GUIA RÁPIDO PARA O CONTADOR. Renovação do Certificado Digital: saiba como instruir seus clientes

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1 GUIA RÁPIDO PARA O CONTADOR Renovação do Certificado Digital: saiba como instruir seus clientes

2 SOBRE A CERTISIGN A Certisign é pioneira e líder em Certificação Digital no Brasil e na América Latina e especialista em Identificação Digital. Com mais de Pontos de Atendimento por todo o Brasil, ao longo dos seus 19 anos, já emitiu mais de 9 milhões de Certificados Digitais, possui em seu portfólio de clientes as companhias mais representativas do Brasil e está entre as 50 Empresas Mais Inovadoras do País, de acordo com a pesquisa realizada pela DOM StrategyPartners. Para mais informações acesse:

3 ÍNDICE 1. RENOVAÇÃO...4 PESSOA FÍSICA...4 PESSOA JURÍDICA COMUNICANDO O CLIENTE...5 EXEMPLOS DE COMUNICADOS RENOVAÇÃO NO SEU ESCRITÓRIO...8 Comunicado os clientes - renovação no seu escritório RESPOSTAS QUE VOCÊ PRECISA DAR AOS SEUS CLIENTES SOBRE RENOVAÇÃO a) Quando renovar o Certificado Digital b) Como conferir a data de validade do Certificado Digital c) Alteração de dados durante o processo de solicitação de renovação.10 d) Navegadores compatíveis PERGUNTAS FREQUENTES SOBRE RENOVAÇÃO NOVIDADES PARA VOCÊ E O SEU NEGÓCIO Portal de Assinaturas Certisign Mobile ID Certisign Clube de Vantagens Certisign Clube do Contador Certisign SEJA UM PARCEIRO CERTISIGN... 19

4 1. RENOVAÇÃO A renovação é a atualização do Certificado Digital por meio de uma nova emissão. E para essa emissão ser realizada, é necessária a conferência dos dados informados no Certificado Digital a ser renovado. A essa conferência damos o nome de validação, que pode ser eletrônica ou presencial. Para ambas as situações, a renovação deve ser solicitada no site PESSOA FÍSICA 1ª Renovação: na primeira renovação do Certificado Digital de Pessoa Física, todo o processo é realizado on-line, sendo que o Certificado Digital, que será renovado, precisa estar dentro da validade. 2ª Renovação: a segunda renovação se inicia no site, assim como a primeira, mas termina em um Ponto de Atendimento após a apresentação da documentação obrigatória (Validação Presencial). Disponibilizamos mais de Pontos de Atendimento em todo o Brasil para a apresentação da documentação e há a opção de contratar o serviço de Validação Presencial em Domicílio. PESSOA JURÍDICA Renovação: a renovação do Certificado Digital para Pessoa Jurídica se inicia no site, mas termina em um Ponto de Atendimento após a apresentação da documentação obrigatória (Validação Presencial). Disponibilizamos mais de Pontos de Atendimento em todo o Brasil para a apresentação da documentação e há a opção de contratar o serviço de Validação Presencial em Domicílio. 4

5 2. COMUNICANDO O CLIENTE A Certisign envia avisos aos titulares sobre a expiração do Certificado Digital 45, 30, 15 e 5 dias antes da data limite de validade. Esses avisos são enviados aos s cadastrados no momento da solicitação do Certificado Digital. Muitos clientes cadastram o do Contador quando solicitam o Certificado Digital, por isso constantemente você recebe avisos de expiração no seu . Nesse caso, há duas opções para facilitar sua rotina: a) assim que receber os avisos, encaminhe imediatamente aos respectivos clientes. b) organize em uma planilha os dados, nome, tipo de Certificado e validade, e encaminhe comunicações a essa base de clientes. 5

6 EXEMPLOS DE COMUNICADOS Pessoa Física - 1ª Renovação Olá <nomedocliente>, Recebemos um aviso da Certisign sobre a expiração do seu Certificado Digital. Acesse o site e solicite a renovação antes do prazo de expiração, <data>, para que você possa usufruir do processo on-line e de 10% de desconto. Para nós do <nomedoescritório> é fundamental que o seu Certificado Digital esteja sempre em dia, pois é por meio dele que damos andamento a maior parte da sua rotina contábil. <NomedoEscritório> <Telefone> < > 6

