REDUÇÃO DO RISCO DE ERROS DEVIDO À RUÍDOS RESULTANTES NO SETOR ADMINISTRATIVO DE UMA GRÁFICA DO SEGMENTO PROMOCIONAL

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1 FACULDADE SENAI DE TECNOLOGIA GRÁFICA TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO LUCIA HELENA FORTES AMBROSIO PAULA DE ABREU ARRUDA REDUÇÃO DO RISCO DE ERROS DEVIDO À RUÍDOS RESULTANTES NO SETOR ADMINISTRATIVO DE UMA GRÁFICA DO SEGMENTO PROMOCIONAL SÃO PAULO 2012

2 2 LUCIA HELENA FORTES AMBROSIO PAULA DE ABREU ARRUDA REDUÇÃO DO RISCO DE ERROS DEVIDO À RUÍDOS RESULTANTES NO SETOR ADMINISTRATIVO DE UMA GRÁFICA DO SEGMENTO PROMOCIONAL Projeto de consultoria apresentado à disciplina de Projeto Industrial Gráfico do 8º semestre do curso superior como parte integrante da avaliação do desenvolvimento do perfil profissional do tecnólogo em Produção Gráfica. Orientador(es): Prof. Luiz Flavio Suarez Botana Prof. José Pires De Araújo Junior (Orientador Técnico) SÃO PAULO 2012

3 3 LUCIA HELENA FORTES AMBROSIO PAULA DE ABREU ARRUDA REDUÇÃO DO RISCO DE ERROS DEVIDO À RUÍDOS RESULTANTES NO SETOR ADMINISTRATIVO DE UMA GRÁFICA DO SEGMENTO PROMOCIONAL Projeto de consultoria apresentado à disciplina de Projeto Industrial Gráfico do 8º semestre do curso superior como parte integrante da avaliação do desenvolvimento do perfil profissional do tecnólogo em Produção Gráfica. / / Nome: Titulação: Instituição: / / Nome: Titulação: Instituição: Nota: Comentários

4 4 Dedicamos este trabalho aos nossos familiares, marido e namorado pela compreensão nos fins de semana dedicados à elaboração deste projeto. Aos nossos amigos e professores José Pires e Flávio Botana, que nos deram atenção, compreensão e orientações nas horas de anseios e dificuldades. Ao Sr. Rogério Perrone, Rafael Perrone e equipe da gráfica e editora Pergraf, por abrir as portas de sua empresa, contribuindo assim para nosso desenvolvimento profissional. Além do bibliotecário Márcio Morales, pessoa de fundamental importância durante nossa formação, merecendo assim toda a nossa gratidão.

5 5 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 2 - Imagem de tela do sistema do PCP...10

6 6 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO EMPRESA PROBLEMA SOLUÇÃO...12 CONCLUSÃO...13

7 7 1 INTRODUÇÃO Estes trabalhos têm como objetivo a redução do número de atrasos, seja nas entregas e/ou no sistema interno, através de estudos para melhoria no fluxo de informações entre os setores envolvidos no processo, mais precisamente no setor administrativo. Este objetivo será alcançado através de estudos e pesquisas em busca da melhor implantação e soluções simples que poderão ser aplicadas no dia a dia. Com base nos resultados obtidos verificaremos se houve a mudança significativa que esperamos.

8 8 2 EMPRESA A Pergraf é uma indústria gráfica de médio porte, fundada em agosto de 2009 com forte atuação no segmento promocional. Nos últimos anos ela vem ganhando notoriedade devido à execução de trabalhos com a qualidade esperada pelo cliente e atendimento aos prazos de forma eficaz. A empresa é certificada pela ISO e FSC, por este motivo seus fornecedores passam por uma avaliação antes de fecharem parceria com a Pergraf. Em todos os setores da gráfica existe um supervisor. Eles conversam entre eles para realizar os trabalhos com o melhor fluxo de produção possível, por isso acontecem reuniões diárias sendo às vezes, mais de uma por dia, o setor administrativo conta com: - 1 orçamentista - 1 especialista em ISO, que também emite as ordens de serviço. - 1 atendente e assistente - 4 vendedores De acordo com o relato sobre o funcionamento da troca de informações dos setores, podemos concluir o caminho que se forma diante de um fluxo de processo na gráfica: Após fecharem a venda, é feita uma OS (ordem de serviço) do pedido, sendo depois encaminhado para o setor de pré-impressão, que apesar de ser interno é terceirizado. Na Pré-impressão serão feitos os ajustes necessários na arte e/ou serão passadas as orientações para a agência responsável, por exemplo, em relação às facas. Após a finalização da arte e a aprovação da mesma, será estipulado o prazo definitivo de entrega do material.

