BASE DE DADOS DE PUBLICAÇÕES NO SISTEMA FENIX

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1 BASE DE DADOS DE PUBLICAÇÕES NO SISTEMA FENIX 1. Enquadramento No sistema FENIX existe já há algum tempo uma base de dados de publicações. Esta base de dados tem, para além de outras funções, a finalidade de alimentar de forma automática e dinâmica as páginas pessoais dos docentes, das Unidades de Investigação e dos Departamentos. Pretende-se ainda que esta base de dados venha a permitir a elaboração de estatísticas referentes à produção científica das várias Unidades de Investigação e do Instituto Superior Técnico na sua globalidade. Está ainda previsto pela equipa de desenvolvimento do sistema FENIX que esta base venha a permitir saídas formatadas de acordo com os requisitos que nos são solicitados com regularidade (por exemplo, pela FCT). A Comissão Executiva do DECivil considerou muito importante a existência de uma base de dados de publicações actualizada e funcional. Considerou ainda que não faz sentido a existência de várias bases de dados com uma mesma finalidade, pelo que sugere que se concentrem esforços no carregamento e na manutenção da base de dados existente no sistema FENIX. Na sequência deste apelo, o ICIST, em colaboração com a equipa do FENIX, migrou a sua base de dados de publicações (implementada em FileMaker) para o novo sistema. O CEHIDRO e o CESUR estão a preparar ficheiros com as publicações dos seus investigadores para que o carregamento da base de dados possa ser o mais eficaz possível. Para além deste carregamento inicial, é necessário ter o cuidado de actualizar os registos sempre que surge uma nova publicação. Esta tarefa pode ser efectuada pelos próprios autores ou pelo secretariado das Unidades de Investigação, que possuirão privilégios para o poder realizar. O acesso a esta base de dados é efectuada através do portal Investigação disponibilizado no site privado do sistema FENIX. Para aceder ao sistema devem utilizar-se os códigos usuais (ver figura 1). Depois, é necessário activar o portal de Investigação através da escolha da opção correspondente na barra de navegação horizontal localizada no topo da página (ver figura 2). Finalmente, é só escolher a opção Publicações no menu disponibilizado na coluna situada no lado esquerdo da página. Se aceder à sua área no FENIX, verificará que já tem algumas das suas publicações registadas na base de dados. A introdução dessa informação ocorreu quando definiu o conjunto de publicações mais significativas durante o processo de Acreditação dos Cursos do DECivil realizado em anos recentes e durante o processo de importação da informação existente na base de dados de publicações no ICIST. É natural que alguma da informação esteja incompleta, pelo que é importante que proceda à sua correcção. Especial atenção deve ser dedicada à identificação das Unidades Associadas (ver secção 2 deste documento), porque é uma informação vital para que as páginas do DECivil e das Unidades de Investigação possam disponibilizar a listagem completa de publicações. Este manual descreve de forma muito sucinta as operações que estão envolvidas na actualização de um registo já existente e na introdução de novas publicações.

2 Figura 1. Página que permite o acesso ao sistema FENIX Figura 2. Acesso ao portal de Investigação

3 2. Modificação/Actualização de registos existentes na base de dados Descrevem-se nesta secção os procedimentos associados à edição de um registo já existente na base de dados. Para efectuar essa edição, basta clicar sobre a publicação que se pretende actualizar na lista que surge assim que se selecciona a opção Publicações no portal Investigação. Surge nesta altura a informação que se encontra indicada na figura 3. Pode optar por modificar/actualizar os dados referentes à publicação ou pode redefinir os dados referentes à revista/evento associada. Pode ainda modificar a lista de autores e actualizar a lista de unidades associadas à publicação. Este é um aspecto muito importante, uma vez que sem a associação adequada, essa publicação não aparecerá na listagem de publicações das Unidades Académicas e das Unidades de Investigação. A cada trabalho podem ser associadas Unidades Académicas (Departamentos), Unidades de Investigação e ainda Cursos (Cursos de Mestrado, Cursos de Doutoramento). Para definir estas associações deve escolher-se qual o tipo e depois indicar as primeiras palavras do nome da Unidade à qual se pretende associar a publicação (ver figura 4). O sistema FENIX encarrega-se de apresentar a lista de Unidades que completam as palavras que introduziu e depois é só seleccionar a que interessa. Apenas se pode definir associação às Unidades/Cursos registados no sistema FENIX. Figura 3. Alteração de um registo existente

