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2 Manual do Usuário Copyright Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução 2

3 ÍNDICE 1. COMENTÁRIOS Apresentação do Sistema (uso, benefícios, características) Requisitos para implantação do CADASTROS Cadastro de Clientes Cadastro de Fornecedores Cadastro de Produtos Cadastro de Vendedores Cadastro de Ramos de atividade Cadastro de Transportadora Cadastro de Embalagens Cadastro de Unidade de Medidas Cadastro de Centro de Custo Cadastro de Departamento Cadastro de Empresa Cadastro de Histórico por Cliente Cadastro de Grupo Cadastro de Subgrupo Cadastro de Alíquotas por Estado Cadastro de Classificação Fiscal Cadastro de Natureza de operação Cadastro de Formas de Pagamentos Cadastro de Tipos de Tributação Cadastro de Situação Tributária Cadastro de Vias de Transporte Cadastro de Tipos de Nota Cadastro de Observação para Nota Fiscal Cadastro de Observação para Orçamento Cadastro de operador ( Caixa ) Cadastro de Ocorrências Cadastro de Bancos Cadastro de Veículos PROCESSOS Orçamento Pedido de venda Nota Fiscal RELATÓRIOS Definição de função Arvore de relatórios OUTROS Configurações Configuração de Acesso Muda Usuário Integração Formatar Disquete Backup (Cópia de Segurança) Atualização de Sistema Geradores

4 5.9. Importação de dados da versão DOS Reindexação Consiste Arquivos Alteração de Preços Arquivo Magnético Exporta Efiscal Importação de dados Informações sobre Suporte

5 A EMPRESA Em 1990, quando ainda não existia Internet, sequer se pensava em laptop e muito menos em computador de uso pessoal, nascia a Folhamatic Tecnologia em Sistemas. Assim como o mercado de softwares, a empresa cresceu, evoluiu e mais: tornou-se líder em seu segmento. Atualmente, ela conta com sete mil clientes e mantém um ritmo de crescimento de 15% ao ano. Com departamentos exclusivos para programação, análise, pesquisa, atualização e testes, a Folhamatic ganhou o mercado com o desenvolvimento de softwares administrativos multifuncionais, de fácil utilização por funcionários treinados, adaptáveis a qualquer ramo da empresa cliente, e, sobretudo, atualizados diariamente de acordo com a legislação brasileira. Um dos diferenciais da empresa é não se limitar a ser uma simples fornecedora de softwares. A Folhamatic Tecnologia em Sistemas se dedica à manutenção e à atualização dos softwares de seus clientes. O empresário e/ou contador utilizam os Sistemas Folhamatic dentro de seus escritórios e tiram suas dúvidas por telefone ou on line, de maneira fácil, prática e rápida. O empenho de toda a equipe, aliado a investimentos constantes em estrutura e pessoal alavanca o crescimento da Folhamatic, que hoje conta com 157 colaboradores. 5

6 CAPÍTULO 1 6

7 1 - COMENTÁRIOS APRESENTAÇÃO DO SISTEMA Finalidade do Sistema Este Sistema foi desenvolvido para gerenciar o FATURAMENTO e as atividades de controle de produtos, preços, Orçamentos, Pedidos de Venda, Nota fiscal, e agora também conta com um controle de Emissão de Cupons Fiscais aumentando sua funcionalidade. A quem se destina? O é um Sistema de Faturamento destinado a todos os portes de empresas e ramos de atividade Indo desde uma Industria de Grande porte até uma Micro-empresa. Benefícios Gerenciamento total da gestão de faturamento com as seguintes funções: Controle dos Produtos quanto aos Pedidos, lista de preços, Produtos vendidos e Produtos em atraso. Cadastramento de diversas tabelas auxiliares para maior facilidade nas emissões de Notas fiscais e cálculos, por tipo de Nota. Controle de Orçamentos, podendo ser consultado indicando se o mesmo esta em aberto ou já foi fechado. Controle dos Pedidos de vendas e consultas / relatórios por pedido, por Cliente, por Produto, por Vendedor, pedidos em atraso e Pedidos pendentes. Emissão e Controle das Notas Fiscais por tipo de nota. Emissão de relatórios e consultas de notas fiscais por Produto, por Clientes, por Vendedor. Resumo de tributos geral e por natureza de operação. Agilidade na emissão de Notas Fiscais, via impressora. Canta também com o processo de Venda Balcão, destinado a Emissão de cupons Fiscais, podendo abrir e fechar caixas. Tendo todas as informações referentes ao faturamento presentes nos relatórios do sistema. Características Linguagem e Padrões Utiliza moderna linguagem e avançados recursos de programação, tornando-se completo e ao mesmo tempo de fácil utilização. Independência de pessoal especializado em informática para operá-lo. Desenvolvido em Delphi, trabalha com arquivos de padrão Dbsys, facilitando a integração com outros sistemas e geradores de relatórios. Todo processo de impressão segue um padrão onde o usuário poderá emitir em Impressora, Tela ou Arquivo com vários formatos como html, xls, pdf, jpg, rtf, informando a data da emissão e a quantidade de cópias REQUISITOS PARA INSTALAÇÃO. O possui um programa de instalação para simplificar o trabalho do usuário. Para instalar o, basta verificar alguns requisitos necessários, que são os seguintes: Microcomputador 900 Mhz ou superior 128 MB de Memória RAM ou Superior.. Winchester (Disco Rígido) com 5 GB de espaço livre Sistemas Compatíveis com Windows, 98, ME, 2000, XP. Impressora de 80 ou 132 Colunas instalada 7

