Casos de sucesso Microsoft. Metropolitano de Lisboa melhora produtividade com Microsoft Office System de 2007

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1 Casos de sucesso Microsoft Metropolitano de Lisboa melhora produtividade com Microsoft Office System de 2007 Sumário País: Portugal Sector: Transportes públicos Perfil do Cliente O Metropolitano de Lisboa conta com quatro linhas autónomas, com cerca de 40 km e 52 estações com comboios que transportam anualmente mais de 850 milhões de passageiros/km. Situação do Negócio Devido à existência de interdependências no software usado na empresa, todas as cerca de 800 estações de trabalho usavam ainda Microsoft Office 2000, uma versão do Office de há quatro gerações e relativamente à qual começava a ser difícil fazer manutenção. Solução Deployment do Office System de 2007 com Multi-language pack, através de uma imagem comum criada com o Windows Deployment Services. Benefícios Maior produtividade devido à possibilidade de escolha do idioma Gestão simplificada e menos chamadas para o help desk Suporte de folhas de cálculo muito maiores com o Excel Suporte para formatos ISO OpenXML Temos com o Office 2007 uma muito maior facilidade do ponto de vista da gestão da versão, sobretudo em termos das possibilidade de adicionar componentes de uma forma granular. As melhorias no deployment e gestão da imagem são uma mais-valia, João Marchão, Gestão de Infra-estruturas de Sistemas do Metropolitano de Lisboa O Metropolitano de Lisboa começou como sociedade Metro de Lisboa há mais de 60 anos, tendo sido constituída em Janeiro de Desde que foi inaugurada a linha original, com 11 estações dispostas em Y, a empresa já transportou milhares de milhões de pessoas. O Metropolitano de Lisboa constitui a verdadeira espinha dorsal dos transportes urbanos de Lisboa e, com a aproximação do termo da construção dos próximos troços (Alameda - S. Sebastião e Oriente Aeroporto), Lisboa contará com quatro linhas autónomas, com cerca de 40 km de comprimento e 52 estações com comboios que transportam todos os anos mais de 850 milhões de passageiros/km. Da mesma forma que os lisboetas estão habituados à fiabilidade dos serviços do Metro de Lisboa, também esta empresa confia na plataforma de produtividade Office System 2007 da Microsoft.

2 Situação Nas instalações do Metropolitano de Lisboa existem 800 estações de trabalho que são constituídos por computadores pessoais baseados em Windows, tendo como uma das principais aplicações, o Microsoft Office. Face a esta realidade, foi necessário efectuar um conjunto de alterações na plataforma de gestão documental e nos templates de todos os documentos para suportar a versão do Office Solução A adaptação dos utilizadores revelou-se muito rápida e duas ou três semanas depois da actualização já praticamente ninguém tinha dúvidas. João Marchão, Gestão de Infra-estruturas de Sistemas do Metropolitano de Lisboa João Marchão, responsável pela Gestão de Infra-estruturas de Sistemas na área de Sistemas e Tecnologias de Informação do Metropolitano de Lisboa, explica que a função do Microsoft Office é dupla: por um lado, é usado normalmente pelas suas funcionalidades ao nível de processamento de texto, folha de cálculo, apresentações ou gestão de correio electrónico; por outro, existem uma série de aplicações de gestão da empresa que tiram partido das funcionalidades do Office. Temos uma aplicação de gestão documental cuja utilização é transversal a toda a empresa e que depende do Office, explica este responsável. Devido à existência de interdependências no software usado na empresa, todas as cerca de 800 estações de trabalho usavam ainda Microsoft Office 2000 sobre o sistema operativo Windows XP Professional. Isto é, uma versão do Office de há quatro gerações atrás e relativamente à qual começava a ser difícil fazer manutenção. Entretanto, em meados de 2008, foi decidido internamente, avançar com um projecto de orçamentação que funcionava sobre SAP e que dependia do Excel Havia funcionalidades que o Excel 2000 não suportava e era necessário evoluir, pelo menos, para Excel 2003; só que não fazia sentido adoptarmos essa versão quando já existia uma versão posterior pelo que, decidimos avançar para o Office 2007, diz João Marchão. Dada a transversalidade das aplicações usadas, foi decidida uma actualização para todos os cerca de 800 estações de trabalho. A solução implementada foi toda feita inhouse, pela área de Sistemas e Tecnologias de Informação do Metropolitano de Lisboa. Entre a decisão de avançar e a migração efectiva passaram apenas cerca de três semanas, diz João Marchão. Para a actualização do Office 2000 para o Office 2007 não foi preciso realizar qualquer upgrade de hardware às estações de trabalho. O Metropolitano de Lisboa tem um parque de PCs que é adquirido em regime de aluguer e todos os equipamentos reuniam as condições mínimas para correr o Office 2007 sem quaisquer problemas. A actualização foi feita automaticamente, com um esforço mínimo por parte do help desk. Estimámos que a actualização demoraria entre 30 a 40 minutos por estação de trabalho, diz João Marchão, pelo que instruímos as pessoas para que reiniciassem os PCs à hora de almoço ou então, ao final do dia de trabalho, de forma a activar o processo automático de actualização. Foi decidido avançar numa quinta-feira, para se poder usar o fim-de-semana de forma a resolver alguns problemas que pudessem surgir. Mas tudo correu de acordo com o que estava inicialmente previsto e planeado. No final de quinta-feira, havia já 30% dos computadores com o upgrade feito, uma vez que os utilizadores seguiram a nossa sugestão de reiniciar o PC à hora do almoço,

