MUDANÇAS NO SISTEMA DE GESTÃO (PRESTAÇÃO DE CONTAS)

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1 MUDANÇAS NO SISTEMA DE GESTÃO (PRESTAÇÃO DE CONTAS) LEIA COM ATENÇÃO ATÉ O FINAL!!! Introdução Visando melhorar o planejamento financeiro e administrativo da nossa empresa, a partir do dia 01/10/2016, será realizada a troca de versão do atual Sistema de Gestão (Prestação de Contas e Controle de Frotas) para o SICOFI (Sistema de Controle Financeiro Integrado). A nova versão é composta de várias melhorias nos itens já existentes, novas funcionalidades, inserção de um novo módulo além de total integração do Setor Financeiro da empresa. Abaixo segue a relação de todas as mudanças incluídas na nova versão do sistema: Implantação do Módulo Administrativo com suas funcionalidades: o Cadastro de Autônomo; o Solicitação de Código de Correios; Alteração no processo de Reprovação de Despesas; Alteração no Prazo para Cadastro de Despesas; Melhor Categorização de Despesas: Alteração na permissão de Cadastro de Despesas.

2 1. Mudanças A nova versão traz mudanças em todos os níveis do sistema sendo (visual, operacional e administrativa) o que requer uma maior atenção de todos os usuários (colaboradores). Abaixo segue a descrição das características de cada mudança Implantação do Módulo Administrativo Figura 1 - Módulo Administrativo O Módulo Administrativo vem para agregar novas funcionalidades (Cadastro de Autônomo e Solicitação de Código de Correios) que até então dependiam do usuário (colaborador) realizar uma solicitação através do envio de ou de ligação telefônica para o Setor de Suporte ou Setor de Recepção. A partir de agora o usuário (colaborador) deverá fazer essas solicitações diretamente através do sistema contando com o registro de todos os itens solicitados e seus respectivos atendimentos Cadastro de Autônomo Autônomo: É o termo utilizado para definir as prestações de serviços eventuais para a empresa, como (Diarista, Eletricista, Guia, Lavadeira, Borracheiro e etc.). Para cadastrar um novo Autônomo, o usuário (colaborador) deverá entrar no Módulo Administrativo e selecionar a opção Cadastro de Autônomo a qual irá abrir o formulário para preenchimento das informações necessárias e clicar no botão Salvar. O Formulário possui campos de preenchimento obrigatório os quais são de extrema importância para a efetivação do cadastro, pois o sistema irá validar algumas informações inseridas como CPF e (se o mesmo possuir ), assim que as informações estiverem validadas pelo sistema, o cadastro será efetivado pelo administrado e o Novo Autônomo estará disponível para que o usuário (colaborador) cadastre as respectivas despesas relacionadas a ele. Obs.: Assim como já acontece na versão antiga do sistema onde ao lançar uma despesa de Alimentação o usuário (colaborador) tem a opção de incluir Colaboradores

3 Envolvidos, agora a opção de incluir um Autônomo Envolvido estará disponível em todas as categorias que se fizer necessário (Alimentação, Hotel, Transporte e etc.). Figura 2 - Formulário de Cadastro de Autônomo Solicitação de Código de Correios Figura 3 - Integração com os Correios

4 Em abril de 2016 a Avalicon firmou um convênio com os Correios o que nos trouxe uma economia de valores e um controle maior nas postagens (Rastreio de Correspondências). Com a nova versão do sistema todas as correspondências enviadas pela Avalicon deverão ser solicitadas através do sistema. Para realizar essa solicitação, o usuário (colaborador) deverá entrar no Módulo Administrativo e selecionar a opção Solicitar Código Postal a qual irá abrir o formulário para preenchimento das informações necessárias e clicar no botão Salvar. As informações contidas no formulário serão enviadas para o Sistema dos Correios e o mesmo retornará um Arquivo com o Código de Postagem este será disponibilizado no sistema para o usuário (colaborador) solicitante e enviado para o do mesmo. Ao receber este Código de Postagem o usuário (colaborador) deverá imprimir o mesmo e colar no envelope/caixa e se dirigir a agência dos correios mais próxima para realizar a postagem, este código tem validade de 07 dias (corridos). As embalagens (caixas, envelopes e etc.) necessárias para postar a encomenda não fazem parte do convênio que a Avalicon possui com os correios, sendo assim as mesmas deverão ser compradas separadamente em uma papelaria ou comércio que tenha esses produtos. Ao realizar a postagem da encomenda, o usuário (colaborador) receberá um comprovante emitido pelos correios que irá conter um Código de Rastreio que deverá ser inserido no sistema especificamente na solicitação referente a essa postagem. Obs.: Ressaltamos a importância de que todas as postagens nos correios deverão ser solicitadas através do sistema. Figura 4 - Formulário de Solicitação de Código de Correios

