A Importância do ECM na Otimização dos Recursos Corporativos. Palestrante: Charles Dal Gallo CIO (Latin America)

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1 A Importância do ECM na Otimização dos Recursos Corporativos Palestrante: Charles Dal Gallo CIO (Latin America)

2 Charles Dal Gallo CIO (Latin America) Responsável por toda operação na América Latina. Gestão de todos os projetos relacionados a tecnologia como desenvolvimentos de sistemas, sustentação, infraestrutura e governança de TI, bem como garantir que os padrões corporativos e globais estão sendo mantidos. Inovar e internalizar as melhores práticas de governança e recursos de TI com foco no negócio. Atua com ferramentas de coaching com os times sob sua responsabilidade, motivando e liderando equipes de diferentes regiões e culturas com foco no atingimento das metas da corporação.

3 A DEGRÉMONT

4 CIFRAS CHAVES 100 milhões de habitantes se beneficiam de água potável gerada por nossos serviços. Faturamento: 13,9 bi colaboradores Resultado bruto de operação : 2,34 bi 60 milhões de habitantes se beneficiam de nossos serviços de saneamento. Mais de estações de tratamento de água construídas em 70 países. 48 milhões de habitantes se beneficiam de nossos serviços de gestão de resíduos.

5 NOSSAS 4 ÁREAS DE ATIVIDADES EPC - PROJETO E CONSTRUÇÃO OPERAÇÃO E MANUTENÇÃO EQUIPAMENTOS E TECNOLOGIA BOT (Build, Operate & Transfer) / PPP Fornecemos a gestão de projeto e competências em tratamento de águas Fornecemos uma gestão de dia a dia das instalações e ampla seleção de serviços Tecnologias patenteadas com alto valor agregado, padronizadas para equipar as instalações. Serviços altamente integrados e otimizados para o financiamento, a construção e a operação das instalações.

6 O CENÁRIO INICIAL Grandes projetos de engenharia geridos manualmente (5.000 docs.) Falta de uniformidade entre equipes de engenharia Controle em planilhas Colaboração baseada em s Ausência de repositório corporativo Dificuldade para garantir o cumprimento de padrões Ausência de reuso dos conteúdos

7 O DESAFIO Selecionar uma ferramenta de ECM que apresentasse um custo x benefício ideal para a companhia (budget limitado) Comprometer a área de engenharia com o projeto Minimizar o impacto na operação pelo envolvimento de recursos estratégicos Implantar o sistema com um projeto piloto Atender a regiões diferentes com uma única solução Mitigar os riscos de uma mudança tão profunda na cultura

8 DECISÕES ESTRATÉGICAS Foi considerado a Gartner e o Forrester como critério de seleção de competidores Foi selecionada, por meio de RFP, a ferramenta OnBase que possui estrutura modular, escalável e de baixa customização (funcionalidades in a box) Análise 10/10/10 Patrocínio da alta administração (Vice-Presidente)

9 DECISÕES ESTRATÉGICAS Selecionado parceiro com larga experiência em projetos corporativos de ECM (Basis) Criado um grupo de gestores para exercer papéis estratégicos no projeto Mapeamento/redesenho do processo antes da informatização (Pareto) Programadas iterações pequenas e de ganhos de curto prazo (quick gains)

10 ESTRUTURA DO PROJETO Integradora Fábrica de Software Equipe de Negócio Engenheiro Vice-Presidente CDOC Ferramenta de ECM selecionada Gestão da TI Gestor TI Analista Responsável

11 FUNCIONALIDADES ECM Degrémont Gestão de Contratos Gestão de Documentos Envio e Recebimento de Documentos Parametrização Criação de Pastas Importar Documentos Revisar Documentos Criação da GRD Gestão dos Fornecedores Dados do Contrato Atribuição de Papéis Importação da Lista de Documentos Criação dos Cartões Check-in e Chek-out Workflow de Aprovação Exportar os Documentos Recebimento de Documentos GRD Engenharia CDOC

12 FLUXOS IMPLEMENTADOS Elaboração Revisão Aprovação GRD Saída Média de itens por projeto / documentos / 40 usuários Concluído GRD Entrada Envio ao cliente / fornecedor Em Elaboração Revisão Aprovação GRD Saída Cliente / Fornecedor Concluído GRD Entrada

13 RESULTADOS ALCANÇADOS Aplicação WEB implantada em 3 países Processos unificados e padronizados Nomenclatura automatizada e estrutura taxonômica corporativa Controle de versão automatizados dos conteúdos (incluindo arquivos CAD) Gestão por indicadores do negócio (ROI) e relatórios gerenciais A Degrémont reduziu em 50% o tempo gasto com a montagem de dossiês e 70% no controle de versionamento e recebimento e envio de arquivos

14 OBRIGADO! Charles Dal Gallo CIO (Latin America)