3 Com este novo formato [OpenXML], os documentos são mais pequenos do que com os formatos binários anteriores e praticamente desapareceram os riscos de perda de informação devido a corrupção acidental. João Marchão, Gestão de Infra-estruturas de Sistemas do Metropolitano de Lisboa recorda João Marchão. No final da segundafeira seguinte estava praticamente consumado todo o processo de migração, restando apenas a resolução de alguns problemas pontuais que já sabíamos antecipadamente que iriam surgir mas que, no seu todo, não representaram mais do que 5% do parque total; Para além do software propriamente dito, a actualização incluiu ainda novos templates nos formatos nativos do Office 2007, bem como a possibilidade de o utilizador poder comutar entre as versões portuguesa e inglesa do Office e o suporte nativo para a gravação directa de ficheiros no formato PDF a partir das aplicações do Office. Criámos imagens do Office 2007 com o Multi-language Pack e com o Suplemento para Guardar como PDF ou XPS da Microsoft, explica João Marchão. A possibilidade de gravação noutros formatos é útil porque decidimos usar os formatos nativos do Office 2007 e, por vezes, é necessário enviar documentos noutro formato; por outro lado, sempre tivemos uma política de utilização de versões do Office em inglês mas, dadas as possibilidades do Office 2007, decidimos pela primeira vez dar a opção aos utilizadores, com a vantagem de que, do ponto de vista da gestão de TI, não há qualquer aumento de complexidade, uma vez que, na prática, o que está em causa é apenas a implementação de uma mesma imagem. Para evitar quaisquer problemas na transição do Office 2000 para o Office 2007, o departamento de Sistema e Tecnologias de Informação promoveu a realização de três sessões de esclarecimento e de informação (duas antes e uma depois da implementação) às quais assistiram cerca de 450 pessoas. É de registar ainda que os Serviços da Microsoft, através do contrato de suporte Premier, colaboraram quer a nível de formação, quer a nível do apoio às várias fases do próprio deployment. A estreita parceria que o Metro desenvolveu com a equipa comercial e de serviços que a Microsoft coloca ao seu dispor, é à partida, uma garantia para que este tipo de projectos seja concluído com sucesso. Benefícios O primeiro impacto do Office 2007 nos utilizadores não foi inteiramente positivo, reconhece João Marchão, porque a nova interface do programa, com o friso que agrupa os comandos por tarefa, causou estranheza aos utilizadores que estavam, desde há anos, habituados a outro paradigma. Contudo, a adaptação dos utilizadores revelou-se muito rápida e, duas ou três semanas depois da actualização já praticamente ninguém tinha dúvidas. Temos a expectativa de que, com o Office 2007, as pessoas venham a melhorar a sua produtividade, à medida a que se familiarizem com a nova interface. Uma das coisas que ajudou os utilizadores foi a disponibilidade, para todos os que assim o pretendem, da versão em português do Office Apesar de não ter estatísticas precisas sobre qual o idioma que está a ser usada por cada utilizador, João Marchão estima que a opção pela versão em Português do Office 2007 é de certa forma elevada, se considerarmos que os utilizadores na empresa sempre usaram a versão inglesa. O primeiro benefício palpável da actualização surgiu ao nível da gestão de TI. Temos com o Office 2007 uma muito maior facilidade do ponto de vista da gestão da versão, sobretudo em termos das possibilidade de adicionar componentes de uma forma bastante granular, reconhece João Marchão. As melhorias

