GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

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1 Data: Local: Horário: Instrutor: 25/09/2008 Auditório da Associação Comercial de Sarandi 19:00 às 23:00 Marcelo Del Trejo Maringá/PR

2 O Processo Administrativo Administrar é muito mais do que simplesmente tocar o dia-a-divender, pagar contas, receber, comandar equipes e da empresa. É mais que apenas comprar e tantas outras tarefas bem conhecidas dos empresários. Administrar é, entre outras coisas, um processo. O processo administrativo divide-se basicamente em planejamento, execução e controle. três etapas: O Planejamento é a etapa onde a empresa, através de uma análise de seus pontos fortes e de suas fraquezas, das oportunidades e das ameaças, define como pretende atingir seus objetivos e metas. A Execução é a etapaa do processo administrativo no qual a empresa, de acordo com o que foi planejado, põe em prática as decisões tomadas. Este é o momento no qual se dá geração de valor. Por fim, temos a etapaa de Controle, momento no qual verificamos se o planejamento está sendo seguido, se as metas estão sendo atingidas, e fazemos os ajustes necessários no processo de execução ou mesmo no planejamento. A essência do controle reside em verificar se a atividade contr rolada está ou não alcançando os obj o jetivos ou resultados esperados. Planejamento Execução Controle Ajuste Ajuste Fone (44)

3 Gestão do Caixa Sobra de caixa significa lucro? Ou o lucro é a sobra na Demonstração de Resultado? Qualquer que seja a resposta, porém, uma coisa é certa: sem caixa a empresa não vive. Sem ele a empresa fica inadimplente e pode falir, mesmo que sua Demonstração de Resultado apresente lucro. Assim, gerenciar o caixaa é uma das principais tarefas do gestor do negócio. Ao fazê-la, o gestor deve ter em mente dois principais objetivos: Controlar de onde veio e para onde foi o dinheiro, classificando-os de forma a possibilitar as tomadas de decisões; Fazer previsões de caixa, ou seja, tentar desenhar o futuro de um determinado período. É tentar saber com antecedência de onde virão e para onde irão os recursos da empresa. Desse modo, a gestão do caixa passa a ser um importante instrumento de gestão para toda a empresa. A empresa que não faz a gestão do caixa, e que não realiza os controles adequadamente, mas apenas considera que se tem dinheiro em caixa está tudo indo bem, e não se importa em saber a origem dos recursos e suas destinações, corre sérios riscos. A vida empresarial nos prega peças, e se não estivermos atentos cairemos em algumas armadilhas. Uma empresa em crescimento acelerado, por exemplo, na maioria das vezes apresenta problema de caixa, pois o próprio crescimento demanda investimentos, em especial nos estoques e no financiamento aos clientes, e muitas vezes também na ampliação das instalações. Situações como essa por vezes provocam profundo desânimo no empresário, pois na visão dele Não entendo... quanto mais os negócios vão bem e a empresa cresce mais eu devo... Tenho saudades de quando éramos só uma lojinha. Fone (44)

4 Naquele tempo, eu não ganhava muito dinheiro, mas também não faltava e a vida era muito mais tranqüila. Por outro lado, uma empresa em desaceleração quase sempre tende a apresentar num primeiro momento SOBRA DE CAIXA! Como ela não repõe o estoque, pois não vendeu, o recurso que seria anteriormente destinado ao estoque fica disponível. Do mesmo modo, ao diminuírem-se as vendas, o volume total financiado aos clientes também diminui e, novamente, há a liberação de recursos, que muito provavelmente acabarão disponíveis no caixa da empresa e serão mal aplicados. Se lembrarmos que as vendas estão em desaceleração, não é difícil prever o desastre que se aproxima. E então, ouviremos dessa vez o comentário: Não entendo... estava tudo tão bem até dois meses atrás... Vinha pagando tudo certinho, inclusive mês passado até sobrou dinheiro e troquei de carro! E agora, de repente, virou tudo... Fone (44)

