ESTÁGIO SUPERVISIONADO CIÊNCIAS CONTÁBEIS 7º SEMESTRE LAUZINHO VELOSO DE OLIVEIRA RA:

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1 ESTÁGIO SUPERVISIONADO CIÊNCIAS CONTÁBEIS 7º SEMESTRE LAUZINHO VELOSO DE OLIVEIRA RA: Estágio II Ciências contábeis 2013 Itapecerica da Serra Maio 2013

2 Nome do Aluno: LAUZINHO VELOSO DE OLIVEIRA RA nº Ano de Realização do Estágio II: 2013 Curso: CIÊNCIAS CONTÁBEIS Endereço Residencial: RUA DOS GUARANIS Nº36 Telefone(11) DADOS DA EMPRESA Razão Social: COFERLY COSMÉTICA LTDA Endereço: RUA EURICLIDES FORMIGA, 10/30 Telefone: (11) Site: Principal atividade da empresa: INDUSTRIALIZAÇÃO COSMÉTICO Artigo acadêmico Supervisionado, 7º Semestre, do Curso Superior de Ciências Contábeis da Faculdade Anhanguera de Itapecerica da Serra Orientador: Prof. Michel.da Silva Alves Itapecerica da Serra Maio 2013

3 LAUZINHO VELOSO DE OLIVEIRA ARTIGO ACADÊMICO OBRIGATORIEDADE E ARQUIVAMENTO DO XML DANFE- DOCUMENTO AUXILIAR DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA Itapecerica da Serra Maio 2013

4 Sumário 1. RESUMO INTRODUÇÃO DESENVOLVIMENTO DANFE CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 9 Itapecerica da Serra Maio 2013

5 2 1. RESUMO O processo de emissão de documentos eletrônicos veio de encontro à necessidade de acompanhar o desenvolvimento tecnológico e a deficiência no atendimento e abastecimento da demanda brasileira de vários setores, como da indústria e o consumo. Tem como objetivo um gerenciamento, controle e informação em tempo real, armazenamento de dados mais seguro, permitindo baixar custos e tempo. A partir dai surge mudanças significativas, como as obrigações fiscais. A nota fiscal, hoje conhecida como Danfe (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) é simplesmente para acompanhar as mercadorias em transporte. Palavras-Chave: Obrigatoriedade; Responsabilidade; Necessidade.

6 3 2. INTRODUÇÃO O arquivo XML é uma forma prática e ágil que as empresa tem de disponibilizar os arquivos aos seus clientes. É de responsabilidade do emitente e destinatário conforme previsto na cláusula décima do AJUSTE SINIEF 07/05 a guarda do arquivo sob pena, em caso de fiscalização a sua não comprovação. É uma exigência de caráter nacional estabelecida pelo Ajuste SINIEF 11/08. Também obrigatório o envio ao transportador contratado Ajuste SINIEF 08/10. O entendimento sobre a real importância do arquivo digital, o famoso XML (Extended Markup Language), nas suas várias versões, é um dos pontos de maior divergência na implantação do processo de NF-e nas empresas. Em síntese, o arquivo XML é apenas um formato de arquivo digital usado mundialmente em diversos sistemas, com grande capacidade de leitura e interpretação e, por isso, é utilizado como meio de transporte e armazenamento das informações da NF-e. A nota fiscal eletrônica é um espelho do XML, usado como cobertura no transporte de mercadorias.

7 4 3. DESENVOLVIMENTO A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma realidade e vem ocupando espaço nas transações comerciais e fiscais, na medida em que mais contribuintes são envolvidos e exigidos a adotar o padrão eletrônico. Assim, surgem mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais. Nesse ambiente, além de certos benefícios persistem importantes obrigações fiscais acessórias impostas aos contribuintes. Permanece obrigatório gerar os respectivos arquivos e transmiti-los ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços - SINTEGRA, bem como encaminhar a Guia de Informação e Apuração do ICMS GIA, os livros fiscais e outras obrigações acessórias às quais os contribuintes já estão sujeitos atualmente, com exceção da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Dentre tantas obrigações, o contribuinte ainda precisa cuidar com a validação e armazenamento das NF-e. No tocante à autenticação, o destinatário precisa verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização de uso. Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, para que sejam apresentados à administração tributária, quando solicitados. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NFe, necessita manter em arquivo o documento auxiliar (Danfe) da operação. Sendo a empresa destinatária emitente de NF-e, esta pode armazenar apenas o arquivo digital recebido. O prazo de arquivamento é de pelo menos cinco anos, conforme a legislação vigente (artigo 202 do Regulamento do ICMS). O emitente é o único a possuir tal arquivo (não é possível realizar download do arquivo na Sefaz). A perda de um arquivo digital da NF-e equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal tradicional. Portanto, é altamente recomendável realizar backup externo, além de arquivar, quando obrigatório, a Danfe em local adequado. A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo XML, assinado digitalmente e agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foi transmitido e autorizado. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte, porém isto não