4 Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte: Para conhecer outras referências de sucesso visite a página: grandesempresas. Para mais informações sobre o Metropolitano de Lisboa visite o Web site em: no deployment e gestão da imagem do Office são claramente uma mais-valia, conclui. Ao nível do utilizador, a actualização acabou de ser realizada e é ainda cedo para avaliar os ganhos de produtividade directa em função da nova interface do Office Contudo, num aspecto esses ganhos já se fizeram sentir por parte do Office 2007; o help desk tinha imensas solicitações com problemas de corrupção de ficheiros e perdas de informação que pura e simplesmente, desapareceram. Um dos factores que contribuiu para a maior protecção da informação e facilidade em trabalhar com documentos muito longos foi a decisão de se trabalhar sempre com os formatos ISO OpenXML nativos do Office 2007, designadamente ao nível do Word (DOCX) e Excel (XLSX). Com este novo formato, os documentos são mais pequenos do que com os formatos binários anteriores e praticamente desapareceram os riscos de perda de informação devido a corrupção acidental, afirma João Marchão. De resto, o Metropolitano de Lisboa já estava a usar o Office Compatibility Pack com o Office 2000 para suporte de leitura dos formatos Open XML. Agora, decidimos usar o OpenXML como formato nativo também para gravação e arquivo, diz João Marchão. Mas há já mais benefícios directos pela adopção do Office Um deles é no Excel, designadamente com o novo tamanho máximo de cada folha de cálculo. Muitos documentos de Excel no Metropolitano de Lisboa excediam os anteriores limites do Excel, de linhas por 256 colunas. Tínhamos situações em que era preciso desdobrar um documento em vários por causa dos limites mas agora, com linhas por colunas, esses limites estão muito acima das nossas necessidades, diz João Marchão. Outra boa surpresa com o Excel 2007 consiste nas quase infinitas possibilidades de formatações condicionadas. Comparativamente, havia muito poucas possibilidades de personalização. Agora essa situação é completamente diferente. O Outlook 2007, igualmente usado por todos os utilizadores do Metropolitano de Lisboa, é também fonte de elogios. Temos o Outlook 2007 configurado para funcionar em cached mode, o que evita que o PC fique sem responder como por vezes acontecia quando havia problemas de conectividade ao backoffice, explica João Marchão, para quem esta funcionalidade é uma mais-valia porque as pessoas não dependem totalmente da disponibilidade do backoffice. PRODUTOS E SERVIÇOS Os ficheiros mais antigos não estão a ser convertidos mas os utilizadores são encorajados a que quaisquer alterações a documentos arquivados sejam regravadas em Open XML. Só nos casos em que é necessário enviar ficheiros para o exterior é que é considerada a possibilidade de gravação noutro formato. Os utilizadores foram instruídos a gravar em PDF quando têm de enviar um documento para fora, o que de resto é muito fácil com o Office Microsoft Office System de 2007 Microsoft Office 2007 Multilanguage pack Windows Deployment Services

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