Manual de Treinamento

Transcrição

1 Manual de Treinamento Utilização do portal de Compras 1ª Parte Sistema Integrado de Governança Crescimento com excelência

2 Introdução Caro Fornecedor, Buscando aperfeiçoar sua cadeia de suprimentos a Delta Sucroenergia implantou uma nova ferramenta, o SAP SRM, pelo qual o objetivo é permitir o controle de todas as transações do processo de compra, firmando assim parcerias duradouras com empresas que se identificam com nossos valores e acima de tudo, que tenham postura ética e de respeito em suas relações. O SAP SRM permite a simplificação e automatização do processo de compra. Ele integra práticas estratégicas para qualificação do fornecedor, negociação e gestão de contrato mais rigorosa e economicamente eficiente por meio de uma estrutura única e suporte para habilitação de fornecedor por canais múltiplos para automatizar e simplificar o processo de compra. O relacionamento entre Delta Sucroenergia e Fornecedores será através do Portal do Fornecedor, uma iniciativa que dá início a uma nova fase de comunicação da empresa com seus fornecedores, trazendo incrementos na interatividade já conquistada, pois será possível realizar a partir da ferramenta, novas funções, como realização de cotações e envio de pedidos. Este guia de uso traz a explicação das principais funcionalidades do portal, ilustrada com telas e enriquecida com a definição de termos. Nosso objetivo é promover o entendimento de cada aplicativo, os conceitos envolvidos e como executar cada tarefa. Se você já é um fornecedor da Delta Sucroenergia, faça bom proveito e grandes negócios. Requisitos mínimos de acesso Utilização do browser Internet Explorer; E se necessário desative seu bloqueador de pop-up. Em caso de dúvidas, acesse nosso tutorial sobre navegadores de internet. Acesso a fornecedor já homologado Caso já seja fornecedor da Delta Sucroenergia, acesse o sistema utilizando sua identificação de usuário e senha enviados pelo Atendimento ao Fornecedor Delta Sucroenergia ou pelo Comprador Delta Sucroenergia. Se não tiver recebido esses dados, solicite através do duvidas.srm@deltasucroenergia.com.br informando o CNPJ e nome da empresa para assim ficar ativo em nossos processos de compras. Quando for utilizar nosso Portal de Compras pela primeira vez, será necessário para sua segurança, que você modifique a senha recebida por uma nova senha. Após alteração, clique em Modificar. Não se esqueça do seu usuário e da sua nova senha, eles são a chave para participar das Cotações em nosso Portal.

3 Acesso ao site Acesse o site e digite seu usuário e senha recebidos por . No seu primeiro acesso insira o usuário e senha recebidos por . Solicitações de Cotações e Leilões Para acessar as suas cotações e/ou leilões, clique em Solicitações de Cotações e Leilões. Nesta aba, será possível visualizar todas as solicitações, podendo filtrar conforme desejado. Tenha atenção sobre os prazos de abertura e encerramento para resposta de suas propostas.

4 Para solicitação de cotação, ver Licitações na Web Você poderá ainda filtrar estes itens, como Publicado, Encerrado ou Todos. Licitações na Web Solicitação de Cotação Há dois tipos de cotações que poderá ser lhe enviado, uma que será necessário Registrar-se para após apresentar sua cotação e outra que apenas apresentará sua cotação e enviará ao comprador para análise. Explicaremos aqui as duas formas para melhor entendimento: Botão Criar resposta habilitado Neste caso para responder a cotação, selecione a linha deixando-a na cor laranja e clique em Criar resposta para preencher os campos solicitados. Registrar Caso o botão Criar resposta não esteja habilitado, selecione a linha desejada deixando-a na cor laranja e clique em Exibir evento. O botão Exibir evento também serve para fazer consulta sobre a cotação antes mesmo de respondê-la.

5 Em Exibir evento consta mais informações referentes à cotação selecionada. Aqui será necessário clicar em Registrar para serem disponibilizados os campos para preenchimento da cotação. Após registrar, certifique se há perguntas do comprador sobre a cotação selecionada, na aba Questões. Havendo alguma pergunta, responda e envie no campo indicado. Depois de atualizado aparecerá os botões conforme imagem a seguir, dando opções de Participar, Não participar e Perguntas e respostas, este último, uma comunicação entre o comprador e fornecedor. Após clicar em Participar, clique agora em Criar lance e preencha os campos conforme próximas instruções.