5 Lucro X Fluxo de Caixa Qual a diferença entre Lucro e Saldo de Caixa? Lucro é a diferença entra o valor da venda menos o custo da venda. Saldo de Caixa é o que sobra após efetuarmos os recebimentos e pagamentos. É possível l ter lucro, mas s não ter dinheiro em caixa? Suponha a seguinte situação: a empresa compra uma mercadoria por 500,00 para pagamento em 30 dias, e após 15 dias vende-as por 900,00, para recebimento em 30/60. É evidente que a empresa teve, com este produto, um lucro de 400,00. Porém, ao 30º dia a empresa deverá efetuar o pagamento de 500,00 ao fornecedor da mercadoria, e nesse momento ela ainda não recebeu nada, pois somente receberá no 45º dia (15+30). Neste dia, o 30º, a empresa não apenas não terá caixa para honrar seu compromisso, mas também estará em dificuldade financeira e terá que recorrer a empréstimos. Mesmo no 45º dia, quando entrará a 1ª parcela da venda, se não tivesse recorrido a empréstimoss a empresa continuaria inadimplente, pois o valor a receber é de apenas 450,00, e não cobriria os 500,00 que a empresa deve ao fornecedor. Somente após mais 30 dias, ao 75º dia, a empresa finalmente receberá a 2ª parcela da venda e efetivará seu lucro, voltando o caixa a ser positivo e podendo quitar a dívida. Fone (44)

6 Assim, vemos que embora lucrativa, a empresa passou praticamente todo seu ciclo operacional endividada, ou mesmo inadimplente, e a resposta à pergunta que abre o tópico é: SIM! Se tenho dinheiro em ca aixa, então tenho lucro? No exemplo anterior, suponhamos que a empresa tivesse comprado o produto 800,00, e os prazos de venda fossem 0/30/60. Neste caso, o lucro será pequeno, de apenas 100,00. Mas, ao 15º dia, a empresa recebe a 1ª parcela da venda, a parcela a vista, no valor e 300,00. Como ela só deverá pagar o fornecedor ao 30º dia, nesse intervalo de 15 dias, do 15º ao 30º, ela terá 300,00 de saldo de caixa positivo. Note que mesmo que a empresa tivesse feito um péssimo negócio e comprado por 1.100,00 um produto que ela só conseguirá vender por 900,00, ainda assim, nas condições deste exemplo ela terá um saldo de caixa positivo de 300,00 por 15 dias, mesmo tendo feito um negócio com prejuízo de 200,00. Desse modo, fica evidente que a resposta à pergunta do tópico é: NÃO! E aqui, meus amigos, é que mora o perigo. Fone (44)

7 O Ciclo Operacional da Empresa Representa o espaço de tempo entre o momento da compra e o momento em que o empresário recebe do seu cliente. Como podemos verificar pelo gráfico, existe um períodoo em que o empresário necessita de recursos para financiar sua operação. Quanto menor for esse período melhor será a situação financeira da empresa. Para que isso aconteça, algumas decisões podem ser tomadas: aumento do prazo de pagamento aos fornecedores; redução do prazo de recebimento dos clientes; um sistema de cobranças eficiente; controle das compras em função das previsões de vendas, reduzindo o prazo médio de estoques. As duas primeiras opções são geralmente mais difíceis de práticas de mercado no ramo de atuação da empresa controlar por Os prazos concedidos pelos fornecedores são semelhantess em todos os fornecedores e há uma grande resistência por parte deles em mudar essa prática. Fone (44)

8 Quanto ao prazo de recebimento, geralmente o empresário tende a acompanhar os prazos praticados pelos seus concorrentes. Mesmo sendo mais difíceis de controlar, o empresário deve fazer todo o empenho para negociar esses prazos, e ter especial atenção para com os atrasos. Assim, a alternativa que está sob maior controle do empresário é o controle de compras em função da previsão de vendas, que só poderá ser praticada se houver um bom planejamento. O ideal é que o empresário planeje suas compras em função dos prazos de entrega de seus fornecedores. Ou seja, manter estoques suficientes para atender as vendas previstas até à próxima entrega de mercadorias pelo fornecedor, considerando uma margem de segurança em função de imprevistos que possam vir a atrasar essas entregas. O Prazo Médio de Estoques (PME) Vamos ver então como é calculado o Prazo Médio de Estoque, para que possamos nós mesmos calcular o nosso Ciclo Operacional. O primeiro passo, será o cálculo do Estoque Médio, supondo que no decorrer de um mês tenhamos tido a cada dia o saldo de estoque indicado na tabela: Dia Méd Estoque ,5 Estoque Médio = Saldos de Estoques Diários / Nº Dias Estoque Médio = 464 / 30 Estoque Médio = 15,47 Unidades 7

