ainda mais o processo. Figura 3.1 Tela do programa de Importação de Arquivos XML Caso o cliente não possua nenhum desses recursos (ou não deseje utilizá-los), o programa ainda permite que seja feita importação de tempos em tempos, bastando para isso marcar o campo Executa automaticamente. Nesse caso será preciso manter o programa aberto em alguma máquina ou servidor. Enquanto estiver aberto o programa se executará automaticamente conforme o número informado no campo a cada... minuto(s). OBS: Se for utilizada essa opção, o programa não abrirá automaticamente o relatório com o resultado da execução, mas o mesmo será sempre armazenado na pasta temporária do usuário, com o conteúdo da última importação realizada. A função principal desse programa é verificar os arquivos XML existentes no diretório de arquivos recebidos (parametrizado no capítulo anterior) e importar os mesmos para o sistema. Caso a importação ocorra com sucesso, o arquivo XML será movido para o diretório de arquivos processados (respeitando a hierarquia de subpastas conforme o ano e mês da execução). Caso ocorra algum erro na importação, o arquivo será movido para a pasta de arquivos com erro. Página 14 de 55

15 Ao final da execução será apresentado um relatório com o resultado da operação, conforme pode ser visto na Figura 3.2 abaixo. Figura 3.2 Relatório de execução com sucesso Caso ocorram erros na importação dos arquivos XML, os mesmos serão mostrados no relatório como pode ser visto na Figura 3.3. Figura 3.3 Relatório de execução com erros Página 15 de 55

16 Capítulo 4: Processando Arquivos XML Recebidos Após a importação dos arquivos XML para o sistema, os mesmos estarão disponíveis para serem processados e efetivados no módulo de Recebimento do ERP. Para efetuar esse processamento foi disponibilizado um completo cockpit ao usuário, de onde ele poderá realizar todo o trabalho requerido através da execução de um único programa. Processar XML (OTM0103) Através do programa de processamento o usuário terá acesso a todas as informações necessárias para a correta efetivação do arquivo XML em um documento no módulo de Recebimento do ERP. Na tela principal (que pode ser vista na Figura 4.1 abaixo) serão apresentados todos os arquivos XML importados com sucesso pelo sistema. Figura 4.1 Cockpit principal de onde o usuário efetuará todas as suas tarefas Na parte superior da tela, logo acima do grid pode ser visto um filtro facilitador por tipo de documento. Ele mostra os arquivos conforme o tipo de documento selecionado. Página 16 de 55

17 Dando um duplo clique com o mouse sobre algum arquivo XML mostrado nessa tela, o mesmo será aberto com o visualizador associado ao documento na máquina do usuário. Figura 4.2 Pré-visualização do DANFE do arquivo XML a ser processado OBS: A Ótima recomenda a instalação do visualizador DANFEview para este fim. Existe uma versão de demonstração do mesmo dentro da pasta utilitarios do pacote de instalação. Botão Filtrar arquivos exibidos Ao clicar nesse botão, será aberta uma tela conforme mostrada na Figura 4.3 abaixo. Nesta tela será possível filtrar os arquivos XMLs que são mostrados na tela principal, informando uma faixa de código de fornecedores, número de documento ou data de recebimento do arquivo XML. Figura 4.3 Tela de filtro de arquivos exibidos em tela Página 17 de 55

18 Botão Importar arquivos XML recebidos... Caso o usuário perceba que algum arquivo XML já tenha sido recebido (está no diretório apropriado) mas ainda não tenha sido importado (devido provavelmente a não ter ocorrido a importação automática parametrizada, devido ao período entre execuções), poderá utilizar esse botão para realizar a importação do mesmo imediatamente. Ao final do processo será mostrado ao usuário o relatório com o resultado do processo de importação (conforme descrito no capítulo 3 desse manual). OBS: Esse botão executa exatamente a mesma função do programa de Importação (OTM0102) descrito no capítulo 3 desse manual. Caso o usuário não tenha permissão de acesso ao programa de importação, não poderá também utilizar a função desse botão. Botão Eliminar XMLs já processados... Arquivos XML que já tenham sido processados (estando ainda aguardando efetivação no programa de Manutenção de Documentos (RE1001) ou que já tenham gerado um documento no módulo de Obrigações Fiscais do ERP) serão mostrados em uma cor diferenciada no painel, como pode ser visto na Figura 4.4. Figura 4.4 Arquivo XML já processado sendo destacado em vermelho no grid A função desse botão é fazer uma varredura em todos os arquivos XML importados, eliminando aqueles que já tenham sido processados (sendo mostrados em vermelho no grid). Figura 4.5 Confirmação com o usuário da eliminação dos arquivos XML importados e já processados OBS: O usuário também pode eliminar qualquer arquivo XML importado (mostrado no grid) selecionando o mesmo e utilizando as teclas SHIFT + DELETE. Página 18 de 55

