COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 3

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3 Introdução 4 1. Renovação 5 2. Formas de renovação 6 3. Comunicando o cliente 7 Quando você não é o gerenciador do ciclo de vida do Certificado Digital 7 Quando você é o gerenciador do ciclo de vida do Certificado Digital 7 4. Documentação necessária / Anexo I 10 e-cpf: Anexo I / Documentação necessária 10 e-cnpj: Anexo I / Documentação necessária 11 NF-e: Anexo I / Documentação necessária Respostas que você precisa dar aos seus clientes sobre renovação 16 Quando renovar o Certificado Digital 16 Como conferir a data de validade do Certificado Digital 16 O que significa padrão V2 16 Renovação com validação eletrônica 16 Renovação com validação presencial 16 Alteração de dados durante o processo de solicitação de renovação 17 Renovação com validação presencial 17 Sistemas operacionais e atualizações Perguntas frequentes FAQ A importância da área Contábil Contatos para dúvidas e/ou mais informações 23 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 3

4 Introdução O Certificado Digital é um documento de identificação com validade, assim como a Carteira Nacional de Habilitação CNH, por exemplo. Por isso, é importante ter atenção à data de expiração. Sabemos que você, profissional Contábil, muitas vezes, é o responsável por gerenciar todo o ciclo de vida dos Certificados Digitais de seus clientes, por isso a Certisign construiu este guia rápido, com tudo o que você e o seu cliente precisam saber sobre renovação. 4 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

5 1. Renovação A renovação é a atualização do Certificado Digital por meio de uma nova emissão. E para essa emissão ser realizada, é necessária a conferência dos dados informados no Certificado Digital a ser renovado, que devem ser os mesmos ativos na Receita Federal do Brasil. A essa verificação damos o nome de validação, que pode ser eletrônica, para a 1ª renovação do Certificado Digital, ou presencial, para a 2ª renovação. Para ambas as situações, a renovação deve ser solicitada via internet. As formas de validação são: Validação eletrônica Como diz a própria nomenclatura, o titular se identifica de forma eletrônica, utilizando o Certificado Digital, que precisa estar dentro da validade. A validação eletrônica é limitada a uma ocorrência a cada validação presencial. Esse revezamento é realizado para garantir maior segurança na conferência dos dados. Validação presencial Trata-se do momento em que o titular do Certificado Digital se identifica presencialmente em um Ponto de Atendimento, munido de documentos que comprovem os dados informados na solicitação da 2ª renovação do Certificado Digital Confira os critérios e mais detalhes na seção 2 Página 7. PADRÃO V2 Em alguns casos, além da solicitação da renovação, é necessário adquirir uma nova mídia criptográfica, para o armazenamento do Certificado Digital. A maior parte dos titulares se enquadra nesse cenário. Isso porque, desde janeiro de 2012, as Autoridades Certificadoras brasileiras emitem Certificados Digitais padrão V2. São Certificados Digitais tecnologicamente mais avançados, pois passaram de 1024 para 2048 bits. Mas não há com o que se preocupar. O sistema de renovação da Certisign, automaticamente, direciona o titular para a etapa correta no processo. Basta seguir as indicações. COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 5

6 2. Formas de renovação Validação eletrônica Validação eletrônica, com aquisição de mídia criptográfica Validação presencial Validação presencial, com aquisição de mídia criptográfica Para quem possui um Certificado Digital válido; possui Certificado Digital tipo A1 ou A3; fez a última validação dos documentos de forma presencial; possui mídia criptográfica compatível com o novo padrão V2 (apenas Certificados A3). possui um Certificado Digital válido; possui Certificado Digital tipo A3; fez a última validação dos documentos de forma presencial; não possui mídia compatível com o novo padrão V2 maioria dos clientes. possui Certificado Digital dentro da validade ou expirado; possui Certificado Digital tipo A1 ou A3; realizou a última validação de forma eletrônica; possui mídia criptográfica compatível com os padrões V1 ou V2 (apenas Certificados A3). possui Certificado Digital dentro da validade ou expirado; possui Certificado Digital tipo A3; realizou a última validação de forma eletrônica; não possui mídia criptográfica compatível com o V2. Processo O titular solicita a renovação e se identifica de forma eletrônica, utilizando o Certificado Digital válido. Todo o procedimento é on-line. Ou seja: isenta a necessidade da reapresentação dos documentos presencialmente. O titular solicita a renovação e se identifica de forma eletrônica, utilizando o Certificado Digital válido. Todo o procedimento de renovação é feito on-line, mas a retirada da mídia deve ser feita em um Ponto de Atendimento. Obs: para retirar a mídia, não é necessário ser o titular do Certificado Digital. Você solicita a renovação de forma on-line e se identifica de forma presencial em um dos Pontos de Atendimento. Se preferir, a Certisign vai até você ou até seu cliente, em qualquer localidade do Brasil ou exterior (preço sob consulta). O titular solicita a renovação de forma on-line e se identifica de forma presencial em um dos Pontos de Atendimento, para a validação dos documentos. Caso prefira, a Certisign vai até você ou até seu cliente em qualquer localidade do Brasil ou exterior (preço sob consulta). Porém, a retirada da mídia deve ser feita em um Ponto de Atendimento. Obs: para retirar a mídia, não é necessário ser o titular do Certificado Digital. FIQUE TRANQUILO E TRANQUILIZE SEUS CLIENTES! Durante o processo de solicitação de renovação, será realizado teste para a verificação do tipo de mídia criptográfica, se é V2 ou não. O titular do Certificado Digital é redirecionado automaticamente para a etapa subsequente. O sistema também direciona automaticamente o titular do Certificado Digital para a finalização do processo, que pode ser por meio de validação presencial ou eletrônica. 6 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