9 Em seguida, já sabendo qual é o nosso estoque médio, e supondo que tenhamos realizados vendas conforme indicado na tabela a seguir, podemos calcular o Giro do Estoque e finalmente o Prazo Médio de Estoque. Dia Total Vendas Giro do Estoque = Vendas / Estoque Médio Giro do Estoque = 75 / 15,5 Giro do Estoque = 4,85 Vezes Prazo Médio do Estoque = Nº Dias / Giro do Estoque Prazo Médio do Estoque = 30 / 4,85 Prazo Médio do Estoque = 6,19 dias Assim, chegamos à conclusão de que cada item permaneceu em estoque por 6,19 dias em média. Outra informação importante que obtivemos no decorrer da execução dos cálculos é o Giro do Estoque, que nesse nosso exemplo é de 4,85 vezes. Isso quer dizer que, no intervalo de um mês, eu vendi o meu estoque inteiro por 4,85 vezes. Não é difícil perceber que quanto maior o giro, mais vendas eu realizo com o mesmo estoque. Em outras palavras, ganho mais dinheiro investindo a mesma coisa. 8

10 O Prazo Médio de Pagamentos (PMP) Para obtermos o prazo médio de pagamentos devemos antes ajustar os prazos aos valores, de modo que os prazos referentes aos valores maiores tenham proporcionalmente maior peso na nossa média. Suponhamos que a empresa tenha efetuado 5 compras no período, sendo elas: ,00 para pagamento em 30 dias; ,00 a vista; ,00 para 60 dias; ,00 para 0/30/60/90 e dias; ,00 para 30/60 dias. O cálculo então ficará da seguinte maneira: Compra Valor Prazo Vlr*Prz , , ,00 0 0, , , ,00 0 0, , , , , , , , , , , , ,00 Prazo Médio de Pagamento = Valor Ajustado Total / Valor Total Prazo Médio de Pagamento = ,00 / 7.700,00 Prazo Médio de Pagamento = 42,47 dias Neste exemplo, o prazo médio de pagamento é de 42,47 dias. 9

11 O Prazo Médio de Recebimentos (PMR) O Prazo Médio de Recebimentos deve ser calculado exatamente como o P.M.P. Porém, como o volume de transações de vendas é muito grande, no dia-a-dia da empresa é praticamente impossível realizar este cálculo sem o auxílio de um software de gestão, pois mesmo com o uso de uma planilha eletrônica seria muito trabalhoso alimentar todos os dados e mantê-los atualizados diariamente. Neste caso, podemos adotar um atalho, que nos dará uma boa estimativa do P.M.R., no entanto depende muito do conhecimento que o empresário tem do seu negócio. Vamos dizer que a empresa venda mensalmente ,00, e as vendas dividam-se da seguinte forma: 1. 20% a vista; 2. 30% 30 dias; 3. 10% 60 dias; 4. 40% 0/30/60/90 dias. O que fazemos então é tratar cada grupo de vendas como se fosse uma única venda, e procedemos o cálculo da maneira já vista anteriormente. Venda Valor Prazo Vlr*Prz ,00 0 0, , , , , ,00 0 0, , , , , , , , ,00 Prazo Médio de Recebimento = Valor Ajustado Total / Valor Total Prazo Médio de Recebimento = ,00 / ,00 Prazo Médio de Recebimento = 33,00 dias 10

12 O Ciclo Operacional da Empresa Vamos, agora, ver graficamente como fica o Ciclo Operacional da empresa. Compra Venda Recebimento Pagamento Prazo Médio de Estoque Prazo Médio de Pagamento Prazo Médio de Recebimento Período de Tempo Financiado por Terceiros Neste exemplo, vemos que a empresa conseguiu vender e receber antes de efetuar o pagamento ao fornecedor, inclusive gerando caixa por cerca de 2 dias. É uma empresa privilegiada e está tendo seu Ciclo Operacional integralmente financiado por terceiros. Ou, num linguajar menos técnico, está ganhando dinheiro sem ter que por a mão no bolso. 11