8 CAPÍTULO 2 8

9 2. CADASTROS 2.1. CADASTRO DE CLIENTES Para acessar o cadastro de Clientes no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Clientes. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Clientes na tela principal do sistema. Incluindo um novo cliente: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao cliente que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso o sistema Visual Finamatic esteja integrado com o sistema de contabilidade informar dados aos seguintes campos: Crédito = Cliente / Conta a Receber Débito = Vendas de Mercadorias e Serviços 2.2. CADASTRO DE FORNECEDORES Para acessar o cadastro de Fornecedores no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Fornecedores. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Fornecedores na tela principal do sistema. Incluindo um novo fornecedor: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao fornecedor que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso o sistema Visual Finamatic esteja integrado com o sistema de contabilidade informar dados aos seguintes campos: Crédito = Compra de Mercadorias e Serviços Débito = Fornecedor / Duplicatas a Pagar 2.3. CADASTRO DE PRODUTOS Para acessar o cadastro de Produtos no sistema, escolha o menu Cadastros e em seguida Produtos. Outra maneira de acessar o cadastro, é através do botão de atalho Produtos na tela principal do sistema. É neste cadastro que serão informados os dados dos produtos a serem utilizados na emissão de Orçamentos, Pedidos de Venda e nota Fiscal. Se estiver controlando o estoque através do sistema Estwin, este cadastro também poderá ser visualizado no Estoque, com os mesmos dados aqui informados. Incluindo um novo produto: Clique no botão Incluir, se tiver sido configurada uma mascara para o código do produto, este assumirá as configurações do parâmetro, senão terá que ser informado manualmente neste campo, após informado o código do produto tecle Enter. Será exibida uma tela como mostrada na figura abaixo. 9

10 Nesta tala serão informados descritivos do produto ou serviço. Os campos mostrados em azul são de preenchimento obrigatório, informaremos a descrição do produto, que será o nome com o qual ele será identificado posteriormente, informaremos também o grupo e subgrupo ao qual este produto pertence, sua unidade de medida, se possuir uma série, será informada neste momento para futuramente ser utilizada na composição da lista de preços. Também serão informados o valor de venda, a classificação do item, que vai definir se este item é um produto de produção própria, revenda, industrializado por terceiros ou se é um serviço. Informaremos o tipo de item, dizendo se o mesmo é Produto Final, Matéria Prima ou se é os dois ao mesmo tempo (Somente serão utilizados no faturamento os produtos que tiverem marcado no Tipo de Item Produto final), informaremos se o produto possui embalagens, e os dados referentes a embalagem. Após clicaremos sobre a aba Tributos, será exibida a tela como mostrada abaixo. Nesta tela serão informados os dados referentes a tributação do Produto, como sua Classificação Fiscal, Código de Tributação, Situação Tributária, Alíquotas de IPI, ICMS, ISS e suas devidas Reduções. Após clicaremos sobre a aba Estoque, será exibida a tela como indicado na figura a seguir. 10