19 Botão Abrir programa Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001) Ao clicar no botão, será aberta a tela do programa Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001) do ERP. É simplesmente um atalho facilitador para o usuário não precisar acessar o menu principal do sistema. Botão Atualizar documentos no Recebimento Ao clicar nesse botão será aberto programa do ERP responsável por atualizar em massa diversos documentos que estejam digitados e prontos no módulo de Recebimento (RE1001). A tela desse programa, que permite ao usuário efetuar diversos filtros e seleções, pode ser vista na Figura 4.6. Figura 4.6 Tela do programa RE1005Z do ERP responsável por atualizar diversos documentos digitados Botão Modificar Ao clicar no botão Modificar, é possível visualizar todas as informações e TAGs importadas do arquivo XML a ser processado. As informações são mostradas em formato de árvore, podendo ser expandidas ou contraídas para facilitar a visualização. Também é possível informar um conteúdo novo para uma determinada TAG do arquivo XML antes mesmo de iniciar o processamento do mesmo. Essa opção é útil caso alguma pequena informação tenha sido enviada incorreta, podendo ser corrigida pelo próprio usuário e não obrigando o mesmo a esperar o recebimento do novo arquivo XML do fornecedor. Página 19 de 55

20 OBS: Apesar de agilizar a alteração de informações para efetivar o documento no módulo de Recebimento, o mesmo só poderá ser atualizado após o fornecedor ter gerado o novo documento XML, pois as informações são consistidas junto ao SEFAZ durante a atualização no RE1001. Figura 4.7 Tela de visualização e modificação de informações do arquivo XML importado Neste exemplo utilizando a tag dsaient o conteúdo original informado erroneamente pelo fornecedor é (campo Conteúdo Original), e foi alterado pelo usuário para (campo Conteúdo Alterado), para permitir o processamento com urgência mesmo sem receber o arquivo XML alterado pelo fornecedor. OBS: É necessário clicar no botão Salvar para efetivar a alteração de conteúdo. O conteúdo original será mantido, sendo que para voltar a informação da TAG à original é só informar e salvar o Conteúdo Alterado como em branco (sem nenhuma informação). Botão Processar Ao clicar nesse botão será iniciado o processamento do aprquivo XML selecionado. Serão geradas as tabelas temporárias com os campos preenchidos com as informações presentes no arquivo XML e executados os programas de configuração (conforme parametrização explicada no Capítulo 2 desse manual). Antes de gerar as informações no ERP, caso tenha sido parametrizado algum campo a ser solicitado ao usuário (também no Capítulo 2) será aberta a tela mostrada na Figura 4.8 para que sejam preenchidas as informações necessárias. Na parte superior esquerda dessa tela são mostradas informações básicas do arquivo XML sendo processaado, como o fornecedor, número e série do Documento, data e hora do recebimento do mesmo (importação do arquivo XML para o sistema) e o tipo de documento (NFe ou CTe). Página 20 de 55

21 Figura 4.8 Tela de informações adicionais mostradas durante o processamento Grid Informações do Documento Mostra os campos do cabeçalho do documento que devem ser preenchidos pelo usuário (cadastrados para a tabela Documento nos parâmetros do sistema Capítulo 2). Figura 4.9 Campo Natureza de Operação do Documento sendo solicitada ao usuário Página 21 de 55