5 1.2. Alteração no processo de Reprovação de Despesas O processo de reprovação de despesas sofrerá alterações importantes, pois todas as reprovações que vierem a ocorrer, o sistema enviará um para o usuário (colaborador) que teve a despesa reprovada com cópia para o seu Coordenador contendo o(s) motivo(s) para tal reprovação. O usuário (colaborador) deverá então entrar em contato com o Setor de Aprovação de Despesas através do prestacaodecontas@avalicon.com.br para justificar o problema ocorrido na reprovação. É importante ressaltar que as reprovações serão tratadas uma a uma de maneira a não prejudicar nenhum usuário (colaborador). Os atuais lembretes/cobranças para a regularização da prestação de contas não mais ocorrerão, sendo que a responsabilidade de estar em dia com a prestação de contas é de total interesse do usuário (colaborador) para que não haja pendências com o Setor Financeiro. Principais motivos para reprovação de despesas: Notas/Cupom Fiscal/Recibo rasurado ou ilegível; Notas/Cupom Fiscal/Recibo sem estarem cadastradas no sistema; Notas/Cupom Fiscal/Recibo cadastrado que não coincidem com a nota física; Notas/Cupom Fiscal/Recibo cadastradas no sistema, mas sem comprovação física. Notas/Cupom Fiscal/Recibo cadastrados em duplicidade; Notas/Cupom Fiscal/Recibo de despesas não autorizadas; Obs.: Sempre solicitar Cupom Fiscal ou Nota Fiscal como comprovante da despesa realizada (Preferencialmente em nome da Avalicon Engenharia). Recibos serão aceitos para as despesas relacionadas às atividades realizadas por Autônomos (devidamente cadastrados nos sistema). Demais despesas comprovadas com Recibos serão tratadas como exceção e serão analisadas uma a uma para posteriormente serem aprovadas ou NÃO Alteração no Prazo de Cadastro de Despesas Como a nova versão do sistema integra todas as atividades relacionadas ao financeiro da Avalicon, o cadastro de despesas no sistema se tornou uma atividade de extrema importância para o controle de fluxo de caixa da empresa. Atualmente o prazo para cadastro de despesas no sistema é de 15 dias (corridos) após a data de emissão da Nota Fiscal/Cupom Fiscal ou Recibo. Este prazo será REDUZIDO para 10 DIAS (CORRIDOS) e todas as despesas cadastradas em um período superior aos 10 dias serão bloqueadas até que o Coordenador Responsável realize o desbloqueio da despesa por despesa mediante a justificativa pelo atraso no cadastro despesas. As despesas que estiverem bloqueadas por mais de 30 dias (corridos) serão automaticamente canceladas e não reembolsadas. Obs.: Despesas cadastradas com mais de 30 dias após a emissão da Nota Fiscal/Cupom Fiscal ou Recibo não serão reembolsadas e as mesmas serão canceladas.