11 Nesta tela será exibido um resumo das movimentações de entradas e saídas que foram efetuadas para este produto, temos ainda a opção de informarmos um estoque máximo e mínimo para este produto, quanto possui no ponto de pedido, seu lote mínimo para compra, o ultimo custo será informado automaticamente, se estiver utilizando o sistema de estoque Estwin o mesmo será capturado no processo de entrada de notas. Podemos informar também o valor unitário de custo deste produto para que o mesmo posteriormente seja utilizado pelo sistema de estoque nas entradas de Nota Fiscal. O saldo do produto no estoque e seu preço médio são calculados automaticamente utilizando as entradas e saídas do mesmo. Após clicaremos sobre a aba Complemento, será exibida a tela como indicada na figura a seguir. Nesta tela podemos informar mais algumas observações sobre o produto, para que as mesmas possam ser utilizadas posteriormente na emissão de Orçamentos, Pedidos de Venda e Nota Fiscal. Após clicaremos na aba Ficha Técnica, será exibida a tela como mostrado a seguir. 11

12 Nesta tela podemos informar Informações técnicas complementares sobre o produto, este dados podem ser formatados de acordo com sua preferência, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a tela e selecionar a opção editar. Esta ficha poderá ser importada posteriormente no pedido de venda, podendo ser impressa juntamente com os dados do pedido. Após clicaremos na aba Sintegra, será exibida a tela como mostrado abaixo. Nesta tela informaremos o período de validade para as informações sobre este produto no sistema Sintegra, para que posteriormente possamos efetuar a exportação para o Sintegra. Após clicaremos novamente sobre a aba Manutenção e depois sobre o botão Grava, com isso o produto já estará cadastrado, podendo ser utilizado no processo do faturamento CADASTRO DE VENDEDORES 12

13 Para acessar o cadastro de Vendedores no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Vendedores. Incluindo um novo Vendedores: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao vendedor que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Facilidades: É possível no cadastramento de um vendedor, informar seus dados completos, percentuais de comissão (poderá ser posteriormente alterado no momento do lançamento de pedidos de vendas e notas fiscais), informações bancárias e área de atuação CADASTRO DE RAMOS DE ATIVIDADE Para acessar o cadastro de Ramos de Atividade no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Ramos de Atividade. Incluindo um novo Ramo de Atividade: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao ramo de atividade de seus clientes, como por exemplo se ele é industria, comércio, etc... Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE TRANSPORTADORA Para acessar o cadastro de Transportadora no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Transportadora. Incluindo uma nova Transportadora: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Transportadora que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar CADASTRO DE EMBALAGENS Para acessar o cadastro de Embalagens no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Embalagens. Incluindo uma nova Embalagem: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Embalagem que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar CADASTRO DE UNIDADES DE MEDIDA Para acessar o cadastro de Unidades de Medida no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Unidade de Medida. Incluindo uma nova Unidade de Medida: 13

14 Clique no botão Incluir, informe a sigla da unidade que está cadastrando, exemplo MT para metro, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a descrição da Unidade de Medida. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO Custo. Para acessar o cadastro de Centro de Custo no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Centro de Incluindo um novo Centro de Custo: Clique no botão Incluir, informe o código do Centro de Custo (Se tiver informado uma mascara para o Centro de Custo, o Código seguirá o padrão informado no parâmetro), e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a Descrição do Centro de Custo. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Este mesmo centro de Custo será utilizado também no Estoque e no Sistema Financeiro CADASTRO DE DEPARTAMENTO Para acessar o cadastro de Departamento, escolha o Menu Cadastros e em seguida Departamento. Incluindo um novo Departamento: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Departamento que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar EMPRESAS Neste campo poderão ser efetuadas alterações no cadastro da empresa, basta dar duplo clique sobre a Empresa que deseja alterar, efetuar as alterações e clicar sobre o botão grava para que o sistema assuma estas alterações. Neste campo também podemos incluir uma nova empresa, basta clicar sobre o botão incluir e preencher os dados referente ao cadastro da nova empresa, e logo após clicar em grava CADASTRO DE HIDTÓRICO POR CLIENTE Para acessar o cadastro de Histórico por Cliente no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Histórico por Cliente. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Histórico por Cliente na tela principal do sistema. Incluindo um novo Histórico: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Histórico deste cliente. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. O Histórico estará gravado, mais permanecerá em aberto e seu status indicado na cor verde, continuara assim até que seja solucionado o problema e informada a data de solução, só então seu status será alterado para a cor azul, indicando que já foi fechado. Se for ultrapassada a data de retorne e não for informada a data de solução, o status será alterado para a cor vermelha indicando atraso, como mostrado na tela a seguir. 14

