SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL SPED: UM ESTUDO ACERCA DA APLICABILIDADE NO SISTEMA CONTÁBIL.

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1 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL SPED: UM ESTUDO ACERCA DA APLICABILIDADE NO SISTEMA CONTÁBIL. Autora: Ellen Miranda Trindade Acadêmica de Ciências Contábeis Eduvale Professor Especialista: professora Maria Marta Fernandes RESUMO Esta pesquisa visa proporcionar ao leitor as formas e prazos regulamentados em leis referente ao novo sistema integrado digital, SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, instituído pelo Governo Federal Brasileiro, constituindo mais um avanço na informatização da relação entre o Fisco e os contribuintes. A pesquisa desenvolvida neste trabalho tem como objetivo verificar a percepção dos contribuintes em relação aos impactos da adoção do SPED, nos procedimentos operacionais e redução de custos nas empresas, bem como a diminuição dos crimes de sonegação fiscal. Outro ponto importante, que será tratado é o passo a passo da EFD-Escrituração Fiscal Digital, desde a digitação da NF-e Nota Fiscal Eletrônica a importação, validação e transmissão para o programa do SPED. Palavras-chave: Contabilidade Financeira. Escrituração Fiscal. Sistema Público de Escrituração Digital SPED. 1 INTRODUÇÃO Vivemos um tempo de transição da Era Industrial para a Era do Conhecimento. O problema é que muitos de nós não percebemos as mudanças proporcionais que ocorrem dia após dia em nosso ambiente social e profissional. Assim, muitos indivíduos e organizações podem estar em processo de ignorância (falta de ciência ou saber), por esse motivo acabam em decadência profissional. Para acompanhar esse momento de transição, o governo federal implantou o sistema Público de Escrituração Digital (SPED), no qual podemos afirmar ser um marco nacional para desenvolvimento tecnológico e maior transparência fiscal da economia brasileira. O presente estudo estará abordando o processo de implantação e a legislação do SPED Fiscal. Os subsídios e analises foram obtidos através de leituras e pesquisas feitas diretamente dos sites dos órgãos responsáveis. 1

2 A metodologia aplicada a este estudo é o método dedutivo, como afirmam MARCONI e LAKATOS - método dedutivo que, partindo das teorias e leis, na maioria das vezes prediz a ocorrência dos fenômenos particulares. A presente pesquisa objetivou analisar os procedimentos adotados pela implantação do novo sistema e a abordagem do fisco através das obrigações acessórias, bom como os benefícios oferecidos ás organizações e as esferas governamentais. Esta pesquisa está estrutura do da seguinte forma: Apresentação do SPED; Realização da pesquisa; Procedimentos adotados; Escrituração Fiscal Digital - EFD; Nota fiscal eletrônica - NF_e; Conhecimento de transporte eletrônico CT_e; Resumo (Passo a passo para importação e transmissão do arquivo eletrônico). 2 SPED SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL Ao longo do tempo as empresas brasileiras sofreram varias transformações físicas, sistemática e tecnológicas. Alterando a estrutura econômica do nosso país, tendo mais rapidez na hora da fabricação, venda dos produtos e formas diversas de prestação de serviços, favorecendo assim a crescimento econômico. Com essas transformações o governo federal se viu obrigado a acompanhar as mudanças sofridas pelas organizações, sendo assim foi instituído pelo decreto 6.022/2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Através dos estudos realizados no Escritório técnico contábil Campo Real, no período de 03 de Março de 2010 à 10 de Junho de 2010, pude constatar que o Sped é composto por subprojetos: Escrituração contábil digital ECD; Escrituração fiscal digital EFD; Nota fiscal eletrônica NF-e; Nota fiscal de serviços eletrônicos - NFS-e; 2