7 3. Comunicando o cliente A Certisign envia a toda base de titulares de Certificado Digital avisos sobre a expiração do documento eletrônico, 45, 30, 15 e 5 dias antes da expiração do Certificado Digital e 5 dias após a expiração. Esses avisos são enviados aos s cadastrados, no momento da solicitação do Certificado Digital. QUANDO VOCÊ NÃO É O GERENCIADOR DO CICLO DE VIDA DO CERTIFICADO DIGITAL Muitos titulares cadastram seus Contadores como contato. Outros não. Alguns não se lembram do cadastrado. E aí está a oportunidade de alertar seus clientes e, consequentemente, estreitar relacionamento, já que lembrá-lo da renovação demonstra cuidado. Caso tenha clientes dos quais você não seja o gerenciador do ciclo de vida dos Certificados Digitais, sugerimos o envio de um comunicado para essa base. Esse reforço na comunicação diminui a probabilidade de transtornos nos serviços prestados aos seus clientes que dependem do uso do documento eletrônico. Modelo: Quando você não é o gerenciador do ciclo de vida do Certificado Digital Cidade, mês, ano. Prezado cliente, O Certificado Digital, assim como os outros documentos de identificação - Carteira Nacional de Habilitação CNH e Passaporte -, possui validade. Por isso, é importante estar atento à data de expiração para solicitar com antecedência a renovação do Certificado Digital. O Certificado Digital expirado perde a funcionalidade, não permitindo a realização dos serviços os quais seu uso é obrigatório, o que pode ocasionar transtornos na sua rotina. Recomendamos que o Certificado Digital seja renovado, no mínimo, 45 dias antes do vencimento. Clique aqui e veja a validade Caso necessário, acesse e solicite a renovação. Atenciosamente, A sua assinatura Seu logo Tel.: seu telefone seu site: seu site Para baixar este modelo, acesse: QUANDO VOCÊ É O GERENCIADOR DO CICLO DE VIDA DO CERTIFICADO DIGITAL Se você é o gerenciador do ciclo de vida dos Certificados Digitais do seu cliente, já notou que, de tempos em tempos, sua caixa de entrada recebe s sobre a renovação desses documentos eletrônicos. COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 7

8 Essas mensagens já direcionam o titular automaticamente para o caminho mais adequado de renovação. Isso porque, como destacado no item 2, existem quatro formas para efetivar a renovação do Certificado Digital. Com validação eletrônica dos documentos. Com validação eletrônica dos documentos e compra de nova mídia. (Aplica-se à maior parte dos clientes) Com validação presencial dos documentos. Com validação presencial dos documentos e compra de nova mídia. A atenção deve ser redobrada nos s que especificam que a renovação terá o processo de validação presencial dos documentos. Ou seja: exige a presença do titular em um Ponto de Atendimento ou onde solicitar, por meio do serviço de validação externa (preço sob consulta). Por isso, atenção às férias e compromissos que possam dificultar esse processo. Sugerimos que, ao receber o primeiro de aviso de renovação, 45 dias, envie a comunicação a seguir ao seu cliente, para que ele possa se programar para a validação presencial dos documentos, em um dos mais de Pontos de Atendimento, ou solicitar a validação externa onde preferir (preço sob consulta). Modelo: Você é o gerenciador e recebeu o aviso de validação presencial Cidade, mês, ano. Prezado cliente, O Certificado Digital, assim como os outros documentos de identificação - Carteira Nacional de Habilitação CNH ou Passaporte -, possui validade. Por isso, é importante ter atenção à data de expiração para solicitar com antecedência a renovação do Certificado Digital. O Certificado Digital expirado torna-se inutilizável, não permitindo a realização dos serviços os quais seu uso é obrigatório, ocasionando transtornos na sua rotina. Recebemos um aviso da Autoridade Certificadora Certisign de que o seu Certificado Digital está perto da data de expiração. Como responsáveis pelo controle de prazos de expiração do seu Certificado Digital, solicitamos, por gentileza, que seja solicitada a renovação do seu documento eletrônico, que terá obrigatoriamente a validação presencial dos documentos e comprovantes necessários. (veja a lista a seguir. Anexo I) Acesse e solicite a renovação. Atenciosamente, A sua assinatura Seu logo Tel.: seu telefone seu site: seu site Para baixar este modelo, acesse: 8 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