15 2.13.CADASTRO DE GRUPOS Para acessar o cadastro de Grupos, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Grupos. Incluindo um novo Grupo: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código conforme o definido nos parâmetros, após tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a Descrição do Grupo. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Este Grupo será utilizado também no Estoque no processo de Cadastro de Produtos CADASTRO DE SUBGRUPOS Para acessar o cadastro de Subgrupos, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Subgrupos. Incluindo um novo Subgrupo: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código conforme o definido nos parâmetros, após tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a Descrição do Subgrupo. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Este Subgrupo será utilizado também no Estoque no processo de Cadastro de Produtos CADASTRO DE ALIQUOTAS POR ESTADO Para acessar o cadastro de Alíquotas por Estado, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Alíquotas por Estado. Incluindo uma nova Alíquotas por Estado: Clique no botão Incluir, digite a sigla do estado, logo após tecle Enter, preencha os campos com os dados referentes ao cadastro das alíquotas, clique sobre o botão grava para concluir o cadastro. Estas alíquotas serão utilizadas no processo de Emissão de nota fiscal CADASTRO DE CLASSIFICAÇÃO FISCAL Para acessar o cadastro de Classificação Fiscal, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Classificação Fiscal. 15

16 Incluindo uma nova Classificação Fiscal: Clique no botão Incluir, digite um código para a Classificação Fiscal logo após tecle Enter, preencha os campos com os dados referentes ao cadastro da classificação Fiscal, clique sobre o botão grava para concluir o cadastro. Esta Classificação será utilizada no Cadastro de Produtos 2.17.CADASTRO DE NATUREZA DE OPERAÇÃO Para acessar o cadastro de Natureza de Operação, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros e em seguida Natureza de Operação. Incluindo uma nova Natureza de Operação: Clique no botão Incluir, informe o código do CFOP, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a descrição da Natureza de Operação e logo após clique no botão Gravar. Esta natureza de operação será utilizada no processo de emissão de Notas Fiscais no Faturamento e no processo de entradas de Notas no Estoque CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO Para acessar o cadastro de Formas de Pagamento no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Formas de Pagamento. Incluindo uma nova Forma de Pagamento: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Forma de Pagamento (Os campos marcados em azul são de preenchimento obrigatório). Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE TIPOS DE TRIBUTAÇÃO Para acessar o cadastro de Tipos de Tributação, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Tipos de Tributação. Incluindo um novo Tipo de Tributação: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Tipo de Tributação que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA Para acessar o cadastro de Situação Tributária, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Situação Tributária. Incluindo uma nova Situação Tributária: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos Situação Tributária que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. Esta situação tributária estará sendo utilizada no cadastro de produtos. 16

17 2.21.CADASTRO DE VIAS DE TRANSPORTE Para acessar o cadastro de Vias de Transporte, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Via Transporte. Incluindo uma nova Via de Transporte: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Via de Transporte que esta sendo cadastrado, Por exemplo Rodoviário, Aério, Marítimo, etc... Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE TIPOS DE NOTA Para acessar o cadastro de Tipos de Nota, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Tipos de Nota. Incluindo um novo tipo de nota: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Tipo de Nota que esta sendo cadastrado, como indicado na figura a seguir. Preencha os dados referentes ao tipo de nota, Como Descrição, série da nota, modelo da nota fiscal de serviço, espécie da nota, código Contábil, se a nota fiscal irá baixar o estoque, se a nota fiscal é uma nota de consumo ou de revenda, se esta nota vai gerar duplicata ou não, se esta vai somar, diminuir ou se será ignorada no faturamento, se possui fatura se somará o valor das embalagens no total da nota, e finalmente a qual tipo de nota fiscal esta se refere, como mostrado na figura acima. Logo após clique sobre a aba Impostos para efetuar a configuração dos impostos referentes a esta nota, será exibida a tela como mostrado na próxima figura. 17

