RESUMO ESPANDIDO QUALITATIVO NOTA FISCAL ELETRÔNICA: MUDANÇAS E REPERCUSSÕES PARA EMPRESAS E ÓRGÃOS FISCALIZADORES

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1 RESUMO ESPANDIDO QUALITATIVO NOTA FISCAL ELETRÔNICA: MUDANÇAS E REPERCUSSÕES PARA EMPRESAS E ÓRGÃOS FISCALIZADORES Anilton ROCHA SILVA, Carina VIAL DE CANUTO, Carolina CLIVIAN PEREIRA XAVIER, Débora LORAINE CARVALHO DE OLIVEIRA, Fernanda CAROLINE SILVA, Fernanda SANTOS CLAUDINO, Priscila FERNANDES MIRANDA DA SILVEIRA, Schirley POLYANA ISABEL. Faculdade de Minas FAMINAS BH Belo Horizonte MG PALAVRAS-CHAVE: Nota fiscal eletrônica, certificado digital, vantagens e desvantagens. APRESENTAÇÃO Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um novo modelo de documento fiscal de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital. A NF-e foi criada para substituir a Nota Fiscal em papel (modelo 1/1-2). O projeto NF-e instituiu mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes, para sociedade e para as administrações tributárias, através da facilidade na fiscalização da escrituração fiscal e contábil e minimizando gastos com consumo de papel através do Gerenciamento Eletrônico de documentos. A presente investigação tem como objetivo o estudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), avaliando as mudanças e as repercussões para empresas e Órgãos Fiscalizadores. A metodologia utilizada para desenvolver o estudo foi pesquisa qualitativa, com abordagem metodológica, pesquisa de campo.

2 Na pesquisa de campo foi aplicada entrevista em cinco empresas, e o resultado obtido com a implantação da NF-e proporcionou agilidade, praticidade, segurança nas informações contábeis e fiscais e diminuiu assim erros no processo de emissão e escrituração fiscal. DESENVOLVIMENTO O projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi inspirado num modelo chileno. Iniciou-se em abril de 2005, no Encontro Nacional de Administradores Tributários Estaduais (ENCAT). O projeto da NF-e teve início para atender o disposto da Emenda Constitucional nº 42, Inciso XXII, art. 37, que prevê que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e atividades essenciais ao funcionamento do Estado exercidas por servidores de carreiras específicas realizarão suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio. Segundo o portal do Ministério da Fazenda, Nota fiscal eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. Os objetivos do projeto da NF-e além da substituição da nota fiscal em papel para NF-e, são a integração administrativa; padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento de obrigações acessórias; maior eficácia da fiscalização; maior

3 possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de dados em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos. A legislação que instaurou a obrigatoriedade da Nota fiscal de forma eletrônica foi o Protocolo de cooperação nº 03 / 2005 II ENAT, Protocolo que entre si celebram a União, por intermédio da Receita Federal do Brasil, os Estados e o Distrito Federal, por intermédio de suas Secretarias de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação, e os Municípios, objetivando a implantação da Nota Fiscal Eletrônica. Com o documento de forma digital o emitente terá maior controle possibilitando um acesso mais rápido à informação já que, segundo OLIVEIRA (2006, p. 73) há empresas que emitem 1 milhão de notas por mês, o que representa um estoque acumulado de 60 milhões no prazo de cinco anos estabelecido em lei fiscal para que os comprovantes sejam armazenados. Por meio do Portal Nacional da NF-e ( é possível verificar quais os contribuintes obrigados a adotarem a emissão da NF-e. Além das empresas relacionadas no Portal, há situações em que a emissão da NF-e é obrigatória como: venda de mercadoria para fora do Estado e venda para Órgãos Públicos. No caso de empresas prestadoras de serviço, deve-se observar as regras de cada município. Para emissão de NF-e o contribuinte tem três opções: construir aplicativo próprio, comprar aplicativo de terceiros ou adotar o Sistema Emissor de NF-e desenvolvido pela SEFAZ/SP que serve a todos os contribuintes do País, gratuitamente. A empresa emissora de NF-e, gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, que deve ser assinado digitalmente, de forma que venha à garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponde à NF-e, é então transmitido via Internet

4 para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que faz uma prévalidação do arquivo e devolve um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual a mercadoria não pode ser transportada. A NF-e também é transmitida para a Receita Federal, que é repositório nacional de todas as NF-e emitidas no ambiente nacional e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa (Superintendência da Zona Franca de Manaus), no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. Para acompanhar o trânsito da mercadoria é impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, denominado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em única via, que contém a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras bi-dimensional que facilita a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da mesma, que permite ao detentor desse documento confirmar a existência da NF-e e sua validade através de uma consulta no site da Secretaria de Fazenda da Unidade da Federação de origem do emitente da NF-e ou através do Portal Nacional da NF-e. A confirmação da NF-e pelo destinatário corresponde ao processo pelo qual o contribuinte destinatário da mercadoria realiza a confirmação para a SEFAZ de que recebeu as mercadorias constantes de uma NF-e. A confirmação de recebimento do destinatário pode ser realizada de duas formas: de forma manual no site da SEFAZ, com o contribuinte destinatário identificando-se pelo controle de acesso ou, de forma eletrônica, através da tecnologia web service. Após a concessão da Autorização de uso da NF-e, caso o emitente perceba que houve erros no momento da emissão, ele pode sanar estes erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica CC-e transmitida