9 A DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA/ANEXO I CONSTA NA SEÇÃO 4 DESTE GUIA. ATENÇÃO ANTES DE ENCAMINHAR AO SEU CLIENTE, VERIFIQUE QUAL É O TIPO DE CERTIFICADO DIGITAL E ENCAMINHE SOMENTE A LISTA DE DOCUMENTAÇÃO CORRESPONDENTE. Modelo: Você é o gerenciador e recebeu o aviso de validação eletrônica Prezado cliente, O Certificado Digital, assim como os outros documentos de identificação - Carteira Nacional de Habilitação CNH ou Passaporte -, possui validade. Por isso, é importante ter atenção à data de expiração para solicitar com antecedência a renovação do Certificado Digital. O Certificado Digital expirado torna-se inutilizável, não permitindo a realização dos serviços os quais seu uso é obrigatório, ocasionando transtornos na sua rotina. Recebemos um aviso da Autoridade Certificadora Certisign de que o seu Certificado Digital está perto da data de expiração. Como responsáveis pelo controle de prazos de expiração do seu Certificado Digital, solicitamos, por gentileza, que seja solicitada a renovação do seu documento eletrônico Acesse e solicite a renovação. Atenciosamente, A sua assinatura Seu logo Tel.: seu telefone seu site: seu site Para baixar este modelo, acesse: COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 9

10 4. Documentação necessária/anexo I ATENÇÃO ANTES DE ENCAMINHAR AO SEU CLIENTE, VERIFIQUE QUAL É O TIPO DE CERTIFICADO DIGITAL E ENCAMINHE SOMENTE A LISTA DE DOCUMENTAÇÃO CORRESPONDENTE. e-cpf: Anexo I/Documentação necessária Para o momento da validação presencial, será necessário apresentar: e-cpf Dois documentos de identificação DIFERENTES: RG, Passaporte, Carteira de Trabalho, RNE, CNH ou Identificação Profissional emitida por Conselho de classe ou órgão competente (CRM, OAB,CRC etc). É obrigatória a apresentação de dois documentos, preferencialmente RG e CNH. Conheça a normativa sobre essa exigência, Cadastro de Pessoa Física - CPF. Comprovante de endereço recente, emitido há no máximo 90 dias: contas de concessionárias públicas: água, luz, gás, telefonia fixa ou móvel, TV a cabo e internet. Foto 3x4 colorida: fica dispensada a apresentação de foto se for apresentada Cédula de Identidade com foto e emissão há no máximo 5 anos da data da validação presencial. PIS/PASEP/NIS/Título de Eleitor: documentos opcionais. Importante Todos os documentos de pessoa física devem ser apresentados obrigatoriamente em sua forma ORIGINAL e CÓPIA SIMPLES. Os documentos que possuem data de validade precisam estar dentro do prazo. RG plastificado não pode estar replastificado ou em mau estado. Os documentos opcionais deverão ser apresentados, se os mesmos forem informados no preenchimento da solicitação. Atenção Se você comprou o e-cpf para uso no CONECTIVIDADE SOCIAL ICP, fique atento aos demais documentos que precisam ser apresentados no momento da validação. Empregador Pessoa Física Além dos documentos listados acima, é obrigatória também a apresentação da página impressa do site da Receita Federal, informando o número da matrícula do CEI (Cadastro Específico do INSS). 10 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