3 Conhecimento de transporte eletrônico CT-e; E-Lalur; Central de balanços. Sendo regidas pelas 3 esferas governamentais: Federal, Estadual e Municipal, onde cada qual exigirá suas obrigações acessórias a cada seguimento empresarial, e atuarão de forma integrada compartilhando inclusive os cadastros e informações ficais. O Sped foi criado para melhorar a forma de armazenamento de dados e facilitar a vida das organizações e do Fisco, tendo como objetivo a redução de custo como a dispensa de emissão e armazenamento de documento em papel; diminuição da sonegação fiscal; redução de tempo para fiscalizar as instalações dos contribuintes; racionalizar e simplificar as obrigações assessorias, uniformizando as informações que os contribuintes devem prestar as diversas unidades federativas. 3 A PESQUISA 3.1 Apresentação da Empresa Nome da Empresa: Escritório Técnico Contábil Campo Real. Endereço Completo: Rua: Belém 731 Centro-Campo Verde MT. Histórico:. O escritório técnico contábil Campo Real foi fundado em 1995 em Campo Verde, Mato Grosso por um contador de origem brasileira, nascido em Roque Gonzáles, Rio Grande do Sul. A Empresa Escritório Técnico Contábil Campo Real foi constituída em 03 de março de 1995 por Flávio Lenz, o qual o mesmo já havia exercido a função de contador durante 09 anos na Prefeitura Municipal de São Paulo das Missões, Rio Grande do Sul, logo em seguida Prefeitura Municipal de Porto Xavier, Rio Grande do Sul onde esteve na função durante 16 anos e por fim em 1993 recebeu o convite do senhor Vitor José Della Flora Vesz prefeito da cidade de Campo Verde, Mato Grosso na época, para trabalhar na Prefeitura Municipal da mesma onde esteve a frente 3

4 durante 08 anos, contundo observando o grande progresso da cidade resolveu investir na própria, onde em 1995 decidiu montar seu escritório, no qual permanece no ramo até hoje sempre com a mesma dedicação, simplicidade, humildade e conhecimento nos fundamentos da contabilidade. Em 2007 seu filho Thiago Rauber Lenz formado em educação física e buscando a formação em Ciências Contábeis uni-se a seu pai para assim então ampliar os negócios e elevar ainda mais o conceito do Escritório Campo Real em atendimento, competência, agilidade e eficiência. Hoje o escritório esta situado na Rua Belém, 731, centro em Campo Verde, Mato Grosso com o negócio de Contabilidade, Contrato, Distrato, Declaração de Renda, Registro de Firmas, Recursos Humanos, Fazendas, etc., com 10 funcionários para o fornecimento da melhor comodidade aos seus clientes e parceiros. Número aproximado de funcionários: 9 Ramo: Escritório contábil. Visão: Ser referencia contábil na região, expandir o reconhecimento público pelo profissionalismo, buscar a excelência e qualidade nos serviços prestados. Missão: Atender as solicitações dos clientes, sendo seu principal parceiro, contábil e financeiro, buscando sempre contribuir para o desenvolvimento econômico e social. Valores: Clientes satisfeitos Integridade no serviço Ética pessoal e profissional Seriedade e Dedicação Responsabilidade e Pontualidade Transparência e Comprometimento 4 PROCEDIMENTOS Na nova era da modernização global, deparamo-nos com dispositivos eletrônicos cada vez mais sofisticados, as empresas indústrias e as organizações adaptaram a esse novo sistema, com isso puderam proporcionar a seus clientes, 4

5 formas ágeis e rápidas como: negociação de compra e venda de mercadorias online; prestação de serviços online; viabilização de documentos via etc. O sistema tecnológico informatizado cada vez moderno possibilitou o crescimento financeiro de muitas indústrias e organizações, mais em outro lado passou a possibilitar novos tipos de transações financeiras fraudulentas (crime de sonegação fiscal). Por meio do crescimento acelerado da evasão fiscal, o governo se viu obrigado a modernizar o sistema de fiscalização. Segundo Duarte (2009, pg. 68) o grande desafio das autoridades fiscais é aumentar a presença fiscal em um país com mais de 5 milhões de empresas legalmente constituídas e 10 milhões de informais. A solução é obvia: utilizar-se de tecnologia da informação e conhecimento científico para criar uma inteligência fiscal capaz de realizar operações em larga escala. Entretanto o governo federal por meio do decreto 6.022/07, instituiu o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Decreto 6.022, de 22 de Janeiro de 2007, artigos 1 e 2. Art. 1 o Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped. Art. 2 o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. Contudo o programa visa ampliar a forma de fiscalização através dos dados enviados pelos arquivos eletrônicos, mudando a forma de entrega das obrigações acessórias e a diminuição de documentos impressos em papéis gerando rapidez e economia. De acordo com Azevedo (2009, p. 37) O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) pretende alterar a forma de cumprimento das obrigações acessórias realizadas pelos contribuintes, substituindo a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel, por documentos eletrônicos, cuja auditoria, integridade e validade jurídica é reconhecida pelo uso do certificado digital. 5