8 5 substitui a obrigação da guarda do XML da NF-e. Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, na eventualidade de perdas não haverá a recuperação dos dados por parte da respectiva Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou da Receita Federal do Brasil. Assim, a correta observação e o cumprimento dessas obrigações são imprescindíveis para que o contribuinte não venha a ser questionado futuramente pelas autoridades fiscais. De acordo com o 7º do artigo 7º do Anexo IX do Regulamento do ICMS ( 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05), o emitente de Nota Fiscal eletrônica deve, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e (com seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso) ao destinatário, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e. Essa exigência é de caráter nacional e foi estabelecida pelo Ajuste SINIEF 11/08, publicado no Diário Oficial da União em 01/10/2008. Recentemente, passou a ser obrigatório também o encaminhamento ou disponibilização do arquivo NF-e ao transportador contratado (Ajuste SINIEF 08/10, publicado em 13/07/10). O não cumprimento dessa obrigação tributária acessória sujeita o infrator às penalidades previstas na Lei /96. No momento de uma possível fiscalização, o emitente deve apresentar ao Fisco, como documento fiscal, o arquivo digital. A integração de dados com outros sistemas (como o da contabilidade) pode ser feita através do uso do mesmo arquivo digital. Desta forma, o emitente tem a responsabilidade de criar metodologia de backup que garanta a guarda dos arquivos digitais. Normalmente, um sistema de emissão e gerenciamento da NF-e gera XML de envio (para transmissão inicial), XML de retorno (com a aprovação da Sefaz) e XML de distribuição (com possíveis informações complementares para disponibilização aos clientes). Destes três, somente o XML de retorno é obrigatório para armazenamento, mas, por conta do processo, é importante realizar backup de todos. O artigo 33 da portaria CAT 162/08 traz claramente a obrigatoriedade do emissor e destinatário o armazenarem os arquivos digitais e esta exigência é comumente deixada de lado. Fica claro assim que não somente as NF-e emitidas devem ser armazenadas de acordo com o Regulamento do ICMS, mas também os arquivos digitais da NF-e recebidos. Este armazenamento tem igual importância,

9 6 pois a empresa contribuinte não pode deixar sob a responsabilidade do emissor a guarda do seu arquivo de NF-e. 4. DANFE O DANFE, sigla que dá nome ao Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, suas especificações estão contempladas no Artigo 14 da Seção II da Portaria CAT 162/08. Em resumo, este documento tem o objetivo de acompanhar o transporte dos bens da NF-e; deve ser impresso em papel comum, formato A4; seu layout pode ser customizado desde que obedeça ao ato Cotepe que o rege; deve conter código de barras referente aos 44 dígitos da chave de acesso da NF-e; pode conter canhoto serrilhado desde que esteja de acordo com o layout definido pelo ato Cotepe, entre outras coisas. Quem recebe uma DANFE deve consultar sua escrituração na Sefaz através da chave de acesso. A conclusão é que a DANFE não pode ser usada como documento fiscal, mas sim o arquivo digital que a originou.

10 7 5. CONCLUSÃO A complexidade do SPED não permite que o tema seja esgotado em um ou dois artigos. De qualquer forma, parece fundamental esclarecer que uma das grandes vantagens da adoção da NF-e a segurança só passa a existir realmente se forem adotados todos os procedimentos corretos. Caso contrário, a empresa ficará em uma situação delicada: acredita contar com uma segurança que na verdade não existe. Além de o Fisco poder acompanhar, em tempo real, a atividade econômica e a integração de informações com as Secretarias de Fazenda dos estados com a Receita Federal, o contribuinte será beneficiado com: a) Redução de custos administrativos; b) Redução do tempo de impressão de documentos fiscais; c) Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos fiscais em papel; d) Redução de custos com a racionalização e a simplificação das obrigações acessórias; e) Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas; f) Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de Notas Fiscais; g) Redução do tempo despendido com a presença de auditores-fiscais nas instalações do contribuinte; h) Eliminação da digitação de NFs na recepção de mercadorias; i) Antecipação de pagamentos, por rápida entrega das Notas Fiscais eletrônicas; j) Terá maior agilidade do processo; k) Melhoria da qualidade e segurança da informação; l) Rapidez no acesso às informações; m) Uniformização das informações prestadas às unidades federadas; n) Facilidade para fiscalização de mercadorias; o) Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades federativas);

11 8 p) Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um layout padrão; q) Aumento da produtividade do auditor, por meio da eliminação dos passos para a coleta de dados dos arquivos; r) Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel.

12 9 6. REFERÊNCIAS

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