5 via internet à Secretaria de Fazenda que autorizou a NF-e. Quando houver mais de uma CC-e para uma mesma NF-e, deve ser consolidadas na última CC-e todas as informações retificadas anteriormente. Quando em decorrência de problemas técnicos por parte da Secretaria de Fazenda ou do emitente não for possível transmitir a NF-e para a unidade federada do emitente, ou obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte deverá utilizar alguma das modalidades de emissão abaixo: Contingência FS: O contribuinte efetua a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. Contingência SCAN: Utilização do sistema de contingência em ambiente nacional (SCAN). Contingência DPEC: Emissão em contingência com envio da Declaração Prévia de Emissão em Contingência DPEC. Contingência FS-DA: Emissão em contingência com impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico. O emitente pode solicitar o cancelamento da NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contando do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço. Com o objetivo de conhecer as mudanças e repercussões nas empresas com a implantação da NF-e, foi desenvolvida uma pesquisa qualitativa baseada em acontecimentos únicos advindos da utilização da NF-e e observando indicadores do funcionamento do projeto com maior relevância para fornecer compreensão aprofundada sobre o objeto de estudo. Esta pesquisa de campo foi constituída por cinco empresas de pequeno e médio porte, atuantes há mais de dez anos no mercado, com atividades distintas na qual têm a obrigatoriedade de emitir a NF-e.

6 Por meio da pesquisa realizada com 5 empresas da região central de Belo horizonte, os resultados foram os demonstrados conforme quadro 1 a seguir. Quadro 1- Aspectos positivos e negativos da Nota Fiscal Eletrônica Aspectos positivos Aspectos negativos Agilidade no processo e simplificação Padronização dos códigos de de obrigações acessórias, como impostos que impedem a geração da dispensa de AIDF. NF-e caso não estejam coerentes. Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais e consumo de Algumas vendas tem que ser adiadas com freqüência. papel. Redução de erros na escrituração. Prazo muito curto para cancelamentos. Facilidade na emissão da NF-e, envio Necessidade de informações rápido e armazenamento eletrônico. contábeis, impostos exatos e corretos como CFOP, IVA, CSOSN, etc. Aumento de vendas regulamentadas. Dependência da internet e quando site da Receita Federal está fora do ar, não conseguem emitir a NF-e. Fonte: Empresas da região central de Belo Horizonte. Segundo João Bosco Miranda, fiscal da Prefeitura de Belo Horizonte, houve grandes repercussões no início da implantação do Projeto da NF-e, pois muitos contribuintes tiveram dificuldades e dúvidas quanto à emissão. Foi um período de grandes mudanças para os contribuintes e para os Órgãos Fiscalizadores. Dentre as principais mudanças apontadas por ele, se destacaram o aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, melhoria no processo de controle fiscal, diminuição da sonegação, aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária e a

7 redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito. A pesquisa sobre Nota Fiscal Eletrônica, proporcionou um conhecimento amplo sobre sua execução e utilização nas empresas, demonstrando os pontos positivos e negativos, bem como os avanços dessa tecnologia para os contribuintes, e Órgãos Fiscalizadores. CONSIDERAÇÕES FINAIS Por meio do estudo realizado, conclui-se que a NF-e veio para revolucionar as obrigações tributárias acessórias das empresas, deixando para trás os talões de notas fiscais em papel e dando espaço ao registro da operação comercial por meio do processamento eletrônico e online de dados. As empresas têm acesso aos portais municipais, estaduais e federais, e suas operações comerciais passaram a ser homologadas em tempo real. A NF-e trouxe inúmeras vantagens para os Órgãos Fiscalizadores, para a sociedade e para o contribuinte. Sendo que, para os Órgãos Fiscalizadores, a adoção da NF-e diminuiu consideravelmente o número de fraudes relacionadas à adulteração e falsificação de documentos fiscais. Para a sociedade, houve uma redução quanto ao impacto ecológico, já que ocorre a diminuição do uso de papel, além da criação de novas possibilidades de negócios. E para os contribuintes, houve simplificação das obrigações acessórias, diminuindo os custos na aquisição de papéis e de armazenagem de documentos fiscais. AGRADECIMENTOS: Aos discentes do 4º período do Curso de Graduação em Ciências Contábeis e em especial ao nosso orientador professor Milton Silva. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA: OLIVEIRA, Luís Martins de. Manual de Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas, 2006.

8 LINKS acesso em Portal da Nota Fiscal Eletrônica. 4+tmY+ODf4= acesso

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