6 O SPED é composto por subprojetos importantes para o seu completo desempenho como relatado anteriormente, neste caso será abordado às esferas que contemplam apenas SPED Fiscal: 1. Escrituração Fiscal Digital EFD; 2. Nota Fiscal Eletrônica NF-e; 3. Conhecimento de transporte Eletrônico CT-e. 5 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL EFD O AJUSTE SINIEF 2, DE 3 DE ABRIL DE 2009, em seu capítulo I, cláusula primeira, 1 e 2; determina: CAPITULO I Cláusula primeira Fica instituída a Escrituração Fiscal Digital - EFD, para uso pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI. 1º A Escrituração Fiscal Digital - EFD compõe-se da totalidade das informações, em meio digital, necessárias à apuração dos impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, bem como outras de interesse das administrações tributárias das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB. 2º Para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica da EFD, as informações a que se refere o 1º serão prestadas em arquivo digital com assinatura digital do contribuinte ou seu representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. PESSOAS OBRIGADAS A ADOTAR A EFD. O convênio ICMS 143/06 na cláusula terceira, alterado pelo convênio ICMS 123/07, prevê o uso e a obrigatoriedade da EFD, para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI. Cláusula terceira A Escrituração Fiscal Digital é de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS ou do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI. Sendo o SPED Fiscal uma novidade atual, esta obrigação que inicialmente iria atingir todos os contribuintes, foi restringida. Em conjunto com a Secretaria da Receita Federal foi facultada a cada Unidades federadas instituírem critérios para estabelecer quais os contribuintes que seriam obrigados a aderirem o projeto. (MATO GROSSO, 2010) 1 1 Documento eletrônico disponível em: ualizado_11_02_2010.pdf 6

7 a) Prazos de Entrega Até o ultimo dia útil da primeira quinzena do mês subseqüente ao período de apuração. b) Multa por não Entrega da EFD: Base legal: Letra C, Inciso X do artigo 45 da Lei 7098/98 que prevê multa equivalente a 3 (três) UPFMT, por mês ou fração, contado da data em que se tornou obrigatória a sua apresentação, aplicável enquanto perdurar a falta de entrega, não inferior a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações de serviços realizadas no período, até o limite de 200 (duzentas) UPFMT. 5.1 Nota Fiscal Eletrônica - NF-e O objetivo principal do projeto nota fiscal eletrônica é a implantação de um modelo digital, que substitua o modelo atual em papel, para um sistema informatizado com validade jurídica. Simplificando o envio das obrigações acessórias efetivada pelos contribuintes e o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo fisco. O Protocolo de Cooperação ENAT 03/05, de 27/08/2005, estabelece as condições e objetivos entre os Estados e a Receita Federal do Brasil para implantação da Nota Fiscal Eletrônica. considerando as vantagens que a adoção da Nota Fiscal Eletrônica propiciará podem ser assim sintetizadas: a) Benefício para o contribuinte vendedor (Emissor da NF_e) Redução de custo de impressão e aquisição de papel; Redução de custo do envio do documento fiscal; Redução de custos no armazenamento dos; Simplificação das obrigações acessórias (com dispensa da AIDF); Redução de tempo de paradas dos caminhões de cargas em postos fiscais. b) Benefícios para o contribuinte comprador Eliminação de digitação de notas fiscais de entrada; 7

8 Redução de erros de escrituração devido a má digitação das notas fiscais manuais; Plano de logística por intermédio das informações antecipadas da NF_e; c) Benefícios para os administradores tributários Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando compartilhar informações entre os fiscos; Aumento da confiabilidade da nota fiscal; Diminuição de sonegação e aumento da arrecadação; Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pelo fisco de mercadorias em trânsito; d) Funcionamento da NF_e A empresa emissora gera um arquivo eletrônico em formato XLM, contento todas as informações da operação comercial, sendo este arquivo validado e assinado digitalmente garantindo a integridade do emissor. Este arquivo deverá ser transmitido via internet para a secretaria de fazenda da jurisdição do contribuinte, que fará uma pré-avaliação do arquivo e devolverá uma autorização de uso, após deverá ser impresso o guia gráfico simplificado da NF_e, Intitulada Danfe (Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum em única via, no qual conterá a chave de acesso do documento eletrônico. A Danfe não é uma nota fiscal, nem tão pouco a substitui, serve apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF_e, pois através do código de acesso, permite ao detentor deste documento confirmar a exatidão da existência da NF_e. 8