4 Figura 4. Definição das Unidades Associadas 3. Criação de novos registos na base de dados Definem-se agora de forma sucinta os passos envolvidos na definição de uma nova entrada na base de dados de publicações. Para iniciar o processo deve seleccionar a opção Inserir nova publicação na interface de Gestão de Publicações do portal de Investigação. Nota para os utilizadores de LaTex: o sistema FENIX permite criar novos registos a partir de ficheiros BibTeX. No início do processo deve indicar qual o tipo de publicação que pretende registar (ver figura 5). Para simplificar este manual, apenas se apresenta como exemplo a introdução dos dados referente à publicação de um artigo em revista. As opções em cada uma das etapas diferem ligeiramente consoante o tipo de trabalho que se encontre a registar. Depois de introduzir o tipo de publicação, deve indicar o seu título, incluir o resumo e a listagem de palavras-chave. Deve ainda indicar a página inicial, a página final e o idioma em que se encontra escrito o trabalho. Caso exista, deve ainda ser indicado o URL onde se pode encontrar a versão electrónica do artigo. O resumo e as palavras-chave podem ser também definidas em Inglês (ou noutra língua que considerar conveniente). Para tal, deve seleccionar a opção Adicionar nova língua que se encontra logo após as caixas de texto onde introduz o resumo e o conjunto de palavras-chave. Este procedimento encontra-se ilustrado na figura 6.

5 Figura 5. Dados gerais da publicação Figura 6. Definição dos dados gerais em Inglês

6 Finda a introdução dos dados gerais, é necessário associar a publicação a uma revista. A escolha da revista está dividida em dois passos. Primeiro terá que escolher ou criar a revista, caso ainda não exista no sistema. Depois terá que escolher o volume/número da mesma. Caso o volume/número da revista ainda não exista também terá que o criar. Para verificar se já se encontra no sistema, basta escrever as primeira palavras do nome da revista e esperar que o FENIX apresente a lista de todas as que contêm no nome essas palavras. Se não surgir qualquer listagem, ou se nessa listagem não surgir a revista que pretende, então deve criá-la no sistema, seguindo as indicações que lhe vão sendo fornecidas passo a passo. O mesmo tipo de procedimento deve ser seguido quando se trata indicar qual o volume/número da revista. Estas etapas encontram-se representadas nas figuras 7 e 8. Figura 7. Fim da definição dos dados gerais Concluída a definição da revista, é necessário definir o conjunto de autores. Por defeito, o docente que está a trabalhar na sua área do FENIX figura logo como um dos autores. Os restantes autores são definidos utilizando o procedimento indicado na figura 9. Os autores podem ser internos (docentes e investigadores do IST) ou externos. Caso se trate de um autor interno, basta indicar as primeiras palavras do nome e esperar que o sistema apresente uma lista de nomes de onde poderá seleccionar o que lhe interessa. Caso se trate de um autor externo, é necessário indicar o nome, e verificar se o mesmo já se encontra registado no sistema. Caso esteja, aparecerá numa lista apresentada de forma automática. Caso não esteja, é ainda necessário indicar qual a afiliação desse autor. No final do processo de definição de autores, a ordem pela qual eles são apresentados pode ser alterada de forma simples.

7 Figura 8. Definição da revista e do volume Figura 9. Definição dos Autores da publicação

8 Figura 10. Definição das Unidades Associadas Para concluir o processo, falta apenas definir quais as unidades associadas à publicação que se acaba de registar. Esta definição segue aquilo que já anteriormente foi referido no final da secção 2. Recorda-se que a definição desta associação é muito importante para depois se conseguir obter de forma automática o conjunto de trabalhos publicado no âmbito de uma dada Unidade de Investigação, de um dado Departamento e/ou no decurso de um dado Curso de Mestrado/Doutoramento. Luís Castro Lisboa, 5 de Fevereiro de 2008