CENIBRA IMPLANTA MODERNO SISTEMA DE ERP PARA GESTÃO DO PROCESSO FLORESTAL

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1 CENIBRA IMPLANTA MODERNO SISTEMA DE ERP PARA GESTÃO DO PROCESSO FLORESTAL

2 Perfil A CENIBRA foi fundada em 1973 e está localizada no leste de Minas Gerais. A empresa é o resultado do espírito empreendedor da Companhia Vale do Rio Doce (CVRD) e da Japan Brazil Paper and Pulp Resources Development Co., Ltd. (JBP), que apostaram no sonho de construir uma grande empresa de base florestal. A JBP é um grupo de empresas japonesas, de larga experiência no relacionamento com o Brasil. Em 2001, adquiriu a participação da CVRD, atual Vale, assumindo o controle acionário da CENIBRA. A CENIBRA atua em 54 municípios, onde desenvolve diversos projetos socioambientais, com o objetivo de contribuir para o desenvolvimento da região. A CENIBRA tem como princípios valorizar a inovação, a competência, o compromisso e a contribuição dos profissionais; praticar a ética, a verdade e o respeito em todos os relacionamentos; preservar o ambiente como base do desenvolvimento; fazer tudo com qualidade, confiabilidade e competitividade e agir no presente com visão de futuro. Site: Situação Produzir madeira para servir de insumo ao processo de separação da celulose possui uma complexidade que envolve aspectos operacionais dependentes da condição ambiental. Este é um ponto desafiador para a CENIBRA, que se encontra em uma região conhecida como mar dos morros. A companhia utiliza as áreas montanhosas para manejo dos plantios florestais, o que aumenta a complexidade das operações, planejamento e controle florestal. A CENIBRA identificou a necessidade de modernizar o controle das operações florestais, o qual era realizado em sistemas antigos com planilhas do Excel. Esta modernização do setor de florestas plantadas surge para alinhar as tecnologias da atividade florestal aos desafios do mercado. O sistema de gestão anterior não atendia mais às reais necessidades de gerenciamento de informações pelos seguintes motivos: Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 02

3 - O processo florestal está mais complexo. A cadeia de produção da madeira se aperfeiçoou com o avanço da tecnologia no campo e pelas necessidades do próprio negócio; - As decisões de negócio são restritas algumas vezes em nível departamental. Decisões que consideram somente o departamento afetam o restante da cadeia de processo; - Alguns controles de produção estão individualizados por unidade administrativa. É necessária a padronização dos controles; - O Excel utilizado como banco de dados deixa a informação fragilizada; - Por não ser integrado o sistema atual, a extração dos dados é demorada, restando pouco tempo para a atividade de análise; - Os sistemas informatizados estão depreciados, o que gera um alto custo de manutenção; - Os gestores precisam de informação para administrar sua parcela do negócio e estas informações precisam estar disponibilizadas com padrão de qualidade. Solução Há aproximadamente 10 anos, a CENIBRA iniciou um estudo para automação da gestão florestal, mas a iniciativa foi postergada em função de outras necessidades mais urgentes. Em 2004, a equipe voltou a discutir o escopo e a solução daquilo que viria a ser a Gestão de Processos Florestais. Devido a uma série de fatores internos, a execução do projeto foi aprovada para início em 2008, quando foi realizado o mapeamento dos processos florestais. Em 2009, o projeto foi novamente paralisado em função da crise mundial e, nos anos seguintes, seguiu com a tomada de preços para contratação e construção. A instituição então iniciou a implantação de uma reforma para atender ao plano de modernização dos processos florestais até o fim de A modernização incorpora não apenas investimentos em infraestrutura, mas também adequações do modelo de gestão dos recursos humanos. Também irá modernizar a silvicultura e colheita do eucalipto. O novo processo contempla a internalização de alguns processos e prevê as seguintes ações: - Capacitação de operadores de máquinas florestais; - Aquisição de equipamentos especializados; Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 03

4 - Implantação de um Sistema para Gestão do Processo Florestal. Este último item trata do sistema informatizado denominado internamente pela CENIBRA como GPF Gestão de Processos Florestais. Ao agregar mais tecnologia no campo, a empresa garante maior eficiência operacional para a gestão adequada dos recursos naturais. O sistema utilizou técnicas avançadas de mapeamento de processos, resultando em fluxogramas/diagramas, desde a cadeia de valor florestal até os diagramas de atividades. Utilizou-se as tecnologias SAP Netweaver Portal, associada à linguagem Webdynpro Abap como ferramentas para interface com o usuário. Por se tratar de um sistema integrado de ERP, foi um projeto pioneiro e desafiador. O projeto GPF entregou à CENIBRA dois produtos: o mapeamento de todos os processos florestais e o sistema. Na figura 1 são apresentados os níveis do mapeamento de processos: Figura 1: níveis do mapeamento de processos Em 2008 foram concluídos os desenhos até o nível 3. No projeto GPF fase de construção, foram revisados os desenhos realizados em 2008 e entregues os níveis 4 e 5, integrados ao Solution Manager. O desenho no nível 5 (FAD) integrado ao Solution Manager foi a base para a construção dos perfis de acesso por atividade e dos cenários de testes unitários e integrados. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 04