22 Grid Itens do Documento Mostra a lista dos itens do documento presentes no arquivo XML sendo processado. Os campos deste grid são: Seq: A sequência que será utilizada ao criar o item do documento no ERP Item ERP: Código do item a ser gerado no ERP Item XML: Código do item enviado pelo fornecedor no arquivo XML Composto: Indica que o item será Composto (mais informações no Capítulo 7 deste manual) Agregado: Indica que o item será Agregado (mais informações no Capítulo 6 deste manual) Grid Informações do Item Selecionado Mostra os campos do item selecionado no grid Itens do Documento, que devem ser preenchidos pelo usuário (cadastrados para a tabela Item nos parâmetros do sistema Capítulo 2). Na parte inferior desse grid existe um botão Replicar. Ao clicar nesse botão, a informação atual do campo selecionado no grid Informações do Item Selecionado será replicada para todos os demais itens do documento, agilizando dessa forma o processo de digitação. Essa função também pode ser executada através do atalho CTRL+T. Figura 4.10 Após algum campo ser informado pelo usuário, o item passa a ser mostrado na cor verde Grid Duplicatas Mostra as as informações de cobrança presentes no arquivo XML (as mesmas podem não ter sido informadas pelo Fornecedor). O usuário poderá alterar datas e valores das mesmas. Cada linha desse grid gerará uma duplicata no Documento do Recebimento após o completo processamento. Caso o usuário não queira que as duplicatas sejam geradas automaticamente, deve eliminar as linhas desse grid utilizando o comando SHIFT+DEL. OBS: Caso devido as naturezas de operação informadas forem gerados dois ou mais documentos no módulo de Recebimento, as duplicatas serão rateadas com valor proporcional ao valor de cada documento, mas em mesmo número de parcelas por documento (utilizando as datas de vencimento informadas). Figura 4.11 Grid Duplicatas permite alterar datas de vencimento e valor das parcelas Página 22 de 55

23 Pesquisa em Campos Informados Sempre que foi informado um Programa de Pesquisa para o campo solicitado (Capítulo 2 deste manual), ou quando o mesmo se referir a um campo indicador do ERP (campo de formato inteiro, mas que se refere a uma lista de opções), será permitido efetuar pesquisa de conteúdo através da tecla F5 ou de um duplo-clique do mouse sobre o campo. Figura 4.12 Pesquisa do campo Natureza de Operação Figura 4.13 Pesquisa de campo indicador do ERP Página 23 de 55

24 Item XML x Item ERP É importante ressaltar que nem sempre o código do item enviado pelo fornecedor é o mesmo que a empresa utiliza em seu cadastro. Quando o sistema não encontrar algum item no sistema com o mesmo código presente no XML, a informação do Item ERP no grid de Itens do Documento no programa de Informações Adicionais (OTM0103C) será mostrada em branco, como pode ser vista na Figura Figura 4.14 Código do item no arquivo XML não corresponde a nenhum item no ERP Para solucionar esse tipo de problema, é necessário associar o código do item do fornecedor com o código do item no cadastro do ERP. Isso é feito através do programa Manutenção Itens Fornecedor (CC0105). O usuário deve posicionar no código do item da empresa e incluir um registro para o fornecedor, informando o campo Item Fornecedor igual ao enviado no arquivo XML (como pode ser visto na Figura 4.15). Figura 4.15 Associação de código do item do fornecedor com o código do item da empresa OBS: Essa associação precisa ser feita uma única vez pelo usuário, passando a ser efetiva para todos os arquivos XML que contenham esse item do fornecedor daqui por diante. Após realizado o procedimento acima, o sistema de processamento passará a reconhecer e associar automaticamente o código do item presente no arquivo XML com o código do item existente no cadastro da empresa. Página 24 de 55

25 Figura 4.16 Após cadastrado um código de item do fornecedor, o sistema realiza a associação automaticamente Múltiplas Naturezas de Operação Pode ocorrer de um arquivo XML recebido conter itens que precisam dar entrada na empresa com diferentes naturezas de operação. Como o módulo de Recebimento do ERP trabalha com uma única natureza de operação para cada documento, devem ser gerados múltiplos documentos (um para cada natureza de operação informada). Tratar essa situação com o sistema da Ótima é simples e intuitivo. Digite para cada item presente no documento a natureza correta e deixe que o processamento faça todo o trabalho sozinho. Figura 4.17 Para cada item foram informadas diferentes naturezas de operação Ao processar um arquivo XML, caso o sistema detecte que o usuário informou naturezas diferentes para os itens, ele questionará o usuário (Figura 4.18) e em caso de retorno positivo automaticamente gerará dois ou mais documentos no módulo de Recebimento do ERP (conforme a quantidade de naturezas de operação diferentes informadas pelo usuário). Exatamente como ele teria que fazer manualmente, reduzindo muito o esforço nesse processo. Figura 4.18 Verificação com usuário se digitação de naturezas diferentes foi intencional Página 25 de 55