7 Pessoa Física 2ª Renovação e Pessoa Jurídica 1ª e 2ª Renovação Olá <nomedocliente>, Recebemos um aviso da Certisign sobre a expiração do seu Certificado Digital, que ocorrerá no dia <data>. Acesse o site solicite a renovação e agende a apresentação da documentação (Validação Presencial) em um dos Pontos de Atendimento. Lista de Documentos - Pessoa Física Lista de Documentos - Pessoa Jurídica Para nós do <nomedoescritório> é fundamental que o seu Certificado Digital esteja sempre em dia, pois é por meio dele que damos andamento a maior parte da sua rotina contábil. <NomedoEscritório> <Telefone> < > 7

8 3. RENOVAÇÃO NO SEU ESCRITÓRIO Para facilitar a sua rotina e a vida dos seus clientes (2ª renovação Pessoa Física ou renovação Pessoa Jurídica), se desejar, a Certisign vai até o seu escritório para a realização da apresentação dos documentos (Validação Presencial). Na mesma planilha de controle com as datas de expiração dos Certificados Digitais, separe em grupos os clientes com Certificados com data de expiração aproximada. Agende a apresentação da documentação em seu escritório por meio dos contatos abaixo e, em seguida, encaminhe um comunicado aos seus clientes. Contato para agendar a renovação no seu escritório Serviço de Atendimento ao Cliente Certisign sac@certisign.com.br (11) (São Paulo) ou (para todo o Brasil) Horário de atendimento: segunda a sexta, das 8h às 20h. 8

9 Comunicado os clientes - renovação no seu escritório Olá <nomedocliente>, Recebemos um aviso da Certisign sobre a expiração do seu Certificado Digital, que ocorrerá no dia <data>. Solicite a renovação no site realize o pagamento e compareça aqui no escritório, no dia <data>, das <hora> às <horas> para realizar a apresentação da documentação obrigatória. Contratamos Agentes da Certisign para facilitar a sua rotina e proporcionar a você comodidade nesse processo. Programe-se para chegar com 10 minutos de antecedência e traga a documentação obrigatória. Lista de Documentos -Pessoa Física - acesse -Pessoa Jurídica - acesse Para nós do <nomedoescritório> é fundamental que o seu Certificado Digital esteja sempre em dia, pois é por meio dele que damos andamento a maior parte da sua rotina contábil. <NomedoEscritório> <Telefone> < > 9

10 4. RESPOSTAS QUE VOCÊ PRECISA DAR AOS SEUS CLIENTES SOBRE RENOVAÇÃO a) Quando renovar o Certificado Digital A renovação deve ser solicitada com, no mínimo, 45 dias de antecedência. Esse é o prazo adequado para que o processo de renovação seja realizado com tranquilidade. b) Como conferir a data de validade do Certificado Digital A data de validade do Certificado Digital pode ser verificada na Central de Testes da Certisign, desde que o Certificado Digital esteja conectado/instalado no computador -> c) Alteração de dados durante o processo de solicitação de renovação 1ª Renovação de Pessoa Física: é possível alterar o e optar por um novo tipo de mídia (Cartão/Token). 2ª Renovação de Pessoa Física e 1ª e 2ª Renovação de Pessoa Jurídica: é possível alterar todos os dados cadastrais, optar entre o tipo A1 ou A3, escolher uma nova mídia criptográfica e definir uma nova validade para o próximo Certificado Digital. d) Navegadores compatíveis Acesse e veja quais navegadores são compatíveis com o sistema de renovação. 10

11 Atenção: o sistema Mac OS não é compatível com o processo de solicitação de renovação. Caso esse seja o sistema operacional do cliente, ele deve plugar o Certificado Digital em um computador com sistema operacional Windows para solicitar a renovação do Certificado Digital. Depois de emitido, o Certificado Digital pode ser utilizado no MAC OS. 11

