Partilha de Recursos. Através da Plataforma DropBox

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1 Partilha de Recursos Através da Plataforma DropBox Autor: Fernando Rui Campos Licenciamento: Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 2.5 Portugal Versão Janeiro 2011 Página 1 de 10

2 Introdução A organização dos recursos e a partilha dos mesmos de forma a utilizar os recursos da Web, implicam a organização prévia e a escolha da plataforma a utilizar. Quando se pretende partilhar ficheiros de vários formatos em que a sua actualização tenha alguma periodicidade, ou quando se pretende transferir ficheiros com uma dimensão superior a 10 MBytes, o correio electrónico deixa de ser a melhor opção. Assim uma das formas de partilhar esses ficheiros é através da utilização de plataformas alternativas que permitem a transferência de ficheiros com dimensão superior a 10 MB. Existem actualmente várias alternativas, tendo sido escolhida uma plataforma que permite uma flexibilidade na sua utilização com segurança de utilização e fiabilidade. Esta plataforma é actualmente utilizada por milhões de pessoas e organizações Nacionais e Internacionais. Neste documento, encontra-se descrita a utilização da plataforma DropBox. A forma de organizar a informação e descrito em outro local e depende do utilizador e das suas opções. Este é apenas um exemplo de utilização de tecnologias baseadas na Web 2.0 e procura ser um dos elementos de suporte à partilha e organização de recursos educativos digitais e respectivos elementos (vídeo, áudio, imagens, ). Armazenamento e partilha na Web Existem várias ferramentas na Web que permitem o armazenamento de ficheiros e documentos, tal com já referido. De entre estes a plataforma DropBox apresenta características que permitem a partilha de recursos de forma estruturada e organização de uma colecção pessoal com acesso de qualquer computador que tenha a aplicação instalada. Quando da instalação da aplicação DropBox com características especificas. Por exemplo a pasta public faz com que todos os ficheiros colocados aí possam ser acedidos por todos os utilizadores da estrutura DropBox. Para além disso a pasta publica permite criar um endereço especifico que enviado por correio electrónico, disponibiliza o acesso directo ao ficheiro. As condições prévias para poderemos partilhar com quem pretendermos os ficheiros é a necessidade de existir um endereço de correio electrónico. O sítio principal para acesso está localizado em A capacidade inicial é de 2 Gbytes e pode ser utilizada de forma gratuita, mas necessitando de registo prévio. As condições mínimas para aceder às pastas a partir de qualquer computador são ter Página 2 de 10

3 uma ligação à Internet, a aplicação DropBox instalada e uma conta de correio electrónico activada. Como instalar A partir da página inicial seleccionar a opção Download DropBox Após descarregar o ficheiro de instalação deverá a mesma ser instalada no computador local Durante a instalação será necessário a introdução de um endereço de correio electrónico activo para os procedimentos de registo e utilização da plataforma. Página 3 de 10

4 Exemplo de registo DropBox Após a instalação da aplicação DropBox esta cria pastas específicas e ícones de acesso no ambiente de trabalho. Cria pastas específicas no PC local em que o caminho por defeito é : Documentos/MyDropBox. As pastas com a indicação simbólica a verde na pasta significa que o conteúdo se encontra sincronizado com a plataforma e portanto que todos os dados do computador local está armazenado no local remoto e disponível para ser acedido de outro computador. As pastas com a indicação simbólica a azul na pasta significa que o conteúdo não se encontra sincronizado. Exemplo disso é quando se inicia o processo de partilha de pastas com vários Megabytes de informação por transferir ou então quando os ficheiros onde nos encontramos a trabalhar estão numa pasta partilhada. Uma pasta poderá ter várias centenas de ficheiros e o facto de um dos ficheiros não estar sincronizado é o suficiente para que toda a pasta fique com a indicação com o símbolo a azul. Página 4 de 10

5 A partir dos ficheiros no computador local (pasta DropBox e subpastas) este quando tem uma ligação de internet activa transfere para a plataforma o conteúdo desses ficheiros. A partir da conclusão da transferência é possível em outro computador que tenha a aplicação DropBox instalada aceder aos ficheiros. Estamos neste caso a falar da utilização pessoal a partir da qual poderemos realizar a colecção pessoal de recursos, para utilização noutro computador. Neste caso apenas o utilizador que se registou na plataforma tem acesso. Após o registo na plataforma DropBox e de acordo com as pastas pessoais é possível aceder a partir de qualquer outro computador. Página 5 de 10

6 As pastas por defeito são criadas pela plataforma DropBox. É ainda dada a indicação do espaço ocupado em percentagem (66%). Partilha de Recursos Para que se realize a partilha de recursos existem alguns procedimentos adicionais, para que seja possível a sua utilização. A plataforma DropBox permite a partilha de ficheiros de forma controlada e com utilizadores distintos. Para que se possa partilhar as pastas e respectivos ficheiros é necessário conhecer antecipadamente o endereço de correio electrónico com quem se que partilhar. O passo seguinte é criar uma pasta com quem se quer partilhar os ficheiros. Todas as subpastas e ficheiros da pasta a quem se dá acesso ficam disponíveis ao utilizador. Após a selecção da opção SHARE A FOLDER, surge um conjunto de indicações por passos para a partilha dos ficheiros. Na primeira página das opções é possível criar uma nova pasta para partilhar ou então utilizar uma pasta já existente no computador local e com quem se quer partilhar os ficheiros. Página 6 de 10

7 No segundo passo teremos de seleccionar qual a pasta que queremos partilhar. Neste caso foi seleccionada a pasta personal. A pasta personal ficará disponível para os utilizadores, cujo endereço de correio electrónico será inserido na opção Invite collaborators to this folder. É ainda possível enviar uma mensagem opcional personalizada através do preenchimento da opção (Optional) Send a personal message with your invitation. Página 7 de 10

8 Uma das funcionalidades de gestão é realizada através da opção events. Esta opção permite visualizar as ocorrências das pastas e ficheiros disponíveis através do DropBox. Após o registo para a colocação de uma pasta partilhada de um determinado utilizador este recebe uma mensagem de convite que terá de aceitar. Após a aceitação do convite, os ficheiros colocados na pasta partilhada fica disponível para o convidado. O utilizador que convida deve de receber uma mensagem na sua caixa de correio. Na mensagem enviada é adicionado à mensagem o nome do utilizador que foi convidado. Por outro lado o convidado poderá colocar ficheiros na pasta partilhada que o utilizador que realizou o convite inicialmente fica com a possibilidade de aceder a esses ficheiros. A nível da partilha da pasta SHARE e respectivos ficheiros é possível verificar se os utilizadores para os quais foram enviados convites, os que aceitaram e os que não aceitaram o convite. Pode ocorrer que se pretenda retirar o acesso a um ou mais utilizadores, por exemplo em caso de erro de inserção de endereço de correio electrónico, ou por opção de quem envia o convite. Página 8 de 10

9 Pode ocorrer por engano um dos utilizadores (convidado) apagar o ficheiro de quem convidou (owner). Nesse caso aparece uma mensagem no ambiente da DropBox de quem convidou, com a opção de recuperar o ficheiro entretanto apagado. Utilização da pasta pública A utilização da pasta pública da DropBox, tem como um dos objectivos o envio de uma ligação por correio electrónico para o destinatário, enviando apenas uma hiperligação. A título de exemplo. A utilização da pasta pública permite a partilha de ficheiros, mesmo para quem não tem a aplicação DropBox instalada. Para utilizar em primeiro lugar deverá colocar-se o ficheiro que se pretende transferir. Por exemplo um vídeo educativo, manuais de dimensão elevada, que muitas vezes ultrapassam os 10 MBytes. Inicialmente tem de se realizar o LogIn na plataforma DropBox com as credenciais respectivas. Em primeiro lugar teremos de aceder à pasta pública que é instalada por defeito. Esta pasta com o ícone, encontra-se na subdiretoria, da pasta DropBox. Página 9 de 10

10 Após seleccionar a opção Copy public link, a plataforma dá a indicação do link a enviar para o ficheiro respectivo. No caso de se pretender que o link seja mais curto deverá escolher-se a opção Shorten Link O endereço é obtido automaticamente pela plataforma DropBox. A partir daqui é possível partilhar a ligação e respectivo ficheiro via correio electrónico, Blog, plataformas LMS entre outras. Utilizando a opção Copy to clipboard, fica o endereço disponível para colar no documento que se pretende. O endereço a utilizar depende da opção escolhida, dado que ambas as ligações fazem o download do ficheiro. Página 10 de 10 Fim do documento

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