18 Nesta tela serão informados os impostos e suas alíquotas conforme o tipo de nota que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre a aba manutenção e depois sobre o botão grava. Este tipo de nota fiscal será utilizado para efetuar o calculo dos impostos no processo de nota fiscal CADSTRO DE OBSERVAÇÕES PARA NOTA FISCAL Para acessar o cadastro de Observações para Nota Fiscal, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Observações para Nota Fiscal. Incluindo uma nova Observações para Nota Fiscal: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Observações para Nota Fiscal que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE OBSERVAÇÕES PARA ORÇAMENTO Para acessar o cadastro de Observações para Orçamento, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Observações para Orçamento. Incluindo uma nova Observações para Orçamento: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Observações para Orçamento que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE OPERADOR (CAIXA) Para acessar o cadastro de Operador (Caixa), escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Operador (Caixa). Incluindo um novo Operador (Caixa): 18

19 para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Operador (Caixa) que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE OCORRÊNCIA Para acessar o cadastro de Ocorrência, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Ocorrência. Incluindo uma nova Ocorrência: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a Ocorrência que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro CADASTRO DE BANCOS Para acessar o cadastro de Bancos no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros e em seguida Bancos. Incluindo um novo Banco: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Banco / Conta Corrente que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso o sistema visual Finamatic esteja integrado com o sistema de contabilidade, informar no campo Conta Contábil, a conta do Banco no plano de contas. Facilidades: Permite o controle dos saldos e dos lançamentos efetuados por Banco, via extrato bancário e extrato bancário por centro de custos. O campo FLOAT existente neste cadastro informa quantos dias seu dinheiro ficará bloqueado no banco, e será utilizado para cálculo da data prevista de vencimento presente no lançamento de contas a receber. O sistema visual Finamatic permite também, o cadastramento de banco internacionais, disponibilizando os campos ABA e SWIFT CADASTRO DE VEICULOS Para acessar o cadastro de Veículos, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Veículos. Incluindo um novo Veículo: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Veículo que esta sendo cadastrado. Logo após basta clicar sobre o botão grava para concluir o cadastro. 19

20 CAPÍTULO 3 20

21 3. PROCESSOS 3.1. ORÇAMENTO Para acessar o processo de Orçamentos no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Orçamento. Outra maneira de acessar este processo, é através do botão de atalho Orçamento na tela principal do sistema. Incluindo um novo Orçamento: para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Orçamento conforme mostrado na figura a seguir. Informe o cliente, a data do orçamento, a data para entrega do mesmo, a transportadora, a condição de pagamento, a lista de preço, de qual departamento sairá o produto, a pessoa de contato e uma observação para o orçamento. Para inserir os produtos no corpo do orçamento pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado no Orçamento, basta clicar sobre ele e pressionar o botão Delete, e será exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opção Sim ele excluirá o produto do orçamento. Após preenchido os dados clique sobre o botão gravar. O Orçamento será gravado e exibido com status na cor verde indicando aberto PEDIDO DE VENDA Para acessar o processo de pedido de Venda no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Pedido de Venda. Outra maneira de acessar este processo, é através do botão de atalho Pedido Venda na tela principal do sistema. Incluindo um novo Pedido de Venda: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, se este pedido possuir orçamento, é possível importar os dados do orçamento para o pedido, bastando informar o número do orçamento. Se não possuir orçamento tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Pedido de venda conforme mostrado na figura a seguir. 21

22 Informe o cliente, a data do pedido, a data para entrega do mesmo, a data de fechamento, o departamento, via de transporte a transportadora, O Centro de Custo, a pessoa de contato. Para inserir os produtos no corpo do Pedido pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado no Pedido, basta clicar sobre ele e pressionar o botão Delete, será exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opção Sim ele excluirá o produto do Pedido. Após preenchido os dados clique sobre o botão gravar. O Pedido será gravado e exibido com status na cor verde indicando aberto. No momento em que é gravado o pedido, se tiver sido informado um orçamento, o mesmo será fechado e exibido com Status na cor azul NOTA FISCAL Para acessar o processo de Nota Fiscal no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Nota Fiscal. Outra maneira de acessar este processo, é através do botão de atalho Nota Fiscal na tela principal do sistema. Incluindo uma nova Nota Fiscal: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que pode ser alterado com a seqüência do seu formulário de Nota fiscal. Se esta Nota Fiscal possuir Pedido, é possível importar os dados do pedido para a Nota fiscal, bastando informar o número do Pedido. Se não possuir Pedido tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos a nota Fiscal 1 conforme mostrado na figura a seguir. 22