12 5. PERGUNTAS FREQUENTES SOBRE RENOVAÇÃO 1. Qual é o período de vigência do meu Certificado Digital? A data de validade do seu Certificado Digital pode ser verificada na Central de Testes da Certisign, desde que o Certificado esteja conectado/instalado no computador. 2. Por que é necessário renovar o meu Certificado Digital? Porque o Certificado Digital é um documento eletrônico que possui validade, assim como a Carteira Nacional de Habilitação, Carteira de Identidade, Passaporte etc. 3. Sou Pessoa Física e solicitei a renovação do meu Certificado Digital de forma on-line. Há um prazo para realizar a emissão? Sim. Tanto para solicitar a renovação, quanto para emitir o Certificado Digital a ser renovado, o prazo é a data limite da validade do Certificado em questão. Tenha atenção aos prazos. Lembre-se: o processo de renovação somente é concluído após a emissão do Certificado Digital. 4. Sou Pessoa Jurídica, posso renovar meu Certificado Digital de forma on-line? Não. A renovação do Certificado Digital para Pessoa Jurídica somente pode ser realizada de forma presencial, devido a resolução nº 107 do Comitê Gestor da ICP-Brasil. Fica assim excluída a possibilidade de solicitar e finalizar a renovação de forma on-line. 5. Solicitei a renovação do meu Certificado Digital, efetuei o pagamento, mas não realizei a emissão dentro do prazo limite estipulado no . Como proceder? Nesse caso, é necessário realizar o procedimento de uma nova 12

13 solicitação (sem custos). Entre em contato com o nosso Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) para ter acesso ao passo a passo. Serviço de Atendimento ao Cliente Certisign sac@certisign.com.br (11) (São Paulo) ou (para todo o Brasil) Horário de atendimento: segunda a sexta, das 8h às 20h. 6. Posso solicitar a renovação do meu Certificado Digital utilizando o sistema operacional Mac OS? Não. O sistema Mac OS não é compatível com o processo de solicitação de renovação. Se esse é o seu sistema operacional, plugue o seu Certificado Digital em um computador com sistema operacional Windows para solicitar a renovação do seu Certificado Digital. Depois de emitido, o Certificado Digital pode ser utilizado no seu MAC OS. 7. Sou Pessoa Física, sempre que o meu Certificado Digital estiver prestes a expirar posso realizar o processo de renovação totalmente on-line? Não. O processo de renovação inteiramente on-line é limitado a uma ocorrência precedido por uma validação presencial para a emissão do Certificado Digital. 8. Posso alterar os dados do meu Certificado Digital durante a solicitação de renovação? 1ª Renovação de Pessoa Física: é possível alterar o e optar por um novo tipo de mídia (Cartão/Token). 2ª Renovação de Pessoa Física e Renovação de Pessoa Jurídica: é possível alterar todos os dados cadastrais, optar entre o tipo A1 ou A3, escolher uma nova mídia criptográfica e definir uma nova validade para o próximo Certificado Digital. 13

14 9. Erro 604: o que devo fazer? Esse erro é causado porque já existe um pedido de renovação com o pagamento em aberto. Para ter acesso à segunda via do boleto, entre em Caso não consiga gerar o boleto, entre em contato com nosso Serviço de Atendimento ao Consumidor: sac@certisign.com.br. 10. Erro 400 Acesso Negado: o que significa e o que devo fazer? Esse erro significa que você está tentando renovar o Certificado Digital sem tê-lo instalado no computador. Verifique se o Certificado Digital está plugado. 11. Posso solicitar a renovação em qualquer navegador? Não. Acesse e veja quais navegadores são compatíveis com o sistema de renovação. Atenção: o sistema Mac OS não é compatível com o processo de solicitação de renovação. Caso esse seja o sistema operacional do cliente, ele deve plugar o seu Certificado Digital em um computador com sistema operacional Windows para solicitar a renovação do Certificado Digital. Depois de emitido, o Certificado Digital pode ser utilizado no MAC OS. 12. Quando devo renovar o meu Certificado Digital? Recomendamos que o Certificado Digital seja renovado 45 dias antes do vencimento. Se você não é o titular do Certificado Digital e tem a responsabilidade do controle dos prazos de expiração, atenção redobrada quanto às datas, pois a validação presencial, por exemplo, exige que o titular esteja presente. Atenção a férias e compromissos que possam dificultar este processo. TEM OUTRAS DÚVIDAS? sac@certisign.com.br. 14