26 Processando o XML Após preencher as Informações adicionais e clicar no botão OK, o programa iniciará o processamento do XML selecionado, gerando os respectivos documentos no módulo de Recebimento do ERP. Primeiramente o sistema verificará se o arquivo XML selecionado já não foi processado anteriormente. Em caso afirmativo será mostrada a mensagem da Figura Figura 4.19 Mensagem indicando que o arquivo XML já foi atualizando anteriormente Nesse momento o sistema irá executar o programa de validação parametrizado (Capítulo 2). Caso alguma informação esteja inconsistente com as definições da empresa, será mostrada mensagem de erro e o usuário não poderá efetivar o processamento até que a situação identificada seja corrigida. Caso não sejam encontradas inconsistências, o programa efetivará as informações no módulo de Recebimento do ERP. O programa então apresentará algumas mensagens, informando o resultado do processamento. Se houveram erros durante o processo, será mostrada uma mensagem (Figura 4.20) e na sequência será aberto um arquivo de log com os erros ocorridos na geração dos documentos (Figura 4.28). Figura 4.20 Mensagem indicando que ocorreram erros ao processar o XML Página 26 de 55

27 Figura 4.21 Arquivo de log com os erros ocorridos durante o processamento Se não ocorreram erros durante o processo, também será mostrada uma mensagem indicando o sucesso do processamento (Figura 4.22) e na sequência será aberto um arquivo de log com os documentos gerados no módulo de Recebimento do ERP. Figura 4.22 Mensagem indicando que o processamento foi conluído com sucesso Após concluído o processamento com sucesso, os documentos gerados estarão disponíveis para consulta, alteração e efetivação no módulo de Recebimento do ERP, podendo ser visualizados no programa Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001). OBS: Os demais botões dessa tela, não descritos até aqui, serão apresentados nos capítulos posteriores desse manual, conforme forem sendo apresentadas as suas funções. Página 27 de 55

28 Capítulo 5: Despesa Acessória Existem situações em que a empresarecebe um arquivo XML que se refere a uma despesa acessória de uma nota fiscal já digitada (por exemplo um arquivo de Conhecimento de Frete (CTe) referente ao transporte das mercadorias da nota fiscal). Para essas situações foi desenvolvida uma função especial no sistema, que pode ser acessada através do botão Despesa na parte inferior do programa Processar Arquivos XML (OTM0103). Figura 5.1 Botão para inclusão de despesa acessória Procedimento para vincular arquivo XML como despesa acessória Para a vinculação de arquivo XML como despesa acessória, deverão ser seguido os seguintes passos para o correto processamento: 1. Ambos os arquivos XML devem ser recebidos e importados corretamente pelo programa de Importação (OTM0102); 2. Após importados, ambos os arquivos serão mostrados no grid do programa Processar Arquivos XML (OTM0103); 3. Primeiramente deverá ser processado o arquivo XML referente a nota fiscal que receberá a despesa acessória (através do botão Processar); 4. Após ter concluído o processamento com sucesso da nota fiscal, deverá ser selecionado o segundo arquivo XML (referente à despesa acessória), clicando agora no botão Despesa; Página 28 de 55

29 5. Será então aberta a tela de despesa acessória (Figura 5.2). Nessa tela serão mostrados todos os documentos ainda não confirmados no programa de Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001). Você deverá então selecionar a nota fiscal na qual deseja associar a despesa acessória, e informar alguns dados descritos abaixo: Figura 5.2 Tela de seleção de nota fiscal para associação da despesa acessória Natureza: Informar a natureza de operação que será utilizada para a despesa acessória. Espécie: Selecionar a espécie do título da despesa acessória. Tipo de Despesa: Selecionar o tipo de despesa. Serão mostrados todos os tipos de despesa cadastrados no ERP. 6. Clicando no botão OK, será mostrada a mensagem de confirmação da Figura 5.3 abaixo; Figura 5.3 Confirmação da vinculação da despesa acessória ao documento Página 29 de 55