23 Informe o tipo de nota, o departamento para baixa do estoque, o cliente, a data de emissão e de saída, se possui item especial, a via de transporte, a transportadora, o Centro de Custo, Seu pedido que é o numero do pedido do cliente, a Situação do frete, a condição de pagamento, a parcela para IPI, a observação da nota fiscal, a lista de preço, se a nota fiscal já foi impressa e se a nota fiscal esta sendo emitida ou cancelada. Para inserir os produtos no corpo da Nota Fiscal pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo após pressione Enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alteração em um produto que já foi lançado basta selecionar o produto e teclar Enter, será aberta novamente a tela de inclusão de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma inclusão correta. Se desejar excluir um produto que já foi lançado no Pedido, basta clicar sobre ele e pressionar o botão Delete, será exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opção Sim ele excluirá o produto do Pedido. Após preenchido os dados clique sobre o botão gravar. A Nota Fiscal será gravado, será exibida a tela com os dados referentes a natureza de operação da nota fiscal, que é calculada a partir do tipo de nota fiscal e do tipo de produto, podendo ser alterada pressionando a tecla F4, após informar a Natureza de operação correta tecle Enter. A próxima tela exibirá a(s) duplicata(s) referente a Nota fiscal. Se o sistema estiver integrado ao sistema financeiro, estas duplicatas serão exportadas automaticamente para o sistema Financeiro, como contas a receber, de acordo com sua condição de pagamento. Logo após será exibida a tela para recalculo de embalagem, onde poderão ser informados os dados referente a embalagem dos produtos, quantidades e pesos. Após o sistema permitirá a impressão da nota fiscal, podendo ser impressa em vídeo antes de ser impressa na impressora, bastando deixar selecionada a opção imprimir em vídeo. Após impressa a nota fiscal se tiver sido informado um Pedido de Venda, o mesmo será fechado e exibido com Status na cor azul. 23

24 CAPÍTULO 4 24

25 4. RELATORIOS 4.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO O sistema possui um conjunto completo de relatórios para controle do Faturamento e gerencial, tendo também a opção de visualizar todos os relatórios em vídeo antes de imprimi-los, podendo também salvá-los como arquivo. Os relatórios do sistema estão descritos abaixo ÁRVORE DOS RELATORIOS 1. Cadastros 1.1. Clientes 1.2. Clientes por Vendedor 1.3. Clientes por Ramo de Atividade 1.4. Fornecedores 1.5. Produtos Produtos por Código Produtos por Grupo 1.6. Vendedores 1.7. Ramos de Atividade 1.8. Transportadora 1.9. Embalagens 1.10.Unidade de Medida 1.11.Centro de Custo 1.12.Histórico por Cliente 2. Outros Cadastros 2.1. Grupos 2.2. Subgrupos 2.3. Alíquotas por Estado 2.4. Classificação fiscal 2.5. Natureza de Operação 2.6. Formas de Pagamento 2.7. Tipos de Tributação 2.8. Situação Tributária 2.9. Via Transporte 2.10.Observação para Nota Fiscal 2.11.Observação para Orçamento 2.12.Bancos 2.13.Veículos 3. Impressão do Pedido de Venda 3.1. Impressora Matricial 3.2. Impressora Jato de Tinta 4. Impressão de Duplicata 5. Impressão de Nota Fiscal 6. Impressão de Romaneio 7. Relatórios Fiscais 7.1. Carta de Correção 7.2. Vendas por CNPJ / CPF (DIPI) 8. Relatórios Auxiliares 25

26 8.1. Lista de preço 8.2. Composição Química 8.3. Conferencia de Notas Por período Por Nota 9. Relatório de Comissões 9.1. Sobre Duplicatas 9.2. Sobre Faturamento 10. Relatório de Vendas 10.1.Resumo por Cliente 10.2.Produtos por Cliente 10.3.Produtos por Vendedor 10.4.Produtos por Ramo de Atividade 10.5.Clientes por Produto 10.6.Situação do Orçamento 10.7.Mapa de Vendas Por Total Por Produtos Por Representante Produtos por Cliente Produtos por Representante 11. Relatórios de Faturamento 11.1.Notas Fiscais Emitidas 11.2.Notas Fiscais com PIS / COFINS / CSLL / ISS / INSS / IPI / ICMS 11.3.Faturados por Condição de Pagamento 11.4.Faturados por Tipos de Nota 11.5.Faturados por Atividade 11.6.Faturados por CFOP Produtos Faturados Preço Diferente da Tabela 12. Relatórios de Pedido de Venda 12.1.Pedidos de Venda por Situação 12.2.Conferência de Pedidos 12.3.Produtos por Pedido 13. Etiquetas 13.1.Parâmetros da Etiqueta 13.2.Etiqueta de Clientes Impressora Matricial Impressora Jato de Tinta 13.3.Etiquetas de Vendedores Impressora Matricial Impressora Jato de Tinta 13.4.Etiquetas de Produtos Impressora Matricial Impressora Jato de Tinta 26