13 Exercícios Vamos agora Calcular o Ciclo Operacional da nossa empresa. PME (Prazo Médio dos Estoques) Dia Total Estoque Estoque Médio = Saldos de Estoques Diários / Nº Dias Estoque Médio = / Estoque Médio = Dia Total Vendas Neste exercício, como estamos utilizando apenas 5 dias, multiplicaremos o valor total das vendas obtido por 6, e adotaremos este resultado para o mês. Giro do Estoque = Vendas / Estoque Médio Giro do Estoque = / Giro do Estoque = Vezes Prazo Médio do Estoque = Nº Dias / Giro do Estoque Prazo Médio do Estoque = / Prazo Médio do Estoque = dias 12

14 PMP (Prazo Médio de Pagamento) Compra Valor Prazo Vlr*Prz Total Prazo Médio de Pagamento = Valor Ajustado Total / Valor Total Prazo Médio de Pagamento = / Prazo Médio de Pagamento = dias 13

15 PMR (Prazo Médio de Recebimento) Venda Valor Prazo Vlr*Prz Total Prazo Médio de Recebimento = Valor Ajustado Total / Valor Total Prazo Médio de Recebimento = / Prazo Médio de Recebimento = dias 14

16 Ciclo Operacional da Empresa 15

17 O Relatório de Fluxo de Caixa Para que serve o Relató R ório de Fluxo de Caixa? Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado; Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa; Verificar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado; Verificar se os recursos financeiros são suficientes para tocar o negócio em determinado período ou se há necessidade de obtenção de capital de giro; Planejar melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos; Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; Conhecer previamente (planejamento estratégico) os grandes números do negócio e sua real importância no período considerado; Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstoss no período considerado; Avaliar o melhor momento; para efetuar as reposições de estoque em função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa; Avaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas visando melhorar o caixa do negócio. Fone (44)

18 Relatório de Fluxo de Caixa 29/09/2008 a 26/10/2008 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Total Saldo Inicial 5.000, , , , ,00 Entradas , , , , ,00 Vendas a Vista , , , , ,00 Recebimentos , , , , ,00 Empréstimos 0, ,00 0,00 0, ,00 Outras Entradas 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Saídas 6.000, , , , ,00 Fornecedores 5.000, , , , ,00 Despesas 1.000, , ,00 200, ,00 Salários e Encargos 0, ,00 0,00 0, ,00 Pro-Labore 0, ,00 0,00 0, ,00 Investimentos 0, ,00 0,00 0, ,00 Outras Saídas 0,00 0, ,00 0, ,00 Saldo Final , , ,00 (7.700,00) (7.700,00) Informações importantes O valor do saldo inicial da primeira coluna deve corresponder aos recursos financeiros existentes, sejam em dinheiro, cheques, e também os saldos em conta corrente do banco; As entradas de caixa Recebimentos correspondem aos valores que serão recebidos naquela data, referentes às vendas a prazo efetuadas em períodos anteriores. Devem ser informados os valores correspondentes a duplicatas a receber, notas assinadas, cheques pré-datados e vendas realizadas anteriormente por meio de cartão de crédito e débito, cujos valores estarão sendo disponibilizados naquela data; As saídas de caixa Fornecedores referem-se aos pagamentos que serão efetuados pela empresa aos fornecedores de mercadorias; Despesas refere-se aos pagamentos das despesas operacionais necessárias para manter a atividade empresarial, tais como contas de água, luz, telefone e aluguel do prédio; 17

19 Em Salários lançamos os salários e comissões dos vendedores, e também os adiantamentos; Na conta Pro-Labore, incluiremos todas as retiradas dos sócios, bem como as despesas particulares pagar pela empresa. Se é a empresa que paga o colégio dos filhos do dono, e a mensalidade vence todo dia 10, nessa data deve haver no Relatório de Fluxo de Caixa uma saída referente a pro-labore, no valor a mensalidade. O mesmo vale para consórcios e financiamento de veículos particulares; E, novamente, nunca é demais lembrar: SALDO FINAL E O LUCRO LÍQUIDO NÃO SÃO A MESMA COISA! Exercício Faça, a mais fiel possível, o seu Relatório de Fluxo de Caixa: Relatório de Fluxo de Caixa 29/09/2008 a 26/10/2008 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Total Saldo Inicial Entradas Vendas a Vista Recebimentos Empréstimos Outras Entradas Saídas Fornecedores Despesas Salários e Encargos Pro-Labore Investimentos Outras Saídas Saldo Final 18