30 7. Se o processamento ocorrer com sucesso será mostrada a mensagem da Figura 5.4 abaixo; Figura 5.4 Mensagem de confirmação da vinculação da despesa à nota fiscal 8. Após este procedimento a despesa acessória da nota-fiscal poderá ser consultada ou alterada no programa de Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001), na aba Despesas; Figura 5.5 Consulta da despesa acessória gerada para a nota fiscal no RE1001 Página 30 de 55

31 Capítulo 6: Itens Agregados Em notas de industrialização, o ERP utiliza o conceito de item agregado para efetuar o relacionamento entre o material e o serviço realizado. O Sistema da Ótima está totalmente preparado para atender o processamento dessa situação. O envio de itens agregados em arquivos XML pode ser realizado de duas formas distintas, descritas abaixo: Envio de itens agregados em arquivos XML separados Caso o envio de itens agregados seja feito em arquivos XML separados, deverão ser seguidos os seguintes passos para o correto processamento: 1. Ambos os arquivos XML devem ser recebidos e importados corretamente pelo programa de Importação (OTM0102); 2. Após importados, ambos os arquivos serão mostrados no grid do programa Processar Arquivos XML (OTM0103); 3. Primeiramente deverá ser processado o arquivo XML referente a nota fiscal que receberá o item agregado (através do botão Processar); 4. Após ter concluído o processamento com sucesso da nota fiscal, deverá ser selecionado o segundo arquivo XML (referente ao item a ser agregado), clicando agora no botão Agregar; Figura 6.1 Botão para inclusão de item agregado Página 31 de 55

32 5. Será aberta normalmente a tela para digitação das Informações Adicionais (OTM0103C), mas ao confirmar a digitação será aberta uma nova tela para seleção da nota fiscal onde o arquivo XML atual deverá ser agregado (Figura 6.2). Figura 6.2 Tela de seleção de nota fiscal para vinculação do item agregado 6. Nessa tela serão mostrados todos os documentos ainda não confirmados no programa de Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001), que pertençam ao mesmo fornecedor do arquivo XML que está sendo processado; 7. Clicando no botão OK, será mostrada a mensagem de confirmação da Figura 6.3. Caso seja confirmado o processamento, os itens do arquivo XML sendo processado serão gerados como agregados ao documento selecionado; Figura 6.3 Confirmação da geração do arquivo XML agregado ao documento selecionado Página 32 de 55

33 8. Após este procedimento os itens agregados poderão ser consultados ou alterados no programa de Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001), na aba Agregado; Envio de itens agregados no mesmo arquivo XML Caso o envio de itens agregados seja feito em um único arquivo XML, deverão ser seguidos os seguintes passos para o correto processamento: 1. O arquivo XML deve ser recebido e importado corretamente pelo programa de Importação (OTM0102); 2. Após importado, o arquivo será mostrado no grid do programa Processar Arquivos XML (OTM0103); 3. Deverá ser processado o arquivo XML através do botão Processar; 4. Será aberta a tela de Informações Adicionais (OTM0103). Nessa tela simplesmente basta marcar quais os itens serão gerados como agregados (coluna Agregado), no grid Itens do Documento, como pode ser visto na Figura 6.4. Figura 6.4 Seleção de itens agregados recebidos no mesmo arquivo XML Página 33 de 55

34 5. Após clicar no botão OK, o sistema gerará o documento no módulo de Recebimento do ERP somente com os itens que não estão marcados como agregados; 6. Paralelamente durante o processamento, o sistema irá automaticamente agregar os itens marcados como agregados no documento gerado no passo 5; 7. Após este procedimento os itens agregados poderão ser consultados ou alterados no programa de Manutenção de Documento do Recebimento (RE1001), na aba Agregado; Página 34 de 55