11 Titular (pessoa física) outorgado ou substabelecido pela empresa É obrigatória a apresentação de 1 (um) dos documentos abaixo, além dos documentos listados acima. Extrato bimestral do FGTS, enviado pelos Correios à residência do trabalhador. Consulta pelo próprio trabalhador de sua conta vinculada no âmbito do sítio da CAIXA na Internet, na presença da AC. Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS (quando constar). Cartão do PIS/PASEP. Carteira de Identidade (quando constar). Cartão do Cidadão. Cartão do Bolsa Família (e outros benefícios sociais). Procurações Para a emissão de um e-cpf não é aceito nenhum tipo de procuração (pública ou privada) para representar o titular do Certificado Digital. Conforme resolução 79 do Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, publicada no Diário Oficial da União, em 07 de junho de 2010, é vedada qualquer espécie de procuração para comprovação da identidade do indivíduo (item , alinea a, item i do DOC-ICP-05, versão 3.4). e-cnpj: Anexo I/Documentação necessária Para o momento da validação presencial, será necessário apresentar: (A) DOCUMENTAÇÃO DA EMPRESA e-cnpj; e-cnpj CONECTIVIDADE SOCIAL Documentação Pessoa Jurídica Ato Constitutivo (devidamente registrado no órgão competente). Ata de Eleição (devidamente registrada no órgão competente) - aplicável nos casos em que os sócios e/ou diretoria sejam eleitos em Ato separado. Comprovante de inscrição e situação cadastral CNPJ impresso no dia da validação. COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 11

12 (B) DOCUMENTOS DOS REPRESENTANTES LEGAIS E/OU RESPONSÁVEIS Documentação Pessoa Física (responsável e representantes legais). Responsável pelo Certificado Digital: titular do CPF cadastrado no ato da compra ou responsável perante a RFB. Representantes legais: representantes mencionados no Ato Constitutivo da empresa. e-cnpj; e-cnpj CONECTIVIDADE SOCIAL Dois documentos de identificação DIFERENTES: RG, Passaporte, Carteira de Trabalho, RNE, CNH ou Identificação Profissional emitida por Conselho de classe ou órgão competente (CRM, OAB, CRC, etc). É obrigatória a apresentação de dois documentos, preferencialmente RG e CNH. Conheça a normativa sobre essa exigência, Cadastro de Pessoa Física - CPF. Comprovante de endereço recente, emitido há no máximo 90 dias: contas de concessionárias públicas: água, luz, gás, telefonia fixa ou móvel, TV a cabo e internet. Foto 3x4 colorida: fica dispensada a apresentação de foto se for apresentada Cédula de Identidade com foto e emissão há no máximo 5 anos da data da validação presencial. PIS/PASEP/NIS/Título de Eleitor: documentos opcionais. Importante Todos os documentos de pessoa física devem ser apresentados obrigatoriamente em sua forma ORIGINAL e CÓPIA SIMPLES. Os documentos de pessoa jurídica podem ser apresentados em sua forma ORIGINAL e cópia simples ou apenas cópia autenticada. Caso o ato constitutivo que está em vigor não seja o primitivo, conforme determinado na MP 2.200/2002, será necessária a apresentação do último contrato social consolidado ou o ato primitivo e as posteriores alterações contratuais que mencionem as cláusulas: de administração, objeto social, substituição de sócios, alteração na razão social e no capital social da empresa. Os documentos que possuem data de validade precisam estar dentro do prazo. RG plastificado não pode estar replastificado ou em mau estado. Caso no estatuto, contrato social ou documento equivalente de sua empresa conste que o representante legal da empresa, cadastrado na Receita Federal, não possa assinar isoladamente, será necessário que as pessoas citadas nesse documento, como representantes legais, compareçam para validação presencial de posse de seus documentos. Os documentos opcionais deverão ser apresentados, se os mesmos forem informados no preenchimento da solicitação. 12 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

13 Procurações As procurações serão aceitas somente para a representação do titular do Certificado Digital, desde que o ato constitutivo da empresa não vede tal ação. As procurações devem ser públicas, lavradas em cartório e específicas para atuar perante a ICP-Brasil. Conforme resolução 79 do Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), publicada no Diário Oficial da União em 07 de junho de 2010, para comprovar que a pessoa física, que se apresenta como responsável pelo uso do Certificado Digital ou como representante legal, é realmente aquela cujos dados constam na documentação apresentada, admitida a procuração, somente para a representação do titular do Certificado Digital, ou seja, o(s) representante(s) legal(is) da Pessoa Jurídica solicitante, apenas se o ato constitutivo prever expressamente tal possibilidade, devendo-se, para tanto, revestir-se da forma pública com poderes específicos para atuar perante a ICP-Brasil (item , alinea a, item i do DOC-ICP-05, versão 3.4 veja em QC4jL). Modelo: procuração e-cnpj Procuração Pelo presente instrumento público (RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA), sociedade... estabelecida na cidade de..., estado de... Rua......, inscrita no CNPJ/MF sob nº..., com seu ato constitutivo e última Ata de Assembléia Geral Extraordinária devidamente arquivados nos órgãos competentes do Estado de...(...)sob o n..., neste ato representada nos termos do artigo/clausula..., do seu ato constitutivo, por seu(s) (cargo, nome completo, estado civil, profissão, CPF, RG, endereço do representante legal da empresa), nomeia e constitui seu bastante procurador (cargo, nome completo, estado civil, profissão, CPF, RG, endereço do procurador), a quem confere poderes específicos para atuar perante a ICP Brasil. A presente procuração será válida por... (...) meses/ano a partir desta data....,...de... de (RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA) NOME DOS REPRESENTANTES LEGAIS Modelo de procuração: COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 13