15 6. NOVIDADES PARA VOCÊ E O SEU NEGÓCIO Portal de Assinaturas Certisign Redução de custos, segurança e agilidade no processo. O seu escritório não precisa mais produzir documentos físicos. No Portal de Assinaturas Certisign é possível assinar qualquer tipo de arquivo com validade jurídica por meio do Certificado Digital, utilizando computador, celular ou tablet. A plataforma automatiza e transforma o processo de assinatura físico em digital, com segurança e a garantia da integridade dos documentos eletrônicos. Entre as diversas funções, estão: criação de fluxos, assinatura em lote, notificação automática dos signatários e a possibilidade de envio e armazenamento do documento diretamente na plataforma. 15

16 Como funciona Você redige o documento Acessa o Portal de Assinaturas, se cadastra e sobe o arquivo no sistema Indica os signatários, a ordem das assinaturas e outros detalhes O sistema encaminha para os signatários e aos demais envolvidos Você é avisado quando o documento estiver assinado Pronto! Você pode armazenar o documento ou enviar à parte interessada sem a necessidade de imprimir, autenticar e transportar. Se você já realiza grande parte da sua rotina Contábil no meio eletrônico, não faz sentido continuar produzindo documentos de papel para formalizar contratos, acordos, recibos etc, não é mesmo? Experimente gratuitamente. 16

17 Mobile ID Certisign Mobilidade, eficiência nos processos e conveniência. A Certisign apresenta uma nova modalidade de Certificado Digital que pode ser armazenada em dispositivos móveis, celular ou tablet: o Mobile ID Certisign. Com o Mobile ID, você pode dar andamento a processos à distância, como assinar contratos, enviar declarações e obrigações, entre outros, sem ter que carregar uma mídia ou utilizar o computador com o A1. E a comodidade e os benefícios aumentam quando o seu cliente também utiliza o Certificado Digital no celular. Isso porque você pode instalar o Mobile ID Desktop no seu computador e enviar on-line ao seu cliente as operações que necessitam do Certificado, sem a necessidade de estar em posse do Cartão Inteligente ou Token dele. Ou seja: com o Mobile ID Certisign você ganha mobilidade e melhora a operação do seu escritório, pois não precisa se preocupar com o gerenciamento do Certificado de um terceiro. 17

18 Clube de Vantagens Certisign O Clube de Vantagens Certisign é uma vitrine de descontos composta por parcerias com as empresas mais representativas do Brasil para garantir a você e aos seus clientes vantagens exclusivas. Atualmente, o Clube conta com as lojas Magazine Luiza, Walmart. com, Centauro, Netshoes, Philco, Britânia, Passarela, entre muitas outras. Para ter acesso, é preciso se identificar com um Certificado Digital ICP-Brasil Certisign. Aproveite! Clube do Contador Certisign O Clube do Contador Certisign é uma página no Facebook com posts, vídeos e matérias exclusivas para você compartilhar nas redes sociais o verdadeiro valor da classe Contábil e, ainda, se entreter e se manter atualizado com as últimas novidades da profissão. As pautas são definidas por uma equipe dedicada especialmente à comunicação com o público Contábil. Para acompanhar as novidades, curta e depois clique em receber notificações. 18

19 7. SEJA UM PARCEIRO CERTISIGN Envie seus dados para e torne-se um revendedor de Certificados Digitais Certisign com direito a comissão por venda e acesso a uma série de vantagens exclusivas. 19

20 Dúvidas sobre renovação: Dúvidas sobre parceria: Certisign Pioneira e líder em Certificação Digital no Brasil e na América Latina e 20 especialista em Identidade Digital.