35 Capítulo 7: Item Composto Em algumas situações acontece de a empresa receber uma nota fiscal com diversos itens discriminados que irão ser digitados como um único item (geralmente de débito direto) no ERP. Por exemplo, ao comprar um microcomputador, o fornecedor informa na nota fiscal um monitor, uma CPU, um mouse e um teclado. No ERP, todos esses itens discriminados no arquivo XML serão lançados como um único item Ativo Imobilizado de Informática. O sistema da Ótima trata essa necessidade da seguinte forma: Parametrização Como na geração de itens compostos é necessário que o usuário informe para qual item a composição será gerada, é necessário que no programa Parâmetros XML (OTM0101) seja incluído o campo it-codigo (Item) ou o campo numero-ordem (Ordem) para a tebela Item (it-doc-est) na aba Campos. OBS: Caso seja parametrizado o campo numero-ordem, será utilizado o código do item da ordem de compra informada pelo usuário. Também será necessário informar a quantidade e o preço total do item a ser gerado no ERP, portanto também devem ser incluídos os campos qt-do-forn (Qtde Fornec) e preco-total (Preço Total). Figura 7.1 Parametrização de campos solicitados para Item Composto Página 35 de 55

36 Processando documentos com itens compostos Após efetuada a parametrização, o processamento é feito normalmente pelo usuário (no programa Processar Arquivos XML (OTM0103), através do botão Processar), devendo apenas serem executados os seguintes passos a mais no programa de Informações Adicionais (OTM0103C): 1. No grid Itens do Documento, marcar todos os itens que fazem parte da composição (coluna Composto), conforme pode ser visto na Figura 7.2. OBS: Os itens que não forem marcados como Composto seguirão o processamento normal. Figura 7.2 Itens marcados como Composto 2. Os itens marcados como Composto devem ser gerados como um único item no módulo de Recebimento do ERP. Portanto o usuário deve informar apenas para a primeira sequência o código do item (ou número da ordem de compra), a quantidade e o preço. As demais sequências da composição devem ser eliminadas, isso é feito utilizando o atalho SHIFT + DEL. O resultado final antes do processamento pode ser visto na Figura 7.3 a seguir. Página 36 de 55

37 Figura 7.3 Situação da composição antes de efetivar o processamento 3. Ao clicar no botão OK, para cada item marcado como Composto o sistema irá gerar um item (com o código do item informado ou código do item da Ordem de Compra informada) no documento do recebimento (utilizando as demais informações do arquivo XML ou campos informados em tela). OBS: O preço unitário do item nesse caso é calculado tomando o preço total dividido pela quantidade, ambos campos informados em tela. Página 37 de 55

38 Capítulo 8: Notas Fiscais de Retorno e Devolução Quando o arquivo XML sendo processado pertencer a uma nota fiscal de Retorno, Devolução ou Devolução de Consignação, o ERP realiza uma série de operações e consistências internas (por exemplo verificando a existência de uma nota de saída (no módulo de Faturamento) para a nota fiscal que está dando entrada no módulo de Recebimento) que sobrepõem as informações enviadas no arquivo XML. Dessa forma, quando informada uma natureza de operação que indique uma das notas acima, o sistema irá gerar apenas o cabeçalho do documento a partir do XML sendo processado. As demais informações deverão ser importados pelo usuário no próprio ERP, através do botão Gerar na aba Itens do programa de Manutenção de Documento de Recebimento (RE1001). Figura 8.1 Botão Gerar no programa RE1001 Página 38 de 55

39 Configurando Natureza de Operação de Retorno Para que o sistema entenda que a nota fiscal é de retorno, a natureza de operação deve estar configurada como Operação com Terceiros e o campo Tipo Oper Terceiros deve estar configurado como Retorno Beneficiamento. Figura 8.2 Natureza de operação configurada como Retorno Configurando Natureza de Operação de Devolução Para que o sistema entenda que a nota fiscal é de devolução, a natureza de operação deve estar configurada com o Tipo Compra como Devolução Cliente. Figura 8.3 Natureza de operação configurada como Devolução Página 39 de 55