14 NF-e: Anexo I/Documentação necessária Para o momento da validação presencial, será necessário apresentar: (A) DOCUMENTAÇÃO DA EMPRESA Documentação Pessoa Jurídica NF-e Ato Constitutivo (devidamente registrado no órgão competente). Ata de Eleição (devidamente registrada no órgão competente)- aplicável nos casos em que os sócios e/ou diretoria sejam eleitos em Ato separado. Comprovante de inscrição e situação cadastral CNPJ impresso no dia da validação. (B) DOCUMENTOS DOS REPRESENTANTES LEGAIS E/OU RESPONSÁVEIS Documentação Pessoa Física (responsável e representantes legais). Responsável pelo Certificado Digital: titular do CPF cadastrado no ato da compra ou responsável perante a RFB. Representantes legais: representantes mencionados no Ato Constitutivo da empresa. NF-e Dois documentos de identificação DIFERENTES: RG, Passaporte, Carteira de Trabalho, RNE, CNH ou Identificação Profissional emitida por Conselho de classe ou órgão competente (CRM, OAB, CRC, etc). É obrigatória a apresentação de dois documentos, preferencialmente RG e CNH. Conheça a normativa sobre essa exigência, Cadastro de Pessoa Física - CPF. Comprovante de endereço recente, emitido há no máximo 90 dias: contas de concessionárias públicas: água, luz, gás, telefonia fixa ou móvel, TV a cabo e internet. Foto 3x4 colorida: fica dispensada a apresentação de foto se for apresentada Cédula de Identidade com foto e emissão há no máximo 5 anos da data da validação presencial. PIS/PASEP/NIS/Título de Eleitor: documentos opcionais. Importante Todos os documentos de pessoa física devem ser apresentados obrigatoriamente em sua forma ORIGINAL e CÓPIA SIMPLES. Os documentos de pessoa jurídica podem ser apresentados em sua forma ORIGINAL e cópia simples ou apenas cópia autenticada. Caso o ato constitutivo que está em vigor não seja o primitivo, conforme determinado na MP 2.200/2002, será necessária a apresentação do último contrato social consolidado, ou o ato primitivo e as posteriores alterações contratuais que mencionem as cláusulas: de administração, objeto social, substituição de sócios, alteração na razão social e no capital social da empresa. Os documentos que possuem data de validade precisam estar dentro do prazo. RG plastificado não pode estar replastificado ou em mau estado. Caso no estatuto, contrato social ou documento equivalente de sua empresa conste que o representante legal da empresa cadastrada na Receita Federal não possa assinar 14 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

15 isoladamente, será necessário que as pessoas citadas nesse documento, como representantes legais, compareçam para validação presencial de posse de seus documentos. Os documentos opcionais deverão ser apresentados, se os mesmos forem informados no preenchimento da solicitação. Procurações As procurações serão aceitas somente para a representação do titular do Certificado Digital, desde que o ato constitutivo da empresa não vede tal ação. As procurações devem ser públicas, lavradas em cartório e deverão ser específicas para atuar perante a ICP- Brasil. Conforme resolução 79 do Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), publicada no Diário Oficial da União em 07 de junho de 2010, para comprovar que a Pessoa Física que se apresenta como responsável pelo uso do Certificado Digital ou como representante legal é realmente aquela cujos dados constam na documentação apresentada admitida a procuração somente para a representação do titular do Certificado Digital, ou seja, o(s) representante(s) legal(is) da Pessoa Jurídica solicitante, apenas se o ato constitutivo prever expressamente tal possibilidade, devendose, para tanto, revestir-se da forma pública com poderes específicos para atuar perante a ICP-Brasil (item , alinea a, item i do DOC-ICP-05, versão 3.4 veja em VE25Z). Modelo: procuração NF-e Procuração Pelo presente instrumento público (RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA), sociedade... estabelecida na cidade de..., estado de... Rua......, inscrita no CNPJ/MF sob nº..., com seu ato constitutivo e última Ata de Assembléia Geral Extraordinária devidamente arquivados nos órgãos competentes do Estado de...(...)sob o n..., neste ato representada nos termos do artigo/clausula..., do seu ato constitutivo, por seu(s) (cargo, nome completo, estado civil, profissão, CPF, RG, endereço do representante legal da empresa), nomeia e constitui seu bastante procurador (cargo, nome completo, estado civil, profissão, CPF, RG, endereço do procurador), a quem confere poderes específicos para atuar perante a ICP Brasil. A presente procuração será válida por... (...) meses/ano a partir desta data....,...de... de (RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA) NOME DOS REPRESENTANTES LEGAIS Modelo de procuração: COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 15

16 5. Respostas que você precisa dar aos seus clientes sobre renovação Quando renovar o Certificado Digital Sugerimos que a renovação seja solicitada com, no mínimo, 45 dias de antecedência. Consideramos esse prazo adequado para que o processo de renovação seja realizado com tranquilidade. Se você não é o titular do Certificado Digital e tem a responsabilidade do controle dos prazos de expiração, atenção redobrada quanto às datas, pois a validação presencial exige que o titular esteja presente. Atenção às férias e compromissos que possam dificultar esse processo. Como conferir a data de validade do Certificado Digital A data de validade do seu Certificado Digital pode ser verificada na Central de Testes da Certisign, desde que o Certificado Digital esteja conectado/instalado no computador. O que significa padrão V2 Desde janeiro de 2012, as Autoridades Certificadoras brasileiras emitem Certificados Digitais no novo padrão V2. São Certificados Digitais tecnologicamente mais avançados que a versão anterior, pois passaram de 1024 para 2048 bits. As mídias da versão anterior V1 não suportam a capacidade computacional do novo padrão V2. Dessa forma, é necessária a aquisição de uma nova mídia. A maioria dos Certificados Digitais a serem renovados foram emitidos antes de 2012 e, portanto, terão que ser renovados em uma nova mídia criptográfica padrão V2. Fique tranquilo e tranquilize seu cliente, se questionado. Durante o processo de renovação será realizado teste para verificar se a mídia é compatível com o padrão V2. O redirecionamento é automático. Renovação com validação eletrônica Como diz a própria nomenclatura, o titular se identifica de forma eletrônica, utilizando o Certificado Digital, que precisa estar dentro da validade. A validação eletrônica é limitada a uma ocorrência a cada validação presencial. Esse revezamento é realizado para garantir maior segurança na conferência dos dados. Renovação com validação presencial Trata-se do momento em que o titular do Certificado Digital se identifica presencialmente em um Ponto de Atendimento, munido de documentos que comprovem os dados informados na solicitação da 2ª renovação do Certificado Digital. 16 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

17 Alteração de dados durante o processo de solicitação de renovação Renovação com validação eletrônica: você poderá alterar seu e optar por um novo tipo de mídia (Cartão/Token). Qualquer outra alteração não será considerada como renovação, com validação eletrônica, mas, sim, uma renovação com validação presencial dos documentos. Renovação com validação presencial: você poderá alterar todos os dados cadastrais e optar pelo tipo A1 ou A3, escolher uma nova mídia criptográfica e definir a validade para o seu Certificado Digital. Sistemas operacionais e atualizações Para realizar a renovação é necessário que você utilize um dos seguintes navegadores: Internet Explorer 6, Internet Explorer 7, Internet Explorer 8, Chrome ou Firefox. Verifique se o computador com o sistema operacional Windows XP/Vista/7 possui o componente JAVA Runtime Environment (JRE) version 6 up-date 31 ou superior. Acesse: Caso ainda não tenha o Java Runtime Environment (JRE), inicie a instalação. Acesse: O sistema Mac OS não é compatível com o processo de solicitação de renovação. Se esse é o seu sistema operacional, você deve plugar o seu Certificado Digital em um computador com sistema operacional Windows, para solicitar a renovação do seu Certificado Digital. Depois de emitido, o Certificado Digital pode ser utilizado no seu MAC OS. COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 17