6 1.4. Melhor Categorização de Despesas A nova versão do sistema as despesas foram reclassificadas, assim novas categorias e subcategorias de despesas foram criadas, outras foram alteradas e algumas foram excluídas. Exemplos de novas Categorias e Subcategorias: Categoria: Transporte; o Subcategoria de Transporte: Pedágio; Exemplos de alteração de Categoria: o Categoria: Despesa de Escritório; o Alteração de Categoria: Escritório/Alojamento Exemplos de exclusão de Categoria: o Categoria Excluída: Outros; 1.5. Alteração na Permissão de Cadastro de Despesas. Com a melhor categorização das despesas descrita no item anterior (2.4), o sistema agora foi configurado de acordo com o perfil de cada usuário (colaborador) previamente definido junto com o respectivo coordenador. A partir do dia 01/10/2016 o usuário (colaborador) só poderá realizar despesas relacionadas às categorias incluídas no seu perfil. Para realizar despesas que não estejam relacionadas às categorias já configuradas no seu perfil, o usuário (colaborador) deverá previamente comunicar ao seu coordenador e este solicitar a alteração através do suporte@avsystemgeo.com.br. 2. Impactos e Conscientização Figura 5 - Impactos e Conscientização As mudanças/alterações incluídas na nova versão do sistema tornarão as informações mais precisas e consistentes o que impactará diretamente em um melhor planejamento financeiro e administrativo da Avalicon como um todo, beneficiando a todos no final das contas.

7 Outro ponto muito importante é que você mantenha em dia seu cadastro de despesas, ou seja, o ideal é que você cadastre diariamente seus gastos no sistema, pois essas informações serão usadas para as análises administrativas da empresa. Obs.: Após o período de Adaptação (indicado no Cronograma vide item 4.3), quem não cumprir com o acordado infelizmente terá que arcar com os prejuízos gerados (valores das notas cadastradas de forma errada, não cadastradas e/ou fora do prazo). Por isso é imprescindível que você se comprometa em preencher as informações de maneira correta, ética e respeitando os prazos, pois seus dados impactarão em todo o processo financeiro da empresa. SUA CONSCIENTIZAÇÃO E COMPROMETIMENTO SÃO FUNDAMENTAIS! 3. Suporte Figura 6 - Suporte Pensando em auxiliá-lo nas questões técnicas, a equipe de suporte estará e pronta e apta para atender todas as dúvidas referente a nova versão do sistema. Para abrir um chamado de suporte basta entrar em contato pelo para suporte@avsystemgeo.com.br que um técnico estará lhe auxiliando. 4. Cronograma Devido à importância dessas alterações e seus impactos, elaboramos o seguinte cronograma, onde estão disponibilizadas as datas de implantação das mudanças, divididas em fases:

8 4.1. Comunicado aos Usuários (Colaboradores) Período do qual este comunicado faz parte; durante um determinado tempo mandaremos de forma frequente este mesmo até o fim do "Período de Adaptação", avisando cada usuário (colaborador) sobre as mudanças que ocorrerão na implantação da nova Versão do sistema Período de Implantação Entre a 00:00h do dia 01/10/2016 até as 23:59h do dia 02/10/2016 (sábado e domingo), dias e hora marcados para a implantação da nova versão do sistema. Obs.: Todas as despesas realizadas e não inseridas no sistema deverão ser cadastradas até o dia e hora marcada para o inicio do Período de Implantação". A partir deste dia quem não postar pelo correio seguindo as diretrizes informadas neste comunicado (vide item Solicitação de Código de Correios) terá que arcar com os prejuízos gerados (valor da postagem) Período de Adaptação Começa as 00:00h do dia 03/10/2016 com duração até as 23:59h do dia 31/10/2016, este período será necessário para o usuário (colaborador) adaptar-se às mudanças que ocorrerão com a implantação da nova versão do sistema, o SICOFI (Sistema de Controle Financeiro Integrado.). Durante esse período o usuário (colaborador) deverá se adequar às alterações e procurar cumprir com as novas regras, é o momento de tirar todas as dúvidas com o nosso suporte! 4.4. Novo Sistema A partir desta data 01/11/2016 o usuário (colaborador) já deverá estar 100% apto a usar o sistema da forma correta, estando ciente das regras de utilização descritas neste documento. FASES DE IMPLANTAÇÃO DATA / HORA Comunicado aos Usuários 28/09/2016 até 30/09/ :00h Período de Implantação 01/10/2016 até 02/10/ :59h Período de Adaptação 03/10/2016 até 31/10/ :59h Novo Sistema CRONOGRAMA 01/11/2016 em diante Figura 7 - Tabela de Cronograma de Execução