27 CAPÍTULO 5 27

28 5. OUTROS 5.1. Configurações Nesta opção serão configurados os parâmetros do sistema, que são as configurações iniciais do sistema para o seu bom funcionamento. Nesta primeira tela Serão configurados as Mascaras do Produto, Grupo, Subgrupo, Mascara de Centro de Custo e Departamento. Utilize (L) Para Letras e (9) para Números, exemplo se meu código for seqüencial numérico de 5 dígitos sua mascara será No Momento em que for incluir o produto seu código será 00001, 00002, 00003, etc... Neste Processo informaremos como será o processo de calculo das duplicatas, clique sobre a opção utilizada pela sua empresa. 28

29 Nesta tela informaremos como será o processo de baixa de estoque de produtos acabados, se o mesmo será pela Nota Fiscal ou pelo Pedido de Venda. Nesta tela serão informados outros parâmetros como se será utilizado o validador de CPF / CNPJ, se sobre o pedido de venda ira incidir ICMS sobre IPI, Se para os casos de Simples Remessa o produto terá ou não seu valor na duplicata, quantidade de casas decimais para o campo de valor de venda, se a comissão será calculada por produto ou por vendedor e a quantidade de casas decimais para o campo quantidade na Nota Fiscal. Nesta tela informaremos se o sistema permitira alterações na nota fiscal, após a mesma ter sido impressa, e também podemos configurar a quantidade de casas decimais para as alíquotas de ICMS e IPI. 29

30 Nesta tela informaremos se será utilizado no sistema Impressora Fiscal ECF. Será informado o modelo da impressora fiscal (O sistema é compatível apenas com a impressora BEMATECH, futuramente será analisada a implementação de novas impressoras), após informado o modelo será informada a porta de conexão da impressora, logo após clique sobre o botão grava para salvar os parâmetros CONFIGURAÇÃO DE ACESSO Nesta opção serão cadastradas e alteradas senhas de acesso ao sistema, e efetuada a manutenção de senhas, onde são informadas as restrições de acesso dos usuários MUDA USUÁRIO Com esta opção podemos alterar o usuário sem sair do sistema INTEGRAÇÃO Nesta opção será informado se o sistema trabalha integrado como Sistema Financeiro e com o Sistema de Escrita Fiscal da Folhamatic (EFiscal), basta selecionar sim ou não para os sistema indicados, e o diretório onde os mesmos estão instalados FORMATAR DISQUETE Esta opção abre a opção de formatação de disquetes do Windows BACKUP (CÓPIA DE SEGURANÇA) Esta opção fará a copia de segurança do sistema, por padrão o backup é feito em disquete. Para efetuar o backup, apenas o computador onde o backup será feito pode estar acessando o sistema, após ter se certificado que nenhum outro computador esta como sistema aberto, insira no drive de disquete um disquete formatado, e logo após clique na opção Iniciar, após concluído o backup será exibido uma mensagem indicando que o backup foi concluído com sucesso depois é só clicar em sair. OBS: Esta operação é muito importante e deve ser efetuada constantemente, qualquer dúvida referente a este processo entrar em contato com o suporte da Fatumatic ATUALIZA SISTEMA Esta operação será utilizada somente quando for alterada a versão do sistema, onde serão informados os diretórios de origem e de destino para a substituição dos arquivos GERADORES Será nesta opção onde serão efetuadas as configurações dos formulários de Nota fiscal e Duplicatas para poderem ser impressos diretamente no sistema, as configurações são efetuadas pela fatumatic sistemas, portanto se deseja imprimir alguma Nota Fiscal ou Duplicata, encaminhe para Fatumatic para ser configurado e logo após o arquivo será enviado com as configurações necessárias IMPORTAÇÃO DE DADOS DA VERSÃO DOS 30