18 6. Perguntas frequentes FAQ 1. Qual é o período de vigência do meu Certificado Digital? A validade do Certificado Digital pode ser verificada na Central de Testes da Certisign, desde que o Certificado Digital esteja conectado/instalado no computador É necessário renovar o meu Certificado Digital? Sim, o Certificado Digital é um documento eletrônico que possui validade, assim como a Carteira Nacional de Habilitação, Carteira de Identidade, Passaporte etc. 3. Como posso realizar a renovação? O processo de solicitação de renovação é on-line e pode ser finalizado de quatro formas. Veja a seção 2 - Formas de Renovação página Como posso verificar se a minha mídia é V2? Acesse a nossa Central de Testes: 5. Posso solicitar a renovação do meu Certificado Digital, utilizando o sistema operacional Mac OS? Não. O sistema Mac OS não é compatível com o processo de solicitação de renovação. Se esse é o seu sistema operacional, você deve plugar o Certificado Digital em um computador com sistema operacional Windows, para solicitar a renovação. Depois de emitido, o Certificado Digital pode ser utilizado no seu MAC OS. 6. O que significa padrão V2? Desde janeiro de 2012, as Autoridades Certificadoras brasileiras emitem Certificados Digitais no novo padrão V2. São Certificados Digitais tecnologicamente mais avançados que a versão anterior, pois passaram de 1024 para 2048 bits. As mídias da versão anterior V1 não suportam a capacidade computacional do novo padrão V2. Dessa forma, é necessária a aquisição de uma nova mídia. A maioria dos Certificados Digitais a serem renovados foram emitidos antes de 2012 e, portanto, terão que ser renovados em uma nova mídia criptográfica padrão V2. Durante o processo de renovação, será realizado teste para verificar se sua mídia é compatível com o padrão V2. O redirecionamento é automático. 7. Sempre que o Certificado Digital estiver prestes a expirar ou expirado, posso realizar a renovação com validação eletrônica? Não. A renovação com validação eletrônica é limitada a uma ocorrência precedida por uma validação presencial para a emissão do Certificado Digital. 18 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

19 8. Posso alterar os dados do meu Certificado Digital, durante a solicitação de renovação? Renovação com validação eletrônica: você poderá alterar seu e optar por um novo tipo de mídia (Cartão/Token). Qualquer outra alteração não será considerada como renovação, mas, sim, a compra de um novo Certificado Digital. Renovação com validação presencial: você poderá alterar todos os dados cadastrais e optar pelo tipo A1 ou A3, escolher uma nova mídia criptográfica e definir a validade para o seu Certificado Digital. 9. Para que serve a senha de renovação? Essa senha é necessária para emissão da renovação do Certificado Digital. Essa senha é criada durante o processo de renovação. 10. Erro 604: O que devo fazer? Esse erro acontece porque já existe um pedido de renovação com o pagamento em aberto. Para ter acesso à segunda via do boleto, acesse: Caso não consiga gerar o boleto, entre em contato com nosso Serviço de Atendimento ao Consumidor: sac@certisign.com.br 11. Erro 400 Acesso Negado: O que significa e o que devo fazer? Esse erro significa que você está tentando renovar o Certificado Digital sem tê-lo instalado no computador. Verifique se o Certificado Digital está plugado/instalado e o computador preparado. 12. Posso solicitar a renovação em qualquer navegador, utilizando qualquer sistema operacional? Para realizar a renovação é necessário que você utilize um dos seguintes navegadores: Internet Explorer 6, Internet Explorer 7, Internet Explorer 8, Chrome ou Firefox, desde que seja no sistema operacional Windows. O sistema Mac OS não é compatível com o processo de solicitação de renovação. Se esse é o seu sistema operacional, você deve plugar o seu Certificado Digital em um computador com sistema operacional Windows, para solicitar a renovação. Depois de emitido, o Certificado Digital pode ser utilizado no seu MAC OS. 13. Quando tenho que renovar o meu Certificado Digital? Recomendamos que o Certificado Digital seja renovado 45 dias antes do vencimento. Se você não é o titular do Certificado Digital e tem a responsabilidade do controle dos prazos de expiração, atenção redobrada quanto às datas, pois a validação presencial exige que o titular esteja presente. Atenção às férias e compromissos que possam dificultar esse processo. 14. O que é validação presencial? Trata-se do momento em que o titular do Certificado Digital se identifica presencialmente em um Ponto de Atendimento, munido de documentos que comprovem os dados informados na solicitação da 2ª renovação do Certificado Digital. COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 19