9 QUADRO DEMONSTRATIVO NF_e Figura 1 Quadro demonstrativo NF_e. Fonte: SEFAZ, Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e O conhecimento de transporte eletrônico, intitulado pelo Ajuste Sinief 09, de 25 de outubro de 2007, determina: Cláusula primeira Fica instituído o Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e, modelo 57, que poderá ser utilizado pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS em substituição aos seguintes documentos: I - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; II - Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; III - Conhecimento Aéreo, modelo 10; IV - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; V - Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; VI - Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas. 9

10 Assim como a NF_e, o conhecimento de transporte eletrônico CT_e detém de um documento auxiliar intitulado Dacte, impresso em papel comum com objetivo de: Acompanhar a prestação do serviço de transporte; Obter a confirmação do destinatário/tomador, para comprovação da entrega das mercadorias; Redução de tempo na escrituração do CT_e, para tomadores de serviços não emissores de documentos fiscais eletrônicos. Através da impressão do Dacte, a chave de acesso tem a mesma finalidade, poderá realizar a consulta integral ou parcial de um conhecimento de transporte eletrônico e sua situação. 6 Resultados a) Digitação da nota fiscal de entrada e saída: Consiste no recebimento do movimento físico contábeis das empresas, para serem lançados no sistema operacional. Ex.: Movimento de notas fiscais de entrada e saídas modelo 1 e 1A, controle de duplicas pagas e recebidas, Lançamento dos produtos no estoque etc. b) Importação da NF-e para o sistema operacional Consiste na importação de todos as dados constante na NF-e, através chave de acesso da DANFE, no sistema operacional. Figura 2 Importação de NFs Fonte: A pesquisa 10

11 c) Apuração dos Impostos Consiste na apuração dos impostos: ICMS e IPI d) Conferencia dos livros fiscais Consiste na conferencia dos livros fiscais: Registro de entradas; Registro de saídas Registro de inventário; Registro de Apuração do IPI; Registro de Apuração do ICMS. e) Importação dos dados para o programa PVA (programa validador e assinador) SPED Consiste na importação dos dados do sistema operacional para o programa PVA, o qual verifica a consistência das informações prestadas no arquivo, após essa verificação se houverem erros, os mesmo deverão ser corrigidos. f) Validação e transmissão do arquivo digital EFD Consiste na validação do arquivo digital importado, podendo assim efetuar a assinatura do arquivo através do certificado digital, tipo A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pela infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP Brasil, em seguida transmitir o arquivo para o SPED. 7 CONCLUSAO Durante o estágio, aprendi a adequar-me no âmbito profissional, pois na área contábil trabalhamos muito com prazos a serem cumpridos rigorosamente. Se 11

12 assim não for, as penalidades cabíveis são cobradas dos contadores e contribuintes pela omissão ou não apresentação das obrigações acessórias a tempo hábil ou atrasos no recolhimento de impostos e taxas. Percebi que temos por dever procurar cada dia estudar e inteirar sobre as mudanças feitas pelo governo, através dos decretos e leis que regem os prazos e formas das apresentações dos registros contábeis, pois essas mudanças são constantes e cabe a cada contador visualizá-las e adequá-las na periodicidade trabalhada. Temos como exemplo prático o Sped que foi instituído pelo decreto 6.022/07, sendo uma nova exigência do Governo para alguns segmentos empresariais, acabou levando vários profissionais não só da área contábil mais também os administradores e programadores de sistemas a adequarem as novas normas. No decorrer desse estágio, aprendi que o trabalho em grupo é fundamental, pois um departamento depende do outro, sendo assim as pessoas acabam se relacionando melhor a cada dia, tornando mais fácil e ágil as tarefas a serem realizadas. No entanto fiz muitas amizades que me proporcionaram satisfação na realização do projeto. REFERÊNCIAS AZEVEDO, Osmar Reis; MARIANO, Paulo Antonio. SPED Sistema Público de Escrituração Digital, 1 edição. Editora IOB DUARTE, Roberto Dias. Big Brother Fiscal III O Brasil na era do conhecimento, 3º edição. Editora ideas@work ado pdf 12

13 D3940/CC9C3B BAA B0043A842 INFORMAÇOES PARA REFERENCIAS O primeiro quadro foi retirado do sistemas da Secretaria de Fazenda SEFAZ, e o segundo quadro tirei da internet artigo: contingência FS código de barras adicional publicado por Robson Soares Setembro de 2009 OBS: no segundo quadro ficou faltando concertar... está descrito como fonte: A pesquisa e na realidade ñ é... tem que colocar como fonte: o Robson Soares... ISSN: