Microsoft Groove 2007 soluciona problema de distribuição da informação no grupo SATA

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1 Casos de sucesso Microsoft Microsoft Groove 2007 soluciona problema de distribuição da informação no grupo SATA Sumário País: Portugal Sector: Transporte Aéreo Perfil do Cliente O Grupo SATA engloba cinco empresas com mais de 1200 trabalhadores, opera 12 aeronaves e realiza voos entre o arquipélago dos Açores, assegura ligações aéreas para a Madeira e Portugal continental, Europa, EUA e Canadá. Situação do Negócio A empresa necessitava de um sistema rápido e fiável para sincronizar documentação de manutenção e segurança através de uma estrutura de IT dispersa geograficamente e que comunica através de ligações de baixo débito. Solução Solução baseada no Microsoft Office Groove 2007, com criação de diferentes workspaces. Benefícios Solução económica Baixa manutenção Funcionamento com baixa largura de banda Sincronização simplificada de versões de documentos O Office Groove 2007 é pouco exigente em termos de largura de banda e tem as funcionalidades que pretendíamos na facilidade de sincronização de versões de documentos através de uma estrutura de IT descentralizada. Informação da SATA Os cinco fundadores da Sociedade de Transportes Aéreos Açoreanos (SATA), tinham por único objectivo acabar com o isolamento das nove ilhas do arquipélago, tendo criado a primeira companhia aérea portuguesa em A 15 de Junho de 1947 o sonho dos fundadores materializou-se sob a forma de um pequeno Beechcraft chamado Açor, que protagonizou o primeiro voo comercial da SATA. No novo milénio, a SATA é um grupo de cinco empresas com mais de 1200 trabalhadores, opera 12 aeronaves e realiza voos entre as ilhas do arquipélago dos Açores, assegura ligações aéreas para a Madeira e Portugal continental e explora rotas para a Europa, EUA e Canadá, sobretudo nas regiões de forte implantação portuguesa.

2 A ferramenta em si é muito acessível, quer em termos de utilização, quer de implementação; para implementar o Groove na SATA não foi preciso fazer mais do que instalarmos o software nos clientes. Informação da SATA Situação A SATA facturou mais de 226 milhões de euros no exercício de 2007, o que corresponde a mais de 1,4 milhões de passageiros transportados e quase 17 milhões de quilómetros percorridos pelas duas transportadoras aéreas do grupo, a SATA Air Açores e a SATA Internacional. A companhia aérea tem características muito próprias, dado estar baseada no arquipélago dos Açores, com uma operação estendida ao arquipélago da Madeira, escritórios na América do Norte (EUA e Canadá) e voos para vários destinos europeus (Londres, Dublin, Paris, Frankfurt e Madrid, entre outros). Além da dispersão geográfica da infraestrutura de TI, existe um problema adicional, que consiste no baixo débito das linhas dedicadas que suportam os sistemas entre os 128 e os 1024 kbps. No caso das ligações para os EUA e o Canadá, explica Informação da SATA, nem isso temos: a ligação é feita através da Internet. Esta situação torna particularmente difícil a circulação de informação, nomeadamente os volumosos documentos usados pelos diversos departamentos da transportadora aérea, desde manuais técnicos e não técnicos até listas de segurança (no fly / selectee lists). São documentos geridos de forma centralizada e relativamente aos quais é necessário distribuir versões constantemente actualizadas através de toda a estrutura da empresa, explica Paulo Ornelas. O problema é que, sendo necessário gerir esta documentação de forma centralizada, as limitações ao nível dos circuitos de telecomunicações tornam muito difícil a sua rápida distribuição. A SATA usava já o Microsoft Office Sharepoint Server, mas no Sharepoint há um ponto central e, sempre que existe acesso, há necessidade de realizar o download do documento completo para o PC. Era preciso encontrar uma solução que permitisse conjugar a necessidade de gestão centralizada com uma forma de distribuição mais simples e eficiente. Além disso, a SATA também precisava de uma solução que facilitasse o acesso offline aos documentos, até porque cerca de 25% dos cerca de 500 computadores pessoais da empresa são equipamentos portáteis. Precisávamos de uma solução capaz de resolver todas estas limitações e necessidades, conclui Paulo Ornelas. Não era possível continuarmos, como até aqui, a transferir ficheiros que, nalguns casos, têm cerca de 600 MB, através de linhas de 128 kbps que tinham de ser partilhadas por toda a gente. Um problema que era multiplicado pelo facto de que cada avião tem pelo menos cinco manuais e a SATA opera um total de 12 aparelhos. Solução A solução para este problema acabou por surgir de forma natural, internamente, em diálogo com a equipa da Microsoft que tem estado a trabalhar com a SATA numa implementação de Sharepoint Server. A primeira tentação foi tentar resolver o problema através do Sharepoint, mas percebemos rapidamente que, dados os constrangimentos com que estávamos a trabalhar, não iria ser possível, recorda Paulo Ornelas. Acabou por ser a Microsoft a sugerir utilizarmos o Office Groove 2007, dado tratar-se de uma solução peer-to-peer, muito menos exigente em termos de largura

3 É uma solução com um custo marginal muito baixo e que simplesmente funciona. A ferramenta auto gerese e não carece de acompanhamento por parte da equipa técnica. Informação da SATA de banda, mas cuja funcionalidade encaixava no que pretendíamos, designadamente na facilidade de sincronização de versões de documentos através de uma estrutura de IT descentralizada. Além disso, a implementação da solução foi muito rápida e simples. A ferramenta em si é muito acessível, quer em termos de utilização, quer de implementação, diz Paulo Ornelas, e para implementar o Groove na SATA não foi preciso fazer mais do que instalarmos o software nos clientes. A SATA nem sequer teve de investir em novo hardware. Tudo o que fizemos foi criar uma máquina virtual, num servidor que já possuíamos, com a conta do Groove e que faz os backups de todos os workspaces dos computadores clientes, explica o director de sistema de informação da SATA. Além disso, não foi preciso mais nada: a manutenção da nossa parte é praticamente de zero, garante Paulo Ornelas. Um aspecto tanto mais importante quando a equipa interna de TI da SATA é muito reduzida, com apenas três elementos para fazer a gestão e manutenção toda a componente de infra-estrutura. A solução começou a ser implementada no início de 2008 e, algumas semanas depois, estava pronta. Na verdade, demorou mais algum tempo apenas por absoluta falta de disponibilidade por parte da equipa pois se tivéssemos apenas isto para fazer, era coisa para levar apenas uma semana, refere Paulo Ornelas. Este responsável reconhece que teria sido possível montar um servidor próprio para o Groove mas que, dada a dimensão da solução, com cerca de 50 clientes, não se justificou, tendo a SATA recorrido à solução software+services da Microsoft, através do Office Groove Enterprise Services, a qual serve os propósitos da empresa mesmo que seja preciso escalar a solução para mais algumas dezenas de clientes. Além disso, a solução Groove foi facilmente integrada com o Sharepoint Server já implementado, permitindo assim beneficiar das sinergias criadas entre a gestão centralizada e a sincronização de documentos distribuídos. Benefícios Paulo Ornelas não podia estar mais satisfeito com a solução encontrada através do Microsoft Office Groove: estamos a falar de uma solução com um custo marginal muito baixo e que simplesmente funciona. Além disso, garante, a ferramenta auto gere-se e não carece de qualquer acompanhamento por parte da equipa técnica. Mas o mais importante foi mesmo a facilidade com que agora são distribuídos os documentos necessários a todos os colaboradores da SATA, desde os pilotos à manutenção, passando pelos elementos da área comercial, com um impacto mínimo em termos de largura de banda consumida. Isto é possível porque o Groove é uma ferramenta peer-to-peer pura, e como usa um sistema distribuído, tem um impacto muito reduzido em termos de tráfego gerado. A tecnologia subjacente ao Groove mostrouse particularmente adequada às necessidades e à forma de trabalhar de uma empresa como a SATA, uma vez que após a primeira sincronização dos conteúdos do servidor com as áreas de trabalho dos clientes, apenas é necessário transferir as diferenças relativas às alterações dos documentos. Um cenário feito à medida da SATA, onde existe sobretudo a necessidade de sincronização de versões com apenas uma