40 Configurando Natureza de Operação de Devolução Consignação Para que o sistema entenda que a nota fiscal é de devolução de consignação, a natureza de operação deve estar configurada como Operação com Terceiros e o campo Tipo Oper Terceiros deve estar configurado como Devolução Consignação. Figura 8.4 Natureza de operação configurada como Devolução de Consignação Página 40 de 55

41 Capítulo 9: Importação Eletrônico (CTe) de Conhecimento de Frete Além de importar arquivos XML de notas fiscais, o sistema da Ótima também permite a importação de arquivos XML de Conhecimentos de Frete (CTe). A parametrização é idêntica a de notas fiscais e está explicada no Capítulo 2 deste manual. Importação de CTe de Entrada (Rateio) A importação de arquivos XML de conhecimentos de frete de entrada é conduzida da mesma maneira que a importação de um arquivo XML de nota fiscal de devolução (explicado no Capítulo 8 deste manual). O sistema após o processamento irá gerar apenas o cabeçalho do documento no módulo de Recebimento e posteriormente os itens devem ser importados pelos métodos padrões do ERP. Para que o sistema considere que o arquivo XML se refere a um Frete de Entrada, a natureza de operação informada deve ter o campo Nota Rateio marcado e o campo Tipo Compra deve estar configurado como Frete. Figura 9.1 Natureza de operação configurada como Frete Entrada Posteriormente o usuário deverá informar as notas onde o frete será rateado diretamente no programa de Manutenção de Documento do recebimento (RE1001), na aba Rateio. Página 41 de 55

42 Importação de CT-e de Saída A importação de arquivos XML de conhecimentos de frete de saída é conduzida da mesma maneira que a importação de um arquivo XML de nota fiscal padrão (explicado no Capítulo 4 desse manual). A única particularidade é que como o arquivo XML de um CTe não contém itens, quando estiver sendo processado um arquivo XML deste tipo, será gerado um único item para o documento que conterá todas as informações presentes no arquivo XML. O código do item utilizado será o código parametrizado no programa de Parâmetros XML (OTM0101). Figura 9.2 Código do item que será utilizado no processamento de arquivos XML do tipo Cte de Saída Na tela de Informações Adicionais (OTM0103C), serão solicitados apenas os campos parametrizados para o tipo de documento CTe, reduzindo dessa forma os erros de digitação do usuário. Mais informações sobre a parametrização de itens CTe e de campos adicionais do tipo CTe podem ser obtidas no Capítulo 2 deste manual. Página 42 de 55

43 Capítulo 10: Controle de Portaria Caso a empresa deseje que os arquivos XML somente sejam processados após darem entrada física na empresa, poderá utilizar o parâmetro de controle de portaria (descrito no Capítulo 2 desse manual). Após ativar esse parâmetro os arquivos XML importados pelo programa OTM0102 (Capítulo 3) não mais ficam disponíveis imediatamente no programa OTM0103. Antes é necessário que eles sejam liberados pela portaria, através de um programa específico para essa função. Liberar Arquivo XML (OTM0104) Através desse programa os usuários da portaria, responsáveis pelo recebimento físico, poderão liberar os arquivos XML recebidos para que dêem entrada na empresa. Figura 10.1 Tela de liberação de arquivos XML O usuário poderá utilizar um leitor de código de barras para posicionar diretamente no arquivos cujo DANFE ele tem em mãos, ou poderá selecionar manualmente (ou digitando o código do fornecedor, CNPJ ou número do documento). Após selecionado o arquivo, o usuário deverá clicar no botão Liberar para que o mesmo seja disponibilizado no programa de processamento. Página 43 de 55

44 Botão Filtrar arquivos exibidos Ao clicar nesse botão, será aberta uma tela conforme mostrada na Figura 10.2 abaixo. Nesta tela será possível filtrar os arquivos XMLs que são mostrados na tela principal, informando uma faixa de código de fornecedores, número de documento ou data de recebimento do arquivo XML. Figura 10.2 Tela de filtro de arquivos exibidos em tela Botão Atualizar arquivos XML exibidos Ao clicar nesse botão, será feita uma releitura de todos os arquivos XML já importados, mostrando em tela todos os novos arquivos que foram importados desde a ultima atualização. Processamento de arquivo XML com liberação forçada Caso seja necessário processar um arquivo XML mesmo sem ele ter sido ainda liberado pela portaria, o usuário deverá executar o programa de processamento (OTM0103) e na tela de filtro marcar a opção Visualiza não liberados pela portaria. Figura 10.3 Filtro de liberação forçada Página 44 de 55