6 Botão Perguntas e Respostas Esse botão é um chat com o comprador, onde poderá conversar, via Portal do Fornecedor, sobre a solicitação de cotação em aberto. Sempre ao responder ou começar uma conversa, clique em Enviar para enviar mensagem ao comprador. Responder as cotações Após clicar em Criar resposta ou mesmo em Participar e depois Criar lance, na tela a seguir, estão os campos onde deverão ser preenchidas as condições comerciais: Aba Informações de Solicitação de Cotação Não se esqueça de preencher o Incoterm (Frete) + a localidade/uf, ou mesmo um texto a respeito do frete.

7 Questões Fique atento a esta aba, pois, poderá haver questões relevantes sobre a cotação. Notas e anexos Mais um canal de comunicação com o comprador e fornecedor. Se necessário, poderá incluir anexos para a cotação que será enviada para um de nossos compradores. Aba: Itens Nesta aba são exibidos os produtos para cotação. Selecione um produto por vez, deixando a linha, na cor laranja. A seguir, clique em detalhes para disponibilizar os campos necessários para preenchimento das condições comerciais. Após todo o preenchimento, clique em Enviar para envio da cotação.

8 Detalhes do Item Em Detalhes do Item é possível verificar as informações de cada item/produto e completar com suas informações sobre a cotação. Aba: Questões e Aba: Notas e Anexos Nesta aba constam informações relevantes do comprador para o fornecedor referente apenas ao item/produto selecionado. Em cada item/produto, sempre clique nas abas Questões e Notas e Anexos, pois o comprador poderá ter colocado alguma pergunta sobre o item ou mesmo uma nota e/ou anexo sobre o mesmo para você responder. Na aba Questões caso tenha alguma pergunta que não foi respondida ao clicar em Enviar surgirá uma mensagem com o titulo da mensagem informando que a mesma não foi preenchida. Caso isto ocorra, volte em detalhes do item e responda a(s) questões.

9 Aba: Notas e Anexos Nesta aba você poderá colocar informações relevantes para o comprador verificar assim que você enviar a cotação preenchida. Não confunda esta aba com a aba de mesmo nome em Detalhes do produto, pois são coisas totalmente distintas. Aqui você poderá colocar informações e ou anexos para o comprador da Delta Sucroenergia. Notas Para colocar uma nota, clique em Inserir e depois Notas do proponente. O comprador irá visualizar está informação assim que você enviar a cotação.

10 Inserir Anexo Aqui você poderá inserir algum anexo relevante ao comprador sobre a cotação ou sobre algum produto da cotação. Este processo é semelhante ao anexo do Windows, onde você localiza o arquivo e clique para anexá-lo. Depois de localizado e descrito o anexo, clique em Ok para salvar. Agrupamento Agrupamento é apenas para visualizar informações da cotação. Sua visualização é importante, pois informa detalhes do que você fez na cotação inteira. Rastreamento São informações sobre a cotação, no qual poderá analisar ou comparar as versões alteradas da cotação caso necessárias. Esta aba é interessante no intuito de verificar as modificações ocorridas. Você encontrará essas informações, clicando em Comparar. Botão Enviar solicitação de cotação Preenchido todos os campos, clique em Enviar. Pronto. Agora é só aguardar o comprador avaliar sua cotação e posteriormente sendo viável a Delta Sucroeenrgia, o comprador emitirá um pedido para sua empresa com o(s) produto(s) da cotação enviada por você.

11 Botão Processar Solicitação de cotação Caso necessite alterar algum campo após já ter enviado a cotação ao comprador, clique em Processar. A data que aparecerá ao comprador será a da última edição feita na cotação.

12 Não aceite pedido Quando receber o pedido e não concordar, siga os procedimentos abaixo. Do contrario você deverá enviar o material. Se for enviar parcialmente, controle as quantidades, até nosso Workflow de aceite e controle de parcialmente recebidos entrar em operação. Para não aceitar clique em anular, o lance aparecera como anulado para o comprador. Aparecera a seguinte mensagem: Se necessitar realizar alterações no lance, avise imediatamente o comprador e repita os procedimentos para alteração.

13 Dúvidas? Entre em contato com a Central de Atendimento ao Fornecedor Delta Sucroenergia. de contato: duvidas.srm@deltasucroenergia.com.br Telefone: (34) DeltaSucroenergiaSA Delta_Sucro DeltaSucroenergia