9 9 3 PROBLEMA A empresa possui um sistema para gerar ordem de serviço - OS, porém está desatualizado. Por este motivo tudo que é gerado, precisa ser revisado e corrigido. Segundo o Rafael Perrone, o Sistema GWorks Solution 2.0 utilizado é ótimo e permite que o operador execute a atualização dos dados, porém com a grande demanda de serviço não está sendo possível empregar tempo para executar estas atualizações. Podemos visualizar no fluxograma abaixo os setores envolvidos no processo, e algumas situações que podem ocasionar ruídos (estes simbolizados pelas ondas acima das setas, como vimos na legenda) Geralmente as mudanças no pedido, devem ser relatadas o quanto antes, sendo revisadas e corrigidas, antes de causar um grave ruído no processo de informação. Se este ruído ultrapassar todos os setores da empresa, sem localizar o motivo que possa ter dado início á falta ou erro na informação, até o despacho do produto para o cliente este equivoco não poderá ter uma reparação tão brevemente, geralmente o processo de equívocos na prospecção do pedido para o cliente, deve ser localizada a cada encerramento de processo dando inicio a um relatório de caminhos onde será feito um histórico do pedido desde a sua elaboração. Existem ruídos que poderão estar detalhados em alguma falta de informação na coleta de pedidos, por isso a importância da revisão antes da conclusão e do andamento para o próximo setor, isso poderá ser feito desde a indicação do procedimento alterado, detalhando as informações com datas e especificando quando, como e quem fez essa requisição de alteração no pedido. A informação de que as inserções dos novos dados podem ser realizadas pelo próprio operador da máquina sem custo, foi confirmada. A empresa também apresenta duas opções: a primeira é o treinamento oferecido, neste caso a pessoa desloca-se à Belo Horizonte, porém arca com as despesas de sua viagem. A segunda opção é a disponibilização de um técnico, porém a Pergraf ficaria responsável pelo pagamento das horas de serviço, além da viagem deste técnico.

10 10 De acordo com o Sistema GWorks Solution 2.0, da empresa Zênite, utilizado pela Pergraf, vimos que é preciso ter uma atualização para que os dados sejam precisamente informados sobre informações de clientes e seus pedidos, geralmente quando é feito uma geração de OS - ordem de serviço, a mesma requer uma verificação antes de sua conclusão final, para ser encaminhado ao seu setor que irá dar processo à fabricação do produto. De acordo com a verificação do funcionamento do sistema GWorks Solution 2.0 utilizado pelo setor de pcp, existem as seguintes características no programa instalado, onde vemos a imagem da tela como é feita a para a formulação da O.S ordem de serviço. Figura 2. Imagem de tela do sistema do PCP

11 11 4 SOLUÇÃO Com a correção manual, gastando em média 5 minutos em cada ordem de serviço, levando em consideração que são emitidas por dia 10 ordens de serviço, chegamos a conclusão que ao dia gastamos 50 minutos somente com estas alterações, ou seja, emprega-se praticamente 1 hora nesse processo. Nosso intuito, como já havíamos citado anteriormente é acabar, ou ao menos minimizar os atrasos e ruídos. Por fim, a opção que se adequou melhor ao problema foi a atualização do software, que será diretamente o objetivo atingido no foco do problema. Indo mais além, indicamos contratar um funcionário temporário para apenas atualizar o software com os dados necessários, pois realmente as pessoas envolvidas nos processos executam suas tarefas em tempo integral que estão na empresa, além dos donos também trabalharem externamente. No caso, contratar uma pessoa já com habilidade e conhecimento no software, seria uma solução, já que ninguém precisaria dispersar de suas tarefas para tal atualização, pois conforme já citado pelo Rafael Perrone eles estão sem tempo hábil para isto. Indicamos trabalhar com o contratado através de um contrato e não com carteira assinada, por se tratar de um cargo temporário, evitando assim gastos maiores para a empresa, o pagamento poderá ser realizado de duas formas, por hora trabalhada ou por um valor fixo já estabelecido no contrato, que deve estar em comum acordo de ambas as partes envolvidas. Estabelecemos um prazo de duas semanas para avaliação e contratação do profissional e uma semana para a execução do serviço de modo eficaz e satisfatório. Após a execução do serviço, devemos citar que os colaboradores da empresa não necessitarão de treinamento, porque já estavam adaptados antes mesmo do serviço prestado.

12 12 CONCLUSAO Ficamos satisfeitas com o que vimos, o único gerador de ruídos dentro da Pergraf foi o Sistema GWorks Solution 2.0 utilizado na geração das ordens de serviço, esse fator estava realmente gerando um desconforto aos envolvidos no processo. Por este motivo a atualização do mesmo foi o nosso foco. Levantamos os dados convenientes para tal estudo de três soluções possíveis citadas e explicadas no capítulo Soluções Propostas. Após concluída a consultoria e se adotada a solução que propomos para a Pergraf, o problema encontrado não existirá mais, além de anular os possíveis atrasos, devido as alterações manuais que os funcionários precisam realizar em cada OS, ou seja não será mais empregado o tempo de uma hora todos os dias para tal operação, esse tempo será utilizado na realização das tarefas do colaborador, potencializando assim o tempo para a execução de cada trabalho.