5 Na figura 2 é apresentado o exemplo de um FAD (Diagrama de Alocação de Funções) gerado no projeto: Documento padrão contendo o passo a passo da execução da atividade Manual do Usuário Transação(ões) SAP ou tela(s) de acesso ao sistema Criar Local de Instalação IL01 Alterar Local de Instalação IL02 Sistema de suporte à atividade SAP Portal Documento de Entrada Documento físico de entrada (input) Informações Recebidas Area(s) envolvida(s) na execução da atividade Coordenação de Ordenamento e Mensuração Florestal Especialista PI Ordenamento Técnico Administrativo Jr Ordenamento Função(ões) envolvida(s) na execução da atividade Coordenação de Pesquisa e Desenvolvimento Florestal Etapa do Processo (EPC) Analista Florestal PI Pesquisa Cadastrar estação climática e associar equipamentos Risco! Análise de risco envolvendo a execução da atividade Instância de indicador chave de desempenho Indicador de desempenho da atividade Agrupamento de informações de entrada (inputs) Documento de Saída Documento físico de saída (output) Informações Enviadas Agrupamento de informações de saída (outputs) Figura 2: Modelo Diagrama FAD A estratégia para o desenvolvimento deste Sistema de Informação teve como base as seguintes premissas: 1. Embasamento em mapeamento prévio, que determinou a sistematização de 17 módulos florestais; 2. Desenvolvimento do projeto em 15 meses para viabilizar o retorno econômico; 3. Integração de três grupos humanos de trabalho distintos para permitir alta sinergia: key-users florestais e de controle, analistas de tecnologia de informação corporativos e consultores externos; 4. Sponsor do projeto pertencente à alta direção da empresa; 5. Promoção da correta e organizada integração entre os sistemas especialistas e o ERP da empresa, já de uso consolidado desde 2003; 6. Utilização das melhores práticas de Gerenciamento de Projeto, baseada no PMI e ASAP. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 05

6 Benefícios A integração entre os processos florestais possibilita ganhos através da interface gráfica amigável para os usuários operacionais; melhor gestão do planejamento e controle das atividades florestais; melhorias nos aspectos físicos e financeiros; maior penetração e difusão da tecnologia do SIG na empresa; acesso facilitado ao Portal de Mapas; e sincronização via integração da base SIG com base de Dados Mestres (ex: Cadastro Florestal). Como o projeto entrou em operação em junho de 2012, os resultados ainda estão sendo apurados, mas estima-se uma redução considerável nas operações florestais através de um melhor controle integrado ao sistema de gestão da CENIBRA. Para aprovação deste projeto, uma IRR Internal Rate of Return foi calculada considerando que os seguintes benefícios seriam alcançados: 1. Redução da alteração do Plano de Abastecimento (sequência de corte): melhor gestão do almoxarifado e insumos; aproveitamento integral das operações pré-colheita; redução de horas alojadas; muda certa no lugar certo; e otimização do Tempo de Espera disponibilidade de terras; 2. Substituição/Manutenção dos Sistemas Informatizados para resultados de IRR: 44% e payback em dois anos; Além disso, existe após a estabilização do sistema um grande potencial para obtenção de novos ganhos em curto/médio prazo, tais como: 1. Novas funcionalidades poderão surgir na medida em que ocorrer atualização tecnológica; 2. A interface gráfica permeando os processos possibilita maior capacidade analítica; 3. A integração das áreas de conhecimento prepara o ambiente para modelagem de outros recursos potenciais, tal como a utilização de análises de séries históricas apoiadas na visualização de mapas através da utilização de um DataWarehouse; 4. Possibilitar a visibilidade de problemas que se encontram relegados a um segundo plano de importância. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 06

7 Fala, CIO! A iniciativa é inovadora por se tratar de um projeto destinado ao controle das operações florestais, desenvolvido e implantado em ambiente SAP, utilizando as tecnologias SAP Netweaver Portal associada à linguagem Webdynpro Abap como ferramentas para interface com o usuário. Sistemas com este foco não haviam sido desenvolvidos 100% nesta plataforma e integrados aos ambientes corporativos. Com a implementação do GPF, todas as operações florestais estão integradas em um único sistema, o que possibilita a completa rastreabilidade da cadeia operacional e financeira. A execução deste projeto colocará a CENIBRA em um patamar de destaque no mercado de celulose, visto a visibilidade que o sistema trará à área florestal para a tomada de decisões, que acontecerá de forma ágil e transparente.. Ronaldo Neves Ribeiro CIO da CENIBRA Celulose Nipo Brasileira S/A Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 07