20 15. Preciso renovar meu Certificado Digital. Por que é necessário validar presencialmente os documentos e comprovantes? Porque anteriormente você validou o Certificado de forma eletrônica. A normativa exige que seja feito um revezamento entre os processos de validação eletrônica e validação presencial. Esse revezamento é feito para garantir maior segurança ao titular do Certificado Digital. O Certificado Digital é um documento de identificação, com valor equivalente ao da Carteira de Habilitação, Carteira de Identidade, Passaporte e Carteira de Classe. Para a emissão desses documentos, se faz necessário o comparecimento do titular para a comprovação de identidade, assim como ocorre para a emissão do Certificado Digital, com um diferencial: Para a sua conveniência, a Certisign vai até você em qualquer localidade do Brasil ou exterior, para realizar a validação presencial (preço sob consulta I ). 16. Quais são os documentos/comprovantes necessários para realizar a validação do Certificado Digital? e-cpf Veja em e-cnpj Veja em NF-e Veja em É possível utilizar um comprovante de residência em nome de uma pessoa da minha família? Não. A normativa que regula a atividade da Certificação Digital do Brasil não permite. 18. Por que é necessário agendar a validação presencial? Para sua comodidade. O agendamento evita filas e agiliza o atendimento. 19. Posso comparecer à validação presencial sem ter agendado? Não. O agendamento é para sua comodidade, pois evita filas e atrasos. 20. Como é feito o agendamento da validação presencial? O agendamento deve ser realizado on-line. Acesse: Qual é a melhor data para agendar a minha validação presencial? Agende a validação presencial dois dias úteis após o pagamento efetuado por meio de boleto bancário. Caso o pagamento tenha sido realizado no cartão de crédito, agende para 1 dia útil após a data de pagamento. Esses são os períodos em que o banco e/ou administradora de cartão de crédito confirmam o pagamento à Certisign. Sem essa confirmação, não é possível realizar a validação, mesmo de posse do comprovante impresso. 22. Como cancelar ou remarcar o agendamento da validação presencial? Cancele ou remarque on-line. Acesse: 20 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

21 23. É aceito algum tipo de procuração durante o processo de validação do Certificado Digital? e-cpf Veja em e-cnpj Veja em NF-e Veja em O titular do Certificado Digital não pode se deslocar até o Ponto de Atendimento, para a validação. Como proceder? A Certisign vai até você em qualquer localidade do Brasil ou exterior (preço sob consulta ). 25. É possível realizar a validação presencial fora do Brasil? Sim, mas há custo. Para o agendamento, entre em contato com o nosso Serviço de Atendimento ao Cliente - SAC: Existe algum custo para realizar a validação presencial em meu escritório ou residência? Sim. Para o agendamento, entre em contato com o nosso Serviço de Atendimento ao Cliente - SAC: Existe algum custo para realizar a validação presencial em um Ponto de Atendimento? Não. A validação presencial em um Ponto de Atendimento é gratuita. 28. O Certificado Digital pode ser compartilhado? O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica o titular. Ao utilizá-lo é gerada uma assinatura digital com validade jurídica. Por isso, não confie a guarda e nem empreste o seu Certificado Digital ou suas senhas a terceiros, pois a sua assinatura digital possui a mesma validade legal que a sua assinatura manuscrita. ATENÇÃO: NÃO ACHOU SUA DÚVIDA RESPONDIDA? MANDE UMA MENSAGEM PARA NÓS. RESPONDEREMOS SUA DÚVIDA E A ACRESCENTAREMOS NA PRÓXIMA EDIÇÃO. mkt@certisign.com.br COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 21

22 7. A importância da área Contábil A área contábil é precursora da Certificação Digital no Brasil desde 2005, quando a Receita Federal determinou o uso do Certificado Digital para entrega da DCTF. O Conselho Federal de Contabilidade, por meio da Resolução 1020 de 18/08/05, instituiu a Escrituração Fiscal Eletrônica, que estabeleceu critérios e procedimentos, além da manutenção dos arquivos e responsabilidades do profissional da contabilidade. A Certisign já emitiu mais de 5 milhões de Certificados Digitais e aproximadamente 60% dos Certificados Digitais emitidos pela Certisign são indicados pelos Contadores. Os contadores já estavam na era digital muito antes de qualquer outra classe profissional. São os profissionais que mais detêm conhecimento sobre a Certificação Digital, não só por conta do tempo que utilizam a tecnologia, mas também pela abrangência dos serviços utilizados na sua atividade profissional. Convite Certisign A Certisign convida você, profissional contábil, a voltar sua atenção à utilização dos Certificados Digitais, para a assinatura de documentos eletrônicos. Hoje, com conexão à internet e um Certificado Digital, é possível assinar qualquer tipo de documento, com validade jurídica, a qualquer hora e de qualquer lugar do mundo. Quer saber como? Acesse: Espalhe essa notícia a seus clientes. 22 COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

23 8. Contatos para dúvidas e/ou mais informações SAC Serviço de Atendimento ao Cliente SP: (11) BR: Horário de atendimento: segunda a sexta, das 8h às 20h COMO ORIENTAR SEUS CLIENTES: RENOVAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL 23

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