4 parte do conteúdo dos documentos a sofrer actualização regular. onde este tipo de controlos é especialmente apertado. O Groove é uma óptima ferramenta para assegurar diferentes tarefas na Direcção de Manutenção da SATA Air Açores e SATA Internacional. Pedro Viveiros, Director de Manutenção de Aeronaves da SATA Além disso, com o Groove, também as equipas de vendas passaram a ter sempre informação actualizada no seu PC, explica Paulo Ornelas. A informação é criada e gerida centralmente e, sempre que os nossos colaboradores da área comercial se ligam directamente à empresa através da rede local ou da Internet, a informação que possuem é automaticamente actualizada para a versão mais recente. A popularidade do Groove é tão grande que a solução passou a ser usada como alternativa às tradicionais partilhas de rede. A grande vantagem, diz Paulo Ornelas, é que temos sempre a informação offline connosco. No entanto, é a facilidade de distribuição de documentos que constitui o maior benefício para a SATA. Até porque, como explica Paulo Ornelas, enquanto companhia aérea, somos auditados por entidades nacionais e internacionais e temos que fazer prova que toda a gente tem acesso às últimas versões dos manuais de manutenção de aeronaves. Algo que passou a ser muito mais fácil e simples dada a interacção entre o Sharepoint e o Groove: o controlo das versões de documentos é feito no Sharepoint, de forma centralizada, e é disseminado através do Groove, de forma distribuída. Outra área que tem ganho extrema importância nos últimos anos, dadas as ameaças do terrorismo internacional, prendese com a segurança. Nesta área, existe a necessidade de distribuir rapidamente documentos actualizados as chamadas listas de indesejados que são actualizadas várias vezes por semana e que são cruciais para o controlo de passageiros, tanto mais que a SATA voa para os EUA e o Canadá, Pedro Viveiros, Director de Manutenção de Aeronaves da SATA, refere por seu lado uma série de aspectos positivos da solução que tornam o Groove numa óptima ferramenta para assegurar diferentes tarefas na Direcção de Manutenção da SATA Air Açores e SATA Internacional. Este responsável salienta os benefícios das actualizações imediatas e automáticas sem dispêndio de meios humanos e suportes magnéticos para a passagem de dados, da fidedignação de um sistema de acessibilidade a ficheiros que carecem de um controlo de revisão e, sobretudo, da fácil monitorização do estado de revisões e de distribuição de ficheiros. Além disso, o sistema oferece um fácil manuseamento de backups de segurança, podendo as diversas cópias distribuídas serem considerados backups de segurança bem como a possibilidade de serem definidos vários ambientes de trabalhos dependentes do âmbito de acessibilidade e de necessidade de acesso à estrutura de dados. A distribuição de ficheiros nos mais variados formatos por pontos de acesso remotos, sendo as respectivas actualizações imediatas é igualmente salientada por Pedro Viveiros. No nosso caso, com três pólos de manutenção, isto é indispensável para a distribuição de procedimentos e manuais técnicos. Evolução futura No início de 2008, a SATA tinha acabado de implementar a solução Groove e estava já a usá-la nas áreas de manutenção, segurança e informação comercial.

5 Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte: Para conhecer outras referências de sucesso visite a página: grandesempresas. Para mais informações sobre o grupo SATA visite o Web site em: Contudo, é intenção da empresa alargar a utilização da plataforma a todas as áreas da empresa onde seja importante a distribuição de documentos. Entre os cenários de utilização que a SATA pretende vir a implementar a curto prazo contam-se a área de manutenção técnica e o apoio à equipa de gestão do centro de crises da companhia aérea o conceito de espaços de trabalho do Groove é particularmente adequado à articulação de equipas pluridisciplinares que, neste caso, poderão vir a incluir, além dos técnicos da SATA, elementos da polícia, bombeiros e protecção civil. Paulo Ornelas pensa também vir a tirar maior partido da disponibilização da informação offline com a criação de formulários no Groove que permitam trabalhar junto aos aviões, com introdução de dados para checklists de manutenção e auditorias. Com o Groove, é tudo muito simples: temos sempre toda a informação quando estamos offline e, ao ligarmo-nos, todos os dados são sincronizados, conclui Paulo Ornelas, para quem a utilização da plataforma em cenários futuros passa simplesmente pela criação de workspaces específicos para cada projecto, sem custos acrescidos. Software e Serviços Microsoft Office Grrove Microsoft Office Sharepoint Server 2007