45 Dessa forma os arquivos ainda não liberados serão mostrados na tela do programa na cor azul (para diferenciação). Figura 10.4 Arquivos ainda não liberados são mostrados na cor azul Página 45 de 55

46 Apêndice A: Cadastro dos Programas no Menu do ERP Para o correto funcionamento do sistema Ótima contratado, os seguintes programas e procedimentos (imagens de tela abaixo) devem ser cadastrados no módulo de Menu do ERP6. OBS: Se possuir qualquer dúvida quanto ao cadastro de programas no Menu do ERP, consulte a documentação do sistema ou entre em contato com um dos consultores da Ótima pelo telefone (47) Após efetuado o cadastro, os programas poderão ser disponibilizados em alguns dos menus do ERP, conforme a conveniência do cliente. 6 Você também pode efetuar a importação do menu através do arquivo impxmlrec-menu.d presente na pasta definitions do pacote Página 46 de 55

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53 Apêndice B: Registro dos Produtos Ótima Os produtos Ótima adquiridos são para uso exclusivo de uma única empresa. Durante a primeira execução será solicitado o número de registro do produto contratado. Se você estiver realizando uma implantação assistida, os nossos consultores irão gerar um número de registro no momento da instalação. Caso esteja realizando uma implantação sem a orientação dos consultores da Ótima, na primeira execução será apresentada a tela abaixo: Nesse caso você deverá copiar todo o conteúdo do campo Chave e enviar o mesmo para comercial@otimasis.com solicitando o envio de um número de registro válido. Em caso de dúvidas nesse procedimento, você poderá ligar para o número (47) onde nossos consultores poderão lhe auxiliar no processo. Página 53 de 55

54 Apêndice C: Programas de Configuração Um programa de configuração é um programa em linguagem PROGRESS com uma estrutura pré-definida conforme exemplificado abaixo: /********************************************************************* ** Programa: otmprg/otmprg001.p ** Funcao..: Configuração de TAG - it-codigo ** Autor...: Ótima Sistemas ** Data...: Abril/2012 ** Versao..: Versao Inicial. *********************************************************************/ {ttr/ttr0004.i} DEF VAR i-cod-emitente AS INT NO-UNDO. IF fntabelaproc() = "item-doc-est" THEN DO: ASSIGN i-cod-emitente = INT(fnGetCampo(1, "cod-emitente")). FIND FIRST item-fornec NO-LOCK WHERE item-fornec.cod-emitente = i-cod-emitente AND item-fornec.item-do-forn = p-conteudo NO-ERROR. IF AVAIL item-fornec THEN fnsetcampo(2, "it-codigo", item-fornec.it-codigo). END. O programa de configuração pode utilizar qualquer comando da linguagem PROGRESS, além de funções e includes do ERP. No exemplo acima, o programa de configuração é executado para efetuar a conversão do código do item recebido no arquivo XML (código do fornecedor) para o código do item no ERP. Para isso é efetuada uma busca na tabela de relacionamento entre item e fornecedor, retornando o código do item correspondente. Seu funcionamento é baseado na execução de três funções principais: Função fntabelaproc Não recebe nenhum parâmetro e retorna se o processamento está atualmente atualizando a nota-fiscal (documest) ou um dos itens da nota-fiscal (item-doc-est). Página 54 de 55

55 Função fngetcampo Função utilizada para retornar o conteúdo de um campo de determinada tabela, preenchido anteriormente pelo sistema. Recebe dois parâmetros conforme tabela abaixo: Parâmetro Tabela Campo Descrição 1 (docum-est) ou 2 (item-doc-est) Nome do campo no ERP Função fnsetcampo Função utilizada para atribuir um valor a um campo de determinada tabela. Recebe três parâmetros conforme tabela abaixo: Parâmetro Tabela Campo Valor Descrição 1 (docum-est) ou 2 (item-doc-est) Nome do campo no ERP O valor a ser atribuído ao campo informado Página 55 de 55